ARKIVBILDNINGSPLAN för räkenskaper. Luleå tekniska universitet
|
|
- Ludvig Sundberg
- för 8 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Fastställd den: , RE-beslut Ersätter enhetschefsbeslut 1-06 De te fabula narratur Det är om dig det berättas här ARKIVBILDNINGSPLAN för räkenskaper Luleå tekniska universitet Gäller fr.o.m
2 Arkivhjälpen Alpha Håkan Olsson Version Innehållsförteckning ARKIVBILDNINGSPLAN... 2 Räkenskapssystem... 2 Räkenskapshandlingar... 2 Bevarande av räkenskapshandlingar... 3 Gallring av räkenskapshandlingar... 3 Verifikationer i EU-projekt... 3 Diarieföring av räkenskapshandlingar... 4 Avställning av räkenskapshandlingar... 4 Bilaga 1. Handlingar som årligen bevaras i årsredovisningar/bokslut med specifikationer, G1A... 5 Bilaga 2. Tillämpningsbeslut av RA-FS 1991:6 (1997:6 ändrad och omtryckt) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse... 6 Arkivbildningsplan: Tablå över serier
3 ARKIVBILDNINGSPLAN Räkenskapssystem Räkenskapssystemet Agresso bestående av grund-/huvudbokföring, leverantörsreskontra, kundreskontra, anläggningsregister fr.o.m. 1999, projekt- och tidredovisning, budgetering och budgetuppföljning omfattar huvuddelen av räkenskapsserierna vid LTU sedan införandet 1997, se tablå sid. 7. LTU har egen licens och kör systemet på egna servrar. All redovisning av löner och kostnadsersättningar till anställda går genom Palasso. Detta tillhandahålls av WM-data. Resekostnadsersättningar redovisas i Tur&Retur sedan Uppgifterna överförs månatligen till Palasso och därifrån likaså månatligen tillsammans med löneuppgifterna in i Agresso. Verifikationsmaterialet är i hög grad digitaliserat genom att alla leverantörs-, kund- och internfakturor finns i antingen digitala original eller som skannade kopior. Leverantörsfakturorna skannas som regel hos ibusiness och för beställning av resor anlitas Diners som skickar resefakturorna via fil till LTU. Fondkapital för stiftelser ingick t.o.m i redovisningen för LTU, men övergick till att bli förvaltningsanknutna stiftelser med egen redovisning skött av LTU. Räkenskaperna för dessa ingår i föreliggande arkivbildningsplan, liksom för två donationsfonder som är en del av myndighetskapitalet, men som det ändå upprättas separata årsredovisningar för, och för några i princip helt självständiga stiftelser, för vilka LTU ändå upprättar årsredovisningarna. Räkenskapshandlingar Handlingar till respektive system finns i form av verifikationer av indata, handlingar i systemen och utdatalistor. För att tillgodose kravet i förordningen om myndigheters bokföring (SFS 2000:606) om att bokföringskedjan ska kunna följas i minst 10 års tid kan handlingarna sparas antingen inom systemen eller genom utdatalistor. Loggning av ändringar i systeminställningar och systemhistorik i Agresso riskerar att gå förlorade i samband med versionsbyten av programmet och givetvis än mer vid ett eventuellt framtida programbyte. För att det ska vara möjligt att förstå bokföringsinformationen över tiden behöver därför vissa rapporter och skärmbilder skrivas ut minst vart 5:te år och bifogas systemdokumentationen, vilka det är framgår av tablån. Inför program- och versionsbyten bör också alla ändringsloggar skrivas ut och bifogas systemdokumentationen. Det finns inget avtal som förbinder WM-data att behålla alla uppgifter i Palasso i minst 10 år, så all information i systemet som behöver sparas under minst 10 års tid behöver skrivas ut. 2
