Kommunstyrelsen. Ärende 7

Transkript

1 Kommunstyrelsen Ärende 7

2

3 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr: Sida 1(2) Personalavdelningen Jessica Rydström, Dokumenthanteringsplan för Personalavdelningen i Eda kommun Beredning Allmänna utskottet Beslut Kommunstyrelsen Sammanfattning I enlighet med arkivlagen och Eda kommuns arkivreglemente ska varje myndighet upprätta dokumenthanteringsplaner som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa ordnas och hanteras. I dokumenthanteringsplanen redovisas varje verksamhets handlingar, var de förvaras och i vilket format. Planen fungerar som ett styrdokument som anger om en handling ska bevaras eller gallras, samt tidpunkt för gallring respektive leverans till kommunarkivet. Dokumenthanteringsplanen för personalavdelningen i Eda kommun är framtagen under Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Dokumenthanteringsplan för personalavdelningen i Eda kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar framtagen dokumenthanteringsplan för personalavdelningen i Eda kommun. Beskrivning av ärendet Verksamheten har utifrån gällande lagar, i samråd med arkivsamordnaren samt utifrån SKL:s och Riksarkivets skrift Bevara eller gallra nr 1 Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner upprättat ett förslag till dokumenthanteringsplan för personalavdelningen i Eda kommun. Eda kommun Postadress Box Charlottenberg Hemsida Besöksadress Torget Charlottenberg E-post kommun@eda.se Telefon Fax Organisationsnr Bankgiro

4 Eda kommun Datum Sida 2(2) Dokumenthanteringsplanen fungerar som ett styrdokument för flödet av handlingar inom verksamheten och anger vilka handlingar som får gallras, när gallring ska ske, vilka handlingar som ska bevaras samt var handlingarna ska förvaras. Planen har en inledande text med allmän information om dokumenthantering och arkivering. Därefter redovisas verksamhetens handlingar och hur dessa ordnas och hanteras. Ekonomisk konsekvens/finansiering Jessica Rydström Personalchef Linda Hjalmarsson Fjeldstad Arkivsamordnare Beslutet expedieras till Arkivsamordnare

5 Dokumenthanteringsplan för Eda kommuns personalavdelning Antagen av kommunstyrelsen >datum och paragraf<

6 2(11) Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för Eda kommuns personalavdelning...1 Dokumenthanteringsplanens syfte...3 Avgränsning...3 Dokumenthanteringsplanens struktur...3 Verksamhetsspecifika IT-system...3 Personalavdelningen...4 Bevarande och gallring...4 Gallring...4 Rensning...4 Bevarande...5 Arkivering - allmänt...5 Återlämnande...5 Arkivredogörarens uppgifter Personakt Löneunderlag Övriga personalhandlingar Protokoll och avtal Statistik...11

7 3(11) Dokumenthanteringsplanens syfte I enlighet med Eda kommuns arkivreglemente ska varje nämnd upprätta och anta en dokumenthanteringsplan som redovisar de allmänna handlingar som förekommer i verksamheten. Planen är ett beslutsdokument om gallring, återlämnande och bevarande. Dokumenthanteringsplanen ska ses över och uppdateras vid större förändringar av organisation/verksamhet, men också vid mindre förändringar i hanteringen av enskilda handlingar. Avgränsning Denna dokumenthanteringsplan behandlar dokumentation och arkivrutiner vid hantering av handlingar som tillhör Eda kommuns personalavdelning. I övrigt hänvisas till kommunens övriga dokumenthanteringsplaner: Insidan Råd och stöd i arbetet Arkiv Dokumenthanteringsplaner. Dokumenthanteringsplanens struktur Handlingsslag Medium Förvaring Bevaras eller gallras Anmärkning En handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband eller ett papper. Innehåller uppgift om informationsbäraren finns i fysiskt och/eller digitalt format Innehåller uppgift om var informationsbäraren förvaras Innehåller uppgift om handlingen ska bevaras eller har en gallringsfrist, t.ex. 2 eller 10 år. Gallringsfrist räknas i hela kalenderår d.v.s. antal år från den 31 december det år handlingen inkom/upprättades. Detta fält används för uppgifter som kan vara till nytta vid handläggning och arkivering. Verksamhetsspecifika IT-system Verksamhetssystem som förvaltas av personalavdelningen Visma P (Personnec), Visma Recruit (Offentliga jobb), Visma F (Förhandling), Visma U (Utdata). Neptune WinLas Verksamhetssystem som förvaltas av annan avdelning och som används av personalavdelningen Timecare Externa system/hemsidor som används av personalavdelningen Medhelps portal Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Kronofogden SCB KPA AFA För närvarande saknar Eda kommun möjlighet att ställa av (arkivera) digital information. Kommunen har inte infört e-arkiv så bevarande sker med hjälp av utskrift på arkivpapper.

