Serie, handlingar Arkivläggning Medium Avställning Gallring Anmärkningar

Transkript

1 ARKIVBILDNINGSPLAN Luleå tekniska universitets räkenskaper: tablå över serier Serie, handlingar Arkivläggning Medium Avställning Gallring Anmärkningar G Räkenskaper Ekonomihandlingar ingår även bland diarieförda handlingar (se diarieplanen) Årsrapporter G1A Årsredovisningar/ bokslut med specifikationer i form av bokslutshandlingar för samtliga institutioner/enheter, kontoplan (GL10), använda verifikationsnummer (AG08), inventeringsprotokoll, inventarieregister, övriga utdatalistor m.m. Kronologisk Papper Årligen, först i närarkiv i pärmar i 1 år och därefter ordnat och förtecknat i kartonger i centralarkiv Bevaras Det originalex. av årsredovisningen som styrelsen signerar; häri även intern verksamhets-berättelse; RA-FS 2004:3; se bilaga 1 för översikt av innehållet G1B Årsbudgetar Kronologisk Papper Årligen Bevaras Arkivexemplar av den version som mångfaldigas för internt bruk G1C Verksamhetsrapporter forskning År/institution Papper Årligen Bevaras RA-FS 2004:3; institutionernas verksamhetsrapporter är underlag för slutlig aktivitetsersättning och för anslagsfördelningen i påföljande års budget GU Kopierat underlag bifogat bokslutet (verifikationer, avtal och regeringsbeslut m.m.) Kronologisk Papper Årligen 10 år (förutsatt att bokslutsspecifikationerna tydligt hänvisar till handlingstyp, verifikationsnummer och diarienummer) RA-FS 1991:6 GU Ordning och reda pärmar vid Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 1991:6 årsredovisning/bokslut GU Underlag från Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 1991:6 8

2 institutionerna/centrumbildningarna: Prestationer grundutbildning från Ladok Prestationer forskarutbildning från Ladok Manus/beskrivningar GU Datalistor avstämningar och korrigeringar Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 1991:6 av prestationer forskarutbildningen mellan LADOK och SCB:s register GU Rapporterade årsresultat till Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 1991:6 Högskoleverket: Ekonomiska mallen Tekniska mallen GU Delårsbokslut Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3 Räkenskapssystem G2 Räkenskapssystem på datamedium () med grundbokföring, huvudbokföring, sidoordnad bokföring och anläggningsregister m.fl. moduler Server Hela databasen uppgraderas vid versionsbyten av ; ändringsloggar som kan gå förlorade vid versionsbyten skrivs ut på papper och bevaras i systemdokumentationen, G4 Bevaras RA-FS 2004:3 G3 Inventarieregister Serien avslutad genom uppgående i G2 GU Utdatalistor Papper Vid inaktualitet RA-FS 1991:6; utdatalistor som är specifikationer till årsredovisningen eller systemdokumentation bevaras i G1A och G5; utdatalistor som ingår i verifikationer gallras med 10 års frist enligt nedan 9

