Arkivbeskrivning över socialnämndens allmänna handlingar

Transkript

1 Tjänsteskrivelse SN Handläggare: Anna-Lena Lilja, 22. socialkansliet Socialnämnden Arkivbeskrivning över socialnämndens allmänna handlingar Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet, KF 101/2008, ska varje myndighet redovisa sitt arkiv i en översiktlig beskrivning som ska visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, förändringar som är av betydelse för arkivredovisning, arkivvårdens organisation samt principer för bevarande och gallringsbeslut. I offentlighets- och sekretesslagen poängteras att myndigheten ska ha en beskrivning över allmänna handlingar med följande punkter sökmedel, tekniska hjälpmedel, myndighetens rätt till personnummer med mera. Denna arkivbeskrivning ska fortlöpande revideras. I beskrivningen har revideringar gjorts beträffande socialnämndens uppgifter verksamhet för serveringstillstånd samt för bostadsanpassning är överlämnat till myndighetsnämnden. Under innevarande mandatperiod har endast ett utskott inrättats, socialt utskott, där individärenden behandlas. Under året har också organisatoriska förändringar gjorts. Individ- och familjeomsorgen samt handikappomsorgen har slagits samman till ett område - individ, familj och funktionsnedsättning. Inom vård och omsorg 1, hemvård, har en omorganisation ägt rum som innebär att kommunen är nu indelad i tre hemvårdsområden södra, västra och östra. Beslutsunderlag Socialförvaltningens tjänsteskrivelse den 27 mars 2015 Arkivbeskrivning över socialnämndens allmänna handlingar Socialförvaltningens förslag till beslut Socialnämnden godkänner revidering av arkivbeskrivning för nämndens allmänna handlingar. Patrik Jonsson Socialchef Expedieras till Kultur- och föreningsnämnden

2 Styrdokument 1 (4) SN Ansvarig organisationsenhet: Socialkansliet Fastställd av Socialnämnden Ersätter Socialnämnden /2013 Arkivbeskrivning över socialnämndens allmänna handlingar Socialnämndens organisation Socialnämnden fullgör kommunens uppgifter enligt socialtjänstlagen och vad som i lag sägs om socialnämnden. Vidare fullgör socialnämnden de uppgifter som åligger kommunen enligt Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, jämte följdförfattningar, förutom insatser enligt 9:7, korttidstillsyn, som barnoch utbildningsnämnden ansvarar för Lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga Lagen om vård av missbrukare i vissa fall Föräldrabalken Hälso- och sjukvårdslagen Socialnämnden ansvarar för kommunens mottagande av flyktingar samt fattar beslut i frågor rörande boende för ensamkommande barn Socialnämnden ansvarar för kommunens skyldigheter i fråga om arbetsmarknads- och sysselsättningsåtgärder Socialnämnden är också personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen, PUL, för de personuppgifter som behandlas inom nämndens verksamhetsområde. Vidare ska socialnämnden besluta om taxor och avgifter inom förvaltningens verksamhet, hyra för lokaler, inventarier och anläggningar, tolktaxa, tillämpningsföreskrifter och regler för beräkning av avgifter inom vård och omsorg samt inom funktionsnedsättning, avgifter för insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, avgifter för kommunal hälso- och sjukvård, vårdavgifter för psykiatrisk vård vid enskild vårdinrättning, matservice, övriga avgifter inom socialnämndens ansvarsområde, där nämnden har rätt att ta ut avgift.

