KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare

Transkript

1 Öckerö KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare Beslutsorgan Tid och plats Socialnämnden Torsdag 25 augusti kl i Öckerösalen, Kommunhuset Öckerö ÄRENDEN 1. Val av justerare Förslag: Helena Larsson Arto Niskala 2. Anmälan av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS. Dnr 14/16 Bilaga 3. Gallring av handlingar inom socialtjänsten. Dnr 47/16 Bilaga 4. Val av ledamot till LGS 5. Information a. Budgetuppföljning (dnr 26/16) b. Tillsyn och begäran om yttrande och uppgifter angående boende för ensamkommande barn och unga (dnr 49/16) c. Rapport från sociala utskottet inom GR Claes M. d. Redovisning av ekonomiskt bistånd juni-juli e. Redovisning av ej verkställda beslut särskilt boende fram till (dnr 10/16) f. Lägesbeskrivning Människor på flykt g. Digitalisering av trygghetslarm h. Aktuella HSN-frågor i. Inbjudan till konferans om värdegrund, likabehandling, mångfald och bemötande j. Förvaltningschefen informerar Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga 6. Redovisning av delegationsbeslut. Dnr 8/16 Medtages i pärm 7. Övriga frågor * Närvarorätt för anmälda personalföreträdare Kent Lagrell Ordförande Anna Corneliusson/Martin Johansson Nämndsekreterare

2 Öckerö TJÄNSTESKRIVELSE Socialnämnden Handläggare: Frida Sävfält Ärende: Anmälan av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS under 2016 Diarienummer: 0014/16 Anmälan av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS till och med Förvaltningens beslutsförslag till Socialnämnden Rapporten överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom. Sammanfattning Rapportering till och med visar att Socialnämnden har fyra ärenden att anmäla där insatsen inte kunnat verkställas senast tre månader efter beslut om insats. Samtliga ärenden gäller beslut om permanent boende med demensinriktning. Besluten har inte kunnat verkställas på grund av att Öckerö kommun saknar lediga bostäder. Ärende Kommuner är skyldiga att anmäla till Inspektionen för Vård och omsorg om beviljade insatser enligt Socialtjänstlagen (SoL) och Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) inte har verkställts senast tre månader efter beslut. Om Inspektionen för vård och omsorg bedömer att insatsen inte verkställts inom skälig tid har Inspektionen för vård och omsorg en skyldighet att ansöka hos förvaltningsrätten om utdömande av en särskild avgift. Rapportering skall ske kvartalsvis till Inspektionen för vård och omsorg, Kommunens revisorer och Kommunfullmäktige. Rapport till Inspektionen för vård och omsorg och revisorer sker efter fastställda rutiner. I rapportering till Kommunfullmäktige skall, enligt gällande lagstiftning, person som beslutet avser inte kunna identifieras då det inte är meningen att man i Kommunfullmäktige skall skapa en diskussion kring enskilda ärenden. Rapportering till och med visar att Socialnämnden har fyra ärenden att anmäla där insatsen inte kunnat verkställas senast tre månader efter beslut om insats. Samtliga ärenden gäller beslut om permanent boende med demensinriktning. Besluten har inte kunnat verkställas på grund av att Öckerö kommun saknar lediga bostäder. Socialnämnden har fattat beslut om att lämna anmälan till Kommunstyrelsen angående behovet av fler platser. Postadress Gatuadress Telefon Organisationsnr E-post Hemsida Öckerö Sockenvägen kommun@ockero.se