4 Förutom handlingar direkt knutna till räkenskapssystem finns handlingar knutna till använda betalningstjänster i form av kontoutdrag m.m. Bevarande av räkenskapshandlingar En viktig del av räkenskapshandlingarna skall bevaras för all framtid. Vilka handlingar som skall bevaras framgår övergripande av RA-FS 2004:3: Årsredovisningar/bokslut Specifikationer till årsredovisningar Övriga viktiga rapporter kopplade till redovisningen Räkenskapssystem på datamedium, så att innehållet i grundbok, huvudbok, reskontror och anläggningsregister ska kunna presenteras kronologiskt och systematiskt Systemdokumentation Vid LTU ryms huvuddelen av ovan nämnda handlingar i serierna G1-G2 och G4. Vilka handlingar som bör ingå i serien årsredovisningar/bokslut med specifikationer framgår särskilt av bilaga 1. Dessutom skall årsjournal Palasso och krossreferenslistor till denna som visar personalorganisationen bevaras enligt RA-FS 1996:4, vilket sker genom arkivläggning i serie G3. Årsredovisningar för stiftelser bevaras i serien G6 som en del av LTU:s arkiv. Gallring av räkenskapshandlingar Gallring av viktiga räkenskapshandlingar stöder sig på ovan åberopade generella gallringsföreskrifter från Riksarkivet. För räkenskapshandlingar av ringa eller tillfällig betydelse skall myndigheten fatta eget tillämpningsbeslut enligt RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt som RA-FS 1997:6). Tillämpningsbeslut enligt denna framgår av bilaga 2. Vilka gallringsbestämmelser som åberopas för varje särskild serie framgår av tablån. Verifikationer i EU-projekt För att kunna uppfylla de krav som finns för redovisning av EU-projekt har gallringsfristen för huvuddelen av verifikationsmaterialet generellt förlängts från 10 till 13 år. I de fall som originalfakturor krävs vid revision rekvireras de från ibusiness. 3
5 Diarieföring av räkenskapshandlingar Diarieföring och räkenskapsföring är två alternativa metoder att systematisera information och handlingar, vilka mestadels är åtskilda, men som ibland korsas och då kan framkalla mindre lyckade kombinationer av hur handlingarna ordnas, om inte reglerna för detta är nog tydliga och konsekventa. Följande gäller för hur viktiga rapporter diarieförs och bevaras bland diarieförda handlingar och bland räkenskapsserier. Till regeringen m.fl. myndigheter skickas en kopia av den signerade årsredovisningen. En arkivkopia av denna autenticeras genom påskrift av expedieringsdatum och signatur och läggs till serien diarieförda handlingar. Det av styrelsen signerade originalexemplaret av årsredovisningen läggs i G1A, liksom den av rektor beedigade bokslutstablån. Delårsrapporter, budgetunderlag, verksamhetsplan och budget, budgetuppföljning 1, budgetuppföljning 2 och intern verksamhetsberättelse diarieförs och bevaras bland diarieförda handlingar. Arkivexemplar av mångfaldigade intern verksamhetsberättelse och intern verksamhetsplan och budget arkiveras dessutom under respektive G1A och G1B. Avställning av räkenskapshandlingar LTU har gott om arkivutrymmen och därför goda möjligheter att rumsligt separera handlingar som skall bevaras för framtiden från gallringsbara handlingar. Detta behövs för att minimera risken för gallring av misstag av handlingar som skall bevaras. Handlingar som skall bevaras skall också av samma skäl ordnas och förtecknas så snart som möjligt. Årsredovisningar/bokslut med specifikationer, G1A, får behållas i pärmar i närarkiv under ett år som förlaga till nästkommande års bokslut, men skall omedelbart efter avslutandet av detta avställas i kartonger, förtecknas och slutarkiveras i centralarkivet. Handlingar rörande systemdokumentationen bör avställas minst vart femte år efter utskrifter av de rapporter ur Agresso som gäller detta och som specificeras i tablån. Häri bör också ingå en översiktlig beskrivande systemdokumentation av användandet av