DOKUMENTHANTERINGSPLAN. Omsorgsförvaltningen

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Omsorgsförvaltningen 1

2 Innehåll Sidnr Allmänt om dokumenthantering och arkivering 3 Arkivredogörare/kontaktpersoner 5 Administration 6 2

3 Dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden Bakgrund Kommunens arkivhantering påverkas av flera lagar och förordningar. Främst regleras verksamheten genom arkivlagen (1990:782) och kommunens arkivreglemente (kommunfullmäktige 14 december 1998). I arkivreglementet för Hudiksvalls kommun framgår att varje myndighet (nämnd, styrelse) ska upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver hur myndigheten hanterar sina handlingar. Dokumenthanteringsplanen är ett hjälpmedel som visar på vilket sätt verksamheten dokumenteras och hur dokumenten tas om hand och bevaras. Planen innehåller en förteckning över de dokument/handlingar som används inom verksamhetsområdet med uppgifter om hur de ska hanteras, vilka handlingar som ska bevaras, när de ska levereras till centralarkivet och vad som ska gallras. Den gallring som sker måste vara noga genomtänkt. Planen ska vara ett stöd i förvaltningens skyldighet att tillvarata allmänhetens rätt till insyn, egna behov av att kunna söka information och forskningens framtida behov. Struktur Planen är indelad efter omsorgsförvaltningens organisation med administration, äldreomsorg, handikappomsorg/funktionsnedsättning. som är gemensamma för hela förvaltningen, exempelvis handlingar som gäller budget, personal, hanteringen av e-post etc, redovisas enbart under avsnittet Administration. Dokumenthanteringsplanen är ett levande redskap i omsorgsnämndens verksamhet. Planen kan behöva ändras om verksamheten ändrar innehåll eller om dokument utvecklas. Digital dokumenthantering Inom omsorgsförvaltningen sker en stor del av dokumenthanteringen i digital form. I dagsläget saknar kommunen regler och rutiner för digital arkivering. som ska slutförvaras ska därför skrivas ut på papper och arkiveras i denna form tills vidare. Slutförvaring Slutförvaring av handlingar sker i huvudsak i kommunens centralarkiv dit handlingar ska skickas efter ett visst antal år, vanligtvis 2 eller 5 år. Sekretesshandlingar förblir sekretesskyddade vid centralarkivering. 3

4 Definition av centrala begrepp Närarkiv: Mindre arkiv/förvaringsplats på respektive enhet/arbetsplats. Centralarkiv: Kommunens centralarkiv i Guldsmeden. Gallring: Handlingen förstörs och kan därmed inte återsökas eller återskapas. Sekretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form gallras i systemet. Antal år som uppges i kolumnen för gallring anger det antal hela år som ska förflyta innan handlingen får gallras. Gallring vid inaktualitet: Handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Bevaras: Handlingen ska arkiveras för all framtid. som ska bevaras slutförvaras i kommunens centralarkiv. Gallring av personakter enligt socialtjänstlagen, LSS oh HLS Bevarande och gallring av handlingar som tillhör en personakt regleras i 12 kap 1-2 socialtjänstlagen (SoL), LSS 21C och HLS Där framgår att handlingar i personakt, med vissa undantag (se nedan), ska gallras (förstöras) fem år efter det att senaste anteckningen gjordes i akten. En personakt kan bestå av en digital akt och en pappersakt. Reglerna om bevarande och gallring gäller för båda dessa aktdelar. Undantag från gallringsbestämmelserna Av rättssäkerhetsskäl samt för att personer ska ha möjlighet att ta reda på sitt sociala ursprung finns det undantag från reglerna om gallring. Undantag gäller handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredningar om faderskap/föräldraskap och adoptioner samt när ett barn placerats eller tagits emot i ett annat hem än det egna; som familjehem, hem för vård eller boende eller annat enskilt hem. Dessa ska bevaras. Undantag från gallring gäller även handlingar rörande personer födda den 5:e, 15:e eller 25:e varje månad. Dessa ska bevaras för forskningsändamål. Rensning Senast i samband med att ett ärende avslutas ska man ta ställning till om minnesanteckningar, utkast och andra motsvarande handlingar ska arkiveras eller inte. Att förstöra sådana handlingar som inte ska arkiveras kallas rensning och är en åtgärd som vidtas oberoende av gallringreglerna. Normalt utförs rensningen av berörd handläggare som har kännedom i ärendet. 4

5 som ska bevaras ska skrivas ut på enkelsidigt,arkivbeständigt papper innan leverans till centralarkivet sker. Begäran om att få ut handling ur arkiverad akt I de fall någon begär ut handling ur en akt som arkiverats och lämnats till kommunens centralarkiv för slutförvaring, ska personen hänvisas till kommunens arkivarie som hanterar sådan begäran. 5