3 Styrdokument 2 (4) Socialnämnden fullgör de övriga förvaltnings- och verkställighetsuppgifter samt mål och budgetdirektiv som beslutats av fullmäktige. Socialnämnden ska aktivt informera allmänheten om sin verksamhet. Särskild uppmärksamhet ska ägnas åt information som berörs av nämndens verksamhet. Organisatorisk förändring Under tiden mellan 1971 och 1981 fanns en social centralnämnd med fyra utskott. År 1977 bildades en fritidsnämnd och fritidsutskottet organiserades där. Från 1982 till och med 1991 fanns en socialnämnd och tre distriktsnämnder, där verksamheterna barnomsorg, individ- och familjeomsorg samt äldre- och handikappomsorg ingick. ÄDEL-reformen ägde rum den 1 januari 1992 vilket innebar att socialnämnden fick ansvaret för alla särskilda boendeformer för äldre och för hemsjukvård. I samband med detta genomfördes en helt ny organisation inom socialtjänsten. Barnomsorgen överfördes till barn- och utbildningsnämnden. En socialnämnd med två utskott bildades. Socialnämndens ansvar för bostadsbidrag övertogs av försäkringskassan i januari Från den 1 januari 1994 gäller en ny lag lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Från årsskiftet 1994/1995 ligger ansvaret för hela omsorgsverksamheten på socialförvaltningen överfördes ansvaret för färdtjänsten till kommunstyrelsen. I januari 2004 flyttades ansvaret för budget- och skuldsanering till kulturoch föreningsnämnden. Från den 1 januari 2005 fick socialnämnden ett utökat ansvar för hemsjukvård i ordinärt boende. Från den 1 januari 2006 överfördes ansvaret för arbetsmarknadsenheten till socialnämnden. Under 2006 överfördes bostadsanpassningsbidraget till socialnämnden. Under innevarande mandatperiod har en socialnämnd med elva ordinarie ledamöter och lika många ersättare utsetts. Ett utskott har inrättats, socialt utskott, där individärenden behandlas. Under året har individ- och familjeomsorgen samt handikappomsorgen slagits samman till ett område. Detta innebär att förvaltningen har nu två

4 Styrdokument 3 (4) stora verksamhetsområden individ, familj och funktionsnedsättning och vård och omsorg - samt stab. Inom vård och omsorg 1, hemvård, har en omorganisation ägt rum som innebär att kommunen är nu indelad i tre hemvårdsområden södra, västra och östra. Sökmedel till socialnämndens allmänna handlingar Nämnden använder diariesystemet Kaisa och Procapita för individärenden. En informationshanteringsplan visar var förvaltningen förvarar sina handlingar, och när de gallras eller förs över till centralarkiv. Arkivförteckningar visar vilka handlingar som har arkiverats samt var de är placerade. Utöver de allmänna handlingar som diarieförs, förvaras även vissa handlingar inom respektive avdelning. Det handlar då om allmänna offentliga handlingar som hålls ordnade på särskilda sätt. Tekniska hjälpmedel Nämndens diariesystem publiceras på webben med undantag av sekretesshandlingar och handlingar och uppgifter undanhållna enligt personuppgiftslagen. Vem hos nämnden som kan lämna närmare upplysningar om allmänna handlingar Registratorn, samt ersättare för denne, är ansvarig för nämndens dokument- och diariehantering och kan lämna upplysningar. När ärenden är avslutade och lämnade till kommunarkivet lämnas upplysningar av kommunarkivaren. Sekretessbestämmelser som socialnämnden tillämpar Sekretesskydd enligt offentlighets- och sekretesslagen. Vilka uppgifter som socialnämnden regelbundet hämtar eller lämnar till andra För arbetets behöriga gång hämtar socialnämnden in de offentliga uppgifter från andra myndigheter som behövs för handläggningen, ibland även normalt sett sekretessbelagda uppgifter. Socialnämnden lämnar på begäran av allmänheten ut allmänna handlingar efter sekretessprövning. Avdelningarna hämtar och lämnar uppgifter till följande myndigheter: Andra kommuner Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Inspektionen för vård och omsorg, IVO Kronofogden Landstinget Länsstyrelsen SCB

5 Styrdokument 4 (4) Skattemyndigheten Socialstyrelsen Försäljning av personuppgifter Försäljning av personuppgifter förekommer inte. Arkivets uppbyggnad och sökingångar Kommunens arkiv är traditionellt ordnat och förtecknat efter det allmänna arkivschemat. Av informationshanteringsplanen framgår vilka handlingar som gallras efter viss tid och vilka som bevaras för framtiden. Kommunens centralarkiv Myndighetens centralarkiv finns på Kyrkbacken 9, nedre källarplan. Här finns handlingar från olika nämnder och styrelser med flera från talet och framåt. Totalt finns cirka 1800 hyllmeter arkivhandlingar i kommunarkivet. Dessutom förvarar över 750 olika föreningar och organisationer, från 1800-talet och framåt, sina handlingar i kommunarkivets lokaler. Gallring Gallring sker enligt antagen informationshanteringsplan för nämnden. Se 10 Arkivlagen angående gallring av allmänna handlingar. Arkivansvar Arkivansvarig för nämndens verksamheter är förvaltningschef. Arkivredogörare i förvaltningen är förvaltningssekreterare/registrator och assistent.