Dokumenthanteringsplan för Ledningsstaben

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN KS , 84 Dokumenthanteringsplan för Ledningsstaben INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dokumenthanteringsplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I planen finns en översikt över myndighetens handlingar, hur de förvaras och om och när de får gallras samt när de ska överlämnas till arkivmyndigheten. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att vara: o o o o hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) styrmedel för kontoret och arkivet kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) INNEHÅLL OCH UPPLÄGG Dokumenthanteringsplanen innehåller handlingar som ska bevaras och gallringsbara handlingar. Planen anger handlingstypens format och förvaringsplats samt när den ska levereras till kommunarkivet. Planen lämnar också upplysningar om eventuella anmärkningar. Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika verksamhetsområden. BEVARAS ELLER GALLRAS Bevaras innebär att handlingen ska sparas för all framtid och således inte får förstöras, vare sig medvetet eller genom försummelse, Gallring innebär däremot att handlingen får förstöras efter en fastställd tid, så kallad gallringsfrist. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax Plusgiro Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr Sida 1 av 11

2 Grundförutsättningen är att allmänna handlingar ska bevaras, gallring får endast göras efter särskilda beslut i ansvarig nämnd eller motsvarande. Dokumenthanteringsplanen innehåller sådana beslut om gallring, genom att fastställda gallringsfrister för de handlingar som får förstöras. Gallringsfristen räknas normalt sett i hela kalenderår med start från 31 december det år handlingen inkom eller upprättades. ARKIVERING I KOMMUNARKIVET Handlingar som ska bevaras ska överlämnas till kommunarkivet så snart de inte behövs, men senast 10 år efter upprättandet. Handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd. Handlingar som ska bevaras ska finnas i pappersform. UPPDATERING AV PLANEN Planen måste hållas aktuell för att vara meningsfull. Arkivredogöraren är den som i första hand tar initiativ till när åtgärder ska vidtas för att göra planen aktuell. En väl fungerande dokumenthanteringsplan ska helst uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras. Handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillkommer. Förslag till förändringar i dokumenthanteringsplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig på kommunen. Årlig revidering är ett krav samt vid behov däremellan. FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN Dokumenthantering, arkivvård och allmänhetens rätt att ta del av kommunens handlingar styrs av: o Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) o Arkivlagen (1990:782) o Kils kommuns arkivreglemente, antaget av kommunfullmäktige den 26 mars 2015, 56 Sida 2 av 11

3 LEDNINGSSTABEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN MYNDIGHET: Kommunstyrelsen VERKSAMHET: Ledningsstaben GILTIGHETSTID: Dokumenthanteringsplanen gäller från och med DOKUMENTHANTERINGSPLAN ALLMÄNT HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL CENTRAL- ARKIV Cookiefiler, historyfiler/temporära internetfiler och globalfiler Digitalt Server Gallras vid inaktualitet Loggar för e-post, Internet, telefoni och fax Digitalt Server Gallras vid inaktualitet Skräppost (spam) Digitalt Server Gallras vid inaktualitet E-post som klassas som säkerhetsrisk Digitalt Server Gallras vid inaktualitet ÄRENDEHANTERING OCH UTREDNING HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Ansökan om bidrag Papper Diariet Bevaras Utanför regelverket för föreningsbidrag. Ingår i diarieförda handlingar 2 år Ansökningar om partistöd Papper/Digitalt Diariet/ ekonomi 2 år Utbetalning finns i ekonomisystemet TILL CENTRAL- ARKIV Sida 3 av 11

4 Förfrågningar om köp av kommunala fastigheter Papper Diariet Bevaras Ingår i diarieförda handlingar. Gallras 2 år om förfrågan dras tillbaka 2 år Ansökan om avstyckning och fastighetsreglering Papper Handläggare Gallras när lagfart beviljats Avtal som avser fastigheter t.ex. nyttjanderätt, servitut, exploatering Papper Diariet Bevaras Förvaras i fastighetsordning i hängmappar i kommunarkivet Ja, när avtalet är undertecknat Översiktsplan (ÖP) för Kils kommun Papper Diariet Bevaras Ingår i diarieförda handlingar. Underlag för framtagande av ÖP bevaras av historiskt intresse 2 år Detaljplaner för Kils kommun Digitalt Diariet 2 år Bevaras på myndighetsnämnden Översiktsplaner och detaljplaner för andra kommuner Handlingar till årsstämmor och årsmöten (kallelse, ombud, handlingar, protokoll) Årsredovisningar från kommunala bolag Samlingsakter - Meddelande till kommunstyrelsen - Meddelande till kommunfullmäktige Papper/Digitalt Diariet 2 år Papper/Digitalt Diariet 2 år Papper Diariet Bevaras Ingår i diarieförda handlingar 2 år Digitalt Diariet 2 år Övrig information, som inte omfattas ovan Papper/Digitalt Arbetsrum/ Server/diariet 2 år Remiss till handläggare Digitalt Diariet Vid inaktualitet Remittering sker digitalt i diariet, det är valbart att skapa handling av remissen Protokollsutdrag, utgående externa Digitalt Diariet 5 år Expediering sker digitalt i diariet, registrering ska ske Svensk författningssamling (SFS) Papper Kopieringsrum 2 år Inbundna SFS till och med år 1999 bevaras Värmlands läns författningssamling Papper Kopieringsrum 2 år Trafikverkets författningssamling Papper Kopieringsrum 2 år Sida 4 av 11

