Översyn av socialnämndens dokumenthanteringsplan

Transkript

1 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SN-2013/ (2) HANDLÄGGARE Keyo Sedenrej keyo.sedenrej@huddinge.se Socialnämnden Översyn av s dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens förslag på uppdaterad s ansvarsområde. Beskrivning av ärendet För att underlätta arkivhanteringen ska varje myndighet enligt Huddinge kommuns arkivreglemente upprätta en dokumenthanteringsplan. En sådan plan är ett verktyg för att hålla god ordning och överblick över kommunens allmänna handlingar. En dokumenthanteringsplan beskriver hur de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten ska hanteras, om de ska bevaras för alltid eller gallras efter viss tid. Hanteringen gäller alla handlingar oavsett om de är i pappersform, digital form eller annat format. Förvaltningen har genomfört en översyn av s dokumenthanteringsplan. Detta arbete har resulterat i förändringar av dokumenthanteringsplanens struktur samt uppdatering av stora delar av innehållet. Målet har varit att göra dokumenthanteringsplanen mer överskådlig och hanterlig. Förslaget är framtaget utifrån den nu gällande dokumenthanteringsplanen och SKLs rekommendationer. Förvaltningen har även konsulterat kommunstyrelsens kommunarkivarie. Förvaltningens synpunkter Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som behöver uppdateras kontinuerligt, och därför kommer förvaltningen att årligen se över planen och vid behov uppdatera planen i enlighet med ändringar i lag, författningar, verksamhetssystem och statliga eller kommunala bestämmelser. POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen HUDDINGE BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1, plan 5 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB social@huddinge.se

2 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SN-2013/ (2) Britt-Marie Karlén Förvaltningschef Keyo Sedenrej Handläggare Bilagor Bilaga förslag till.

3 DIARIENUMMER SN-2013/ (20) DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SOCIALNÄMNDEN Innehåll Definitioner... 2 Nämndadministration... 3 Personal... 6 Ekonomi... 8 Kvalitetsutveckling Tillståndsärenden - Alkohol, tobak och receptfria mediciner Socialregisterakter Ekonomiskt bistånd Bistånd inom socialpsykiatri och LSS... 20

4 SN-2013/ (20) Definitioner Handling: dokument som inkommit till eller upprättats hos myndigheten, vilket kan vara i form av text på papper, bilder, filmer, ljudinspelningar, e-post, digital infornation såsom datafiler eller annan media som innehåller information. : innebär att handlingen skall arkiveras för all framtid. Handlingar som skall bevaras levereras till kommunarkivet. Gallras: innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio år, så betyder det att gallring utförs på det elfte året. Oavsett om en handling finns på papper, digital form eller annat format gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen. Vid inaktualitet: innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Närarkiv: kan vara tjänsterum eller tillgång till arkiv inom arbetsplatsen. Förvaltningsarkiv: förvaltningens gemensamma arkiv. Kommunarkiv: kommunens gemensamma arkiv. Anmärkning: innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser

5 SN-2013/ (20) Nämndadministration Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats Till kommunarkiv Gallras/ Anmärkning Socialnämnden Socialnämndens protokoll Arkiv hos nämndsekreteraren Till förvaltningsarkivet efter 2 år 3år Socialnämndens kallelser Arbetsutskottets protokoll Arkiv hos nämndsekreteraren Till förvaltningsarkivet efter 2 år - Vid inaktualitet 3 år Arbetsutskottets kallelser - Vid inaktualitet Socialutskottens protokoll Arkiv hos utskottssekreteraren Till förvaltningsarkivet efter 2 år 3år Socialutskottens kallelser - Vid inaktualitet Meddelanden och delegationsbeslutslistor Socialnämndspärm hos registrator 3år

6 SN-2013/ (20) Närvarolistor/arvoden - förtroendevalda Original till pärm hos utskottssekreteraren - 2 år Verksamhetsplan W3D3 samt publiceras på huddinge.se - Handlingsplan Enhetschef, pärm - Vid inaktualitet Delegationsordning W3D3 5 år Dokumenthanteringsplan W3D3 5 år Protokoll från andra samverkansgrupper där SN deltar Pärm hos ansvarig 5år Diarium Diarieförda handlingar W3D3-3 år Diarieförda ärenden W3D3 I pappersform i aktomslag ett år hos registrator, därefter till förvaltningsarkiv 5 år Inkomna handlingar som inte ger upphov till ärende. W3D3 - Vid inaktualitet Avtal Avtal W3D3 - Avtal individärende IFO Pärm, inlåst vid enheten - Vid inaktualitet