Agresso vid LTU, vilken bör vara upplagd historiskt, så att ändringar i användandet beskrivs genom tillägg till texten, så att både tidigare och nuvarande praxis framgår. Rapportutskrifterna kan lämpligen bilda bilagor till översikten. Övrig systemdokumentation som bör ingå för Agresso, Palasso och andra system är manualer och lathundar, framför allt sådana som har funnits utlagda på webben som delar av LTU:s EA-handbok. Omfattande rent tekniska manualer från systemleverantörerna bör däremot ej fogas till LTU:s systemdokumentation, eftersom de ej är specifika för den egna myndigheten. 4
6 Bilaga 1. Handlingar som årligen bevaras i årsredovisningar/bokslut med specifikationer, G1A Årsredovisningen. Det originalexemplar som styrelsen signerat. Intern verksamhetsberättelse. Arkivexemplar av mångfaldigad version. Anvisningar och tidtabell för institutionernas och andra enheters bokslut/årsredovisning/intern verksamhetsberättelse Vidimerat bokslut, sammandrag och listor enligt innehållsförteckning för revisorerna Årlig systemdokumentation: AG 8 Verifikationsnummerförteckning GL 10 Kontoplan Bokslutsspecifikationer universitetet totalt och centrala förvaltningen enligt innehållsförteckning Bokslutsspecifikationer institutionerna enligt innehållsförteckning Bokslutsspecifikationer centrumbildningar enligt innehållsförteckning Bokslutsspecifikationer universitetsförvaltningens externa projekt enligt innehållsförteckning Bokslutsspecifikationer arenor och program enligt innehållsförteckning Råd rörande bokslutshandlingarnas registrering, numrering och verifiering: 1. Alla blanketter som används för specifikationerna numreras överst i högra hörnet med fliknummer. 2. Alla blad numreras nederst i löpnummerordning per flik. 3. Antal blad per flik skrivs in i innehållsförteckningen för varje enhet. 4. Verifiering av specifikation i förhållande till underlaget sker genom hänvisning till handlingstyp och handlingens nummer (verifikationsnummer för verifikation och till diarienummer för avtal, regeringsbeslut m.fl. diarieförda handlingar). Råd rörande pärmsystem: Använd två pärmar per enhet: ett för specifikationerna och ett för det kopierade underlaget; så att specifikationerna under ett fliknummer i ena pärmen motsvaras av underlag under samma fliknummer i den andra pärmen. (Om materialet är litet så kan istället två flikregister användas i en pärm.) 5
7 Bilaga 2. Tillämpningsbeslut av RA-FS 1991:6 (1997:6 ändrad och omtryckt) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse I tablån anges serierubriker för gallringsbara handlingar jämte RA-FS 1991:6 om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Här beskrivs innehåll och motiv för denna gallring. GU Ordning och reda pärm för centrala förvaltningen vid årsredovisning/bokslut innehåller ingen unik bokföringsinformation, men uppgifter om av förvaltningen verkställda åtgärder som bör ha relevans för kontrollen av bokföringen under 10 år. GU Kopierat bokslutsunderlag gallras efter 10 år. Under förutsättning att bokslutsspecifikationerna innehåller sökbara hänvisningar till verifikationsnummer och/eller diarienummer till ursprungliga avtal och regeringsbeslut, så kommer uppgifter om de förra att för framtiden kunna sökas på datamedium som transaktion i Agresso, G2 och de senare bland diarieförda handlingar, F1. GU Följande underlag för verksamhetsbeskrivning från institutionerna till årsredovisning och intern verksamhetsberättelse: Prestationer grundutbildningen från Ladok, prestationer forskarutbildningen från Ladok och manus/beskrivningar. Uppgifterna i LADOK bevaras dels tills vidare inom systemet och dels på papper i form av