Dokumenthanteringsplan för Sektor Familj och utbildning

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN KS , 84 Dokumenthanteringsplan för Sektor Familj och utbildning INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dokumenthanteringsplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I planen finns en översikt över myndighetens handlingar, hur de förvaras och om och när de får gallras samt när de ska överlämnas till arkivmyndigheten. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att vara: o o o o hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) styrmedel för kontoret och arkivet kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) INNEHÅLL OCH UPPLÄGG Dokumenthanteringsplanen innehåller handlingar som ska bevaras och gallringsbara handlingar. Planen anger handlingstypens format och förvaringsplats samt när den ska levereras till kommunarkivet. Planen lämnar också upplysningar om eventuella anmärkningar. Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika verksamhetsområden. GALLRING innebär att handlingen ska sparas för all framtid och således inte får förstöras, vare sig medvetet eller genom försummelse, Gallring innebär däremot att handlingen får förstöras efter en fastställd tid, så kallad gallringsfrist. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax Plusgiro Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr Sida 1 av 33

2 Grundförutsättningen är att allmänna handlingar ska bevaras, gallring får endast göras efter särskilda beslut i ansvarig nämnd eller motsvarande. Dokumenthanteringsplanen innehåller sådana beslut om gallring, genom att fastställda gallringsfrister för de handlingar som får förstöras. Gallringsfristen räknas normalt sett i hela kalenderår med start från 31 december det år handlingen inkom eller upprättades. ARKIVERING I KOMMUNARKIVET Handlingar som ska bevaras ska överlämnas till kommunarkivet så snart de inte behövs, men senast 10 år efter upprättandet. Handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd. Handlingar som ska bevaras ska finnas i pappersform. UPPDATERING AV PLANEN Planen måste hållas aktuell för att vara meningsfull. Arkivredogöraren är den som i första hand tar initiativ till när åtgärder ska vidtas för att göra planen aktuell. En väl fungerande dokumenthanteringsplan ska helst uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras. Handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillkommer. Förslag till förändringar i dokumenthanteringsplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig på kommunen. Årlig revidering är ett krav samt vid behov däremellan. FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN Dokumenthantering, arkivvård och allmänhetens rätt att ta del av kommunens handlingar styrs av: o Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) o Arkivlagen (1990:782) o Kils kommuns arkivreglemente, antaget av kommunfullmäktige den 26 mars 2015, 56 Sida 2 av 33

3 DOKUMENTHANTERINGSPLAN MYNDIGHET: Kommunstyrelsen VERKSAMHET: Sektor Familj och utbildning GILTIGHETSTID: Dokumenthanteringsplanen gäller från och med DOKUMENTHANTERINGSPLAN BARNOMSORG HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering ANMÄRKNINGAR Diariet Ingår i diarieförda handlingar. TILL KOMMUN- ARKIVET Ansökan/utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg Ansökningar om plats eller ändring av plats inom förskola/pedagogisk omsorg Diariet Ingår i diarieförda handlingar. Procapita Vid inaktualitet Arbetsplaner, lokala Digitalt Stratsys Skrivs ut när ny arbetsplan upprättas Avtal med enskilda som bedriver förskoleverksamhet Diariet Ingår i diarieförda handlingar Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet Papper Arbetsrum, förskolechef Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogisk omsorg etc. Arbetsrum Arbetsrum Skrivs ut vid läsårsslut Sida 3 av 33

4 Handlingar och beslut rörande avstängningar från förskoleverksamhet Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet/ pedagogisk omsorg Handlingar rörande barn med särskilda behov Handlingar rörande samtycken enligt PuL Diariet Ingår i diarieförda handlingar Diariet Bör ingå i diarieförda handlingar Arkivskåp Se avsnitt Elevhälsa Papper Arbetsrum 10 år Förnyas årligen. Gallras tidigast 10 år efter att barnet slutat Handlingar rörande skador och/eller tillbud Papper Arbetsrum, förskolechef Inkomstuppgifter Hos administratör 3 år Interkommunal ersättning - Fakturor - Övriga handlingar Ekonomi 10 år 2 år Se dokumenthanteringsplan för Ledningsstaben; avsnitt ekonomi Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Arbetsrum, förskolechef Kvalitetsredovisning, årligen upprättad Köstatistik, beläggningsstatistik Diariet? Månadsrapport Kan ingå i verksamhets-/årsberättelser. Redovisades förr till BUN varje månad. Ska den nu ingå i månadsrapporten? Likabehandlingsplaner Närvarolistor Digitalt Procapita 3 år Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Placeringsmeddelanden Procapita, arbetsrum Vid inaktualitet När svar inkommit Portfolio med handlingar Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Återlämna till barnet efter avslutad förskola Sida 4 av 33

