Dokumenthanteringsplan för socialnämnden

Transkript

1 Sida TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Vårt datum Diarienummer IFO/Omvårdnadsförvaltningen Helen Holmgren/asm Socialnämnden Dokumenthanteringsplan för socialnämnden Sammanfattning Enligt Kristinehamn kommuns arkivreglemente (KF 26/09) ska varje myndighet (nämnd och styrelse) upprätta en dokumenthanteringsplan. Planen beskriver myndighetens handlingar och hur dessa ska hanteras. Arkivreglementets krav att ha en dokumenthanteringsplan grundas på bestämmelser i offentlighetslagstiftning. Beslutsunderlag KS beslut 167/ Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Dokumenthanteringsplan för socialnämnden 2011 Ärendet Kommunens arkiv och dokumenthantering påverkas av flera lagar och förordningar. Främst regleras verksamheten genom Arkivlagen (1990:782) och kommunens arkivreglemente. Enligt arkivreglementet för Kristinehamns kommun (KF 26/09) ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa ska hanteras. Detta är ett krav för att kunna följa offentlighetslagstiftningen. Dokumenthanteringsplanen är ett hjälpmedel som visar på vilket sätt verksamheten dokumenteras, talar om vilka typer av handlingar som förekommer, om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras) samt var handlingarna ska förvaras. Det är ett viktigt internt hjälpmedel för att hålla god ordning i det stora informationsflödet som finns i kommunen. Den underlättar också för allmänhet, forskare och massmedia att hitta rätt i detta stora flöde av handlingar. Eftersom planen innehåller uppgifter om gallring av allmänna handlingar krävs beslut i nämnd. Finns det inget gallringsbeslut, ska allt bevaras. De delar av planen som berör främst enskilda avdelningar bör därför kunna uppdateras av respektive chef i samråd med ansvarig för Stadsarkivet. E-post Organisationsnummer KRISTINEHAMNS KOMMUN kommunen@kristinehamn.se Postadress Besöksadress Telefon Fax Bankgiro Postgiro 1. Administrativa avdelningen Uroxen vx Kristinehamn Kungsgatan 30

2 2 Förvaltningens förslag till beslut Socialnämnden beslutar anta föreslagen dokumenthanteringsplan samt delegerar till respektive chef för avdelningarna inom IFO/Omvårdnadsförvaltningen att, i samråd med ansvarig för Stadsarkivet, göra smärre justeringar i dokumenthanteringsplanen. Socialnämnde beslutar att denna dokumenthanteringsplan gäller retroaktivt. (Dvs de handlingar som enligt tidigare beslutade dokumenthanterings- /gallringsplaner ska bevaras, men som i föreslagen plan ska gallras, kan vid behov gallras.) Helen Holmgren Förvaltningschef Anette Sandström Förvaltningssekreterare

3 Inledning Dokumenthanteringsplanen syftar till att tydliggöra hur vi hanterar socialnämndens dokument/handlingar samt underlätta sökbarheten för desamma. I denna plan benämns allt för handling. Dokument/handlingar i avsnitten personalavdelning, ekonomiavdelning, upphandling, projekt samt EU-projekt som rör övergripande administrativa dokument/handlingar gäller för hela kommunen ingår i kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan antagen av kommunstyrelsen 167/ Förvaringsplats kan vara olika beroende av utrymme. Viktigt att uppmärksamma att särskilda regler gäller för bevarande/gallring av dokument/handlingar som rör EU-projekt, se KS dokumenthanteringsplan. Viktig att uppmärksamma att särskilda regler gäller för bevarande/gallring av dokument/handlingar som rör upphandlingar, se KS dokumenthanteringsplan. Dokument/handlingar ska alltid förvaras på ett betryggande sätt utifrån brand- och sekretessaspekten. Mer information om krav på arkivlokaler finns Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:6, 1997:3). Samråd kan även föras med Stadsarkivet. Arkivansvarig/arkivredogörare ska utses på varje avdelning inom förvaltningen. Information ska lämnas till Stadsarkivet om vem som är arkivansvarig. Frågan hur digital arkivering ska hanteras framgent är inte klarlagd ännu. Samarbete pågår med Värmlandsarkiv i frågan. Dokumenthanteringsplanen ska kompletteras med en arkivbeskrivning, d v s en historiks beskrivning av hur organisationen har förändrats över tid, som ska göra det möjligt att hitta handlingar oavsett förändringar i organisation. 1 (38)

