Bevaras i Efter limbindning 2 ex av varje årgång limbinds, varav 1 ex till närarkivet (1 ex) (1 ex)

Transkript

1 Protokoll Kommunfullmäktige original (med bilagor) 5 år Inbundna Kommunfullmäktige kopia (med bilagor) i Efter limbindning 2 ex av varje årgång limbinds, varav 1 ex till närarkivet (1 ex) (1 ex) kansliet och 1 ex till arkiv Kommunstyrelsen original (med bilagor) 5 år Inbundna Kommunstyrelsens arbetsutskott original (med bilagor) 5 år Inbundna Anslagsbevis 5 år Binds in med protokollet. Balkenhausens samfond original (med bilagor) När det blir en full volym (arkivkart.) Ebba Hultqvists donationsfond När det blir en full volym (arkivkart.)

2 Diarium och inneliggande handlingar Diarium Finns tillgängligt i databas Evolution säkerhetskopia görs av IT-enheten Sökregister till diarium (datautskrift): Diarienummer, 5 år separat. handlingsnummer och i kronologisk ordning diarienummer. Diarieförda handlingar Au, Ks, Kf och Vn 5 år För vilka handlingar som ska bevaras i akten, se bilaga 1. Registrerade handlingar med id-nummer som inte föranleder till Gallras 3 år ett beslut. Häri även inbjudningar, se även ar av ringa betydelse för verksamheten. Kommittéer och arbetsgruppers handlingar Slutrapport med bilagor bevaras på server och är återsökbara på kommunens hemsida. Övriga handlingar som arbetsmaterial gallras vid inaktualitet. Övrigt RSA, Risk och Sårbarhetsanalys (STAB-avdelningen) 5 år Diarieförs

3 Kulturpriset (handlingar i samband med utnämnande) 10 år Miljöpriset (handlingar i samband med utnämnande) 10 år Vänortssamarbete (handlingar i samband med vänortskontakter) 10 år Ej diarieförda handlingar (inkommande och utgående) av Gallras vid Se RA-FS 1997:6. tillfällig eller ringa betydelse för verksamheten inaktualitet Delegationsbeslut i original som tillhör ett ärende diariefört hos kommunstyrelsen förvaras i pappersakten. 5 år Rörande antagning till hemvärn, allmän platsmark m.m. Anmälda som meddelande vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde. Samlingskort per år över delegationsbeslut som saknar egna ärenden i diariet 5 år Delegationsbeslut i original förvaras i pärm hos respektive handläggare Förtroendemannaregister Finns tillgängligt i databas EssVision säkerhetskopia görs av IT-enheten ar rörande utdelning av hedersgåvor När det blir en full Förvaras hos handläggare volym (arkivkart.) ar i samband med borgerlig vigsel (vigselprotokoll, intyg av hindersprövning, kopia av vigselintyg) När det blir en full volym (arkivkart.) Förvaras hos handläggare/närarkiv. Ordnas in vid leverans till i Kanslichefens handlingar.

4 Deklarationer/taxeringar, fastigheter Gallras 10 år Förvaras i pärmar i närarkiv. Fastighetsordning Avtal (avser inte mark/fastigheter) Avtal (original) Diarieförs i respektive ärende Arvoden förtroendevalda Underlag för utbetalning av arvode och förlorad arbetsinkomst Närvarolistor från samanträden som är underlag för arvode. Gallras efter 5 år Gallras efter 10 år Alkoholtillstånd (samverkan med Olofströms och Karlshamns kommuner) Fr.o.m Ansökan (original) med bilagor, förfrågningar, yttranden mm som rör handläggningen av alkoholärenden 5 år Kopia på hela akten förvaras hos handläggaren i Karlshamn. Diarieförs i Evolution.

5 Delegationsbeslut 5 år i akten. Anmäls som meddelande vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde. Restaurangrapport (original) till handläggare 5 år Förvaras hos handläggaren i Karlshamn Kommunjurist Dom Fullmakt Bevarandehandlingarna diarieförs i Evolution och bevaras både i diarieakt för respektive ärende och som PDF. Då kommunjurist ej upprättar egna ärenden, återfinns handlingarna under respektive förvaltnings diarium. Föreläggande Gallras vid inaktualitet Kallelse till förhandlingar Gallras vid inaktualitet Tjänsteanteckningar Tjänsteanteckningar av rutinmässig karaktär gallras vid inaktualitet

6 Stämningsansökan Yttranden Arkivverksamhet Arkivförteckningar Förvaras i samt på server. Arkivbeskrivningar med beskrivning gällande verksamheters hantering av allmänna handlingar Förvaras i diarieakt samt hos kommunarkivarien och respektive arkivredogörare. Görs även tillgängliga på kommunens hemsida. Dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut Förvaras i diarieakt samt hos kommunarkivarien och respektive arkivredogörare. Görs även tillgängliga på kommunens hemsida. Liggare över ärenden (förfrågningar, leveranser och besök till Gallras vid Förvaras i. ) inaktualitet Liggare över utlånade handlingar Förvaras i. Originalhandlingar lånas endast ut till behörig personal. Leveransreversaler Förvaras hos och avsändaren.

7 Bildarkiv/fotografier Förvaras digitalt på server och analogt. ar som gallras förvaras pågående år hos respektive handläggare om inget annat anges i anmärkningskolumnen. Därefter förvaring i närarkivet.

8 Bilaga 1 ar som ska finnas i diarieakt: Ärendekort Endast ETT avtal påskrivet av alla parter. Beslut/protokollsutdrag för ärenden före 2011 som fattats av Sölvesborgs kommun med tillhörande bilagor (ex. ritningar, utredningar, ansökan, rapporter etc.). Från 2011 och framåt diarieförs de endast som PDF. Se annars kommunfullmäktige eller kommunstyrelsens protokoll för respektive år. Beslut som fattas av andra inblandade parter (statliga myndigheter, kommuner, föreningar etc.) i samma ärende behöver endast diarieföras som PDF. Yttranden. Remisser från alkoholhandläggarna behöver endast diarieföras som PDF. E-post och tjänsteanteckningar (som tillför nya uppgifter till ärendet) Skrivelser Protokollsutdrag från andra kommuner, myndigheter, organisationer eller dylika som tagit beslut i samma ärende.