Allmänt om förvaring av handlingar Det är viktigt att tidigt skilja handlingar som ska bevaras från handlingar som ska gallras.

Transkript

1

2 Gäller fr.o.m s dokumenthanteringsplan Föreskrifterna i denna dokumenthanteringsplan gäller hela och tillämpas på handlingar inkomna eller upprättade från och med Allmänt om bevarande och gallring Handlingar som är inkomna eller upprättade vid är allmänna handlingar, och utgångspunkten, uttryckt i arkivlagen, är att allmänna handlingar ska bevaras. Gallring (förstörande av handling) utgör undantag, och det är reglerat genom föreskrifter när detta är tillåtet. Denna dokumenthanteringsplan gäller som s gallringsbeslut, då inte annat särskilt anges. Med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RAFS 1991:6; ändr. gäller följande för handlingar inom samtliga verksamheter: Kopior och dubbletter, som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos med samma innehåll, gallras vid avslutad hantering. Rutinartad korrespondens, såsom svar på enklare frågor, får gallras omedelbart efter besvarande. Underlag, som utgör rent arbetsmaterial, gallras när det slutgiltiga underlaget är upprättat. OBS! Underlag, som innehåller information av värde och som inte framkommer någon annanstans eller tillför ett ärende sakkunskap, ska diarieföras och bevaras. Vilka specifika handlingstyper som får gallras och efter hur lång frist, framgår av följande sidor i denna dokumenthanteringsplan. Allmänt om förvaring av handlingar Det är viktigt att tidigt skilja handlingar som ska bevaras från handlingar som ska gallras. Pappershandlingar, som ska bevaras, läggs i arkivboxar. Innehållet i en arkivbox ska vara logiskt avgränsat, så att det hänger ihop. Arkivboxar ordnas i serier, vilket innebär att arkivboxar med samma avgränsade innehåll ställs tillsammans, ordnas i kronologisk följd och numreras. Instruktioner för hur arkivering praktiskt går till publiceras på medarbetarwebben. Gallringsbara pappershandlingar förvaras åtskilda från De behöver inte läggas i arkivbox under gallringsfristen (tiden före gallring), men det ska framgå vad handlingarna innehåller (till exempel "fakturor", "tentamenssvar"). Dessutom bör de märkas med datum (år) för gallring. Handlingar, som i originalskick finns i elektroniska systemstöd, sparas för närvarande i dessa. bevarandehandlingar ska sedan flyttas till ett godkänt system för långtidslagring Handlingar i form av fristående filer ska bevaras på en server som sköts av en driftsorganisation och där backuper görs regelbundet, till dess system för earkivering är infört. Särskilt om förvaring av diarieförda handlingar Elektroniska originalhandlingar lagras i detta skick i diarieföringssystemet, och arkivexemplar av dessa behöver inte skrivas ut. Handlingar som inkommer eller upprättas på papper skannas och lagras enligt ovan. Därefter arkiveras pappersoriginalen i en ärendeakt. Vid avslutat ärende läggs samtliga pappershandlingar i ärendeakten tillsammans med ett utskrivet ärendekort. Består ärendet endast av elektroniska handlingar behöver inget ärendekort skrivas ut. Ärendeakterna ordnas kronologiskt i en arkivserie med diarieförda handlingar. Flera, underindelade, arkivserier får göras vid behov och efter kontroll med Avdelning Dokumenthantering. Beslut Denna version av dokumenthanteringsplanen är fastställd av Åsa Berglund, chef avdelningen Dokumenthantering. Den gäller från och med tills vidare och ersätter version 1.3 av dokumenthanteringsplanen Sida 2 av 2

3 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar 1 Styra verksamhet Processer om styrning som utförs på alla nivåer. Avtal hanteras i samband med den process som den hänger samman med. 1.1 Hantera strategiska styrdokument Strategisk styrning, såväl intern som extern och inom samtliga nivåer. Även verksamhetsspecifik styrning där det finns en specifik process ingår här om den är strategisk. Löpande operativ styrning klassas alltid i respektive process. Inkommande externa styrdokument som påverkar universitetets verksamhet. Universitetets egna styrdokument Hantera externa styrdokument hanteras i därför avsedda ärendetyper Ta emot regleringsbrev Regleringsbrev Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Ta emot regeringsbeslut Regeringsbeslut Regeringsbeslut som rör Lunds Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. universitet bevaras Ta emot externt beslut Beslut, externt: resursfördelning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. om resursfördelning Ta emot föreskrifter Föreskrifter, externa Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Ta emot riktlinjer Riktlinjer, externa Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Hantera strategisk verksamhetsstyrning Fatta beslut om strategisk Beslut, strategisk Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. splanering splanering Fatta beslut om strategisk forskningsplanering Beslut, strategisk forskningsplanering Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Fastställa villkor för Fastställda villkor, examen Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. examen Fastställa Antagningsordning, Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. antagningsordning för forskar forskar Fastställa specifika antagningsregler för Specifika antagningsregler, forskar Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Fakultetsspecifika anpassningar av/tillägg till antagningsordning. forskar Styra verksamhet Plan, strategisk Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. strategiskt verksamhetsstyrning Styra verksamhet Beslut, strategisk Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. strategiskt verksamhetsstyrning Fastställa arbetsordning Arbetsordning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Intern styrning förutom verksamhetsplanering och budget Fastställa Beslut, delegationer Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Intern styrning förutom verksamhetsplanering och budget. delegationsordning Fastställa arbetsordning Arbetsordning, revisionsutskott Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Intern styrning förutom verksamhetsplanering och budget Utfärda anvisningar för Anvisningar, arbetsordning/ Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Intern styrning förutom verksamhetsplanering och budget. strategisk verksamhetsstyrning delegation Utfärda anvisningar för Anvisningar, internrevision Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Intern styrning förutom verksamhetsplanering och budget. strategisk verksamhetsstyrning Fastställa policy Policy Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Intern styrning förutom verksamhetsplanering och budget Fastställa interna riktlinjer Riktlinjer, interna Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Intern styrning förutom verksamhetsplanering och budget Hantera verksamhetsplanering och budget Utfärda anvisningar för budget Anvisningar, budget RAFS 1991:6, ändr. Slutliga anvisningar bevaras. Preliminära anvisningar, som endast utgjort underlag, gallras efter att de slutliga har upprättats. Slutliga anvisningar diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Preliminära anvisningar, som endast utgjort underlag, hålls systematiskt ordnade tills de gallras Sida 3 av 56

