Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet. O Närarkiv Personakt Se anm. O / K Handläggare Syst. ordn.

Transkript

1 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden Protokoll av olika slag, Se administrativa avdelningen och gemensamt alla avdelningar 60 Protokoll Gråzonsmöte / Gemensamma samarbetsplaner med Biståndsenheten hos IFO / Omsorg om funktionshindrade / Vård och omsorg O Närarkiv Personakt Bevaras 4 år Samlas på resp. avdelning/enhet i resp. personakt beroende på ärendets art Korrespondens, inkommande, utgående, som ej är rutinmässig och ej kan ingå i en akt O / K Handläggare Syst. ordn. Pärm IT Bevaras 4 år Överförs via avdelningschef till administrativa avdelningen och läggs årsvis i en samlingsakt Avtal / kontrakt, anbud, av rutinmässig art Egna projekt, av betydelse Samordningsförbundets remissgruppsmötesanteckningar Fonder, ansökningar med bilagor samt utdelning O / K Handläggare Syst. ordn. Pärm IT O / K Handläggare Syst. ordn. Närarkiv Pärm IT K Närarkiv Kron. ordn. pärm O Handläggare Närarkiv Alfab. ordn. Dnr Pärm Vid ny eller 4 år Se även administrativa avdelningen Bevaras 4 år Vid inaktualitet, se anm. Bevaras 4 år Anteckningar rörande klienter skrivs in i resp. socialregisterakt Övriga gallras

2 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden Dödsboanmälningar O / K Handläggare Närarkiv Ekonomiskt bistånd till begravningar O / K Handläggare Närarkiv Diarieförda handlingar rörande Rapporter, Papper K Handläggare anmälningar, avier som ej tillhör ärendet Närarkiv t.ex. polisrapporter, LOB:ar, elskulder, överflyttning/begäran från annan kommun så kallade Slasken Alfab. ordn. Pärm Alfab. ordn. Akt Kron. ordn. Pärm 5 år år 2) 2 år 1) 1) Personer födda 5, 15, 25 i varje månad bevaras. 2) Övriga ska gallras. 2 år LOB:ar Lag om omhändertagande av berusade personer m.m. Lägenhetskontrakt, besiktningar etc., som tillhandahålls av socialtjänsten Papper K Handläggare Närarkiv Alfab.ordn. Pärm 2 år efter avslut Förteckning över barn som vistas i enskilda hem, familjehem O Handläggare Närarkiv Pers.nr.ordn. Vid ny förteckning Till socialstyrelsen Underrättelser äktenskapsskillnad från tingsrätt Papper K 1:e socialsekreterare Syst. ordn. 1 år Beslut om bidrag till och sammanställning över ansökningar om bidrag från föreningar O Handläggare Dnr Bevaras 4 år Samlas på administrativa avdelningen Nyckelkvittenser/förteckningar Papper O Handläggare Objektsvis Vid inaktualitet

3 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden Personakter HSL-journal Se dokumenthanteringsplan Hälso- och sjukvård Personakter enligt SoL Vårdplanering/Genomförandeplan O / K Närarkiv Pers.nr.ordn. Akt Vårdplanering/Genomförandeplan Meddelande enligt lagen om kommunalt betalningsansvar, blankett B Hanteras numera i IT-systemet för informationsöverföring Underlag för vårdplanering, blankett D1 / D2 Papper O / K Närarkiv Pers.nr.ordn. Akt i ITsystem Papper O / K Närarkiv Pers.nr.ordn. Akt i ITsystem Vårdplan, blankett E / Vårdplanering Papper O / K Närarkiv Pers.nr.ordn. Akt i ITsystem Fax 1 3 gallras vid inaktualitet, Fax 4 överförs i SoL-journal och gallras. Fakturaunderlag till ekonomiavdelning socialnämnden Fax 1 3 gallras vid inaktualitet, Fax 4 överförs i SoL-journal och gallras. Fakturaunderlag till administrativ avdelning Gallras då vårdplan är upprättad och omvårdnadsepikris mottagen Bevaras 5 år Ingår i personakt