7 SN-2013/ (20) Övrigt Ansökningar om antagning i allmänna hemvärnet Pärm hos registrator 2 år Klagomål W3D3 5 år Domar i ärenden där är part W3D3 Pärm hos registrator - 2 år Begäran om utfående av del av akt eller andra sekretessbelagda handlingar/ärenden (gäller även när klient begär ut akt om sig själv) Begäran att få ut/ta del av akt eller handlingar W3D3 5 år W3D3 5 år

8 SN-2013/ (20) Personal Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats/ sortering Till kommunarkiv Gallras/ Anmärkning Anställningsavtal Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkran Reseeersättning bil, kollektivtrafik Traktamente Matkuponger Diarieföring av anställningsärenden m. m. sker enligt särskild rutin. Original till personalakt hos personalkontoret, Kommunstyrelsens förvaltning efter underskrift. Till personakt hos personalkontoret, Kommunstyrelsens förvaltning efter underskrift Inlåsta på resp enhet Personalkontoret, Kommunstyrelsens förvaltning Pärm hos respektive enhet år 10 år

9 SN-2013/ (20) Friskvårdskvitton Partiell ledighet, studieledighet Bekräftelse på uppdragstagare t ex handledare Arvode - familjehem, kontaktfamiljer, kontaktpersoner samt underlag Pärm hos respektive enhet Pärm hos respektive enhet Personalkontoret, Kommunstyrelsens förvaltning Pärm hos respektive enhet 10 år 10 år 10 år - 3 år Rekryteringsärenden Heroma 2 år

10 SN-2013/ (20) Ekonomi Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats/ sortering Till kommunarkiv Gallras/ Anmärkning Betalningsspecifikationer, utbetalningar från Plusgiro Betalningsspecifikationer, utbetalningar från bankgiro Inbetalningsmeddelanden Plusgiro, bankgiro avseende återbetalning av socialbidrag, ersättning för kost/logi, ersättning från försäkringskassan m.m. Fakturor Agresso Fakturor Proceedo Arkiveras fr o m av Plusgirot Original hos ekonomienheten Pärm hos bokföringsansvarig. registreras i Procapita/Agresso. Förvaras i förvaltningsarkivet. Original hos ekonomienheten Original hos ansvarigt skanningsföretag Taxicheckar, utkvitteringslista Inlåst på resp enhet - 2 år Betalningsförslag Original hos ekonomienheten

11 SN-2013/ (20) Betalningsbekräftelse Listor GL07, SO 13, extern fakturering Original hos ekonomienheten Original hos ekonomienheten 10 år Avstämning l 622 (checkar). Lista över utskrivna checkar stäms av mot Nordeas kontoutdrag - utbetalda checkar Pärm ekonomi enheten - 3 år Socialnämndens budgetäskande samt underlag W3D3, ett exemplar till Kommunstyrelsen 5år Budgetuppföljningar, prognoser och delårsbokslut Underlag till budget, uppföljningar, prognoser och delårsbokslut W3D3, ett exemplar till Kommunstyrelsen F-katalogen in datorsystemet 5 år - 3 år Internkontroll, avstämningar av bokföring och kassakontroll Stats- och landstingsbidrag, beslut Pärm ekonomienheten - 3 år W3D3 5 år Orderbekräftelse Proceedo - Vid inaktualitet Frimärken, utkvitteringslista Kassaskåp, respektive enhet - 2 år