4 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Ta fram budgetunderlag Underlag, budget Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Avser det underlag som lämnas inom i enlighet med budgetdirektiv Ta fram budgetunderlag Arbetsunderlag, budget RAFS 1991:6 (ändr. Gallras 1 år efter budgetårets slut. Ordnas systematiskt. Åtskilt från Fastställa budget Fastställd budget Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Fastställa Verksamhetsplan Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. verksamhetsplan Utfärda budgetdirektiv Budgetdirektiv Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Fatta beslut om Beslut, resursfördelning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. resursfördelning Hålla intresseförhandlingar och ta fram kollektivavtal Hålla förhandlingar Förhandlingsprotokoll Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Protokoll från förhandlingstillfälle Upprätta kollektivavtal Protokoll, kollektivavtalsförhandling Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Avtalsslutande protokoll. Dokumentation om att kollektivavtal har slutits Upprätta kollektivavtal Kollektivavtal Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Utgör bilaga till protokollet. Avtalet kan röra arbetstid och arbetstidsberoende ersättningar, RALS eller övrigt. 1.2 Hantera kontroll och kvalitetssäkring Utföra revision Ta emot Revisionsberättelse Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Riksrevisionens revisionspm. revisionsberättelse Lämna yttrande över Yttrande/svar, revision Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Även riksrevisionsuppföljning. revision Besluta om revisionsplan Plan, internrevision Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. för internrevision Utföra internrevision Riskanalys, internrevision Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Enligt förordning om intern styrning och kontroll Utföra internrevision Rapport, internrevision Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Även internrevisionens årsrapport Ta emot tillsynsrapport Rapport, tillsyn Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Utföra kvalitetsvalidering av internrevision Kvalitetsvalidering av internrevision Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Kvalitetssäkra Ta emot eller upprätta Rapport, skvalitet Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. rapport om skvalitet Utarbeta kvalitetssäkring av Kvalitetssäkring, Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Handledningar och metoder rörande kvalitetsäkring av Ta emot Utbildningsprognos, extern Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. sprognos Göra sprognos Utbildningsprognos, intern Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Upprätta modell för Utbildningsprognos, modell Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. sprognos Kvalitetssäkra forskning Ta emot eller upprätta Rapport, forskningskvalitet Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. rapport om forskningskvalitet Utarbeta kvalitetssäkring Kvalitetssäkring, forskning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. för forskning Hantera ranking Lämna underlag till Underlag, ranking Inlämnade uppgifter till rankinginstitut Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. rankinginstitut bevaras Följa upp rankingsresultat Uppföljning, ranking Diarieförda handlingar bevaras. Handlingar av vikt diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Analyser och förslag på förbättringar med anledning av ranking Hantera certifiering Ansöka om certifiering Ansökan, certifiering Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Sida 4 av 56

5 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Ta emot beslut om certifiering Genomgå certifieringsrevision Bli godkänd för omcertifiering Utföra årsredovisning Sammanställa årsredovisning Sammanställa budgetunderlag Sammanställa beräkningsunderlag Sammanställa särskild rapport Upprätta bokslut Sammanställa LUgemensam bokslutsdokumentation helår Sammanställa LUgemensam bokslutsdokumentation övriga bokslut Utföra övrig kvalitetssäkring Skriva respektive revidera attestplan Sammanställa och uppdatera attestregister Hantera övrig dokumentation av organisation och rutiner Hantera fullmakter och delegationer som krävs för att utföra betalningar Sammanställa och uppdatera system och behandlingshistorik för ekonomisystem Beslut, certifiering Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Revision, certifiering Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Godkännande av revision, certifiering Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Årsredovisning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Underskriven årsredovisning arkiveras på papper. Enligt 19 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring, 2 kap. 4 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Budgetunderlag Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Enligt 9 kap. 3 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Beräkningsunderlag Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Enligt 9 kap. 3 a förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag i dess lydelse Särskild rapport, fördjupad prövning Bokslutsdokumentation, helår, LUgemensam Bokslutsdokumentation, övrig, LUgemensam Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Enligt 9 kap. 6 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Endast aktuellt om regeringen något år beslutar att LU ska genomgå fördjupad prövning. Annars uppstår inte denna handling vid LU. Bevaras. Ordnas systematiskt. Specifikationer och underlag till årsredovisning och delårsrapport. Förvaras centralt. RAFS 2015:2 Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från bevarandehandlingar Specifikationer och underlag till mellanliggande bokslut. Förvaras centralt. Attestplan Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Arkivering på fakultetsnivå. Attestplan avser behörighet att förfoga över myndighetens medel genom attest av beslut att upphandla, beställning av produkt, leverantörsfaktura, förskott, reseräkning eller utläggsräkning. Attestregister Bevaras. Förs i kontinuerligt uppdaterat register. Dokumentation, organisation och rutiner Särskilt register. Enligt instruktion på sid. 1. Enligt 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Central hantering; kontinuerligt uppdaterad förteckning; sammanställning av aktuella attestplaner. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Enligt 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Fullmakt, delegation Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Systemdokumentation och behandlingshistorik, ekonomisystem RAFS 2015:2 Den dokumentation som är nödvändig för att presentera de ekonomiska händelserna som grund, huvud och sidoordnad bokföring bevaras. Övrig dokumentation gallras efter 10 år. Bifogas bokslutsdokumentationen, respektive förvaras åtskilt från Enligt 18 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring och förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem. Central förvaring Skriva och publicera information om redovisningsprinciper etc Information, redovisningsprinciper Bevaras. Ordnas systematiskt. Enligt instruktion på sid. 1. Enligt 3 4. c) och 12 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Uppgifter som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen. Kan publiceras som pappersdokument eller som webbsida Sida 5 av 56

6 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar 1.3 Utforma organisation och förändra verksamhet Förändra organisation Fatta beslut om Beslut, organisationsförändring Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. organisationsförändring Ta fram underlag/göra Underlag/utredning, Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. utredning för organisationsförändring organisationsförändring Informera om organisationsförändring Information, organisationsförändring Bevaras. Ordnas systematiskt Hålla MBLförhandlingar om organisationsförändring Hålla MBLförhandlingar om organisationsförändring Bemanna organisation Nominera eller föreslå personer till beslutande eller rådgivande organ MBLunderlag, organisationsförändring MBLprotokoll, organisationsförändring Nominering/förslag, beslutande/rådgivande organ Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Utfärda föreskrifter för val Föreskrifter, val Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Fastställa röstlängd Röstlängd Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Fatta beslut om Beslut, ledamöter/kandidater Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Lista på valda elektorer. ledamöter eller kandidater Ta emot förslag på Förslag, ledamöter/kandidater Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. ledamöter eller kandidater Fatta beslut om Beslut, ansvarsposter Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. ansvarsposter Ta emot förslag på Förslag, bemanning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Förslag till bemanning av arbetsgrupper och kommittéer m.m. bemanning Fatta beslut om Beslut, bemanning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Bemanning av arbetsgrupper och kommittéer m.m. bemanning Ta emot beslut om externa representanter Beslut, externa representanter Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Inkomna beslut om externa representanter i universitetsorgan (studentkår, fackförbund etc.) Utforma organisation och förändra verksamhet: övrigt Ingående handlingstyper ej kartlagda. En ärendetyp finns i W3D3 för sådant som skall diarieföras. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid Genomföra beslutsmöten 1.4 Fastställa dagordning Dagordning Bevaras Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Protokoll med bilagor får ordnas i egna arkivserier knutna till respektive sammanträdande organ. 1.4 Fastställa föredragningslista Föredragningslista RAFS 1991:6 (ändr. Bevaras om den är diarieförd. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Protokoll med bilagor får ordnas i egna arkivserier knutna till respektive sammanträdande organ. 1.4 Skicka kallelse Kallelse, beslutsmöte Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Protokoll med bilagor får ordnas i egna arkivserier knutna till respektive sammanträdande organ. Bilagor till kallelse som utgör beslutsunderlag bör även utgöra bilagor till protokollet och bevaras Sida 6 av 56

