ss Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden (BUN )

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN s arbetsutskott Sa m ma nträdesprotokol I 2074-OL-28 7 (20) ss Arkivbeskrivning för barn- och (BUN ) Beslut Arbetsutskottet föreslår att beslutar att anta färeslagen arkivbeskrivning med arkivorganisation. ärendet i korthet Enligt offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndigheten upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen ska ge en överblick gällande hanteringen av dem allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Detta för att den som söker information ska kunna göra sig en föreställning om vilka handlingar som produceras och förvaras hos myndigheten. Enligt Vallentuna kommuns arkiweglemente (KF 2ooT-LL-oS $ SZ) ska hos varje myndighet finnas en arkivansvarig samt en arkivhandläggare och minst en arkivredogörare som har till uppgift att sköta den löpande arkiwården. I arkivbeskrivningen föreslås barn- och s arkivorganisation. Handlingar r. Arkivbeskrivning för barn- och z. Arkivbeskrivning för barn- och Expedieras till Akten ungdomsförvaltningen Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KAROLIN STAAF SID 1/1 ARKIVARIE BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Arkivbeskrivning för barn- och Förslag till beslut beslutar att anta föreslagen arkivbeskrivning med arkivorganisation. Ärendet i korthet Enligt offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndigheten upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen ska ge en överblick gällande hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Detta för att den som söker information ska kunna göra sig en föreställning om vilka handlingar som produceras och förvaras hos myndigheten. Enligt Vallentuna kommuns arkivreglemente (KF ) ska hos varje myndighet finnas en arkivansvarig samt en arkivhandläggare och minst en arkivredogörare som har till uppgift att sköta den löpande arkivvården. I arkivbeskrivningen föreslås barn- och s arkivorganisation. Handlingar 1. Arkivbeskrivning för barn- och Marie Truedsson - Victor Kilén Förvaltningschef Ska expedieras till: Akten ungdomsförvaltningen BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX BUF@VALLENTUNA.SE

3 Arkivbeskrivning för Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (kap.4 2) och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. I arkivlagen (6 ) kallas denna arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Beskrivningen ska utgå från dess arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som produceras och förvaras. 1. Historik Vallentuna kommun inrättades år Tidigare var grundskole- och förskoleverksamheterna organiserade under olika politiska nämnder, men fr.o.m. 1 januari 2002 samordnades verksamheterna med en politisk nämnd och en förvaltning. Myndighet/ arkivbildare Tidigare Skolform Tillkom Upphörde Förskolenämnd och grundskolenämnd fsk+gsk Interimistisk nämnd fsk+gsk Förskolenämnden fsk Barnomsorgsnämnden fsk Socialnämnden Sociala centralnämnden (sammanslagning 1971 av socialnämnd, fsk barnavårdsnämnd och nykterhetsnämnd) Grundskolenämnd gsk Skolstyrelsen gsk För arkivbeskrivningar före 1971 hänvisas till arkivförteckning hos kommunarkivet

4 SID 2/3 2. Organisation och verksamhet s uppgift är att ansvara för utbildning av barn i förskola, förskoleklass, grundskola, särskola och att ansvara för fritidshem integrerade med grundskolans åk F-6. består av 9 ledamöter och 9 ersättare. s arbetsutskott bereder ärenden inför nämnd och fattar vissa beslut på delegation. ungdomsförvaltningen (BUF) är en förvaltning under två nämnder, barnoch samt utbildningsnämnden. Förvaltningen ansvarar för frågor som gäller förskola, pedagogisk omsorg, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, fritidshem, gymnasieskola samt vuxenutbildning. Till förvaltningen hör även kostenheten och resurscentrum. 3. Förändringar i verksamheten Myndighet/ arkivbildare Ändring i verksamhet/ organisation/ansvarsområde Övergått till/från, upphört Datum/ Beslut Ansvar för kulturskolan Kulturnämnden KF Gemensam förvaltning med utbildningsnämnden 4. Sökingångar i arkivet I arkivförteckningen finns uppgifter om vilka handlingar som slutförvaras i kommunarkivet. I dokumenthanteringsplanen finns uppgifter om och när handlingar ska gallras eller om de ska överlämnas till slutförvaring i kommunarkivet. 5. Sekretess De huvudsakliga sekretessområdena för barn- och är skolhälsovård (25 kap. OSL), utbildningsverksamhet (23 kap. OSL) och sekretess till skydd för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden (21 kap. OSL). 6. Ärendeslag och handlingar s handlingar består till stor del av protokoll, diarieförda handlingar, betyg och betygsunderlag.

5 SID 3/3 För en närmare beskrivning hänvisas till barn- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan. 7. System för registrering Registrering sker i kommunens centrala dokument- och ärendehanteringssystem Platina. Elevregistrering sker i Extens. Skolhälsovårdsjournaler administreras i ProfDoc. 8. Arkivorganisation Enligt arkivreglemente för Vallentuna kommun (KF ) ska hos varje myndighet finnas en arkivansvarig samt en arkivhandläggare och minst en arkivredogörare som har till uppgift att sköta den löpande arkivvården. Roll Befattning Placering/enhet Anmärkning Arkivansvarig Förvaltningschef BUF Arkivhandläggare Arkivarie KAI/KLK Samordnar arkivredogörare Nämndprotokoll och Arkivredogörare Nämndsekreterare/registrator KAI/KLK diarieförda handlingar Ekonomiassistent Administrativ samordnare/skolassistent Handläggare BUF Respektive grundskola/buf Resurscentrum/BUF Skolornas handlingar (ex. betyg, nationella prov, klasslistor mm).