Handlingar som inte tillhör Skannas, Överföring till centralarkiv. Handlingar Sorteringsordning Förvaringsplats Överföring till närarkiv

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för bygg-, miljö- och hälsoskyddsnämndens verksamhet MB Miljöbalken RO Renhållningsordningen FHM Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd LST Länsstyrelsen MSA Miljösanktionsavgift VU Verksamhetsutövare LL Livsmedelslagen LF Livsmedelsförordningen PBL Plan- och bygglagen Handlingar Sorteringsordning Förvaringsplats Överföring till Bygg-, miljö- och hälsoskyddsnämndens Löpnummerserie, Direkt 1 år protokoll kronologisk, årsvis, pärm Delegationsbeslut Löpnummerserie, Direkt 1 år kronologisk, årsvis, pärm Gamla registerkort Alfabetisk Överfört till 2007 Registerkort övriga ärenden Diarienummerordning Överfört till 2007 Handlingar som inte tillhör Skannas, Förvaras på G: Direkt digitalt något ärende Personal MBL-protokoll Alfabetisk, årsvis, pärm Direkt 2 år Kursinbjudan, Konferenser Reklam, Tidskrifter Direkt eller vid inaktualitet E-post som inte tillför något i Direkt ett ärende E-post med bilagor som hör till ett ärende Registreras digitalt i Castor. Digitaliseras direkt

2 Dokumenthanteringsplan för miljöskydd, renhållning, hälsoskydd, naturvård (strandskydd), miljöövervakning och vattenverksamhet. Handlingar Sorteringsordning Förvaringsplats Livsmedel och smittskydd Registrering av livsmedelsanläggning (art. 6.2 i förordning (EG) nr 852/2004) Godkännande av livsmedelsanläggning (art. 4 i förordning (EG) nr 853/2004) Tillfälligt eller permanent upphävande av godkännande (art. 31 och 54 i förordning (EG) nr 882/2004, art. 4 i förordning (EG) nr 853/2004 och livsmedelsförordningen.) Kontrollrapporter Beslut om att begränsa eller förbjuda utsläppande på marknaden (art i förordning (EG) nr 882/2004) Föreläggande och förbud (22 LL) Av livsmedelsverket meddelade villkor eller saluförbud för kännedom (6 LL och 5 LF) Beslut om omhändertagande av livsmedel När verksamheten upphör När verksamheten upphör När verksamheten upphör 5 år Då saluförbude t upphävs Godkännanden som har meddelats innan 1 dec 2009 med stöd av den nu upphävda 5 i LIVSFS 2005:20 anses som en registrering. Gäller endast animalieanläggningar Gäller endast animalieanläggningar

3 Handlingar Sorteringsordning Förvaringsplats Villkorat godkännande (art. 4 i förordning 853/2004, art. 3 i förordning (EG) nr 854/2004) Tidsbegränsat godkännande/registrering av livsmedelsanläggning Anmälan till BMH om smittsam sjukdom vid livsmedelshantering Råttsaneringsbevis, kopior Analysprotokoll vattenanläggningar Analysprotokoll livsmedel Föreläggande/förbud i enskilda fall för att förhindra spridning av samhällsfarliga sjukdomar Miljöskydd och kemiska produkter Ansökan om enskilt avlopp (9 kap 6 och 7 MB, 13 FMH, 1 Lokala föreskrifter. Ansökan om tillstånd för värmepump (11 Lokala föreskrifter) Anmälan om miljöfarlig verksamhet (9 kap. 6 MB, 14, 17, 21 FMH) Vid inaktualitet 1 år 5 år eller tidigast när verksamhet en upphör Gäller endast animalieanläggningar 5 år Från ackrediterat laboratorium 3 år eller Dricksvatten-protokoll när vattenanläggning verksamhet bevaras en upphör Vid inaktualitet Förutsatt att anläggning byggts. Förutsatt att anläggning byggts Inkl. ritningar, teknisk beskrivning, ev MKB, samrådsredogörelser.

4 Handlingar Sorteringsordning Förvaringsplats Dokumentation av samråd och besiktningar Framställningar till LST om överlåtelse av tillsyn (26 kap. 3 MB och 10 FTM). Kontrollprogram som vunnit laga kraft (26 kap. 19 MB). Beslut om förbud eller upphävda villkor (24 kap. 3 och 5 MB) Föreläggande om skyddsåtgärder, försiktighetsmått eller förbud (26 kap. 9 MB) Provtagning enlig kontrollprogram Övrig provtagning Bedömningsunderlag i tillståndsärenden och andra handlingar (22 kap,3 och MB) Miljörapporter (26 kap 20 MB) Köldmedierapporter Utredningar om luft, vattenoch markföroreningar Anmälan och kontrollrapport om vissa cisterner, årsvis Vid inaktualitet 5 år 10år T.ex. kungörelser, samrådsanteckningar, besiktning, yttranden från enskilda, organisationer och myndigheter. Pärm hos handläggaren Pärm i 5 år

