Dokumenthanteringsplan Staffanstorps kommun stadsbyggnad Miljö

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Staffanstorps kommun stadsbyggnad Miljö verksamhet/aktivitet: Handlägger, bland annat, tillsynsärenden, anmälan om värmepump, anmälan om livsmedelsverksamhet, årsrapporter för köldmedia och ger upplysningar till allmänheten Syfte: Att följa miljöbalken, livsmedelslagen, strålskyddslagen och lagen om receptfria läkemedel. Diarietbring: Miljöreda.!T-System: Miljöreda, MS-Office, A+ Besl utad: Handling Medium Förvaring/sortering Bevaras/gallras Anmärkning Till kommunarkiv efter Handlingar rörande allmän administrativ verksamhet Miljömöte: kallelser och IT Server (MS-Office) Gallras Gallras efter 5 år protokoll Originalfaktura IT Server (A+) Bevaras lår Papper Pärm (Arkiv ek. enh.) Löpnummer Taxor IT Databas (Miljöreda) Bevaras * STP* /Kronologiskt Beslut om avgift i enskilt IT Databas (Miljöreda) fall Gallras Gallras l O år efter att verksamheten upphört V erksamhetsplan, IT Server (MS-Office) tillsynsplan Gallras Gallras efter l O år * STP* /Kronologiskt

2 Dokumenthanteringsplan IT Server (MS-Office) Gallras Gallras vid inaktualitet *STP*/ Kronologisk Avtal Papper Pärm Gallras Gallras 2 år efter inaktualitet. Enkäter och enkätsvar IT Server (MS-Office) Papper Gallras Gallras vid inaktualitet (när sammanställning är gjord) Ansökningar, Papper Arkivskåp (Miljö) Gallras Gallras efter l år sommarjobb, praktik, Årsvis projekt, examen Handling Medium l Förvaring/sortering Bevaras/gallras Anmärkning Till kommunarkiv efter Miljöbalken Anmälan av IT Databas (Miljöreda) Bevaras När verksamheten lagts verksamheter enligt ner miljöbalken, inspektionsrapport och beslut Årsrapporter-miljöfarlig IT Databas (Miljöreda) Bevaras 5 år verksamhet Ansökan/anmälan och IT Databas (Miljöreda) Bevaras A v lopp till kommunarkiv beslut enligt vid anslutning till miljöbalken-av lopp, kommunalt avlopp värmepumpar

3 Anmälan om ändrat IT Databas (Miljöreda) tömningsintervall for Gallras Vid inaktualitet l enskilt avlopp Ansökan/anmälan och IT Databas (Miljöreda) beslut om befrielse eller Gallras Vid inaktualitet uppehåll från sop- och slamhämtning Anmälan om IT Databas (Miljöreda) kompostering av Gallras Vid inaktualitet matavfall Anmälanom IT Databas (Miljöreda) latrinkompost Gallras Vid inaktualitet Anmälan och tillstånd IT Databas (Miljöreda) l om transport av avfall Gallras Vid inaktualitet och farligt avfall Pärm Kronologiskt l Ansökningshandlingar, IT Databas (Miljöreda) Bevaras lo år l MKB, tillståndsbeslut i samband med tillståndsprövning hos Länsstyrelsen Beslut om IT Databas (Miljöreda) Bevaras Sår miljösanktionsavgifter - l

4 Cisterner: IT Databas (Miljöreda) Bevaras 5 år anmälan/avanmälan, kontrollrapport, intyg_, beslut Föreläggande och IT Databas (Miljöreda) Bevaras När verksamheten lagts förbud enligt ner. miljöbalken Fastighets beteckning Beslut om föreläggande, IT Databas (Miljöreda) förbud och rättelse på Gallras Gallras l O år efter att annans bekostnad F as tighetsbeteckning verksamheten upphört Anmälan och IT Databas (Miljöreda) Bevaras 10 år upplysning om förorenad mark Inventering av IT Databas (Miljöreda) Bevaras lo år riskklassning enligt MIFO Fastighets beteckning Ansökan om IT Databas (Miljöreda) Bevaras 10 år strandskyddsdispens Anmälan för samråd vid IT Databas (Miljöreda) Bevaras Sår strandskydd Fastighets beteckning

