DOKUMENTHANTERINGSPLAN SAMT ARKIVBESKRIVNING FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SUNDBYBERG STAD

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN SAMT ARKIVBESKRIVNING FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SUNDBYBERG STAD ARKIVBESKRIVNING Organisation och verksamhet Samsförbundet verkar enligt lagen om finansiell sam av rehabiliteringsinsatser (FINSAM 2003:1210). Förbundet består av fyra medlems-/ägarparter; Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Stockholms Läns Landsting samt Sundbybergs Stad som tillsammans utformar och bedriver samverkan utifrån lokala förutsättningar och behov. Ett Samsförbund kan ses som en struktur för att få samverkan mellan myndigheter att fungera över tid. Samsförbund har till uppgift att: Besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samen Stödja samverkan mellan samverkansparterna Finansiera insatser för medborgare som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser, i syfte att individer uppnår eller förbättrar förmåga till egenförsörjning genom arbete eller studier, och som ingår i samverkansparternas samlade ansvarsområden. Besluta på vilket sätt de medel som står till förfogande för finansiell sam skall användas

2 Svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatser Upprätta budget och årsredovisning för den finansiella samverkan Medlemmarna finansierar verksamheten genom att föra över medel för finansiell sam till förbundet. Försäkringskassan samt Arbetsförmedlingen bidrar med hälften av medlen, landstinget med en fjärdedel och kommunen (eller de kommuner) som deltar bidrar med resterande fjärdedel. Medlemmarna/ägarna utser förbundets styrelse som den instans som fattar beslut om förbundets verksamhetsinriktning och budget. Det är styrelsen som har det övergripande ansvaret för att förbundet och dess verksamhet utgår från det som föreskrivs i lag om finansiell samverkan samt i förbundets förbunds. Till sin hjälp i arbetet att bedriva verksamhet har styrelsen ett kansli som ansvarar för att bereda ärenden, sammankalla och verkställa styrelsens beslut. Kansliet har en beredningsgrupp med tjänstemän från parterna som stöd i beredning av ärenden samt verkställighet av ärenden. Historik och några fakta Den 1 januari 2004 trädde lag om finansiell sam av rehabiliteringsinsatser i kraft, Finsam (2003:1210). I augusti 2018 finns samsförbund verksamma i 254 av landets 290 kommuner, ytterligare 3 kommuner kommer att ansluta till redan befintligt förbund under vår Sundbyberg är det senast tillkomna förbundet. Samsförbunden har ett Nationellt råd bestående av representanter från de 4 olika myndigheterna på nationell nivå, som arbetar med frågor om finansiell sam som är av gemensamt intresse. Syftet med rådet är att, i enlighet med regeringens intentioner, ge samverkan den legitimitet och förankring som är nödvändig, att utgöra ett forum för gemensamma ställningstaganden i strategiska frågor vad gäller finansiell sam, vara ett forum för samlade diskussioner om det gemensamma uppdraget, verka för att söka samfällda lösningar av problem och frågor, bidra till utveckling, ökad professionalitet och kunskap inom den finansiella samen samt att genomföra strategierna som en del i arbetet med att stärka samsförbundens legitimitet och förankring. Samsförbundet Sundbybergs stad konstituerades den 21 augusti 2018 med medlemmarna Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Stockholms Läns Landsting samt Sundbybergs Kommun. 2 Catarina Örtengren