5 KOMMUNIKATION HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Hemsidan Digitalt Server Bevaras ANMÄRKNINGAR Sparar både fil och program som hemsidan utgör. Uttag görs två gånger per år. TILL KOMMUN- ARKIV Ja Hemsidans struktur Digitalt Bevaras Uttag görs en gång per år Ja Pressmeddelande, utgående Digitalt Diariet W3D3 2 år Registreras i samlingsakt, förteckning sparas och ingår i diarieförda handlingar Utbildningsmaterial (egenproducerat) Digitalt Arbetsrum Bevaras 1 år Välkomstbrev nyinflyttad Arbetsrum Bevaras 1 år EKONOMI OCH STYRNING HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Anläggningsregister/reskontra Bevaras Finns i bokslutshandlingarna 1 år TILL KOMMUN- ARKIV Attest- och utanordningsbehörigheter Controller 10 år Budgethäfte Papper Bevaras Ingår i diarieförda handlingar 2 år Grundbokföring Digitalt Ekonomisystemet Bevaras Ja Huvudbokföring Bevaras Ja Kontoplaner med kodförteckningar, kodplaner Digitalt Controller Bevaras Lista tas ut i papper en gång per år 1 år Kundfakturor Papper Närarkiv 10 år Sida 5 av 11

6 Kundreskontra Digitalt Närarkiv 10 år Leverantörsfakturor Digitalt Skannas av I Business 10 år Leverantörsreskontra Digitalt i ekonomisystemet Bevaras Rapport i bokslutet. 1 år Systemdokumentation/ behandlingshistorik - Ekonomiadministrativt system - Fakturahanteringssystem Bevaras Eventuellt urval utgående ifrån denna sammanställning över data som bör bevaras 1 år Uppföljningsrapporter Digitalt/Papper Diariet Bevaras Ingår i diarieförda handlingar 2 år Verifikationer (kundfakturor och leverantörsfakturor) Papper Närarkiv 10 år Årsredovisning för Kils kommun Digitalt/Papper Diariet Bevaras Ingår i diarieförda handlingar 2 år Anläggningsreskontra Digitalt Ekonomisystemet Raindance 10 år Avstämningar under året Ekonomisystemet 10 år Avstämningslista bankgiro/plusgiro Kassan 2 år Betalningspåminnelser Ekonomiassistent 2 år efter betalning eller avskriven fordran Bokföringsorder Ekonomiassistent/ controller 10 år Underlag Ekonomisk statistik Controller 10 år Räkenskapssammandrag RS Fordringar, listor över utestående Bevaras Ingår i bokslutet Ja Förskott, kvittenser vid resor och kurser Kassan 10 år Handkassa, redovisning Kassan 10 år Inkassoärenden, avslutade Ekonomiassistent 2 år efter avslut Inteckningar, dödade Kassaskåp, ekonomichef Bevaras Ja Sida 6 av 11

7 Kassarapporter/avstämningar (med kvitton) Kontantförsäljning, kvitton Kontantredovisning, kassabehållning Kontoutdrag Kundfakturor, underlag för makulering och nedskrivning av Kundfordringar, avskrivningar av, med beslut/specifikation 10 år 10 år 10 år Ingår i verifikationer 10 år 10 år 10 år Leverantörsbetalningar, girolista 10 år Likviditetsplanering, prognoser Controller 2 år Momsredovisning 10 år OCR-listor, betalning av kundfakturor (datalistor) Digitalt 10 år Rekvisitioner 2 år Skatteredovisning, utdata för 10 år Skatterevision, underlag för 10 år Utbetalningsorder, utbetalningsuppdrag Ekonomiassistent 10 år Sida 7 av 11

