Videum AB Dokument- och gallringsplan Antagen av styrelsen Reviderad Handlingar

Transkript

1 Arbetsordning för styrelsen Diarieförs Arkivet Bevaras/papper Tillsammans med styrelseprotokoll Arbetsplatsträffar minnesanteckningar Server 2 år Arkivbeskrivning och arkivförteckning Pärm i arkivet Bevaras Bolagsordningar/Ägardirektiv Arkivet, Intranät Bevaras Tillsammans med styrelseprotokoll, kopior gallras Bolagsordningar Företagsfabriken Arkivet Bevaras Bolagsstämmoprotokoll Arkivet Bevaras Bolagsverket handlingar (PRV) Arkivet 5 år kopior gallras Bolagsverket (PRV) Reg.bevis Bolagsverket, Ändringsbevis Bevaras Bevaras Attestförteckning Diareförs Intranät Bevaras Kopia på intranätet Delegationsbeslut Personalakt Bevaras Arkiv 80 Diarium Ciceron Bevaras Register (diarienummerordning och klassificeringsstruktursordning) Diarieförda handlingar Arkiv/brandsäkert arkivskåp Bevaras För ärenden som upprättats fr.o.m gäller att handlingar som inkommit eller upprättats på papper läggs i pappersakt medans digitalt inkomna eller upprättade handlingar sparas i Ciceron. Begäran om utlämnande av Diarieförs Vid inaktualitet När en begäran hänskjuts till myndighet ska den allmän handling diarieföras Avslag på begäran om utlämnande Diarieförs Bevaras Papper/digitalt av allmän handling med besvärshänvisning Administration

2 Dokumentation av IT-system Server Bevaras KFs mål Arkivet Bevaras Finns med styrelsehandlingarna Förvaltningsavtal Bevaras Intern kontrollplan Diarieförs Bevaras Finns med styrelsehandlingarna Kundundersökning, sammanställning Elektronisk Bevaras Underlag (enkäter) kan gallras vid inaktualitet Enkätsvar VSP-aktiviteter Server 5 år Ledningsfilosofi Pärm hos adm.chef Bevaras Policys, planer och rutiner Server, Intranät De av vikt bör bevaras Övriga kan gallras vid inaktualitet Projektdirektiv, EU-projekt Bevaras Utvecklingsplan/affärsplan Arkivet Bevaras Utredningar Reklam (mail och fysisk reklam) Skräppost (mail och fysisk post) Bevaras Gallras omedelbart Gallras omedelbart Skyddsrondsprotokoll Arkivet Bevaras Styrelseprotokoll Diarieförs Arkivet Bevaras Arkiv 80 VD.instr. & styrelsens anvisningar Diarieförs Arkivet Bevaras Med styrelsehandlingarna Ägardirektiv Diarieförs Arkivet Bevaras Kopior gallras som ska bevaras som protokoll, beslut och andra handlinga av betydelse skrivs ut på Arkiv 80 och skrivs på med åldersbeständig penna. Övriga handlingar kan skrivas ut på åldringsbeständigt papper (godkänt vanligt kopieringspapper). Administration

3 Anläggningsregister Elektroniskt Ajourhålles Utskrift per 1231, se årsbokslut *) Anläggningreg, kopia av Pärm, ansvarig ekonom Vid inaktualitet Bevaras så länge inventariet finns fakturor avs inventarier Avtal tex. Abonnemang och leasing Ekonomi - pärm + sharepoint 2 år efter inaktualitet Bankgiro, kvitto m underlag Arkivet 2 år LB-fil Elektroniskt Bankgiro, in och utbetalningar Verifikationspärm hos ekonom 10 år Arkiv annars. Transaktionslistor 2 år Bokföringsverifikationer förv uppdrag Kronologisk Arkivet 10 år Innevarande år ekonom Budget Arkivet Bevaras Innevarande/Föreg år hos adm chef Delårsbokslut, förv.uppdrag (kopia) Arkivet 10 år Innevarande/Föreg år hos adm chef Följesedlar Gallras vid inaktualitet I det fall fakturan inte är specificerad ska dock följesedel förvaras och gallras tillsammans med fakt. Försäkringsbrev Ekonomi - pärm + sharepoint 5 år efter utgånget Huvudbok Arkivet Bevaras Inkomstdeklaration, kopia Skattepärm hos adm.chef 6 år Intern kontroll Elektroniskt 3 år Kontoplaner Elektroniskt Bevaras Förändras kontinuerligt Kontoutdrag, bank Avst.pärm hos ekonomi 10 år Vid bokslut i bokslutspärm Momsregistrering, beslut fastighet Pärm hos adm chef 17 år Momsregistrering fastighet ej gällande Pärm hos adm chef Gallras När nytt beslut gällt i 17 år Ekonomiadministration

