NORRA VÄSTMANLANDS EKONOMINÄMND (NVE) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 1 (6) Första giltighetsdatum NVE , 19. Norra Västmanlands ekonominämnd

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 1 (6) NVE , 19 (NVE) protokoll NVE:s kallelse med bilagor NVE:s diarieförda handlingar Övriga in och utgående handlingar Ärendelista Arkivförteckningar Löneadministration Anställda/ förtroendevalda I kassaskåp, kommunkansliet, server/fagersta. Hos nämndsekr, server Registrering. I pappersform kommunkansliet Fagersta. I digital och i pappersform arkivet. Lönesystem: (Personec P/ Självservice). Se anteckningar. leverans Årsvis På kommunens webbplats. Årsvis 2 år På kommunens webbplats. Löpnummerordning Kommunkansliet Fagersta. Tas ut årligen från diarieföringssystem Server, kommunkansliet, central Löpnummerordning Post av vikt sparas, se anm. D Dokumenthanteringsplan för handlingar av fällig eller ringa betydelse. Samverkansavtal för gemensam nämnd för lönesamverkan i Fagersta, Avesta, Hedemora, Norberg och Skinnskattebergs kommuner Västmanland Dalarna Lönenämnd. Arvodesunderlag, förtroendevalda Kommunkansliet, nämndsekreterare Fagersta 10 år Originalkvitton och inkomstuppgifter Västmanland Dalarna lönekontor. W:\

2 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2 (6) NVE , 19 BUDGET OCH BOKSLUTSHANDLINGAR SYSTEMDOKUMENTATION Redovisningssystem (handböcker) Kommunkansliet, registrator Årsvis, löpnummerordning leverans Ekonomisekr. Årsvis 1 år G (Diarieförs) Ekonom, kommuninvånar register Budget, bokslut och årsredovisning tryckta Handlingar rörande befolkningsförändringar Produktinformationspärmar så länge systemet används. Baskontoförteckning Handläggare Förslag enligt ramar svis 2 år 1 år Internbudget, förslag " " 1 år LEVERANTÖRSFAKTUROR Manuella Papper/ Verif.nr.ordn Inskanningsordning Budget för NVE och Fagersta kommun. Norbergs kommuns budgethandlingar förvaras i Norberg. F Förvaras hos NVE. 10 år, 1 år Löpande G Förvaring i pappersform: Norbergs kommunfakturor i Norberg, NVE:s och Fagersta kommuns fakturor i Fagersta. W:\

3 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 3 (6) NVE , 19 leverans Digitaliserade leverantörsfakturor I digitalform Se anm. I Fagersta kommuns server Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra avställda ur ekonomisystemet tar ingen plats och är lätta att bearbeta och kan lagras nytta för framtida utvärderingar och forskning. INTERNFAKTUROR Kvitterade/betalda Fakturanummer 10 år REDOVISNING/KUND Fakturaunderlag Fakturajournaler/Avräkningslistor Debitering av: Barnomsorg Äldreomsorg Kulturskoleavg Hallhyror Kvitterade kundfakturor Autogiro Medgivande, avslutade Kronofogdeärenden, avslutade Pärmar/ekonomiadm. närarkiv Vernr Pärmar/ekonomiadm. närarkiv Månadsvis 10 år 10 år. 1 år G Vernr 10 år 2 år 10 år Bokstavsorning 10 år I digital form se leverantörsfakturor/anmärkningar W:\

4 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 4 (6) NVE , 19 Avbetalningsplaner, avslutade REDOVISNING/ LEVERANTÖRSRESKONTRA leverans Bokstavsordning 10 år. Leverantörsfakturor, rensade Registervård/fakturaregister I ekonomisystem 10 år 1 år REDOVISNING/ÖVRIGT Kassabokföring/Verifikat Kontoutdrag från postgirot o banker Årsvis, datumordning Årsvis, datumordning 10 år. 1 år G 2 år Insättningsuppgift från bankgirot Verkställighet enligt beslut: Budget, investeringsbudget, äggsbudget, anslag för oförutsedda utgifter och särskilda projekt Ekonomisk sammanställning över målbild, med handlingar Kontrolluppgifter, tomträttsavgälder Årsvis, datumordning 2 år Server/papper Årsvis 10 år Server/papper Årsvis Årsvis 10 år Uppgifter Skatteverket W:\

5 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 5 (6) NVE , 19 leverans Handlingar rörande tomträtter Server/papper Efter fastighet Handlingar i skåp, kommunkansliet Kommunens förvaltade fonder med verifikationer, avkastning, utdelning Årsvis 10 år Momsredovisning Månadsvis 10 år. 2 år G BORGENSÅTAGANDEN Protokollsutdrag Kronologisk Borgenshandlingar Borgenär Kronologisk i pärm bokslut Ansvarsförbindelser i bokslut Till bokslut. " Korrespondens med finansinstitut Avgående Inkommande Årsvis finansinst borgenär. Årsvis borgenärsgrupper Original kommunkansliet för registrering. W:\

6 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 6 (6) NVE , 19 leverans ANLÄGGNINGSRESKONTRA Inkommande/Avgående (underlag för aktivering) Hos handläggaren Kronologisk (in och utdatauppgifter) Bokföringsorder aktivering Sort/kronologisk 10 år 5 år F Periodiska data Budgetunderlag Hos handläggaren Avgår respektive förvaltning. Tillgångskonto och anläggning Lista på kostnader inom respektive ansvarsområde. Bokföringsorder avskrivning Servern Verifikationsnummerordning RAPPORTER En gång per år bokslutet. 10 år Förvaras som pdffil på servern hos handläggaren. Löpande under året: Budgetuppföljning transaktionslista intäkter/kostnader " gångar/skulder " investeringar Verksamhet Ansvarsomr ". " 2 år Gallras när årsjournalen kommit in. W:\