5 Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom förskolan Papper Arbetsrum, förskolechef Schema för barns vistelse Digitalt Procapita 3 år Planerad vistelse Svar på placeringsmeddelande Procapita, arbetsrum Vid inaktualitet När barnet registrerats Uppsägning av plats Digitalt Procapita 2 år Sida 5 av 33

6 GRUNDSKOLA HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Anmälan/avanmälan o modersmålsundervisning ANMÄRKNINGAR Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan TILL KOMMUN- ARKIVET Anmälan och beslut om svenska som andraspråk Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Diariet Ingår i diarieförda handlingar. Ansökan och beslut till särskola Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Se avsnitt Särskola Ansökan och beslut om anpassad studiegång Ansökan och beslut om att få gå om årskurs eller uppflyttning till högre årskurs Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Beslut om upptagningsområden Diariet Betygskataloger Papper Hos administratör 2 år Betygskopior Papper Hos administratör Avgångsbetyg 2 år Disciplinära åtgärder, handlingar rörande (avstängning/förvisning av elev, varning etc.) Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt Elevhistorik ( elevkort ) Procapita Ingår i elevakt. Skrivs ut från Procapita vid varje läsårsslut. Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Förteckning över elevens placering under praktik Handlingar rörande samtycken enligt PuL Arbetsrum, server Papper Arbetsrum, SYV Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Sida 6 av 33

7 Handlingar rörande skador och/eller tillbud Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt Handlingar rörande val av skola Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan. Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Individuella utvecklingsplaner (IUP) med omdömen Papper Arbetsrum Skola24 Ingår i elevakt. Skrivs ut från Skola24 vid varje läsårsslut Interkommunal ersättning - Fakturor - Övriga handlingar Ekonomi 10 år 2 år Se dokumenthanteringsplan för Ledningsstaben; avsnitt ekonomi Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts Intyg om avgång från grundskola Papper Hos administratör Utfärdas om elev avgår utan slutbetyg. Förvaras tillsammans med betygskatalog. Inventarieförteckningar Papper Arbetsrum, rektor Klasslistor Digitalt Procapita Slutgiltig med dokumenterade förändringar under året. Skrivs ut vid varje läsårsslut. Klasscheman Skola24 Slutligt för varje läsår och skolenhet. Skrivs ut från Skola24 vid varje läsårsslut Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Korrespondens om/med elever, av rutinmässig karaktär Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Kunskapsprofiler Papper Arkivskåp, elevakt 10 år Gäller samtliga ämnen. Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Kvalitetsredovisningar (skollagen SFS 2010:800) Papper Arbetsrum Ledighet för elev, ansökan Arkivskåp, elevakt, Skola24 10 år Ingår i elevakt. Skrivs ut från Skola24 vid varje läsårsslut. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Likabehandlingsplaner Sida 7 av 33

8 Läromedel, egenproducerade Arbetsrum I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediapresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras Läromedel, förteckningar Papper Arbetsrum Läsårsdata (kan ingå i skolkatalog) Papper Hos administratör Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar, samtliga delar, samt sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska samt, sammanställningar av resultat från resultat från nationella prov utom svenska Papper Arbetsrum Papper Arbetsrum 5 år Gallras 5 år efter provtillfället Närvaro- och frånvarouppgifter 10 år Ingår i elevakt. Gallras tidigast 10 år efter elev slutat skolan Omprövning av betyg, beslut och handlingar Hos administratör Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Organisationsplaner Papper Protokoll - Elevrådsmöten - Elevvårdskonferens - Papper Papper Arbetsrum Arbetsrum Upphörde Ingår i elevakt. Skol-/fotokataloger Papper Hos administratör Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Diariet 10 år Ingår i diarieförda handlingar Åtgärdsprogram Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt Sida 8 av 33