3 Dokumenthanteringsplan Syfte Syftet med dokumenthanteringsplan är att skapa en överblick och struktur över de handlingar som hanteras av Samsförbundet Sundbyberg stad. Arkivansvar Enligt förbundsen har kommunstyrelsen för Sundbybergs stad ansvar för tillsyn av att förbundet fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (SFS 1990:782). Stadsarkivarien företräder arkivmyndigheten att utföra tillsynen. Handlingarna diarieförs, förvaras och gallras av Samsförbundets kansli i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Förbundchef är ansvarig arkivredogörare och detta finns separat beslut på som delgetts arkivmyndigheten. De handlingar som förbundet lämnar till stadens befintliga stadsarkivarkiv skall förtecknas för sig och får inte sammanblandas med andra arkiv. Vid förteckningsarbetet skall en särskild plan, det sk allmänna arkivschemat följas. Arkivförteckningen skall inledas med en innehållsförteckning över de serierubriker som arkivet omfattar. Särskilda leveransrutiner finns för staden med riktlinjer för arkivering. Inför slutarkivering ska handlingarna vara rensade och gallrade. Levereras med två original reversal. Registrering av handlingar I sekretesslagen (SFS 2009:400) finns regler som rör diarium och registrering av handlingar. Huvudregeln är att allmänna handlingar utan dröjsmål ska registreras. Registrering behöver dock inte ske i följande fall handlingar som har ringa betydelse för verksamheten handlingar, inkomna eller upprättade, som hålls så ordnade (kronologiskt eller på annat sätt) att det utan svårigheter kan fastställas vad som inkommit eller upprättats. 3 Catarina Örtengren

4 Original EU-projekt Kraven för hantering av handlingar i EU-projekt skiljer sig något från övrig offentlig förvaltning. Generellt behövs längre gallringsfrister för att informationen ska finnas tillgänglig vid revision från EU eller annan kontroll. Gallring sker tidigast fyra år efter beslut om slutbetalning för projektet. (Gäller för programperiod ). Projekten brukar ofta förses med en egen dokumenthanteringsplan. Struktur på dokumenthanteringsplan I dokumenthanteringsplanen redovisas de olika typer av handlingar som finns och förvaras på kansliet. För varje typ av handling anges hur den ska hanteras; om den ska bevaras eller gallras samt om handlingen är sekretessbelagd. Samsförbundet får enligt lagstiftningen inte ägna sig åt myndighetsutövning, vilket gör att förbundet saknar handlingar som innehåller sekretessbelagd information. Digitala handlingar Hanteringen av dokument sker i såväl pappersform som i digital form. Bestämmelser om bevarande och gallring gäller oavsett om handlingarna finns på papper eller är lagrade elektroniskt. Detta innebär t ex att dokumenthanteringsplanens tidpunkter för gallring innebär att digitala handlingar kan gallras. Samma regler gäller för hantering av meddelanden inkomna till röstbrevlådan, SMS, MMS, sociala medier osv. Bevarande och gallring När det i dokumenthanteringsplanen anges att en handling ska arkiveras i Sundbyberg stads centralarkiv innebär det att den ska sparas för all framtid. Generellt gäller för handlingar som ska bevaras att de är sådana som: har rättslig betydelse behövs för att tillgodose myndighetens eget behov av information 4 Catarina Örtengren

5 viktiga för framtida forskning original För varje handling som får gallras (förstöras) anges en gallringsfrist, eller den tid som ska förflyta innan gallringen får verkställas. Om gallringsfristen anges till två år innebär det att två hela kalenderår ska ha förflutit från det att handlingen upprättast, innan den får gallras. Vid in-aktualitet innebär det att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen, det sker oftast direkt efter förlorad betydelse och skall då förstöras. Vid förstöring av ex sekretessbelagd handling skall detta ske under kontrollerade former, vid destruktion skall destruktionsintyg begäras. Arkiv som överlämnats till Sundbyberg stads arkiv skall beslut om gallring ske i samråd med överlämnande myndighet, Samsförbundet Sundbyberg stad. Skrivmaterial Enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente ska handlingar som arkiveras och lämnas till Sundbyberg stads centralarkiv vara framställda med material och metoder som garanterar informationens beständighet, ex arkivbeständigt papper, blyerts. Vid användande av elektroniska databärare ska samråd ske med arkivmyndigheten om val av medium för att informationen ska kunna bevaras för eftervärlden. Förvaring Allmänna handlingar ska alltid förvaras under betryggande former. Arkivlokal skall vara skyddad mot fukt, vatten, skadlig klimat- och miljöpåverkan, rök och brand. Lokalerna ska även ge skydd mot stöld och olaga intrång. Enligt Riksarkivets föreskrifter (RAFS) och Sundbyberg stads arkivreglemente. Om myndigheten saknar arkivlokal eller under tid måste förvara handlingar utanför arkivlokal ska handlingarna placeras i skåp, med lås eller kod med begränsat tillträde av antal medarbetare, som ger motsvarande skydd. Planen ska alltid vara aktuell En dokumenthanteringsplan är ett levande dokument och ska därför alltid vara aktuell. Den bör därvid regelbundet ses över och vid behov kompletteras. 5 Catarina Örtengren