8 Personalavdelningen Personalavdelningen ansvarar för kommunens personal- och löneadministration. Löner till tillsvidareanställda, vikarier, arvoden till förtroendevalda, löner till anställda inom vissa bolag samt vissa fria yrkesutövare hanteras och betalas ut varje månad. Det handlar även om att svara på frågor angående lön och arvode. En stor del av arbetsinsatserna inom personalavdelningen går ut på att stödja verksamheterna med lag- och avtalstolkning, problemlösningar, förhandlingsverksamhet, omplacering och rehabilitering, system för kemikaliehantering och schemafrågor. Personalavdelningen har även ansvar för flera arbetsuppgifter som tillhör det övergripande arbetsgivaransvaret, så som tvisteförhandlingar, företagshälsovårdsfrågor, pensionssamordning, vissa utbildningar inom ledarutvecklingsområdet och policyfrågor. 4(11) Bevarande och gallring Gallring Gallring innebär att kommunen förstör (bränner, strimlar, raderar) information i allmänna handlingar. Det är kommunstyrelsen som i antagandet av föreliggande dokumenthanteringsplan har beslutat om gallring inom personalavdelningen. I somliga fall anges i planen att handlingar kan gallras vid inaktualitet. Detta innebär att förvaltningen själv kan bestämma gallringstidpunkt utifrån verksamhetens behov. I praktiken betyder detta att handlingar får förstöras så snart behörig tjänsteman bedömer att de inte längre behövs för verksamheten, förutsatt att handlingen inte är undantagen gallring. Det händer att information som ska gallras finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska gallringen ske av såväl pappersutskrifter som digital information. Observera att även för akter som är undantagna gallring, ska uppgifter i digitala verksamhetssystem gallras senast i samband med att den fysiska akten avställs för arkivering. Här är det viktigt att kontrollera att samtliga digitala handlingar skrivs ut och förvaras i den fysiska akten, innan den digitala gallringen genomförs. Gallring av digitala och fysiska personakter ska samordnas också för att säkerställa att det inte har tillkommit någon handling som förlänger gallringsfristen. Handlingar som ska gallras läggs i en kartong eller plastsäck för vidare transport till Heden i Karlstad för bränning. Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga bör tuggas före bränning. Gallringen görs årligen och ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Rensning Handlingar som ska arkiveras - och därmed bli allmänna handlingar enligt 2 kap 9 Tryckfrihetsförordningen - ska alltid rensas innan arkivläggning. Att rensa en akt innebär att alla handlingar som inte längre behövs avlägsnas från akten. En akt bör enligt Riksarkivet i första hand rensas från: anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse utkast, kladdar och liknande arbetspapper som endast varit mellanled i processen fram till den slutliga utformningen av en handling i ärendet (slutlig skrivelse, promemoria, tjänsteutlåtande etc.)

9 5(11) avskrifter, dubbletter och kopior som finns i flera exemplar avskrifter, kopior och dubbletter som inte behövs för att man rätt ska kunna förstå akten trycksaker som inte har någon betydelse för ärendet all form av plast och metall För rensning krävs inte något myndighetsbeslut. Det är ansvarig handläggare som ska utföra rensningen när ärendet är avslutat, och den personen ska ha god kännedom om materialet. Bevarande Anger planen att en handling ska bevaras, gäller att handlingen - efter rensning - ska skickas till kommunarkivet i Petersborg, Charlottenberg, för slutarkivering. Utifrån utrymme i närarkivet samt utifrån hur länge verksamheten har behov av att handlingen finns lättillgänglig, bedömer förvaltningen när leverans till kommunarkivet ska ske. Skapa rutiner för årlig genomgång av avslutade ärenden. Finns det en fastsatt tidsangivelse för leverans till kommunarkivet, anges detta under rubriken Anmärkning. Kontakta alltid kommunarkivet i god tid, och meddela att en leverans är på väg. Vid sändning ska ett leveranskvitto upprättas, där det framgår vad som levereras samt datum. Kvittot sparas i för ändamålet upprättad pärm i kommunarkivet. Leveranssedel/reversal finns i Libre Office Mallar Arkiv Leveransreversal.ott. Arkivering - allmänt Inför slutarkivering av fysiska handlingar ska plast och metall avlägsnas. Ta bort plastfickor, gem, häftklamrar, gummisnoddar och post-it lappar. Handlingar på overhead kopieras över på papper om de ska bevaras. Använd godkända aktomslag (SS eller ISO 9706) och arkivkartonger (SS ISO 16245:2010). Fyll arkivkartongerna ordentligt, så att arkivet inte tar onödigt mycket utrymme. Använd blyerts eller bläckpenna märkt Svenskt arkiv vid anteckningar på aktomslag samt blyerts vid anteckningar på arkivkartong. Återlämnande Handlingar som kommit in till Eda kommun kan begäras åter av avsändaren, men det kräver ett beslut i kommunfullmäktige enligt 15 arkivlagen. Arkivredogörarens uppgifter Känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkivvård Vårda myndighetens/förvaltningens handlingar. Handlingar som används inom avdelningen men som inte omnämns i dokumenthanteringsplanen bör utvärderas och läggas till i dokumenthanteringsplanen.