utdatalistor för hela kurser. Övrig in- och utdata till LADOK är enligt RA-MS 2001:50-51 gallringsbar med kortare frist än 10 år. Med hänsyn till uppgifternas funktion i detta sammanhang kan dock 10 års gallringsfrist vara mer lämplig. Manus och beskrivningar tas i redigerad form in i årsredovisning och intern verksamhetsberättelse och behöver därför ej bevaras, utan kan gallras efter 10 år. Rapporterad forskningsaktivitet bevaras däremot i G1C. GU Datalistor avstämningar och korrigeringar av prestationer forskarutbildningen mellan LADOK och SCB:s register gallras av samma skäl som ovan med 10 års frist. GU Rapporterade årsresultat till Högskoleverket: Ekonomiska mallen, Tekniska mallen gallras med 10 års frist. Uppgifterna är hämtade ur årsredovisning och intern verksamhetsberättelse och finns därför bevarade i dessa. GU Övriga utdatalistor Agresso gallras vid inaktualitet; utdatalistor som är specifikationer till årsredovisningar bevaras under G1A; listor som är av betydelse för behandlingshistorik och systeminställningar bevaras under G5. GU Avstämningslistor för räkenskapshandlingar i Agresso gallras vid inaktualitet. Avstämningslistor som ingår i specifikationer till årsredovisningar bevaras under G1A. GU Interna fakturakopior vid serviceenheterna gallras med 2 års frist. Originalfakturorna finns elektroniskt i Agresso i 13 år. 6
8 GU Bevakade betalningar plusgirot gallras vid inaktualitet (efter utförd betalning). Betalningar framgår av kontoutdrag och listor över beordrade betalningar som gallras med 10 års frist. GU Bevakade leverantörsbetalningar bankgirot gallras vid inaktualitet (efter utförd betalning). Betalningar framgår av kontoutdrag och listor över beordrade betalningar som gallras med 10 års frist. GU Flextidsredovisningssystemet gallras med 2 års frist. Uppgifterna är enbart av tillfällig betydelse för tidkontrollen. Tjänstgöringsuppgifter framgår av lönelistor som gallras med 13 års frist eller bevaras (årsjournalen). 7
9 Arkivbildningsplan: Tablå över serier 8
Serie, handlingar Arkivläggning Medium Avställning Gallring Anmärkningar
ARKIVBILDNINGSPLAN Luleå tekniska universitets räkenskaper: tablå över serier Serie, handlingar Arkivläggning Medium Avställning Gallring Anmärkningar G Räkenskaper Ekonomihandlingar ingår även bland diarieförda
Läs merDokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 1
Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 1 Föreskriften skall tillämpas på räkenskapshandlingar fr o m det räkenskapsår som börjar 2001-01-01. Författningen får tillämpas på räkenskapshandlingar
Läs merRegler för gallring av räkenskapshandlingar
Regler för gallring av räkenskapshandlingar vid Högskolan Dalarna Beslutad: Rektor 2015-05-18 Reviderad: - Dnr: DUC 2015/862/10 Ersätter: Lokala gallringsbestämmelser vid Högskolan Dalarna, Ö 20/97, avsnittet
Läs merRegler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet
1 (8) BESLUT 2017-12-20 Dnr SU FV 2.6.2-3698-17 Agneta Witte Åström Handläggare Avdelningen för arkiv och registratur Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet
Läs merMISSIV 1 (1) 2014-01-23 Dnr 140062. Elin Adén. Till Landstingsstyrelsen
Elin Adén MISSIV 1 (1) 2014-01-23 Dnr 140062 Till Landstingsstyrelsen Dokumenthanteringsplan för bevarande och gallring av ekonomihandlingar Dokumenthanteringsplanen är ett stöd och ger generella riktlinjer
Läs merEU-projekt Karlshamns kommun
1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20030429 Dokumenthanteringsplan för konomiadministration, A Norrköpings stadsarkivs beteckning 04 Diarienummer KS 160/2003 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 29 april 2003, 178.