7 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar 1.4 Hålla beslutsmöte och föra protokoll Protokoll, beslutsmöte Bevaras. Diarieförs. W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Protokoll med bilagor får ordnas i egna arkivserier knutna till respektive sammanträdande organ. 1.4 Hålla beslutsmöte och föra protokoll 1.4 Hålla ej beslutsföra möten utan protokollföring Bilaga, protokoll Bevaras. Diarieförs W3D3 Styrning (STYR) Enligt instruktion på sid. 1. Protokoll med bilagor får ordnas i egna arkivserier knutna till respektive sammanträdande organ. Andra arkiverade/externt expedierade mötesanteckningar Arkivlagda mötesanteckningar bevaras. Ordnas systematiskt. Egna arkivserier, underindelade efter behov. Bilaga som protokollet och samtidigt inte ingår i ett annat diariefört ärende. Med mötesanteckningar förstås här protokollsliknande men ej formellt justerad mötesdokumentation som färdigställts för intern distribution. Däremot omfattas inte enskilda anställdas anteckningar gjorda för eget bruk samt anteckningar som endast utgör koncept inför senare upprättat protokoll; dessa klassas som arbetsmaterial och är ej allmänna handlingar Sida 7 av 56

8 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar 2 Stödja verksamhet 2.1 Hantera ekonomi Hantera intäkter Fakturera interna och externa kunder Bokföra, rätta eller vidarefördela inkomster Hantera underlag till hantering av intäkter Faktura RAFS 2015:2 Gallras efter 17 år (gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner). Bokföringsorder RAFS 2015:2 Gallras efter 17 år (gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner). Underlag till faktura eller verifikation Registreras i ekonomisystem. Registreras i ekonomisystem. RAFS 2015:2 Gallras efter 10 år. (EU 17 år.) Ordnas systematiskt eller registreras i ekonomisystem. Raindance Enligt instruktion på sid. 1. Faktura, kreditfaktura, räntefaktura, internfaktura. Fakturor enligt 21 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring och 1 kap. 17 mervärdesskattelagen (1994:200). Förvaringen hanteras centralt i ekonomisystem. Raindance Enligt instruktion på sid. 1. Förvaringen hanteras centralt i ekonomisystem. Raindance Åtskilt från Underlag som i original finns på papper förvaras lokalt. Eventuell skannad kopia bifogas i ekonomisystem endast om det underlättar i den fortsatta hanteringen, annars räcker det med hänvisning. Gallringsbara elektroniska originalunderlag förvaras i ekonomisystem och gallras efter 17 år Hantera kostnader Hantera externa leverantörsfakturor, inkl medskickade bilagor Faktura RAFS 2015:2 Gallras efter 17 år (gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner). Ordnas systematiskt eller hanteras i inköpsverktyg. Lupin Fakturor enligt 21 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring och 1 kap. 17 mervärdesskattelagen (1994:200) Hantera ordererkännanden, följesedlar etc Hantera ordererkännanden, följesedlar etc Bokföra, rätta eller vidarefördela utgifter Ordererkännande RAFS 1991:6 (ändr. Följesedel RAFS 1991:6 (ändr. Gallras efter 2 år. Om fakturan innehåller all nödvändig information, får ordererkännadet gallras omgående. Gallras efter 2 år. Om fakturan innehåller all nödvändig information, får följesedeln gallras omgående. Bokföringsorder RAFS 2015:2 Gallras efter 17 år (gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner). Ordnas systematiskt. Åtskilt från bevarandehandlingar Ordnas systematiskt. Åtskilt från bevarandehandlingar Registreras i ekonomisystem. Raindance Lupin Förvaringen hanteras centralt (pappersoriginal, digitala kopior och elektroniska original). Rättelseverifikationen i Raindance ska hänvisa till faktura i Lupin. På fakturan i Lupin ska hänvisning till rättelseverifikationen i Raindance göras Rätta eller vidarefördela utgifter, ej faktura eller lön Hantera underlag till hantering av kostnader Bokföringsorder, ej faktura eller lön Underlag till faktura eller bokföringsorder RAFS 2015:2 Gallras efter 17 år (gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner). Registreras i ekonomisystem. RAFS 2015:2 Gallras efter 10 år. (EU 17 år.) Ordnas systematiskt eller registreras i inköpsverktyg/ ekonomisystem. Tidverifikat bokförs i Raindance och lagras då centralt. Underlag utgörs av tid som redovisats i Raindance och som också lagras centralt. Raindance Förvaringen hanteras centralt i ekonomisystem. Lupin/Raindance Åtskilt från bevarandehandlingar Underlag som i original finns på papper förvaras lokalt, t.ex. original av kvitton. Eventuell skannad kopia bifogas i Lupin/Raindance endast om det krävs pga regelverk (t.ex. deltagarförteckning, program vid representation) eller om det underlättar i den fortsatta hanteringen. Annars räcker det med hänvisning. Gallringsbara elektroniska/digitala originalunderlag lagras i Lupin/Raindance och gallras då efter 17 år Sida 8 av 56

9 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Löpande ekonomihantering Hantera betalningar Underlag, betalning RAFS 2015:2 Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från bevarandehandlingar Hantera bokföring, inkl. rättelser, av balansposter Bokföringsorder RAFS 2015:2 Gallras efter 10 år. Registreras i ekonomisystem. Raindance Enligt 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Exempel: Avstämningsinformation från banker, bankgirobetalningsuppgifter, plusgirobetalningsuppgifter, utlandsbetalningsuppgifter, checkbetalningsuppgifter, betalningsförslag, betalningsjournaler Hantera underlag till hantering av balansposter Underlag, balansbokföring RAFS 2015:2 Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt eller registreras i ekonomisystem. Raindance Åtskilt från bevarandehandlingar Underlag som i original finns på papper förvaras lokalt. Eventuell skannad kopia bifogas i ekonomisystem endast om det underlättar i den fortsatta hanteringen, annars räcker det med hänvisning. Gallringsbara elektroniska originalunderlag förvaras i ekonomisystem och gallras efter 10 år Hantera anläggningar och inventarier Hantera bokföring av Register, inventarier och Bevaras. Registreras i Raindance Enligt instruktion på sid. 1 anläggningstillgångar anläggningstillgångar ekonomisystem Inventera Protokoll, inventering Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1 anläggningstillgångar Hantera ekonomirapportering till andra myndigheter Sammanställa delårsrapport Delårsrapport med specifikation Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Enligt 8 kap förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag Rapportera räkenskaper till statsredovisningen Genomföra övrig ekonomisk rapportering till andra myndigheter Rapportering, räkenskaper till statsredovisningen Ekonomisk rapport till annan myndighet RAFS 2015:2 Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt. Filer skapas ur ekonomisystem. Åtskilt från RAFS 2015:2 Gallras efter 2 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från Enligt 21 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring och förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem. Rapportering som visar att räkenskaperna överensstämmer med årsredovisningen. Upphandlingar kan vara av typen direktupphandling, förenklad upphandling eller öppen upphandling. Prisbeloppet avgör. De två förstnämnda hanteras lokalt medan öppen upphandling sköts av s upphandlingsavdelning. En öppen upphandling kan vara objektsupphandling eller ramavtal. Ett ramavtal får förlängas upp till fyra år. Det finns dessutom enstaka undantag på Hantera offentliga upphandlingar ramavtal mer än 4 år Hålla MBLförhandlingar MBLprotokoll, upphandling Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Utgör ett eget ärende, skilt från upphandlingen. inför upphandling Besluta om direktupphandling Beslut, direktupphandling Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Vid direktupphandling över kr eller undantagsvis vid högre belopp Ta fram underlag för upphandling Underlag, upphandling Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Vid direktupphandling över kr och vid samtliga förenklade upphandlingar Be om offerter vid Offertförfrågan, Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Direktupphandling över kr. direktupphandling direktupphandling Ta emot offert Offert, direktupphandling Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Direktupphandling över kr Meddela leverantör vid Meddelande till leverantör Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. direktupphandling Besluta anskaffning Anskaffningsbeslut Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Förekommer inom alla former av upphandling Göra avstegsanmälan Avstegsanmälan Bevaras. Diarieförs W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Sida 9 av 56