6 Dokumenthanteringsplan för Samsförbundet Sundbybergs stad Handling/information Diarieföring och gallringsfrist Var informationen arkiveras eller lagras Anmärkning Styrelsens arbete och beslut Styrelseprotokoll original Diarieförs Bevaras Original till Sundbyberg stads arkiv Anslås på hemsida, inscannad kopia arkiveras i förbundets närarkiv i kronologisk Handlingar som hör ihop med styrelsearbetet; - kallelser, beslutsärenden - föredragningslistor, handlingar som lämnas till styrelsen för kännedom Diarieförs Bevaras Original till Sundbyberg stads arkiv Original arkiveras i förbundets närarkiv i kronologisk Inscannad kopia arkiveras i förbundet närarkiv i kronologisk Dokument kopplade till styrelsens beslut Styrdokument samt riktlinjer och policys såsom: - Delegationsbeslut - Attests - Mål, budget, verksamhetsplaner, ansökningar, uppföljningar Diarieförs Bevaras Original till Sundbybergs stads arkiv Inscannade kopior arkiveras i förbundets närarkiv i kronologisk 6 Catarina Örtengren

7 - Årsredovisningar - Intern kontroll - Revision mm Underlag för arvodesbetalning för styrelsen och revision. Gallras efter 5 år Registrering i PA-system Handlingar och information av mindre vikt som inte utgör en allmän handling Handlingar och annat som inte behövs för förståelsen av förbundets verksamhet och som inte anses utgöra allmän handling. Handling inkommen digitalt, via outlook eller annan digital media arkiveras digitalt i kronologisk. Handling inkommen i pappersformat arkiveras i förbundets närarkiv i kronologisk Avtal med externa leverantörer och med medlemmar Avtal, överenskommelser som hör ihop med insatser samt administrativa avtal av vikt. Diarieförs Bevaras Original till Sundbybergs stads arkiv Inscannade kopior arkiveras i förbundets närarkiv i kronologisk Avtal/överenskommelser med kortvarig karaktär Original förvaras i förbundets närarkiv i kronologisk eller digitalt närarkiv beroende på hur avtalet/överenskommelsen inkommit eller upprättats EU-projekt 7 Catarina Örtengren

8 Handlingar som skapas inom ramen för EUprojekt Särskilda regler gäller Handlingar och annat inom projektet som inte behövs för förståelsen och som inte anses utgöra allmänna handlingar. eller digitalt närarkiv beroende på hur Utvärderingar och uppföljningar Slutrapporter - utvärderingar och uppföljningar Diarieförs Original till Sundbybergs stads arkiv Inscannade kopior arkiveras i förbundets närarkiv i kronologisk. Publiceras på förbundets hemsida Underlag till utvärderingar och uppföljningar Upphandling enligt LOU Upphandlingsunderlag då avtalets värde understiger tre basbelopp eller i digitalt närarkiv beroende på hur eller i digitalt närarkiv beroende på hur 8 Catarina Örtengren

9 Upphandlingsunderlag då avtalets värde är över tre basbelopp upp till gällande gränsvärde för direktupphandling Gallras efter 5 år eller i digitalt närark.iv beroende på hur Delegationsbeslut anmäls alltid till styrelsen Upphandlingsunderlag då avtalets värde överstiger gällande gränsvärde för direktupphandling Diarieför Original till Sundbybergs stads arkiv Inscannade kopior arkiveras i förbundets närarkiv i kronologisk Upphandlingsenheten behåller en kopia Information och kommunikation Nyhetsbrev, infoblad, viktigare trycksaker, artiklar och material av vikt för verksamheten. Informationsmaterial av kortvarig karaktär, hemsidor, facebook, sociala medier, filmer, bilder mm Digital kommunikation med e-post, röstbrevlåda, SMS, MMS eller motsvarande Diarieförs Original till Sundbybergs stads arkiv Inscannade kopior arkiveras i förbundets närarkiv i kronologisk Original förvaras i digitalt närarkiv Skärmdumpar vid större förändringar Original förvaras i digitalt närarkiv Sundbyberg stads policy för eposthantering följs Frukostmöten, konferenser eller motsvarande 9 Catarina Örtengren