4 Registrering av handlingar Enligt 5 kap 1 offentlighets- och sekretesslag är huvudregeln att varje myndighet har skyldighet att registrera allmänna handlingar så snart de har kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Registreringsskyldigheten gäller inte om: 1. En myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. 2. Offentliga handlingar behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. T ex i en systematisk förvaring i en pärm. 3. Det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. T ex enklare förfrågningar, reklam, kurserbjudanden mm. Gallring inom socialtjänsten Gallringsregler inom socialtjänsten regleras i SoL 12 kap 1 och 2 samt i LSS 21 c och 21 d. Det innebär att anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden ska gallras ut (förstöras) fem år efter den senaste anteckningen gjordes i akten. Undantag från gallringsbestämmelser gäller för: Handlingar rörande faderskap Handlingar rörande adoption Handlingar rörande underårigs placering för vård i annat hem än det egna; som familjehem, HVB-hem eller annat enskilt hem Av socialnämnden godkända avtal om vårdnad, boende och umgänge för barn som ännu inte fyllt 18 år Handlingar för forskningsändamål. Det gäller akter för personer som är födda på dag 5, 15 eller 25 Bevarande och gallring i digitala akter Dokumentationen inom socialtjänsten är uppdelad i dels fysiska pappersakter dels i digitala akter i olika IT-baserade verksamhetsstöd. I de fysiska akterna förvaras t.ex. inkomna handlingar, utredningar och beslut. I de digitala akterna förvaras socialtjänstens egna upprättade handlingar; som journalanteckningar, utredningar, beräkningsunderlag för ekonomiska bistånd, betalningar av vårdkostnader och ekonomiska bistånd. De digitala akterna är en del i socialregistret och gallringsbestämmelserna gäller lika för både fysiska akter och digitala akter. Rensning av personakter När ett ärende är avslutat ska personakten städas av handläggare. Handlingar som saknar aktualitet och betydelse för ärendets bedömning rensas ut. 2 (38)

5 Dokumenthanteringsplanen är uppbyggd på följande sätt: Handlingstyp Vad är det för dokument/handling? Exempelvis e-post, tjänsteskrivelse. Sekretess Här anges om man bör beakta handlingen/dokumentet enligt Offentlighets- och sekretesslagen kan vara tillämpbar. Sekretessen prövas alltid i fall handlingen begärs utlämnad. Förvaringsplats Ger information om var handlingen ska förvaras. Kan vara ärendeakt i närarkiv, i pärm/akt på tjänsterum. Handlingar som ska bevaras överförs till stadsarkivet efter överenskommelse med arkivarie. Vid behov kan även handlingar som ska gallras överföras till Stadsarkrivet i mån av utrymme. Handlingar får aldrig överlämnas till Stadsarkivet utan samråd och godkännande av arkivarien. Reg Markering att handlingen ska registreras. Handlingen kan registreras genom diarieföring i ärendehanteringssystem eller genom ett fliksystem. D står för att handlingen ska diarieföras i ärendehanteringssystemet och R för att handlingen ska/kan registreras på annat sätt. D/R betyder att handlingarna bör diarieföras, men i nuläget finns inte resurserna till detta utan att handlingarna registreras på annat sätt. Följande uppgifter ska anges när handlingen registreras: Datum när handlingen inkom/upprättades, ärendebeskrivning, från/till vem, ansvarig handläggare. När det gäller sekretessbelagda handlingar ska alltid hänvisning finnas till vilken sekretessparagraf som är tillämplig. När ingen markering gjorts innebär det att handlingen kan förvaras i pärm, digitalt eller ordnat systematiskt på annat sätt. Bevaras/gallras Anger om handlingen ska bevaras eller om/när den får gallras. Kommentar Här anges eventuella ytterligare förtydliganden 3 (38)

6 Verksamhetsgren IFO/Omvårdnadsförvaltningen centrala administration Verksamhet/process Central styrning och planering, uppföljning/utvärdering, samordning, tillsyn. Ansvarig: Förvaltningschef. Aktiviteter Kvalitetsarbete, organisation, planering och uppföljning. Nämndadministration, ärendehantering IT-stöd Microsoft office, dokument- och ärendehanteringssystemet Lex, journalsystem Maximilia samt Viva.. I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: Förklaringar: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring Pärm = förvaras på arbetsrum i pärm Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår Handlingstyp Reg. Sortering/ Sekr./ Bevaras/ Kommentar Förvaring PUL gallras Diarieföring Diarium O Lex Server IT-avd. Bevaras Digital lagring. Vid byte av system ska databasen konverteras. Diarielista S Årsvis Bevaras Tas ut på papper postlistor. Diarieplanbeteckning och övrig systemdata O Lex Bevaras Lista tas ut på papper årligen. Diarieförda handlingar D Ätyp, diarieakt Beakta Bevaras Pappershandlingar finns i diarieakt. Pärm. Nämndadministration Delegeringsbeslut S Årsvis, pärm Beakta Bevaras Kallelser till utskott, nämnd, samverkan/förhandl. S Årsvis, pärm Bevaras Protokoll från utskott, nämnd och samverkan/förhandlingar S Årsvis, pärm Beakta Bevaras Protokollsutdrag D Ätyp, diarieakt Beakta Bevaras 4 (38)

7 Reg. Sortering/ Sekr./ Bevaras/ Kommentar Handlingstyp Förvaring PUL gallras Protokoll och sammanträde - webpublicering Server Beakta Bevaras/gallras Handhas och gallras av IT-avd. Inkommande och utgående handlingar Av ringa vikt - E-postlåda Beakta Gallras vid inaktuallitet Gallras efter 1 år Ringa värde (information, synpunkter mm) till nämndens officiella brevlåda (förvaltningens) - Förvaltningens brevlåda Beakta Policy/styrdokument/planer mm Delegeringsordning D Ätyp, Diarieakt Bevaras Kvalitetsredovisning på nämndnivå D Ätyp, Diarieakt Bevaras Samverkansavtal D Ätyp, Diarieakt Bevaras Övriga planer/handlingsplaner S Ätyp, Diarieakt Bevaras Remisser Inkomna och upprättade remisser D Ärendeakt Bevaras Upprättade och inkomna remissvar, yttranden D Ärendeakt Bevaras Yttranden D Ärendeakt Bevaras Skrivelser, statistik, systemdokumentation Arbetsmaterial, kladdar, minnesanteckningar och korrespondens m.m. av tillfällig karaktär Hos resp. handl. Vid inaktuallitet Gallras om ej av vikt för ärendet, av vikt till registrator för arkivering S Kron. pärm Gallras vid inaktuallitet D Ätyp, Diarieakt Bevaras In- och utgående handlingar, brev, cirkulär, meddelanden som ej diarieförs Ansökan/uppföljning till annan myndighet samt svar från annan myndighet (ex. Socialstyrelsen) Avtal/kontrakt Kontrakt som berör verksamheten D Ätyp, Diarieakt Bevaras Bokslut- och budgethandlingar på nämndnivå D Ätyp, Diarieakt Bevaras 5 (38)