4 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden Förbättringsarbete i vårdsamverkan, blankett O Biståndsenhe t Syst.ordn. Pärm 1 år Individuella planer O / K Närarkiv Personakt Bevaras Se ovan Se ovan personakt Intern avvikelse IT O IT-system Syst.ordn. Bevaras Se ovan Se ovan personakt Attestlistor med sammandrag SUS, BG, Inbetalningar Papper O Närarkiv Kron. ordn. 10 år 1 år Dagliga utbetalningar via datafil Procapita. SUS=SwedbankUtbetService ar rörande avvikelser / risk- och säkerhetsanalys IT O ProCapita Pers.nr.ordn. 5 år Gallras direkt från systemet ProCapita Presentkort Redovisning Papper O Närarkiv Kron. ordn. 10 år Meddelande från annan kommun om placering av barn i familjehem Vårdfakturor (placeringar institution / HVB) avser klienter vård- och behandling Papper O Närarkiv Kron. ordn. När placering upphör / vid inaktualitet Papper O Närarkiv Handläggare Om nämnden inte får kännedom om när placering upphört sker gallring vid fyllda 18 år. Alfab. ordn. 10 år 1 år Enligt lag om kommunal redovisning. HVB = Hem för vård och boende Övriga klientfakturor, vård- och behandling Papper O Närarkiv Handläggare Alfab. ordn. 10 år Raindance sekretess-skyddade fakturaunderlag, handkassa / utanordningar Papper K Närarkiv Kron. ordn. 10 år finns hos socialförvaltningen 10 år

5 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden Tillståndsgivning i alkoholfrågor / Restaurangrapporter Utredningar och förslag till beslut i ärenden rörande stadigvarande serveringstillstånd Tillståndsbevis, stadigvarande servering (inklusive planritning) Restaurangrapporter Domar rörande tillstånds- och tillsynsärenden Överklaganden från sökande Utredning och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelser av serveringstillstånd Återkallelsebeslut av serveringstillstånd Utredning och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varningar och sanktioner Beslut rörande varningar och sanktioner Årssammanställningar, statistik: Se administrativa avdelningens dokumenthanteringsplan O / K Närarkiv (Handläggare) Dnr Bevaras 4 år en till diarieförda handlingar.. Se även dokumenthanteringsplan för administrativa avdelningen

6 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd, ansökan och övriga handlingar från sökanden Anmälningar om utsedda serveringsansvariga personer O / K Handläggare Syst. ordn. 5 år efter att verksamheten upphört O / K Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet Om besluten kan förstås utan underlagen, t.ex. ansökan och övriga yttranden från sökanden, bevis över godkänn-ande av livsmedelslokal, bolagsbevis, F-skattebevis, finansieringsplan, hyreskontrakt, momsregistreringsbevis, verksamhetsbeskrivning, yttranden från andra förvaltningar, intyg på kunskap i alkohollagen När tillståndet har gått ut ar, rörande tillfälliga serveringstillstånd och till serveringstillstånd till slutna sällskap Uppgifter om kassaregister Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner Korrespondens rörande alkoholtillstånd Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl O / K Handläggare Syst. ordn. 5 år Samtliga handlingar i ärendet O Handläggare Syst. ordn. 5 år O / K Handläggare Syst. ordn. 5 år O / K Handläggare Syst. ordn. 5 år O / K Handläggare Syst. ordn. 5 år Tillsynsärenden, som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd bevaras Tillsynsärenden, som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd bevaras Tillsynsärenden, som leder till utredning om förbud eller varning bevaras