8 HR HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIV PERSONAKTENS INNEHÅLL Papper Personakt Vissa handlingar i personakten gallras vid pensionsavgång och uppsägning. När personen fyller 68 år AFA/MAF Papper Personakt Bevaras Anställningsbeslut/anställningsavtal - Bea (beredskapsarbete) - Ungdomsplats Papper Närarkiv, samlingsakt om inte personakt finns Bevaras Anställningsinformation, nya löneuppgifter Ansökningshandlingar (till erhållen tjänst) Arbetsskador, anmälan och ansökan om AGS-KL samt TFA-KL samt beslut om ersättning för arbetsskada, livränta Arbetsgivarintyg Papper Närarkiv Gallras vid pensionsavgång Arvoden (uppdragstagare) Papper Närarkiv Gallras när akt avslutas Avtal (personliga, t.ex. motorvärmare och bil) Papper Närarkiv Gallras vid pensionsavgång Belastningsregister Papper Närarkiv Gallras när nytt kommer, samt vid pensionsavgång Beslut från Försäkringskassan Betyg/betygssammansättning Bisyssla Papper Närarkiv Gallras när akt avslutas Disciplinärenden Sida 8 av 11

9 Dödsfallsintyg/arbetsgivarintyg KPA Företrädesrätt Papper Närarkiv Gallras när akt avslutats Fullmakt Papper Närarkiv 10 år Ledighetsansökan, föräldraledighet, studier, tjänstledighet Papper Närarkiv Gallras när akt avslutas Läkarintyg/läkarutlåtande Papper Närarkiv 3 år Lärarlegitimation Avtal personalförmåner, personalbil, personalcykel osv. Papper Närarkiv Gallras 2 år efter att avtalet löpt ut Lönebidrag, beslut Matrikel Sammanställning av anställningar i kommunen Pension, förhandsberäkningar Papper Närarkiv Gallras vid pensionsavgång Pensionsansökan: pensionsbrev med bilagor, godkännande, särskild ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse, underlag/aktualiseringar, avtal om särskilda pensionslösningar Särskild avtalspension Rehabiliteringshandlingar Riktlinjer för sociala medier och mobiltelefoni Papper Närarkiv Gallras vid pensionsavgång Dokument som anställda inom det sociala skriver på Skattsedel Papper Närarkiv Gallras när ny inkommer Tjänstgöringsintyg Tystnadsplikt (intyg) /sekretessförbindelse Sida 9 av 11

10 Uppsägning Utmätningsbeslut Papper Närarkiv 3 år Varsel ÖVRIGA PERSONALHANDLINGAR Annonser - Ej antagna - Spontanansökningar (till ej utannonserade tjänster) Digitalt Digitalt/Papper I verksamhetssystemet My Network Arbetsrum/Server 2 år Vid inaktualitet Ansökningshandlingar feriearbete Digitalt/Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Arbetsmarknadsåtgärder, rekvisitioner lönebidrag m.fl. Digitalt/Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Arvoden (politiker) Digitalt/Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Avtal - Lokala - Kollektiva Förfrågan om inkomst/årsarbetstid från Försäkringskassan Papper Arbetsrum/Närarkiv Bevaras Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Förhandlingsprotokoll (lön) Papper Arbetsrum/Närarkiv Bevaras Intresseavdrag Papper Arbetsrum/Närarkiv 10 år Kontrollista/retroutbetalningar Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Kontrolluppgifter Digitalt Arbetsrum/Närarkiv 10 år Personalförmåner Papper Arbetsrum/Närarkiv Gallras 2 år efter att avtalet löpt ut Ex. personalbil, ögonoperation, fertilitetsbehandling Lönebidrag föreningar Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år MBL-protokoll, original Digitalt/Papper Diariet Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Reseräkning Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Sida 10 av 11

11 Rekvisitioner, Arbetsförmedlingen Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Rekvisitioner, övriga Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Skatter och arbetsgivaravgifter för uppbördsåret Papper Arbetsrum/Närarkiv 10 år Statsbidrag Papper Arbetsrum/Närarkiv 5 år Verifikationer, ekonomifil Papper Arbetsrum/Närarkiv 5 år Statistik (novemberstatistik, konjunkturstatistik, lönestatistik, sjukstatistik, konjunkturstatistik över vakanser, kortperiodisk sysselsättningsstatistik) Digitalt Arbetsrum/Närarkiv 5 år Sökregister Digitalt Arbetsrum/Närarkiv Bevaras Tjänstgöringsrapporter Digitalt Arbetsrum/Närarkiv 3 år Utanordning för lön Digitalt Arbetsrum/Närarkiv 10 år Sida 11 av 11