Sammanträdesdatum

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum PLATS OCH TID Kommunhuset, lokal Nedre Fryken, tisdag 8 maj 2018, kl BESLUTANDE LEDAMÖTER Mikael Johansson (S), ordförande Georg Forsberg (C), 1:e vice ordförande Annika Bjelvert (M), 2:e vice ordförande Rita Gunnarsson (S) Anders Johansson (S) Jessica Hildén (S) Dragan Tesovic (S) Maj-Britt Tibo (S) Berndt Björkman (C) Peter Pettersson (C) Jan Fallström (M) Mats Stråhl (M) JUSTERING PLATS OCH TID Kommunhuset PARAGRAFER UNDERSKRIFTER SEKRETERARE Helena Olsson ORDFÖRANDE Mikael Johansson JUSTERARE Agneta Käld KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla. SAMMANTRÄDE Kommunstyrelsen SÄTTS UPP TAS NED FÖRVARINGSPLATS Kommunkontoret UNDERSKRIFT Helena Olsson Sida 1 av 25

2 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum TJG ERSÄTTARE ÖVRIGA EJ TJG ERSÄTTARE ÖVR NÄRVARANDE Agneta Käld (KD) Gudrun Larsson (M) Leif Andersson (SD) Marianne Kjellström (S) Kenneth Pihlström (S) Gun-Britt Johansson (S) Marika Vanneid (S) Eva Frykenberger (C) Berit Larsson (C) Mats Notini (L) Miriam Tolvanen (L) Jan-Olov Ragnarsson, kommundirektör Sigbrith Martinsson, ledningschef Helena Olsson, kommunsekreterare Patrick Backman, verksamhetschef grundskola, 82 KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 2 av 25

3 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum ÄRENDEN Information om månadsrapporten "Vi är Kils kommun"... 4 Redovisning om anmälan av kränkande behandlingar... 5 Remiss om revidering av Regionalt Trafikförsörjningsprogram samt Målbild trafikutveckling tåg Revidering av kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan... 8 Revidering av kommunstyrelsens delegeringsordning Remiss från Skolinspektionen Dnr :1148 Ansökan från JENSEN Education college AB Remiss från Skolinspektionen Dnr :625 Ansökan från ForshagaAkademin AB Remiss från Skolinspektionen Dnr :917 Ansökan från ThorenGruppen AB Remiss från Skolinspektionen Dnr :823 Ansökan från Folkuniversitetet Stiftelsen Kursverksamheten vid Göteborgs Universitetet Remiss från Skolinspektionen Dnr :1120 Ansökan från Fria Läroverken i Sverige AB Förändring av timplan för grundskolan Svar på medborgarförslag om underhållet i Sannerudsskolans aula...17 Förfrågan om överlämnande av tillsyn för Kils Avfallshantering AB på Lersätter 1:83 i Kils kommun Förfrågan om ny snökanon till Frykstabacken, tilläggsanslag Revidering av valnämndens reglemente Ersättning till röstmottagare Anmälan av delegeringsbeslut Rapporter från kurser och konferenser Skriftliga meddelanden KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 3 av 25

4 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 81 Dnr KS 18/100 INFORMATION OM MÅNADSRAPPORTEN "VI ÄR KILS KOMMUN" SAMMANFATTNING Månadsrapporten "Vi är Kils kommun" är en beskrivning av läget i kommunens verksamheter och de omvärldsfaktorer som påverkar oss och våra kunder. HANDLINGAR I ÄRENDET Månadsrapport "Vi är Kils kommun", april 2018 KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Kommunstyrelsen har tagit del av informationen. KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 4 av 25

5 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 82 REDOVISNING OM ANMÄLAN AV KRÄNKANDE BEHANDLINGAR SAMMANFATTNING Patrik Backman, verksamhetschef grundskola, informerar om anmälan av kränkande behandling. Enligt skollagen är en lärare, förskollärare eller annan personal som får kännedom om att ett barn eller en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling i samband med verksamheten skyldig att anmäla detta till förskolechefen eller rektorn. Förskolechefen eller rektorn har i sin tur en anmälningsskyldighet till huvudmannen. Huvudmannen är skyldig att skyndsamt utreda omständigheterna kring de uppgivna kränkningarna och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas för att förhindra kränkande behandling i framtiden. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Kommunstyrelsen har tagit del av informationen. KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 5 av 25

6 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 83 Dnr KS 18/55 REMISS OM REVIDERING AV REGIONALT TRAFIKFÖRSÖRJNINGSPROGRAM SAMT MÅLBILD TRAFIKUTVECKLING TÅG SAMMANFATTNING Region Värmland har beslutat att göra en översyn av det Regionala Trafikförsörjningsprogrammet. Kils kommun har beretts tillfälle att yttra sig över förslag till utveckling för tåg respektive buss. Ett samråd kommer även hållas under hösten 2018 där tillfälle finns att lämna synpunkter på reviderat förslag till trafikförsörjningsprogram. HANDLINGAR I ÄRENDET Regionalt trafikförsörjningsprogram Missiv PM Komplettering av PM Kollektivtrafiken i Värmland samhällsnyttor Minnesanteckningar kommunstyrelsens tillväxtutskott LEDAMÖTERNAS FÖRSLAG TILL BESLUT Ordföranden Mikael Johansson (S) föreslår att kommunstyrelsen beslutar att lämna följande yttrande: I nuläget är grundalternativet tillräckligt för kollektivtrafikens utveckling. Kils kommun vill att man kan ser över möjligheten att se över om skoltrafiken kan vara ett komplement till ordinarie kollektivtrafik. Kils kommun ser positivt på införandet av närtrafik. En utökning av trafiken på Fryksdalsbanan är positiv för kommunen. KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Kils kommun anser att Kils C, som är en viktig järnvägsknut, skulle kunna ha en tydligare roll som nod i ett kollektivtrafiknät. Nu ligger mycket fokus på Karlstad C och att all trafik ska dit. Ordförandens och justerares signaturer Sida 6 av 25

7 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum BESLUTSGÅNG Ordföranden ställer proposition på sitt eget förslag och finner att kommunstyrelsen bifaller det. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Kommunstyrelsen beslutar att lämna följande yttrande: I nuläget är grundalternativet tillräckligt för kollektivtrafikens utveckling. Kils kommun vill att man kan ser över möjligheten att se över om skoltrafiken kan vara ett komplement till ordinarie kollektivtrafik. Kils kommun ser positivt på införandet av närtrafik. En utökning av trafiken på Fryksdalsbanan är positiv för kommunen. Kils kommun anser att Kils C, som är en viktig järnvägsknut, skulle kunna ha en tydligare roll som nod i ett kollektivtrafiknät. Nu ligger mycket fokus på Karlstad C och att all trafik ska dit. BESLUTET SKICKAS TILL Region Värmland KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 7 av 25

8 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 84 Dnr KS 18/113 REVIDERING AV KOMMUNSTYRELSENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN SAMMANFATTNING Med anledning av att nämnderna upphörde vid årsskiftet 2017/2018 har förvaltningen reviderat kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Kommunstyrelsens verksamhetsområde har utökats betydligt, förvaltningen har därför delat in verksamheten i fem olika dokumenthanteringsplaner; ledningsstab, sektor familj och utbildning, sektor samhälle och service, sektor äldre samt hälsa och sjukvård. Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen godkänner dokumenthanteringsplanerna och att de ska gälla retroaktivt från och med den 1 januari HANDLINGAR I ÄRENDET Dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden till och med Dokumenthanteringsplan för socialnämnden till och med Dokumenthanteringsplan för tekniska nämnden till och med Nu gällande dokumenthanteringsplan för förvaltningsgemensamma handlingstyper Nu gällande dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Förslag till reviderade dokumenthanteringsplaner för kommunstyrelsens verksamheter; ledningsstab, sektor familj och utbildning, sektor samhälle och service, sektor äldre samt hälsa och sjukvård Förvaltningens tjänsteskrivelse BESLUTSGÅNG Ordföranden Mikael Johansson (S) frågar om kommunstyrelsen kan besluta enligt förvaltningens förslag och finner att så är fallet. KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 8 av 25

9 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KOMMUNSTYRELSENS BESLUT 1. Kommunstyrelsen godkänner dokumentplanerna för kommunstyrelsens verksamheter enligt följande: a. Ledningsstab, bilaga 1 b. Sektor familj och utbildning, bilaga 2 c. Sektor samhälle och service, bilaga 3 d. Sektor äldre, bilaga 4 e. Hälsa och sjukvård, bilaga 5 2. Kommunstyrelsen beslutar att dokumenthanteringsplanerna gäller från och med den 1 januari BESLUTET SKICKAS TILL Ledningsstab, ledningschef Sektor familj och utbildning, sektorchef Sektor samhälle och service, sektorchef Sektor äldre, sektorchef Kommunarkivarie KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 9 av 25

10 DOKUMENTHANTERINGSPLAN KS , 84 Dokumenthanteringsplan för Ledningsstaben INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dokumenthanteringsplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I planen finns en översikt över myndighetens handlingar, hur de förvaras och om och när de får gallras samt när de ska överlämnas till arkivmyndigheten. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att vara: o o o o hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) styrmedel för kontoret och arkivet kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) INNEHÅLL OCH UPPLÄGG Dokumenthanteringsplanen innehåller handlingar som ska bevaras och gallringsbara handlingar. Planen anger handlingstypens format och förvaringsplats samt när den ska levereras till kommunarkivet. Planen lämnar också upplysningar om eventuella anmärkningar. Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika verksamhetsområden. BEVARAS ELLER GALLRAS innebär att handlingen ska sparas för all framtid och således inte får förstöras, vare sig medvetet eller genom försummelse, Gallring innebär däremot att handlingen får förstöras efter en fastställd tid, så kallad gallringsfrist. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax Plusgiro Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr Sida 1 av 11

11 Grundförutsättningen är att allmänna handlingar ska bevaras, gallring får endast göras efter särskilda beslut i ansvarig nämnd eller motsvarande. Dokumenthanteringsplanen innehåller sådana beslut om gallring, genom att fastställda gallringsfrister för de handlingar som får förstöras. Gallringsfristen räknas normalt sett i hela kalenderår med start från 31 december det år handlingen inkom eller upprättades. ARKIVERING I KOMMUNARKIVET Handlingar som ska bevaras ska överlämnas till kommunarkivet så snart de inte behövs, men senast 10 år efter upprättandet. Handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd. Handlingar som ska bevaras ska finnas i pappersform. UPPDATERING AV PLANEN Planen måste hållas aktuell för att vara meningsfull. Arkivredogöraren är den som i första hand tar initiativ till när åtgärder ska vidtas för att göra planen aktuell. En väl fungerande dokumenthanteringsplan ska helst uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras. Handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillkommer. Förslag till förändringar i dokumenthanteringsplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig på kommunen. Årlig revidering är ett krav samt vid behov däremellan. FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN Dokumenthantering, arkivvård och allmänhetens rätt att ta del av kommunens handlingar styrs av: o Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) o Arkivlagen (1990:782) o Kils kommuns arkivreglemente, antaget av kommunfullmäktige den 26 mars 2015, 56 Sida 2 av 11

12 LEDNINGSSTABEN DOKUMENTHANTERINGSPLAN MYNDIGHET: Kommunstyrelsen VERKSAMHET: Ledningsstaben GILTIGHETSTID: Dokumenthanteringsplanen gäller från och med DOKUMENTHANTERINGSPLAN ALLMÄNT HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL CENTRAL- ARKIV Cookiefiler, historyfiler/temporära internetfiler och globalfiler Digitalt Server Gallras vid inaktualitet Loggar för e-post, Internet, telefoni och fax Digitalt Server Gallras vid inaktualitet Skräppost (spam) Digitalt Server Gallras vid inaktualitet E-post som klassas som säkerhetsrisk Digitalt Server Gallras vid inaktualitet ÄRENDEHANTERING OCH UTREDNING HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Ansökan om bidrag Papper Diariet Utanför regelverket för föreningsbidrag. Ingår i diarieförda handlingar 2 år Ansökningar om partistöd Papper/Digitalt Diariet/ ekonomi 2 år Utbetalning finns i ekonomisystemet TILL CENTRAL- ARKIV Sida 3 av 11

13 Förfrågningar om köp av kommunala fastigheter Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar. Gallras 2 år om förfrågan dras tillbaka 2 år Ansökan om avstyckning och fastighetsreglering Papper Handläggare Gallras när lagfart beviljats Avtal som avser fastigheter t.ex. nyttjanderätt, servitut, exploatering Papper Diariet Förvaras i fastighetsordning i hängmappar i kommunarkivet Ja, när avtalet är undertecknat Översiktsplan (ÖP) för Kils kommun Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar. Underlag för framtagande av ÖP bevaras av historiskt intresse 2 år Detaljplaner för Kils kommun Digitalt Diariet 2 år på myndighetsnämnden Översiktsplaner och detaljplaner för andra kommuner Handlingar till årsstämmor och årsmöten (kallelse, ombud, handlingar, protokoll) Årsredovisningar från kommunala bolag Samlingsakter - Meddelande till kommunstyrelsen - Meddelande till kommunfullmäktige Papper/Digitalt Diariet 2 år Papper/Digitalt Diariet 2 år Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar 2 år Digitalt Diariet 2 år Övrig information, som inte omfattas ovan Papper/Digitalt Arbetsrum/ Server/diariet 2 år Remiss till handläggare Digitalt Diariet Vid inaktualitet Remittering sker digitalt i diariet, det är valbart att skapa handling av remissen Protokollsutdrag, utgående externa Digitalt Diariet 5 år Expediering sker digitalt i diariet, registrering ska ske Svensk författningssamling (SFS) Papper Kopieringsrum 2 år Inbundna SFS till och med år 1999 bevaras Värmlands läns författningssamling Papper Kopieringsrum 2 år Trafikverkets författningssamling Papper Kopieringsrum 2 år Sida 4 av 11

14 KOMMUNIKATION HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Hemsidan Digitalt Server ANMÄRKNINGAR Sparar både fil och program som hemsidan utgör. Uttag görs två gånger per år. TILL KOMMUN- ARKIV Ja Hemsidans struktur Digitalt Uttag görs en gång per år Ja Pressmeddelande, utgående Digitalt Diariet W3D3 2 år Registreras i samlingsakt, förteckning sparas och ingår i diarieförda handlingar Utbildningsmaterial (egenproducerat) Digitalt Arbetsrum 1 år Välkomstbrev nyinflyttad Arbetsrum 1 år EKONOMI OCH STYRNING HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Anläggningsregister/reskontra Finns i bokslutshandlingarna 1 år TILL KOMMUN- ARKIV Attest- och utanordningsbehörigheter Controller 10 år Budgethäfte Papper Ingår i diarieförda handlingar 2 år Grundbokföring Digitalt Ekonomisystemet Ja Huvudbokföring Ja Kontoplaner med kodförteckningar, kodplaner Digitalt Controller Lista tas ut i papper en gång per år 1 år Kundfakturor Papper Närarkiv 10 år Sida 5 av 11