10 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Ta fram underlag för Underlag, öppen upphandling RAFS 1991:6 (ändr. Gallras efter genomförd upphandling. Ordnas systematiskt. Åtskilt från öppen upphandling Utfärda eller ta emot Fullmakt, upphandling Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Vid samordnad upphandling. fullmakt för upphandling Ta emot beställning av Beställning, upphandling Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. upphanding Upprätta Förfrågningsunderlag, Bevaras. Diarieförs. Registreras i W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. förfrågningsunderlag upphandling upphandlingssystem. TendSign Annonsera Annons, upphandling Bevaras. Registreras i TendSign Enligt instruktion på sid. 1. upphandlingssystem Ta emot anbud Anbud OSL 19 kap. 3 2 st. ; OSL 31 kap. 16 RAFS 2013:1 Gallras eller återlämnas 4 år efter dag då avtal slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skickades. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Tendsign Vid överprövning ska samtliga anbud bevaras. Vinnande anbud diarieförs. Ej vinnande anbud registreras i upphandlingssystem. Ej vinnande anbud som inkommit på papper ordnas systematiskt. Om handlingarna kan antas få Vid överprövning ska betydelse för forskning eller förståelse samtliga anbud diarieföras. av handlingar som bevaras, får de inte gallras Öppna anbud Protokoll, öppningsprotokoll Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Besluta att anta anbud Tilldelningsbeslut, upphandling Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Ta emot underrättelse om överprövning Anbud förses med ankomstdatum men hålls oöppnade och är i lagens mening ej inkomna före tidpunkt bestämd för öppnande (TF 2 kap. 6, 2 st). Vinnande anbud diarieförs, ej vinnande anbud ordnas systematiskt. S.k. absolut sekretess gäller för anbuden före fattat tilldelningsbeslut. Därefter kan anbud lämnas ut efter sekretessprövning med hänsyn till OSL 31:16. Underrättelse om överprövning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Förvaltningsdomstols underrättelse till att begäran om överprövning har inkommit. Diarieförs på samma ärende som det ursprungliga. Yttrande, upphandling Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Yttrande till Förvaltningsrätten/ Kammarrätten/ Högsta förvaltningsdomstolen/eudomstolen. Dom, upphandling Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Lämna yttrande över upphandling Ta emot dom angående upphandling Lämna eller ta emot Begäran, prövningstillstånd till Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. begäran om nästa instans prövningstillstånd Upprätta avtal Avtal, upphandling Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Objektsupphandling eller ramavtal Förlänga ramavtal Förlängning, ramavtal Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Godkänna förändring hos Överlåtelseavtal Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. leverantör Göra förnyad Förnyad konkurrensutsättning Bevaras. Diarieförs eller registreras i W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. konkurrensutsättning inköpsverktyg. eller Lupin Säga upp ramavtal Meddelande, förtida uppsägning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Avstå förlänga ramavtal Meddelande, ramavtal ej förlängs Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Förnyad konkurrensutsättning kan göras på LU egna avtal och statliga ramavtal. Diarieförs av verksamheten eller Inköp och upphandling Kontakta leverantör i övriga frågor Kontakta leverantör i övriga frågor Upprätta uppföljningsrapport Upprätta uppföljningsrapport Meddelande till leverantör, Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Annan korrespondens av vikt. Kan gälla utkrävande av viten. övrigt Svar från leverantör Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Annan korrespondens av vikt. Uppföljningsrapport, ramavtal Bevaras. Den slutgiltiga versionen W3D3 Verksamhetsstöd (V) diarieförs. Arbetsversioner TendSign hanteras i upphandlingssystem. Underlag, uppföljningsrapport RAFS 1991:6 (ändr. Gallras efter att slutgiltig uppföljningsrapport har upprättats. Enligt instruktion på sid. 1. Ordnas systematiskt. Åtskilt från Sida 10 av 56