8 Handlingstyp Reg. Sortering/ förvaring Sekr. Bevaras/ gallras Information/Trycksaker Broschyrer Annonsunderlag av ringa karaktär Pärm Vid Kommentar Öppettider, sammanträden etc inaktualitet Pärm Bevaras 1 ex av varje bevaras, vid behov kort bakgrundsbeskrivning Egenproducerade eller beställda broschyrer, foldrar, informationsblad, affischer etc. Pressmeddelanden, pressinbjudningar Pärm 1 år Förvaras i socialdiariet@kristinehamn.se Förvaltningens hemsida U: Beaktas Gallras Digital lagring. Kopior av data-basen tas ut och bevaras av IT-avd. Information av vikt finns hos webbredaktörerna, övrig tillfällig information gallras. Allmänt Föreningsbidrag D Ätyp, Diarieakt Bevaras Andra typer av bidrag ex fonder D Ätyp, Diarieakt Bevaras Internkontrollplaner, tillsynsrapporter, avvikelserapporter D Ätyp, Diarieakt Bevaras Plan och redovisning bevaras i akt och tillbud SCB mm. statistik S Årsvis, pärm Beaktas Gallras Systemförvaltningsplan Viva S Ätyp, Diarieakt Bevaras Nyckelregister Vintergatan S Pärm Gallras vid inaktuallitet Rekvisitioner personal S Pärm Gallras 1 år Verksamhetsbeskrivningar S U: Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet Lex Maria anmälan och utredning S Pärm Beaktas Bevaras Till stadsarkivet efter 5 år Lex Sarah anmälan och utredning S Pärm Beaktas Bevaras Till stadsarkivet efter 5 år 6 (38)

9 Handlingstyp Reg. Sortering/ förvaring Anmälningar, rapporter, domar, beslut och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Sekr. Bevaras/ gallras Kommentar S Pärm Beaktas 5 år Om dessa ger upphov till ärenden eller tillförs ett nytt ärende läggs de i akt. Domar och beslut (rapporteras till nämnd = finns inskrivna i protokoll) Begäran om handräckning S Pärm *) Beaktas 5 år Efterlysningar S Pärm Beaktas 5 år Förundersökningsprotokoll S Pärm Beaktas Vid inaktualitet Handlingar rörande rätthjälp S Pärm Beaktas Vid inaktualitet Tystnadspliktsförsäkran, tillsvidare anställda samt ledamöter i nämnd Tystnadspliktsförsäkran, tillfälligt anställda S Pärm Beaktas 5 år Yttranden i körkortsärenden S Pärm Beaktas 5 år Yttranden i vapenärenden S Pärm Beaktas 5 år Yttranden till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol S Pärm Beakta Lämnas till personalavdelningen efter mandatperioden S Pärm Beaktas 5 år 7 (38)

10 Verksamhetsgren Verksamhet/process Aktiviteter IT-stöd Sekr. Registrering mm: Förklaringar: Tillståndsgivning samt av serverings tillstånd av alkohol, tobak och receptfria läkemedel Tillståndsgivare/tillsynsansvarig. Ansvarig: verksamhetschef, alkoholhandläggare Tillstånd och tillsyner Microsoft office. Verksamhetssystem Alk-T för tillståndgivning/alkoholfrågor. D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = kronologiskt, Årsvis = Kalenderår, Handlingstyp - serveringstillstånd Reg. Sortering/ Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar förvaringsplats Ansökan om serveringstillstånd S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet Anmälan om serveringsansvarig personal S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet Beslut rörande varningar och sanktioner S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet Beslut om serveringstillstånd S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet Betyg, intyg S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet Domar rörande tillstånds-/ tillsynsärenden S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet F-skattesedel S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet Finansieringsplaner S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till S Pärm Gallras efter 5 år allmänheten Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd för S Pärm Gallras efter 5 år slutna sällskap Korrespondens, ej rutinmässig S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet Korrespondens, av tillfällig karaktär Vid inaktuallitet Restaurangrapporter S Pärm Gallras efter 10 år Registreringsbevis S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet Tillståndsbevis permanent servering (inkl planritning) S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet Underlag för beslut rörande stadigvarande S Pärm Gallras Beslutet bevaras underlaget serveringstillstånd gallras. 8 (38)