10 Handlingstyp Medium Förvaringsplats Bevara eller gallra Anmärkning 1. Personakt En månad efter att personen är avslutad i systemet ska personakten arkiveras i närarkivet. När medarbetaren är 75 år lämnas personakten till kommunarkivet. Personakten ska sorteras i den ordning som handlingarna redovisas i. Handlingar som berör personers hälsotillstånd eller personliga förhållanden som det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs, ska sekretessmarkeras. En prövning ska göras utifrån Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) innan handlingar eventuellt lämnas ut. Pensionshandlingar Anställningens upphörande - Uppsägning egen begäran - Besked till arbetstagaren om att tidsbegränsad anställning kommer att upphöra - Besked om avsked - Besked om uppsägning på grund av personliga skäl - Besked om uppsägning på grund av Handlingar som rör arbetsbrist anställningens upphörande, - Handlingar rörande förändringar av anställningsavtal, lönetillägg, anställning kontoändringar och omplaceringar ska sorteras i - Pensionsansökan händelseordning utifrån - Överenskommelse om avgångsvederlag aktualitet. - Personlig överenskommelse vid uppsägning Anställningsavtal Viktig information i anställningsavtalet antecknas i personalsystemet. Lönetillägg Kontoändringar Omplaceringar Sekretessprövning enligt OSL. Beslut Arbetsförmedlingen 6(11)

11 Handlingstyp Medium Förvaringsplats Bevara eller gallra Anmärkning AFA Arbetsskada Papper/Digitalt Personakt Gallras vid pensionsavgång Arbetsskadeanmälan/ Tillbudsanmälan (kopia) Underrättelse/varsel till anställd och facklig organisation om övervägd varning Disciplinärenden Sekretessprövning enligt OSL. Förstadagsintyg Papper Personakt Gallras vid inaktualitet Personliga LAS-Dokument Papper/Digitalt Personakt/WinLas Bevaras Ex: anmälan högre syss.grad, företrädesrätt. Bilavtal Tystnadsplikt E-tjänst. Kopia sparas i personakt. Medgivande anhörig Papper/Digitalt Personakt/Personec P Gallras vid inaktualitet Anteckning görs i personalsystemet. Medgivande adresserad post Papper/Digitalt Personakt/Personec P Gallras vid inaktualitet Anteckning görs i personalsystemet. Bisyssla Papper/Digitalt Personakt/Personec P Gallras vid inaktualitet Anteckning görs i personalsystemet. Introduktionsintyg Anteckning görs i personalsystemet. Delegation av arbetsmiljöansvar Papper Personakt Gallras vid pensionsavgång Lex Maria Utbildningintyg/Arbetsintyg/ Förskollärar- och Lärarlegitimation Ansökningshandlingar Anteckning görs i personalsystemet om Förskollärar- och Lärarlegitimation. Testresultat av personlighets- och lämplighetstester Sekretessprövning enligt OSL. 7(11)

12 Handlingstyp Medium Förvaringsplats Bevara eller gallra Anmärkning Tjänstgöringsintyg/Betyg Arbetsgivarintyg Papper/Digitalt Papper/Digitalt Personakt/Personalavdelningens gemensamma digitala lagringsutrymme Personakt/Personalavdelningens gemensamma digitala lagringsutrymme Bevaras Löneväxling Dödsfallsbeslut/ arbetsgivarintyg KPA Personliga avtal, protokoll och överenskommelser Beräkning anställningstid Papper/Digitalt Personakt/WinLas Bevaras Matrikelkort Rehabiliteringshandlingar/ Försäkringskassan Intyg före -98 bevaras. Nya intyg finns digitalt och gallras efter 2 år. Sekretessprövning enligt OSL. 2. Löneunderlag Alla löneunderlag ska gallras efter 10 år, eftersom en lön kan bestridas i 10 år utifrån Preskriptionslagen. Tjänstgöringsrapport Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Månadsrapport Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Ledighetsansökningar (föräldraledighet, studier, tjänstledighet, facklig ledighet) Frånvarorapport/försäkran vid sjukdom Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Turbytesrapport Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Förskjutningsrapport Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år 8(11)