3 GU Fellistor och avstämningslistor för GU Rapporter från/till statsredovisningen (Hermes) om överensstämmelse med årsredovisningen GU Månadsapporter från/till statsredovisningen (Hermes) GU Leverantörsfakturor GU Leverantörsfakturor som skannas hos ibusiness Papper Vid inaktualitet RA-FS 1991:6; avstämningslistor som är specifikationer till årsredovisningen bevaras i G1A; avstämningslistor som ingår i verifikationer gallras med 10 års frist enligt nedan? Årligen 10 år RA-FS 2004:3? 2 år RA-FS 2004:3; rapport om överensstämmelse med årsredovisningen bevaras i G1A Vernr.44* Papper Årligen; efter 3 månader hos ibusiness avställs de hos Arkivservice svenskt arkiv AB 13 år RA-FS 2004:3 GU Filer ibusiness leverantörsfakturor Kronologisk Server Löpande på LTU:s server 13 år RA-FS 2004:3 GU Verifikationsnummerlista leverantörsfakturor som läses in via fil hos ibusiness Kronologisk Papper Årligen 13 år RA-FS 2004:3; utskrift från rapport 102 GU Resefakturor via Diners med verifikationsnummerlistor Vernr.44*; listor kronologisk Papper Årligen 13 år RA-FS 2004:3; utskrift från av verifikationsnummerlistor som läses in via fil hos Diners GU Filer Diners resefakturor Kronologisk Server Löpande på LTU:s server 13 år RA-FS 2004:3 GU Filer övriga elektroniska originalfakturor Kronologisk Server Löpande på LTU:s server 13 år RA-FS 2004:3 GU Leverantörsfakturor som skannas hos LTU Vernr. 42* Papper Årligen 13 år RA-FS 2004:3 (utländska m.fl.) GU Kreditfakturor (prisnedsättningar etc.) Vernr. 43* Papper Årligen 13 år RA-FS 2004:3; serien avslutad GU Manuellt bokförda leverantörsfakturor (skannas hos LTU) Vernr. 46* Papper Årligen 13 år RA-FS 2004:3 10

4 GU Elektroniska kopior/original av Vernr. 4* 13 år RA-FS 2004:3 leverantörsfakturor Server; modul i GU Kundfakturor GU Kundfakturor original Vernr. 30* Server; modul i 13 år RA-FS 2004:3 GU Kundfakturor, underlag, förvaltningens Papper Vid inaktualitet (efter betalning) GU Kundfakturor, underlag, institutionernas Papper Vid inaktualitet (efter betalning) GU Kundfakturor kopior Enhet/vernr. 30* Papper Årligen 13 år RA-FS 2004:3; utskrift från GU Interna fakturor original Vernr. 512* Server; modul i 13 år RA-FS 2004:3 GU Interna fakturor kopior Enhet/vernr. 5* Papper Årligen 2 år vid serviceenheterna; vid inaktualitet vid debiterad enhet RA-FS 1991:6; utskrift från GU Huvudboksverifikationer m.m. GU Anslag, omföringar m.m. Enhet/vernr. 1* Papper Årligen 13 år RA-FS 2004:3; utskrift från GU Periodiska automatkonteringar Vernr. 60* Papper Årligen 13 år RA-FS 2004:3; utskrift från GU Värdeavskrivningar anläggningar Vernr. 69* Papper Årligen 13 år RA-FS 2004:3; utskrift från GU Bokförda tidrapporter (TS04) Enhet/vernr. 71* Papper Årligen 13 år RA-FS 2004:3; utskrift från GU Verifikationer betalningar GU Återredovisning pg Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3; utskrift från SU12P GU Leverantörsutbetalningar pg Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3; utskrift från SU0B och SU10 GU Betalda kundfakturor via pg med pg-talong Vernr. 23* Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3 GU Verifikationsspecifikationer Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3; utskrift från 11

5 GL18B GU OCR- verifikationsspecifikationer Vernr. 85*-87* Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3; utskrift från GL18B GU OCR inbetalningsservice Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3; utskrift från CU08 GU Kontoutdrag pg OCR Nr-ordning Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3 GU Daglig redovisning pg OCR Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3 GU Avstämning pg aktivitetsrapporter faktureringstjänst mot Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3; utskrift från LG12 GU Kontoutdrag specialpg och utlandspg Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3 GU Kontoutdrag inbetalt via pg avstämt mot Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3; utskrift från GL11 GU Kontoutdrag inbetalt via SEB avstämt mot Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3; utskrift från GL11 GU Kontoutdrag SEB Nr.ordning Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3 GU Månatliga kontoutdrag Nordea och Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3 skatteverket GU Verifikationer beordrade och bevakade betalningar pg och bg GU Beordrade betalningar pg Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3 GU Beordrade betalningar bg Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3 GU Bevakade betalningar pg Papper Vid inaktualitet (dvs efter RA-FS 1991:6 utförd betalning) GU Bevakade betalningar bg Papper Vid inaktualitet (dvs efter RA-FS 1991:6 utförd betalning) GU Övrigt underlag GU P-böter Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 2004:3 Löneberäkningssystem GU Palasso löneberäkningssystem Server hos 5 år RA-FS 1996:4 WM-data G4 Tjänstgöringsjournaler, årsjournal Kronologisk Papper Årligen Bevaras RA-FS 1996:4 Palasso (inkl. krossreferenslista namn, pnr, organisatorisk hemvist) 12