11 Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd kan gallras 3 år efter det att verksamheten upphört. Underlag - utredning och förslag till beslut, permanent S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet serveringstillstånd Underlag - utredning och förslag till beslut i tillsynsärende S Pärm Gallras efter 5 år rörande återkallelse av serveringstillstånd Underlag - utredning och förslag till beslut i tillsynsärende S Pärm Bevaras rörande varningar och sanktioner Tillsynsrapporter: alkoholservering/serverings- och S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet försäljningsställen öl Tillsynsrapporter restaurang -inspektioner S Pärm Gallras efter 5 år Efter det verksamheten upphört Återkallelsebeslut av serveringstillstånd S Pärm Bevaras Digitalt i Alk-T Överklaganden S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkivet Exempel på underlag: bevis över godkännande av livsmedelslokal, bolagsbevis, F-skattebevis, finansieringsplan, hyreskontrakt, arrendeavtal, konkursfrihetsbevis, registerutdrag från skattemyndigheten, meritförteckning, betyg, intyg, registreringsbevis, momsregistreringsbevis, personbevis, verksamhetsbeskrivning samt yttranden från andra förvaltningar. 9 (38)

12 Handlingstyp tobak Reg. Sortering/ Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar förvaringsplats Anmälan enligt tobakslagen S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkiv Beslut om vite/förbud/föreläggande S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkiv Tillsynsrapporter S Pärm Gallras efter 5 år Gallras 5 år efter det verksamheten har upphört Handlingstyp vissa receptfria läkemedel Reg. Sortering/ Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar förvaringsplats Anmälan enligt lagen om detaljhandel med receptfria S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkiv läkemedel Beslut om vite/förbud/föreläggande S Pärm Bevaras Efter 5 år till stadsarkiv Tillsynsrapporter S Pärm Gallras efter 5 år Gallras 5 år efter det verksamheten har upphört 10 (38)

13 Verksamhetsgren IFO/Omvårdnadsförvaltningen Verksamhet/process Myndighetsutövning / LSS Ansvarig: Verksamhetschef. Aktiviteter Beslut enligt LSS Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade IT-stöd Verksamhetssystem Viva samt Maximilia. I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras. Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: Förklaringar: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår, Handlingstyp - LSS Reg. Sortering/ Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar förvaringsplats Gallering gäller akter som avslutats tidigast Akter som avslutats tidigare bevaras förutom beslut 9 punkt 8 i familje- eller elevhem samt födda 5, 15 och 25 bevaras i stadsarkivet. Personakt innehållande: S Pärm Beakta Gallring efter 5 år efter sista - anmälan och beslut om ställföreträdare anteckning - ansökningar om insatser med bilagor - beslut om insats - beslut/domar i förvaltningsdomstol - fullmakter - dokumentation av planering som rör den enskilde, tex. arbetsplaner, individuella planer - inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärende - sammanställning över andra insatser - utredning/utlåtande - ärendeblad, journalblad - överklagande med bilagor - inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig och/eller rutinmässig karaktär i ärende S Pärm Beakta Vid inaktuallitet - kallelser till möte med LSS-handläggare mm. Handlingstyp LSS Handlingar som uppstår under genomförandet av insatser Reg. Sortering/ förvaringsplats 11 (38) Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar

14 Gallering gäller akter som avslutats tidigast Akter som avslutats tidigare bevaras förutom beslut 9 punkt 8 i familje- eller elevhem samt födda 5, 15 och 25 bevaras i stadsarkivet. - Anteckningar från närståendesamtal (endast vid S Akt Beakta Gallring efter 5 år efter sista samtal om brukaren) anteckning - avtal om handhavande av annans medel - dokumentation om dagliga rutiner - genomförandeplaner (individuella planer mm) - informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, vanor mm) - inflyttningssamtal - korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ombud - levnadsberättelser - Aktivitetsscheman S Pärm Beakta Vid inaktuallitet - Fickpengsredovisning - Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting (då relevanta anteckningar gjorts i personakt) Löpande arbetsanteckningar (gallras efter dokumentations sammanfattats i personakt) - Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande - observationslistor (gallras när ar gjorts i personakt) *) LSS Följande handlingar ingår i ekonomiskt underlag LASS: Underlag från försäkringskassan (FK) ang. LASS; besked om ersättning till/från FK; arbetsmaterial/sammanställning angående timantal; faktura angående assistansersättning från FK; utbetalningsbesked angående assistansersättning fr FK, meddelande om slutavräkning från FK, maskinellt beräknad retro från FK. Gallras efter 2 år: tidredovisning, räkning/assistansersättning till FK Verksamhetsgren Verksamhet/process Aktiviteter IT-stöd IFO/Omvårdnadsförvaltningen LSS Bostad med särskild service Ansvarig: Verksamhetschef. Verkställighet bostad med särskild service Verksamhetssystem Viva samt Maximilia. 12 (38)

15 - förteckning över boende i bostäder med särskild serv. - boendeenkäter, enkäter till närstående - planering av genomförande av insatser - information enligt PUL till boende/företrädare S Pärm Beakta Vid inaktualitet DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SOCIALNÄMNDEN Antagen av socialnämnden I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras. Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Förklaringar: Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår, Handlingstyp Verkställighet bostad med säskild Reg. Sortering/ Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar service. förvaringsplats Gallering gäller akter som avslutats tidigast Akter som avslutats tidigare bevaras förutom beslut 9 punkt 8 i familje- eller elevhem samt födda 5, 15 och 25 bevaras i stadsarkivet. Redovisning av boendes privata medel S Pärm Beakta 10 år Genomförandeplaner S Viva/Maximia Beakta 5 år Se sida 2 gallring inom socialtjänst Journaler med bilagor från hem för vård eller boende S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Läggs i personakt när de inte längre behövs i verksamheten. - Vårddagsuppgifter S Pärm Beakta 2 år - Nyckelkvittenser, boendes nyckar (efter återlämn) - Fickpengsredovisning - Egenkontroll av livsmedelshygien - närvaro- och frånvarorapporter - utbetalning av habiliteringsersättning - månadsuppföljning till hemkommun Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder S Pärm Beakta 2 år Efter det att kontraktet upphört att som tillhandahålls av kommunen gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkningar inte kvarstår 13 (38)