6 Arkivbeskrivning Organisation Omsorgsförvaltningens uppdrag är att erbjuda en professionell och individuellt anpassad omsorg och därigenom ge förutsättningar för ett gott och värdigt liv. Kärnverksamheterna är omsorg om äldre och omsorg om personer med funktionsnedsättning. Arbetsuppgifter och handlingar Större delen av arbetsuppgifterna är lagreglerade och styrs främst av: Socialtjänstlagen (SoL) Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Inom omsorgsnämndens verksamheter produceras en mängd dokument som är allmänna handlingar. Dessa ska hanteras enligt de krav som ställs i arkivlag och kommunens arkivreglemente. Exempel på dokument kan vara: Protokoll från omsorgsnämnden och dess utskott Personaladministration Genomförandeplaner Ansökningar Utredningar, beslut Avtal Sekretess Sekretess gäller inom omsorgsnämnden för uppgift om enskilds personliga förhållanden, enligt offentlighet- och sekretesslagen. Gallring sker i enlighet med omsorgsförvaltningens dokumenthanteringsplan. Arkivbildare Omsorgsnämnden. 6

7 Arkivansvar Arkivansvarig är nämndesekreteraren. Första giltighetsdatum Prel Förvaring Akterna förvaras antingen i personnummerordning eller i diarieplansordning. 7

8 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Administration Verksamhet Verksamhetsberättelser, årsbokslut P+data D 5 år Efter 5 år Bevaras Papper bevaras Nämndsplan, nämndens åtaganden P+data D 5 år Efter 5 år Bevaras Papper bevaras Dokumenthanteringsplan P D + Pärm 5 år Efter 5 år Bevaras Papper bevaras Protokoll och kallelser m m Mötesanteckningar från ledningsgrupp, referensgrupp, arbetsgrupp eller liknande, arbetsplatsträffar Protokoll från nämnd och utskott P Pärm Via Under förutsättning att de inte innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten P+data Pärm 5 år Efter 5 år Bevaras Datafiler sparas och bevaras på V Register till omsorgsnämndens protokoll Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträde P Pärm 5 år Efter 5 år Bevaras Binds tillsammans med protokollet P+Data P+Data Via Samverkansprotokoll, förvaltningsnivå P Pärm 5 år Efter 5 år Bevaras MBL-handlingar P Pärm 5 år Efter 5 år Bevaras Lars Lindéns Stiftelse Bidragsansökningar och beslut Protokoll P P D D 5 år 5 år Efter 5 år Efter 5 år Både beviljade och ej beviljade anökningar ska sparas Paragrafen ingår i arbetsutskottets sekretessprotokoll 8

9 Delegering, nämnden Delegeringsordning P D 5 år Efter 5 år Bevaras Delegeringsbeslut P D 5 år Efter 5 år Bevaras Diarium Diarieförda ärenden P D 5 år Efter 5 år Bevaras Sorteras efter diarieplan Ärendeblad P+data D 5 år Efter 5 år Bevaras Sparas tillsammans med respektive ärende. Ärendeförteckning P Pärm Se anm Bevaras Skrivs ut vid slutarkivering av nämndens handlingar i samband med leverans till centralarkiv Diarieplan P Pärm Se anm Bevaras Vid slutarkivering av omsorgsnämndens handlingar Diarieförda handlingar av ringa betydelse P D Via Ärenden för yttrande inom kommunen P D Via Original hos remittent Anonyma skrivelser P P + D 1 år 1 år Avtal Avtal, hyror och kontrakt, original P Pärm 2 år efter upphörd giltighetstid Avtal och kontrakt,rutinmässiga P Pärm Under giltighetstiden och två år därefter 2 år efter upphörd giltighetsperiod Ingår i diarieförda handlingar Tex leasingavtal, licensavtal för datasystem 9

10 Internt Postlista Data Via Informationsskrift, broschyr eller liknande som framställs av förvaltningen Personal Rekryteringsprocessen annonsunderlag, behovsanmälan, tjänsteansökningar, tillsättningar, ansökningshandlingar ej antagna, P Pärm 2 år Ja Via 1 ex till arkivet Data Via/Resp. arbetsledare Offentliga jobb Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Data Gallring 2 år P g a möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering Anställningsuppgifter P Pärm Under anställningstid Ändringsuppgift P och data Pärm och data Under anställningstid 10 Bevaras Bevaras på personalkontoret Rapporteras in i PA-systemet Arbetsskada/ tillbud Data Data Hanteras i datasystemet LISA Arbetsmiljöuppgifter, fördelning och delegering Förtroendevaldas lönerapporter P Pärm 5 år Efter 5 år P eller data Pärm eller data Via Rapporteras in i PA-systemet Frånvaroansökan Data Data Görs i PA-systemet Läkarintyg P Pärm Via Nyckelkvittenser P Pärm Via