15 Kundreskontra Digitalt Närarkiv 10 år Leverantörsfakturor Digitalt Skannas av I Business 10 år Leverantörsreskontra Digitalt i ekonomisystemet Rapport i bokslutet. 1 år Systemdokumentation/ behandlingshistorik - Ekonomiadministrativt system - Fakturahanteringssystem Eventuellt urval utgående ifrån denna sammanställning över data som bör bevaras 1 år Uppföljningsrapporter Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar 2 år Verifikationer (kundfakturor och leverantörsfakturor) Papper Närarkiv 10 år Årsredovisning för Kils kommun Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar 2 år Anläggningsreskontra Digitalt Ekonomisystemet Raindance 10 år Avstämningar under året Ekonomisystemet 10 år Avstämningslista bankgiro/plusgiro Kassan 2 år Betalningspåminnelser Ekonomiassistent 2 år efter betalning eller avskriven fordran Bokföringsorder Ekonomiassistent/ controller 10 år Underlag Ekonomisk statistik Controller 10 år Räkenskapssammandrag RS Fordringar, listor över utestående Ingår i bokslutet Ja Förskott, kvittenser vid resor och kurser Kassan 10 år Handkassa, redovisning Kassan 10 år Inkassoärenden, avslutade Ekonomiassistent 2 år efter avslut Inteckningar, dödade Kassaskåp, ekonomichef Ja Sida 6 av 11

16 Kassarapporter/avstämningar (med kvitton) Kontantförsäljning, kvitton Kontantredovisning, kassabehållning Kontoutdrag Kundfakturor, underlag för makulering och nedskrivning av Kundfordringar, avskrivningar av, med beslut/specifikation 10 år 10 år 10 år Ingår i verifikationer 10 år 10 år 10 år Leverantörsbetalningar, girolista 10 år Likviditetsplanering, prognoser Controller 2 år Momsredovisning 10 år OCR-listor, betalning av kundfakturor (datalistor) Digitalt 10 år Rekvisitioner 2 år Skatteredovisning, utdata för 10 år Skatterevision, underlag för 10 år Utbetalningsorder, utbetalningsuppdrag Ekonomiassistent 10 år Sida 7 av 11

17 HR HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIV PERSONAKTENS INNEHÅLL Papper Personakt Vissa handlingar i personakten gallras vid pensionsavgång och uppsägning. När personen fyller 68 år AFA/MAF Papper Personakt Anställningsbeslut/anställningsavtal - Bea (beredskapsarbete) - Ungdomsplats Papper Närarkiv, samlingsakt om inte personakt finns Anställningsinformation, nya löneuppgifter Ansökningshandlingar (till erhållen tjänst) Arbetsskador, anmälan och ansökan om AGS-KL samt TFA-KL samt beslut om ersättning för arbetsskada, livränta Papper Närarkiv Papper Närarkiv Papper Närarkiv Arbetsgivarintyg Papper Närarkiv Gallras vid pensionsavgång Arvoden (uppdragstagare) Papper Närarkiv Gallras när akt avslutas Avtal (personliga, t.ex. motorvärmare och bil) Papper Närarkiv Gallras vid pensionsavgång Belastningsregister Papper Närarkiv Gallras när nytt kommer, samt vid pensionsavgång Beslut från Försäkringskassan Papper Närarkiv Betyg/betygssammansättning Papper Närarkiv Bisyssla Papper Närarkiv Gallras när akt avslutas Disciplinärenden Papper Närarkiv Sida 8 av 11

18 Dödsfallsintyg/arbetsgivarintyg KPA Papper Närarkiv Företrädesrätt Papper Närarkiv Gallras när akt avslutats Fullmakt Papper Närarkiv 10 år Ledighetsansökan, föräldraledighet, studier, tjänstledighet Papper Närarkiv Gallras när akt avslutas Läkarintyg/läkarutlåtande Papper Närarkiv 3 år Lärarlegitimation Papper Närarkiv Avtal personalförmåner, personalbil, personalcykel osv. Papper Närarkiv Gallras 2 år efter att avtalet löpt ut Lönebidrag, beslut Papper Närarkiv Matrikel Papper Närarkiv Sammanställning av anställningar i kommunen Pension, förhandsberäkningar Papper Närarkiv Gallras vid pensionsavgång Pensionsansökan: pensionsbrev med bilagor, godkännande, särskild ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse, underlag/aktualiseringar, avtal om särskilda pensionslösningar Papper Närarkiv Särskild avtalspension Papper Närarkiv Rehabiliteringshandlingar Papper Närarkiv Riktlinjer för sociala medier och mobiltelefoni Papper Närarkiv Gallras vid pensionsavgång Dokument som anställda inom det sociala skriver på Skattsedel Papper Närarkiv Gallras när ny inkommer Tjänstgöringsintyg Papper Närarkiv Tystnadsplikt (intyg) /sekretessförbindelse Papper Närarkiv Sida 9 av 11

19 Uppsägning Papper Närarkiv Utmätningsbeslut Papper Närarkiv 3 år Varsel Papper Närarkiv ÖVRIGA PERSONALHANDLINGAR Annonser - Ej antagna - Spontanansökningar (till ej utannonserade tjänster) Digitalt Digitalt/Papper I verksamhetssystemet My Network Arbetsrum/Server 2 år Vid inaktualitet Ansökningshandlingar feriearbete Digitalt/Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Arbetsmarknadsåtgärder, rekvisitioner lönebidrag m.fl. Digitalt/Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Arvoden (politiker) Digitalt/Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Avtal - Lokala - Kollektiva Förfrågan om inkomst/årsarbetstid från Försäkringskassan Papper Arbetsrum/Närarkiv Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Förhandlingsprotokoll (lön) Papper Arbetsrum/Närarkiv Intresseavdrag Papper Arbetsrum/Närarkiv 10 år Kontrollista/retroutbetalningar Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Kontrolluppgifter Digitalt Arbetsrum/Närarkiv 10 år Personalförmåner Papper Arbetsrum/Närarkiv Gallras 2 år efter att avtalet löpt ut Ex. personalbil, ögonoperation, fertilitetsbehandling Lönebidrag föreningar Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år MBL-protokoll, original Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Reseräkning Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Sida 10 av 11

20 Rekvisitioner, Arbetsförmedlingen Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Rekvisitioner, övriga Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år Skatter och arbetsgivaravgifter för uppbördsåret Papper Arbetsrum/Närarkiv 10 år Statsbidrag Papper Arbetsrum/Närarkiv 5 år Verifikationer, ekonomifil Papper Arbetsrum/Närarkiv 5 år Statistik (novemberstatistik, konjunkturstatistik, lönestatistik, sjukstatistik, konjunkturstatistik över vakanser, kortperiodisk sysselsättningsstatistik) Digitalt Arbetsrum/Närarkiv 5 år Sökregister Digitalt Arbetsrum/Närarkiv Tjänstgöringsrapporter Digitalt Arbetsrum/Närarkiv 3 år Utanordning för lön Digitalt Arbetsrum/Närarkiv 10 år Sida 11 av 11

21 DOKUMENTHANTERINGSPLAN KS , 84 Dokumenthanteringsplan för Sektor Familj och utbildning INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dokumenthanteringsplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I planen finns en översikt över myndighetens handlingar, hur de förvaras och om och när de får gallras samt när de ska överlämnas till arkivmyndigheten. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att vara: o o o o hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) styrmedel för kontoret och arkivet kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) INNEHÅLL OCH UPPLÄGG Dokumenthanteringsplanen innehåller handlingar som ska bevaras och gallringsbara handlingar. Planen anger handlingstypens format och förvaringsplats samt när den ska levereras till kommunarkivet. Planen lämnar också upplysningar om eventuella anmärkningar. Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika verksamhetsområden. GALLRING innebär att handlingen ska sparas för all framtid och således inte får förstöras, vare sig medvetet eller genom försummelse, Gallring innebär däremot att handlingen får förstöras efter en fastställd tid, så kallad gallringsfrist. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax Plusgiro Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr Sida 1 av 33

22 Grundförutsättningen är att allmänna handlingar ska bevaras, gallring får endast göras efter särskilda beslut i ansvarig nämnd eller motsvarande. Dokumenthanteringsplanen innehåller sådana beslut om gallring, genom att fastställda gallringsfrister för de handlingar som får förstöras. Gallringsfristen räknas normalt sett i hela kalenderår med start från 31 december det år handlingen inkom eller upprättades. ARKIVERING I KOMMUNARKIVET Handlingar som ska bevaras ska överlämnas till kommunarkivet så snart de inte behövs, men senast 10 år efter upprättandet. Handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd. Handlingar som ska bevaras ska finnas i pappersform. UPPDATERING AV PLANEN Planen måste hållas aktuell för att vara meningsfull. Arkivredogöraren är den som i första hand tar initiativ till när åtgärder ska vidtas för att göra planen aktuell. En väl fungerande dokumenthanteringsplan ska helst uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras. Handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillkommer. Förslag till förändringar i dokumenthanteringsplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig på kommunen. Årlig revidering är ett krav samt vid behov däremellan. FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN Dokumenthantering, arkivvård och allmänhetens rätt att ta del av kommunens handlingar styrs av: o Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) o Arkivlagen (1990:782) o Kils kommuns arkivreglemente, antaget av kommunfullmäktige den 26 mars 2015, 56 Sida 2 av 33

23 DOKUMENTHANTERINGSPLAN MYNDIGHET: Kommunstyrelsen VERKSAMHET: Sektor Familj och utbildning GILTIGHETSTID: Dokumenthanteringsplanen gäller från och med DOKUMENTHANTERINGSPLAN BARNOMSORG HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering ANMÄRKNINGAR Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar. TILL KOMMUN- ARKIVET Ansökan/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg Ansökningar om plats eller ändring av plats inom förskola/pedagogisk omsorg Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar. Digitalt/Papper Procapita Vid inaktualitet Arbetsplaner, lokala Digitalt Stratsys Skrivs ut när ny arbetsplan upprättas Avtal med enskilda som bedriver förskoleverksamhet Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet Papper Arbetsrum, förskolechef Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogisk omsorg etc. Digitalt/Papper Arbetsrum Digitalt/Papper Arbetsrum Skrivs ut vid läsårsslut Sida 3 av 33

24 Handlingar och beslut rörande avstängningar från förskoleverksamhet Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet/ pedagogisk omsorg Handlingar rörande barn med särskilda behov Handlingar rörande samtycken enligt PuL Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Digitalt/Papper Diariet Bör ingå i diarieförda handlingar Digitalt/Papper Arkivskåp Se avsnitt Elevhälsa Papper Arbetsrum 10 år Förnyas årligen. Gallras tidigast 10 år efter att barnet slutat Handlingar rörande skador och/eller tillbud Papper Arbetsrum, förskolechef Inkomstuppgifter Digitalt/Papper Hos administratör 3 år Interkommunal ersättning - Fakturor - Övriga handlingar Digitalt/Papper Digitalt/Papper Ekonomi 10 år 2 år Se dokumenthanteringsplan för Ledningsstaben; avsnitt ekonomi Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Digitalt/Papper Arbetsrum, förskolechef Kvalitetsredovisning, årligen upprättad Digitalt/Papper Köstatistik, beläggningsstatistik Digitalt/Papper Diariet? Månadsrapport Kan ingå i verksamhets-/årsberättelser. Redovisades förr till BUN varje månad. Ska den nu ingå i månadsrapporten? Likabehandlingsplaner Digitalt/Papper Närvarolistor Digitalt Procapita 3 år Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Digitalt/Papper Placeringsmeddelanden Digitalt/Papper Procapita, arbetsrum Vid inaktualitet När svar inkommit Portfolio med handlingar Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Återlämna till barnet efter avslutad förskola Sida 4 av 33

25 Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom förskolan Papper Arbetsrum, förskolechef Schema för barns vistelse Digitalt Procapita 3 år Planerad vistelse Svar på placeringsmeddelande Digitalt/Papper Procapita, arbetsrum Vid inaktualitet När barnet registrerats Uppsägning av plats Digitalt Procapita 2 år Sida 5 av 33

26 GRUNDSKOLA HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Anmälan/avanmälan o modersmålsundervisning ANMÄRKNINGAR Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan TILL KOMMUN- ARKIVET Anmälan och beslut om svenska som andraspråk Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar. Ansökan och beslut till särskola Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Se avsnitt Särskola Ansökan och beslut om anpassad studiegång Ansökan och beslut om att få gå om årskurs eller uppflyttning till högre årskurs Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Beslut om upptagningsområden Diariet Betygskataloger Papper Hos administratör 2 år Betygskopior Papper Hos administratör Avgångsbetyg 2 år Disciplinära åtgärder, handlingar rörande (avstängning/förvisning av elev, varning etc.) Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt Elevhistorik ( elevkort ) Digitalt/Papper Procapita Ingår i elevakt. Skrivs ut från Procapita vid varje läsårsslut. Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Förteckning över elevens placering under praktik Handlingar rörande samtycken enligt PuL Digitalt/Papper Arbetsrum, server Papper Arbetsrum, SYV Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Sida 6 av 33

27 Handlingar rörande skador och/eller tillbud Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt Handlingar rörande val av skola Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan. Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Individuella utvecklingsplaner (IUP) med omdömen Papper Arbetsrum Digitalt/Papper Skola24 Ingår i elevakt. Skrivs ut från Skola24 vid varje läsårsslut Interkommunal ersättning - Fakturor - Övriga handlingar Digitalt/Papper Digitalt/Papper Ekonomi 10 år 2 år Se dokumenthanteringsplan för Ledningsstaben; avsnitt ekonomi Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts Intyg om avgång från grundskola Papper Hos administratör Utfärdas om elev avgår utan slutbetyg. Förvaras tillsammans med betygskatalog. Inventarieförteckningar Papper Arbetsrum, rektor Klasslistor Digitalt Procapita Slutgiltig med dokumenterade förändringar under året. Skrivs ut vid varje läsårsslut. Klasscheman Digitalt/Papper Skola24 Slutligt för varje läsår och skolenhet. Skrivs ut från Skola24 vid varje läsårsslut Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Korrespondens om/med elever, av rutinmässig karaktär Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Kunskapsprofiler Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Gäller samtliga ämnen. Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Kvalitetsredovisningar (skollagen SFS 2010:800) Papper Arbetsrum Ledighet för elev, ansökan Digitalt/Papper Arkivskåp, elevakt, Skola24 10 år Ingår i elevakt. Skrivs ut från Skola24 vid varje läsårsslut. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Likabehandlingsplaner Digitalt/Papper Sida 7 av 33

28 Läromedel, egenproducerade Digitalt/Papper Arbetsrum I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediapresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras Läromedel, förteckningar Papper Arbetsrum Läsårsdata (kan ingå i skolkatalog) Papper Hos administratör Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar, samtliga delar, samt sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska samt, sammanställningar av resultat från resultat från nationella prov utom svenska Papper Arbetsrum Papper Arbetsrum 5 år Gallras 5 år efter provtillfället Närvaro- och frånvarouppgifter Digitalt/Papper 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Omprövning av betyg, beslut och handlingar Digitalt/Papper Hos administratör Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Digitalt/Papper Organisationsplaner Papper Protokoll - Elevrådsmöten - Elevvårdskonferens - Papper Papper Arbetsrum Arbetsrum Upphörde Ingår i elevakt. Skol-/fotokataloger Papper Hos administratör Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Digitalt/Papper Diariet 10 år Ingår i diarieförda handlingar Åtgärdsprogram Digitalt/Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt Sida 8 av 33

