1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning

Transkript

1

2

3

4

5 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 1. Administration Handling Förvaring & sortering / Förbundsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Delegationsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Reglementen Akt Ingår i Diarieförda handlingar Riktlinjer Akt Ingår i Diarieförda handlingar Manualer, lathundar, rutinbeskrivningar Digitalt Vid inaktualitet Protokoll: regionstyrelse och arbetsutskott Hos RS sekr Ingår i diarieförda handlingar Kallelse/föredragningslista samt handlingar: regionstyrelse och arbetsutskott Hos RS sekr Ingår i diarieförda handlingar Diarieförda handlingar Hos handläggare samt diarieskåp Delegationsärenden Hos RS sekr Ingår i diarieförda handlingar Kungörelse om justering Digitalt 2 år Från 1 januari på webben Postlista Digitalt Korrespondens, rutinmässig Hos handläggare Vid inaktualitet Adresslistor Digitalt, Access Vid inaktualitet Projekt, externa Ansökan, beslut, rekvisitioner, lägesrapporter, slutrapporter, dokumenterad uppföljning Akt Ingår i diarieförda handlingar Projekt, interna Hos handläggare Vid inaktualitet Tillväxtverkets stödcheckar Ansökan, beslut, slutrapporter Avtals- och anbudshandlingar Offertförfrågningar, Offerter, Tilldelningsbeslut, Överklaganden, Avtal Hanteras i NYPS Tillväxtverkets ärendesystem Ny projekt- och stödärendehantering. Ingår i diarieförda handlingar Separata akter samt avtalspärm Ingår i diarieförda handlingar

6 Handling Förvaring & sortering / Avtal, rutinmässiga, t ex leasing av kopiator, kaffemaskin Avtalspärm 2 år efter avtalets upphörande Enklare enkätundersökningar, mindre Digitalt Vid inaktualitet utvärderingar som inte tillhör ett diariefört ärende Externa verksamhetsberättelser Hos handläggare Vid inaktualitet Kursinbjudningar Digitalt Vid inaktualitet Konferenshandlingar: Digitalt Vid inaktualitet Inbjudningar, anmälningar etc Bildarkiv, digitala bilder Digitalt Vid inaktualitet Information på hemsidor Digitalt Vid inaktualitet Skärmdumpar av hemsidan sparas på servern två gånger/år. Trycksaker och informationsmaterial Diarieakt, PACT Samt arkivkartong hos kommunikatör 2 arkivexemplar sparas i arkivkartong, och i förekommande fall följer de även diarieakter. Nyhetsbrev Arkivkartong hos kommunikatör Pressklipp Digitalt Pressmeddelanden Digitalt Enkäter och enkätsvar Digitalt Vid inaktualitet Grafisk profil Diarieakt, PACT. Digitalt Sociala medier: Inlägg och kommentarer som Digitalt Ingår i diarieförda handlingar tillför ärende sakuppgift Sociala medier: Inlägg och kommentarer av ringa och tillfällig betydelse Digitalt Gallras när de blivit inaktuella, tidigast efter 3 månader Inlägg vid inaktualitet förutom olämpliga inlägg som skrivs ut, diarieförs och bevaras. Skärmdumpar sparas på servern två gånger/år.

7 Handling Förvaring & sortering / Systemdokumentation Papper/Digitalt /Gallras vid inaktualitet Användardokumentation Papper/Digitalt /Gallras vid inaktualitet IT-riktlinjer Digitalt Abonnemangsuppgifter för telefoni Avtalspärm telefoni Gallras vid inaktualitet Licensavtal Avtalspärm Gallras 10 år efter att avtalet upphört Inventarieförteckning Digitalt Gallras vid inaktualitet Om unik, annars vid inaktualitet Om unik, annars vid inaktualitet När abonnemanget sagts upp eller inte är i bruk längre. Respektive systemägare ansvarig 2. Personaladministrativa handlingar Handling Förvaring & sortering / Rekrytering Annonsmanus Offentliga jobb (Digital databas för rekrytering) Ansöknings- och betygshandlingar för den som Personalfunktionen, fått anställning Personalakt Ansökningshandlingar övriga sökande Offentliga jobb (Digital Vid inaktualitet databas för rekrytering) Anställning Anställningsbevis Personalfunktionen, Personalakt

8 Handling Förvaring & sortering / Kopior av utfärdade tjänstgöringsintyg och tjänstgöringsbetyg MBL-protokoll 11 eller 12 samt andra Personalakt förhandlingar som berör enskilda medarbetare Disciplinärenden underlag och beslut Personalakt Löneadministration och utbetalningar Löneadministrationen handläggs av Nyköpings kommun Kontrolluppgift Personalfunktionen Löneunderlag, personalreseräkningar, egna utlägg, Personalfunktionen 15 år terminalglasögon, och friskvårdsansökningar Förtroendevaldas rese- och arvodesräkningar Personalfunktionen 15 år Ledighetsansökningar kortare än 6 månader Personalfunktionen 2 år Ledighetsansökningar längre än 6 månader en Sjuk- och friskanmälan, vård av barn Personalfunktionen 2 år Retroaktiv lön, kontrollista Personalfunktionen 15 år Banklistor: Utbetalningslistor avseende lön, även Personalfunktionen 15 år samlingslistor Utmätning i lön/införsel Personalfunktionen 15 år Lönespecifikationer Personalfunktionen Löneartsfördelning Personalfunktionen 15 år Preliminärskatt, Begäran om extraskatt, Jämkning Personalfunktionen. 15 år Personalakt om det rör enskilda personer 15 år i överensstämmelse med bevarandetid för räkenskapshandlingar.

