Översyn av äldreomsorgsnämndens dokumenthanteringsplan

Transkript

1 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR AN-2013/ (2) HANDLÄGGARE Keyo Sedenrej Äldreomsorgsnämnden Keyo.Sedenrej@huddinge.se Översyn av s dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens förslag på uppdaterad s ansvarsområde. Beskrivning av ärendet För att underlätta arkivhanteringen ska varje myndighet enligt Huddinge kommuns arkivreglemente upprätta en dokumenthanteringsplan. En sådan plan är ett verktyg för att hålla god ordning och överblick över kommunens allmänna handlingar. En dokumenthanteringsplan beskriver hur de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten ska hanteras, om de ska bevaras för alltid eller gallras efter viss tid. Hanteringen gäller alla handlingar oavsett om de är i pappersform, digital form eller annat format. Förvaltningen har genomfört en översyn av s dokumenthanteringsplan. Detta arbete har resulterat i förändringar av dokumenthanteringsplanens struktur samt uppdatering av stora delar av innehållet. Målet har varit att göra dokumenthanteringsplanen mer överskådlig och hanterlig. Förslaget är framtaget utifrån den nu gällande dokumenthanteringsplanen och SKLs rekommendationer. Förvaltningen har även konsulterat kommunstyrelsens kommunarkivarie. Förvaltningens synpunkter Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som behöver uppdateras kontinuerligt, och därför kommer förvaltningen att årligen se över planen och vid behov uppdatera planen i enlighet med ändringar i lag, författningar, verksamhetssystem och statliga eller kommunala bestämmelser. POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen HUDDINGE BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1, plan 5 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB aldreomsorg@huddinge.se

2 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR AN-2013/ (2) Britt-Marie Karlén Förvaltningschef Keyo Sedenrej Handläggare Bilagor Bilaga förslag till.

3 DIARIENUMMER AN-2013/ (17) DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN Innehåll Definitioner... 2 Nämndadministration... 3 Personal... 6 Ekonomi... 8 Kvalitetsutveckling Socialregisterakter Vård och bistånd... 16

4 AN-2013/ (17) Definitioner Handling: dokument som inkommit till eller upprättats hos myndigheten, vilket kan vara i form av text på papper, bilder, filmer, ljudinspelningar, e-post, digital infornation såsom datafiler eller annan media som innehåller information. Bevaras: innebär att handlingen skall arkiveras för all framtid. Handlingar som skall bevaras levereras till kommunarkivet. Gallras: innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio år, så betyder det att gallring utförs på det elfte året. Oavsett om en handling finns på papper, digital form eller annat format gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen. Vid inaktualitet: innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Närarkiv: kan vara tjänsterum eller tillgång till arkiv inom arbetsplatsen. Förvaltningsarkiv: förvaltningens gemensamma arkiv. Kommunarkiv: kommunens gemensamma arkiv. Anmärkning: innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser

5 AN-2013/ (17) Nämndadministration Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats Till kommunarkiv Gallras/ Bevaras Anmärkning Äldreomsorgsnämnden Äldreomsorgsnämndens protokoll Arkiv hos nämndsekreteraren Till förvaltningsarkivet efter 2 år 3år Bevaras Äldreomsorgsnämndens kallelser Arbetsutskottets protokoll Arkiv hos nämndsekreteraren Till förvaltningsarkivet efter 2 år - Vid inaktualitet 3 år Bevaras Arbetsutskottets kallelser - Vid inaktualitet Meddelanden och delegationsbeslutslistor äldreomsorgsnämndspärm hos registrator 3år Bevaras Närvarolistor/arvoden - förtroendevalda Original till pärm hos utskottssekreteraren - 2 år Verksamhetsplan W3D3 samt publiceras på huddinge.se - Bevaras

6 AN-2013/ (17) Handlingsplan Enhetschef, pärm - Vid inaktualitet Delegationsordning W3D3 5 år Bevaras Dokumenthanteringsplan W3D3 5 år Bevaras Protokoll från andra samverkansgrupper där deltar Pärm hos ansvarig 5år Bevaras Diarium Diarieförda handlingar W3D3-3 år Diarieförda ärenden W3D3 I pappersform i aktomslag ett år hos registrator, därefter till förvaltningsarkiv 5 år Bevaras Inkomna handlingar som inte ger upphov till ärende. W3D3 - Vid inaktualitet Avtal Avtal W3D3 - Bevaras Övrigt Klagomål W3D3 5 år Bevaras Domar i ärenden där är part W3D3 Pärm hos registrator - 2 år Begäran om utfående av del av akt eller andra W3D3 5 år Bevaras