3 Öckerö TJÄNSTESKRIVELSE Socialnämnden Handläggare: Frida Sävfält och Daniel Spindel Ärende: Gallring av handlingar inom socialtjänsten Diarienummer: 0047/16 Gallring av handlingar inom socialtjänsten Förvaltningens beslutsförslag till Socialnämnden 1. Gallring av handlingar inom socialtjänsten ska ske enligt bilaga. Gallringen ska omfatta såväl handlingar i pappersform som i digitalt format. I samband med gallringen ska även ett gallringsprotokoll upprättas och överlämnas till Kommunstyrelsen som är Öckerö kommuns arkivmyndighet. 2. Paragrafen justeras omedelbart Bakgrund Normalt fattas ett gallringsbeslut i form av en dokumenthanteringsplan (det vill säga en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa ska hanteras när det gäller gallring och bevarande), men vid behov kan gallringsbeslut även fattas för enskilda handlingsslag (Öckerö kommuns arkivreglemente 5 ). Eftersom socialnämnden saknar en dokumenthanteringsplan fordras alltså ett beslut i nämnden för att kunna genomföra gallring av socialtjänstakterna. Gallring av föreslagna handlingar är nödvändigt för att frigöra utrymme i socialkontorets närarkiv, samt för att säkerställa en god arkivvård. Den föreslagna gallringen kommer att omfatta framförallt personakter inom socialtjänsten, och kommer utföras med hänsyn till arkivlagens bestämmelser samt utifrån Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) skrift Gallringsråd nr 5: Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. Ärende Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar (Riksarkivets författningssamling, RA-FS 1991:1 och RA-FS 2006:1). En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och antingen har inkommit till eller upprättats hos myndigheten (2. kap. 3 tryckfrihetsförordningen). Det är tillåtet att gallra allmänna handlingar, men det är viktigt att detta kan motiveras, är genomtänkt och sker under kontrollerade former. All gallring måste grundas på lag

4 och beslut. Enligt arkivlagens 3 och 10 ska det vid gallring alltid beaktas att myndigheternas arkiv utgör en del av det nationella kulturarvet, och att det arkivmaterial som återstår efter genomförd gallring ska kunna tillgodose: Rätten att ta del av allmänna handlingar. Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen. Forskningens behov. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingar från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering (arkivlagen 3 ). Inom socialtjänsten utgör personakten grunden för dokumentation i ett enskilt ärende. Personakten rymmer alla handlingar som inkommer eller upprättas i ärenden som rör en eller flera personer. Dokumentationen ska omfatta ansökan, utredning, beslut, insatser samt uppföljning rörande den enskilde (SKL Gallringsråd nr 5). Bevarande och gallring av handlingar i socialtjänstens personakter regleras av föreskrifterna i: 12 kap. 1 2 socialtjänstlagen (SoL), 7 kap. 2 socialtjänstförordningen, 21 c och 21 d lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), samt 12 förordningen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Vilka handlingar som föreslås omfattas av gallringsbeslutet framgår av tjänsteskrivelsens bilaga, men i korthet säger ovanstående föreskrifter att: Vissa handlingar ska gallras fem år efter det att den sista anteckningen gjordes i akten. Vissa handlingar får inte gallras. Av hänsyn till forskningens behov ska akterna för personer födda dag 5, 15 och 25 varje månad undantas från gallring. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Öckerö kommun. Till arkivmyndighetens uppgifter hör bland annat att utöva tillsyn över att kommunens myndigheter fullföljer sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften (arkivlagen 3 ), samt över arkivvården i kommunen. Med myndighet avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer och andra kommunala organ med självständig ställning (Öckerö kommuns arkivreglemente 1 ). Varje myndighet, så som socialnämnden, ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente. Öckerö kommuns arkivreglemente fastställer att varje myndighet beslutar, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida inte annat följer av lag eller förordning (arkivreglemente 7 ). Samråd har ägt rum i och med att kommunarkivarien, som företräder arkivmyndigheten, har medverkat vid föreliggande gallringsutredning. Socialnämnden föreslås därför besluta om gallring av handlingar tillhörande socialtjänstens personakter.

5 Gallringen ska omfatta såväl pappershandlingar som digitala handlingar: om en handling eller en personakt i pappersform gallras, så ska motsvarande handling/akt gallras i socialtjänstens verksamhetssystem Procapita. Den handläggare som verkställer gallringen ska även upprätta ett gallringsprotokoll. Protokollet ska innehålla: Myndighetens namn Datum för genomförd gallring Förteckning över vilka typer av handlingar som gallrats Tidsomfattning (för vilken period/vilka år handlingar har gallrats) Omfattning (t.ex. antal arkivboxar eller pärmar) Destruktionsmetod (dvs. hur handlingarna har gallrats) Hänvisning till vilket gallringsbeslut och lagrum som ger stöd för gallringen Arkivansvarigs underskrift Bilaga: Gallring inom socialtjänsten i Öckerö kommun, daterad Frida Sävfält, Nämndsekreterare för socialnämnden Daniel Spindel, Kommunarkivarie

6 Gallring inom socialtjänsten i Öckerö kommun Bilaga till tjänsteskrivelse i ärende 0047/16, Gallringsbeslut inom socialtjänsten