9 GYMNASIESKOLAN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Ansökningar och beslut om inackorderingsbidrag E-tjänster/Pärm hos skolskjutsansvarig ANMÄRKNINGAR 3 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett TILL KOMMUN- ARKIVET Interkommunal ersättning - Fakturor - Övriga handlingar Ekonomi/IST 10 år 2 år Se dokumenthanteringsplan för Ledningsstaben; avsnitt ekonomi Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts KOMMUNALT AKTIVITETSANSVAR HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Avtal/överenskommelser Arkivskåp/personakt ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Elevregister, förteckningar eller sammanställningar Arbetsrum/Arkivskåp Vid inaktualitet Samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret Handlingsplaner Arkivskåp/personakt Individuella elevplaner Arkivskåp/personakt Intyg/betyg Arkivskåp/personakt Statistik till SCB Arbetsrum Vid inaktualitet Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten Papper Arkivskåp/personakt 2 år Under förutsättning att vederbörlig redovisning eller kontroll skett och att handlingarna inte längre behövs för förvaltningen Sida 9 av 33

10 SÄRSKOLA HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Ansökan och beslut till särskola Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. TILL KOMMUN- ARKIVET Arbetsplaner Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Elevvårdskonferensprotokoll Papper Arkivskåp, elevakt Upphörde Ingår i elevakt. Handlingar rörande elevens val Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Individuella utvecklingsplaner med omdömen Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Interkommunal ersättning - Fakturor - Övriga handlingar Ekonomi 10 år 2 år Se dokumenthanteringsplan för Ledningsstaben; avsnitt ekonomi Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts Intyg om genomgången utbildning Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Kursplaner Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Medicinska utredningar Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Pedagogiska utredningar Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Psykologutredningar Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Scheman, individuella Skola24 Slutligt för varje läsår och skolenhet. Skrivs ut från Skola24 vid varje läsårsslut Studieomdömen Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Timplaner Papper Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt. Åtgärdsprogram Arkivskåp, elevakt Ingår i elevakt Sida 10 av 33

11 ELEVHÄLSAN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Rutinartade minnesanteckningar och arbetsmaterial ELEVHÄLSOVÅRDSJOURNALER ANMÄRKNINGAR Reps. Arbetsrum Vid inaktualitet Väsentlig information införs i journal. TILL KOMMUN- ARKIVET Anteckningar Arkivskåp, skolsköterska 1 år efter elev slutat skolan Arbetsskada (elev) handlingar rörande, t ex vid PRAO Arkivskåp, skolsköterska 1 år efter elev slutat skolan Förteckning inom elevhälsovården som dokumenterar förflyttning av elevhälsojournalen när elev byter skola Arkivskåp, skolsköterska 1 år efter elev slutat skolan Olycksfalls-/incidentrapporter Arkivskåp, skolsköterska 1 år efter elev slutat skolan Skolhälsovårdsjournal Arkivskåp, skolsköterska I skolhälsovårdsjournalen ingår bl.a. remisser, kostintyg, läkarintyg, vaccinationstillstånd. 1 år efter elev slutat skolan PSYKOLOGJOURNALER Intyg Arkivskåp, psykolog Journalkopior, inkomna från annan vårdgivare Arkivskåp, psykolog Remisser med svar Arkivskåp, psykolog Testprotokoll Papper Arkivskåp, psykolog SPECIALPEDAGOGJOURNALER Ljud-och bildupptagningar Arkivskåp, specialpedagog Gallras 1 år efter att eleven slutat åk 3 Pedagogiska kartläggningar Papper Arkivskåp, specialpedagog Sida 11 av 33

12 Remisser med svar Arkivskåp, specialpedagog Utredningar Arkivskåp, specialpedagog HANDLINGAR SOM RÖR KURATORS VERKSAMHET Anmälningar socialtjänst- polis Arkivskåp, kurator Handlingar som rör skolkurators verksamhet, t ex kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar Arkivskåp, kurator Remisser Papper Arkivskåp, kurator Specifika elevärenden Arkivskåp, kurator Utredningar Arkivskåp, kurator Yttranden socialtjänst Arkivskåp, kurator Sida 12 av 33