Läs merBevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice
LA 9812-0218 Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice Bevaranded- och gallringsplan för decentraliserade ekonomisystem i Stockholms läns lansting (generella regler)
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation ; beslutade den 21 maj
Läs merFörvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet
Budget/mål och resursplan Budget, slutprodukt Papper O Kommunkansliet Dnr Bevaras Se kansli Ingår i kommunstyrelsens diarieförda Budgetunderlag Papper O Budget- Förvaltn.vis, 2 år ---------- ekonom, IT
Läs merDnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:
Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.; beslutade den 18
Läs merAvdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd 2012-05-16 Dnr RA 233-2012/862
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Östersjöstiftelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 10 maj 2012 arkivvården vid Stiftelsen för forskning inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN Ekonomiavdelningen Antagen att gälla från och 2013-01-01 Dnr: 16/13. Gallras (=förstöres) efter antal år
Antagen att gälla från och 013-01-01 Dnr: 16/13 Analyslistor Ansökan, e-faktura Anvisningar för bokslut, budget, flerårsplan, årsredovisning Attestförteckning Avstämningar under året Avstämningslistor
Läs merInspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig
Läs merDokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse
Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen 2017-06-15 av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse Allmänt om dokumenthanteringsplanen Dokumenthanteringsplanen är ett verktyg för att underlätta
Läs merRiksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.
Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för ekonomi och styrningskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 126 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari
Läs merBESLUT OM BEVARANDE OCH GALL- RING AV RÄKENSKAPSINFORMATION HOS STOCKHOLMS STADS BOLAG OCH STIFTELSER
Stadsarkivet Informationsförsörjning och utveckling Arkivmyndighetens beslut 2011:15 Sida 1 (7) 2014-06-23 BESLUT OM BEVARANDE OCH GALL- RING AV RÄKENSKAPSINFORMATION HOS STOCKHOLMS STADS BOLAG OCH STIFTELSER
Läs merDokumenthanteringsplan för ekonomiadministration
Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Fastställd 2013-04-26, dnr KS 2013/66 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration...
Läs merAnvisning/definition. Versamhetsområde Processgrupp Processer (se flikarna)
Anvisning/definition Versamhetsområde Processgrupp Processer (se flikarna) Kolumnnamn Ref.nr Handlingstyp Bevara / Gallra Förvaring (var) Arkivmedium (hur) Registrering/sortering Dokumenthanteringsplanen
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN. Arkivbildare: Kommunstyrelsen Arkivansvarig: Lars Borg. Avd (motsv): Ekonomikontoret Första giltighetsdatum:
FONDER Fonder, donationsbok urkund Bevaras Fonder, verifikationer 3 år Fonder, årsredovisningar deklarationer 3 år Kontoutdrag, Portföljsammanställningar 3 år ALLMÄNT Bokslut, inbundet samlat Bevaras 3
Läs merGenerell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation
Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet Generell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation Gäller inom Stockholms läns landsting Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten Tillsyn och
Läs merAllmänt om förvaring av handlingar Det är viktigt att tidigt skilja handlingar som ska bevaras från handlingar som ska gallras.
Gäller fr.o.m. 20160601 s dokumenthanteringsplan Föreskrifterna i denna dokumenthanteringsplan gäller hela och tillämpas på handlingar inkomna eller upprättade från och med 20140101. Allmänt om bevarande
Läs merGenerell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation
Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet Generell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation Gäller inom Stockholms läns landsting Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten Tillsyn och
Läs merInspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius
Läs merArkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se
Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs
Läs merRegler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet
1 (8) BESLUT 2014-11-06 Dnr SU FV 2.6.2-3133-14 Agneta Witte Åström Handläggare Tekniska avdelningen Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120613 Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarenheten, Norrköpings stadsarkivs beteckning 93 Diarienummer ÖFM 2/2012 Fastställd av överförmyndaren den 13 juni 2012, 6. Enligt
Läs mer24SevenOffice Systemdokumentation. Uppdaterad 2012-03-28
24SevenOffice Systemdokumentation Uppdaterad 2012-03-28 Systemdokumentation Redovisningsplan Baskontoplanen med anvisningar används, standardversion följs. Kunden kan anpassa kontoplanen efter önskemål
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Internbanken, Norrköpings stadsarkivs beteckning 67 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41. Enligt
Läs merInspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Naturvårdsverket
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Naturvårdsverket Riksarkivet (RA) inspekterade den 7 oktober 2008 arkivvården vid Naturvårdsverket. Närvarande:
Läs merUniversitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt
Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet
Läs merBevarande- och gallringsplan för information på webbplatser
Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet Bevarande- och gallringsplan för information på webbplatser Gäller inom Stockholms läns landsting Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten Tillsyn och
Läs merBevara/Gallra EU-projekt
1 Bevara/Gallra EU-projekt 2 Dokumenthanteringsplan avseende handlingar tillhörande EU-projekt Sölvesborgs kommun Inledning En dokumenthanteringsplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används
Läs merStatistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.
