Arkivbildare: Kommunstyrelsen Arkivansvarig: Ulrika Sjögren. Avd (motsv): Personalkontoret Fastställd datum: Leverans till kommunarkivet

Transkript

1 Protokoll Personalutskottets protokoll med bilagor Bevaras 5 år Förvaras i närarkiv. Protokoll från styrgruppen för strategisk personalförsörjning Bevaras 5 år Förvaras i närarkiv. Förhandlingsprotokoll Bevaras 5 år Förvaras i närarkiv. Protokoll från CSG (Centrala Samverkansgruppen) tidigare CAMK Protokoll/minnesanteckningar från fackliga samverkansträffar (CAMK och Samverkansträffar). Beredningsgruppens minnesanteckningar Bevaras 5 år Förvaras i närarkiv. ar fr.o.m Bevaras 5 år Förvaras i närarkiv. Gallras vid inaktualitet ar t.o.m år Förvaras i närarkiv.

2 Diarium och inneliggande handlingar Diarium - Evolution Bevaras Finns tillgängligt i databas och säkerhetskopia görs av IT-avdelningen. Sökregister till diarium (datautskrift) Bevaras 5 år ar fr.o.m i kronologisk ordning (diarienummerordning) - efter sökord - i alfabetisk ordning på initierare - ordning efter diarieplanbeteckning Diarieförda handlingar (gröna akter) Bevaras 5 år Förvaras i närarkiv. Diariekort Bevaras ar t.o.m Diarielistor Bevaras ar t.o.m

3 Delegationsbeslut Vakansprövning Bevaras 5 år Förvaras i närarkiv. Diarieförs i ärendehanteringssystem. Fritidsstudier Bevaras Förvaras i närarkiv. Beslutet förvaras i personalakt. Förslagsverksamheten Bevaras 5 år Förvaras i närarkiv. Diarieförs i ärendehanteringssystem (fr.o.m. 2009). Lönehantering (sköts av SBKF- PA/Lön i Bromölla) Utbetalda löner/lönelista Bevaras Finns i Personec-P, personal och lönesystem/respons. Förvaras på papper i Sölvesborgs kommunarkiv t.o.m Tjänstöringsrapporter, årsarbetstid, Omsorgsförvaltningen 10 år 2 år

4 Intresseavdrag (t.ex. införsel i lön) 10 år 2 år Förvaras i SBKF:s närarkiv. Skatteredovisning 10 år 2 år Förvaras i SBKF:s närarkiv. Kontrolluppgifter Bevaras Finns i Personec-P, personal och lönesystem. Kontrolluppgiften lämnas årligen till anställd i samband med löneutbetalningen i december. ar från skattemyndighet (arbetsgivaruppgifter, avdrag 10 år 2 år Förvaras i SBKF:s närarkiv. hem PC/hyrköp m.m.) Statsbidrag 10 år 3 år Förvaras i SBKF:s närarkiv. Löner och arvoden Bevaras ar t.o.m Undersökningar och rapporter Bevaras När projektet eller undersökningen är klar. Övertidsjournal 3 år Finns i Personec-P, personal och lönesystem.

5 Uppgifter till ATP/KFA/AMF 10 år 3 år Förvaras i SBKF:s närarkiv. Läkarintyg 2 år Förvaras hos närmaste chef på respektive avdelning. Retroaktiva löner 2 år Finns i Personec-P. Förvaras i SBKF:s närarkiv. Rättelser bokföringsorder 2 år Finns i Personec-P. Semesterlistor 2 år Förvaras i SBKF:s närarkiv. Sökregister (före Respons) Bevaras Förvaras i närarkiv. Underlag för ersättning till förtroendevald 2 år Närvarolista finns i protokoll. Underlag för arbetsgivarintyg Bevaras Nej Förvaras i närarkiv.

6 Personalakter Personakter på tillsvidareanställda och vikarier Bevaras Vid pension eller när tjänsten på annat sätt avslutas. Personakten skall rensas innan leverans till arkivet. Finns regler för vad personakten skall innehålla, se Bilaga 1. Finns förteckning i närarkiv över anställda som avslutats. Matriklar Bevaras Finns i Capella och Respons. Fanns tidigare endast i Respons. Ansökningshandlingar (Sköts av SBKF PA/Lön i Bromölla) Samtliga ansökningshandlingar rörande ledigförklarade anställningar 5 år Förvaras i personalkontorets närarkiv t.o.m Fr.o.m förvaras de i Offentliga Jobb. Ansökningshandlingar rörande den som fått tjänsten Bevaras 5 år Förvaras i Offentliga Jobb. (ansökan, förord och förteckning över

7 samtliga sökande) Platsannonser Förvaras i personalkontorets närarkiv t.o.m och fr.o.m i Offentliga Jobb. Övrigt Anställningserbjudande enligt LAS 5:2 Bevaras Bevaras i personalakt Kopia av arbetsskadeanmälningar och tillbudsanmälningar Bevaras Förvaras i personakten. Originalet skickas till Försäkringskassan. Övriga avtal 2 år Förvaras i närarkiv. Bevaras 2 år efter att det upphört att gälla. PO-pärm /fackliga ledigheter 10 år Förvaras i närarkiv.

8 Underlag till budget ar av ringa eller tillfällig betydelse för verksamheten Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Arbetsmaterial. Förvaras i närarkiv. Vilken typ av handlingar som är av ringa eller tillfällig betydelse se RA-FS 1997:6. Blankett gällande byte av semester till ledig tid Bevaras Bevaras i personalakten. Övriga handlingar Bevaras Tidningsurklipp, fotografier eller annat av betydelse.

9 Hantering av personalakter Bilaga 1 Akter ska inte finnas för: Förtroendevald Förmyndare Lotterikontrollant Familjehem/kontaktpersoner/kontaktfamiljer Feriearbetande ungdom Personer anvisade i arbetsmarknadsprojekt som ej innebär anställning I akterna ska finnas: Betyg/intyg (även från personalutbildningar) Tystnadsplikt Tjänstbarhetsintyg/hälsodeklaration (även utredningar rörande arbets- och psykosociala frågor) Delegationsbeslut anställningsbeslut Delegationsbeslut entledigande (avsked, uppsägningar och omplaceringar) Delegationsbeslut fritidsstudier Tjänstledig för prövande av annan tjänst Ansökningar om bidrag till arbetshjälpmedel ar rörande pension Beslut om sjukersättning Anställningserbjudande LAS 5:2 Avslutade rehabärenden (i igenklistrade kuvert) Kopia av arbetsskadeanmälan Byte av semestertillägg mot ledig tid

10 Källa: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2006:5)