29 GYMNASIESKOLAN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Ansökningar och beslut om inackorderingsbidrag Digitalt/Papper E-tjänster/Pärm hos skolskjutsansvarig ANMÄRKNINGAR 3 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett TILL KOMMUN- ARKIVET Interkommunal ersättning - Fakturor - Övriga handlingar Digitalt/Papper Digitalt/Papper Ekonomi/IST 10 år 2 år Se dokumenthanteringsplan för Ledningsstaben; avsnitt ekonomi Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts KOMMUNALT AKTIVITETSANSVAR HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Avtal/överenskommelser Digitalt/Papper Arkivskåp/personakt ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Elevregister, förteckningar eller sammanställningar Digitalt/Papper Arbetsrum/Arkivskåp Vid inaktualitet Samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret Handlingsplaner Digitalt/Papper Arkivskåp/personakt Individuella elevplaner Digitalt/Papper Arkivskåp/personakt Intyg/betyg Digitalt/Papper Arkivskåp/personakt Statistik till SCB Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten Papper Arkivskåp/personakt 2 år Under förutsättning att vederbörlig redovisning eller kontroll skett och att handlingarna inte längre behövs för förvaltningen Sida 9 av 33

30 SÄRSKOLA HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Ansökan och beslut till särskola Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. TILL KOMMUN- ARKIVET Arbetsplaner Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Elevvårdskonferensprotokoll Papper Arkivskåp, elevakt Upphörde Ingår i elevakt. Handlingar rörande elevens val Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Individuella utvecklingsplaner med omdömen Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Interkommunal ersättning - Fakturor - Övriga handlingar Digitalt/Papper Digitalt/Papper Ekonomi 10 år 2 år Se dokumenthanteringsplan för Ledningsstaben; avsnitt ekonomi Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts Intyg om genomgången utbildning Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Kursplaner Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Medicinska utredningar Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Pedagogiska utredningar Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Psykologutredningar Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Scheman, individuella Digitalt/Papper Skola24 Slutligt för varje läsår och skolenhet. Skrivs ut från Skola24 vid varje läsårsslut Studieomdömen Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Timplaner Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Åtgärdsprogram Digitalt/Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt Sida 10 av 33

31 ELEVHÄLSAN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Rutinartade minnesanteckningar och arbetsmaterial ELEVHÄLSOVÅRDSJOURNALER ANMÄRKNINGAR Digitalt/Papper Reps. Arbetsrum Vid inaktualitet Väsentlig information införs i journal. TILL KOMMUN- ARKIVET Anteckningar Digitalt/Papper Arkivskåp, skolsköterska 1 år efter elev slutat skolan Arbetsskada (elev) handlingar rörande, t ex vid PRAO Digitalt/Papper Arkivskåp, skolsköterska 1 år efter elev slutat skolan Förteckning inom elevhälsovården som dokumenterar förflyttning av elevhälsojournalen när elev byter skola Digitalt/Papper Arkivskåp, skolsköterska 1 år efter elev slutat skolan Olycksfalls-/incidentrapporter Digitalt/Papper Arkivskåp, skolsköterska 1 år efter elev slutat skolan Skolhälsovårdsjournal Digitalt/Papper Arkivskåp, skolsköterska I skolhälsovårdsjournalen ingår bl.a. remisser, kostintyg, läkarintyg, vaccinationstillstånd. 1 år efter elev slutat skolan PSYKOLOGJOURNALER Intyg Digitalt/Papper Arkivskåp, psykolog Journalkopior, inkomna från annan vårdgivare Digitalt/Papper Arkivskåp, psykolog Remisser med svar Digitalt/Papper Arkivskåp, psykolog Testprotokoll Papper Arkivskåp, psykolog SPECIALPEDAGOGJOURNALER Ljud-och bildupptagningar Arkivskåp, specialpedagog Gallras 1 år efter att eleven slutat åk 3 Pedagogiska kartläggningar Papper Arkivskåp, specialpedagog Sida 11 av 33

32 Remisser med svar Digitalt/Papper Arkivskåp, specialpedagog Utredningar Digitalt/Papper Arkivskåp, specialpedagog HANDLINGAR SOM RÖR KURATORS VERKSAMHET Anmälningar socialtjänst- polis Digitalt/Papper Arkivskåp, kurator Handlingar som rör skolkurators verksamhet, t ex kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar Digitalt/Papper Arkivskåp, kurator Remisser Papper Arkivskåp, kurator Specifika elevärenden Digitalt/Papper Arkivskåp, kurator Utredningar Digitalt/Papper Arkivskåp, kurator Yttranden socialtjänst Digitalt/Papper Arkivskåp, kurator Sida 12 av 33

33 SKOLBIBLIOTEKET HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort ANMÄRKNINGAR Papper Skolbiblioteket 2 år Efter upphörd giltighet Beståndsregister Digitalt/Papper Skolbiblioteket Tas ut var tredje år. 3 år TILL KOMMUN- ARKIVET Handlingar rörande samverkan, projekt Digitalt/Papper Skolbiblioteket 1 år Inköp/prenumerationer Digitalt/Papper Skolbiblioteket Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter etc. 1 år Register över låntagare Digitalt/Papper Skolbiblioteket Vid inaktualitet Statistik; låntagare Digitalt/Papper Skolbiblioteket Antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok 1 år Uppgift om lån per elev Digitalt/Papper Skolbiblioteket Vid inaktualitet Vid återlämnande Sida 13 av 33

34 SKOLSKJUTS HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Ansökan och beslut om skolskjuts Digitalt Webropol 2 år Om ansökan ej gäller växelvis boende eller om ärendet överklagats TILL KOMMUN- ARKIVET Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Digitalt/Papper Webropol Skrivs ut efter varje läsårsslut. Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Avtal med utförare Digitalt/Papper 2 år Gallras efter att avtalet upphört Buss-/skolkort, handlingar rörande Digitalt 2 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall Digitalt/Papper Webropol Skrivs ut efter varje läsårsslut. För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. Digitalt/Papper Hos skolskjutsansvarig Vid inaktualitet Med uppgift om till kommunen inkomna bidrag, vad kommunen betalat ut och eventuellt vad som är återbetalningspliktigt Skolskjutsplaner/regler Digitalt/Papper Diariet Ingår i skolskjutsreglementet Skolskjutsregister Digitalt/Papper 3 år Gallras 3 år efter senaste anteckningen. T ex med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. Kan gallras med förutsättning att statistik bevaras Skolskjutsreglementen Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Årsstatistik över skolskjutsverksamheten Digitalt/Papper Sida 14 av 33

35 INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS EKONOMISKT BISTÅND När det i kolumnen /Gallras anges 5 år/ innebär det att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 SoL. Handlingar rörande personer födda den femte, femtonde eller tjugofemte i varje månad ska bevaras. ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Ansökningar från enskild om bistånd, med eventuella bilagor Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Beslut i enskilt ärende om bistånd Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Beslut/domar i förvaltningsdomstol Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Bilagor till enskilds ansökan om bistånd Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kallelser till möte med handläggare m.m. Meddelanden från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning Registerkontroll som utgör underlag för beslut Registerkontroll som endast har tillfällig betydelse Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 2 år Kan gallras under förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter om bilagan (typ av bilaga samt summa). Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Tillför akten i läsbar form Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Sida 15 av 33

36 Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten Upprättade handlingar av betydelse för ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Kan gallras under förutsättning att personakten inte tillhör gallringsundantag enligt socialtjänstlag kap.12 2 samt socialtjänstförordning 7 kap. 2 Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Utredningar i enskilt ärende Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Återkravshandlingar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Ärendeblad, journalblad Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Överklaganden, med bilagor Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ PERSONAKTER enligt SoL När det i kolumnen /Gallras anges 5 år/ innebär det att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 SoL. Handlingar rörande personer födda den femte, femtonde eller tjugofemte i varje månad ska bevaras. UNDANTAG är Placeringsärende barn där allt ska bevaras INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG ALLMÄNT Anmälningar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Ansökningar från enskild om bistånd Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Ansökningar med ev. bilagor Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Ansökningar till institutioner om vård Avtal om handhavande av annans medel Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Beslut/domar i förvaltningsdomstol Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Sida 16 av 33

37 Dokumentation av planering som rör den enskilde, t ex arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Fullmakter Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänst) Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Registerkontroll som utgör underlag för beslut Registerkontroll som endast har tillfällig betydelse Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, beroendevård Underrättelse från kronofogdemyndigheten om avhysning Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 2 år Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Om de inte ligger till grund för beslut om insats inom socialtjänsten Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Ska tillföras akten i läsbar form. Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Sida 17 av 33

38 Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Utredningar i enskilt ärende Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Ärendeblad, journalblad Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Överenskommelser Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Överklaganden, med bilagor Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ FAMILJEHEM, KONTAKTPERSON/-FAMILJ Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/-familj Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Ansvarsförbindelser för kostnader Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Avtal, med t.ex. kontaktpersoner Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Utredningar av familjehem, kontaktperson/-familj Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Ärendeblad/journalblad Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ MISSBRUK Anmälningar från polis etc. Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Ansökningar om vård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), med bilagor Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Beslut och beslutsunderlag Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Dokumentation av planering t.ex. behandlingsplaner Handlingar rörande underställning till länsrätt (LVM) Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Läggs i personakt när de inte längre behövs i verksamheten, Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal Ärendeblad/journalblad Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Sida 18 av 33

39 YTTRANDEN TILL ANDRA MYNDIGHETER Begäran om handräckning Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Efterlysningar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Yttranden i körkortsärenden Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Yttranden i vapenärenden Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Yttranden till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ HANDLINGAR INKOMNA FRÅN ANDRA MYNDIGHETER /gallras enligt reglerna i SoL om de angår eller föranleder ärende Domar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Förundersökningsprotokoll Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Handlingar rörande rättshjälp Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Meddelanden om förundersökning Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Meddelanden om åtalsunderlåtelse/att åtal ska väckas Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet PLACERINGSÄRENDEN BARN Anmälningar från polis, skola etc. Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Om de lett till placering Anmälningar om behov av vård (till institutioner) Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Ansvarsförbindelser Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Ansökningar om vård (till länsrätt) med bilagor Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Avtal med föräldrar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Beslut och beslutsunderlag Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Dokumentation av planering som rör barnet, t.ex. vårdplaner, behandlingsplaner, arbetsplaner Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Domar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Sida 19 av 33

40 Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Handlingar i namnärenden Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Handlingar rörande underställning till länsrätt Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Meddelanden från institution om utskrivning Placeringsmeddelanden från Statens institutionsstyrelse Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Förs till personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Dock inte om utredningen om familjehemmet som sådant, som har en egen akt Vårdnadsutredningar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Yttranden till åklagare, tingsrätt etc. Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Ärendeblad, journalblad Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt ALLMÄN ADMINISTRATION INOM INDIVID- OCH FAMILJESOMSORGEN Här redovisas sådana handlingar som inte tillhör personakterna inom individ- och familjeomsorgen. Handlingar som inte tillhör ärende eller som inte ger upphov till ärende ska inte förvaras i personakt. Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Papper Pärm 5 år T.ex. anmälningar enligt 12 kap. 1 socialtjänstlagen Avtal med enskilda utförare Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Korrespondens med enskilda utförare Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Meddelanden om placering inom kommunen av barn från annan kommun Digitalt/Papper Arkivskåp, pärm När placeringen upphört Om man inte får kännedom om när en placering upphör kan meddelandena gallras 5 år efter sista notering Sida 20 av 33

41 Protokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Digitalt Server Papper Pärm 2 år T.ex. polisrapporter LOB-ar, meddelanden om avhysning, hyresskuld, elskuld m.m. Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Digitalt/Papper Pärm 2 år Räkenskaper enskildas medel Digitalt/Papper Arkivskåp 10 år Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar HEM FÖR VÅRD ELLER BOENDE - STÖDBOENDE Anmälningar om in- och utskrivningar Ansökningar om plats, inte mottagna boende Förteckningar över inskrivna boenden Digitalt/Papper Arkivskåp 2 år Digitalt/Papper Arkivskåp Vid inaktualitet Digitalt Treserva Vid inaktualitet Journaler över placerade barn Digitalt/Papper Arkivskåp Journaler över personer med födelsedatum 5,15,25 Journaler som inte tillhör bevarandeurvalet Utvärderingar och uppföljningar av verksamheten Digitalt/Papper Arkivskåp Digitalt/Papper Arkivskåp 5 år Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar FAMILJERÄTT När det i kolumnen /Gallras anges 5 år/ innebär det att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 SoL samt 7 kap. 2 socialtjänstförordningen. Handlingar rörande personer födda den femte, femtonde eller tjugofemte i varje månad ska bevaras. FADERSKAPS- OCH FÖRÄLDRASKAPSÄRENDEN Sida 21 av 33

42 Anmälningar om faderskap, föräldraskap Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Anmälan om gemensam vårdnad Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Begäran om hjälp från utrikesdepartementet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Beslut/domar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Brev till modern med anledning av underrättelse om nyfött barn Faderskaps-, föräldraskapserkännande/ - bekräftelser Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Handlingar om vårdnaden om barn Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Identitetsstyrkande handlingar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. MF-protokoll för utredande av faderskap S-protokoll för utredande av faderskap Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskaps-, föräldraskapsutredning Underrättelser från Skatteverket om inflyttat barn Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt M = Mor, F = Far Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt S = Sambo Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Sida 22 av 33

43 Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn, som inte tillhör faderskaps-, eller föräldraskapsärenden Upprättade handlingar av betydelse för ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Ärendeblad, journalblad Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt ADOPTIONSÄRENDEN Handlingar i genomförda adoptioner bevaras enligt 12 kap. 2 SoL Handlingar i ej genomförda adoptioner bevaras/gallras enligt 12 kap. 1-2 SoL Aktualiseringsintyg Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Anmälan om förslag på barn Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Ansökan till tingsrätt om adoption Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Ansökningar om medgivande, med bilagor Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Beslut/domar i förvaltningsdomstol Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Beslut, medgivande Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Finns ibland översatt till annat språk Handlingar rörande barnets ursprung Inkomna och utgående handlingar av betydelse för ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Intyg om adoptionsutbildning Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Sida 23 av 33

44 Medgivande till kommunstyrelsen att hämta uppgifter ur andra register, sekretess-eftergift Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Referenser Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Samtycken med bilagor Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Tingsrättens dom Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Uppföljningsrapporter (anteckningar från hembesök etc.) Upprättade handlingar av betydelse för ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Utdrag ur polisregister Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Utdrag ur socialregister Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Utredningar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Yttranden från behandlande läkare Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Yttranden från kommunstyrelsen till tingsrätt Yttranden från Nämnden för internationella adoptioner Yttranden från Socialstyrelsens rättsliga råd Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Återkallelse av medgivande Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Ärendeblad, journalblad Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Överklaganden, med bilagor Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt ÄRENDEN RÖRANDE VÅRDNAD, BOENDE OCH UMGÄNGE Ansökan om kontaktperson vid umgänge Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Avtal som inte blivit godkända Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Sida 24 av 33

45 Av kommunstyrelsen godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet bevaras. Övriga avtal gallras senast 5 år efter att barnet fyllt 18 år. Domar från tingsrätt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Kontrakt med kontaktperson Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Meddelande till Skatteverket, Centrala studiestödsnämnden, Försäkringskassan om godkänt avtal Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Personbevis Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Påtalande om god man till tingsrätt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Rapporter från kontaktperson Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal Remissvar till tingsrätt om samarbetssamtal Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Tingsrättens begäran om utredning Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Uppdrag att utse kontaktperson Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Sida 25 av 33