1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning
Läs merHantering av omföringar Agresso Milestone 5. Beslutat av: Ekonomichef Joakim Karlsson Gäller från och med:
Hantering av omföringar Agresso Milestone 5 Beslutat 2017-11-24 av: Ekonomichef Joakim Karlsson Gäller från och med: 2018-01-01 Författare Ekonomiavdelningen År: 2018 Innehåll 1. Bakgrund 3 2. Digitalisering
Läs merAllmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration
Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar,
Läs merRekommendationer för insamling av forskningsmaterial. Dnr 1-362/2014
Rekommendationer för insamling av forskningsmaterial Dnr 1-362/2014 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Arkiv och Registratur Version: 1.0 Maj 2014 Rekommendationer för insamling
Läs merNya bokföringslagen vad innebär förändringarna? Katharina Prager, Bra Arkiv
Nya bokföringslagen vad innebär förändringarna? Katharina Prager, Bra Arkiv Litet företag med stora kunder Grundade företaget 1999 Vi har genomfört över 500 uppdrag hos flera än 160 organisationer Ordning
Läs merRiksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Svenska institutet för europapolitiska studier (Sieps)
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Svenska institutet för europapolitiska studier (Sieps) Datum: 2008-06-17
Läs merInspektion av arkivvården vid Statens historiska museer
1(5) Inspektion av arkivvården vid Statens historiska museer 1. Sammanfattning Även databaser och andra elektroniska handlingar ingår i Statens historiska museers (SHMM) arkiv och ska redovisas med detta.
Läs merRiksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.
1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet
Läs merRiksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).
1(5) Inspektion av arkivvården vid Smittskyddsinstitutet Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). Närvarande: Från SMI: Chefsjurist Arkivarie Överdirektör
Läs merInspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping
1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merInspektion av arkivvården vid Högskolan Väst den 10 11 april 2014
1 (5) Bilaga 1 Inspektionsrapport 2014-06-02 Dnr RA 231-2014/1433 Inspektion av arkivvården vid Högskolan Väst den 10 11 april 2014 Närvarande Från Högskolan Väst arkivarie högskoledirektör (del av inspektion)
Läs merDokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Styra verksamhet
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 1 Styra verksamhet Version: 1.4 Dnr: 1-411/2016 Fastställd: 2016-06-15 Giltig fr. o.m 2016-07-01 Detta dokument anger hur
Läs merEU-projekt i arkiven. FALK, 21 september 2011 Bodil Fredriksson bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se
EU-projekt i arkiven FALK, 21 september 2011 Bodil Fredriksson bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se EU-regler i Sverige EU:s direktiv måste Sverige göra om till svensk lag Förordningar gäller direkt
Läs merLathund för bevarande och gallring ekonomihandlingar/räkenskaper vid Mittuniversitetet
Lathund för bevarande och gallring ekonomihandlingar/räkenskaper vid Mittuniversitetet Denna lathund innehåller handlingstyper plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN 2012/366) processerna 1.2-1.3.1.