4 Momsuppgift, förv.uppdrag Gallras När nytt beslut gällt i 17 år Ramavtal Arkivet Bevaras Reg.bevis momsplikt Skattepärm hos adm.chef Bevaras Reverser (kopia), gällande Pärm hos adm chef Original finns hos VKAB, Digitalt verktyg KI Invest Reverser, inlösta Pärm hos adm chef 2 år efter inlösen Saldolistor, resultat-balans / månad Elektroniskt 2 år Skatteverket, Skattedeklaration Pärm i arkivet 10 år Föregående år hos adm chef Skatteverket, Fastighetsdeklaration Pärm hos adm.chef 3 år Utfall/budget per fastighet Elektroniskt 10 år Verksamhetsplan, 3-års plan Arkivet Bevaras Tillsammans med budget Årsbokslut med bilagor Arkivet Bevaras Föregående år hos adm chef Årsredovisning Arkivet Bevaras Årsredovisning tryckt Arkivet 1 ex Bevaras Ekonomiadministration

5 Annonsering Diarieförs 4 år efter upphandlingens utgång Förfrågningsunderlag Diarieförs Digitalt Bevaras Ritningar och beskrivningar Diarieförs Ingår i förfrågningshandlingar Bevaras Leverantörers frågor Diarieförs 4 år efter upphandlingens utgång Anbudskuvert Diarieförs när upphandling avslutad Anbudsöppningsprotokoll Diarieförs Projektpärm hos fastighetschef Bevaras Arkiv 80 Anbudsutvärdering Diarieförs Bevaras Anbud, antagna Sharepoint Avslutade arkivet Bevaras Pågående hos fastighetschef Anbud, ej antagna Diarieförs Arkivetet 4 år efter upphandlingens utgång Beställningsskrivelser Diarieförs Förvaras ihop med anbud i projektbevaras Tilldelningsbeslut Diarieförs Kopia i projektpärm Bevaras Kontrakt Diarieförs Avtalssharepoint Bevaras Arkiv 80 Upphandla

6 Anhöriglistor Server Ajourhålles Anställningsavtal Personalakt Bevaras Arkiv 80 Ansökningshandlingar, anställda Personalakt Bevaras Ansökningshandlingar, ej anställda med förteckning över sökande, annons 2 år Arbetsmarknadsförsäkringar Personalpärm 2 år Avtal bevaras 2 år Arbetsmiljöansvar, delegation Personalakt i arkivskåp Bevaras Arbetsskadehandlingar Arbetsmiljöpärm Bevaras Medarbetarenkät sammanställning Elektronisk Bevaras Kommer från Växjö Kommun Arbetsmiljöenkät Arkivet Underlag gallras 1 år, sammanställning bevaras. Avtal med facken Bevaras Arbetsgivareintyg Personalakt Bevaras Befattningsbeskrivningar Personalakt Bevaras Blankett bisyssla Personalakt Bevaras Friskvårdsersättning 10 år Kriterier vid lönesättning Intranät, adm.chef Bevaras BAS-kriterier och BAS-modell, BAS-värderingar Ledighetsansökan över 30 dagar Bevaras (ej semester) Läkarintyg Personalakt 2 år Löneförhandllingar protokoll Pärm hos adm.chef. Bevaras Personaladministration

7 Lönerapport avs Fora, KPA (pension) Pärm hos personalekonom 10 år Rapport sker via rapportering på hemsida Löneunderlag Personalekonom, 10 år Det som behöver bevaras för framtiden är uppgift om arkiv efter 1 år anställds årslön. Om sådana kan tas fram (skrivas ut) behöver övrig löneinformation inte sparas längre än 10 år. Lönelistor specar Personalekonom, arkiv efter 1 år 10 år Se kommentar ovan MBL-protokoll Diarieförs Pärm adm.chef Bevaras Arkiv 80 Pensionsavtal Pärm adm.chef/personalakt Bevaras Personalhandbok på intranät 20 Pärm hos adm.chef Personliga utlägg 10 år Personalakter Låst skåp, personalekonom Bevaras Personalakter, anställning upphört Arkivet Bevaras Kontrolluppgift Personalakt Bevaras Fr.o.m Skatteverket Semesterlistor Digitalt 2 år Tidrapport, stämpelkort Digitalt i Stämpla 10 år Tjänstgöringsbetyg, kopior Personalakt Bevaras Personaladministration