46 Utdrag ur polisregister Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Utdrag ur socialregister Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Utredningar i namnärenden till tingsrätten Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Äktenskapslicens Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Ärendeblad Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor) Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ DÖDSBOANMÄLNINGAR OCH BOUTREDNINGAR Bouppteckningsintyg Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Boutredningar Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Dödsfallsintyg Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Ekonomiska redovisningar Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Fullmakter Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Kopior på boutredning, bouppteckning Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Kopior på dödsboanmälan Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Kopior på fakturor Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Korrespondens Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Mottagnings-/utlämningskvitton på eventuellt omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Protokoll över hembesök Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Släktutredningar Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Tillvaratagna patienttillhörigheter, boutredningar Digitalt/Papper Närarkiv 5 år ENSAMKOMMANDE BARN Sida 26 av 33

47 Ansökningar om schablonersättningar Digitalt/Papper Arbetsrum 10 år Anvisning om ledig plats Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Statsbidragsansökningar Digitalt/Papper Arbetsrum 10 år Underlag för återsökning av utgivet bistånd Underlag till statsbidragsansökningar Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år Utbetalningslistor över statsbidrag Digitalt/Papper Arbetsrum 10 år HANDLINGAR SOM FÖRVARAS I PERSONAKT FÖR ENSAMKOMMANDE BARN Anmälan till hälsoundersökning Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Ansökan om fritidspeng Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Anvisning om ny placerad person Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Beslut i enskilt ärende Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Beslut från invandrarmyndighet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Daganteckningar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Förordnanden om offentligt biträde Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Genomförandeplan Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Handlingar som styrker ansökan om uppehållstillstånd Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Inskrivningsbeslut Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Notering om ankomstsamtal Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Underlag till ansökan om fritidspeng Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet T.ex. kopior av pass, remissutlåtanden från läkare m.m. Sida 27 av 33

48 Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Utredningar i enskilt ärende Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vårdplan Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Ärendeblad, journalblad Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Överenskommelser Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Sida 28 av 33

49 LSS HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS PERSONAKTER enligt LSS När det i kolumnen /Gallras anges 5 år/ innebär det att handlingar gallras enligt föreskrift i 21 c och 21 d LSS. Handlingar rörande personer födda den femte, femtonde eller tjugofemte i varje månad ska bevaras. UNDANTAG är Placeringsärende barn där allt ska bevaras HANDLINGAR SOM UPPSTÅR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDEN ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Anmälan och beslut om ställföreträdare Ansökningar om insatser med eventuella bilagor Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Beslut/domar i förvaltningsdomstol Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Beslut om insats Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, individuella planer Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Fullmakter Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig och/eller rutinmässig karaktär Kallelser till möte med LSShandläggare m.m. Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 2 år Sida 29 av 33

50 Sammanställning över andra insatser Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig och/eller rutinmässig karaktär Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Utredningar, utlåtanden Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Ärendeblad, journalblad Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Överklaganden, med bilagor Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ HANDLINGAR SOM UPPSTÅR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER Aktivitetsscheman Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Anmälningar enligt 24 a LSS (Lex Sarah anmälningar), kopior Anteckningar från närståendesamtal Avtal om handhavande av annans medel Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Endast vid samtal om brukaren Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Dokumentation om dagliga rutiner Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Fickpengsredovisning Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Efter godkännande av brukare/närstående/ställföreträdare/ombud Genomförandeplanering (individuella planer m.m.) Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Inflyttningssamtal Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Dokumenteras normalt genom journalanteckning Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, vanor m.m.) Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ ombud Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Om relevanta noteringar gjorts i personakt Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Levnadsberättelser Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Dokumenteras normalt genom journalanteckning Sida 30 av 33

51 Löpande arbetsanteckningar Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet När dokumentation sammanfattats i personakt. Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Observationslistor Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet När noteringar gjorts i personakt Samtycke Digitalt/Papper Arkivskåp, personakt 5 år/ Sida 31 av 33

52 STÖD OCH SERVICE HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar TILL KOMMUN- ARKIVET Anmälan till ansvarig nämnd enligt 24 a LSS Anmälan till länsstyrelsen om personskada Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Avtal med andra kommuner Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Avtal med entreprenörer Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Avtal med enskilda Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Fakturakopior Papper Arbetsrum 2 år Följesedlar Papper Arbetsrum 2 år Personalpärm Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Information som byts ut vid inaktualitet Protokoll från veckomöte gällande brukare/personal Protokoll och mötesanteckningar från samverkan med frivilligorganisationer Uppgifter enligt 15 a LSS om insatsberättigade enligt 9 LSS till Socialstyrelsen Digitalt/Papper Närarkiv 10 år Innehåller information om brukarna Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Vikariepärm Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Information till vikarier, Bra att veta BOSTAD MED SÄRSKILD SERVICE Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah-anmälningar), kopior Anmälningar enligt 24 a LSS kopior Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Dagböcker, meddelandeböcker Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Får inte innehålla uppgifter om enskilda Sida 32 av 33

53 Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram Förteckningar över boende i bostäder med särskild service Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Under ständig bearbetning Habiliteringsersättning (kopior) Papper Närarkiv 2 år Underlag till utbetalning, original finns på ekonomiavdelningen Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av kommunen Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Månadsuppföljning till hemkommun Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år Underlag för debitering Nyckelkvittenser Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år Efter återlämnande Närvaro- och frånvarorapporter Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år Underlag för debitering Planering av genomförande av insatser Redovisning av boendes privata medel Utbetalning av habiliteringsersättning Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Digitalt/Papper Hos god man 10 år God man är ansvarig Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år PERSONLIG ASSISTANS HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Kopior på beslut från Försäkringskassan Papper Arbetsrum 2 år Tidsredovisning SFB till Försäkringskassan Papper Arbetsrum 2 år Utbetalningsbesked Papper Arbetsrum 2 år Sida 33 av 33

54 DOKUMENTHANTERINGSPLAN KS , 84 Dokumenthanteringsplan för Sektor Samhälle och service INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dokumenthanteringsplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I planen finns en översikt över myndighetens handlingar, hur de förvaras och om och när de får gallras samt när de ska överlämnas till arkivmyndigheten. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att vara: o o o o hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) styrmedel för kontoret och arkivet kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) INNEHÅLL OCH UPPLÄGG Dokumenthanteringsplanen innehåller handlingar som ska bevaras och gallringsbara handlingar. Planen anger handlingstypens format och förvaringsplats samt när den ska levereras till kommunarkivet. Planen lämnar också upplysningar om eventuella anmärkningar. Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika verksamhetsområden. BEVARAS ELLER GALLRAS innebär att handlingen ska sparas för all framtid och således inte får förstöras, vare sig medvetet eller genom försummelse, Gallring innebär däremot att handlingen får förstöras efter en fastställd tid, så kallad gallringsfrist. Grundförutsättningen är att allmänna handlingar ska bevaras, gallring får endast göras efter särskilda beslut i ansvarig nämnd eller motsvarande. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax Plusgiro Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr Sida 1 av 19

55 Dokumenthanteringsplanen innehåller sådana beslut om gallring, genom att fastställda gallringsfrister för de handlingar som får förstöras. Gallringsfristen räknas normalt sett i hela kalenderår med start från 31 december det år handlingen inkom eller upprättades. ARKIVERING I KOMMUNARKIVET Handlingar som ska bevaras ska överlämnas till kommunarkivet så snart de inte behövs, men senast 10 år efter upprättandet. Handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd. Handlingar som ska bevaras ska finnas i pappersform. UPPDATERING AV PLANEN Planen måste hållas aktuell för att vara meningsfull. Arkivredogöraren är den som i första hand tar initiativ till när åtgärder ska vidtas för att göra planen aktuell. En väl fungerande dokumenthanteringsplan ska helst uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras. Handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillkommer. Förslag till förändringar i dokumenthanteringsplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig på kommunen. Årlig revidering är ett krav samt vid behov däremellan. FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN Dokumenthantering, arkivvård och allmänhetens rätt att ta del av kommunens handlingar styrs av: o Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) o Arkivlagen (1990:782) o Kils kommuns arkivreglemente, antaget av kommunfullmäktige den 26 mars 2015, 56 Sida 2 av 19

56 DOKUMENTHANTERINGSPLAN MYNDIGHET: Kommunstyrelsen VERKSAMHET: Sektor Samhälle och service GILTIGHETSTID: Dokumenthanteringsplanen gäller från och med DOKUMENTHANTERINGSPLAN SAMHÄLLSBYGGNAD HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ALLMÄNT ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIV Arbetsinstruktioner/ rutinbeskrivning för funktioner och tjänster Föreskrifter och råd egenproducerade Digitalt/Papper Arbetsrum Digitalt/Papper Närarkiv Försäkringar avtal och brev skadestånd, ersättningar skadeärenden, handlingar Digitalt/Papper Diariet 2 år Efter avtalstidens utgång. Efter att försäkringarna upphört att gälla. Ingår i diarieförda handlingar Ingår i diarieförda handlingar Handböcker, instruktioner, bruksanvisningar egenproducerade Digitalt/Papper Arbetsrum Kursintyg, personal original kopia Papper Personalakt/ HR Tills kursdeltagaren Läggs i personalakt, HR Lagar och förordningar, föreskrifter Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Mottagningsbevis Papper Arbetsrum/registrator 2 år Kvitto på skickat brev Sida 3 av 19

57 Polisanmälningar, inbrott, stöld, skadegörelse Digitalt/Papper Diariet 2 år Sammanställning bevaras Projektbudget Digitalt/Papper Arbetsrum 2 År Efter garantibesiktningsutgång Projektdokumentation projektuppdrag/direktiv/syfte beslut i nämnd beslut om ändrad inriktning aktivitetsplan projektplan ev. tilläggsdirektiv projektorganisation projektkontrakt protokoll utredningar för betydelse för projekt avtal tilläggsbeställningar slutrapport ekonomisk slutredovisning övrigt, t.ex. anteckningar av tillfällig betydelse, adresslistor Digitalt/Papper Arbetsrum Närarkiv Arbetsrum år efter garantitidens utgång Vid inaktualitet Definition av projekt: ett projekt ska innehålla tydliga mål, vara tidsbegränsat och vara en aktivitet utöver den ordinarie verksamheten. När handlingar son ska ingå i projektdokumentationen normalt arkiveras i original på annat sätt läggs en kopia i projektakten, t.ex. avtal. Kalkyler gäller bygg och anläggning. När projektet slutrapporterats. Protokoll om byggmöten, projektmöten Digitalt/Papper Arbetsrum 10 år efter garantitidens utgång Rör det sig om byggnader med kulturhistoriskt värde bör protokollen bevaras Rapporter, egenproducerade Digitalt Diariet Ingår i diarieförda handlingar UPPHANDLINGSÄRENDEN Anbud anbudsförfrågan anbud, antagna, anbud ej antagna Digitalt/Papper Arbetsrum/registrator 2 år anbudsdiarium/förteckning tilldelningsbeslut avtal/kontrakt/beställning med entreprenör Sida 4 av 19

58 Artikelregister /Á-prislista Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Bensinkort avtal Beställningar (genomförda av verksamhetsansvarig) Direktupphandling som upprättas av förvaltningen beslut avtal Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år Efter garantitidens utgång Digitalt/Papper Arbetsrum/registrator Extra arbeten, beställda Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år Efter garantitidens utgång Leasing som förvaltningen upprättar med stöd av ramavtal avtal/kontrakt t.ex. bilar, kopiatorer Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet 10 år efter leasingavtalets utgång Offerter original kopia Digitalt/Papper Arbetsrum/registrator Vid inaktualitet Offerter kan inte jämställas med anbud Orderbekräftelse Digitalt/Papper Arbetsrum 10 år Ramavtal, som förvaltningen ingått förfrågan beställning orderbekräftelse Digitalt/Papper Arbetsrum/registrator T.ex. måleri- och byggtjänster GATOR-, PARK- OCH VA-LEDNINGSÄRENDEN Anslutningar kommunalt vatten/avlopp - Original - Kopia Digitalt/Papper Diariet Arbetsrum 5 år Ingår i diarieförda handlingar Ansökan om tillstånd enligt ordningslagen och lokala föreskrifter Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar. T.ex. markupplåtelse, nyttjanderätt allmän plats Beläggningsarbeten Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år Brandposter Digitalt/Papper Arbetsrum Sida 5 av 19

59 Broar, statsbidrag Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Brunnar, skisser Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Bygghandlingar - Förfrågningsunderlag - Ombyggnad Digitalt/Papper Närarkiv Arbetsrum Närarkiv 2 år T.ex. vägar och broar Dagböcker, beredskap Digitalt/Papper Arbetsrum Dagvatten - Separering - Utredningar Enskilda vägar - Ansökan bidrag - Beslut bidrag Digitalt/Papper Arbetsrum Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Felparkeringsavgifter Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år Fordonshandlingar - Registreringsbevis - Leasingkontrakt kopia Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Flytt av fordon, dokumentation om Digitalt/Papper Arbetsrum 10 år Gator och vägar - Väghållningsområden - Inmätningar - Planer/program Gator och vägar/underhåll - Register och diverse handlingar Inmätningar VA-ledningar - Papper - Digitalt Kommunal riskhantering VAledningar Digitalt/Papper Arbetsrum T.ex. gatubelysning, drift- och underhåll Digitalt/Papper Arbetsrum Digitalt/Papper Arbetsrum Digitalt/Papper Arbetsrum Ledningar/ledningsnät - Mätarbrunnar Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Sida 6 av 19

60 - Register - Rapporter (kopior) - Inventering - Planeringar - Renovering - Ledningsrätter - TV filmning av avloppsledningar Vid inaktualitet 2 år 2 år Vid inaktualitet Lokalförsörjning Digitalt/Papper Arbetsrum Lokala trafikföreskrifter och trafikliggare - Ordinarie - Tillfällig Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år Markupplåtelser Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar. Nycklar bommar/förråd - Kvittens och register Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Parkeringstillstånd för rörelsehindrade - Ansökan med tillhörande handlingar - Avslag av ansökan - Akter, avlidna Digitalt/Papper Arbetsrum/ handläggare 5 år 5 år Strimlas Kopia ingår i diarieförda handlingar. Efter utgången giltighetstid Polismyndighet - Ansökan om tillstånd Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Ritningar - Original - Kopior - Relation Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Servisanmälan Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Trafikanordningsplaner vid vägarbeten (TA-plan) Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Trafikflödeskartor Digitalt/Papper Arbetsrum Sida 7 av 19

61 Trafikutredningar/mätningar Digitalt/Papper Arbetsrum Trafikolycksrapport - Vägtrafikolycka - Viltolycka Digitalt/Papper Arbetsrum/Närarkiv 2 år 2 år Kommunens exemplar Va-anläggningar, skyddsinstruktioner Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet SKOG- OCH NATUROMRÅDENSÄRENDEN Planering/avverkning - Avverkningsanmälningar - Kontrakt - Orderbekräftelse - Skogsfastigheter/ virkesförsäljning - Skogsbruksplan - Skogsverksamhet - Statligt stöd till skogsvård - Överenskommelse biotopskydd Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Ett ex. hos skogsansvarig GEOGRAFISKT INFORMATIONSSYSTEM (GIS) GIS-DATA Digitalt Kopior i systemet Solen Geografiskt Sverige Data (GSD), Lantmäteriet - GSD-Fastighetskartan - GSD-Höjd - GSD-Ortofoto - GSD-Terrängkarta - GSD-Översiktskarta GSD-Sverigekartan Trafikverket (GIS-teman) Övriga temaägare (GIS-teman), t.ex. SGU, SCB, SMHI Gallras vid behov Temaägaren arkiverar. Vi hämtar GIS-teman manuellt vid behov av uppdatering Sida 8 av 19

