Anvisning/definition. Versamhetsområde Processgrupp Processer (se flikarna)

Transkript

1 Anvisning/definition Versamhetsområde Processgrupp Processer (se flikarna) Kolumnnamn Ref.nr Handlingstyp Bevara / Gallra Förvaring (var) Arkivmedium (hur) Registrering/sortering Dokumenthanteringsplanen är strukturerad enligt följande: 2. Ge verksamhetsstöd 2.4 Administrera ekonomi Utforma och följa upp ekonomi Hantera intäkter från kund Hantera kostnader från leverantör Hantera löpande ekonomiredovisning Hantera skatteredovisning Kommentar Används för att numrera handlingstyperna Beskriver vlken typ av handling som avses Beskriver hur länge ett dokument ska bevaras/när det ska gallras Beskriver var handling sparas t ex lokalt på förvaltning eller centralt exempelvis på SLK, Intraservice Beskriver hur handling ska sparas t ex papper eller digitalt Motsvarar oftas kolumnen förvaring vad gäller digitala dokument. Kan fyllas i om handling kan vara föremål för sekretess. Ange J/N. Om J så får det avgöras från fall till fall Kan användas om något behöver förtydligas eller exemplifieras

2 Ref.nr Handlingstyp 1 Grund- och huvudbokföring Systemdokumentation de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring Behandlingshistorik de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiskahändelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring. Behandlingshistorik de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring. De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror 10 år 7 Verifikationer och handlingar som hänvisar till verifikationer 10 år 8 Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden 9 Ekonomihandling som inte behövs för att förstå verifikation 2 år 10 Underlag till deklaration och skattekontroll avseende investeringsvaror 17 år 11 Handling som utgör underlag för skatterevision 10 år 12 Övriga handlingar rörande skatteredovisning 10 år 13 Avstämningsdokument mellan bokföringsled 10 år 14 Avstämningsdokument av rutinmässig karaktär och tillfällig betydelse 2 år Ekonomisk rapport / redovisning / sammanställning som utgör räkenskapsinformation och är av särskild betydelse Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanställning som utgör räkenskapsinformation Ekonomisk rapport/redovisning/ sammanställning som inte utgör räkenskapsinformation 10 år 2 år

3 2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi Registrering/ sortering 2 Bokföringsöversikter Centralt 2 Kontoplaner Centralt beslutade koder - Centralt,. Ekonomihandboken 2 Samlingsplaner Centralt, 2 Instruktioner om redovisningsprinciper Centralt. 2 Värderingsnormer Centralt 15 Årsredovisning och specifikation till årsredovisning Lokalt Papper/ 15 Koncernredovisning Centralt Papper/ 15 Delårsrapport - Lokalt Papper/ 15 Årsbokslut med resultat- och balansräkningar inklusive bokslutsdokumentation Lokalt Papper/ 15 Årsbokslut och huvudbokssammandrag Lokalt Papper/ 15 Balansräkningar, årliga Lokalt Papper/ 15 Resultaträkningar, årliga Lokalt Papper/ 17 Balansräkningar, månatliga 2år* Centralt (tas ut vid behov) 17 Bokslutsrapport, periodisk 2år* Lokalt /Papper 17 Delårsrapporter med specifikation - 2år* Lokalt /Papper 17 Kvartalsrapporter 2år* Lokalt /Papper 17 Månadsrapporter 2år* Lokalt /Papper 17 Resultaträkningar, månatliga 2år* Centralt (tas ut vid behov) 2 Kodförteckningar Lokala koder sparas lokalt. Kodförteckning tas fram en gång per år och sparas. 16 Inventeringslista/rapport årssammanställning 10 år Lokalt /Papper 16 Inventeringsprotokoll 10 år Lokalt /Papper 16 Inventeringslista/rapport årssammanställning 10 år Lokalt /Papper 16 Kassationslista Lager årssammanställning 10 år Lokalt /Papper 16 Lagerlistor till bokslut 10 år Lokalt /Papper

4 2.4.2 Hantera intäkter från kund Registrering/ sortering 7 Inbetalningar till kundreskontra 10år* Centralt, banken 7 Kontoutdrag från Eredovisning 10år* Lokalt Papper/ 7 Bokföringsorder 10år* Centralt, 7 Bokföringsunderlag 10år* Centralt /Papper 7 Kundfakturor 10år* Centralt, centralt 7 Nedskrivning av kundfordran 10år* Centralt Papper/ 7 Betalningskontrollhandlingar ex avslutade inkassoärenden 10år* Centralt Wisma, inkasso Intraservice Papper/ 9 Biljettstammar 2år* Lokalt /Papper 9 Faktureringsundelag 2år* Lokalt /Papper 9 Räkningskopior 2år* Lokalt Papper/ 9 Underlag för makulering och nedskrivning av kundfakturor 2år* Lokalt Papper/ 9 Reklamationer 2år* Lokalt Papper/ 9 Kravbrev 2år* Lokalt Papper/ 9 Betalningspåminnelser 2år* Lokalt Papper/ 11 Kassarapporter 10år* Lokalt /Papper 11 Handlingar rörande Kontantförsäljning 10år* Lokalt /Papper 7 Autogiromedgivande 10år* Centralt Papper/