13 SKOLBIBLIOTEKET HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort ANMÄRKNINGAR Papper Skolbiblioteket 2 år Efter upphörd giltighet Beståndsregister Skolbiblioteket Tas ut var tredje år. 3 år TILL KOMMUN- ARKIVET Handlingar rörande samverkan, projekt Skolbiblioteket 1 år Inköp/prenumerationer Skolbiblioteket Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter etc. 1 år Register över låntagare Skolbiblioteket Vid inaktualitet Statistik; låntagare Skolbiblioteket Antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok 1 år Uppgift om lån per elev Skolbiblioteket Vid inaktualitet Vid återlämnande Sida 13 av 33

14 SKOLSKJUTS HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Ansökan och beslut om skolskjuts Digitalt Webropol 2 år Om ansökan ej gäller växelvis boende eller om ärendet överklagats TILL KOMMUN- ARKIVET Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Webropol Skrivs ut efter varje läsårsslut. Diariet Ingår i diarieförda handlingar Avtal med utförare 2 år Gallras efter att avtalet upphört Buss-/skolkort, handlingar rörande Digitalt 2 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall Webropol Skrivs ut efter varje läsårsslut. För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. Hos skolskjutsansvarig Vid inaktualitet Med uppgift om till kommunen inkomna bidrag, vad kommunen betalat ut och eventuellt vad som är återbetalningspliktigt Skolskjutsplaner/regler Diariet Ingår i skolskjutsreglementet Skolskjutsregister 3 år Gallras 3 år efter senaste anteckningen. T ex med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. Kan gallras med förutsättning att statistik bevaras Skolskjutsreglementen Diariet Ingår i diarieförda handlingar Årsstatistik över skolskjutsverksamheten Sida 14 av 33

15 INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS EKONOMISKT BISTÅND När det i kolumnen /Gallras anges 5 år/ innebär det att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 SoL. Handlingar rörande personer födda den femte, femtonde eller tjugofemte i varje månad ska bevaras. ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Ansökningar från enskild om bistånd, med eventuella bilagor Beslut i enskilt ärende om bistånd Beslut/domar i förvaltningsdomstol Bilagor till enskilds ansökan om bistånd Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kallelser till möte med handläggare m.m. Meddelanden från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning Registerkontroll som utgör underlag för beslut Registerkontroll som endast har tillfällig betydelse Arkivskåp, personakt 2 år Kan gallras under förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter om bilagan (typ av bilaga samt summa). Tillför akten i läsbar form Sida 15 av 33

16 Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten Upprättade handlingar av betydelse för ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kan gallras under förutsättning att personakten inte tillhör gallringsundantag enligt socialtjänstlag kap.12 2 samt socialtjänstförordning 7 kap. 2 Utredningar i enskilt ärende Återkravshandlingar Ärendeblad, journalblad Överklaganden, med bilagor PERSONAKTER enligt SoL När det i kolumnen /Gallras anges 5 år/ innebär det att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 SoL. Handlingar rörande personer födda den femte, femtonde eller tjugofemte i varje månad ska bevaras. UNDANTAG är Placeringsärende barn där allt ska bevaras INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG ALLMÄNT Anmälningar Ansökningar från enskild om bistånd Ansökningar med ev. bilagor Ansökningar till institutioner om vård Avtal om handhavande av annans medel Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Sida 16 av 33

17 Dokumentation av planering som rör den enskilde, t ex arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner Fullmakter Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänst) Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Registerkontroll som utgör underlag för beslut Registerkontroll som endast har tillfällig betydelse Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, beroendevård Underrättelse från kronofogdemyndigheten om avhysning Arkivskåp, personakt 2 år Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Om de inte ligger till grund för beslut om insats inom socialtjänsten Ska tillföras akten i läsbar form. Sida 17 av 33

18 Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Utredningar i enskilt ärende Ärendeblad, journalblad Överenskommelser Överklaganden, med bilagor FAMILJEHEM, KONTAKTPERSON/-FAMILJ Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/-familj Ansvarsförbindelser för kostnader Avtal, med t.ex. kontaktpersoner Utredningar av familjehem, kontaktperson/-familj Ärendeblad/journalblad MISSBRUK Anmälningar från polis etc. Ansökningar om vård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), med bilagor Beslut och beslutsunderlag Dokumentation av planering t.ex. behandlingsplaner Handlingar rörande underställning till länsrätt (LVM) Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Läggs i personakt när de inte längre behövs i verksamheten, Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal Ärendeblad/journalblad Sida 18 av 33