Läs merRiksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter
Länsstyrelserna Generellt Handläggningsstöd Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelsernas verksamhet 21 länsstyrelser Gemensam IT-verksamhet,
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.10 Förvaltningsstöd 2.10.25 Övrigt förvaltningsstöd Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2017-09-04 128 1.0 Revidering: datum och
Läs merINSPEKTIONSRAPPORT Tillsynsavdelningen I Fallenius 2012-06-20 Dnr RA 233-2012/1261 Dnr RA 233-2012/1262
1(10) Inspektion av arkivvården hos Stiftelsen Chalmers tekniska högskola och Chalmers tekniska högskola aktiebolag 1. Sammanfattning Den strategi för bevarande av elektroniska handlingar som Chalmers
Läs merDokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1
Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Riksarkivet författningssamling: Föreskriften skall tillämpas på lönehandlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten
Läs merBEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006
2007-08-30 1 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006 Detta dokument är en Bevarande- och gallringsplan för Sjukreseenheten. Från och med den 1 januari 2007 ingår Sjukresor i Färdtjänsten
Läs merRiksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ
Läs merINSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Konstfack Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Konstfack den 4 november 2015. Inför inspektionen inkom, på begäran från Riksarkivet, ett antal styrdokument
Läs merDokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen
1 [6] Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Myndighet: kommunstyrelsen Arkivansvarig: kanslichefen vid kommunledningsförvaltningen Arkivredogörare: registrator vid kommunledningsförvaltningen
Läs merGenerell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation
Landstingsarkivet LA 2018-0089 Generell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation Gäller inom Stockholms läns landsting Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten Tillsyn och utredning 2 (9) Innehållsförteckning
Läs merRiktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun
Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning
Läs merInspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg Riksarkivet (RA) inspekterade den 5 november 2014 arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg
Läs merDokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien.
1(15) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2006-2007 Dokumenthanteringsplanen är en organisations sätt att beskriva en god ordning i syfte att skapa överblick över organisationens allmänna handlingar. Planen talar om
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2011-11-25 DNR 9.3-16647/11 SSA 2011:13 Skarpnäcks skola, Att: Patrik Forshage Kopia: Utbildningsförvaltningen, Astrid
Läs merInspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården
Läs merATT ARKIVERA ANALOGA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2013-02-08
ATT ARKIVERA ANALOGA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-08 Innehåll 1. Komma igång... 3 1.1 Inledning... 3 1.2 Arkivmaterial... 4 1.3
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs merDokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08
Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08 Handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet registreras i huvudsak i IT-systemen
Läs merDokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Kommunicera och samverka externt
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 5 Kommunicera och samverka externt Version: 1.6 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela
Läs merInspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson
Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Växjö universitet Växjö universitet inspekterades av Riksarkivet den 25 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid
Läs merRikspolisstyrelsens författningssamling
Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om videoupptagning i polisfordon vid trafikövervakning m.m.;
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20050207 Dokumenthanteringsplan för DiWA systemet, Norrköpings stadsarkivs beteckning 113 Diarienummer KS 787/2004 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 7 februari 2005, 31. Enligt
Läs merAv rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Post- och telestyrelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 8 december 2008 arkivvården vid Post- och telestyrelsen
Läs merInspektion hos Kungl. Musikhögskolan den 9 december 2014
1(5) Inspektion hos Kungl. Musikhögskolan den 9 december 2014 Närvarande Från Kungl. Musikhögskolan (KMH):, avdelningschef ledningsstöd, personal och ekonomi, registrator, arkivarie Från Riksarkivet:,
Läs merArkivbeskrivning för Landsarkivet i Uppsala
Dnr ULA 16-2012/12407 Arkivbeskrivning för Landsarkivet i Uppsala Organisation och arbetsuppgifter Landsarkiven var regionala statliga arkivmyndigheter med det särskilda ansvaret för den statliga arkivverksamheten