11 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Hantera internt utlysta stipendier och bidrag Ansöka om att inrätta Ansökan, inrätta stipendium Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Ansökningsblankett kan även vara beslutsblankett. lokalt stipendium Fatta beslut att inrätta lokalt stipendium Beslut, inrätta stipendium Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Områdesstyrelse som inrättar stipendium på fakultetens medel Ta emot ansökan om medel ur lokalt inrättat stipendium Ansökan, lokalt inrättat stipendium Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Fatta beslut att tilldela lokalt inrättat stipendium Beslut, tilldela lokalt inrättat stipendium Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Ledigkungöra stiftelseförvaltat stipendium Ta emot ansökan till stiftelseförvaltat stipendium Ta emot ansökan till stiftelseförvaltat stipendium Ta emot ansökan till stiftelseförvaltat stipendium Ta emot ansökan till stiftelseförvaltat stipendium Göra sammanställning av ansökningar till stiftelseförvaltade stipendier Ta emot förslag till mottagare av stiftelseförvaltat stipendium Fatta beslut att tilldela stiftelseförvaltat stipendium Ta emot rekvisition av tilldelat stipendium Ta emot redovisning från stipendiat Ta emot redovisning från stipendiat Ta emot rekvisition från institution gällande stiftelsemedel Fatta beslut om utbetalning av stiftelsemedel till institution Ledigkungörelse, stipendium Bevaras. Diarieförs W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Avser stipendier som hanteras av stiftelseförvaltningen vid. Ansökan, rese och forskningsbidrag RAFS 1991:1, RAFS 2007:1 (ändr. 2008:, 2011:2, 2013:5) Ansökan om beviljade medel i forskningsverksamhet bevaras. Övriga beviljade ansökningar gallras efter 10 år. Ej beviljade ansökningar får gallras efter 2 år. Ansökan, stipendium resa RAFS 2007:1 (ändr. Gallras efter 10 år. Ej beviljade 2008:, 2011:2, 2013:5) ansökningar får gallras efter 2 år. Ansökan, stipendium universitet och nation RAFS 2007:1 (ändr. Gallras efter 10 år. Ej beviljade 2008:, 2011:2, 2013:5) ansökningar får gallras efter 2 år. Ansökan, stipendium övriga RAFS 2007:1 (ändr. Gallras efter 10 år. Ej beviljade 2008:, 2011:2, 2013:5) ansökningar får gallras efter 2 år. Registreras i Stipendiehanteringssystem Fakulteternas rese och forskningsbidrag, främst avsedda för stipendiehanteringssystem anställda.. Registreras i stipendiehanteringssystem. Registreras i stipendiehanteringssystem. Registreras i stipendiehanteringssystem. Stipendiehanteringssystem Resestipendier för studenter på grund och avancerad nivå. Stipendiehanteringssystem Universitetsstipendierna delas ut till studenter på grund och avancerad nivå. Nationsstipendierna kan även delas ut till doktorander. Stipendiehanteringssystem Sammanställning, ansökningar Bevaras. Diarieförs W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Sammanställning kan skickas till fakultet, nation eller liknande, som föreslår mottagare av stipendium. Förslag, stipendiemottagare Bevaras. Diarieförs W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Förslag från fakultet, nation eller liknande. Beslut, tilldela stipendium Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Samtliga beslut i original hålls samlade vid donationsförvaltningen. Rekvisition, tilldelat stipendium RAFS 2004:3 (ändr. 2012:4) Redovisning från stipendiat, RAFS 2004:3 (ändr. ekonomisk 2012:4) Redovisning från stipendiat, innehållslig Rekvisition från institutioner, stiftelsemedel Beslut, utbetalning av stiftelsemedel till institutioner Gallras efter 10 år. (EU 17 år.) Ordnas systematiskt. Åtskilt från Gallras efter 10 år. (EU 17 år.) Registreras i Stipendiehanteringssystem stipendiehanteringssystem. Stipendiehanteringssystem Bevaras. Registreras i stipendiehanteringssystem. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Sida 11 av 56

12 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Ta emot rekvisition av Rekvisition, medel ur rektors Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. medel ur rektors fonder fonder Fatta beslut om Beslut, utbetalning ur rektors Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. utbetalning ur rektors fonder fonder Återkräva tilldelat Återkrav, stipendium Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. stipendium Ta emot ansökan om Ansökan, lärarutbyte Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. lärarutbyte Fatta beslut om Beslut, lärarutbyte Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. lärarutbyte Ta emot ansökan om Ansökan, medel för disputation Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. medel för dispuation Fatta beslut om medel för Beslut, medel för disputation Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. disputation Hantera donationer Ta emot testamente Testamente Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Ta emot gåvobrev Gåvobrev Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Ta emot donationsurkund Donationsurkund Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Ta emot Boutredningshandlingar Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. boutredningshandlingar Hantera försäkringar Lämna underlag för Underlag, försäkring Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. försäkring Beställa försäkring Beställning, försäkring Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid Ta emot Bekräftelse, försäkring Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. försäkringsbekräftelse Ta emot Riktlinjer/information, försäkring Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. försäkringsinformation och riktlinjer Ta emot Rapport/utfallsredovisning, Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. utfallsredovisning försäkring Göra skadeanmälan Skadeanmälan, Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. försäkringsärende Ta emot beslut i Beslut, försäkringsärende Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. försäkringsärende Hantera ekonomi: övrigt Ta emot eller skicka Bestridande, faktura Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1. bestridande av faktura Stämma av räkenskaper i Avstämningslista, RAFS 1991:6 (ändr. Gallras efter 1 månad. ekonomisystem räkenskapsinformation Hantera instruktioner och Instruktioner och program RAFS 2015:2 Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från Förvaras lokalt. program Instruktioner och program till programmerbara kassaapparater, kontokuranter, lagerinventeringslistor, m.m Presentera ekonomiska händelser som grundbokföring Grundbokföring Bevaras. Hanteras i ekonomisystem. Raindance Enligt instruktion på sid. 1 De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan Vid arkivering ska relevant sammanställning överföras till system för långtidslagring. presenteras i registreringsordning (dagbok) enligt 8 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring Sida 12 av 56

13 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Presentera ekonomiska händelser som huvudbokföring Huvudbokföring Bevaras. Hanteras i ekonomisystem. Vid arkivering ska relevant sammanställning överföras till system för långtidslagring. Raindance Enligt instruktion på sid. 1 De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok) enligt 8 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring Presentera ekonomiska händelser som sidoordnad bokföring Sidoordnad bokföring Bevaras. Hanteras i ekonomisystem. Raindance Enligt instruktion på sid. 1 De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan Vid arkivering ska relevant sammanställning överföras till system för långtidslagring. presenteras per redovisningsperiod i reskontror enligt 11 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring Söka externa medel (ej forskning) Söka externa medel (ej forskning) Ansökan, externa medel (ej forskning) Ta emot beslut om Beslut, externa medel (ej externa medel (ej forskning) forskning) Upprätta avtal om externa medel (ej forskning) Avtal, externa medel (ej forskning) Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1 Bevaras. Diarieförs. W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1 Även mottaget beslut om avslag diarieförs. Bevaras. Diarieförs W3D3 Verksamhetsstöd (V) Enligt instruktion på sid. 1 Bidragsavtal, uppdragsavtal, sponsorsavtal. Ej forskning Rekvirera bidragsmedel Rekvisition, bidrag Bevaras. Rekvisition skapas i ekonomisystem, tas ut på papper och skickas. Diarieförs. 2.2 Hantera personalfrågor Tillsätta anställning Ta emot ospecificerad Ospecificerad ansökan till RAFS 2004:1 (ändr. ansökan till anställning anställning 2012:3) Anhålla om att inrätta Anhållan, inrätta anställning Bevaras. Registreras i anställning Ansöka om dispens från Ansökan, dispens anställning Bevaras. Registreras i anställningsstopp Fatta beslut att inrätta Beslut, inrätta anställning Bevaras. Registreras i anställning Kalla person till professur Kallelse, professur Bevaras. Registreras i Ta emot förslag till anställning av rektor eller prorektor Förslag, anställning rektor/prorektor W3D3 Verksamhetsstöd (V) Raindance Enligt instruktion på sid. 1 Gallras direkt efter besvarande. Rekryteringssystemet (PA) Rekryteringssystemet (PA) Rekryteringssystemet (PA) Rekryteringssystemet (PA) Kallelse till professor kan ske enligt högskoleförordningen 4 kap. 7. Skäl för anställningens betydelse ska bevaras. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Ledigkungöra anställning Ledigkungörelse, anställning Bevaras. Registreras i Ta emot ansökan till Ansökan, anställning RAFS 2004:1 (ändr. Handlingar i Rekryteringssystemet Registreras i anställning 2012:3) bevaras tills vidare. I övriga ärenden bevaras ansökan från personen som fått tjänsten, samt en lista över samtliga sökande. Övriga ansökningar gallras efter 2 år. Rekryteringssystemet (PA) Rekryteringssystemet (PA) Sida 13 av 56