7 Innehåll Inledande kommentarer Handlingar som kan förekomma i personakt rörande ekonomiskt bistånd Handlingar som kan förekomma i personakt inom individ- och familjeomsorgen (IFO)... 5 Individ- och familjeomsorg allmänt... 5 Familjehem, kontaktperson/-familj... 6 Missbruk... 7 Yttranden till andra myndigheter... 7 Handlingar inkomna från andra myndigheter... 8 Placeringsärenden barn Allmän administration inom individ- och familjeomsorgen Familjehem Feriehem Kontaktpersoner/-familjer Hem för vård och boende Rådgivning, socialt stöd, service Handlingar som kan förekomma i personakt enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Handlingar som bör bevaras av rättssäkerhetsskäl Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden Handlingar som uppstår under genomförandet av insatser Handlingar som kan förekomma i personakt enligt socialtjänstlagen (SoL) 17 Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden Handlingar som uppstår under genomförandet av insatser Allmän administration inom omsorgen av funktionshindrade Bostad med särskild service (BMSS)

8 Boende i familjehem eller stödfamilj Personlig assistent Familjerätt Handlingar som kan förekomma i personakt rörande faderskap och föräldraskap Handlingar som kan förekomma i personakt rörande adoption Handlingar som kan förekomma i personakt rörande vårdnad, boende och umgänge Dödsboanmälningar och boutredningar

9 Inledande kommentarer Nedan följer en förteckning över handlingar som är vanligt förkommande i personakter inom socialtjänstens ärenden, samt tillämpbara gallringsregler för dessa handlingar. Förteckningarna är hämtade från Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) skrift Gallringsråd nr 5: Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. När det i redovisningen anges i kolumnen märkt Gallring/bevarande menas att handlingarna kan gallras enligt 12 kap. 1 2 Socialtjänstlagen (SoL), 7 kap. 2 socialtjänstförordningen, samt enligt 21 c och 21 d lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Detta innebär att handlingar rörande personer födda den femte, femtonde och tjugofemte varje månad bevaras av hänsyn till forskningens behov. I övriga fall dvs. handlingar för personer födda andra datum än ovanstående gallras handlingarna fem år efter sista anteckningen i akten. Om det i redovisningen står en annan gallringsfrist än t.ex. 2år, 10 år eller vid inaktualitet innebär detta att handlingarna kan gallras efter beslut av nämnden. Skrivningen innebär att dessa handlingar får gallras när verksamheten inte längre har behov av dem. 3

10 1. Handlingar som kan förekomma i personakt rörande ekonomiskt bistånd Handlingar Ansökningar från enskild om bistånd, med eventuella bilagor Ärendeblad/journalblad Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd Överklaganden, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Återkravshandlingar Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Meddelanden från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndigheter om skulder, uppsägning och avhysning Kallelser till möte med handläggare m.m. Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Gallring/bevarande Anmärkning Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Tillförs akten i läsbar form 4

11 2. Handlingar som kan förekomma i personakt inom individ- och familjeomsorgen (IFO) Individ- och familjeomsorg allmänt Handlingar Anmälningar Ansökningar med eventuella bilagor Ärendeblad/journalblad Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller beslut om insats Överklaganden, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Behandlingskort, servicekort Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, beroendevård Ansökningar till institutioner om vård Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Meddelanden om utskrivning från vårdhem eller liknande Överenskommelser Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse Gallring/bevarande Anmärkning 2 år 5

12 i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Fullmakter Avtal om handhavande av annans medel Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Underrättelser från kronofogdemyndighet om avhysning Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Ska tillföras akten i läsbar form Om de inte ligger till grund för beslut om insats inom socialtjänsten. Familjehem, kontaktperson/-familj Handlingar Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/-familj Ärendeblad/journalblad Utredningar av familjehem, kontaktperson/-familj Avtal, med t.ex. kontaktpersoner Gallring/bevarande Anmärkning Ansvarsförbindelser för kostnader 6

13 Missbruk Handlingar Ansökningar om vård enligt Lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), med bilagor Anmälningar från polis etc. Ärendeblad/journalblad Beslut och beslutsunderlag Handlingar rörande underställning till länsrätt (LVM) Gallring/bevarande Anmärkning Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Dokumentation av planering, t.ex. behandlingsplatser Läggs i personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal. Yttranden till andra myndigheter Handlingar Yttranden i körkortsärenden Gallring/bevarande Anmärkning 7