10 Frukostmöten, seminarier, utbildningar, planeringsdagar, workshops eller motsvarande eller i digitalt närarkiv beroende på hur Dokumentation som behövs för insatsernas genomförande Minnesanteckningar och all underlag till ledningsgruppen, styrgrupper och andra samverkansgrupper eller motsvarande. eller i digitalt närarkiv beroende på hur Personalmöten, anteckningar, uppföljningar, rutinbeskrivningar mm eller i digitalt närarkiv beroende på hur Information om deltagare i insatser Samtycken för deltagande i myndighetsgemensam insats Pärm hos verksamhetsledaren i medlemsmyndighet Samtycken skickas till Försäkringskassan SUS - Myndighetsgemensam dokumentation av deltagare i Finsam-insatser FK ansvarar för gallringsregler för SUS Original förvaras i förbundets närarkiv i kronologisk eller i digitalt närarkiv beroende på hur handlingen inkommit eller producerats. FK är systemansvarig för SUS Personregister 10 Catarina Örtengren

11 Kontaktuppgifter till anställda, ledamöter, sändlistor till olika samverkansgrupper, prenumeranter av nyhetsbrev, deltagarförteckningar, bilder, filmer, ansökningar till lediga jobb mm Original förvaras i förbundets närarkiv i kronologisk eller i digitalt närarkiv beroende på hur handlingen inkommit eller producerats Hanteras enligt regler i GDPR Personal Anställnings- och lönebeslut, avgång, meritförteckningar, delegationsbeslut, sekretess mm Diariemappar per person gallras löpande Bevaras i PA system Löner, pensioner och försäkringar Särskilda regler gäller Bevaras i PA-system Semester, sjukdom, resor mm Särskilda regler gäller Bevaras i PA system Ekonomi Lönelistor Bevaras i PA-system Kundfakturor Gallras efter 10 år eller i digitalt närarkiv beroende på hur 11 Catarina Örtengren

12 Leverantörsfakturor Gallras efter 10 år eller i digitalt närarkiv beroende på hur Kontoutdrag BG Gallras efter 10 år Förvaras i förbundets närarkiv, pärm märkt ekonomi, flik bank Verifikationer/ bokföringsorder Gallras efter 10 år Förvaras i förbundets närarkiv, pärm märkt ekonomi, flik verifikationer/bokföringsorder i nummer Betalningsunderlag leverantörsbetalningar Gallras efter 10 år Förvaras i förbundets närarkiv, pärm märkt ekonomi, flik leverantörsbetalningar, kronologisk Underlag momsåtervinning Gallras efter 10 år Förvaras i förbundets närarkiv, pärm märkt bank flik moms 10 år, kronologisk Dokumentation delårsbokslut och årsbokslut Kansliet Gallras efter 10 år Förvaras i förbundets närarkiv digitalt, märkt ekonomi, kronologisk Handböcker, intern kontroll, rutindokumentationer, inventarieförteckning, kontaktlistor Avtal och kontrakt inom egen administration Förvaras i förbundets närarkiv, digitalt, märkt kansli Förvaras i förbundets närarkiv, digitalt, märkt kansli 12 Catarina Örtengren

13 Minnesanteckningar från personalmöten/konferenser Förvaras i förbundets närarkiv, digitalt, märkt kansli Allmän information av relevans som finns hos andra myndigheter Information, föreskrifter, regler mm från andra myndigheter eller i digitalt närarkiv beroende på hur 13 Catarina Örtengren