Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 1

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 1 Föreskriften skall tillämpas på räkenskapshandlingar fr o m det räkenskapsår som börjar Författningen får tillämpas på räkenskapshandlingar fr o m det räkenskapsår som börjar BG Räkenskaper Ekonomihandlingar ingår även bland diarieförda handlingar (se diarieplanen) 1BAvtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden Årsrapporter G1A Årsredovisningar/ bokslut med specifikationer i form av bokslutshandlingar för samtliga institutioner/enheter, kontoplan (RD-EK:OBU), använda verifikationsnummer (RD-EK:NRU), W3D3 Papper/ digitalt Bevaras Avser: Regleringsbrev, avtal, kontrakt, beslutshandlingar, bevis, donationsförordnande W3D3 Papper Bevaras Årligen, först i närarkiv i pärmar i 2 år och därefter läggs i arkivboxar och ställs in i centralarkivet Det originalex. av årsredovisningen som styrelsen signerar finns i diariet och en kopia i arkivet; häri även intern verksamhetsberättelse; ; se bilaga 1 för översikt av innehållet

2 Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 2 inventeringsprotokoll, inventarieregister, övriga utdatalistor m.m. G1D Årsberättelse GU Underlag till Årsredovisningen från fakulteterna, institutioner/centrumbildningar (statistik, kommentarer m m) W3D3 Papper/ Bevaras Digitalt Årsrapportering av verksamheten Papper 10 år Årligen RA-FS 1991:6 GU Rapporterade årsresultat till Högskoleverket: Ekonomiska mallen Tekniska mallen G Delårsbokslut (sammanställning) GU Delårsbokslut: specifikationer och övriga utdata ur Papper 10 år Årligen W3D3 Papper Bevaras Årligen Papper 10 år Årligen

3 Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 3 Tertialuppföljning/ Budget G1B Verksamhetsplan/budget (Universitetsstyrelsen beslutar) W3D3 Digitalt/ papper Bevaras Årligen G1BÅrsbudgetar (Universitetsstyrelsen beslutar) Budgetunderlag W3D3 Papper Bevaras Årligen Skickas till Utbildningsdepartementet. Beslut av universitetsstyrelsen (i februari) Underlag till tertialuppföljning samt verksamhetsuppdrag från fakulteterna Uppföljning av styrelsens verksamhetsuppdrag W3D3 Papper 10 år Årligen RA-FS 1991:6 Papper/ digitalt Bevaras I februari Räkenskapssystem Räkenskapssystem på datamedium () med grundbokföring, huvudbokföring, sidoordnad bokföring och Server Bevaras Hela databasen uppgraderas vid versionsbyten av ; ändringsloggar

4 Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 4 anläggningsregister m.fl. moduler som kan gå förlorade vid versionsbyten skrivs ut på papper och bevaras i systemdokumentationen G4C G3 Inventarieregister Serien avslutad genom uppgående i GU Utdatalistor Månadsrapporter från/till statsredovisningen (Hermes) G2??? Papper 10 år RA-FS 1991:6; utdatalistor som är specifikationer till årsredovisningen eller systemdokumentationen bevaras i G1A och G5; utdatalistor som ingår i verifikationer gallras med 10 års frist enligt nedan 2 år Årligen ; rapport om överensstämmelse med årsredovisningen bevaras i G1A GU Leverantörsfakturor GU Leverantörsfakturor Papper 10 år Arkiveras hos

5 Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 5 som skannas hos Itella AB GU Filer i Itella AB leverantörsfakturor GU Verifikationsnummerlista leverantörsfakturor som läses in via fil hos Itella AB GU Filer övriga elektroniska orginalfakturor GU Leverantörsfakturor - utländska Itella AB i Strömsund Server 10 år Kronologisk Löpande på UmU:s server Papper 10 år Faktura nummer ordning Server 10 år Kronologisk Löpande på UmU:s server Papper 10 år Faktura nummer ordning OBS! Vid EU-projekt skall leverantörsfakturan skrivas ut och arkiveras i minst 12 år. Årligen OBS! Vid EU-projekt skall verifikationslistan skrivas ut och arkiveras. Årligen Förvaras 2 år på institution FR o m den 1/ tar UmU emot e-fakturor. Förvaras resterande 8 år i Förvaltningsarkivet GU Kreditfakturor (prisnedsättningar etc.) Papper 10 år Ver nr Årligen serien avslutad GU Manuellt bokförda Papper 10 år Fakt nr Årligen leverantörsfakturor (skannas hos UmU) GU Elektroniska Server; 10 år Fakt nr

6 Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 6 kopior/original av leverantörsfakturor modul i GU Kundfakturor GU Kundfakturor original Server; modul i Classic GU Kundfakturor kopior Papper 10 år Enhet/ Fakt nr GU Kundfakturor, Papper 10 år Enhet/ underlag Fakt nr GU Verifikationsutskrift kundfakturor GU Betalningspåminnelse - kundfakturor 10 år Fakt nr Fr o m den 1/ skickas e-fakturor till statliga myndigheter. 2 år på Papper 10 år Ver datum 2 år på Papper 2 år Kundnummerordning GU Räntefakturor Papper 10 år Faktura nummerordning Förvaras 8 år i Förvaltningsarkivet Sätts ihop med kundfakturakopian Utskrift från. Inskannas i och originalunderlaget skall förvaras i 2 år på och 8 år i Förvaltningsarkivet Hanteras av EA Utskrift från RK:BPB 3 år