6 GU Lönelistor (månatliga) Kronologisk Papper Löpande 13 år RA-FS 1996:4 GU Kvittenslistor kontrolluppgifter Kronologisk Papper Årligen 10 år RA-FS 1996:4 GU Övriga utdatalistor Palasso (för Papper Vid inaktualitet RA-FS 1996:4 avstämning, kontroll, signal och avisering m.m.) GU Löneberäkningsunderlag GU Löneberäkningsunderlag verifikationer: Enhet/pnr Papper Löpande 10 år RA-FS 1996:4 Sjukförsäkran Läkarintyg Kvitton läkarvårds- och läkemedelsersättning Kvitton övriga ersättningar GU Löneberäkningsunderlag : Papper Löpande 5 år RA-FS 1996:4 Övertids-/mertidsuppgifter GU Löneberäkningsunderlag övrigt: Papper Löpande 2 år RA-FS 1996:4 Ledighetsansökningar Skatteuppgifter Utmätningsbeslut Kopior anställningsbevis Kopior huvudarbetsgivarintyg Kopior avsked, uppsägningar, entlediganden Aviseringar om namn- och adressändr. GU Dublettkopior för löneberäkning av Papper Vid inaktualitet RA-FS 1996:4 handlingar som bevaras i personalakt eller bland diarieförda handlingar: Beslut om ny lön Beslut om lönetillägg Anmälan om bisysslor Anställningsavtal Förordnanden Lokala kollektivavtal GU Tur & Retur Server 13 år RA-FS 1996:4 resekostnadsberäkningssystem GU Underlag för resekostnadsersättningar: Enhet/pnr Papper Årligen 13 år RA-FS 1996:4 13

7 Reseräkningar Kvitton egna utlägg Kontant utbetald lön GU Flextidsuppgifter Papper 2 år RA-FS 1996:4 GU Arvodesräkningar GU Arvodesräkningar svenska medborgare År/pnr Papper Årligen 50 år (gallringsfristen är RA-FS 1996:4 förlängd för att kunna lämna uppgifter inför pension) GU Arvodesräkningar utländska medborgare År/pnr Papper Årligen 10 år RA-FS 1996:4 Systemdokumentation G5 Systemdokumentation räkenskaper System/kronologisk Papper Vid systembyte och löpande minst vart 5:te år Bevaras RA-FS 2003:2 och RA-FS 2004:3; följande utdatalistor bifogas systemdokumentationen för vart 5:te år: AG10 Användare AG14 Systemvärden AG23 Generella parametrar AG30 Aktivering av server för loggning AG58 Loggning av fasta register i följande urval: Relationsvärden, Trigger, Regel, Generella parametrar och Kontoplan ARK01 Konteringsregler GL12 Begreppsvärden GL13 Relationsvärden GL17 Villkor/fördelningsregler för automatkontering Räkenskaper stiftelser G6 Årsredovisningar för stiftelser med Per stiftelse i ca. 10- Papper Årligen Bevaras Gäller stiftelser för fördelning 14

8 revisionsberättelser och revisionspm GU Verifikationer och annat väsentligt bokföringsunderlag för stiftelser årsperioder med början 1986/ alfabetisk ordning av medel för forskning etc. vid LTU och som LTU upprättar årsredovisningar för År/alfabetisk ordning Papper Årligen 10 år Bokföringslagen 15