7 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden Anmälan om ölförsäljning O Handläggare Syst. ordn. Vid inaktualitet När verksamheten upphört Överenskommelse i kampanjen VisaLeg.nu Papper O Handläggare Syst. ordn. Bevaras 5 år Kampanjmateriel Droger t. ex. affischer, broschyrer m. m. Utvärderingar/sammanställningar rörande Droger, i egen regi ar rörande värdeautomater/ automatspel, remisser. Se dokumenthanteringsplan för administrativa avdelningen O / K Handläggare Syst. ordn. Bevaras 4 år Bevaras i urval, övrigt gallras vid inaktualitet O / K Handläggare Syst. ordn. Bevaras 4 år Underlag gallras då sammanställning gjorts. Se även administrativa avdelningens dokumenthanteringsplan O Närarkiv Dnr 4 år Samlas på administrativa avdelningen och överlämnas till Lotteriinspektionen, vilka ansvarar för arkivering Undgomstorget O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Samlas på administrativa avdelningen ar rörande Blankett försörjningsstöd Papper O Handläggare Syst. ordn Vid inaktualitet Överförs via projektledning Samordningsförbundet Vänersborg/Mellerud till ESF-rådet

8 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden SOCIALREGISTER PERSONAKTER HANDLINGAR RÖRANDE FADERSKAP OCH FÖRÄLDRASKAP Ärende/journalblad Protokoll, S / MF Samtycke, erkännande/- bekräftelse Anmälningar om faderskap Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Underrättelser från Skatteverket om inflyttat barn Identitetsstyrkande handlingar ar om vårdnaden av barn Intyg (ultraljudsundersökningar, förlossning, utveckling etc.) Rättsgenetiska/kemiska undersökningshandlingar Nedläggning om faderskapsutredning ar i ärende rörande hävande av faderskap Beslut / dom Anmälan om gemensam vårdnad Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Begäran om hjälp från UD Personakt / Socialakt O / K Närarkiv Personakt Samtliga bevaras 5 år efter avslutad akt I IT-stödet ProCapita samordnas journalerna vid gallring: Ekonomi, Förmedling, Vård- och behandling (Missbruk, Familjestöd) och Familjerätt Vid personens myndighetsålder eller 5 år efter avslutad akt S = Sambo, M = Mor, F = Far UD = Utrikesdepartementet

9 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden Kallelser till rättegång, möte med O / K Närarkiv Personakt Vid inaktualitet handläggare med mera Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 68 HANDLINGAR RÖRANDE ADOPTION Personakt / Socialakt Ansökningar om medgivande med bilagor O / K Närarkiv Personakt Samtliga bevaras Intyg om adoptionsutbildning Ärendeblad, journalblad Utdrag ur polis- och socialregister Anmälan om förslag på barn Samtycken med bilagor Utredningar ar rörande barnets ursprung Referenser Yttranden från socialnämnd till tingsrätt Yttranden från nämnden för internationella adoptioner Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Beslut, medgivande Aktualiseringsintyg Ansökan till tingsrätten om adoption Tingsrättens dom Återkallelse av medgivande Överklaganden med bilagor Vid personens myndighetsålder eller 5 år efter avslutad akt

10 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden Beslut/domar i förvaltningsdomstol Uppföljningsrapporter 69 Kallelser till rättegång, möte med handläggare med mera Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Medgivande att hämta uppgifter ur andra register, sekretesseftergift O / K Närarkiv Personakt Vid inaktualitet Medgivandeutredning klar, men ej fullföljd adoption PLACERINGSÄRENDEN BARN Personakt / Socialakt Anmälningar från polis, skola, etc. Ärenden / journalblad Utredningar i enskilt ärenden Matchningsbilagor, barn familjehem Överväganden, omprövningar av vård Avtal med föräldrar Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård Beslut med underlag ar rörande underställning till länsrätt Ansökningar om vård, med bilagor Anmälningar om behov av vård Papper IT O / K Närarkiv Personakt Personer födda 5, 15, 25 i varje månad bevaras. Övriga ska gallras efter 5 år. O / K Närarkiv Personakt Samtliga bevaras Placering i Institution, Familjehem, Privatplacering, HVB-hem (=Hem för Vård och Boende) Vid personens myndighetsålder eller 5 år efter avslutad akt SIS = Statens institutionsstyrelse Förvaras skilt från barnets akt

11 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden (till institution), vuxna Yttranden till åklagare, tingsrätt etc. Domar Vård-, behandlings- och arbetsplaner för minderårigs placering Ansvarsförbindelser Meddelanden från institutionen om utskrivning Korrespondens av betydelse för ärendet Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelser i ärendet Placeringsmeddelanden från SIS Registerkontroller ar i namnärenden Vårdnadsutredningar Journaler med bilagor från HVB-hem Inkomna, utgående och upprättade O / K Närarkiv Personakt Vid inaktualitet handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 70