62 STOMNÄT Polygonförteckningar (stomnät i plan) Punktbeskrivningar, polygonpunkter (stomnät i plan) Analogt Arbetsrum Finns endast i ett exemplar. Förvaras hos GIS-samordningen. Ska föras över till PDF/A för att ha som säkerhet. Analogt Arbetsrum Finns endast i ett exemplar. Förvaras hos GIS-samordningen. Ska föras över till PDF/A för att ha som säkerhet. Stomnätskarton/polygonkartor (stomnät i plan) Digitalt PDF/A Analogt I systemet GeoAssistans Arbetsrum Metra äger och driftar systemet. Finns endast i ett exemplar. Förvaras hos GIS-samordningen. Ska föras över till PDF/A för att ha som säkerhet. Fixpunkter, översiktskarta (stomnät i höjd) Punktbeskrivningar, fixpunkter (stomnät i höjd) Analogt Arbetsrum Finns endast i ett exemplar. Förvaras hos GIS-samordningen. Ska föras över till PDF/A för att ha som säkerhet. Analogt Arbetsrum Finns endast i ett exemplar. Förvaras hos GIS-samordningen. Ska föras över till PDF/A för att ha som säkerhet. VA-VERKEN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIV Analyser Dricksvatten, avloppsvatten Papper Arbetsrum, reningsverket Vid inaktualitet Skyddsbestämmelser för vattentäkt Papper Arbetsrum, reningsverket Slamspridning Papper Arbetsrum, reningsverket VA-labbrapporter Papper Arbetsrum, reningsverket VA-driftstörningsrapporter Papper Arbetsrum, reningsverket VA-kontrollprogram Papper Arbetsrum, reningsverket Vid inaktualitet Sida 9 av 19

63 VA-fastställda verksamhetsområden Vatten/spillvatten/dagvatten Papper Arbetsrum, reningsverket VA- industrianslutningar - Avtal - Reningsavgifter - Oönskade ämnen - Analysbehandling Papper Arbetsrum, reningsverket 10 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet VA-taxa - Beslut - Broschyr - Underlag Papper Arbetsrum, reningsverket Vid inaktualitet Vattenmätare besiktningsprotokoll - Officiell kontroll Papper Arbetsrum, reningsverket Vid inaktualitet KOSTENHETEN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ALLMÄNT ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIV Budgetunderlag Papper Kostenheten 2 år Underlag för debiteringar, arbetsmaterial Digitalt Server 2 år Enkäter Digitalt/Papper Diariet Sammanställning och en enkät ej ifylld. Gäller egenproducerade enkäter. Ingår i diarieförda handlingar Vid varje tillfälle Enkät svar och andra underlag Digitalt/Papper Server/Kostenheten Vid inaktualitet Egenkontrollens signeringslistor Papper Respektive kök 2 år Egenkontrollens felanmälningslistor Papper Respektive kök 5 år Följesedlar Papper Respektive kök/kontor 3 år Sida 10 av 19

64 HANDLINGAR SOM AVSER SKOLMÅLTIDER OCH MÅLTIDER ÄLDREOMSORG Kostpolicy, äldreomsorg, Skola och förskola, Handlingsplan äldreomsorg Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Matsedlar Papper Kostenheten Varje läsår Specialkostblankett Papper Kostenheten Originalblanketten sparas i arkivet Vid uppdatering Specialkostblankett, ifylld Papper Kostenheten 2 år Bemanning, scheman Digitalt Server 5 år Verksamhetens omfattning, antal elever/äldre Förteckningar över kök, utrustning, köksinventarier Beställningar; Karlslund 1 & 2, Korttiden, Smeden, Äldreomsorg, förskola, skola Förteckningar över serverade måltider, svinnlista, statistik Sammanställning; serverade måltider, svinnlista, statistik Papper Kostenheten Januari Digitalt/Papper Kostenheten Januari Papper Kostenheten 2 år Digitalt Server 5 år Papper Kostenheten Varje läsår Näringsberäkningar Digitalt Mashie (kostprogram) Vid inaktualitet Recept Digitalt Server/Mashie Vid inaktualitet FASTIGHETSAVDELNINGEN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Arbetsakter - Arbetshandlingar om fastighetsärenden m.m. - dagboksblad ANMÄRKNINGAR Papper Arbetsrum Vid inaktualitet TILL KOMMUN- ARKIV Sida 11 av 19

65 Papper Arbetsrum Arrendeavgifter - avisering - bokföringsunderlag, kopior - debiteringsunderlag, kopior Papper Arbetsrum 10 år 2 år 2 år Ekonomiavdelningen Arrendeavtal - industrilokaler - jakträtter - jordbruk - nyttjanderätt diverse - bostad - bostad (omtillbyggnad) Digitalt/Papper Arbetsrum Gallras då kontraktet upphört att gälla eller förnyas Tilläggsavtal ska föras över till ny version av huvudavtal Bankgarantier Papper Kassaskåp/ekonomi Återgång till entreprenören efter byggtidens utgång Beläggningsarbeten Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år Efter slutbesiktningen Besiktning/slutbesiktning (besiktningshandlingar) - original - kopia Digitalt/Papper Arbetsrum/registrator 10 år efter garantitidens utgång 10 år då objektet är av kulturhistoriskt intresse. Besiktningsprotokoll från - energideklaration - obligatorisk ventilationskontroll - årsintervall - kontroll Beskrivning speciella installationer och information Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Besiktnings sker efter lag. Protokollen blir alltså inaktuell efter ny besiktning. Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Efter giltighetstidens utgång Bevakningsrapporter (byggnader) Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Original hos bevakningsföretaget Brunnar, skisser Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Drift och skötselinstruktioner Papper Källararkivet Ska bevaras under objektets livstid. Finns i 3 ex. varav ett på plats per objekt och 1 ex hos fastighetsskötare. Vid byte av utrustning bör man vara noga med att gallra obehövliga driftspärmar. Sida 12 av 19

66 Fastighetsskatt - deklaration - taxering Papper Arbetsrum 10 år 10 år Efter ny deklaration Efter nytt taxeringsbesked Fastighetskartor - papper - digitalt Digitalt/Papper Kommunkontoret/ kartrummet Förteckning över fastigheter Digitalt/Papper Arbetsrum 5 år Garantibesiktningsprotokoll Digitalt/Papper Arbetsrum 10 år Hyreskontrakt Digitalt/Papper Arbetsrum 10 år Efter avtalstidens utgång Register, uthyrning motorvärmare Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Register över nycklar Digitalt/Papper Arbetsrum 2 år KULTUR OCH FRITID HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS BIBLIOTEKET ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIV Statistik till Kungliga biblioteket (KB) - Studiebesök/arrangemang - Nyförvärv av böcker - Utlåning av böcker Papper Digitalt/Papper Digitalt/Papper Arbetsrum Book-IT/arbetsrum Book-IT/arbetsrum Rapport skrivs ut årligen Rapport till KB, underlag 5 år 10 år Följesedlar inköp - Bokleveranser - Övriga Papper Papper Arbetsrum Arbetsrum 3 år 2 år Dagsavslut, Z-kvitton (kassaregister) Papper Arbetsrum Gallras efter redovisning Dras ut dagligen, till ekonomienheten Förteckning över tidskrifter Digitalt Book-IT 1 år Förteckning över prenumerationer av databaser 1 år Sida 13 av 19

67 Avtal/förbindelser med låntagare om lånekort Digitalt Papper Kontot digitalt i Book- IT Avtal i pärm 3 år 2 år efter att giltigheten upphört Systemet gallrar om kontot inte varit aktivt under 5 år FRITID Föreningsbidrag enligt regelverk - Ansökningar om föreningsbidrag - Ansökningar om aktivitetsstöd - Ansökningar om ledarutbildningsbidrag - Beslut - Års- och verksamhetsberättelser Papper Arbetsrum Beslut förvaras tillsammans med årsoch verksamhetsberättelse 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år Studieförbundsbidrag - Ansökningar - Beslut - Års- och verksamhetsberättelse Papper Arbetsrum Beslut förvaras tillsammans med årsoch verksamhetsberättelse 5 år 5 år 5 år Startbidrag - Ansökningar Papper Arbetsrum 5 år Föreningsförteckning Digitalt/Papper FRI/Arbetsrum Utdrag ut FRI görs en gång per år. Förvaras tillsammans med års- och verksamhetsberättelse 5 år Föreningskatalog Papper Arbetsrum Fritidsguiden nedlagd fr.o.m år Bokningsschema - Idrottslokaler Digitalt I bokningssystemet FRI 5 år Lotterier - Ansökan om registrering - Ansökan om tillstånd - Lotteriredovisning - Beslut Papper Arbetsrum 5 år 5 år 5 år 5 år Strategiplan för turism Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Sida 14 av 19

68 Turistbroschyrer m.m. från Värmland m.fl. Papper Infopoint Vid inaktualitet KULTURSKOLAN Affischer, broschyrer, informationsmaterial, program, flygblad o. dyl. som produceras i verksamheten Papper Arbetsrum, kulturskolan Anmälningar till kulturskolan Papper Arbetsrum, kulturskolan Avanmälningar till kulturskolan Papper Arbetsrum, kulturskolan 3 år 3 år Ensemblelistor Papper Hos administratör Elevregister Digitalt/Papper Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Digitalt/Foto Kulturskolan Hyresavtal Papper Hos administratör Vid inaktualitet Hyra av instrument Inventarieförteckning; instrument, noter Papper Arbetsrum, kulturskolan Uppgift om anskaffningsår på instrument Kataloger eller annat informationsmaterial kring kursutbud Papper Arbetsrum, kulturskolan Kursprogram och informationsmaterial, per läsår Papper Arbetsrum, kulturskolan Korrespondens som inte är rutinmässig Digitalt/Papper Arbetsrum, kulturskolan Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt bör bevaras på skolan Närvaroregister Papper Arbetsrum, kulturskolan 3 år Program eller motsvarande som visar egna konserter eller andra aktiviteter Papper Arbetsrum, kulturskolan Protokoll från ämneskonferenser, personalkonferenser Digitalt/Papper Arbetsrum, kulturskolan Protokoll eller mötesanteckningar från konferens, möten där undervisningens uppläggning och innehåll dokumenteras Sida 15 av 19

69 Organisationsplaner Papper Arbetsrum, kulturskolan Register över uthyrning av instrument Digitalt/Papper Arbetsrum, kulturskolan, procapita 3 år efter återlämning Scheman Digitalt/Papper Ett exemplar med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras om sådana upprättas Underlag för debitering av avgifter Digitalt Procapita 1 år Uppgifter om lokalbokningar Vid inaktualitet VUXENUTBILDNING HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ELEVREGISTRERING ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIV Anmälningar/Ansökningshandlingar Digitalt Dropbox/Kursportal Vid inaktualitet Tidigast efter att eleven avslutat sin utbildning Elevhistorik Digitalt Dropbox/Kursportal Finns digitalt där man köpt tjänsten/kurs STUDIEORGANISATION Anmälningar till prövning Digitalt Outlook Vid inaktualitet När prövning är genomförd Individuella studieplaner Digitalt Dropbox/Kursportal Då elev slutat skolan Uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program Meddelande om genomförd prövning Prövning, resultat med anteckning om givet betyg Digitalt Outlook Vid inaktualitet När uppgiften är dokumenterad Digitalt/Papper Arbetsrum ELEVUTVECKLING OCH LÄRANDE Betygsdokumentation, examen slutbetyg Digitalt/Papper Arbetsrum Betygskatalog Digitalt/Papper Arbetsrum Betyg/utbildningsbevis lärlingsutbildning Digitalt/Papper Arbetsrum Sida 16 av 19

70 Intyg, kopior Digitalt/Papper Arbetsrum Från genomförda orienteringskurser Nationella slutprov (SFI) ämnes prov i svenska, elevlösningar, samtliga delar Papper Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Papper 5 år Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska bevaras Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska Digitalt/Papper Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska Digitalt/Papper 5 år Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras Specialarbeten/projektarbeten Digitalt/Papper Utdrag ur betygskatalog Digitalt/Papper Arbetsrum ÖVERGRIPANDE PLANERING Redovisning av statsbidrag Digitalt/Papper Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Digitalt/Papper Diariet 10 år Ingår i diarieförda handlingar ARBETSMARKNADSENHETEN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ALLMÄN ADMINISTRATION INOM ARBETSMARKNADSPROJEKT/ÅTGÄRDER ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIV Avtal/överenskommelser mellan t.ex. kommunen och arbetsförmedlingen Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Förteckningar över personer i olika åtgärder Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt Projekthandlingar Digitalt/Papper Diariet T.ex. beskrivning, finansiering, innehåll, uppföljning, resultat Statsbidrag för olika åtgärdsformer, underlag, ansökningar, utbetalning, avstämning etc. Digitalt/Papper Diariet/arbetsrum 10 år Ingår i diarieförda handlingar. Gäller räkenskapsmaterial, granskningsmaterial kan gallras med kortare frist t.ex. 2 år. Sida 17 av 19

71 INDIVIDDOKUMENTATION Arbetsintyg, skriftliga omdömen Digitalt/Papper AMEA/personakt Anställningsbeslut Digitalt/Papper AMEA/personakt Anvisning från arbetsförmedling, socialtjänst Digitalt/Papper AMEA/personakt 2 år Efter avslutad åtgärd Beslut från arbetsförmedling, socialtjänst Digitalt/Papper AMEA/personakt 2 år Efter avslutad åtgärd Förstadagsintyg Digitalt/Papper AMEA/personakt 2 år Efter avslutad åtgärd Handlingsplan Digitalt/Papper AMEA/personakt 2 år Efter avslutad åtgärd Korrespondens med placeringsenhet (arbetsgivare) Digitalt/Papper AMEA/personakt 2 år Efter avslutad åtgärd Uppföljning Digitalt/Papper AMEA/personakt 2 år Efter avslutad åtgärd Utredningar, kartläggning Digitalt/Papper AMEA/personakt 2 år Efter avslutad åtgärd Överenskommelser med deltagare Digitalt/Papper AMEA/personakt 2 år Efter avslutad åtgärd FLYKTINGMOTTAGNING HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS AKTER INOM FLYKTING- OCH INVANDRARVERKSAMHET ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIV Anmälan och beslut om bostadsbidrag kopior Digitalt/Papper Arbetsrum/personakt Vid inaktualitet Anmälan till hälsoundersökning Digitalt Treserva/personakt Vid inaktualitet Noteras i journalen Beslut från invandrarmyndighet Digitalt/Papper Arbetsrum/personakt Vid inaktualitet Bosättningsunderlag Digitalt/Papper Arbetsrum/personakt Från Migrationsverket Förfrågningar från Migrationsverket med bosättningsunderlag där placeringen inte verkställs Handlingar som styrker ansökan om uppehållstillstånd Digitalt/Papper Arbetsrum/personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arbetsrum/personakt Vid inaktualitet Sida 18 av 19

72 Registerutdrag t.ex. personbevis kopior Underlag för återsökning av utgivet bistånd Digitalt/Papper Arbetsrum/personakt Vid inaktualitet Digitalt/Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Ärendeblad, journalblad Digitalt/Papper Arbetsrum/personakt Överenskommelser Digitalt/Papper Arbetsrum/personakt BUDGET- OCH SKULDRÅDGIVNING HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Bokningslistor Digitalt/Papper Närarkiv 1 år TILL KOMMUN- ARKIV Register till ärenden rörande budget- och skuldrådgivning Statistikunderlag/statistik som sammanställts till årsstatistik eller redovisas på annat sätt Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Gallras samtidigt som akten Digitalt/Papper Vid inaktualitet Sedan sammanställning/redovisning skett Ärenden rörande budgetrådgivning Digitalt/Papper Närarkiv/Personakt 5 år T.ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelser med fordringsägare Ärenden rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen Ärenden rörande skuldsanering prövade enligt skuldsaneringslagen Digitalt/Papper Närarkiv/Personakt 5 år T.ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelser med fordringsägare Digitalt/Papper Närarkiv/Personakt 5 år T.ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelser med fordringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut Sida 19 av 19