5 Ansökan och beslut om IT Databas (Miljöreda) tillstånd for viss Gallras Vid inaktualitet djurhållning F as tighetsbeteckning Anmälan, ansökan och IT Databas (Miljöreda) beslut som inte utnyttjats Gallras Gallras efter 5 år eller då tillståndet upphör Beslut om samordnad IT Databas (Miljöreda) Bevaras Mätdata som är knutet till ett kontroll, t. ex. vatten ärende/fastighet sparas i det eller luftvård ärendet eller * STP* /Kronologiskt Kontrollprogram som IT Databas (Miljöreda) Bevaras 10 år vunnit laga kraft Undersökningar/ IT Databas (Miljöreda) Bevaras Sår sammanställningar gällande miljöövervakning eller *STP*/Kronologiskt l Utredningar om luft-, IT Databas (Miljöreda) Bevaras 10 år vatten-och markfororeningar samt kemikalier eller * STP* /Kronologiskt l ~

6 Köldmedia-årlig IT Databas (Miljöreda) Bevaras 5 år sammanställning Årsvis Köldmedia-anmälan, IT Databas (Miljöreda) Bevaras När verksamheten upphör beslut Köldmedia-Årsrapport, IT Databas (Miljöreda) skrivelser och Papper Arkivskåp (Miljö) Gallras Gallras efter 5 år bekräftelser Årsvis Mätning av radon i IT Databas (Miljöreda) Bevaras inomhusluft, vatten eller mark Inventering och Bevaras lo år åtgärdsplan för PCB Yttranden till statliga IT Databas (Miljöreda) Bevaras lo år och centrala verk Eller *STP*/Kronologiskt Analysrapport badvatten IT Databas (Miljöreda) i bassängbad Gallras Gallras efter 2 år F as tighetsbeteckning Yttranden över bygglov IT Databas (Miljöreda) och planer Gallras Gallras efter 5 år

7 -~ Obefogade anmälningar IT Databas (Miljöreda) om olägenhet för Gallras Gallras efter 5 år människors hälsa. Klagomål IT Databas (Miljöreda) Bevaras lo år Naturvårdsinventeringar, IT Databas (Miljöreda) Bevaras 10 år Länsstyrelsen! kommunen Regeringsbeslut om IT Databas (Miljöreda) Bevaras 10 år miljöskyddsområde Kronologisk eller Malmö Airport, diverse IT Databas (Miljöreda) Bevaras beslut och handlingar Pärm Kronologisk

8 Handling Medium Förvaring/sortering Bevaras/gallras Anteckning Till kommunarkiv efter Livsmedel Anmälan om IT Databas (Miljöreda) Bevaras När verksamheten har registrering av upphört livsmedelsanläggning och beslut. Beslut om riskklass och IT Databas (Miljöreda) Bevaras När verksamheten fast årlig avgift upphör Avregistrering av IT Databas (Miljöreda) Bevaras Efter avregistrering livsmedelsföretag Godkännande av IT Databas (Miljöreda) Bevaras När verksamheten har livsmedelsanläggning upphört Tillfälligt eller IT Databas (Miljöreda) Bevaras När verksamheten har permanentupphävande upphört av godkännande Tidsbegränsat IT Databas (Miljöreda) godkännande/ Gallras Gallras vid inaktualitet registrering av livsmedelsanläggning Villkorat godkännande IT Databas (Miljöreda) Gallras Gallras vid inaktualitet.

9 Anmälan, ansökan och IT Databas (Miljöreda) beslut som inte utnyttjats Gallras Gallras efter 5 år eller då tillståndet upphör Inspektionsrapport IT Databas (Miljöreda) Bevaras 10 år Sammanställningar och IT Databas (Miljöreda) Bevaras 5 år utredningar t.ex. vatten- och livsmedelsburen smitta Anmälan om smittsam IT Databas (Miljöreda) sjukdom vid Gallras Gallras efter 5 år livsmedelshantering Anmälan till miljö- och IT Databas (Miljöreda) hälsoskyddsnämnden Gallras Gallras efter 5 år eller när om smittsam sjukdom verksamheten upphör vid livsmedelshantering eller *STP*/Kronologiskt Projektinriktad kontroll, IT Databas (Miljöreda) Bevaras beskrivning och resultat Analysprotokoll-vatten Databas (Miljöreda) Bevaras 10 år Närarkiv

10 Analysprotokoll- Databas (Miljöreda) livsmedel Närarkiv Gallras Gallras efter 5 år eller när verksamheten upphör Följesedlar Papper Gallras Gallras vid försäkran att laboratorieprov proverna anlänt till laboratorium Inspektionsrapport IT Databas (Miljöreda) Bevaras 10 år RASFF IT Databas (Miljöreda) Gallras Gallras efter 5 år eller * STP* /Kronologiskt Beslut om sanktioner IT Databas (Miljöreda) Gallras Gallras vid inaktualitet eller * STP* /Kronologiskt Saluförbud för Databas (Miljöreda) kännedom, från Närarkiv Gallras Gallras vid inaktualitet dvs. då Livsmedelsverket saluförbudet hävs. eller * STP* /Kronologiskt