12 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden HANDLINGAR RÖRANDE VÅRDNAD, BOENDE OCH UMGÄNGE Personakt / Socialakt Personer födda 5, 15, 25 i varje månad bevaras. Övriga ska gallras Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad och umgänge FAMILJERÄTT Tingsrättens begäran om utredning Ärenden / journalblad Utdrag ur polis- och socialregister Personbevis Överenskommelser Utredningar i namnärenden till tingsrätten Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Avtal som inte blir godkända Remisser till tingsrätt om samarbetssamtal, remissvar Domar Äktenskapslicenser Ansökningar om kontaktperson vid umgänge Påtalanden om god man till tingsrätt O / K Närarkiv Personakt Bevaras O / K Närarkiv Personakt Bevaras 5 år 5 år Vid personens myndighetsålder eller 5 år efter avslutad akt. Får inte gallras förrän barnet fyller 18 år. Personer födda 5, 15,25 i varje månad bevaras. Övriga ska gallras. Kallelser till rättegång, möten med mera O / K Närarkiv Personakt Vid inaktualitet

13 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG Personakt / Personer födda 5, 15, 25 i varje ALLMÄNT - PERSONAKTER Socialakt månad bevaras. Övriga ska gallras efter 5 år. ar, som kan förekomma i flera Anmälningar Ansökningar Ärendeblad och journalanteckningar Utredningar Beslut om bistånd / insatser Överklaganden Beslut/domar Genomförandeplaner, handlings- / vårdplaner, överenskommelser Ansökningar till institutioner om vård Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Registerkontroller som utgör underlag för beslut Fullmakter Yttranden Begäran om handräckning Efterlysningar Avtal om handhavande, annans medel O / K Närarkiv Personakt Bevaras Se ovan olika typer av ärenden/akter 5 år OBS! ar rörande personer födda enligt rutin oavsett registerledare 72

14 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden Kallelser till rättegång, möte med handläggare med mera Remisser och remiss-svar t.ex. arbetsförmedling, läkare, beroendevård Meddelanden om utskrivning t.ex. från institution Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar m.m.) Underrättelser från kronofogdemyndigheten om avhysning Polisrapporter om brott eller misstanke till brott O / K Närarkiv Personakt Vid inaktualitet

15 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden HANDLINGAR FÖRSÖRJNINGSSTÖD / FÖRMEDLINGSMEDEL Personakt / Socialakt Personer födda 5, 15, 25 i varje månad bevaras. Övriga ska gallras efter 5 år. Försättsblad Genomförandeplaner / överenskommelser Beräkningsblad Fullmakter / bevakningar Journalanteckningar Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse läkarintyg Överklaganden med bilagor Remisser och remissvar Beslut i enskilt ärende om bistånd Registerkontroller som utgör underlag för beslut hyreskontrakt Meddelanden om obetalda hyror, störningar och avhysningar Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Registerkontroller som utgör tillfällig betydelse O / K Närarkiv Personakt Bevaras Se ovan O / K Närarkiv Personakt Vid inaktualitet år OBS! ar rörande personer födda enligt rutin oavsett registerledare

16 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden Ansökan om ekonomiskt bistånd, blankett O / K Närarkiv Personakt 5 år i pågående ärende Bilagor till enskilds ansökan om bistånd Fakturor betalda via ekonomiskt bistånd (original och kopior) Fakturor för enskilda medel /Förmedlingsmedel (original) O / K Närarkiv Personakt 2 år Kan gallras under förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter om bilagor (typ av bilagor samt summa) O / K Närarkiv Pärm 10 år Fakturor gallras efter 10 år enligt lag om kommunal redovisning O / K Närarkiv Pärm 10 år Ingår i ovanstående pärm MISSBRUK Personakt / Socialakt Ansökningar om vård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) Anmälningar från polis etc. Ärendeblad/journalblad Beslut och beslutsunderlag ar rörande underställning till länsrätt LVM Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Genomförandeplaner, behandlingsplaner O / K Närarkiv Personakt Bevaras Se ovan Personer födda 5, 15, 25 i varje månad bevaras. Övriga ska gallras efter 5 år. 5 år Se ovan även: Individ- och familjeomsorg - allmänt