19 YTTRANDEN TILL ANDRA MYNDIGHETER Begäran om handräckning Efterlysningar Yttranden i körkortsärenden Yttranden i vapenärenden Yttranden till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol HANDLINGAR INKOMNA FRÅN ANDRA MYNDIGHETER /gallras enligt reglerna i SoL om de angår eller föranleder ärende Domar Förundersökningsprotokoll Handlingar rörande rättshjälp Meddelanden om förundersökning Meddelanden om åtalsunderlåtelse/att åtal ska väckas PLACERINGSÄRENDEN BARN Anmälningar från polis, skola etc. Om de lett till placering Anmälningar om behov av vård (till institutioner) Ansvarsförbindelser Ansökningar om vård (till länsrätt) med bilagor Avtal med föräldrar Beslut och beslutsunderlag Dokumentation av planering som rör barnet, t.ex. vårdplaner, behandlingsplaner, arbetsplaner Domar Sida 19 av 33

20 Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Handlingar i namnärenden Handlingar rörande underställning till länsrätt Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Meddelanden från institution om utskrivning Placeringsmeddelanden från Statens institutionsstyrelse Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade Förs till personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal Dock inte om utredningen om familjehemmet som sådant, som har en egen akt Vårdnadsutredningar Yttranden till åklagare, tingsrätt etc. Ärendeblad, journalblad ALLMÄN ADMINISTRATION INOM INDIVID- OCH FAMILJESOMSORGEN Här redovisas sådana handlingar som inte tillhör personakterna inom individ- och familjeomsorgen. Handlingar som inte tillhör ärende eller som inte ger upphov till ärende ska inte förvaras i personakt. Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Papper Pärm 5 år T.ex. anmälningar enligt 12 kap. 1 socialtjänstlagen Avtal med enskilda utförare Diariet Ingår i diarieförda handlingar Korrespondens med enskilda utförare Diariet Ingår i diarieförda handlingar Meddelanden om placering inom kommunen av barn från annan kommun Arkivskåp, pärm När placeringen upphört Om man inte får kännedom om när en placering upphör kan meddelandena gallras 5 år efter sista notering Sida 20 av 33

21 Protokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Digitalt Server Papper Pärm 2 år T.ex. polisrapporter LOB-ar, meddelanden om avhysning, hyresskuld, elskuld m.m. Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Pärm 2 år Räkenskaper enskildas medel Arkivskåp 10 år Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Diariet Ingår i diarieförda handlingar HEM FÖR VÅRD ELLER BOENDE - STÖDBOENDE Anmälningar om in- och utskrivningar Ansökningar om plats, inte mottagna boende Förteckningar över inskrivna boenden Arkivskåp 2 år Arkivskåp Vid inaktualitet Digitalt Treserva Vid inaktualitet Journaler över placerade barn Arkivskåp Journaler över personer med födelsedatum 5,15,25 Journaler som inte tillhör bevarandeurvalet Utvärderingar och uppföljningar av verksamheten Arkivskåp Arkivskåp 5 år Diariet Ingår i diarieförda handlingar FAMILJERÄTT När det i kolumnen /Gallras anges 5 år/ innebär det att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 SoL samt 7 kap. 2 socialtjänstförordningen. Handlingar rörande personer födda den femte, femtonde eller tjugofemte i varje månad ska bevaras. FADERSKAPS- OCH FÖRÄLDRASKAPSÄRENDEN Sida 21 av 33

22 Anmälningar om faderskap, föräldraskap Anmälan om gemensam vårdnad Begäran om hjälp från utrikesdepartementet Beslut/domar Brev till modern med anledning av underrättelse om nyfött barn Faderskaps-, föräldraskapserkännande/ - bekräftelser Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar Handlingar om vårdnaden om barn Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap Identitetsstyrkande handlingar Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. MF-protokoll för utredande av faderskap S-protokoll för utredande av faderskap Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskaps-, föräldraskapsutredning Underrättelser från Skatteverket om inflyttat barn M = Mor, F = Far S = Sambo Sida 22 av 33