73 DOKUMENTHANTERINGSPLAN KS , 84 Dokumenthanteringsplan för Sektor Äldre INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dokumenthanteringsplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I planen finns en översikt över myndighetens handlingar, hur de förvaras och om och när de får gallras samt när de ska överlämnas till arkivmyndigheten. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att vara: o o o o hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) styrmedel för kontoret och arkivet kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) INNEHÅLL OCH UPPLÄGG Dokumenthanteringsplanen innehåller handlingar som ska bevaras och gallringsbara handlingar. Planen anger handlingstypens format och förvaringsplats samt när den ska levereras till kommunarkivet. Planen lämnar också upplysningar om eventuella anmärkningar. Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika verksamhetsområden. BEVARAS ELLER GALLRAS innebär att handlingen ska sparas för all framtid och således inte får förstöras, vare sig medvetet eller genom försummelse, Gallring innebär däremot att handlingen får förstöras efter en fastställd tid, så kallad gallringsfrist. Grundförutsättningen är att allmänna handlingar ska bevaras, gallring får endast göras efter särskilda beslut i ansvarig nämnd eller motsvarande. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax Plusgiro Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr Sida 1 av 8

74 Dokumenthanteringsplanen innehåller sådana beslut om gallring, genom att fastställda gallringsfrister för de handlingar som får förstöras. Gallringsfristen räknas normalt sett i hela kalenderår med start från 31 december det år handlingen inkom eller upprättades. ARKIVERING I KOMMUNARKIVET Handlingar som ska bevaras ska överlämnas till kommunarkivet så snart de inte behövs, men senast 10 år efter upprättandet. Handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd. Handlingar som ska bevaras ska finnas i pappersform. UPPDATERING AV PLANEN Planen måste hållas aktuell för att vara meningsfull. Arkivredogöraren är den som i första hand tar initiativ till när åtgärder ska vidtas för att göra planen aktuell. En väl fungerande dokumenthanteringsplan ska helst uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras. Handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillkommer. Förslag till förändringar i dokumenthanteringsplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig på kommunen. Årlig revidering är ett krav samt vid behov däremellan. FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN Dokumenthantering, arkivvård och allmänhetens rätt att ta del av kommunens handlingar styrs av: o Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) o Arkivlagen (1990:782) o Kils kommuns arkivreglemente, antaget av kommunfullmäktige den 26 mars 2015, 56 Sida 2 av 8

75 DOKUMENTHANTERINGSPLAN MYNDIGHET: Kommunstyrelsen VERKSAMHET: Sektor Äldre GILTIGHETSTID: Dokumenthanteringsplanen gäller från och med DOKUMENTHANTERINGSPLAN HEMTJÄNST HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Planering av genomförande av insatser Vid inaktualitet ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Förteckningar över hemtjänsttagare Vid inaktualitet Under ständig bearbetning Månadsredovisning utförda timmar 2 år Register över brukares nycklar Vid inaktualitet Under ständig uppdatering Nyckelkvittenser till brukares boenden Nyckellistor, brukares nycklar, dagliga Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar 2 år Efter upphörd service 2 år 2 år Efter återlämnande Redovisning av handhavda medel 10 år Trygghetslarm, avtal Digitalt/Papper Diariet/Närarkiv Ingår i diarieförda handlingar Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Vid inaktualitet När innehavet upphört Larmloggar 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Badet, bokningslistor Papper Smeden 2 år Sida 3 av 8

76 Matsalen Smeden, liggaren Papper Smeden 2 år SÄRSKILDA BOENDE (SANNERUD, KARLSLUND, ÅKERBO) HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET BOENDEADMINISTRATION Förteckning över särskilda boenden Papper Planering av genomförande av insatser Förteckning över boende i de särskilda boendeformerna Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Under ständig bearbetning Boenderegister Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Under ständig bearbetning Vårddagsuppgifter Papper 2 år Närvaro- och frånvarorapporter brukare Papper 2 år Underlag för debitering Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostad som tillhandahålls av socialtjänsten Papper 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Nyckelkvittenser, boendes nycklar Papper Arbetsrum 2 år Efter återlämnande Trygghetslarm, avtal Papper Diariet/Närarkiv Ingår i diarieförda handlingar Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Papper Arbetsrum Vid inaktualitet När innehavet har upphört Larmloggar 2 år Larmrapporter med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Vårdtyngdsmätningar, underlag Vid inaktualitet När sammanställning gjorts HANLINGAR RÖRANDE DE BOENDE Sida 4 av 8

77 Kontaktmannaskap bekräftelse från anställd och information till boende Vid inaktualitet Redovisning av handhavda medel 10 år Fickpengsredovisning 2 år Tillhörighetslistor Vid inaktualitet Färdtjänstkort Se anmärkning Tillhör brukaren och är inte allmän handling. Vid inaktualitet åter till brukare/dödsbo HANDLINGAR RÖRANDE VERKSAMHETEN Planering av genomförandet av insatser Vid inaktualitet Vårdtyngdsmätningar, underlag Vid inaktualitet När sammanställning gjorts Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram 2 år ÄLDREOMSORGSAKTER, SOL HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDET Anmälningar Anmälan och beslut om ställföreträdare/ombud Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med eventuella bilagor Ansökningar till institutioner om vård 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 Sida 5 av 8

78 Avgiftsbeslut Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t ex arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner och vårdplaner Fullmakter Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 Förvaras hos avgiftshandläggaren till dess brukaren avlidit/avslutats Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Vid inaktualitet Inkomstförsäkran 1 år Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Vid inaktualitet Vid inaktualitet Meddelanden om utskrivning från sluten vård m.m. Vid inaktualitet Efter notering i personakt. Registerkontroller som utgör underlag för beslut 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 Ska tillföras akten i läsbar form Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Vid inaktualitet Underlag för fastställande av avgift Upprättade handlingar av betydelse i ärendet 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 Förvaras hos avgiftshandläggaren till dess brukaren avlidit/avslutats Sida 6 av 8

79 Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Ärendeblad/journalblad Överenskommelser Överklaganden, med bilagor HANDLIGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah-anmälningar, kopior Arbetskort/servicekort Avtal om handhavande av annans medel Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner m.m.) Vid inaktualitet 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 Handlingar som rör avvikelsehantering Inflyttningssamtal Journalblad Levnadsberättelser 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras i särskilda Lex Sarah-akter Dokumenteras normalt genom journalanteckning. Dokumenteras normalt genom journalanteckning. Löpande arbetsanteckningar Vid inaktualitet När dokumentation sammanfattats i personakt Signeringslistor för hemtjänstinsats Överenskommelser om insatser i särskilt boende 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 Sida 7 av 8

80 RESURSENHETEN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Socialakter - Procapita Digitalt Procapita 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 ANMÄRKNINGAR Skrivs ut från Procapita 5 år efter sista anteckningen TILL KOMMUN- ARKIVET Anmälan - Procapita Digitalt Procapita 5 år med undantag för födda 5, 15, 25 Skrivs ut från Procapita 5 år efter sista anteckningen Förteckning över brukare Papper Närarkiv Vid inaktualitet Förteckning över frivilligorganisationer Papper Närarkiv 5 år Förteckning över hemtjänsttagare Digitalt Procapita Vid inaktualitet Korrespondens med enskilda utförare Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Servicekort/brukarkort Digitalt Procapita Vid inaktualitet AVGIFTSHANDLÄGGNING HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Avgiftsbeslut Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Debiteringsunderlag Digitalt/Papper Närarkiv 5 år Månadsredovisning utförda timmar Digitalt/Papper Närarkiv 2 år TILL KOMMUN- ARKIVET Sida 8 av 8

81 DOKUMENTHANTERINGSPLAN KS , 84 Dokumenthanteringsplan för utförare av hälso- och sjukvård INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dokumenthanteringsplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I planen finns en översikt över myndighetens handlingar, hur de förvaras och om och när de får gallras samt när de ska överlämnas till arkivmyndigheten. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att vara: o o o o hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) styrmedel för kontoret och arkivet kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) INNEHÅLL OCH UPPLÄGG Dokumenthanteringsplanen innehåller handlingar som ska bevaras och gallringsbara handlingar. Planen anger handlingstypens format och förvaringsplats samt när den ska levereras till kommunarkivet. Planen lämnar också upplysningar om eventuella anmärkningar. Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika verksamhetsområden. GALLRING innebär att handlingen ska sparas för all framtid och således inte får förstöras, vare sig medvetet eller genom försummelse, Gallring innebär däremot att handlingen får förstöras efter en fastställd tid, så kallad gallringsfrist. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax Plusgiro Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr Sida 1 av 12

82 Grundförutsättningen är att allmänna handlingar ska bevaras, gallring får endast göras efter särskilda beslut i ansvarig nämnd eller motsvarande. Dokumenthanteringsplanen innehåller sådana beslut om gallring, genom att fastställda gallringsfrister för de handlingar som får förstöras. Gallringsfristen räknas normalt sett i hela kalenderår med start från 31 december det år handlingen inkom eller upprättades. ARKIVERING I KOMMUNARKIVET Handlingar som ska bevaras ska överlämnas till kommunarkivet så snart de inte behövs, men senast 10 år efter upprättandet. Handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd. Handlingar som ska bevaras ska finnas i pappersform. UPPDATERING AV PLANEN Planen måste hållas aktuell för att vara meningsfull. Arkivredogöraren är den som i första hand tar initiativ till när åtgärder ska vidtas för att göra planen aktuell. En väl fungerande dokumenthanteringsplan ska helst uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras. Handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillkommer. Förslag till förändringar i dokumenthanteringsplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig på kommunen. Årlig revidering är ett krav samt vid behov däremellan. FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN Dokumenthantering, arkivvård och allmänhetens rätt att ta del av kommunens handlingar styrs av: o Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) o Arkivlagen (1990:782) o Kils kommuns arkivreglemente, antaget av kommunfullmäktige den 26 mars 2015, 56 Sida 2 av 12

83 DOKUMENTHANTERINGSPLAN MYNDIGHET: Kommunstyrelsen VERKSAMHET: Utförare av hälso- och sjukvård GILTIGHETSTID: Dokumenthanteringsplanen gäller från och med DOKUMENTHANTERINGSPLAN ADMINISTRATION HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Beslut om delegering av medicinska arbetsuppgifter ANMÄRKNINGAR Papper Närarkiv 10 år Avser även beslut om ändring av delegering Återkallande av delegering Papper Närarkiv 10 år HSA-katalogen Digitalt/Papper Avser lokala kataloguppgifter länkade till det nationella Hälso- och sjukvårdens samlade adressregister (HSA-katalogen) med gemensam sökbild. i versioner genom uttag av data 1 gång per år. Ev. ändringar och rättelser av får genomföras om ändringarna bevaras i systemets historik. Riktlinjer för hälso- och sjukvård Papper Närarkiv Avser riktlinjer utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren TILL KOMMUN- ARKIVET Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) Papper Närarkiv Avser listor med signatur och namnförtydliganden som identifierar personal som dokumenterar och signerar i patientjournal Sida 3 av 12

84 HJÄLPMEDEL HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Bostadsanpassningsbidrag, handlingar rörande Papper Avser kopia av intyg eller andra handlingar som kompletterar ansökan (själva ansökan hanteras av den enhet som fattar beslut i frågan). Se dokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden. Dokumentation i samband med utprovning och rådgivning rörande hjälpmedel Dokumenterade kvalitetskontroller av produkter Digitalt Procapita Se anmärkning Om insatsen bedöms vara en hälso- och sjukvårdsinsats ska den dokumenteras i patientjournal, se avsnitt patientjournal. Övriga uppgifter om utprovning och rådgivning gallras vid inaktualitet Papper Se anmärkning Avser kontroll utförd av särskild maskintekniskt personal eller av persona som arbetar där produkten är placerad. Gallras 3 år efter att produkten sålts eller på annat sätt tagits ut bruk. Funktionsbedömningar Digitalt Procapita Kan ingå i utredning och rehabiliteringsplan Lån av hjälpmedel, handlingar rörande Papper 3 år Avser t ex låneförbindelser och kvitteringar vid återlämnande av lånade hjälpmedel. Gallras 3 år efter återlämnandet. Ordination av hjälpmedel Digitalt Procapita Se avsnitt Patientjournaler Planerade fortsatta insatser, dokumentation Digitalt Procapita Kan ingå i utredning och rehabiliteringsplan. Sida 4 av 12

85 LÄKEMEDELSHANTERING HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Förbrukningsjournal, narkotika 10 år Avser journal för förrådsadministration av narkotika. Gallras 10 år efter inaktualitet. (Journal för enskild patients förbrukning se avsnitt Patientjournal) Förteckning över utlämnade nycklar eller kort till läkemedelsförråd Instruktioner för läkemedelshantering 3 år Gallras 3 år efter återlämnandet Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Signeringslistor över administrerade läkemedel 10 år Protokoll och utvärdering sparas. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts PATIENTJOURNALER HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Patient-, Hälso- och sjukvårdsjournaler Digitalt/Papper Närarkiv/Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 ADL-bedömning, dokumentation Digitalt/Papper Närarkiv/Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 ADL-träning, dokumentation Digitalt/Papper Närarkiv/Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Analyser/bedömningar. Generellt Digitalt/Papper Närarkiv/Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 ANMÄRKNINGAR MAS skriver ut journaler som ska bevaras från Procapita. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal TILL KOMMUN- ARKIVET Sida 5 av 12

86 Anamnes Papper Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Avser patientens sjukdomshistoria. Ingår i patientjournal Anmälan, rapportering etc. till andra myndigheter Ansvarsövertagande vid läkemedelshantering, dokumentation Arbetsterapeutens anteckningar i patientjournal Digitalt/Papper Närarkiv/Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Digitalt/Papper Närarkiv/Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Digitalt/Papper Närarkiv/Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Avser t ex anmälan till socialtjänsten. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Avser arbetsterapeutens anteckningar grundade på arbetsterapi- och förskrivningsprocessen (inkl. bedömning och utprovning av medicintekniska produkter). Ingår i patientjournal och bevaras där. Beslut om vårdbegäran Digitalt/Papper Närarkiv/Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Antecknas i patientjournal Bilder av patientspecifika skador, åtgärder etc. Brev eller meddelande till, från eller avseende patient Papper Närarkiv Se anmärkning Bilder av betydelse för patientens vård och behandling, eller som används för information och dialog med patient ingår i patientjournal och förvaras där. Övriga bilder (t ex som med patientens medgivande tas för undervisningssyfte) gallras vid inaktualitet. Papper Närarkiv Se anmärkning Brev eller meddelande av betydelse för vård och behandling bevaras i patientjournal. Brev som inte behövs för en god och säker vård av patienten diarieförs eller registreras på annat sätt. Brev eller meddelande av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet Checklistor av betydelse för behandling, bedömning, beslut och diagnos Dokumentation i samband med utprovning och rådgivning rörande hjälpmedel Papper Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Digitalt Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Ingår i patientjournal Avser insats som bedöms vara en hälso- och sjukvårdsinsats. Ingår i patientjournal Dosrecept, individuellt Papper Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Egenvårdsbedömning Digitalt/Papper Närarkiv/Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Epikris och slutanteckningar Papper Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Epikris, omvårdnads- Digitalt/Papper Närarkiv/Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Dosrecept i patientjournal bevaras. Kopia som förvaras hos patient gallras vid inaktualitet. Ingår i patientjournal Utlåtande som beskriver ett sjukdomsfall med avseende på uppkomst, utveckling, förlopp och behandling. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Sida 6 av 12