11 Beslut om att begränsa IT Databas (Miljöreda) eller förbjuda Gallras Gallras efter l O år utsläppande på marknaden eller *STP*/Kronologiskt F öreläggande och IT Databas (Miljöreda) förbud Gallras Gallras efter l O år eller * STP* /Kronologiskt Beslut om IT Databas (Miljöreda) omhändertagande av Gallras Gallras efter l O år livsmedel F as tighetsbeteckning eller * STP* /Kronologiskt i l l Beslut om ersättning vid IT Databas (Miljöreda) förstöring av ägodelar Gallras Gallras efter l O år l för att hindra spridning av samhällsfarliga sj ukdomar Handling Medium Förvaring/sortering BevarasigaUras Anteckning Till kommunarkiv efter l strålskyddslagen Anmälan om IT Databas (Miljöreda) Bevaras När verksamheten upphör so lari everksamhet, inspektionsrapport, beslut l

12 Handling Medium Förvaring/sortering Bevaras/gallras Anteckning Till kommunarkiv efter - Lagen om receptfria läkemedel - Inspektionsrapport IT Databas (Miljöreda) Gallras Gallras efter 5 år eller när verksamheten upphör eller när försäljningen upphört Handling Medium Förvaring/sortering Bevaras/gallras Anteckning Till kommunarkiv efter Övrigt Referensmätning Bevaras 10 år bakgrundsstrålning Pärm Kronologisk Inventeringar, projekt, IT Databas (Miljöreda) Bevaras sammanställningar och liknande sammanställt *STP* material Årsrapporter jakttillsyn IT Databas (Miljöreda) Gallras Gallras efter 5 år * STP* /Kronologiskt Information och!t Databas (Miljöreda) Gallras Gallras efter 5 år förfrågningar från intresseorganisationer *STP*/Kronologiskt med mera --

13 Dokumenthanteringsplan Staffanstorps kommun stadsbyggnad Plan och bygg verksamhet/aktivitet: Upprättar, bland annat, forslag till detaljplan och områdesbestämmelser, lovprövning och tillsyn, ärenden om obligatorisk ventilationskontroll, råd och upplysning till allmänheten Syfte: Att följa plan- och bygglagen, lagen om ventilationskontroll Diarieföring: Byggreda!T-System: Byggreda, MS-Office, A+ Besl utad: Handling Medium Förvaring/sortering Bevaras/gallras Anmärkning Till kommunarkiv efter Handlingar rörande nämnd och allmän administrativ verksamhet Nämndsprotokoll IT Server (MS-Office) Bevaras Cirka 2 år Papper Nämndskallelser IT Server (MS-Office) Papper Pärm Gallras 2år Del egati ensordning IT Databas (Byggreda) Papper Diariepärm Bevaras Originalfaktura IT Server (A+) Bevaras l år Papper Pärm Löpnummer Taxor IT Databas (Byggreda) Bevaras Papper Diariepärm (när de har blivit inbundna) innan dess i närarkiv

14 Verksamhetsplan IT Databas (Byggreda) Papper Diariepärm Gallras Gallras efter l O år Dokumenthanteringsplan IT Databas (Byggreda) Gallras Gallras vid inaktualitet Lokal nummerserie för IT Server (MS Office) Bevaras detaljplaner/områdesbestä mm e l ser Avtal Papper Pärm Gallras Gallras 2 år efter inaktualitet. Egenproducerat IT Server (MS Office) Bevaras informationsmaterial Papper Pärm Kronologiskt Ansökningar, Papper Pärm Gallras Gallras efter l år sommarjobb, praktik, Årsvis projekt~ examen Handling Medium Förvaring/sortering Bevaras/gallras Anmärkning Till kommunarkiv Plan Planbesked IT Papper Detaljplan IT Databas (Byggreda) Bevaras l ex. bevaras i närarkiv Efter laga kraft (plankarta, illustrationskarta, Papper l ex bevaras i kommunarkiv plan beskrivning) Lokal nummerserie -- efter

15 Miljökonsekvensbeskrivning IT Databas (Byggreda) Bevaras l ex. bevaras i närarkiv l ex bevaras i kornmunarkiv Utredningar IT Databas (Byggreda) Bevaras l ex. bevaras i närarkiv l ex bevaras i kornmunarkiv F astighetsägarförteckning IT Databas (Byggreda) Bevaras l ex. bevaras i närarkiv l ex bevaras i kornmunarkiv Samrådshandling IT Databas (Byggreda) Bevaras l ex. bevaras i närarkiv l ex bevaras i kommunarkiv Samrådsredogörelse IT Databas (Byggreda) Bevaras l ex. bevaras i närarkiv l ex bevaras i kornmunarkiv Fastighetsförteckning Granskningsförslag IT Databas (Byggreda) Bevaras l ex. bevaras i närarkiv l ex bevaras i kornmunarkiv Granskningsutlåtande IT Databas (Byggreda) Bevaras l ex. bevaras i närarkiv l ex bevaras i kommunarkiv