11 Rehabiliteringsutredningar och planer Data Data Hanteras i datasystemet Adato Reseräkningar Data Data Görs i PA systemet Arbetspraktik, elever? Data Via/Handledare Mål- & ansvars-beskrivning Data Data Via Personalavdelningen Sekretessbevis (Tystnadsplikt) P Pärm Se anm. Originalet bevaras på arbetsplatsen, till personalavdelningen vid anställningens upphörande Betyg vid anställning och utbildning P Bevaras på personalavdelningen Kursinbjudningar Via 25-års uppvaktningar P Pärm Via Flexrapport P Via Tjänstgöringsrapport, Tillfällig anställning tidrapport P P 2 år 2 år 11 Gallras 2 år Lönesamtalsdokumentation P+Data Via Hos ansvarig chef Dokument från medarbetarsamtal P+Data Via Hos ansvarig chef PA-systemet, original bevaras på arb.platsen, kopia timanställd bevaras på personalavdelningen Lönelista/konvertingeringsinformation P+Data Pärm 2 år Via Original hos ekonomikontor LAS-listor/kovertering Data PA-systemt Varsel P Kopia 2 år Original hos den enskilde Uppsägning P Kopia 2 år Original på personalavdelningen

12 Tjänstgöringsintyg/Betyg (utfärdat av förvaltningen) P Via/Resp.enhetschef Arbetsgivarintyg Data Via Rekryteringsenheten Ekonomi Internräkningar/beställningar P Pärm Via Original hos ekonomikontoret Bokföringsorder P Pärm Via Original hos ekonomikontoret Attestlistor P Via Original hos ekonomikontoret Utanordningar P 2 år Kassarapporter P Pärm 2 år Personalbudget P Via Original hos ekonomi Hantering av privata medel, Kassabok, kvitto, kvittens Statistik och enkäter Sammanställning av enkäter och statistikuppgifter, P Kassabok 10 år efter senaste anteckning P D 5 år Efter 5 år Bevaras Statistiksuppgifter P Pärm Via D v s när sammanställningen är gjord Egna enkäter, svar och andra underlag P Pärm Via D v s när sammanställningen är gjord 12

13 Cirkulär, meddelandeblad, rapporter och nyhetsbrev Data Via Författningssamlingar Data Via E-post och internt Cookiefiler Spår efter Internetbesök Via Gallras snarast E-post som innehåller känsliga uppgifter men inte är sekretesshandlingar P Gallras ur e-post Behandlas som papperspost Omsorgsnämndens E-post-handlingar P D 5 år Diariehandlingar bevaras, övrigt gallras Sekretesshandlingar som inkommer som E-post P Pärm Skall inte lagras i någon handläggares mail-box utan tas ut på papper och registreras i diariet som papperspost. Personlig e-post Gallras snarast Övrigt Cirkulär, meddelandeblad, nyhetsbrev, handlingar överlämnade för kännedom samt övrig allmän information D+P Pärm Via T ex cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting, Socialstyrelsens meddelande blad, kursinbjudningar Författningssamling P Pärm Via Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen och som saknar betydelse för den egna verksamheten 13 Via T ex protokolls kopior och inkomna remissunderlag.

14 Klagomåls- och avvikelsehantering, lex Sarah, lex Maria Inkomna synpunkter och klagomål i särskilda frågor Inkomna synpunkter och klagomål av allmän karaktär Sammanställningar av synpunkter och klagomål av allmän karaktär D+P D 5 år Efter 5 år Bevaras Ingår i diarieförda handlingar D+P Pärm 2 år 2 år När sammanställning gjorts D+P D 5 år Efter 5 år Bevaras som rör avvikelsehantering D+P Pärm 5 år 5 år Rapport, utredning, anmälan Lex Sarah D+P D 5 år Efter 5 år Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Rapport, utredningar, anmälan Lex Maria D+P D 5 år Efter 5 år Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Extern avvikelse primärvård/sjukhus P 2 år 2 år Original hos MAS Övriga externa avvikelser P Kopia 2 år Original hos nämndsekreteraren All intern avvikelse P Kopia 2 år Original hos nämndsekreteraren Förslag, synpunkter, klagomål P D 1 år Ja Avslutas ett år efter inaktualitet 14