14 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Ta emot ansökan till anställning Bilagor, ansökan anställning RAMS 2005:31 Handlingar i Rekryteringssystemet bevaras tills vidare. Tryckta eller på annat sätt publicerade skrifter som används för meritvärdering får återlämnas till sökande när anställningsbeslutet vunnit laga kraft. Bibliografiska referenser ska bevaras. Registreras i Rekryteringssystemet (PA) Ta emot ansökan till anställning Ta emot återtagande av ansökan Komplettering, ansökan anställning RAFS 2004:1 (ändr. 2012:3), RAMS 2005:31 Handlingar i Rekryteringssystemet Registreras i bevaras tills vidare. I övriga ärenden bevaras handlingar från personen som fått tjänsten. Övriga gallras efter 2 år. Tryckta eller på annat sätt publicerade skrifter som används för meritvärdering får återlämnas till sökande när anställningsbeslutet vunnit laga kraft. Bibliografiska referenser ska bevaras. Återtagande, ansökan Bevaras. Registreras i Ta referenser vid rekrytering Referensanteckningar, anställning Bevaras. Registreras i Anordna test vid Testresultat, anställning OSL 39 Bevaras. Registreras i rekrytering kap. 5 a Fatta beslut att anlita Beslut, anlita sakkunniga Bevaras. Registreras i sakkunniga vid anställning Rekryteringssystemet (PA) Rekryteringssystemet (PA) Den sökande återtar sin egen ansökan skriftligen eller muntligen. Skriftligt återtagande bevaras. Vid muntligt återtagande måste tjänsteanteckning om detta göras i ärendet. Rekryteringssystemet (PA) Rekryteringssystemet (PA) Uppgifter som hänför sig till urvalstester kan beläggas med sekretess. Rekryteringssystemet (PA) Utfärda instruktioner till sakkunniga Instruktioner till sakkunniga Bevaras. Registreras i Ta emot Sakkunnigutlåtande, anställning Bevaras. Registreras i sakkunnigutlåtande Anordna provföreläsning Provföreläsningshandlingar Bevaras. Registreras i Genomföra möte inför Protokoll, personaltillsättning Bevaras Registreras i personaltillsättning Fatta beslut om Beslut, anställning Bevaras. Registreras i anställning Rekryteringssystemet (PA) Rekryteringssystemet (PA) Rekryteringssystemet (PA) Rekryteringssystemet (PA) Rekryteringssystemet (PA) Beslut får överklagas till Överklagandenämnden för högskolan enligt högskoleförordningen 12 kap. 2. Gäller dock ej beslut om anställning som doktorand. Rekryteringssystemet (PA) Fatta beslut att avbryta rekrytering Ta emot överklagande av anställningsbeslut Lämna yttrande i överklagat anställningsärende Ta emot beslut i Beslut, överklagande beslut överklagat anställning anställningsärende Fatta beslut att förlänga Beslut, förlängning av anställning Bevaras. Registreras i Rekryteringssystemet (PA) anställning Hantera pågående anställning Hantera löner och ersättningar (inkl. underlag) Fatta beslut om lön Beslut, lön Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Beslut, avbruten rekrytering Bevaras. Registreras i Överklagande, beslut anställning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Handlingar rörande överklagande diarieförs i separat ärende, ej i det ursprungliga anställningsärendet. Yttrande i överklagat beslut om Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Handlingar rörande överklagande diarieförs i separat ärende, anställning ej i det ursprungliga anställningsärendet. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Handlingar rörande överklagande diarieförs i separat ärende, ej i det ursprungliga anställningsärendet Sida 14 av 56

15 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Ta emot aviseringar Avisering, adressändring RAFS 2006:5 (ändr. 2012:9) Gallras efter 3 månader. Ordnas systematiskt. Åtskilt från Ta emot aviseringar Aviseringar och övriga Bevaras. Ordnas systematiskt. Avisering om namnändring, utdrag ur folkbokföringen etc. handlingar, namnändring Ta emot arvodesräkning Arvodesräkning RAFS 2006:5 (ändr. Arvodesuppgifter fr.o.m.1995 gallras Ordnas systematiskt. Åtskilt från 2012:9) efter 10 år. Registreras i lönesystem Ta emot flexrapport Flexrapport RAFS 2006:5 (ändr. Gallras efter 2 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från 2012:9) Ta emot skatteuppgifter, Skatteuppgifter, jämkningsbeslut, RAFS 2006:5 (ändr. Gallras efter 2 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från jämkningsbeslut, begäran begäran om höjning av 2012:9) om höjning av skatteavdrag m.m. skatteavdrag m.m Ta emot beslut om Beslut, utmätning av lön RAFS 2006:5 (ändr. Gallras efter 2 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från utmätning av lön 2012:9) Ta emot Blankett, utlägg gjorda i tjänsten RAFS 2006:5 (ändr. Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från Förekommande kvitton bifogas blanketten. utläggsredovisning 2012:9) Ta emot underlag för Underlag, skatteförmåner RAFS 2006:5 (ändr. Gallras efter 2 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från skatteförmåner 2012:9) Ta emot ansökan om reseförskott Blankett, reseförskott RAFS 2006:5 (ändr. 2012:9) Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från Ta emot reseräkning Reseräkningar med bilagor RAFS 2006:5 (ändr. 2012:9) Ta emot underlag för manuellt utbetald lön Underlag, manuellt utbetald lön RAFS 2006:5 (ändr. 2012:9) Hantera övertids eller Uppgift, övertid/mertid RAFS 2006:5 (ändr. mertidsuppgifter 2012:9) Ta emot sjukanmälan Anmälan, sjukfrånvaro RAFS 2006:5 (ändr. 2012:9) Ta emot sjukanmälan Anmälan, vård av sjukt barn RAFS 2006:5 (ändr. VAB 2012:9) Ta emot ansökan om Ansökan, föräldraledighet och RAFS 2006:5 (ändr. föräldraledighet eller tjänsteledighet 2012:9) tjänstledighet Reseräkningar t.o.m bevaras. Reseräkningar fr.o.m gallras efter 10 år. 17 år om det avser EUfinansierade projekt. Registreras i Primula. Undertecknade räkningar ordnas systematiskt. Primula Åtskilt från Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från Gallras efter 2 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från Gallras efter 2 år. Registreras i Primula. Primula Gallras efter 2 år. Registreras i Primula. Primula Genomförda resor samt utlägg i samband med resor. Tjänstledighetsansökningar för ledighet kortare än 6 månader får gallras med 2 års frist, ledighetsansökningar för ledighet längre än 6 månader får gallras efter 2 år under förutsättning att uppgifter om tiden och orsaken till tjänstledigheten framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när och frånvaro under kalenderåret eller motsvarande handlingar som bevaras. Ordnas systematiskt. Ansökningsblankett kan även vara beslutsblankett Fatta beslut om föräldraledighet eller tjänstledighet Fatta beslut om föräldraledighet eller tjänstledighet Ta emot återkallande av tjänstledighet Beslut, föräldraledighet och tjänstledighet mer än 6 månader. Beslut, föräldraledighet och tjänstledighet mindre än 6 månader Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Om beslutsblankett även är ansökningsblankett bevaras även ansökan. Bevaras. Beslut registreras i Primula. Primula Återkallande, tjänstledighet Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Sida 15 av 56