14 Yttranden till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol Yttranden i vapenärenden Begäran om handräckning Efterlysningar Handlingar inkomna från andra myndigheter /gallras enligt reglerna i SoL om de angår eller föranleder ärende. Handlingar Meddelanden om förundersökning Förundersökningsprotokoll Meddelanden om åtalsunderlåtelse/ att åtal ska väckas Handlingar rörande rättshjälp Domar Gallring/bevarande Anmärkning Placeringsärenden barn Handlingar Gallring/bevarande Anmärkning Anmälningar från polis, skola etc. Ärendeblad/journalblad Dokumentation av placering som rör barnet, t.ex. vårdplaner, behandlingsplaner, arbetsplaner Beslut och beslutsunderlag Handlingar rörande underställning till länsrätt Avtal med föräldrar Ansökningar om vård (till länsrätt) med bilagor Anmälningar om behov av vård Om de lett till placering 8

15 (till institutioner) Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Vårdnadsutredningar Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Domar Meddelanden från institution om utskrivning Dock inte utredningen om familjehemmet som sådant, som har en egen akt. Ansvarsförbindelser Handlingar i namnärenden Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Placeringmeddelanden från Statens institutionsstyrelse Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Förs till personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal. 9

16 3. Allmän administration inom individ- och familjeomsorgen Enligt SKL:s gallringsråd ska handlingar som inte tillhör ärende eller som inte ger upphov till ärende inte förvaras i personakt, eftersom de inte i onödan ska förlänga gallringstiden. Handlingar som omfattas av sekretess ska registreras, i diariet eller i annat register (i Öckerö kommuns fall registreras dessa handlingar i socialförvaltningens verksamhetssystem Procapita). Handlingar som bör bevaras: Protokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, polis, skola eller liknande. Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter (bör ingå i diarieförda handlingar). Avtal med enskilda utförare (bör ingå i diarieförda handlingar). Korrespondens med enskilda utförare (bör ingå i diarieförda handlingar). Handlingar som kan gallras: Handlingar Gallring/bevarande Anmärkning Anmälningar som inte tillhör ärende och som inte ger upphov till ärende Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende 5 år 2 år T.ex. anmälningar enligt 14 kap. 1 SoL. Registreras. T.ex. polisrapporter, LOB-ar, meddelanden om avhysning, hyresskuld, elskuld m.m. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt offentlighets- och sekretesslagens regler. Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende 2 år 10

17 Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Meddelanden om placering inom kommunen av barn från annan kommun 2 år efter det att kontraktet har upphört att gälla När placeringen har upphört Under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmär kning inte kvarstår Om man inte får kännedom om när en placering upphör kan meddelandena gallras 5 år efter sista notering. Räkenskaper enskildas medel 10 år Familjehem Handlingar Gallring Anmärkning Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem När ny förteckning upprättats Förteckningar över familjehem När ny förteckning upprättats Feriehem Handlingar som bör bevaras: Förteckningar över barn i respektive feriehem Förteckningar över feriehem. Kan ingå i verksamhets-/årsberättelserna. Handlingar som kan gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Handlingar rörande enskilda feriebarn 2 år 11

18 Kontaktpersoner/-familjer Handlingar Gallring Anmärkning Förteckningar över kontaktpersoner/-familjer När ny förteckning upprättats Hem för vård och boende Handlingar som ska bevaras: Journaler över placerade barn. Journaler över personer med födelsedatum 5, 15 och 25. Handlingar som bör bevaras: Årsberättelser, verksamhetsberättelser (kan ingå i diarieförda handlingar). Utvärderingar och uppföljningar av verksamheten (kan ingå i diarieförda handlingar). Handlingar som ska gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Journaler som inte tillhör bevarandeurvalet 5 år efter sista anteckning Undantag: Se ovan under Handlingar som ska bevaras. Handlingar som kan gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Förteckningar över inskrivna boende Ansökningar om plats, inte mottagna boende Anmälningar om in- och utskrivningar 2 år 12

19 4. Rådgivning, socialt stöd, service Handlingar som bör bevaras: Årsberättelser/verksamhetsberättelser Statistik som visar hur mycket de olika typerna av rådgivning har utnyttjats. Handlingar som kan gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Minnesanteckningar kring klienter 13