16 Verksamhetsgren IFO/Omvårdnadsförvaltningen Verksamhet/process Personlig assistent Ansvarig: Verksamhetschef. Aktiviteter Personlig assistent IT-stöd Verksamhetssystem Viva samt Maximilia. I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras. Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: Förklaringar: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår, Handlingstyp Verkställighet ekonomisk ersättning Reg. Sortering/ Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar för personlig assistent. förvaringsplats - Underlag från Försäkringskassan S Akt Beaktas 10 år - Besked om ersättning till och från Försäkringskassan - Arbetsmaterial/sammanställning angående timantal - Faktura angående assistansersättning från FK - Utbetalningsbesked angående assistansers. fr FK - Meddelande om slutavräkning från Försäkringskassan - Maskinellt beräknat retro från Försäkringskassan Tidsredovisning, räkning/assistansersättning till FK 2 år Kommunens beslut om ersättning S Akt Beaktas 10 år Beslut om rätt till ersättning för personlig assistans enligt lag om assistansersättning (LASS) fattas av Försäkringskassan. Kommunen som assistanssamordnare ansvarar dels för den ekonomiska administrationen av ersättningarna, dels för personaladministration av personliga assistenter. 14 (38)

17 Verksamhetsgren IFO/Omvårdnadsförvaltningen Verksamhet/process Ekonomiskt bistånd Ansvarig: Verksamhetschef. Aktiviteter Myndighetsutövning IT-stöd Microsoft office Verksamhetssystem Viva I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: Förklaringar: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår, Handlingstyp - Ekonomiskt bistånd Reg. Sortering/ Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar förvaringsplats Ansökan försörjningsstöd S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Beslut i enskilt ärende S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Beslut/domar från förvaltningsdomstol i enskilt ärende S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. överenskommelse, handlingsplaner, arbetsplaner S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Registerkontroller som utgör underlag för beslut S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Skriftlig information till och från andra enheter inom myndigheten och andra myndigheter S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Utredningar i enskilt ärende S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Ärendeblad, journalblad S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Överklaganden samt bilagor i enskilt ärende S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte 15 (38)

18 - Meddelanden från hyresvärd, el-bolag, S Personakt Beaktas Gallras vid inaktualitet kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning - Kallelser till möte med handläggare m.m. - Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär - Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse 16 (38)

19 Verksamhetsgren IFO/Omvårdnadsförvaltningen Verksamhet/process Individ- och familjeomsorg Ansvarig: Verksamhetschef. Aktiviteter Myndighetsutövning - vuxna IT-stöd Microsoft office Verksamhetssystem Viva I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: Förklaringar: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår, Handlingstyp - Reg. Sortering/ Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar förvaringsplats Anmälningar förhandsbedömningar om beslut att ej inleda utredning och som inte har från tidigare någon personakt S Pärm Beaktas Gallras efter 5 år I pärm enligt inkomst datum och uttagen lista från Viva/Maximilia per månad Anmälan som tillhör ärende eller ger upphov till ärende S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Ansökningar med eventuella bilagor S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Ansökningar till institutioner om vård S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Avvikelse SoL/LSS S Personakt Beaktas Gallras efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Avtal om handhavande av annans medel S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Beslut/domar från förvaltningsdomstol i enskilt ärende S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. överenskommelse, handlingsplaner, arbetsplaner, S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Fullmakter S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte 17 (38)

20 Genomförandeplaner Akt Viva/Maximia Beakta 5 år Se sida 2 gallring inom socialtjänst Inkomna, utgående och upprättade handlingar av S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 betydelse i ärendet sparas i forskningssyfte Registerkontroller som utgör underlag för beslut S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Utredningar i enskilt ärende S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Ärendeblad, journalblad S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Överenskommelser S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Kopior av räkningar från, läkare laboratorier, institutioner S Personakt Beaktas Gallras 2 år Personer födda dag 5, 15 och 25 mm (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag sparas i forskningssyfte av socialtjänsten - Meddelanden från hyresvärd, el-bolag, S Personakt Beaktas Vid inaktuallitet kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning - Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc - Meddelanden om utskrivning från vårdhem eller liknande - Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. - Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär - Remisser till t.ex. AF, bostadsförmedling, läkare, beroendevård - Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse - Polisrapporter om brott eller misstanke om brott (om de inte ligger till grund för beslut om insats inom socialtjänsten) Verksamhetsgren Verksamhet/process IFO/Omvårdnadsförvaltningen Individ- och familjeomsorg Ansvarig: Verksamhetschef. 18 (38)