12 SN-2013/ (20) Rekvisition Proceedo - Vid inaktualitet Bokföringsorder Original hos ekonomienheten lntemfakturor Original socialförv. Södertörns Nyckeltal, nyckeltalsjämförelser mellan ett antal kommuner, inklusive underlag W3D3 5 år Procapita debitering HK SoL Pärm ekonomienheten Inkomstuppgifter Pärm ekonomienheten Beslut om avgifter Pärm ekonomienheten Försäkrings information W3D3 - Vid inaktualitet Kopior på beslut från Länsstyrelsen om sökta medel W3D3 - Vid inaktualitet Räkenskapssammandrag, kopior Hos ekonom, originalet hos förvaltningen - Vid inaktualitet Underlag till räkenskapssammandrag Rekvisition av medel från staten, länsstyrelsen m fl, kopior Hos ekonom - 3 år W3D3 - Vid inaktualitet Avrapportering av direktupphandling Hos upphandlingssamordnare 5 år

13 SN-2013/ (20) Avvikelserapport (ej ramavtal//sis) avseende upphandliing av klientvård Personuppgifter i socialregisterakt och ramavtal i W3D3-5 år

14 SN-2013/ (20) Kvalitetsutveckling Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats/ sortering Till kommunarkiv Gallras/ Anmärkning Upphandling och LOV LOV - Ansökan från utförare - Kompletteringar - Tjänsteskrivelse - Delegationsbeslut - Besked om godkännande - Kontrakt Upphandling av LSSverksamheter W3D3 5 år W3D3 5 år Upphandlingsunderlag, kopior Avtal, kopior W3D3 5 år Enkäter och statistik Anmälningar/rapporter om missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden Lex Sarah Enkäter från Statens Folkhälsoinstitut W3D3 5 år W3D3 5år Enkäter från Länsstyrelsen W3D3 5år

15 SN-2013/ (20) Övriga inkomna enkäter Postlista, pärm hos registrator 3år Vid inaktualitet Statistik infordrad från SCB Tas ut från Procapita i form av filer som skickas till SCB Vid inaktualitet Statistik infordrad från Länsstyrelsen W3D3 5år Enkäter upprättade av förvaltningen Inkomna underlag för enkäter upprättade av förvaltningen Statistik upprättad av förvaltningen Underlag för statistik upprättad av förvaltningen Pärm hos ansvarig hos kvalitetsenheten Pärm hos ansvarig hos kvalitetsenheten Förvaras i särskilt statistikprogram i datasystemet Pärm hos ansvarig hos kvalitetsenheten - 2 år - Vid inaktualitet - Vid inaktualitet - Vid inaktualitet Tjänsteutlåtanden Remissvar, yttranden och utredningar som inte gäller individärenden i socialregister, samt bilagor W3D3 5 år

16 SN-2013/ (20) Tillståndsärenden - Alkohol, tobak och receptfria mediciner Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats/ sortering Till kommunarkiv Gallras/ Anmärkning Utskänkning av alkohol Underlag gällande serveringstillstånd W3D3 5 år : Utredning och förslag till beslut Tillståndsbevis Domar, överklaganden Beslut Ansökan om tillfälligt tillstånd W3D3-5år Anmälningar av serveringsansvariga personer W3D3 - Vid inaktualitet Förteckning över serveringsansvarig personal Kopior av serveringstillstånd W3D3 kopior i pärm hos alkoholhandläggaren Förvaras i pärm hos alkoholhandläggaren Vid inaktualitet Vid inaktualitet Restaurangrapporter W3D3 Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner W3D3 - i tillsynsärende som leder till utredning

17 SN-2013/ (20) om förbud eller erinran. Annars 5 år Tillsynsrapporter/anrnälningar med mera gällande detaljhandel med öl W3D3 - i tillsynsärende som leder till åtgärd. Annars 5 år Övrigt Tillsynsrapport/anmälningar vid kontroll av detaljhandel med tobak Diarieföresi W3D3 i de ärenden som leder till åtgärd - i tillsynsärende som leder till åtgärd Annars 5 år Tillsynsrapport/anmälningar vid kontroll av detaljhandel med receptfria läkemedel W3D3 - i tillsynsärende som leder till åtgärd Annars 5 år