7 AN-2013/ (17) sekretessbelagda handlingar/ärenden (gäller även när klient begär ut akt om sig själv) Begäran att få ut/ta del av akt eller handlingar W3D3 5 år Bevaras

8 AN-2013/ (17) Personal Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats/ sortering Till kommunarkiv Gallras/ Bevaras Anmärkning Anställningsavtal Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkran Reseeersättning bil, kollektivtrafik Traktamente Matkuponger Diarieföring av anställningsärenden m. m. sker enligt särskild rutin. Original till personalakt hos personalkontoret, Kommunstyrelsens förvaltning efter underskrift. Till personakt hos personalkontoret, Kommunstyrelsens förvaltning efter underskrift Inlåsta på resp enhet Personalkontoret, Kommunstyrelsens förvaltning Pärm hos respektive enhet - Bevaras - Bevaras - 10 år 10 år 10 år

9 AN-2013/ (17) Friskvårdskvitton Partiell ledighet, studieledighet Bekräftelse på uppdragstagare t ex handledare Pärm hos respektive enhet Pärm hos respektive enhet Personalkontoret, Kommunstyrelsens förvaltning 10 år 10 år 10 år Rekryteringsärenden Heroma 2 år

10 AN-2013/ (17) Ekonomi Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats/ sortering Till kommunarkiv Gallras/ Bevaras Anmärkning Betalningsspecifikationer, utbetalningar från Plusgiro Betalningsspecifikationer, utbetalningar från bankgiro Inbetalningsmeddelanden Plusgiro, bankgiro avseende återbetalning av socialbidrag, ersättning för kost/logi, ersättning från försäkringskassan m.m. Fakturor Agresso Fakturor Proceedo Arkiveras fr o m av Plusgirot Original hos ekonomienheten Pärm hos bokföringsansvarig. registreras i Procapita/Agresso. Förvaras i förvaltningsarkivet. Original hos ekonomienheten Original hos ansvarigt skanningsföretag - 10 år - 10 år - 10 år - 10 år - 10 år Taxicheckar, utkvitteringslista Inlåst på resp enhet - 2 år Betalningsförslag Original hos ekonomienheten - 10 år

11 AN-2013/ (17) Betalningsbekräftelse Listor GL07, SO 13, extern fakturering Original hos ekonomienheten Original hos ekonomienheten - 10 år 10 år Avstämning l 622 (checkar). Lista över utskrivna checkar stäms av mot Nordeas kontoutdrag - utbetalda checkar Pärm ekonomi enheten - 3 år Äldreomsorgsnämndens budgetäskande samt underlag W3D3, ett exemplar till Kommunstyrelsen 5år Bevaras Budgetuppföljningar, prognoser och delårsbokslut Underlag till budget, uppföljningar, prognoser och delårsbokslut W3D3, ett exemplar till Kommunstyrelsen F-katalogen in datorsystemet 5 år Bevaras - 3 år Internkontroll, avstämningar av bokföring och kassakontroll Stats- och landstingsbidrag, beslut Pärm ekonomienheten - 3 år W3D3 5 år Bevaras Orderbekräftelse Proceedo - Vid inaktualitet Frimärken, utkvitteringslista Kassaskåp, respektive enhet - 2 år

12 AN-2013/ (17) Rekvisition Proceedo - Vid inaktualitet Bokföringsorder Original hos ekonomienheten - 10 år lntemfakturor Original socialförv år Södertörns Nyckeltal, nyckeltalsjämförelser mellan ett antal kommuner, inklusive underlag W3D3 5 år Bevaras Procapita debitering HK SoL Pärm ekonomienheten - 10 år Inkomstuppgifter Pärm ekonomienheten - 10 år Beslut om avgifter Pärm ekonomienheten - 10 år Försäkrings information W3D3 - Vid inaktualitet Kopior på beslut från Länsstyrelsen om sökta medel W3D3 - Vid inaktualitet Räkenskapssammandrag, kopior Hos ekonom, originalet hos förvaltningen - Vid inaktualitet Underlag till räkenskapssammandrag Rekvisition av medel från staten, länsstyrelsen m fl, kopior Hos ekonom - 3 år W3D3 - Vid inaktualitet Avrapportering av direktupphandling Hos upphandlingssamordnare 5 år Bevaras