16 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Ta emot läkarintyg Läkarintyg OSL 21 kap. 6 RAFS 2006:5 (ändr. 2012:9) Ta emot sjukförsäkran Sjukförsäkran RAFS 2006:5 (ändr. 2012:9) Kopior av läkarintyg där original skickas till Försäkringskassan får gallras efter 2 år, läkarintyg i original efter 10 år. Gallras efter 10 år. Får gallras efter 2 år under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om näroch frånvaro under kalenderåret eller motsvarande handlingar som bevaras. Ordnas systematiskt. Längre tids sjukfrånvaro där läkarintyget i original översänts till Försäkringskassan. Läkarintyg för kortare sjukfrånvaro behålls i original vid universitetet. Registreras i Primula. Primula Ta emot rekvisition för Rekvisition, ersättning friskvård RAFS 2006:5 (ändr. Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från ersättning 2012:9) Ta emot rekvisition för Rekvisition, ersättning läkarvård RAFS 2006:5 (ändr. Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från ersättning och läkemedel 2012:9) Anhålla om institutionstjänstgöring för doktorand Anhållan, institutionstjänstgöring RAFS 2006:5 (ändr. 2012:9) Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt Åtskilt från Samma handling kan innehålla både anhållan och beslut. Skickas i original till lönekontoret. Institutionen behåller en kopia Fatta beslut om institutionstjänstgöring Beslut, institutionstjänstgöring RAFS 2006:5 (ändr. 2012:9) Registrering i Primula bevaras. Pappersunderlaget gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt. Beslut registreras i Primula Skickas i original till lönekontoret. Kopia behålls vid institutionen samt läggs i doktorandens akt. för doktorand Primula Fatta beslut om lön vid Beslut, lön vid etapplyft Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Avser doktorander. etapplyft Sammanställa lönearter Sammanställning, lönearter Bevaras. Registreras i lönesystem. Primula Enligt instruktion på sid. 1. Kodbeskrivning till lönearterna i ett digitalt lönesystem. Benämns även löneartsförteckningar Sammanställa och specificera löner Sammanställning, löner Bevaras. Se kommentar. Registreras i lönesystem. Primula Enligt instruktion på sid. 1. Benämns även lönelistor. Central förvaring i lönesystem. Lokala sammanställningar kan tas ut på papper men behöver inte bevaras Sammanställa och specificera löner Specifikation, löner Bevaras. Se kommentar. Registreras i lönesystem. Primula Enligt instruktion på sid. 1. Benämns även löneartsförteckningar. Central förvaring i lönesystem. Lokala sammanställningar kan tas ut på papper men behöver inte bevaras Hantera personalvårdande verksamhet Ta emot ansökan om högriskskydd Ansökan, högriskskydd RAFS 2006:5 (ändr. 2012:9) Ta emot beslut från Beslut från Försäkringskassan: RAFS 2006:5 (ändr. Försäkringskassan om ersättning från första sjukdagen 2012:9) ersättning från första sjukdagen Upprätta patientjournal Patientjournal, personal OSL 25 kap. 1 Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från Gallras efter 10 år. Ordnas systematiskt. Åtskilt från Bevaras. Ordnas systematiskt/registreras i journalsystem. För arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro. Högriskskydd/särskilt högriskskydd Göra rehabiliteringsutredning Utredning, rehabilitering Bevaras Registreras i rehabiliteringssystem. Adato Rehabiliteringsutredningar görs på samtliga nivåer i organisationen då närmaste chef har arbetsmiljöansvaret Göra utredning om Utredning, psykosocial Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. psykosocial arbetsmiljö arbetsmiljö individnivå Ta emot anmälan om Anmälan, arbetsskada Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. arbetsskada Ta emot anmälan om Anmälan, tillbud personal Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. tillbud Hantera personalutveckling och personalförändring Ta emot anmälan om bisyssla Anmälan, bisyssla Bevaras. Registreras i Primula. Primula. Anmälningsblankett är även beslutsblankett Sida 16 av 56

17 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Genomföra personalutveckling Personalutvecklingshandlingar Bevaras. Ordnas systematiskt. Handlingar rörande personalutveckling, personalvård etc; t.ex. KIAar, CED:s verksamhet, workshop etc. Inkluderar smaterial, deltagarlistor Kursbevis, intern Bevaras. Ordnas systematiskt. Arkivexemplar av utfärdade kursbevis bevaras Genomföra personalutveckling Genomföra Dokumentation, Bevaras. Ordnas systematiskt. utvecklingssamtal utvecklingssamtal Genomföra lönesamtal Dokumentation, lönesamtal Bevaras. Ordnas systematiskt Upprätta personalplan för Personalplan, lärare Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Fördelning av arbetsuppgifter för lärare. Ett ärende per lärare individ Ta emot ansökan om Ansökan, befordran Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. befordran Upprätta eller ta emot Underlag, befordran Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. underlag för befordran Genomföra möte inför Protokoll, befordran Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. befordran Fatta beslut att anlita Beslut, anlita sakkunniga vid Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. sakkunniga vid befordran befordran Utfärda instruktioner till Instruktioner till sakkunniga, Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. sakkunniga vid befordran befordran Fatta beslut om befordran Beslut, befordran Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Ta emot anspråk på företrädesrätt till anställning med högre sysselsättningsgrad Ta emot och upprätta underlag vid ändrad organisatorisk placering Fatta beslut om ändrad organisatorisk placering Anspråk företrädesrätt, anställning med högre sysselsättningsgrad Underlag, ändrad organisatorisk placering Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Beslut, ändrad organisatorisk Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. placering Upprätta emeritusavtal Avtal, emeritus Bevaras Diarieförs W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Hantera personaldisciplinära frågor Ta emot anmälan om Anmälan, vetenskaplig oredlighet Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. vetenskaplig oredlighet Göra förberedande undersökning av misstänkt vetenskaplig oredlighet Förberedande undersökning, vetenskaplig oredlighet Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Sammanställa beslutsunderlag Fatta rektorsbeslut angående vetenskaplig oredlighet Genomföra fullständig utredning av misstänkt vetenskaplig oredlighet Genomföra fullständig utredning av misstänkt vetenskaplig oredlighet Ta emot anmälan om diskriminering eller åsidosättande av lika villkor Underlag, vetenskaplig oredlighet Rektorsbeslut, vetenskaplig oredlighet Fullständig utredning, vetenskaplig oredlighet Redogörelse av utredning, vetenskaplig oredlighet Anmälan, diskriminering och lika villkor Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Sida 17 av 56