8 Energideklaration Server Kemikalieförteckning Server Endast aktuell sparas, Ajourhålles Miljödiplomering Server Mångfaldscertifiering Server Rapport och intyg bevaras Koldioxidinventering Server Hållbarhetsredovisning 1 tryckt ex bevaras Med årsredovisningen Årlig köldmedierapport Pärm i när arkivet Bevaras Hållbarhetsarbete

9 Annonser - print och digitalt papper, pdf, jpg, gif m.m. Bevaras I de fall kommunikationsenheten producerat material åt bolag äger beställaren ansvaret för arkivering Broschyrer och annat egenproducerat 1 ex i Arkivet Bevaras Tryckt informations- och 1 ex i Arkivet Bevaras marknadsföringsmaterial Digitala foldrar, broschyrer PDF A, Digitalt arkiv Bevaras Fotografier Server, närarkiv Ett representativt urval av fotografier bör bevaras, Film producerat för att visa verksamheten DVD, Quick Time mfl. Bevaras Grafisk profil Kommunikation och varumärkesplattform Pdf A, Word Bevaras Pressmedelenade My newsdesk Bevaras Pressklipp Album, Arkivet Bevaras Nyhetsbrev, information till anställda Intranät Bevaras Nyhetsbrev, information hyresgäster Digitalt WM3 Bevaras Webb Beslut om domännamn pdf Bevaras Manualer webb pdf Bevaras Besöksstatestik Server Bevaras Innehåll webb Digital Bevaras i urval För att man ska kunna se hur bolaget presenterat sig. Kommunikation

10 Bildbank tiff, jpeg, gif mfl Bevaras Ett representativt urval av fotografier bör bevaras, Intranät Innehåll Intranät Elektroniskt Bevaras i urval För att man ska kunna se hur bolaget presenterat sig. Manualer Intranät pdf Aktuell bevaras Sociala medier Pärm hos adm.chef Sociala medier-sidor Digital Bevaras i urval För att man ska kunna se hur bolaget presenterat sig. Statestik Server Verksamhetsplan Diarieförs i slutet av året Budget pdf Bevaras Diarieförs i slutet av året Kommunikation

11 Aviseringsunderlag hyror Arkiv 10 år Innevarande år i pärm hos ek.handläggare Hyreskontrakt kontor Hyreskontrakt p-plats Låst skåp,ek.handläggare Låst skåp,ek.handläggare Hyreskontrakt, ej gällande Arkiv 2 år Efter att avtalet upphört, Universitetet bevaras. Nyckelkvittenser hyresgäster Fastighetsavdelningen Gallras Vid inaktualitet Restlista/förskottsbetalningar, kundfordringar Pärm hos ek.handläggare 2 år Restlista per 1231 förvaras med årsbokslut Skatteverket, Ansökan för mervädesskatt Pärm, När arkivet 7 år avseende uthyrning av verksamhetslokal Skatteverket, Beslut skatteskyldighet för Pärm, När arkivet 7 år uthyrning av fastighet Tilläggsavtal, gällande Låst skåp hos ek.handläggare se hyreskontrakt Förvaras med gällande hyreskontrakt Tilläggsavtal, ej gällande Arkiv se hyreskontrakt Ingår i nytt hyreskontrakt Uthyrning

12 Ansökan om bygglov Projektpärm Adresslista Projektpärm 2 år efter slutbesiktning Minsta garantitiden Anmälan arbetsmiljöverket Projektpärm 2 år efter slutbesiktning Arbetsmiljöplan Projektpärm 10 år efter slutbesiktning Avtal Projektpärm Bevaras Besiktningsprotokoll Arkiv byggpärm 10 år efter garanti- Bevaras när de rör byggnader som p g a sitt tidens utgång kulturhistoriska värde inte får förändras eller rivas Betalningsplan Projektpärm efter slutbesiktning Brandskyddsbeskrivning Projektpärm 2 år Är en del i bygghandlingarna Bygganmälan 2 år Bygghandlingar Projektpärm Bevaras Bygglovshandlingar, bygglov Projektpärm 2 år Efter slutbesiktning Byggmötesprotokoll Projektvis Projektpärm Bevaras Drift- och skötselinstruktioner Egna pärmar i arkivet Gallras Vid inaktualitet Egenkontroller, entreprenör, projektör Projektpärm vid slut besiktning Bevaras Garantier Projektpärm 10 år efter garantitidens slut Kalkyler, kostnadsberäkning Projektpärm 10 år efter garantitidens slut Kontroll-, Miljö- och rivningsplan Projektpärm 10 år efter slutbesiktning Korrespondens, brev Projektpärm 10 år/bevaras Det som rör instruktioner för drift o underhåll gallras 10 år efter garantitidens slut, övrigt 10 år Byggande

