Dokumenthanteringsplan för miljöenheten

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för miljöenheten Fastställd , dnr MN 2014/17 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel

2 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för miljökontoret... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet... 2 Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling... 2 Gallringsråd... 2 Handlingar som är av tillfällig betydelse... 3 Administration... 5 Remisser och enkäter... 6 Arkiv och diarier... 6 Personaladministration... 6 Budget och ekonomisk uppföljning... 7 Sociala medier... 7 Miljöövervakning, renhållning och avfall... 8 Hälsoskyddsverksamhet... 9 Djur Radon Tobak och OTC Läkemedel Miljöskydd och kemiska produkter Livsmedel och smittskydd Strategiskt miljöarbete Serveringstillstånd

3 Dokumenthanteringsplan för miljökontoret Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Arkivansvarig ansvarar för att kontoret uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. På miljökontoret är miljöansvarig den som är arkivansvarig. Arkivredogörare utses av miljöansvarig. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2013, kan alltså gallras tidigast i januari Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för instruktioner. Leverans till arkivet Leverans till kommunarkivet bör ske efter tio år eller när arkivansvarig gör bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling Handlingar som uppkommer inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling redovisas i egna dokumenthanteringsplaner. Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra. 2

4 Handlingar som är av tillfällig betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Gallringsfrist: Vid, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion. 3

5 B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Gallringsfrist: Vid, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper. 2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad form, till exempel fax, om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit senare. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt. 3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar. 4

6 Administration Handling Förvaring och sortering / Protokoll från miljönämnden Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Använd Arkiv 100 papper Protokollsutdrag Diarieförs i Diabas tillsammans med ärendet Kopieras på Arkiv 80 papper Protokollsutdrag över delegeringsbeslut Diarieförs årsvis i diabas Kopieras på Arkiv 80 papper Delegeringsbeslut Förvaras tillsammans med ärendet Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Pärmar på kanslienheten efter 2 år Tjänsteskrivelser till nämnd Diarieförs i Diabas Organisationsutredningar Diarieförs i Diabas Arbetsordning, reglementen Diarieförs i Diabas Kvalitetsdokumentsbeskrivning/ miljöledningssystem, processoch organisationsbeskrivningar Original bevaras i pärmar Protokoll/mötesanteckningar från ledningsgrupp, avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och liknande som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten Pärmar, sorterade på år Diarieförda handlingar Undantag: om man diariefört handlingar av tillfällig eller ringa karaktär kan dessa gallras efter särskilt beslut Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen Aktskåp vid In- och utgående handlingar av vikt Inkomna cirkulär och meddelanden av tillfällig och rutinmässig karaktär Pärmar, sorteras efter ämnesområde vid T.ex. kursinbjudningar eller interna meddelanden 5

7 Remisser och enkäter Handling Förvaring och sortering / Remisser, egna upprättade med sammanställning Remisser, svar på inkommande Enkäter, egenproducerade av långsiktig betydelse Pärmar, sorteras efter ämnesområden Även svar på inkommande Enkäter av tillfällig betydelse Pärmar, sorteras efter ämnesområden vid Inkommande och egenproducerade Enkätsvar, inkomna Pärmar, sorteras efter ämnesområden Om sammanställning finns Arkiv och diarier Handling Förvaring och sortering / Arkivredovisningar, arkivbeskrivningar och arkivförteckningar Pärmar, sorteras efter ämnesområden Dokumenthanteringsplan Diarieförs i diabas Diarier och övriga register som ger sökingångar till handlingar Diarieplan Pärm Personaladministration Handling Förvaring och sortering / Kompetensutvecklingsplaner Utvecklingsplaner, individuella Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser Utvecklingssamtal, övriga anteckningar MBL-protokoll/ Samverkansprotokoll Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt när anställning upphört när anställning upphört vid 6