21 Aktiviteter Myndighetsutövning - barn och ungdomar IT-stöd Microsoft office Verksamhetssystem Viva I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: Förklaringar: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår, Handlingstyp placeringsärenden barn Reg. Sortering/ Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar förvaringsplats Anmälningar förhandsbedömningar om beslut att ej inleda utredning och som inte har från tidigare någon personakt S Pärm Beaktas Gallras efter 5 år I pärm enligt inkomst datum och uttagen lista från Viva/Maximilia per månad Anmälningar (från polis, skola etc.) som tillhör ärende S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering eller ger upphov till ärende barn bevaras Ansökningar om vård (till förvaltningsrätt) S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Anmälningar om behov av vård (till institutioner) S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Ansvarsförbindelser S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Avtal med föräldrar S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Beslut och beslutsunderlag S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering i ett annat hem än det egna barn bevaras Domar S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Genomförandeplaner Akt Viva/Maximia Beakta Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Handlingar i namnärenden S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering 19 (38)

22 barn bevaras Inkomna, utgående och upprättade handlingar av S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering betydelse i ärendet barn bevaras Journaler med bilagor från hem för vård eller boende S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Förs till personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal. Meddelanden från institution om utskrivning S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Placeringsmeddelanden från Statens institutionsstyrelse S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Dock inte om familjehemmet är sådant, som har en egen akt Vårdnadsutredningar S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Yttranden till åklagare, tingsrätt etc. S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras Ärendeblad, journalblad S Personakt Beaktas Handlingar rörande Om de lett till placering barn bevaras 20 (38)

23 Verksamhetsgren Verksamhet/process Aktiviteter IT-stöd DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SOCIALNÄMNDEN Antagen av socialnämnden IFO/Omvårdnadsförvaltningen Familjehem Ansvarig: Verksamhetschef. Myndighetsutövning Microsoft office Verksamhetssystem Viva I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår, Sekretess Registrering mm: Förklaringar: Handlingstyp - Familjehem Reg. Sortering/ förvaringsplats Ansökning med eventuella bilagor om att bli familjehem, kontaktperson/-familj S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Avtal, med t.ex. kontaktpersoner S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Ansvarsförbindelser för kostnader S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Utredningar av familjehem, kontaktpersoner/-familj Planering, uppföljning och utvärdering av familjehem S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Ärendeblad, journalblad S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista - Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär S Personakt Beaktas Vid inaktuallitet Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte 21 (38)

24 Verksamhetsgren Verksamhet/process Aktiviteter IT-stöd DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SOCIALNÄMNDEN Antagen av socialnämnden IFO/Omvårdnadsförvaltningen Individ- och familjeomsorg Ansvarig: Verksamhetschef. Myndighetsutövning Microsoft office Verksamhetssystem Viva I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår, Sekretess Registrering mm: Förklaringar: Handlingstyp - Missbruk Reg. Sortering/ förvaringsplats Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte Ansökningar om vård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) med eventuella bilagor S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Anmälningar från polis etc S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Beslut och beslutsunderlag S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. överenskommelse, handlingsplaner, arbetsplaner, S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Genomförandeplaner S Personakt Beakta Gallras 5 år efter sista Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt (LVM) S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Journaler med bilagor från hem för vård eller boende S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista Ärendeblad, journalblad S Personakt Beaktas Gallras 5 år efter sista 22 (38) Läggs i personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal.

25 - Inkomna, utgående och upprättade handlingar av S Personakt Beaktas Vid inaktuallitet tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 23 (38)

26 Verksamhetsgren Verksamhet/process Aktiviteter IT-stöd DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SOCIALNÄMNDEN Antagen av socialnämnden IFO/Omvårdnadsförvaltningen Faderskap och föräldraskap Ansvarig: Verksamhetschef Faderskap och föräldraskap Microsoft office och. Dokument- och ärendehanteringssystemet Lex. I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår Sekretess Registrering mm: Förklaringar: Handlingstyp Reg. Sortering/ förvaringsplats Faderskap - Anmälan om gemensam vårdnad - Anmälningar om faderskap, föräldraskap - Brev till modern med anledning av underrättelse om nyfött barn - Beslut/domar - Faderskaps-, föräldraskapserkännande/-bekräftelse - Handlingar i röttsgenetiska och rättskemiska undersökningar - Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap - Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärende - Handlingar om vårdnaden om barn - Intyg ultraljudsundersökning, förlossning, utveckling etc - S eller MF Protokoll (S=sambo, M=mor, F=far) - Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskaps-, föräldraskapsutredning - Underrättelse från Skatteverket om inflyttat barn - Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn till S Personakt Beaktas Bevaras 24 (38) Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar Personer födda dag 5, 15 och 25 sparas i forskningssyfte

27 ogift mor - Ärendeblad/journalblad - Begäran om hjälp från utrikesdepartementet S Personakt Beaktas Vid inaktualitet - Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär i ärende - Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm - Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn, som inte tillhör faderskaps- eller föräldraskapsärende 25 (38)

28 Verksamhetsgren IFO/Omvårdnadsförvaltningen Verksamhet/process Adoption Ansvarig: Verksamhetschef Aktiviteter Adoption IT-stöd Microsoft office och. Dokument- och ärendehanteringssystemet Lex. I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: Förklaringar: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår Handlingstyp - Adoption Reg. Sortering/ Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar förvaringsplats Handlingar rörande adoptionsärende: S Personakt Beaktas Bevaras Beslut om adoption fattas av - Aktualiseringsintyg tingsrätten efter att den inhämtat - Anmälan om förslag på barn upplysningar om barnet och - Ansökan om medgivande med bilagor sökanden från socialnämnden. - Ansökan till tingsrätt om adoption - Beslut/domar i förvaltningsdomstol - Beslut, medgivande - Handling rörande barnets ursprung - Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärende - Intyg om adoptionsutbildning - Referenser - Samtycke med bilagor - Tingsrättens dom - Utdrag ur social- och polisregister - Utredningar - Yttranden från behandlande läkare - Yttranden från socialnämnd till tingsrätt - Yttrande från nämnden för internationella adoptioner - Yttranden från Socialstyrelsens rättsliga råd 26 (38)