20 5. Handlingar som kan förekomma i personakt enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Handlingar som bör bevaras av rättssäkerhetsskäl Av rättssäkerhetsskäl samt för att vissa personer ska ha möjlighet att ta reda på sin historia och sin bakgrund ska anteckningar och andra uppgifter som kommit in, eller upprättats, i samband med att en insats i form av boende i ett familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet undantas från gallring (enligt 21 d LSS). Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden Handlingar Gallring Anmärkning Ansökningar om insatser med eventuella bilagor Ärendeblad/journalblad Utredningar, utlåtanden Sammanställning över andra insatser Beslut om insats Överklaganden, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Kallelser till möte med LSS-handläggare m.m. Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, individuella planer Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Anmälan och beslut om ställföreträdare Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet 2 år Upprättade handlingar av betydelse 14

21 i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Fullmakter Handlingar som uppstår under genomförandet av insatser Handlingar Gallring Anmärkning Genomförandeplanering (individuella planer m.m) Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, vanor m.m) Inflyttningssamtal Dokumenteras normalt genom journalanteckning Levnadsberättelser Löpande arbetsanteckningar Dokumentation om dagliga rutiner Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Aktivitetsscheman Observationslistor Anmälningar enligt 24 a LSS (Lex Sarah-anmälningar), kopior Dokumenteras normalt genom journalanteckning När dokumentation sammanfattats i personakt När notering gjorts i personakt 15

22 Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ ombud Anteckningar från närståendesamtal Avtal om handhavande av annans medel Fickpengsredovisning Om relevanta noteringar gjorts i personakt Endast vid samtal om brukaren Efter godkännande av brukare/närstående/ ställföreträdare/ombud 16

23 6. Handlingar som kan förekomma i personakt enligt socialtjänstlagen (SoL) Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden Handlingar Gallring Anmärkning Anmälningar Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med eventuella bilagor Ärendeblad, journalblad Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Överklaganden, med bilagor Kallelser (till möte med handläggare m.m) Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare Ansökningar till institutioner om vård Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, hem för vård eller boende m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Meddelanden om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård eller liknande Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet 2 år Inkomna och utgående handlingar 17

24 av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Fullmakter Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Ska tillföras akten i läsbar form 18

25 Handlingar som uppstår under genomförandet av insatser Handlingar Gallring Anmärkning Genomförandeplanering (arbetsplaner m.m.) Levnadsberättelser Dokumenteras normalt genom journalanteckning Inflyttningssamtal Dokumenteras normalt genom journalanteckning Löpande arbetsanteckningar När dokumentation sammanfattats i personakt Signeringslistor för hemtjänstinsats 5 år Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah-anmälningar), kopior Inkomna och utgående handlingar av betydelse Upprättade handlingar av betydelse Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Avtal om handhavande av annans medel Fickpengsredovisning Efter godkännande av närstående/ ställföreträdare 19

26 7. Allmän administration inom omsorgen av funktionshindrade Handlingar som bör bevaras: Protokoll och mötesanteckningar från samverkan med frivilligorganisationer Diarier Diarieförda handlingar. Handlingar i bagatellartade ärenden kan gallras. Anmälan till ansvarig nämnd enligt 24 a LSS (bör ingå i diarieförda handlingar) Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah-anmälningar bör ingå i diarieförda handlingar). Uppgifter enligt 15 a LSS om insatsberättigade enligt 9 LSS till Socialstyrelsen (bör ingå i diarieförda handlingar) Anmälan till Länsstyrelsen av personskada (bör ingå i diarieförda handlingar) Kvalitetsdokument, process- och organisationsbeskrivningar (bör ingå i diarieförda handlingar) Dokumentation av egenproducerade utbildningar och informationsinsatser för personal, anhöriga etc. Egenproducerat informationsmaterial om funktionhinder och stödformer Avtal med andra kommuner (bör ingå i diarieförda handlingar) Avtal med entreprenörer (bör ingå i diarieförda handlingar) Avtal med enskilda (bör ingå i diarieförda handlingar) Statistik över olika insatser (bör ingå i diarieförda handlingar) Bostad med särskild service (BMSS) Med bostad med särskild service menas t.ex. servicebostad och gruppbostad, dvs. sådan bostad som kan bli aktuell när omvårdnadsbehovet är stort och personlig assistent inte kommer i fråga. Handlingar som kan gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Placering av genomförandet av insatser Förteckningar över boendet i bostäder med särskild service Servicekort. Sista versionen gallras/bevaras med personakt Under ständig bearbetning Förs vid inaktualitet till respektive personakt och följer därefter för dessa gällande regler om bevarande och gallring 20