18 SN-2013/ (20) Socialregisterakter Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats/ sortering Till kommunarkiv Gallras/ Anmärkning Aktualiseringar av klienter som ej leder till att utredning öppnas Procapita - 3 månader Papperskopia i pärmdiarium 2år Socialregisterakt I akten: Ansökningshandlingar med underskrift Journalanteckningar Beslutshandlingar med underlag och underskrift Ärendeblad med tilläggsblad Yttranden Vårdnads/umgängesutredningar 5 år med undantag av akter rörande vårdnad/boende umgänge som lev. till kommunarkivet då barnet blivit myndigt Akterna gallras 5 år efter sista anteckning med undantag av akter rörande placerade barn, adoption, faderskap eller avtal om vårdnad, boende eller umgänge. Akter för individer födda 5, 15, 25 i varje månad undantas från gallring av forskningsskäl. Såväl uppgifter på papper som i datasystemet Procapita skall gallras respektive bevaras enligt reglerna ovan. Digital information

19 SN-2013/ (20) brännes på CD och levereras till Kommunarkivet i 2 exemplar. Personlig dokumentation som finns på enhet och ej förts in i Procapita Vid inaktualitet Behandling av personuppgifter och datasäkerhet Personuppgifter behandlas inom förvaltningen för att fullgöra uppgifter inom gällande lagstiftning. Uppgifterna bevaras i den utsträckning de behövs för att förvaltningen skall kunna fullgöra sina uppgifter, därefter avidentifieras eller gallras de med undantag av uppgifter som sparas för rättsskipning, internt användande eller forskningsändamål. Behörighetsförteckning för Procapita I Procapita - i systemet Datasäkerhetspolicy I kvalitetspärmen, dokumentet "Att ta emot nyanställd personal" Uppdateras vid behov

20 SN-2013/ (20) Ekonomiskt bistånd Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats/ sortering Till kommunarkiv Gallras/ Anmärkning Debitering av hyror Debiteringslängder Pärm hos Arbete och Försörjning Restlängder Kravbrev rörande hyror etc. Betalningsförelägganden Pärm hos Arbete och Försörjning Mapp hos kravhandläggare Pärm hos Arbete och Försörjning - Då ny lista kommer - Då skulden reglerats - Då skulden reglerats Avskrivna betalningsförelägganden Till socialregisterakten - Som socialregisterakter Bostadsförturer Ansökan Inlåst hos handläggare. Till närarkiv efter beslut. - 5 år Dödsbon Inkommande handlingar inkl dödsbevis från Skatteverket, Pärm hos handläggaren - 5 år Utbetalningar Attestlista på dagliga in- och utbetalningar med klientnamn. Uttas ur Procapita. Pärm hos administrativ assistent 1 år, därefter

21 SN-2013/ (20) förvaltningens arkiv Sammanställning med summa av in- och utbetalningar hos Arbete och Försörjning Ekonomienheten Lokalutbetalningsunderlag som klienten skriver under för att få check Kassaskåp i receptionen hos Arbete och Försörjning SL-kort, utkvitteringslistor avseende klient Kassaskåp på resp enhet - 3 år Rekvisition, klient Fakturor Procapita, sekretess Kopia i hos utredningsassistent. Till socialakt när fakturan kommer. - Som socialakt Kravhantering - socialbidrag, ersättning får kost/logi Pärm hos kravhandläggare. Till socialregisterakten efter avslut. - Som socialregisterakt Övrigt Meddelanden om uppsägning av el-abonnemang Pärm hos Arbete och Försörjning. Vid aktualitet i Procapita. - 1 år Meddelanden om uppsägning av hyresförhållande Pärm hos Arbete och Försörjning. Vid aktualitet i Procapita. - 1 år

22 SN-2013/ (20) Bistånd inom socialpsykiatri och LSS Verksamhet/ Aktivitet Handlingar Förvaringsplats/ sortering Till kommunarkiv Gallras/ Anmärkning Ansökningar om insatser enligt LSS med eventuella bilagor, samt samtliga handlingar som relaterar till ärendet Ansökningar om insatser enligt SoL med eventuella bilagor, samt samtliga handlingar som relaterar till ärendet ProCapita, hanteras som socialregisterakt (se separat rubrik) ProCapita, hanteras som socialregisterakt (se separat rubrik) Aktualisering enligt SoL ProCapita - 5 år Avtal med andra kommuner Avtal med entreprenörer Avtal med enskilda till utomstående Närarkiv Biståndskansliet, till förvaltningsarkiv i personakten efter avslutat individärende 5 år