15 Sammanställning värdighetsgarantier P+data 2 år Personakter SoL/LSS/Färdtjänst/HSL Ansökningar från enskild, med eventuella bilagor P+data Personakt 5 år efter senaste anteckningen Utredningar och beslut i enskilt ärende P+data Personakt 5 år efter senaste anteckningen Dokumentation av planering som rör den enskilde t ex individuella vårdplaner, genomförandeplaner, samordnad plan Anmälningar och intyg som ej leder till något ärende Överklaganden, med bilagor och yttranden P+data Personakt 5 år efter senaste anteckningen P 1 år P 5 år efter senaste anteckningen Beslut/ domar i förvaltningsdomstol P Personakt 5 år efter senaste anteckningen Journalanteckningar P + data 5 år efter senaste anteckningen * Gallras 5 år efter senaste anteckning, med undantag enligt anmärkning * Gallras 5 år efter senaste anteckning, med undantag enligt anmärkning * Gallras 5 år efter senaste anteckning, med undantag enligt anmärkning * Gallras 5 år efter senaste anteckning, med undantag enligt anmärkning * Gallras 5 år efter senaste anteckning, med undantag enligt anmärkning * Gallras 5 år efter senaste anteckning, med undantag enligt anmärkning *Bevara födda dag 5, 15, 25 *Bevara födda dag 5, 15, 25 *Bevara födda dag 5, 15, 25 *Bevara födda dag 5, 15, 25 *Bevara födda dag 5, 15, 25 *Bevara födda dag 5, 15, 25 Erbjudande av beviljad bostad P + Data * Via *Bevara födda dag 5, 15, 25 15

16 Läkarintyg & Utlåtanden från andra myndigheter 5 år efter sista anteckningen * *Bevara födda dag 5,15,25 Administration LSS Tidsredovisningar assistansersättning, Försäkringskassan enligt SFB. Fakturor från Försäkringskassan P 5 år Utbetalningar från Försäkringskassan P 5 år Avgifter Underlag för debitering ex Treserva, raindance P 5 år P+data 2 år Avgiftsbeslut P+Data 2 år Debiteringslistor P+data 2 år Arbetsmiljö 16 Efter 5 år/resp.arbetsledare Fysisk Skyddsrondsprotokoll P 2 år Kopia till skyddsingenjören Psykosocial kartläggning Data Personalavdelningen Handlingsplan P 5 år Riskbedömning P 2 år Ingår det i en diariefördhandling gäller särskilda regler. Hälso- och sjukvård Närarkiv Centralarkiv Gallring

17 Sjuksköterska Treserva omvårdnadsjournal D Omvårdnadsmeddelande, Omvårdnads/läkarepikris P 3 år Bevaras Medicinsk händelse P 3 år Bevaras Vätskemätning P 3 år Bevaras Vändschema P 3 år Bevaras Medicinlista, dosrecept P 3 år Bevaras Iordningsställda läkemedel i doseringshjälpmedel P 3 år 3 år Signaturlista, boendeenhet P 3 år Bevaras Signaturlista, läkemedel vid behov P 3 år Bevaras Lista för överlämnande av läkemedel Blodprov/urinprov/blodtryck P 3 år Bevaras P 3 år Bevaras Daganteckningar för insulin P 3 år Bevaras Blodglukoslista P 3 år Bevaras Behandlingsschema P 3 år Bevaras Delegeringsbeslut D/P 3 år P 3år 17

18 Avvikelserapport, intern P 3 år 3 år Original hos MAS Avvikelserapport, extern P 2 år 2 år Original hos MAS Avvikelserapport, Dosapotek P 2 år 2år Erbjudande om vaccinering P 6 mån 6 mån Vaccinationsjournal P 6 mån 6 mån Ordination Waran P 3 år Bevaras Förbrukningsjournal narkotika, individuell Förbrukningsjournal narkotika, gemensamt förråd P 3 år Bevaras P 3år 3 år Gallras 3 år efter sista notering Instruktion omläggning av sår P Via Dokumentation i vårdplan, omvjournal Arbetsterapeut/Sjukgymnast Treserva rehabjournal D Rehab händelse P 3 år Bevaras Utprovningsrutin personlyft P 3 år 3 år ADL status MMT P Via Dokumentation i rehabjournal Delegeringsbeslut D/P 3 år P 3 år Avvikelserapport, intern P Kopia 3 år 3 år Original hos MAS 18 via

19 Avvikelserapport, extern P Kopia 2 år 3 år Original hos MAS Rehabplan från landstinget P 3 år Bevaras Signeringslista träning mm P 3år Bevaras Överrapportering från annan rehabavd P 3 år Bevaras 19