27 Vårddagsuppgifter Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av kommunen Nyckelkvittenser, boendes nycklar Dagböcker, meddelandeböcker Redovisning av boendes privata medel Fickpengsredovisning Boendeenkäter, enkäter till närstående Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kul, frys m.m. enligt egenkontrollprogram Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah-anmälningar), kopior Anmälningar enligt 24 a LSS, kopior Närvaro- och frånvarorapporter Utbetalning av habiliteringsersättning Månadsuppföljning till hemtjänstkommun Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Larmloggar 2 år 2 år 2 år 10 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Efter återlämnande Får inte innehålla uppgifter om enskilda Efter sammanställning När boende utgår ur verksamheten Underlag för debitering Underlag för debitering När innehavet har upphört 21

28 Larmloggar med register 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Boende i familjehem eller stödfamilj Handlingar som kan gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem När ny förteckning upprättats Förteckningar över familjehem När ny förteckning upprättats Personlig assistent Handlingar Gallring Anmärkning Tidsredovisning LASS till 2 år Debiteringsunderlag Försäkringskassan Utbetalningsbesked från Försäkringskassan Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, räkningar 2 år 2 år 22

29 8. Familjerätt Bevarande av rättssäkerhetsskäl Av rättssäkerhetsskäl samt för att vissa personer ska ha möjlighet att ta reda på sitt sociala ursprung ska personakter som innehåller: handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om faderskap/föräldraskap bevaras i samtliga kommuner (enligt 12 kap. 2 SoL) handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om adoption bevaras i samtliga kommuner (enligt 12 kap. 2 SoL). Senast när barnet blir myndigt bör akten överlämnas till arkivmyndigheten. Av Socialnämnden godkända avtal enligt 6 kap. 6, 14 a andra stycket samt 15 a andra stycket om boende, vårdnad och umgänge får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år (12 kap. 2 SoL). Handlingar som kan förekomma i personakt rörande faderskap och föräldraskap Handlingar Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn, som inte tillhör faderskaps- eller föräldraskapsärende Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Brev till modern med anledning av underrättelse om nyfött barn Underrättelser från Skatteverket om inflyttat barn Gallring/bevarande Anmärkning Ärendeblad, journalblad S-protokoll för utredande av faderskap MF-protokoll för utredande av faderskap Faderskaps-, föräldraskapserkännande/ -bekräftelser S = sambo M = mor, F = far 23

30 Anmälan om faderskap, föräldraskap Identitetsstyrkande handlingar Handlingar om vårdnaden om barn Intyg (ultraljudsundersökningar, förlossning, utveckling etc.) Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskaps-/föräldraskapsutredning Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap Beslut/domar Anmälan om gemensam vårdnad Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Begäran om hjälp från utrikesdepartementet 24

31 Handlingar som kan förekomma i personakt rörande adoption Handlingar Gallring/bevarande Anmärkning Intyg om adoptionsbildning Ansökningar om medgivande, med bilagor Ärendeblad, journalblad Utdrag ur socialregister Utdrag ur polisregister Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register, sekretesseftergift Anmälan om förslag på barn Samtycken med bilagor Utredningar Handlingar rörande barnets ursprung Referenser Yttranden från socialnämnd till tingsrätt Yttrande från Nämnden för internationella adoptioner Yttranden från Socialstyrelsens rättsliga råd Yttranden från behandlande läkare Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Beslut, medgivande Aktualiseringsintyg Ansökan till tingsrätt om adoption Finns ibland översatt till annat språk 25

32 Tingsrättens dom Återkallelse av medgivande Överklaganden, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Uppföljningsrapporter (anteckningar från hembesök etc.) Kallelser till rättegång, möte med handläggare etc. Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 5 år/bevaras Handlingar som kan förekomma i personakt rörande vårdnad, boende och umgänge Handlingar Gallring/bevarande Anmärkning Tingsrättens begäran om utredning Ärendeblad Utdrag ur socialregister Utdrag ur polisregister Personbevis Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor) Utredningar i namnärenden till tingsrätten Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Avtal som inte blivit godkända 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 26