23 Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn, som inte tillhör faderskaps-, eller föräldraskapsärenden Upprättade handlingar av betydelse för ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Arkivskåp Vid inaktualitet Ärendeblad, journalblad ADOPTIONSÄRENDEN Handlingar i genomförda adoptioner bevaras enligt 12 kap. 2 SoL Handlingar i ej genomförda adoptioner bevaras/gallras enligt 12 kap. 1-2 SoL Aktualiseringsintyg Anmälan om förslag på barn Ansökan till tingsrätt om adoption Ansökningar om medgivande, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Beslut, medgivande Finns ibland översatt till annat språk Handlingar rörande barnets ursprung Inkomna och utgående handlingar av betydelse för ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Intyg om adoptionsutbildning Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Sida 23 av 33

24 Medgivande till kommunstyrelsen att hämta uppgifter ur andra register, sekretess-eftergift Referenser Samtycken med bilagor Tingsrättens dom Uppföljningsrapporter (anteckningar från hembesök etc.) Upprättade handlingar av betydelse för ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Utdrag ur polisregister Utdrag ur socialregister Utredningar Yttranden från behandlande läkare Yttranden från kommunstyrelsen till tingsrätt Yttranden från Nämnden för internationella adoptioner Yttranden från Socialstyrelsens rättsliga råd Återkallelse av medgivande Ärendeblad, journalblad Överklaganden, med bilagor ÄRENDEN RÖRANDE VÅRDNAD, BOENDE OCH UMGÄNGE Ansökan om kontaktperson vid umgänge Avtal som inte blivit godkända Sida 24 av 33

25 Av kommunstyrelsen godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet bevaras. Övriga avtal gallras senast 5 år efter att barnet fyllt 18 år. Domar från tingsrätt Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Kontrakt med kontaktperson Meddelande till Skatteverket, Centrala studiestödsnämnden, Försäkringskassan om godkänt avtal Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Personbevis Påtalande om god man till tingsrätt Rapporter från kontaktperson Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal Remissvar till tingsrätt om samarbetssamtal Tingsrättens begäran om utredning Uppdrag att utse kontaktperson Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Sida 25 av 33

26 Utdrag ur polisregister Utdrag ur socialregister Utredningar i namnärenden till tingsrätten Äktenskapslicens Ärendeblad Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor) DÖDSBOANMÄLNINGAR OCH BOUTREDNINGAR Bouppteckningsintyg Närarkiv 5 år Boutredningar Närarkiv 5 år Dödsfallsintyg Närarkiv 5 år Ekonomiska redovisningar Närarkiv 5 år Fullmakter Närarkiv 5 år Kopior på boutredning, bouppteckning Närarkiv 5 år Kopior på dödsboanmälan Närarkiv 5 år Kopior på fakturor Närarkiv 5 år Korrespondens Närarkiv 5 år Mottagnings-/utlämningskvitton på eventuellt omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker Närarkiv 5 år Protokoll över hembesök Närarkiv 5 år Släktutredningar Närarkiv 5 år Tillvaratagna patienttillhörigheter, boutredningar Närarkiv 5 år ENSAMKOMMANDE BARN Sida 26 av 33

27 Ansökningar om schablonersättningar Arbetsrum 10 år Anvisning om ledig plats Arbetsrum Vid inaktualitet Statsbidragsansökningar Arbetsrum 10 år Underlag för återsökning av utgivet bistånd Underlag till statsbidragsansökningar Arbetsrum Vid inaktualitet Arbetsrum 2 år Utbetalningslistor över statsbidrag Arbetsrum 10 år HANDLINGAR SOM FÖRVARAS I PERSONAKT FÖR ENSAMKOMMANDE BARN Anmälan till hälsoundersökning Ansökan om fritidspeng Anvisning om ny placerad person Beslut i enskilt ärende Beslut från invandrarmyndighet Daganteckningar Förordnanden om offentligt biträde Genomförandeplan Handlingar som styrker ansökan om uppehållstillstånd Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Inskrivningsbeslut Notering om ankomstsamtal Underlag till ansökan om fritidspeng Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet T.ex. kopior av pass, remissutlåtanden från läkare m.m. Sida 27 av 33

28 Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Utredningar i enskilt ärende Vårdplan Ärendeblad, journalblad Överenskommelser Sida 28 av 33