9 Handling Förvaring & sortering / Lönebildning Lönerevisioner Personalfunktionen - förhandlingsprotokoll Rehabilitering och uppföljning Läkarintyg Personalfunktionen 2 år Läkarintyg vid arbetsskada, rehabutredningar samt tillhörande handlingar Personalakt Pensionsärenden AFA-beslut Personalakt Ny- och avslutsregistrering, ändringar Personalfunktionen 2 år Listor årslönesummor Personalfunktionen Ansökan om pension Pensionsbrev Avtal om löneväxling Beslut/protokoll i pensionsärende förtroendevalda Tjänstegrupplivsärenden Dödsfallsintyg och släktutredning Försäkran, avliden arbetstagare Arbetsgivarintyg (dödsfallsanmälan)

10 Handling Förvaring & sortering / Bouppteckningsintyg 3. Ekonomiadministration Handling Förvaring & sortering / Ekonomiadministrativt system samt systemdokumentation Ekonomifunktion Nyckeln att komma in i systemet bevaras Verifikationer Ekonomifunktion, pärm 7 år Verksamhetsplan och budget Ekonomifunktion Ingår i diarieförda handlingar Inventarieförteckningar Ekonomifunktion 10 år Ekonomisk statistik Ekonomifunktion 10 år SCB räkenskapssammandrag Bank Kontoutdrag, pärm Ekonomifunktion, pärm 10 år Bankkvitton Ekonomifunktion, pärm 10 år Bokföring Underlag för avstämning av balanskonton Ekonomifunktion 15 år Bokslutspärm Månadsuppföljning Ekonomifunktion 10 år Redovisningar som arbetsgivaravgifter, Ekonomifunktion 10 år personalskatter samt mervärdesskatt Bokslut Årsredovisning Ekonomifunktion Kontoplan Ekonomifunktion

11 Handling Förvaring & sortering / Kundreskontra Ekonomifunktion Leverantörsreskontra Ekonomifunktion Bokslut och delårsbokslut med underlag Ekonomifunktion Ingår i diarieförda handlingar Dokumenten Årsredovisning och Delårsrapport med ekonomirapport, förvaltnings- och verksamhetsberättelse Kopia på Ekonomifunktion Ingår i diarieförda handlingar 4. Revision Handling Förvaring & sortering / Revisionsplaner Diarieakt, PACT Revisionsberättelser Diarieakt, PACT Revisionsrapport Diarieakt, PACT 5. PuL Handling Förvaring & sortering / Anmälan av behandling av personuppgifter till Pärm hos PuL-ombud Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till Pärm hos PuL-ombud Vid inaktualitet personuppgiftsombudet

12 Handling Förvaring & sortering / Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Pärm hos PuL-ombud Vid inaktualitet Även entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud Förordnande av personuppgiftsombud Akt Ingår i diarieförda handlingar Informationsmaterial till personuppgiftsombudet Pärm hos PuL-ombud + Vid inaktualitet från Datainspektionen digitalt Inrättande av personuppgiftsombud Akt Ingår i diarieförda handlingar Registerutdrag, begäran om samt svar Pärm hos PuL-ombud 1 år 6. EU-projekt Handling Förvaring & sortering / Handlingar i EU-projekt har gallringsfrister som avviker från det normala. Det är lämpligt att man håller samman ett EU-projekts handlingar och kontrollerar projektets regler och instruktioner om vilken dokumentation som skall finnas och hur länge. Gallringsfristen "vid inaktualitet" tolkas som inaktualitet inte kan inträffa förrän efter det att tiden för revisionen har gått ut. Avtal t ex samarbetsavtal, upphandlingsavtal m m Digitalt/papper, se Budget, fastställda budgetramar, budgetansvar, attestregler och riktlinjer Digitalt/papper, se Projektorganisation, projektets sammansättning, projektledare, och deltagare Digitalt/papper, se Uppdragshandlingar, direktiv, uppdragsbeskrivningar etc. ingår ofta i diarieförda handlingar Digitalt/papper, se

13 Handling Förvaring & sortering / Korrespondens som dokumenterar avgörande Digitalt/papper, se överenskommelser m m av långsiktig betydelse Korrespondens, rutinmässig Digitalt/papper Vid inaktualitet Minnesanteckningar Digitalt/papper Vid inaktualitet Protokoll med dagordning och deltagarlista från Digitalt/papper, se styrgrupper, projektgrupper, arbetsgrupper, referensgrupper Förstudier Digitalt/papper, se Delrapporter Digitalt/papper, se Ekonomisk slutredovisning Digitalt/papper, se Slutrapporter ingår ofta i diarieförda handlingar Digitalt/papper, se Utvärderingar, om utvärdering görs Digitalt/papper, se