8 Handling Förvaring och sortering / Övriga personalärenden Se separat dokumenthanteringsplan för personaladministration Budget och ekonomisk uppföljning Handling Förvaring och sortering / Budgetförslag Diarieförs i Diabas Underlag gallras vid Budget och flerårsplan Diarieförs i Diabas Internbudget Diarieförs i Diabas Ekonomisk uppföljning med helårsprognos, t.ex. kvartalsrapport Bokslut och verksamhetsberättelse Diarieförs i Diabas Diarieförs i Diabas Övriga ekonomiärenden Se separat dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Sociala medier Handling Förvaring och sortering / Olämpliga inlägg på sociala medier Inlägg på sociala medier Utdrag från sociala medier vid vid Inläggen raderas men skrivs ut på papper för att fungera som underlag för en eventuell polisanmälan 7

9 Miljöövervakning, renhållning och avfall Handling Förvaring och sortering / Kartläggning av industrier, utsläpp, föroreningar Kartläggning av vatten, påverkan, tillstånd Beskrivning av avfallshantering Redovisning från Länsstyrelsen av transporterad mängd farligt avfall Förfrågningar och klagomål av rutinartad karaktär efter 2 år Anmälan om latrinkompost årsvis vid Föreläggande vid nedskräpning (26 kap. 9 och 15 kap. 30 MB) Beslut om uppstädning (26 kap. 9 MB) 8

10 Hälsoskyddsverksamhet Handling Förvaring och sortering / Anteckningar i ärende årsvis Ansökan och anmälningar, tillståndsbeslut, ändringar avseende avloppsärenden enl 9 kap. 7-8 MB och FMH årsvis Förelägganden och inventeringsmeddelanden/ inspektionsrapporter avseende avloppsärenden enl 9 kap. 7-8 MB och FMH årsvis Ansökan och beslut om förmultnings-/ alternativa toaletter (15 kap. 18 MB och 14 FMH) årsvis Anmälan, ansökan och beslut om tillstånd för värmepump (9 kap. 8 MB och 14 FMH) årsvis Anmälan, ansökan och beslut som inte utnyttjats Aktskåp efter 5 år eller då tillståndet upphör Tillståndet kan vara tidsbegränsat Anmälan om vissa offentliga lokaler (38 FMH) Förutsatt att verksamheten funnits Begäran om polishandsräckning, råd och anvisningar efter 2 år Inventeringar, projekt, sammanställningar, besvärsundersökningar, resultat och beskrivning av kampanjer och liknande sammanställt material 9

11 Handling Förvaring och sortering / Beslut om föreläggande, förbud och rättelse på annans bekostnad jämte förslag och erinringar över förslag 10 år efter det att verksamheten upphört eller 10 år efter senast vidtagna åtgärd Beslut om avgift i enskilt fall, rörande hälsoskyddsärende I de fall det rör sig om en fast årlig avgift kan besluten gallras efter det att förhållandena ändras. Underlag för debitering måste finnas tillgängliga i minst 10 år från räkenskapsårets utgång. Utredningar om olägenhet för människors hälsa Obefogade anmälningar om olägenhet för människors hälsa efter 2 år Inspektionsrapporter Kan ha betydelse för framtida utredningar om skador på människors hälsa och miljön Övriga hälsoskyddsärenden Täkt-ärenden Djur Handling Förvaring och sortering / Ansökan och beslut om tillstånd för viss djurhållning m.m. (9 kap. 11 MB, 39 FMH) Ansökan och beslut om nedgrävning av död häst vid 10

12 Radon Handling Förvaring och sortering / Radonärenden, t.ex. geologiska radonspårningskartor, mätning av radon i inomhusluft och markradon vid nybyggnation Radonmätningsrapporter från t.ex. MRM Förvaras i pärmar, vid /ny rapport Tobak och OTC Läkemedel Handling Förvaring och sortering / Tobak Anmälan om försäljning, förelägganden, inspektioner Pärm, sorterat på försäljningsställe OTC läkemedel förelägganden, inspektioner Pärm, sorterat på försäljningsställe Anmälan om försäljning görs direkt till läkemedelsverket Beslut om avgift i enskilt fall Pärm, sorterat på försäljningsställe 11