18 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Ta emot eller upprätta Underlag, diskriminering och lika Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. underlag angående diskriminering eller åsidosättande av lika villkor villkor Fatta beslut angående diskriminering eller åsidosättande av lika villkor Ta emot anmälan om misstänkt tjänstefel Göra polisanmälan mot anställd Beslut, diskriminering och lika villkor Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Anmälan, tjänstefel Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Polisanmälan, anställd Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Ta emot dom mot anställd Dom, anställd Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Avser dom i allmän domstol, ej arbetstvist Göra anmälan om brott Anmälan, brott mot Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. mot anställningsavtal anställningsavtal Fatta beslut om åtgärd vid Beslut, brott mot Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. brott mot anställningsavtal anställningsavtal Utfärda varning vid brott Varning, brott mot Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. mot anställningsavtal anställningsavtal Meddela löneavdrag vid Meddelande om löneavdrag Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. brott mot anställningsavtal Ansöka om stämning Stämning, arbetstvist Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. avseende arbetstvist Ta emot dom avseende Dom, arbetstvist Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. arbetstvist Överklaga dom avseende arbetstvist Överklagande, arbetstvist Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Handlingar rörande överklagande diarieförs på det ursprungliga ärendet Hantera övriga frågor rörande pågående anställning Ta emot förfrågan från annan myndighet angående anställd Förfrågan från annan myndighet angående anställd RAFS 1991:6 (ändr. Gallras omedelbart efter besvarande. Ordnas systematiskt. Åtskilt från Kan röra sig om begäran om uppgifter från Skattemyndigheten, Försäkringskassan, Kronofogden m.fl Lämna eller ta emot ansökan om bidrag eller arbetshjälpmedel Fatta beslut om utlandsstationering av universitetets personal Upprätta avtal om utlandsstationering av universitetets personal Avveckla anställning Hantera entledigande Ta emot anhållan om entledigande Fatta beslut om entledigande Utfärda tjänstgöringsbetyg vid entledigande Ansökan, bidrag och arbetshjälpmedel Beslut, utlandsstationering av universitetets personal Avtal, utlandsstationering av universitetets personal Bevaras. Ordnas systematiskt. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Anhållan, entledigande Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Beslut, entledigande Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Tjänstgöringsbetyg, entledigande Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Sida 18 av 56

19 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Utfärda tjänstgöringsintyg vid entledigande Hantera uppsägning Genomföra möte angående uppsägning Hålla MBLförhandling angående uppsägning Göra omplaceringsutredning inför eventuell uppsägning Fatta beslut om uppsägning Tjänstgöringsintyg, entledigande Bevaras. Ordnas systematiskt. Protokoll, uppsägning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. MBLprotokoll, uppsägning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Omplaceringsutredning, uppsägning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Beslut, uppsägning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Meddela uppsägning Uppsägningsbesked Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Två exemplar upprättas, ett med underskrift som överlämnas till den som sägs upp och ett arkivexemplar Lämna uppsägningsintyg Intyg, uppsägning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Intyg till Trygghetsstiftelsen. till Trygghetsstiftelsen Ta emot ansökan om Ansökan, företrädesrätt vid Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. företrädesrätt vid uppsägning uppsägning Utfärda Tjänstgöringsbetyg, uppsägning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. tjänstgöringsbetyg vid uppsägning Utfärda tjänstgöringsintyg Tjänstgöringsintyg, uppsägning Bevaras. Ordnas systematiskt. vid uppsägning Avveckla tidsbegränsad anställning Lämna varsel om att tidsbegränsad anställning upphör Varsel, tidsbegränsad anställning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Endast arbetstagare som varit tidsbegränsat anställd mer än 12 månader varslas. Det av arbetstagaren underskrivna originalet behålls. Kopia lämnas till den varslade Ta emot ansökan om företrädesrätt efter tidsbegränsad uppsägning Utfärda tjänstgöringsbetyg vid upphörd tidsbegränsad anställning Utfärda tjänstgöringsintyg vid upphörd tidsbegränsad anställning Ansökan, företrädesrätt efter tidsbegränsad anställning Tjänstgöringsbetyg, tidsbegränsad anställning Tjänstgöringsintyg, tidsbegränsad anställning Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Bevaras. Ordnas systematiskt Hantera pension Ta emot ansökan om delpension Fatta beslut om delpension Ta emot ansökan om ålderspension Fatta beslut om ålderspension Ta emot ansökan om sjukpension Ansökan, delpension Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Beslut, delpension Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Ansökan, ålderspension Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Beslut, ålderspension Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Ansökan, sjukpension Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Sida 19 av 56

20 Gäller fr.o.m KSkod Aktivitet Handlingstyp Sekretess Gallringsföreskrifter Bevaras/Gallras Hantering/Registrering Systemstöd Förvaring Kommentar Fatta beslut om sjukpension Ta emot underlag för efterlevandepension Beslut, sjukpension Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Underlag, efterlevandepension Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Dödsfallsintyg, handlingar från kontakt med Statens tjänstepensionsverk, Skattemyndigheten m.fl. avseende avliden. Beslut, efterlevandepension Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Fatta beslut om efterlevandepension Utfärda Tjänstgöringsbetyg, pension Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. tjänstgöringsbetyg vid pension Utfärda tjänstgöringsintyg Tjänstgöringsintyg, pension Bevaras. Ordnas systematiskt. vid pension Hantera uppdrag Ta emot förslag till uppdrag eller affiliering Fatta beslut om uppdrag eller affiliering Fatta beslut om uppdragstillägg Utfärda föreskrifter för uppdrag Ta emot avsägelse av uppdrag Hantera utnämningar Ta emot ansökan om utnämning till meriterad lärare Fatta beslut om utnämning till meriterad lärare Ta emot ansökan om utnämning till excellent lärare Fatta beslut om utnämning till excellent lärare Genomföra möte angående utnämning till annan kompetenstitel Fatta beslut om utnämning till annan kompetenstitel Ta emot ansökan till docentur Förslag, uppdrag/affiliering Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Förslag att utse prefekt, husprefekt, Quality Manager, föreståndare samt affiliering av lärare/forskare. Beslut, uppdrag/affiliering Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Beslut att utse prefekt, husprefekt, Quality Manager, föreståndare samt affiliering av lärare/forskare. Beslut, uppdragstillägg Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Beslut om uppdragstillägg ingår ofta i beslut om uppdrag. Föreskrifter, uppdrag Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Avsägelse, uppdrag Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Uppdragsinnehavarens egen avsägelse. Ansökan, meriterad lärare Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Beslut, meriterad lärare Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Ansökan, excellent lärare Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Beslut, excellent lärare Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Protokoll, annan kompetenstitel Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Annan kompettenstitel: samlingsterm. Beslut, annan kompetenstitel Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. Annan kompettenstitel: samlingsterm. Ansökan, docent Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Fatta beslut att anlita Beslut, anlita sakkunniga vid Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. sakkunniga vid utnämning utnämning till docent Utfärda instruktioner till Instruktioner till sakkunniga vid Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid. 1. sakkunniga vid utnämning utnämning till docent Ta emot sakkunnigutlåtande vid utnämning till docent Sakkunnigutlåtande, docent Bevaras. Diarieförs. W3D3 Personal (P) Enligt instruktion på sid Sida 20 av 56