5 2.4.3 Hantera kostnader från leverantör 7 Beställningar utgående 10år** Centrala beställning sparas centralt. Lokala beställningar sparas lokalt Papper/ 7 Beställningserkännande/bekräftelse utgående 10år** Centralt 7 Utbetalningar från levreskontra 10år** Centralt, banken 7 Kontoutdrag från Eredovisning 10år** Lokalt Papper/ 7 Följesedlar hänvisning på fakturan 10år** Centralt, Lokalt Papper/ 7 Utbetalningsorder 10år** Lokalt Papper/ 7 Leverantörsfakturor 10år** Centralt, centralt 7 Utbetalningsjournaler 10år* Centralt 9 Kravbrev 2år* Lokalt Papper/ 11 Kvitton 10år* Lokalt /Papper 9 Beställningsbekräftelse Winst 2år* Centralt Papper/ Fraktsedlar/Följesedlar, om faktura 9 komplett 2år* Lokalt Papper/ 9 Ordererkännande 2år* Lokalt Papper/ 9 Packsedlar 2år* Lokalt Papper/ Betalningsförslag, betalning av 9 leverantörsfakturor 2år* Centralt Papper/ 9 Debiteringsunderlag 2år* Lokalt Papper/ 9 Rekvisitioner 2år* Lokalt Papper/ 9 Räkningskopior 2år* Lokalt Papper/ 9 Kravbrev 2år* Lokalt Papper/ 9 Betalningspåminnelser - inkomna 2år* Lokalt Papper/ 7 Bokföringsorder 10år* Centralt, 7 Bokföringsunderlag 10år* Lokalt /Papper ** inte nödvändigtvis kalenderår utan 10 år efter det att ansvarsfrihet för året beviljats Registrering/s ortering

6 2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning Ekonomiska händelser bokförda så att de kan 1 presenteras i registreringsordning Centralt Ekonomiska händelser bokförda så att de kan 1 presenteras per redovisningsperiod i Centralt systematisk ordning 4 Rättelseposter Centralt 7 Kassadifferensrapporter 10år* Lokalt Papper/ 7 Kassarapporter/kassaredovisning 10år* Lokalt Papper/ 7 Kontantkassa redovisning 10år* Lokalt Papper/ 7 Handkassa, redovisning 10år* Lokalt Papper/ 7 Utbetalningsorder 10år* Lokalt Papper/ 7 Inbetalningsjournaler 10år* Centralt Registrering/s ortering 6 Kundreskontrajournaler per bokslutsdatum Centralt. Sparas lokalt i boksluten (Bokslutspärmen) 6 Leverantörsreskontrajournaler per bokslutsdatum Centralt. Sparas lokalt i boksluten (Bokslutspärmen) 6 Anläggningsregister Centralt. Sparas lokalt i boksluten (Bokslutspärmen) 6 Register över inventarier per räkenskapsår Centralt Digital (GSLAB) Avskrivningsblad anläggning i 7 anläggningsregistret 10år** Centralt 7 Kontoutdrag bankgiro/plusgiro 10år** Lokalt Papper/ 9 Underlag för inmatning i anläggningsregister 2år** Centralt fakturor. Lokalt Övriga /Papper bokningar 9 Lagerrapporter 2år** Lokalt Papper/ 9 Inventeringslista/rapport tillfällig 2år** Lokalt Papper/ 7 Kassadifferensrapporter 10år* Lokalt Papper/ 7 Kassarapporter/kassaredovisning 10år* Lokalt Papper/ 7 Bokföringsorder 10år* UBW, 7 Bokföringsunderlag 10år* Lokalt /Papper 14 Avstämningar betalningsvägar 2år** Lokalt /Papper 14 Kassaavstämningar 2år** Lokalt /Papper 14 Kontoavstämningar 2år** Lokalt /Papper ** inte nödvändigtvis kalenderår utan 10 år efter det att ansvarsfrihet för året beviljats

7 2.4.5 Hantera skatteredovisning 12 Momsrekvisition 10år** Centralt Deklaration och kontrolluppgift 12 kopia av undertecknad blankett/kvitto 10år** Centralt elektronisk signatur Underlag till deklaration och 12 kontrolluppgift 10år** Centralt 7 Kontoutdrag skattekonto 10år** Centralt Papper/ ** inte nödvändigtvis kalenderår utan 10 år efter det att ansvarsfrihet för året beviljats Registrering/s ortering