87 Fotvård, notering av beslut och ansökan (remiss) Papper Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Ingår i patientjournal Frågeformulär, självskattningsinstrument etc. Papper Närarkiv Se anmärkning Observera den särskilda sekretessen för uppgifter i psykologiska prov i 17 kap. 4 OSL. (Går även under benämningen instrumentsekretess) Självskattningsinstrument etc. av betydelse för undersökning, bedömning, beslut, diagnos eller uppföljning bevaras. Självskattningsinstrument etc. av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Förbrukningsjournal över narkotika, individuell Papper Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Ingår i patientjournal Hembesök, dokumentation Digitalt Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Hjälpmedelsordinationer Digitalt/Papper Närarkiv/Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Infusionslistor Papper Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Injektionslistor Papper Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Individuella vårdplaner (IVP) Digitalt Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Intyg Papper Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Ingår i patientjournal Originalet skickas till hjälpmedelscentral eller mots. Ingår i patientjournal. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Den som utfärdar intyget ska anteckna detta i journalen och även spara en kopia av intyget. Journalkopior som beställts från annan vårdgivare Listor över administrerade (intagna) läkemedel för enskild patient Digitalt/Papper Procapita/Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Papper Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Förs till den egna patientjournalen. Ingår i patientjournal Listor över intag av mat, vätska etc., generellt Papper Närarkiv 10 år Dessa handlingar kan aktualiseras i ett anmälnings- eller försäkringsärende och bör betraktas som journalhandling och bör därför bevaras i 10 år. Listor över utförsel av uppmätt urin, avföring, kräkning etc., generellt Papper Närarkiv 10 år Journalhandling Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur etc., generellt Digitalt Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Ingår i patientjournal Sida 7 av 12

88 Läkemedelsbiverkningar, uppgift om Digitalt Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Ingår i patientjournal Läkemedelslistor, individuella Papper Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Kopia som förvaras hos patient gallras vid inaktualitet. Ingår i patientjournal Miktionslistor Papper Närarkiv 10 år Se listor över uppmätt urin, avföring etc. Omvårdnadsjournal Digitalt Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Omvårdnadsstatus Digitalt Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Ordinationer, generellt Digitalt Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Ordinationer av hjälpmedel Digitalt Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Rapportblad Papper Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Rehabiliteringsplan Digitalt Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Avser ordinationslistor, ordinationskort, noteringar om telefonrecept etc. Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Ingår i patientjournal Remisser, information till patienten ang. remiss (generellt) Digitalt/Papper Procapita/Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Uppgift om att muntlig information lämnats dokumenteras i patientjournal. Remisser, inkomna svar/utlåtanden (generellt) Digitalt/Papper Procapita/Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Inkommet svar ska bevaras i sin helhet, oavsett om uppgifterna skrivits av eller förts över till journaltexten. Svar på papper bevaras på papper eller som inskannad fullständig och likalydande kopia skapad med betryggande metoder och rutiner (pappersoriginalet kan då gallras vid inaktualitet) Elektroniskt överförda svar integreras och bevaras i elektronisk form, alternativ som utskrift på papper. Rättad uppgift i journal Digitalt Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Ev. rättelse ska göras på sådant sätt att ursprungstexten fortfarande är läsbar. Vid digital journalföring ska ändringarna bevaras i systemets historik Samtal med patient, dokumentation Digitalt Procapita Se anmärkning Avser även samtal före och efter vårdtillfället. Antecknade samtal med patient av betydelse för vård och behandling bevaras i patientjournal, övriga gallras vid inaktualitet. Samtycke till utlämnande eller delning av uppgifter i journal Digitalt Procapita 70 år Avser skriftliga samtycken eller noteringar i journal i förekommande fall Sida 8 av 12

89 Standardiserad vårdplan Digitalt Vårdplan upprättas för patienter med samma medicinska diagnos eller likartade problem, som underlag för olika undersökningar och behandlingar. Planen ska innehålla en sammanställning av vetenskapliga fakta och beprövad erfarenhet för aktuell diagnos etc. 1 arkivex, av varje standardiserad vårdplan bevaras. Signeringslistor vid läkemedelsadministration (att ge läkemedel) till enskild patient Papper Närarkiv 10 år Sårvårdsjournal Digitalt/Papper Procapita/Närarkiv 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Underlag för förskrivning (generellt) Digitalt Procapita 10 år med undantag för födda 5, 15, 25 Ingår i patientjournal Avser underlag för t ex förskrivning av hjälpmedel. Ingår i patientjournal PATIENTSÄKERHET HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Anmälningar enligt lex Maria Papper Avser anmälningar och övrig utredningsdokumentation TILL KOMMUN- ARKIVET Avvikelserapporter rörande enskilda patienter Papper Närarkiv Se anmärkning Avser avvikelserapportering över utebliven behandling, bristande informationsföring etc. Avvikelserapportering som blir del av utredning eller annat ärende, eller som behövs för uppföljning bevaras. Övriga rapporter gallras efter 3 år om de genomgått händelseanalys där samanställning har gjort som bevaras, annars ska även dessa rapporter bevaras Hygienrond, dokumentation Papper Närarkiv Se anmärkning Avser protokoll, checklista eller annan dokumentation från hygienrond. Sammanställningar bevaras. Underlag gallras efter 2 år om sammanställning gjort som bevaras, annars ska dokumentation från varje rond bevaras. Händelseanalyser Papper Närarkiv Se anmärkning Händelseanalas, checklistor och handlingsplan för åtgärder gallras efter 10 år om det finns en slutrapport om händelseanalys som bevaras, annars ska händelseanalyserna bevaras. Del av lex Maria. Sida 9 av 12

90 Klagomål, synpunkter Patientnämnden Mål för kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Papper Patientsäkerhetsberättelse Patientsäkerhetsberättelse Digitalt/Papper Enligt 3 kap 10 PSL ska vårdgivaren senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse Riskanalyser Papper Se anmärkning Riskanalys, checklistor och handlingsplaner för åtgärder gallras efter 10 år om det finns en slutrapport från riskanalys som bevaras, annars ska riskanalyserna bevaras. Sammanställningar, statistik etc. över vårdhygieniska mätdata, resultat m fl. uppgifter Sammanställningar och resultat av enskilda avvikelserapporter Skadeståndsärenden vid patientskada Inspektionen för vård och omsorg (IVO):s beslut Papper Se anmärkning Ett arkivex av den egna organisationens sammanställningar etc. bevaras, övriga gallras vid inaktualitet. Ingår i patientsäkerhetsberättelse Papper (Rapporter som ej sammanställts bevaras, se Avvikelserapporter ovan) Digitalt/Papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar Digitalt/Papper Diariet (Tidigare HSAN-beslut som nu övergått till Socialstyrelsen, sedan 1 juli 2013 IVO) Beslut som rör den egna vårdgivaren bevaras. Beslut rörande andra vårdgivare som saknar betydelse för den egna vårdgivaren gallras vid inaktualitet. Ingår i diarieförda handlingar Sida 10 av 12

91 Dokumenthanteringsplan och anvisningar för hantering av patientjournaler ALLMÄNT Dokumenthanteringsplanen och anvisningarna gäller patientjournaler enligt patientdatalagen SFS 2008:355 som tillkommit inom den kommunala hälso- och sjukvården som bedrivs inom ramen för socialtjänsten (d.v.s. de särskilda boendena, i dagligverksamheten och i hemsjukvården). Dokumenthanteringsplanens syfte är att säkerställa bevarandet av patientjournaler och fastställer vad som bevaras och vad som gallras. Journaler för personer födda 5, 15, 25 ska bevaras för alltid i syfte att säkerställa forskningens behov. Övriga journaler bevaras i 10 år för att säkerställa tillgång till uppgifter vid eventuell tillsyn, kontroll eller rättsliga processer. Därefter gallras dessa journaler. Dokumenthanteringsplanen och gallringsfrister fastställs av kommunstyrelsen. HANTERING AV DOKUMENT När den sista anteckningen förts i journalen ska ansvarig handläggare rensa journalen innan den läggs i en mapp med patientens namn och personnummer. Mappen skickas till MAS som därefter överlämnar mappen till arkivansvarig. Signeringslistor förvaras separat inlåsta i närarkiven. Undantag gäller för personer födda dag 5, 15, 25 som ska förvaras tillsammans med pappersjournalen tills sista anteckning gjorts och mappen förs till kommunarkivet. Vad som sägs om signeringslistor gäller även dosrecept. GALLRING Med gallring menas förstöring av handlingar. Sida 11 av 12

92 RENSNING Innan journalen överlämnas till kommunarkivet ska den rensas av ansvarig handläggare. Rensningen består av att kladdar, arbetsmaterial, dubbelkopior och annat som inte tillför ärendet sakuppgifter plockas ut ur journalen och förstörs (tuggas eller slängs i sekretesstunnan). Journalen ska även rensas från plast och metall såsom plastfickor, häftklammer och gem som annars kan förstöra handlingarna på sikt. SEKRETESS Sekretess gäller mellan kommunala myndigheter för uppgifter inom hälso- och sjukvården om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden (se sekretesslagen 1 kap 6 och 7 kap 1 ). När journalerna överlämnats till kommunarkivet har den överlämnande myndigheten endast tillgång till akterna i den mån uppgifterna kan röjas utan att den enskilde eller någon för honom eller henne närstående lider men. Det är medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) som gör sekretessbedömningen för uppgifter som ska lämnas ut ur pågående journaler. När det gäller avställda journaler ska kommunarkiven rådgöra med MAS innan uppgifter ur en journal lämnas ut. ORDFÖRKLARINGAR Pappersjournal De handlingar som förs på papper inom journalen Datajournal Det som förs inom systemet procapita inom journalen. Sida 12 av 12

93 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 85 Dnr KS 17/345 REVIDERING AV KOMMUNSTYRELSENS DELEGERINGSORDNING SAMMANFATTNING Utifrån utökning med ytterligare 1,0 årsarbetare inom verksamheten myndighetsutövning, sektor Äldre, Hälsa, Vård och Insatser och en ny lag som började gälla i januari 2018 finns förslag att revidera delegeringsordningen för LSS (Lag 1993:387 om stöd och service för vissa funktionshindrade)/socialpsykiatrioch biståndshandläggare samt för sjuksköterskor/distriktsköterskor. Förslaget innebär att effektivisera och klara av uppdraget att patienter som är utskrivningsklara från Landstinget får komma hem till kommunen inom avsatt tid. HANDLINGAR I ÄRENDET Kommunstyrelsens delegeringsordning, beslutad KS Förvaltningens tjänsteskrivelse BESLUTSGÅNG Ordföranden Mikael Johansson (S) frågar om kommunstyrelsen kan besluta enligt förvaltningens förslag och finner att så är fallet. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Kommunstyrelsen beslutar att revidera delegeringsordningen för LSS/socialpsykiatri- och biståndshandläggare samt för sjuksköterskor/distriktsköterskor enligt bifogad bilaga. BESLUTET SKICKAS TILL Sektorchef Sektor Äldre, Torbjörn Bood Enhetschef Hälsa, Vård och Insatser, Anna Nordling KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 10 av 25

94 BILAGA Dnr KS 17/345 Bilaga Revidering av kommunstyrelsens delegeringsordning PSYKIATRI Ärendetyp Delegat/ersättare Anmärkning/kommentar 1 Beslut och bistånd i form av arbete, sysselsättning, rehabilitering för psykiskt funktionshindrade 2 Beslut om bistånd i form av boendestöd för psykiskt funktionshindrade LSS-handläggare Psykiatrihandläggare Biståndshandläggare LSS-handläggare Psykiatrihandläggare Biståndshandläggare OMSORG OM ÄLDRE- OCH FUNKTIONSHINDRADE (SoL) 4 kap. 1 SoL 4 kap. 1 SoL Ärendetyp Delegat/ersättare Anmärkning/kommentar 1 Beslut om bistånd i form av hjälp i hemmet, särskilt boende för service och omvårdnad för äldre och funktionshindrade 2 Beslut med anledning av ansökan enligt 2 kap. 3 8 SoL om insatser enligt 4 kap. 1 SoL 3 Beslut om bistånd i form av korttidsboende/växelvård Biståndshandläggare LSS-handläggare Distriktsköterska/Sjuksköterska får fatta beslut kväll, natt helg och helgdagar dvs tillfälliga korta beslut som följs upp av biståndshandläggare inom 7 dagar. Biståndshandläggare Biståndshandläggare Distriktsköterska/Sjuksköterska får fatta beslut kväll, natt helg och helgdagar dvs tillfälliga korta beslut som följs upp av biståndshandläggare inom 7 dagar. INSATSER FÖR FUNKTIONSNEDSATTA (LSS) 4 kap. 1 SoL 2 kap. 3 SoL 4 kap. 1 SoL Ärendetyp Delegat/ersättare Anmärkning/kommentar KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Beslut om LSS handläggare personkretstillhörighet Biståndshandläggare 2 Biträde av personlig assistent LSS handläggare eller stöd till sådan assistent Biståndshandläggare 3 Tillfällig utökning av beviljad LSS handläggare tid för personlig assistent Biståndshandläggare 5 Beslut om ledsagarservice LSS handläggare Biståndshandläggare 6 Beslut om kontaktperson LSS handläggare Biståndshandläggare 7 Beslut om avlösarservice i LSS handläggare hemmet Biståndshandläggare 1 och 7 LSS 9 2 p. LSS 9 2 p. LSS 9 3 p. LSS 9 4 p. LSS 9 5 p. LSS

95 8 Beslut om korttidsvistelse utanför hemmet 9 Beslut om korttidstillsyn för skolungdom över 12 år 11 Beslut om boende med särskild service för barn och ungdom (i egen regi) 14 Beslut om boende i bostad medsärskild service eller annan särskilt anpassad bostad för vuxna (i egen regi) 16 Beslut om daglig verksamhet i kommunens regi för personer i yrkesverksam ålder som saknar förvärvsarbete och ej utbildar sig 18 Förhandsbesked om rätt till insats 19 Beslut om att utreda behoven för enskild på tillfälligt besök samt beslut om insatser enligt LSS 22 Beslut om ersättning från förälder vidplacering 23 Beslut om ersättning från den enskilde vårdtagaren 24 Yttrande till förvaltningsdomstol vid överklagan 25 Teckna och säga upp avtal medfamiljehem i anslutning till placering enligt LSS 27 Beslut om bistånd i form av arbete, sysselsättning, rehabilitering för psykiskt funktionshindrade 28 Beslut om bistånd i form av boendestöd för psykiskt funktionshindrade 31 Beslut om förordnande och entledigande av kontaktperson/familj LSS handläggare Biståndshandläggare LSS handläggare Biståndshandläggare LSS handläggare Biståndshandläggare LSS handläggare Biståndshandläggare LSS handläggare Biståndshandläggare LSS handläggare Biståndshandläggare LSS handläggare Biståndshandläggare LSS handläggare Biståndshandläggare LSS handläggare Biståndshandläggare LSS handläggare Biståndshandläggare LSS handläggare Biståndshandläggare Socialsekreterare LSS handläggare Biståndshandläggare Socialsekreterare LSS handläggare Biståndshandläggare Socialsekreterare LSS handläggare Biståndshandläggare 9 6 p. LSS 9 7 p. LSS 9 8 p. LSS 9 9 p. LSS 16 LSS 16 3 st. LSS 20 LSS 19 LSS 27 LSS 4 kap. 1 SoL 4 kap. 1 SoL RÄTTEN TILL NÖDVÄNDIG TANDVÅRD Ärendetyp Delegat/ersättare Anmärkning/kommentar 1 Utfärdande av tandvårdsintyg och munhälsovårdsbedömning Bistånds-, LSS- och psykiatrihandläggare Biståndshandläggare Sjuksköterskor i särskilt boende enligt SoL 8 a tandvårdslagen Sida 2 av 2