7 Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 7 Ärenden till Justitia - kundfakturor Papper 10 år Bokstavsordning - kund GU Internfakturor GU Interna fakturor original GU Interna fakturor; underlag GU Huvudboksverifikationerna m. m. GU anslag, omföringar m.m./ portal GU anslag, omföringar m.m./ classic Server; modul i 10 år Fakt nr 2 år på Papper 10 år Fakt nr 2 år på Papper 10 år Enhet/vernr. 2 år på Papper 10 år Ver nr 2 år på GU Omförings underlag Papper 10 år Ver nr 2 år på Förvaras 8 år i förvaltningsarkivet RA-FS 1991:6, utskrift från Inskannas i och originalunderlaget skall förvaras i 2 år på och 8 år i Förvaltningsarkivet ; utskrift från Inskannas i och original-

8 Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 8 GU Periodiska automatkonteringar GU Värdeavskrivningar anläggningar Papper 10 år Vernr 3 år i närarkivet Papper 10 år Ver nr. 3 år i närarkivet GU Verifikationer betalningar GU Återredovisning pg Papper 10 år Kronologisk 3 år i närarkivet GU Leverantörsutbetalningar pg GU Betalda kundfakturor via pg med pg-talong GU Betalda kundfakturor via bg med bg-talong GU Kontoutdrag specialpg och utalndspg Papper 10 år Kronologisk 3 år i närarkivet Papper 10 år Ver nr 3 år i närarkivet Papper 10 år Ver nr 3 år i närarkivet Papper 10 år Kronologisk 3 år i närarkivet underlaget skall förvaras i 2 år på och 8 år i Förvaltningsarkivet ; utskrift från ; utskrift från ; utskrift från RK:ÅUB ; utskrift från?

9 Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 9 GU Kontoutdrag inbetalt via pg avstämt mot GU Kontoutdrag inbetalt via SEB avstämt mot Papper 10 år Kronologisk 3 år i närarkivet Papper 10 år Kronologisk 3 år i närarkivet ; utskrift från EK:ARL - Sorteras på konto ; utskrift från EK:ARL GU Månatliga kontoutdrag SEB Papper 10 år Kronologisk 3 år i närarkivet GU Måntaliga kontoutdrag Nordea Papper 10 år Kronologisk 3 år i närarkivet GU Måntaliga kontoutdrag Skatteverket Papper 10 år Kronologisk 3 år i närarkivet GU Verifikationer beordrade och bevakade betalningar pg och bg GU beordrade Papper 10 år Kronologisk Årligen betalningar pg och bg Bevakade betalningar pg Papper RA-FS 1991:6

10 Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 10 och bg Övriga underlag Prognos helårsstudenter/-prestationer W3D3 Papper/ digitalt Bevaras Till Utbildningsdepartementet (3 ggr/år) Namnteckningsprov/ delegering av utbetalnings- /bokföringsorder Papper Bevaras Beslut den , Dnr upphör härmed. Nytt beslut Systemdokumentation G 4 Systemdokumentation räkenskaper Papper Bevaras System/kron ologisk Vid systembyte och löpande minst vart 5:e år. RA-FS 2003:2 och ; följande utdatalistor bifogas systemdokumentationen för vart 5:e år: EK, lagringsplan PER, periodtabell; PEB, periodskiftesrutiner; OTR, objekttyper; VÄR, värdetyper; SVR, sökvägar; HVR, härledda fördelningar; RPP, bakgrundsjobb rapporter; Kodplan: OBR, objekt; OSR,

11 Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 11 Räkenskaper - stiftelser G1G Årsredovisningar för stiftelser med objektstrukturer; PNR, periodiseringsnycklar; SYR, systemparametrar. Transaktionsplan: TTR, transaktionstyper; VTR med ÖFR, verifikationstyper med överföringstabeller; SKR, sambandskontroller; NRR, nummerserier; PVR, periodiseringsverifikationer. Rapportplan: ARA, bildmall; ARM, meny rapporter. RK, RTR, sändning återredovisning. MSP, RAN, registervård användare; RKO, registervård kommandon; BKS, behörighetskontrollsystem; BFÖ, företagsupplägg; JOB, bakgrundsjobb; RLG, loggar; ULG, upplägg nytt företag. Papper Bevaras Årsvis Årligen Gäller stiftelser för fördelning av medel för forskning etc. vid UmU och

12 Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 12 revisionsberättelser och revisionspm GU Verifikationer och annat väsentligt bokföringsunderlag för stiftelser Utlån Myndigheten får låna ut verifikationer i original till utländsk myndighet för återhämtning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband med deltagande i projekt inom Europeiska unionen (EU) Papper 10 år Årligen Bokföringslagen som UmU upprättar årsredovisning för En förutsättning är att en UbestyrktU UkopiaU förvaras på originalets plats under utlåningstiden. Förtydligande: GU = Utgallringsbar serie i Ex G4 = Serie G4 i arkivförteckningen