17 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden FAMILJEHEM, KONTAKTPERSON/-FAMILJ, (UPPDRAGSTAGARAKTER) Personakt / Socialakt Personer födda 5, 15, 25 i varje månad bevaras. Övriga ska gallras efter 5 år. Ansökningar Utredningar av familjehem, kontaktperson / familj Registerutdrag polis / socialtjänst / kronofogdemyndighet Tilläggsutredningar Avtal - uppdrag Uppsägningar av avtal Journaler med aktanteckningar Underlag till lönekontoret Beräkningsblanketter, ersättningar Beslut / protokollsutdrag från socialutskott och sektionschef O Närarkiv Alfab.ordn. Bevaras Se ovan 5 år efter avslutad akt Se även individ- och familjeomsorg - allmänt 5 år efter det senast avslutade uppdrag inom IFO FLYKTING- OCH INVANDRARVERKSAMHET LIF Se även socialtjänstens personakter LIF = Lagen om introduktionsersättning för flyktingar och vissa andra utlänningar Flyktingakter enligt LIF O / K Handläggare IT + Mappsystem Bevaras 4 år ProCapita, se nedan Se även socialregisterakter LIF = Lagen (1992:1068) om introduktionsersättning för flyktingar och vissa andra utlänningar

18 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden ar rörande samarbetsmöten med AMA och Komvux K Flyktingsektionen Syst. ordn. Vid inaktualitet Se AMA, resp. Komvux Utvärdering av flyktingverksamhet, tertial redovisning O/K Sektionschef Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Ingår i förvaltningens diarieförda handlingar Avtal med statens myndigheter och kommunen om mottagande av flyktingar K Flyktingsektionen Pärm Vid inaktualitet finns hos kommunstyrelsens diarieförda handlingar Beställningar av utbildningar LIF akt Ärendeblad / journalblad Introduktionsplaner Praktikplatsformulär Utredningar och beslut i enskilt ärende Ekonomiska beräkningar Förbindelser att följa reglerna för introduktionsersättning Avslag Yttranden till åklagare och allmän domstol Överklaganden med bilagor Korrespondens av betydelse O O / K Flyktingsektionen Flyktingsektionen Syst. ordn. Pärm IT Mappsystem 2 år Under förutsättning att ingen utestående fordran finns Bevaras 4 år ProCapita. Se även socialregisterakter

19 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden Underlag till ansökan om introduktionsersättning O / K Flyktingsektionen IT Mappsystem Vid inaktualitet Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär O / K Flyktingsektionen IT Mappsystem Vid inaktualitet Beslut om hemutrustningslån från CSN Beslut från invandrarmyndighet FAMILJERÅDGIVNING Handläggarens arbetsmaterial Korrespondens O / K O / K Flyktingsektionen Flyktingsektionen IT Mappsystem IT Mappsystem Vid inaktualitet Vid inaktualitet Papper O/K Handläggare Objektsvis Vid inaktualitet OSL 21:1 Dock senast då ärendet avslutats Statistik Papper IT O Handläggare Ingår i verksamhetsredovisning

20 = allt IT-material, som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper, varvid IT-materialet gallras Antagen av socialnämnden ENSAMKOMMANDE BARN Personakt / Socialakt Aviseringar Beslut placeringar på boende Beslut inleda utredningar Utredningar Vårdplaner Genomförandeplaner Dokumentation Väsentlig information och korrespondens Beslut avslut O / K Närarkiv Personakt Bevaras Se ovan Personer födda 5, 15, 25 i varje månad bevaras. Övriga ska gallras efter 5 år efter avslut. 5 år All dokumentation samlas hos handläggare vid avslut. Kallelser t.ex. sjukvård och övrigt. Oväsentlig information och korrespondens O / K Närarkiv Personakt Vid inaktualitet