13 efter slutbesiktning. av vikt bevaras Projekt, fakturakopior Arkivet 10 år Protokoll, samord funktionskontroll Projektpärm 10 år efter slutbesiktning Ramavtal Pärm fastighetschef 2 år (giltigt 10år) Efter tilläggsavtal eller nytt kontrakt Slutbevis Projektpärm Bevaras Slutredovisning projekt Projektpärm Bevaras Tidplan Pärm hos adm.chef 2 år Tillgänglighetsbeskrivning Projektpärm 2 år efter slutbesiktning Tillsammans med förfrågningsunderlaget VA-anmälan Projektpärm hos projektledare 2 år efter slutbesiktning Yttrande skyddsombud Projektpärm Bevaras ÄTA-listor Projektpärm 10 år efter slutbesiktning Projektering Projektmötesprotokoll Pågående i pärm hos fastighetsc. 10 år Protokoll för kulturminnesmärkta hus bevaras Byggande

14 Avtal (hiss, larm etc) Pärm ekonomi, avtalssharepoint 2 år Efter att avtalet sagts upp Arbetsordrar Digitalt Bör gallras vid inaktualitet Besiktningsprotokoll Pärm Gallras vid inaktualitet Dvs efter nytt besiktningsprottokoll erhållits Besiktningsbevis, sotning Gallras vid inaktualitet Dvs efter nytt bevis utfärdats Besiktningshandlingar, brand Brandskyddsdokument Besikningshandlingar, el Dvs efter ny besiktning Bör bevaras Kan gallras vid inaktualitet dvs efter ny besiktning Detaljplaner och områdesplaner Fastighetschef, Server Vid inaktualitet Drift- och skötselinstruktioner Arkivet Vid inaktualitet Driftpärmar, fastigheter Arkivet Vid inaktualitet Energistatistik Elektroniskt 10 år Årssammanställning bör bevaras Energistatistik, avläsningsrapport Datoriserat 2 år Från datoriserat Fastighetsdeklaration, kopior Fastighets- Pärm hos adm chef 5 år Efter ny fastighetstaxering beteckning Fastighetsförsäkringar Pärm hos ekonomi 2 år efter upphörd Fastighetstaxering Pärm hos adm chef 5 år Efter ny fastighetstaxering Underrrättelse om beslut Konst förteckning Bevaras Förteckningen i urval beroende på hur den uppdateras. Köpehandlingar fastigheter Arkivet Bevaras Lagfartsansökningar, kopior Fastighetchef 2 år Förvaltning fastigheter

15 Lagfartsbevis Arkivet Bevaras Låsscheman Elektroniskt, pärm Vid inaktualitet Nyckelkvittenser entreprenörer Pärm fastighet samt digitalt Vid inaktualitet OVK-protokoll, besiktning Pärm Kan gallras vid inaktualitet (när anläggningen byts ut) Radonmätningar Pärm hos adm.chef Bevaras Relationshandlingar Digitalt Bevaras Ritningar, papper Arkivet Bevaras Ritningar, digitaliserade Elektroniskt Bevaras Sålda fastigheter/mark originalhandlingar Diarieförs Arkivet Bevaras Rivna fastigheter, originalhandlingar Diarieförs Arkivet Bevaras Underhållsplan Server Gallras vid inaktualitet Förvaltning fastigheter

16 Bilförteckning Elektroniskt Ajourhålles Fordonsförsäkring Pärm ekonomi 2 år Tjänstebilar, handlingar Gallras Tjänstebilar, körjournaler Gällande år i bil, Arkietet 7 år Fordon

17 Akutpärm Papper Gallras vid inaktualitet Checklista internkontroll brandskydd Papper 1 år Årlig uppföljning SBA Papper Bevaras Polisanmälan, inbrott Prevnet Arkivet, pärm 2 år Med undantag för de polisanmälningar som och skadegörelse lett till dom i tingsrätt vilka bevaras Polismyndigheten tillstånd Diarieförs Säkerhet och beredskap