29 LSS HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS PERSONAKTER enligt LSS När det i kolumnen /Gallras anges 5 år/ innebär det att handlingar gallras enligt föreskrift i 21 c och 21 d LSS. Handlingar rörande personer födda den femte, femtonde eller tjugofemte i varje månad ska bevaras. UNDANTAG är Placeringsärende barn där allt ska bevaras HANDLINGAR SOM UPPSTÅR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDEN ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Anmälan och beslut om ställföreträdare Ansökningar om insatser med eventuella bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Beslut om insats Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, individuella planer Fullmakter Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig och/eller rutinmässig karaktär Kallelser till möte med LSShandläggare m.m. Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Arkivskåp, personakt 2 år Sida 29 av 33

30 Sammanställning över andra insatser Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig och/eller rutinmässig karaktär Utredningar, utlåtanden Ärendeblad, journalblad Överklaganden, med bilagor HANDLINGAR SOM UPPSTÅR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER Aktivitetsscheman Anmälningar enligt 24 a LSS (Lex Sarah anmälningar), kopior Anteckningar från närståendesamtal Avtal om handhavande av annans medel Endast vid samtal om brukaren Dokumentation om dagliga rutiner Fickpengsredovisning Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Efter godkännande av brukare/närstående/ställföreträdare/ombud Genomförandeplanering (individuella planer m.m.) Inflyttningssamtal Dokumenteras normalt genom journalanteckning Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, vanor m.m.) Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ ombud Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet Om relevanta noteringar gjorts i personakt Levnadsberättelser Dokumenteras normalt genom journalanteckning Sida 30 av 33

31 Löpande arbetsanteckningar Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet När dokumentation sammanfattats i personakt. Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Observationslistor Arkivskåp, personakt Vid inaktualitet När noteringar gjorts i personakt Samtycke Sida 31 av 33

32 STÖD OCH SERVICE HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL Diariet Ingår i diarieförda handlingar TILL KOMMUN- ARKIVET Anmälan till ansvarig nämnd enligt 24 a LSS Anmälan till länsstyrelsen om personskada Diariet Ingår i diarieförda handlingar Diariet Ingår i diarieförda handlingar Avtal med andra kommuner Diariet Ingår i diarieförda handlingar Avtal med entreprenörer Diariet Ingår i diarieförda handlingar Avtal med enskilda Diariet Ingår i diarieförda handlingar Fakturakopior Papper Arbetsrum 2 år Följesedlar Papper Arbetsrum 2 år Personalpärm Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Information som byts ut vid inaktualitet Protokoll från veckomöte gällande brukare/personal Protokoll och mötesanteckningar från samverkan med frivilligorganisationer Uppgifter enligt 15 a LSS om insatsberättigade enligt 9 LSS till Socialstyrelsen Närarkiv 10 år Innehåller information om brukarna Diariet Ingår i diarieförda handlingar Diariet Ingår i diarieförda handlingar Vikariepärm Papper Arbetsrum Vid inaktualitet Information till vikarier, Bra att veta BOSTAD MED SÄRSKILD SERVICE Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah-anmälningar), kopior Anmälningar enligt 24 a LSS kopior Arbetsrum Vid inaktualitet Arbetsrum Vid inaktualitet Dagböcker, meddelandeböcker Arbetsrum Vid inaktualitet Får inte innehålla uppgifter om enskilda Sida 32 av 33

33 Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram Förteckningar över boende i bostäder med särskild service Arbetsrum 2 år Arbetsrum Vid inaktualitet Under ständig bearbetning Habiliteringsersättning (kopior) Papper Närarkiv 2 år Underlag till utbetalning, original finns på ekonomiavdelningen Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av kommunen Arbetsrum 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Månadsuppföljning till hemkommun Arbetsrum 2 år Underlag för debitering Nyckelkvittenser Arbetsrum 2 år Efter återlämnande Närvaro- och frånvarorapporter Arbetsrum 2 år Underlag för debitering Planering av genomförande av insatser Redovisning av boendes privata medel Utbetalning av habiliteringsersättning Arbetsrum Vid inaktualitet Hos god man 10 år God man är ansvarig Arbetsrum 2 år PERSONLIG ASSISTANS HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Kopior på beslut från Försäkringskassan Papper Arbetsrum 2 år Tidsredovisning SFB till Försäkringskassan Papper Arbetsrum 2 år Utbetalningsbesked Papper Arbetsrum 2 år Sida 33 av 33