13 Miljöskydd och kemiska produkter Handling Förvaring och sortering / Anmälningar, besiktningar, tillståndsbeslut och tillsyn om miljöfarlig verksamhet enligt Miljöbalken Inkl. ritningar, tekniska beskrivningar, ev. miljökonsekvensbeskrivning ar, samrådsredogörelse etc. Bedömningsunderlag i tillståndsärenden och andra handlingar T.ex. kungörelser, samrådsanteckningar, besiktning, inkomna yttranden och synpunkter från enskilda, organisationer och myndigheter Dokumentation av samråd och besiktningar Regeringen/Miljödomstolen/Läns styrelsens utredningar, beslut, t.ex. kungörelser, samrådsanteckningar, besiktning, inkomna yttranden/synpunkter från enskilda, organisationer och myndigheter Regeringsbeslut om miljöskyddsområde Yttranden till miljöprövningsdelegation och miljödomstol över den s.k. kompletteringsremissen (22 kap. 4 MB) Yttranden över ansökan till miljöprövningsdelegation och miljödomstol om tillstånd att bedriva miljöfarlig verksamhet Miljökonsekvensbeskrivningar (MKB) Originalhandlingar som krävts in av miljö- och hälsoskyddsnämnd ska bevaras. MKB som inkommit för kännedom och finns bevarad hos annan myndighet kan gallras vid. Miljörapporter (Miljöbalken 26 kap. 20 MB) Lämnas in årligen från tillståndspliktiga verksamheter via Svenska miljörapporteringsportalen 12

14 Handling Förvaring och sortering / Framställningar till länsstyrelsen om överlåtelse av tillsyn och länsstyrelsens beslut om överlåtelse av tillsyn (26 kap. 3 MB och 10 FTM) Miljöprövningsdelegations och miljödomstols beslut om förbud eller upphävda villkor(24 kap. 3 och 5 MB) Beslut om avgift i enskilt fall I de fall det rör sig om en fast årlig avgift kan besluten gallras efter det att förhållandena ändras. Underlag för debitering måste finnas tillgängliga i minst 10 år från räkenskapsårets utgång. Miljö- och hälsoskyddsnämndens beslut om avgifter i enskilt fall (27 kap. 1 MB) 10 år efter att verksamheten upphört Anmälan från försäkringsgivare om betalningsförsummelse, miljöskadeförsäkring Tillståndsbeslut (9 kap. 6 MB och 5 FMH) vid Originalet förvaras av länsstyrelsen Kontrollprogram som vunnit laga kraft (26 kap. 19 MB) Åklagarens beslut med anledning av MHN:s begäran om åtalsprövning Utredningar om luft-, vattenoch markföroreningar samt kemikalier Kungörelser vid anmälningsärenden efter 2 år Provtagning enligt kontrollprogram (ackredit lab) efter 5 år Om sammanställning av typen miljörapport lämnas, annars 10 år Övrig provtagning (ackredit lab) 13

15 Handling Förvaring och sortering / Begäran om handräckning (26 kap. 17, 29 kap. 1-4 MB, lag om betalningsföreläggande och handräckning Inventering och åtgärdsplan för PCB i byggnader och anläggningar (26 kap. 9, MB och Förordning om PCB) Beslut om miljösanktionsavgifter Köldmedier, sammanställning över årlig rapportering Pärm, sorterat på företagsnamn Enskilda årsrapporter gallras efter 5 år Köldmedier, förslag till föreläggande och beslut om föreläggande Föreläggande om undersökning (26 kap. 22 MB) Föreläggande om försiktighetsmått eller förbud (26 kap. 9 MB) Föreläggande om upplysning och undersökningar (26 kap. 9 och 21 MB) Förordnande om rättelse på annans bekostnad (26 kap. 18 MB) Anmälan om vissa cisterner i mark samt ovan mark Kontrollrapporter för inomhuscisterner Årsrapporter, ozonnedbrytande ämnen efter 5 år Sammanställning bevaras Förslag till föreläggande eller förbud, ozonnedbrytande ämnen Erinringar från verksamhetsutövaren mot förslag till föreläggande efter 2 år Utredningar om luft-, vattenoch markföroreningar samt kemikalier 14