5 Handlingar Sorteringsordning Förvaringsplats Erinringar från VU mot förslag till beslut Inspektionsrapporter Hälsoskydd Anmälan om vissa offentliga lokaler (38 FMH) Ansökan samt beslut om djurhållning inom planlagt område (3 Lokala föreskrifter) Geologiska radonspårningskartor Mätning av radon i inomhusluft Mätning av radon i dricksvatten Mätning av markradon vid byggnation Bullermätningar, luftföroreningar Enskilda dricksvattenanalyser samt följesedlar Analysprotokoll: Bassängbad, strandbad Utredningar och olägenhet för människors hälsa eller miljön. Inventering och åtgärds-plan PCB När verksamh. upphör När verksamheten upphör 2 år Förutsatt att verksamheten funnits Dok.hållare i Pärm i Inkl uppföljningsmätningar Pärm i 5 år Sekretessbelagt innan, årsvis, Scannas bygglovenheten Pärm i 5 år Sekretessbelagt innan, årsvis Alfabetisk, årsvis Pärm i Objekt och adress Pärm hos handläggare

6 Handlingar Sorteringsordning Förvaringsplats Renhållning och avfall Ansökan om förmultnings- /alternativa toaletter (15 kap. 18 MB). Ansökan och beslut om befrielse eller uppehåll från sop- och latrin-hämtning. (15 kap. 18 MB, RO. Ansökan om latrinkompost, hushållskompost, slamkompostering och samkompostering (RO) Redovisning. från LST av transp. mängd farligt avfall. Ansökan om ändring tömningsintervall för enskilt avlopp. (RO) Strandskydd Ansökan om strandskyddsdispens (7 kap 15 och 18 MB) Klagomål av rutinartad karaktär. Miljöövervakning Sjö-, puls och havsviksprovtagning. Sammanställningar eller rapporter. Vattenverksamhet Ansökan om uppläggning av muddermassor (7 kap. 16 MB) Områdesvis, årsvis Vid inaktualitet, bygglovenheten, bygglovenheten Pärm hos handläggare et Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Scannas Scannas

7 Handlingar Sorteringsordning Förvaringsplats Yttrande till LST angående muddring. Övergripande Projektinriktad kontroll, beskrivning och resultat Sammanställningar och utredningar av t.ex. vatten- och livsmedelsburen smitta Beslut om avgift i enskilt fall Begäran om polishandräckning (27 LL) Åtalshandlingar Beslut om MSA (30 kap 2 MB) Åklagarens beslut med anledning till BMH:s begäran om åtalsprövning. Även handlingar gällande smittskydd I de fall det rör sig om en fast årlig avgift kan besluten gallras efter det att förhållandena ändras. Underlag för debitering måste finnas tillgängliga i minst från räkenskapsårets utgång. 2 år

8 Handlingar Sorteringsordning Förvaringsplats Bygglovärenden Diarieförda handlingar Fastighetsbeteckning, Hos handläggaren, Efter Handlingar som skannas efter hängmapp och efter beslut till handläggning slutbevis utfärdats och beslut Övriga myndigheters beslut (det senaste överst) Protokollsutdrag (BMHs beslut) Ansökan Bygglovsritningar (stämplade) Skrivelser Yttranden från andra enheter Grannyttrande Rivningsförbindelse VA-avtal Övriga handlingar som handläggaren bedömer ska sparas (brev, foton etc) Mottagningsbevis Brandfarliga varor Ansökan med handlingar: Klassningsplan Verksamhetsbeskrivni ng Situationsplan Besiktningsintyg Riskanalys Fastighetsbeteckning, hängmapp Efter skanning Ska skannas Efter beslut 2 år efter att tillståndet upphört att gälla Ska skannas.

9 Handlingar Sorteringsordning Förvaringsplats Anmälan Diarieförda handlingar Fastighetsbeteckning, Efter Handlingar som skannas efter Hängmapp handläggning slutbevis sller slutbesked och beslut utfärdats Slutbesked/Slutsamråd (nya lagen) Slutbevis (gamla lagen) Partiellt slutbesked Partiellt slutbevis Startbesked Protokoll arbetsplatsmöte Beslut om kontrollplan Anmälan om färdigställande Anmälan om utförd rivning Bygganmälan (Enbart gamla lagen) Anmälan av kvalitetsansvarig (gamla lagen) Anmälan av kontrollansvarig (Nya lagen) Verifierad kontrollplan Sakkunnigintyg Byggfelsförsäkring Sotarintyg Energideklaration Inmätning av fastighet Efter skanning Ska skannas.

10 Handlingar Sorteringsordning Förvaringsplats Obligatorisk ventilationskontroll) Besiktningsprotokoll Skannas digitalt Hissar Beslut Skannas digitalt Besiktningsprotokoll från Skannas kontrollorgan Register över kontrollerade hissar Skannas digitalt digitalt