96 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 86 Dnr KS 18/171 REMISS FRÅN SKOLINSPEKTIONEN DNR :1148 ANSÖKAN FRÅN JENSEN EDUCATION COLLEGE AB SAMMANFATTNING Skolinspektionen har bett Kils kommun att yttra sig avseende ansökan från JENSEN Education college AB om godkännande som huvudman för en nyetablering av en fristående gymnasieskola vid JENSEN gymnasium i Karlstad. Kils kommun avstår från att yttra sig eftersom vi inte har några kommunala eller fristående gymnasieskolor i kommunen. HANDLINGAR I ÄRENDET Remiss från skolinspektionen, inkommen Förvaltningens tjänsteskrivelse BESLUTSGÅNG Ordföranden Mikael Johansson (S) frågar om kommunstyrelsen kan besluta enligt förvaltningens förslag och finner att så är fallet. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Kommunstyrelsen avstår från att yttra sig avseende ansökan från JENSEN Education college AB om godkännande som huvudman för nyetablering av fristående gymnasieskola vid JENSEN gymnasium i Karlstad. BESLUTET SKICKAS TILL Skolinspektionen e-postadress: friskolor@skolinspektionen.se KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 11 av 25

97 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 87 Dnr KS 18/179 REMISS FRÅN SKOLINSPEKTIONEN DNR :625 ANSÖKAN FRÅN FORSHAGAAKADEMIN AB SAMMANFATTNING Skolinspektionen har bett Kils kommun att yttra sig avseende ansökan från ForshagaAkademin AB om godkännande som huvudman för utökning av befintlig fristående gymnasieskola fr.o.m. läsåret 2019/2020. Kils kommun har inga kommunala eller fristående gymnasieskolor i kommunen och avstår därför att yttra sig. HANDLINGAR I ÄRENDET Remiss från skolinspektionen, inkommen Förvaltningens tjänsteskrivelse BESLUTSGÅNG Ordföranden Mikael Johansson (S) frågar om kommunstyrelsen kan besluta enligt förvaltningens förslag och finner att så är fallet. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Kommunstyrelsen avstår från att yttra sig avseende ansökan från ForshagaAkademin AB om godkännande som huvudman för utökning av befintlig fristående gymnasieskola fr.o.m. läsåret 2019/2020. BESLUTET SKICKAS TILL Skolinspektionen e-postadress: friskolor@skolinspektionen.se KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 12 av 25

98 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 88 Dnr KS 18/180 REMISS FRÅN SKOLINSPEKTIONEN DNR :917 ANSÖKAN FRÅN THORENGRUPPEN AB SAMMANFATTNING Skolinspektionen har bett Kils kommun att yttra sig avseende ansökan från ThorenGruppen AB om godkännande som huvudman för nyetablering av fristående gymnasieskola vid Yrkesgymnasiet i Karlstad. Kils kommun har inga kommunala eller fristående gymnasieskolor i kommunen och avstår därför att yttra sig. HANDLINGAR I ÄRENDET Remiss från skolinspektionen, inkommen Förvaltningens tjänsteskrivelse BESLUTSGÅNG Ordföranden Mikael Johansson (S) frågar om kommunstyrelsen kan besluta enligt förvaltningens förslag och finner att så är fallet. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Kommunstyrelsen avstår från att yttra sig avseende ansökan från ThorenGruppen AB om godkännande som huvudman för nyetablering av fristående gymnasieskola vid Yrkesgymnasiet i Karlstad. BESLUTET SKICKAS TILL Skolinspektionen e-postadress: friskolor@skolinspektionen.se KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 13 av 25

99 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 89 Dnr KS 18/197 REMISS FRÅN SKOLINSPEKTIONEN DNR :823 ANSÖKAN FRÅN FOLKUNIVERSITETET STIFTELSEN KURSVERKSAMHETEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITETET SAMMANFATTNING Skolinspektionen har bett Kils kommun att yttra sig avseende ansökan från Folkuniversitetet Stiftelsen Kursverksamheten vid Göteborgs universitet om godkännande som huvudman för utökning av befintlig fristående gymnasieskola vid AlmaAkademin i Karlstad kommun. Kils kommun har inga kommunala eller fristående gymnasieskolor i kommunen och avstår därför att yttra sig. HANDLINGAR I ÄRENDET Remiss från skolinspektionen, inkommen Förvaltningens tjänsteskrivelse BESLUTSGÅNG Ordföranden Mikael Johansson (S) frågar om kommunstyrelsen kan besluta enligt förvaltningens förslag och finner att så är fallet. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Kommunstyrelsen avstår från att yttra sig avseende ansökan från Folkuniversitetet Stiftelsen Kursverksamheten vid Göteborgs universitet om godkännande som huvudman för utökning av befintlig fristående gymnasieskola vid AlmaAkademin i Karlstad kommun. BESLUTET SKICKAS TILL Skolinspektionen e-postadress: friskolor@skolinspektionen.se KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 14 av 25

100 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 90 Dnr KS 18/198 REMISS FRÅN SKOLINSPEKTIONEN DNR :1120 ANSÖKAN FRÅN FRIA LÄROVERKEN I SVERIGE AB SAMMANFATTNING Skolinspektionen har bett Kils kommun att yttra sig avseende ansökan från Fria Läroverken i Sverige AB om godkännande som huvudman för nationellt godkänd idrottsutbildning vid den fristående gymnasieskolan Fria Läroverken Karlstad i Karlstad kommun. Kils kommun har inga kommunala eller fristående gymnasieskolor i kommunen och avstår därför att yttra sig. HANDLINGAR I ÄRENDET Svar på Skolinspektions frågor i samband med yttrandet Förvaltningens tjänsteskrivelse BESLUTSGÅNG Ordföranden Mikael Johansson (S) frågar om kommunstyrelsen kan besluta enligt förvaltningens förslag och finner att så är fallet. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Kommunstyrelsen avstår från att yttra sig avseende ansökan från Fria Läroverken i Sverige AB om godkännande som huvudman för nationellt godkänd idrottsutbildning vid den fristående gymnasieskolan Fria Läroverken Karlstad i Karlstad kommun. BESLUTET SKICKAS TILL Skolinspektionen e-postadress: friskolor@skolinspektionen.se KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 15 av 25

101 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 91 Dnr KS 18/288 FÖRÄNDRING AV TIMPLAN FÖR GRUNDSKOLAN SAMMANFATTNING Regeringen har beslutat om en stadieindelad timplan för grundskolan. Den nya förordningen träder i kraft 1 juli Rektorerna har tillsammans med sektorchefen för Familj och utbildning arbetat fram en ny timplan för Kils kommun utifrån de nya direktiven. HANDLINGAR I ÄRENDET Svensk författningssamling (SFS) 2017:1236 Förvaltningens tjänsteskrivelse Förslag till timplan BESLUTSGÅNG Ordföranden Mikael Johansson (S) frågar om kommunstyrelsen kan besluta enligt förvaltningens förslag och finner att så är fallet. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Kommunstyrelsen beslutar att godkänna den nya timplanen. BESLUTET SKICKAS TILL Rektor Tobias Axnemon, tobias.axnemon@kil.se Rektor Sofia Gustafsson, sofia.gustafsson@kil.se Rektor Aron Åslund, aron.aslund@kil.se Rektor Kerstin Henningsson, kerstin.henningsson@kil.se Rektor Patrik Backman, patrik.backman@kil.se Rektor Niclas Larsson, niclas.larsson@kil.se KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 16 av 25

102 Minuter/vecka Årskurs Summa Bild Hem och konsumentkunskap Idrott och hälsa Musik Slöjd Svenska Engelska Matematik SO-ämnen No Teknik Språkval Elevens val Summa:

103 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 92 Dnr KS 18/129 SVAR PÅ MEDBORGARFÖRSLAG OM UNDERHÅLLET I SANNERUDSSKOLANS AULA SAMMANFATTNING Förslagsställaren önskar att man ger Sannerudsskolan ett tilläggsanslag på kronor för att köpa in en ljusstyrningsenhet. Vid Kommunfullmäktiges sammanträde , 20 beslutades att medborgarförslaget remitteras till kommunstyrelsen för beredning. Sannerudsskolans aula används idag av flera aktörer som skolan och kulturskolan som bedriver delar av sin verksamhet i aulan. Externa aktörer som Fårfesten och andra ideella organisationer hyr aulan utan kostnad av kommunen. HANDLINGAR I ÄRENDET Medborgarförslaget Fullmäktiges protokoll , 20 Förvaltningens tjänsteskrivelse BESLUTSGÅNG Ordföranden Mikael Johansson (S) frågar om kommunstyrelsen kan besluta enligt förvaltningens förslag och finner att så är fallet. KOMMUNSTYRELSENS FÖRSLAG TILL KOMMUNFULLMÄKTIGE Kommunfullmäktige beslutar att avslå medborgarförslaget. KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 17 av 25

104 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 93 Dnr KS 18/272 FÖRFRÅGAN OM ÖVERLÄMNANDE AV TILLSYN FÖR KILS AVFALLSHANTERING AB PÅ LERSÄTTER 1:83 I KILS KOMMUN SAMMANFATTNING Kils Avfallshantering AB med organisationsnummer har lämnat in en förfrågan till myndighetsstaben om att miljötillsynen över bolagets verksamheter på deponi och avfallsområde övergår från Kils kommun till länsstyrelsen Värmland. HANDLINGAR I ÄRENDET Tjänsteskrivelse från Kils Avfallshantering kap. 3 miljöbalken (1998:808) Förvaltningens tjänsteskrivelse Myndighetsnämndens protokoll , 35 BESLUTSGÅNG Ordföranden Mikael Johansson (S) frågar om kommunstyrelsen kan besluta enligt myndighetsnämndens förslag och finner att så är fallet. KOMMUNSTYRELSENS FÖRSLAG TILL KOMMUNFULLMÄKTIGE Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att överlåta tillsynsansvaret för Kils Avfallshantering AB till Länsstyrelsen Värmland från och med KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 18 av 25

105 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 94 Dnr KS 18/95 FÖRFRÅGAN OM NY SNÖKANON TILL FRYKSTABACKEN, TILLÄGGSANSLAG SAMMANFATTNING Kils Slalomklubb har inkommit med förfrågan om ny fläktsnökanon till Frykstabacken då nuvarande fläktsnökanon havererat. Den nuvarande fläktsnökanonen är från mitten av 80-talet och det går inte längre att få fram reservdelar till den. HANDLINGAR I ÄRENDET Förfrågan om ny snökanon Broschyr TF Förvaltningens tjänsteskrivelse BESLUTSGÅNG Ordföranden Mikael Johansson (S) frågar om kommunstyrelsen kan besluta enligt förvaltningens förslag och finner att så är fallet. KOMMUNSTYRELSENS BESLUT Under förutsättning att fullmäktige beviljar tilläggsanslag för inköp av snökanonen beslutar kommunstyrelsen att uppdra till förvaltningen att teckna ett avtal om nyttjanderätt med Kils Slalomklubb. KOMMUNSTYRELSENS FÖRSLAG TILL KOMMUNFULLMÄKTIGE Kommunfullmäktige beslutar bevilja tilläggsanslag med kronor för inköp av en ny snökanon under förutsättning att Kils slalomklubb åtar sig att stå för löpande driftkostnader kanonen. Kapitalkostnaden finansieras inom anslaget till kultur och fritid. KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Ordförandens och justerares signaturer Sida 19 av 25

106 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL Sammanträdesdatum KS 95 Dnr KS 18/262 REVIDERING AV VALNÄMNDENS REGLEMENTE SAMMANFATTNING Reglementet för valnämnden antogs av kommunfullmäktige i oktober Förvaltningen har tagit fram ett förslag till reviderat reglemente, som innehåller ändringar av mer redaktionell karaktär, till exempel uppdaterade laghänvisningar. Utöver dessa ändringar föreslår förvaltningen bland annat att valnämnden inte ska utse personer som kandiderar i valen till röstmottagare, och inte heller andra personer med politisk anknytning. HANDLINGAR I ÄRENDET Kommunfullmäktiges protokoll , 110 Nu gällande reglemente för valnämnden Förslag till reviderat reglemente för valnämnden Förvaltningens tjänsteskrivelse Valnämndens protokoll , 1 LEDAMÖTERNAS FÖRSLAG TILL BESLUT Jan Fallström (M) föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta enligt valnämndens förslag, med ändringen att stycket "Valnämnden bör inte heller förordna personer som har politisk anknytning till röstmottagare." tas bort ur reglementet. BESLUTSGÅNG Ordföranden Mikael Johansson (S) ställer proposition på valnämndens förslag mot Jan Fallströms förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt valnämndens förslag. KOMMUNSTYRELSENS FÖRSLAG TILL KOMMUNFULLMÄKTIGE KIL1000, v1.1, MSC, v1.1, Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta Kommunfullmäktige godkänner det reviderade reglementet för valnämnden, enligt bilaga. Ordförandens och justerares signaturer Sida 20 av 25

107 REGLEMENTE Valnämndens förslag Reglemente för valnämnden Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen (2017:725) gäller bestämmelserna i detta reglemente. NÄMNDENS UPPGIFTER 1 VERKSAMHETSOMRÅDE Nämnden är lokal valmyndighet och ansvarar svarar för kommunens uppgifter enligt vallagen (2005:837) och anknutna författningar i fråga om de allmänna valen och val till Europaparlamentet. Nämnden kan samt enligt 5 kap , andra stycket, kommunallagen (1991:900) anlitas för att hämta in synpunkter från medlemmarna i kommunen, genom opinionsundersökning eller någon liknande förfarande. Nämnden ansvarar också för kommunens uppgifter enligt lagen (1994:692) om kommunala folkomröstningar. Valnämnden får inte förordna personer som kandiderar i det aktuella valet till röstmottagare. Valnämnden bör inte heller förordna personer som har politisk anknytning till röstmottagare. 2 NÄMNDENS VERKSAMHETER - SÄRSKILD FÖRVALTNING Nämnden är ska inom verksamhetsområdet vara ansvarig för ansvarig för arbetet med att effektivisera verksamheten och tillhörande administration, ansvarig för informationsverksamheten och kommunikation, KIL1000, v1.1, behandling av personuppgifter som förekommer inom verksamheten. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax Plusgiro Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr Sida 1 av 5