33 Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal Remissvar till tingsrätt om samarbetssamtal Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad och umgänge 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet bevaras. Övriga avtal gallras senast 5 år efter att barnet fyllt 18 år. Domar från tingsrätt Uppdrag att utse kontaktperson Meddelande till Skatteverket, Centrala studiestödsnämnden (CSN) och Försäkringskassan om godkänt avtal. Äktenskapslicens Ansökan om kontaktperson vid umgänge Rapporter från kontaktperson Kontrakt med kontaktperson Påtalande om god man till tingsrätt Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 27

34 9. Dödsboanmälningar och boutredningar Ärenden rörande ekonomiskt bistånd till begravningskonstnader redovisas ovan under avsnittet Ekonomiskt bistånd. Handlingar som bör bevaras: Statistik Handlingar som bör förvaras i akter och som kan gallras: Handlingar Gallring Anmärkning Dödsfallsintyg Släktutredningar Boutredningar Ekonomiska redovisningar Protokoll över hembesök Fullmakter Korrespondens Kopior på fakturor Mottagnings-/utlämningskvitton på eventuellt omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker Tillvaratagna patienttillhörigheter, boutredningar Kopior på dödsboanmälan Kopior på boutredning, bouppteckning Bouppteckningsintyg 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 28

35

36

37 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec ######## ######## ######## ######## ######### budget Ekonomiskt bistånd budget

38 Utveckling ek. bistånd jan 2016-jan 2015-febr 2016-febr 2015-mars 2016-mars 2015-april 2016-april Arbetslös, Otillräcklig ersättning Arbetslös, Väntar på ersättning Arbetslös, Ingen ersättning Arbetslös, Flykting i introduktion Sjukskriven med läkarintyg, Otillräcklig sjukpenning Sjukskriven med läkarintyg, Väntar på sjukpenning Sjukskriven med läkarintyg, Ingen sjukpenning Sjuk- eller aktivitetsersättning, Otillräcklig ersättning Sjuk- eller aktivitetsersättning, Väntar på ersättning Arbetshinder, sociala skäl Föräldraledig, Otillräcklig föräldrapenning Föräldraledig, Väntar på föräldrapenning Arbetar deltid, ofrivilligt Otillräcklig inkomst Arbetar deltid, ofrivilligt Väntar på inkomst Arbetar heltid, Otillräcklig inkomst Arbetar heltid, Väntar på inkomst Språkhinder Utan försörjningshinder Annat försörjningshinder, totalt 2011 Annat försörjningshinder, avliden Annat försörjningshinder, deltid accepterad Annat försörjningshinder, godkända studier Annat försh, studerande med studiemedel Annat försörjningshinder, ålderspension Annat försh,förhindrad arbeta/biståndsberättigad Totalt Ålder 2015-jan 2016-jan 2015-febr 2016-febr 2015-mars 2016-mars 2015-april 2016-april Totalt

39 2015-maj 2016-maj 2015-juni 2016-juni 2015-juli 2016-juli 2015-aug Arbetslös, Otillräcklig ersättning Arbetslös, Väntar på ersättning 460 Arbetslös, Ingen ersättning Arbetslös, Flykting i introduktion Sjukskriven med läkarintyg, Otillräcklig sjukpenning Sjukskriven med läkarintyg, Väntar på sjukpenning Sjukskriven med läkarintyg, Ingen sjukpenning Sjuk- eller aktivitetsersättning, Otillräcklig ersättning Sjuk- eller aktivitetsersättning, Väntar på ersättning Arbetshinder, sociala skäl Föräldraledig, Otillräcklig föräldrapenning Föräldraledig, Väntar på föräldrapenning Arbetar deltid, ofrivilligt Otillräcklig inkomst Arbetar deltid, ofrivilligt Väntar på inkomst Arbetar heltid, Otillräcklig inkomst Arbetar heltid, Väntar på inkomst Språkhinder Utan försörjningshinder Annat försörjningshinder, totalt 2011 Annat försörjningshinder, avliden Annat försörjningshinder, deltid accepterad Annat försörjningshinder, godkända studier Annat försh, studerande med studiemedel Annat försörjningshinder, ålderspension Annat försh,förhindrad arbeta/biståndsberättigad Totalt Ålder 2015-maj 2016-maj 2015-juni 2016-juni 2015-juli 2016-juli 2015-aug Totalt