16 Yttranden IT Databas (Byggreda) Bevaras l ex. bevaras i närarkiv l ex bevaras i kornmunarkiv Överklaganden IT Databas (Byggreda) Bevaras Yttranden över överklagan IT Databas (Byggreda) Bevaras Bes l ut -överklagan IT Databas (Byggreda) Bevaras Bes l ut -antagande IT Databas (Byggreda) Bevaras - Handling Medium Förvaring/sortering Bevaras/gallras Anteckning Till kommunarkiv efter Bygg_ Villkorsbesked - - Ansökan om lov med IT Databas (Byggreda) Bevaras ansökan om kontrollansvarig (bygg, mark, rivning) och tillhörande handlingar

17 Ansökan om lov, IT Databas (Byggreda) Bevaras tillfällig åtgärd med tillhörande handlingar Ansökan om IT Databas (Byggreda) Bevaras förhandsbesked och tillhörande handlingar Beslut om lov IT Databas (Byggreda) Bevaras (delegation och nämnd) Beslut om IT Databas (Byggreda) Bevaras förhandsbesked (nämnd) Beslut/Dom IT Databas (Byggreda) Bevaras Anmälan om olovligt IT Databas (Byggreda) Bevaras uppförd byggnad och tillhörande handlingar Föreläggande för IT Databas (Byggreda) Bevaras olovligt uppförd byggnad Anmälan om ovårdad IT Databas (Byggreda) Bevaras tomt

18 Föreläggande om IT Databas (Byggreda) Bevaras ovårdad tomt Bygg- och IT Databas (Byggreda) Bevaras rivningsanmälan och tillhörande handlingar Anmälan med ansökan IT Databas (Byggreda) Bevaras om kontrollansvarig och tillhörande handlingar Kontrollplan/ IT Databas (Byggreda) Bevaras rivningsplan (forslag till K-plan och K-plan for slutbevis) Beslut om kontrollplan/ IT Databas (Byggreda) Bevaras rivningsplan Fastighets beteckning Samrådsprotokoll IT Databas (Byggreda) Bevaras Papper Närarkiv K, V, VA, VS, VVS- IT Databas (Byggreda) Bevaras ritningar Fastighets beteckning

19 Handling Medium Förvaring/sortering Bevaras/gallras Anteckning Till kommunarkiv efter OVK Besikningsprotokoll, IT Databas (Byggreda) Bevaras Efter 10 år OVK Fastighets beteckning Intyg på utförd OVK IT Databas (Byggreda) Bevaras Efter l O år Föreläggande IT Databas (Byggreda) Bevaras Efter l O år Handling Medium Förvaring/sortering Bevaras/gallras Anteckning Till kommunarkiv efter Övri2t Samråd, underrättelse, IT Databas (Byggreda) Bevaras avstyckning och fastighetsreglering från lantmäterimyndigheten Remisser från andra IT Databas (Byggreda) kommuner Papper Pärm Gallras Gallras efter 5 år

20 Dokumenthanteringsplan Staffanstorps kommun stadsbyggnad Trafik Verksamhet/Aktivitet: Besluta och utfärda lokala trafikföreskrifter, besluta om och utfärda parkeringstillstånd för rörelsehindrade, svara för information i trafiksäkerhetsfrågor, verka för förbättrad trafiksäkerhet i kommunen med mera. Syfte: Att följa reglemente för trafiksäkerhetsnämnden, kommunallagen, VTK, VMF, TTK och RTV Diariefilring: Byggreda!T-System: Byggreda, MS-office Beslutad: Handling Medium Förvaring/sortering Bevaras/gallras Anmärkning Till kommunarkiv efter j Trafik Lokala trafikföreskrifter, Närarkiv (Teknik) trafikliggare och Papper Pärm Bevaras upphävande av lokala Område eller väg trafikföreskrifter Tillfälliga lokala IT Närarkiv (Teknik) trafikföreskrifter, Papper Pärm Gallras Efter 2 år dispenser och tillstånd Område eller väg l Parkeringstillstånd för Närarkiv (Teknik) rörelsehindrade Papper Pärm Gallras 1 år efter inaktualitet Område eller väg - -~