13 Handlingstyp Medium Förvaringsplats Bevara eller gallra Anmärkning Utbetalning Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Ex: personligt utlägg. Reseräkning Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Verifikationer Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Bokbidrag Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Skatteuppgifter skattesedel/jämkning Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Manuellt utbetalad lön Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Underlag för lön Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Underlag för förtroendevalda Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Underlag för uppdragstagare Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Intresseavdrag fullmakter Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Rekvisitioner Arbetsförmedling Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 2 år Underlag till Försäkringskassan Digitalt Personalavdelningens gemensamma Gallras efter 2 år Utmätningsbeslut Papper Pärm hos löneassistent Gallras efter 10 år Ex: inkomstuppgifter, frånvaroförfrågan, sjukanmälan. Underlag till Kronofogden Papper/Digitalt Pärm hos löneassistent /Personalavdelningens gemensamma Gallras efter 2 år Semesterväxling Papper Pärm hos lönesekreterare Gallras efter 10 år Bekräftelse av information/anställning. Ex: växling av timmar alternativt dagar. 3. Övriga personalhandlingar Övergripande Organisationsunderlag Digitalt Personalavdelningens gemensamma Gallras vid inaktualitet Styrdokument/Policydokument Digitalt Diariet samt kommunens hemsida Gallras vid inaktualitet Ska diarieföras. Listor Pensionärer, anställda 25 år Papper/Digitalt Pärm hos löneassistent/winlas Bevaras 9(11)

14 Handlingstyp Medium Förvaringsplats Bevara eller gallra Anmärkning Rekrytering Annons vid utlysande av tjänst Digitalt Visma Recruit (Offentliga jobb) Bevaras Sammanställning av sökande Digitalt Visma Recruit (Offentliga jobb) Bevaras Ansökningshandlingar från de som inte anställts Ansökningshandlingar, utan utlyst tjänst (spontanansökningar) Arbetsmiljö RUS-samtal (individuella planer) för medarbetare på personalavdelningen Medarbetarundersökning, enkät (kommunövergripande och verksamhetsspecifika) AFA Digitalt Visma Recruit (Offentliga jobb) Bevaras Papper Pärm hos personalsekreterare Gallras vid inaktualitet Papper Pärm hos personalchef Gallras vid inaktualitet Papper Pärm hos personalsekreterare Bevaras Digitalt Personalavdelningens gemensamma Gallras efter 2 år Rehabiliteringshandlingar Digitalt Avonova/Medhelps portal Gallras vid inaktualitet Fackligt arbete Fackliga förtroendevalda, personregister Fackliga förtroendevalda, ledighetsansökningar Papper Pärm hos personalsekreterare Gallras vid inaktualitet Papper Pärm hos personalsekreterare Gallras vid inaktualitet Bekräftelse av/information om anställning. 4. Protokoll och avtal Kollektivavtal lokala avtal Papper/Digitalt Pärm hos personalchef/diariet Bevaras Ska diarieföras. MBL-protokoll, original Papper Pärm hos personalchef Bevaras Protokoll gällande allmänna frågor som personalchefen deltagit i. (MBLprotokoll gällande individ förvaras i personakt). 10(11)

15 Handlingstyp Medium Förvaringsplats Bevara eller gallra Anmärkning Protokoll Centralråd (även central skyddskommitté) Minnesanteckningar APT Avstämnings-/Förhandlingsprotokoll löneöversyn Avtal företagshälsovård Papper/Digitalt Papper/Digitalt Pärm hos lönesekreterare/ Kommunens gemensamma digitala lagringsutrymme/intranätet Pärm hos löneassistent/ Personalavdelningens gemensamma Bevaras Gallras efter 2 år Papper Pärm hos lönesekreterare Gallras efter 10 år Papper/Digitalt Pärm hos personalsekreterare/diariet/intranätet Bevaras Gallras under förutsättning att de inte innehåller beslut eller information som har direkt betydelse för verksamheten. Ska diarieföras. Avtal om företagshälsovård, personbiträdesavtal. 5. Statistik SCB Novemberstatistik SKL Digitalt Digitalt Personalavdelningens gemensamma Personalavdelningens gemensamma Gallras vid inaktualitet Gallras efter 2 år Statistik Företagshälsovård Digitalt Avonova/Medhelps portal Gallras vid inaktualitet Personalekonomiska redovisningar Papper/Digitalt Pärm hos personalsekreterare/ Personalavdelningens gemensamma Gallras vid inaktualitet Bekräftelse av lämnade uppgifter. Informationen finns i våra system. Ex: sjukfrånvaro, löner m.m. Bekräftelse av lämnade uppgifter. Informationen finns i våra system. 11(11)