29 - Återkallelse av medgivande - Ärendeblad, journalblad - Överklaganden, med bilagor - Inkomna, utgående och upprättade handlingar av S Personakt Beaktas Vid inaktualitet tillfällig betydelse i ärende - Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm - Medgivande til socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register, sekretesseftergift 27 (38)

30 Verksamhetsgren IFO/Omvårdnadsförvaltningen Verksamhet/process Vårdnad, boende och umgänge Ansvarig: Verksamhetschef Aktiviteter Avtal, ex kontaktperson och kontaktfamiljer IT-stöd Microsoft office och. Dokument- och ärendehanteringssystemet Lex. I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: Förklaringar: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår Handlingstyp Reg. Sortering/ Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar förvaringsplats Av socialnämnden godkända avtal ex. kontaktfamiljer och kontaktpersoner S Personakt Beaktas 5 år Avtalen får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Avtal för barn som är födda dag 5, 15 eller 25 bevaras. Övriga avtal gallras 5 år efter - Ansökan om kontaktperson vid umgänge - Avtal som inte blivit godkända - Domar från tingsrätt - Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärende - Kontrakt med kontaktperson - Meddelande till Skatteverket, CSN, FK om godkänt avtal - Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal - Påtalande om god man till tingsrätt - Rapporter från kontaktperson - Remiss och remissvar från tingsrätt om samarbetsavtal - Tingsrättens begäran om utredning - Personbevis S Personakt Beaktas 5 år 28 (38) barnet fyllt 18 år.

31 - Uppdrag att utse kontaktperson - Utdrag ur social- och polisregister - Äktenskapslicens - Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor) - Utredningar i namnärenden till tingsrätten - Ärendeblad - Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm S Personakt Beaktas Gallras vid inaktualitet - Handling av tillfällig betydelse och rutinmässig karaktär 29 (38)

32 Verksamhetsgren Verksamhet/process Aktiviteter IT-stöd Sekretess Registrering mm: Förklaringar: IFO/Omvårdnadsförvaltningen Budget och skuldrådgivning Ansvarig: Verksamhetschef. Microsoft office I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår, Handlingstyp Reg. Sortering/ förvaringsplats Handlingar i ärenden om budget- och skuldrådgivning, Avser bl.a. - ansökningar - betalningspåminnelser - förslag till uppgörelse - journalblad - kopior på domstolshandlingar - korrespondens med fordringsägare - kreditupplysningar - skuldöversikter - utredning Handlingar i ärenden om konsumentrådgivning Avser bla - förfrågningar med bilagor - svar Sekr. Bevaras/Gallras Kommentar S Personakt Beaktas 5 år Undantag vid bevaring: Kreditupplysningar, underlagsmaterial, tillfälliga ar som inte tillfört ärendet sakuppgift kan gallras vid inaktualitet S Personakt Beaktas 1 år Handlingar som bevaras som nämndbeslut: årsstatistik, verksamhets- och årsberättelse. Verksamhetsgren Verksamhet/process IFO/Omvårdnadsförvaltningen Arbetsfrämjande verksamhet Ansvarig: Verksamhetschef 30 (38)

33 Aktiviteter Utvecklingscenter, Östervik IT-stöd Microsoft office och verksamhetssystem Viva I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Förklaringar: Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår Handlingstyp Reg. Sortering/ Sekr./ Bevaras/ Kommentar Förvaring gallras Anställningsbeslut S Personakt Beaktas Bevaras Arbetsintyg, skriftliga omdömen S Personakt Beaktas Bevaras Betyg, intyg över genomgångna utbildningar S Personakt Beaktas Bevaras Anvisning, remiss från AF, socialtjänst S Personakt Beaktas 2 år Beslut från AF, socialtjänst S Personakt Beaktas 2 år Förstadagsintyg S Personakt Beaktas 2 år Genomförandeplan S Personakt Beaktas 2 år Korrespondens med placeringsenhet (arbetsgivare) S Personakt Beaktas 2 år Utredningar, kartläggning S Personakt Beaktas 2 år Uppföljning S Personakt Beaktas 2 år Ärendeblad/journalblad S Personakt Beaktas 2 år Överenskommelse med deltagare S Personakt Beaktas 2 år Statsbidrag för olika åtgärdsformer, underlag, ansökningar, utbetalning, avstämning etc. S Pärm 10 år Gäller räkenskapsmaterial, granskningsmaterial kan gallras med kortare frist 2 år Handlingar som bör bevaras inom allmän administration inom arbetsfrämjande verksamhet: - verksamhetsplaner; verksamhetsuppföljningar; projekthandlingar (beskrivning, finansiering, innehåll, uppföljning, resultat); årsstatistik 31 (38)

