Lathund för bevarande och gallring handlingar rörande forskning och forskningsadministration vid Mittuniversitetet

Transkript

1 Lathund för bevarande och gallring handlingar rörande forskning och forskningsadministration vid Mittuniversitetet Denna lathund innehåller handlingstyper plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN 2012/366) processerna och rör administration, planering av och genomförande av forskning samt tillgängliggörande av forskningsresultat. Om något saknas i lathunden, titta gärna i dokumenthanteringsplanen i diariet eller via Du kan också kontakta arkivarien vid avdelningen för studieadministration, Anna Connell, eller arkivredogöraren för din fakultet, Carina Sundström för HUV och Anne Åhlin för NMT, eller Marianne Wikner om du arbetar vid ekonomiavdelningen. Lathunden kan användas både på äldre material och på det som upprättas idag. Här framgår inte i vilken process handlingarna ingår. För den informationen hänvisas till dokumenthanteringsplanen som är en komplett förteckning över de handlingar som inkommer till eller upprättas vid Mittuniversitetet. När det i anmärkningskolumnen anges att handlingen diarieförs bevaras den av den centrala diariefunktionen vid MIUN. Avdelningsekonom, forskningsadministratör eller motsvarande behöver då inte bevara handlingarna. Tolkning av gallringsfrister: = för alltid och arkiveras Vid inaktualitet = Gallras/förstörs/kastas när handlingen inte behövs i för verksamheten. Arkiveras inte och ställs inte i centralarkivet. Administration av externfinansierad forskning Ansökan med bilagor Beslut (inkommande) Avtal Ansökan om utbetalning 1

2 Beslut om utbetalning Delrapporter Slutrapport Ekonomisk slutredovisning Anteckningar från projektmöten Kan diarieföras eller arkiveras, hanteras projekt för projekt Fakturakopior, tjänstgöringsjournaler och annat underlag som behövs vid t ex granskning och där originalet förvaras någon annanstans inom myndigheten 13 år/vid inaktualitet Gallras efter 13 år om det underlättar att förvara informationen samlad. Om underlaget inte behövs vid uppföljning eller lätt kan hämtas in kan det gallras vid inaktualitet Etisk granskning Ansökan om forskningsetisk granskning med bilagor Forskningsetiska kommitténs protokoll Regionala etikprövningsnämndens beslut Övriga tillstånd för forskning Ansökan Beslut Korrespondens av tillfällig och ringa karaktär Vid inaktualitet 2

3 Administrera forskningsuppdrag Offerter, ej antagna Vid inaktualitet Offerter, antagna Avtal Bedriva forskning Primärmaterial som har ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, är av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde eller bedöms vara av stort allmänt intresse. Övrigt primärmaterial Övriga handlingar processen genererar t ex korrespondens, överenskommelser, tjänsteanteckningar etc Laboratorie- och projektdagböcker 13 år Se anm om handlingarna är av långsiktig betydelse för forskningsprojektet, övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Om handlingarna ska diarieföras eller inte bedöms i varje enskilt fall. Utreda misstankar om oredlighet i forskning Anmälan Yttrande från centrala etikprövningsnämnden Yttrande från sakkunniga Tillgängliggöra forskningsresultat, publikationer Digitala publikationer Artiklar, rapporter etc. i DiVA 3

4 Övriga publikationer Ett arkivexemplar av varje bevaras av respektive fakultet 4

5 Arkivläggning och rensning av handlingar som ska bevaras 1. A. Handlingar som ska diarieföras i projekt som fortfarande pågår skickas till diariet för registrering i diariet samt för arkivering. B. Handlingar som inte är diarieförda, men som skulle ha varit det och tillhör ett avslutat projekt där övriga handlingar är diarieförda skickas till diariet för registrering och arkivering C. Handlingar som borde ha varit diarieförda, men som tillhör ett avslutat projekt där inga handlingar finns registrerade i diariet arkiveras, utan att diarieföras, vid respektive fakultet. Övriga punkter nedan gäller handlingar som ska arkiveras men inte diarieföras, dvs som i 1C, samt handlingar som enligt tabellen ovan inte ska diarieföras. 2. Gallra ut gallringsbara handlingar om de förekommer. Följ lathunden ovan för rätt gallringsfrister. Bara handlingar som skall bevaras enligt lathunden ska arkiveras. Handlingar med längre gallringsfrist (13 år) förvaras hos respektive medarbetare, i något av våra centralarkiv, närarkiv eller i arkivskåp. Kontakta arkivarie eller arkivredogörare för din fakultet om du är osäker på var materialet ska förvaras. 3. Rensa handlingarna på gem, plastfickor, gummiband, post-it-s etc. Häftklamrar kan sitta kvar. 4. Lägg handlingarna i godkända arkivboxar som fylls. Det är viktigt att boxarna är välfyllda men inte buktar. De boxar som är godkända är bruna och öppnas på långsidan, beställs av vaktmästeriet i valfri tjocklek. 5. Märk boxarna längst ner på ryggen, tänk att de ska stå i hyllan som en bok. Använd blyerts och skriv Mittuniversitetet, Avdelning/forskningscentra/motsvarande, tid (t ex 2013) och vad boxen innehåller (t ex enkäter, anteckningar från projektmöten etc) enligt vad handlingstypen heter i lathunden. 6. Kontakta arkivredogöraren för den fakultet handlingarna tillhör, som kommer att förteckna materialet, och kom överens om var handlingarna ska ställas. 5