Hantering av omföringar Agresso Milestone 5. Beslutat av: Ekonomichef Joakim Karlsson Gäller från och med:

Transkript

1 Hantering av omföringar Agresso Milestone 5 Beslutat av: Ekonomichef Joakim Karlsson Gäller från och med: Författare Ekonomiavdelningen År: 2018

2 Innehåll 1. Bakgrund 3 2. Digitalisering av arkiv Allmän beskrivning Fördelar med nytt arbetssätt 3 3. Ny rutin vid omföringar Praktiskt tillvägagångsätt Ansvar och uppföljning Attester av interna ekonomiska transaktioner 5 4. EU-projekt 6 2 (6)

3 1. Bakgrund Hanteringen av bokföringsordrar är i dagsläget manuell, pappersunderlag tillsammans med en utskriven verifikation skickas till ekonomiavdelningen för arkivering. Det finns två verifikationstyper, en med manuell bokföringsorder och en exelerator (excelbaserad). Under ska universitetet i Kalmar byta lokaler och flytta till universitetskajen, i och med denna flytt har arkiveringsfrågan kommit att bli en viktig fråga på grund av utrymmesskäl, det finns inte lika mycket utrymme för att förvara verifikationerna i de nya lokalerna. Genom att ändra arbetssätt/rutin för hanteringen kommer även underlagen till verifikationerna att vara mer tillgängliga, den manuella hanteringen minskar samtidigt som det även är en miljöfråga att kunna minska pappershanteringen. 2. Digitalisering av arkiv 2.1. Allmän beskrivning Enligt bokföringslagen 7 kap 1 ska dokument sparas i sin ursprungliga form, det vill säga att om vi får in ett underlag för en omföring i pappersform måste den sparas i pappersform. Dock finns det också angett i bokföringslagen att om vi scannar in och sparar en digital kopia behöver papperskopian endast sparas i 3 år. Eftersom vi vill minska antalet utskrivna papper som ska arkiveras är digitala kopior ett bra alternativ som företag och myndigheter använder sig av. För oss på universitetet innebär det att alla underlag för omföringar ska sparas elektroniskt i ekonomisystemet. Underlag som skapas eller inkommer elektroniskt behöver därför inte skrivas ut och sparas. Endast de underlag som inkommer i pappersform behöver sparas. När det gäller underlag för EUprojekt, se kapitel 4. Arbetet med digitalisering påbörjades av ekonomiavdelningen genom att se över rutinerna vid omföringar eftersom de är den största delen i vårt arkiv. Från och med ska alla underlag bifogas elektroniskt i agresso enligt nedanstående rutin Fördelar med nytt arbetssätt Fördelarna med en digitalisering är flera. Vi skapar enhetliga rutiner på LNU, ökar tillgängligheten till underlagen genom att dessa finns tillgängliga i agresso. Vi tar bort den manuella hanteringen av pappersunderlag och undviker dubbelarbete. Dessutom säkerställer vi att samtliga verifikationer med underlag är fullständiga. Tidigare har ett stort arbete lagts ner från ekonomiavdelningen efter varje bokslutsår, på att få in underlagen från verksamheten. 3 (6)

4 3. Ny rutin vid omföringar 3.1. Praktiskt tillvägagångsätt När en omföring genomförs bör det alltid finnas ett underlag, underlaget kan vara ett excel ark med uträkningar, ett avtal eller en tidigare verifikation som ska rättas. Alla verifikationer/bokningar måste vara möjliga att följa, antingen genom att titta på ett underlag eller att följa omföringen bakåt till bakomliggande verifikation (vid rättningar). Skriv texten så tydligt och kortfattat som möjligt vad omföringen avser. Vid rättning av verifikation Ange alltid verifikationsnumret på den ursprungliga verifikationen, orsak till rättningen (t ex fel baskonto) samt utförligtext som beskriver den ursprungliga verifikationen. Här behöver du inte bifoga ytterligare ett underlag om du är tydlig. Bifoga digitala underlag När bokningen är genomförd söks verifikationen fram genom Fråga verifikation. Genom dokumentarkivet ska underlag bifogas. 4 (6)

5 I dokumentarkivet väljs först Bilaga leverantörsfaktura, sedan trycker man på Lägg till befintligt dokument Nedanstående bild kommer upp på skärmen, där väljer man bläddra och bifogar sedan det dokument man sparat på sin dator. När underlagen uppkommit digitalt behöver ingenting skrivas ut och skickas in till ekonomiavdelningen. Istället för att skicka in ett underskrivet verifikat räknas den digitala signaturen som uppstår vid inloggning till agresso som underskrift för verifikationen Ansvar och uppföljning Varje medarbetare som utför bokföringsordrar ansvarar för att underlagen finns bifogade i agresso. Vid exempelvis bokslut kan tiden vara knapp men man kan enkelt skriva upp verifikationsnummer på underlaget och vid ett senare tillfälle scanna in och bifoga till verifikationen. Eftersom man samtidigt inte behöver skriva ut rapporten GL07 och skriva under den sparar vi ändå tid genom digitaliseringen. Uppföljning av digitaliseringen kommer att ske med hjälp av stickprov. Ekonomiavdelningen tar stickprov på verifikationer och kontrollerar att det finns ett underlag bifogat. 3.3 Attester av interna ekonomiska transaktioner Det finns ett särskilt dokument (Dnr: 2015/ ) som reglerar vad som gäller vid attest av interna transaktioner. Dessa regler gäller även fortsättningsvis. I de fall omföringen ska attesteras av samma person som gör omföringen, är det den digitala signaturen vid inloggningen som gäller som attest. I de fall transaktionen ska attesteras av annan än den som upprättat bokföringsordern (t ex av slutattestant, ekonomichef eller redovisningschef) bifogas attesterat underlag, t ex mail, som verifierar att uppbokningen är godkänd av rätt person. 5 (6)

6 4. EU-projekt När det gäller underlag som tillhör EU-projekt så hanteras dessa underlag separat. Utdrag från Riksarkivet PM (Dnr RA /4207): EU-förordningar gäller i alla medlemsstater och har företräde framför nationella regler. OM det finns särskilda gallringsregler i en EU-förordning gäller de alltid framför arkivlagen, arkivförordningen, Riksarkivets föreskrifter och eventuella gallringsregler i olika registerförfattningar. Myndigheterna måsta alltså istället följa gallringsreglerna i EU-förordningen. Samt: Riksarkivet har inte någon möjlighet att göra en heltäckande kartläggning av alla olika EU-rättsakter och avtal som kan medföra att EU-handlingar måste bevaras längre än de vanliga gallringsfristerna. Anledningarna är flera: Det finns ett otal EU-program, bidrag och fonder. Reglerna om bevarande, gallring och revision är olika i olika program. Med hänsyn till detta behandlas arkivering av underlag gällande EU-projekt för sig. Tills vidare ska underlag som gäller EU-projekt fortfarande sparas både digitalt och i originalform. Vidare information kring detta kommer, ekonomiavdelningen arbetar med att ta fram en rutin gällande arkivering kring EU-projekt. 6 (6)