16 Handling Förvaring och sortering / Projektinriktad kontroll, inventeringar och annat sammanställt material Länsstyrelsens beslut om överlåtelse av tillsyn av täkttillstånd Övriga ärenden Inspektionsrapporter Vattenanalyser Miljöskydd rörande jordbruk Miljöskydd rörande olyckor e.d. Miljöskydd rörande nedskräpning e.d. 15

17 Livsmedel och smittskydd Handling Förvaring och sortering / Registrering och godkännande av livsmedelsanläggningar Tillfälligt eller permanent upphävande av godkännande Återkallande av godkännande av livsmedelsanläggning Anmälan om mindre ändring av livsmedelsanläggning Tillstånd för livsmedelshantering på annat ställe än livsmedelslokal Livsmedelsverkets beslut om godkännande av livsmedelslokaler Tidsbegränsad godkännande av livsmedelsanläggning vid Anmälan om ny ägare Beslut om avgift i enskilt fall I de fall det rör sig om en fast årlig avgift kan besluten gallras efter det att förhållandena ändras. Underlag för debitering måste finnas tillgängliga i minst 10 år från räkenskapsårets utgång. Föreläggande och beslut om saluförbud Av livsmedelsverket meddelade villkor eller saluförbud för kännedom vid upphävandet Beslut om omhändertagande av livsmedel Anmälan om smittsam sjukdom vid livsmedelshantering efter 5 år eller tidigast när verksamheten upphör 16

18 Handling Förvaring och sortering / Råttsaneringsbevis, kopior Åtalshandlingar Egenkontrollprogram vid Inspektionsrapporter Analysprotokoll livsmedel efter 3 år Dricksvattenprotokoll vattenanläggning bevaras Provtagningsresultat från analys av dricksvatten för allmän förbrukning Provtagningsresultat från analys av dricksvatten från enskild förbrukning vid Föreläggande/förbud i enskilda fall för att hindra spridning av samhällsfarliga sjukdomar Beslut om ersättning vid förstöring av ägodelar för att hindra spridning av samhällsfarliga sjukdomar Egna sammanställningar/ utredningar av t.ex. vattenoch livsmedelsburen smitta Sekretesshandlingar. Även handlingar från smittskyddsläkare Projektinriktad kontroll, beskrivning och resultat Kontrollrapporter efter 5 år Har mer kortsiktig betydelse för människors hälsa Begäran om polishandräckning (27 LL) efter 2 år 17

19 Strategiskt miljöarbete Handling Förvaring och sortering / Projekt Remisser (yttranden/synpunkter) Egna remisser bevaras Vattenverksamhet Vattendirektiv Serveringstillstånd Handling Förvaring och sortering / Utredning och förslag till beslut i ärenden rörande stadigvarande serveringstillstånd Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd 3 år efter det att verksamheten upphört Om besluten kan förstås utan underlagen Tillståndsbevis, stadigvarande servering (inkl planritningar) Domar rörande tillstånds- och tillsynsärenden Överklaganden Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelser av serveringstillstånd Återkallelsebeslut av serveringstillstånd Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varningar och sanktioner Beslut rörande varningar och sanktioner 18

20 Handling Förvaring och sortering / Anmälningar om utsedda serveringsansvariga personer vid När tillståndet gått ut Restaurangrapporter Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten efter 5 år Samtliga handlingar i ärendet Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap efter 5 år Samtliga handlingar i ärendet Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner efter 5 år, med angivet undantag Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd Korrespondens rörande alkoholtillstånd efter 5 år, med angivet undantag Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl efter 5 år, med angivet undantag Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd Anmälningar om ölförsäljning vid När verksamheten upphört 19