40 Ekonomist bistånd - antal beslut, antal unika hushåll per beslut, beslutat belopp kr samt antal vuxna och barn som omfattas av besluten Tabell 191 Ekbist Beslut Antal beslut Antal unika hushåll per beslut Beslutat belopp kr Antal vuxna som omfattas av beslutet Antal barn som omfattas av beslutet E Bevilja bistånd livsföring i övr SoL 4: E Bevilja försörjningsstöd SoL 4:1, 4: Summa

41 Antal hushåll bland orsak efter ålder på beslutperson Tabell 192 Ekbist Orsak Summa Annat försh, Godkända studier Annat försh, Ålderspension Arbetar deltid - ofrivilligt, Otillräcklig inkomst Arbetar deltid - ofrivilligt, Väntar på inkomst Arbetar heltid, Otillräcklig inkomst Arbetar heltid, Väntar på inkomst Arbetshinder, sociala skäl Arbetslös, Flykting i introduktion Arbetslös, Ingen ersättning Arbetslös, Otillräcklig ersättning Sjukskriven med läkarintyg, Ingen sjukpenning Sjukskriven med läkarintyg, Väntar på sjukpenning Sjukskriven med läkarintyg,otillräcklig sjukpennin Sjuk- eller aktivitetsers, Otillräcklig ersättning Sjuk- eller aktivitetsers, Väntar på ersättning Språkhinder Summa

42 Beviljat ek.bistånd kr efter orsak och ålder på beslutperson Tabell 193 Ekbist Orsak Summa Annat försh, Godkända studier Annat försh, Ålderspension Arbetar deltid - ofrivilligt, Otillräcklig inkomst Arbetar deltid - ofrivilligt, Väntar på inkomst Arbetar heltid, Otillräcklig inkomst Arbetar heltid, Väntar på inkomst Arbetshinder, sociala skäl Arbetslös, Flykting i introduktion Arbetslös, Ingen ersättning Arbetslös, Otillräcklig ersättning Sjukskriven med läkarintyg, Ingen sjukpenning Sjukskriven med läkarintyg, Väntar på sjukpenning Sjukskriven med läkarintyg,otillräcklig sjukpennin Sjuk- eller aktivitetsers, Otillräcklig ersättning Sjuk- eller aktivitetsers, Väntar på ersättning Språkhinder Summa

43 Öppnade Avslutade jan 6 5 febr 7 9 mars 5 11 april 6 4 maj 6 11 juni 9 20 juli 3 2 aug sept okt nov dec Totalt Öppnade Avslutade 5 0 jan febr mars april maj juni juli aug sept okt nov dec

44 REDOVISNING AV BEVILJADE BESLUT OM SÄRSKILT BOENDE ENLIGT SOCIALTJÄNSTLAGEN SOM ÄNNU INTE HAR VERKSTÄLLTS Beslutsdatum: Den enskilde befinner sig idag: Solhöjden I Alingsås, korttidsboende Hemmet Göteborg Korttid Göteborg Bergmans Hemmet Korttidsboende Hedens by Hedens by Hemmet Korttidsboende Hemmet/vxl Hedens by Micael Marcussen Biståndshandläggare

45 VÄRDEGRUND, LIKABEHANDLING, MÅNGFALD OCH BEMÖTANDE Rådet för Hälsa och Trygghet hälsar välkomna till en halvdagskonferens. Ännu en gång gästas vi av Edna Eriksson! Det blir en fristående fortsättning med fokus på värdegrund, likabehandling, mångfald och bemötande. Ett område som kan knytas till kommunens vision 2025 kring demokrati och inflytande liksom ett av de övergripande målen för mandatperioden ; Alla elever får godkända betyg för gymnasiet och det finns en arbetsro i skolan genom ett gemensamt värdegrundsarbete mellan lärare, elever, föräldrar, föreningar och samfund. Edna Eriksson är utvecklingsstrateg och konsult kring mänskliga rättigheter. Hon har tidigare arbetat som journalist, debattör och tjänsteman på olika departement. FREDAG 14 OKTOBER NIMBUS SAMLINGSSAL 8.30 SERVERAS MACKA OCH KAFFE FÖRELÄSNING Konferensen är kostnadsfri men anmälan görs senast 7 oktober till sofia.enstrom@ockero.se

46