13 AN-2013/ (17) Avvikelserapport (ej ramavtal//sis) avseende upphandliing av klientvård Personuppgifter i socialregisterakt och ramavtal i W3D3-5 år

14 AN-2013/ (17) Kvalitetsutveckling Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats/ sortering Till kommunarkiv Gallras/ Bevaras Anmärkning Upphandling och LOV LOV - Ansökan från utförare - Kompletteringar - Tjänsteskrivelse - Delegationsbeslut - Besked om godkännande - Kontrakt Upphandlingsunderlag, kopior Avtal, kopior W3D3 5 år Bevaras W3D3 5 år Bevaras Enkäter och statistik Anmälningar/rapporter om missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden Lex Sarah Enkäter från Statens Folkhälsoinstitut W3D3 5 år Bevaras W3D3 5år Bevaras Enkäter från Länsstyrelsen W3D3 5år Bevaras Övriga inkomna enkäter Postlista, pärm hos registrator 3år Vid inaktualitet

15 AN-2013/ (17) Statistik infordrad från SCB Tas ut från Procapita i form av filer som skickas till SCB Vid inaktualitet Statistik infordrad från Länsstyrelsen W3D3 5år Bevaras Enkäter upprättade av förvaltningen Inkomna underlag för enkäter upprättade av förvaltningen Statistik upprättad av förvaltningen Underlag för statistik upprättad av förvaltningen Pärm hos ansvarig hos kvalitetsenheten Pärm hos ansvarig hos kvalitetsenheten Förvaras i särskilt statistikprogram i datasystemet Pärm hos ansvarig hos kvalitetsenheten - 2 år - Vid inaktualitet - Vid inaktualitet - Vid inaktualitet Tjänsteutlåtanden Remissvar, yttranden och utredningar som inte gäller individärenden i socialregister, samt bilagor W3D3 5 år Bevaras

16 AN-2013/ (17) Socialregisterakter Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats/ sortering Till kommunarkiv Gallras/ Bevaras Anmärkning Socialregisterakt Aktualiseringar av klienter som ej leder till att utredning öppnas I akten: Ansökningshandlingar med underskrift Journalanteckningar Beslutshandlingar med underlag och underskrift Ärendeblad med tilläggsblad Yttranden Procapita - 3 månader Papperskopia i pärmdiarium 2år 5 år Akterna gallras 5 år efter sista anteckning Akter för individer födda 5, 15, 25 i varje månad undantas från gallring av forskningsskäl. Såväl uppgifter på papper som i datasystemet Procapita skall gallras respektive bevaras enligt reglerna ovan. Digital information brännes på CD och levereras till Kommunarkivet i 2 exemplar.

17 AN-2013/ (17) Personlig dokumentation som finns på enhet och ej förts in i Procapita Vid inaktualitet Behandling av personuppgifter och datasäkerhet Personuppgifter behandlas inom förvaltningen för att fullgöra uppgifter inom gällande lagstiftning. Uppgifterna bevaras i den utsträckning de behövs för att förvaltningen skall kunna fullgöra sina uppgifter, därefter avidentifieras eller gallras de med undantag av uppgifter som sparas för rättsskipning, internt användande eller forskningsändamål. Behörighetsförteckning för Procapita I Procapita - Bevaras i systemet Datasäkerhetspolicy I kvalitetspärmen, dokumentet "Att ta emot nyanställd personal" Uppdateras vid behov

18 AN-2013/ (17) Vård och bistånd Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats/ sortering Till kommunarkiv Gallras/ Bevaras Anmärkning Vård All dokumentation enligt patientjournallagen som utförs av hälso- och sjukvårdspersonal ProCapita - Akterna gallras 10 år efter sista anteckning Akter för individer födda 5, 15, 25 i varje månad undantas från gallring av forskningsskäl. Såväl uppgifter på papper som i datasystemet Procapita skall gallras respektive bevaras enligt reglerna ovan. Digital information brännes på CD och levereras till Kommunarkivet i 2 exemplar. Matsedlar Kostenheten - Vid inaktualitet Bistånd All dokumentation enligt socialtjänstlagen som utförts av personal inom biståndskansliet ProCapita, hanteras som socialregisterakt (se separat rubrik)

19 AN-2013/ (17) Riksfärdtjänst ansökan och yttrande ProCapita, i socialregisterakt (se separat rubrik)