Läs mer10 OKTOBER Arkivreglemente
Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information
Läs merÄndring i delegationsordning / attestordning
RÄTTELSEBESLUT 1 2010-09-30 (Korrigerat 2010-12-20) Dnr EK 2010/43 Ändring i delegationsordning / attestordning Bakgrund 2009-01-01 infördes en ny organisation för gemensam förvaltning och service, under
Läs mer2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964
1 (5) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-03-20 Dnr RA 232-2015/155 Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 751 49 Uppsala Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merDokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad
KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.4 Ekonomiadministration Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhsområde
Läs merEkonomi TILL NÄRARKIV ARKIV
Verksamhet Utveckling och ledning Gemensam administration administration Anläggningsregister Antagen 2010-08-18 Senast ändrad 2010-05-24 Ärendenr diariet*) Ks s närarkiv 2 år Bevaras "Anläggningsreskontra"
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20020107 Dokumenthanteringsplan för Stadsarkivet, Norrköpings stadsarkivs beteckning 101 Diarienummer KS 3822/2001 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 7 januari 2002, 14. Enligt
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport 2019:02 DNR 5.1.1-17454/2018 Sida 1 (8) 2019-03-28 Hantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen Närvarande från förvaltningen: Therese
Läs merInspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan
Läs merÖverlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman
BESLUTSUNDERLAG 1/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för
Läs merRiksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Datum: 2008-05-27 Närvarande: från Medlingsinstitutet
Läs merBarn och utbildningsnämndens organisation och verksamhet. Viktigare handlingsslag inom myndigheten
Barn och utbildningsnämndens organisation och verksamhet Viktigare handlingsslag inom myndigheten Gäller från den 1 januari 2016. Upprättad 2015-12-01. Till de viktigare handlingsslagen inom nämndens
Läs merG Verifikationer kassa A4 Pärm Närarkiv Ver nr 1-9999 1 år 10 år Gallras. G Bokföringsorder A4 Pärm Närarkiv Ver nr 3000-3999 1 år 10 år Gallras
Lessebo Kommunstyrelsen ARKIVERINSPLAN Datum Sign Benämning Beskrivning plats Arkivläggning närarkiv centralarkiv allring Anm Verifikationer kassa A4 Pärm Närarkiv Ver nr 1-9999 1 år 10 år allras Bokföringsorder
Läs merInspektion av arkivvården vid Forum för levande historia
1(5) Inspektion av arkivvården vid Forum för levande historia 1. Sammanfattning Arkivvården vid Forum för levande historia (FLH) är eftersatt till den grad att den får sägas vara mindre god. FLH måste
Läs merInspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm
Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten
Läs merRekommendation till dokumentsamordnare för insamling av forskningsmaterial. Dnr 1-453/2014
Rekommendation till dokumentsamordnare för insamling av forskningsmaterial Dnr 1-453/2014 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Arkiv och Registratur Version: 1.0 Juni 2014 Rekommendation
Läs merSystemavveckling BEVARA OCH GALLRA VERKSAMHETSINFORMATION. Koncernkontoret
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning och förvaltning Dokumentslag: Styrande Datum: 2017-01-25 Dokumenttyp: Instruktion Version: 1.0 Systemavveckling
Läs merInspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,
Läs merBevara, rensa och gallra
Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
Läs merXOR Compact 5.0.4 Konverteringsverktyg
XOR Compact 5.0.4 Konverteringsverktyg Innehållsförteckning Förbered XOR Compact S företag för konvertering... 1 Förbered konvertering av företag i XOR Compact S... 1 A. Att tänka på före konverteringen...
Läs merN wvarck, Estölis KOMMUN. Protokoll AIVIK. Minnesanteckningar div grupper
N wvarck, 6661 Estölis KOMMUN Dokumenthanteringsplan Kommunledningskontoret allmän administration AMK=Arbetsmil. ökonmiittai Handling Förvarings- Till Gallringsfrist Anmärkn plats centralarkiv Minnesanteckningar/
Läs merArbetsgång för olika verifikationsserier
Arbetsgång för olika verifikationsserier Att arbeta med olika verifikationsserier underlättar och strukturerar upp det dagliga arbetet i Hogias ekonomisystem och förenklar ditt avstämningsarbete. Grundinställningen
Läs merLathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se
Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv Linköpings kommun linkoping.se Innehåll 1 Vad är en allmän handling? 1 2 Vad är det för skillnad mellan att gallra och
Läs merRiktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården
1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV
Läs mer1 0 0 DEMOKRATI OCH LEDNING
Nässjö kommun Örnen i Nässjö AB Dokumenthanteringsplan, version 1.0 Antagen 2015-10-13 Gäller från och med 2016-01-01 Processnr Process Handlingstyp/handlingsslag Registrering Förvaringsplats Gallring
Läs mer