34 Verksamhetsgren IFO/Omvårdnadsförvaltningen Verksamhet/process Dödsboanmälningar Ansvarig: Verksamhetschef Aktiviteter Dödsboanmälningar och boutredningar IT-stöd Microsoft office och verksamhetssystem Viva I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: Förklaringar: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår Handlingstyp Reg. Sortering/ Sekr./ Bevaras/ Kommentar Förvaring gallras Statistik Beaktas Bevaras Dödsfallsintyg Boupptecknnigsintyg Boutredningar Ekonomiska redovisningar Fullmakter Kopior på boutredningar, bouppteckning Kopior på dödsboanmälan Kopior på fakturor Korrespondens Mottagnings-/utlämningskvitton på eventuellt omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker Protokoll över hembesök Släktutredningar Tillvaratagna patienttillhörigheter, boutredningar Beaktas 5 år 32 (38)

35 Verksamhetsgren IFO/Omvårdnadsförvaltningen Verksamhet/process Bistånd enligt SoL Ansvarig: Verksamhetschef Aktiviteter Biståndshandläggning IT-stöd Microsoft office och verksamhetssystem Viva I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: Förklaringar: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår Handlingstyp - Biståndshandläggning Reg. Sortering/ Förvaring Sekr./ Bevaras/ gallras Kommentar Gallring inom socialtjänsten Ansökan om bistånd / personakt : S Personakt Beaktas 5 år Till arkiv för personakter (efter - anmälan om god man rensning av akt) Dag 5, 15 och 25 - beröm och klagomålsblankett som härrör till enskild person till stadsarkiv för bevaring i forskningssyfte. - beslut, domar i förvaltningsdomstol - inkomna, upprättade och utgående handlingar av betydelse - läkarintyg - samtycke/fullmakter - underlag för avgiftsunderlag - genomförandeplaner - inkomna, upprättade och utgående handlingar av tillfällig betydelse - kallelse till vårdplanering - checklista för vårdplanering - överenskommelser/vårdplaneringar - in- och utskrivningsmeddelanden S Personakt Beaktas Gallras vid inaktuallitet Debiteringslistor S Maximilia/personakt Beaktas Bevaras Handläggs av kommunledningens ekonomiavdelning Verksamhet - hälso- och sjukvård 33 (38)

36 Verksamhetsgren IFO/Omvårdnadsförvaltningen Verksamhet/process Äldreomsorg Ansvarig: Verksamhetschef Aktiviteter Verkställighet IT-stöd Microsoft office och verksamhetssystem Viva I avvaktan på beslut om giltig digital lagring tas även viss information ut på papper och arkiveras (t.ex. protokoll). Sekretess Offentlighets och sekretesslagens bestämmelser skall beaktas. Registrering mm: D = Diarieföring, O = Objektregistrering, S = Systematisk förvaring. Förklaringar: Ätyp = Ärendetyp/diarieplansbeteckning, Kron = Kronologiskt, Årsvis = Kalenderår Handlingstyp Verkställighet gäller för Reg. Sortering/ Sekr./ Bevaras/ Kommentar samtlig verksamhet Förvaring gallras Omvårdnadsjournal/rehabjournal S Personakt Beaktas Gallras 10 år Förvaras efter patientens * läkarintyg efter sista bortgång i närarkiv * VIPS-papper och tillhörande anteckning (efter rensning av journal) * signaturlistor * läkemedelslistor och Dag 5, 15 och 25 * apodoskort, sparas i forskningssyfte i * tandvårdskort stadsarkivet * signaturlistor för överlämnande av läkemedel * vändschema * sondnäringslistor * individuella narkotikaförbrukningsjournaler * andra originalhandlingar * remissvar * labbsvar * omvårdnads och medicinska epikriser från andra vårdgivare * rehabiliteringsepikriser från andra vårdgivare * journalutdrag/kopior från andra vårdgivare Allmänt Ansökningar, rapporter, register och meddelanden som inte tillhör något ärende och S Pärm Beaktas 5 år Registrerars i Maximilia 34 (38)

37 som inte ger upphov till ärende Brukarenkäter S Pärm Beaktas Vid Då sammanställning är gjord inaktuallitet Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär, tex. S Pärm - 2 år efter avtal rörande städning och utrustningar upphörande Hemtjänst i ordinärt boende Inkomna, upprättade och utgående handlingar S Personakt Beaktas 5 år av betydelse Inkomna, upprättade och utgående handlingar S Pärm Beaktas Vid av tillfällig betydelse inaktuallitet Kontatmannaskap Reg Maximilia Beaktas Vid inaktuallitet Planering av genomförande av insatser Reg Maximilia Beaktas Vid (underlag för debitering hos ekonomienheten) inaktuallitet Register över brukares nycklar S Pärm Beaktas Vid Ständig uppdatering inaktuallitet Nyckelkvittenser till brukares boende S Pärm Beaktas 2 år 2 år efter upphörd service Larmloggar Reg Maximilia Beaktas 2 år Larmrapporter med register Reg Maximilia Beaktas 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt Privata medel S Pärm Beaktas 2 år 2 år efter avslutad service Särskilda boenden Inkomna, upprättade och utgående handlingar S Pärm Beaktas 5 år av betydelse Inkomna, upprättade och utgående handlingar av tillfällig betydelse S Pärm Beaktas Vid inaktuallitet Kontatmannaskap Reg Maximilia Beaktas Vid inaktuallitet Planering av genomförande av insatser (underlag för debitering hos ekonomienheten) Reg Maximilia Beaktas Vid inaktuallitet Register över brukares nycklar S Pärm Beaktas Vid Ständig uppdatering 35 (38)