Dokumenthanteringsplan för Myndighetsnämnden

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN MN , 24 Dokumenthanteringsplan för Myndighetsnämnden INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dokumenthanteringsplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I planen finns en översikt över myndighetens handlingar, hur de förvaras och om och när de får gallras samt när de ska överlämnas till arkivmyndigheten. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att vara: o o o o hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) styrmedel för kontoret och arkivet kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) INNEHÅLL OCH UPPLÄGG Dokumenthanteringsplanen innehåller handlingar som ska bevaras och gallringsbara handlingar. Planen anger handlingstypens format och förvaringsplats samt när den ska levereras till kommunarkivet. Planen lämnar också upplysningar om eventuella anmärkningar. Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika verksamhetsområden. BEVARAS ELLER GALLRAS Bevaras innebär att handlingen ska sparas för all framtid och således inte får förstöras, vare sig medvetet eller genom försummelse, Gallring innebär däremot att handlingen får förstöras efter en fastställd tid, så kallad gallringsfrist. Grundförutsättningen är att allmänna handlingar ska bevaras, gallring får endast göras efter särskilda beslut i ansvarig nämnd eller motsvarande. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax Plusgiro Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr Sida 1 av 17

2 Dokumenthanteringsplanen innehåller sådana beslut om gallring, genom att fastställda gallringsfrister för de handlingar som får förstöras. Gallringsfristen räknas normalt sett i hela kalenderår med start från 31 december det år handlingen inkom eller upprättades. ARKIVERING I KOMMUNARKIVET Handlingar som ska bevaras ska överlämnas till kommunarkivet så snart de inte behövs, men senast 10 år efter upprättandet. Handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd. Handlingar som ska bevaras ska finnas i pappersform. UPPDATERING AV PLANEN Planen måste hållas aktuell för att vara meningsfull. Arkivredogöraren är den som i första hand tar initiativ till när åtgärder ska vidtas för att göra planen aktuell. En väl fungerande dokumenthanteringsplan ska helst uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras. Handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillkommer. Förslag till förändringar i dokumenthanteringsplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig på kommunen. Årlig revidering är ett krav samt vid behov däremellan. FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN Dokumenthantering, arkivvård och allmänhetens rätt att ta del av kommunens handlingar styrs av: o Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) o Arkivlagen (1990:782) o Kils kommuns arkivreglemente, antaget av kommunfullmäktige den 26 mars 2015, 56 Sida 2 av 17

3 DOKUMENTHANTERINGSPLAN MYNDIGHET: Myndighetsnämnden VERKSAMHET: Myndighetsstab GILTIGHETSTID: Dokumenthanteringsplanen gäller från och med DOKUMENTHANTERINGSPLAN ALLMÄNT HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Adressregister Digitalt LINA Adressregistret ligger i Lantmäteriets program LINA Anmälningar/klagomål som leder till åtgärd Anmälningar/klagomål som inte leder till åtgärd Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 5 år Ansökan/Anmälan Inkl. bilagor och kompletteringar samt anmälan om ändring. Även intyg om slutbesiktning t ex bilder och entreprenörsrapport Ansökan/anmälan och beslut som inte utnyttjats Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 5 år Gallras efter 5 år eller då tillståndet upphör T ex tillstånd som är tidsbegränsat. Begäran om polishandräckning Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum ECOS/Närarkiv 2 år Gallras tidigast efter 2 år eller när ärendet är avslutat Beslut från andra instanser T ex domstol, länsstyrelse liknande Beslut om avgift i enskilt fall Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 10 år Delegationsbeslut T ex tillstånd, föreläggande, förbud och liknande. Inklusive underlag Inspektionsrapport/ kontrollrapport Inkl. kompletterande handlingar som begärts in av miljökontoret. Kan ha betydelse för framtida utredningar om skador på människors hälsa och miljö. Sida 3 av 17

4 Obefogade klagomål/ anmälningar om olägenhet för människors hälsa och miljön Klagomål, utredningar om olägenheter för människors hälsa och miljön Digitalt ECOS/Närarkiv 2 år Arkiveras i separat mapp på datorn. Rörande livsmedel/dricksvatten gallras klagomål efter 2 år eller tidigast när verksamheten upphör. Nämndbeslut T ex föreläggande om vite Yttranden Åtalsanmälan BYGGLOV, ANMÄLAN OCH TILLSYN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS BYGGLOV ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Ansökan om bygglov Beslut om bygglov, avskrivning, avslag, avvisning Bygglovsritningar Förhandsbesked Grannehörande Information av kontrollansvarig Korrespondens som är relevant för beslut såsom begäran om komplettering, information till Sida 4 av 17

5 angränsande fastighetsägare, kungörelser, övrig korrespondens Mottagningsbevis Nybyggnadskarta Remisser Utlåtande Tjänsteskrivelse till nämnd Utlåtande/utredningar Tekniskt samråd Startbesked Debiteringsbesked Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 10 år Gallras 10 år efter att ärendet slutligen har avgjorts. Delgivningskvitto Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 2 år Till fastighetsägare eller sökande Förfrågningar Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 5 år Inkomna förfrågningar som ej utgör formella ansökan Korrespondens som inte ligger till grund för beslut Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum Gallras vid inaktualitet Brev, epost eller tjänsteanteckningar Lista grannehörande Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 5 år Lista eller karta över grannehörande Ofullständig ansökan Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 2 år Gallras 2 år efter beslut om avvisning Underlagsmaterial i lovärenden Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 5 år T ex beräkningar av ytor, yttrande från grannar och remissorgan etc. Underrättelser om beslut Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 2 år Återtagen ansökan Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 2 år Gallras 2 år efter att ärendet avslutats. Microfilmskort Mikrofilm Arkivrum/kommunarkiv Bevaras ANMÄLAN Anmälan, t ex eldstad, attefallshus, rivning, kontrollansvarig, kvalitetsansvarig Sida 5 av 17

6 Beslut. Användningsförbud, fortsatt arbete, kontrollplan Brandskyddsdokumentation Geotekniska undersökningar Kontrollplan Lägesintyg Energideklaration Protokoll från arbetsplatsbesök, byggsamråd, tekniskt samråd, slutsamråd Relationsritning, konstruktionshandlingar, VVSritningar Slutbesked Ofullständig anmälan Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 2 år Gallras 2 år efter att ärendet har avslutats eller avskrivits Återtagen anmälan Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 2 år Gallras 2 år efter att ärendet har avslutats eller avskrivits TILLSYNSÄRENDEN Myndighetsnämndens beslut om föreläggande eller byggsanktionsavgift Förklaringar, ansökan om lov i efterhand Inventering och dokumentation av platsen Tjänsteskrivelse eller utlåtande och särskilt redigerat material till nämndsammanträdet Mottagningsbevis från klagoberättigad Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 5 år Efter beslut eller då överklagat ärende slutligen har avgjorts Sida 6 av 17

7 Övriga utskick brev/e-post, kommunikation Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 5 år Efter beslut eller då överklagat ärende slutligen har avgjorts HISSAR OCH ANDRA MOTORDRIVNA ANORDNINGAR Intyg från besiktningsorgan Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum Server Gallras vid inaktualitet Register över kontrollerande hissar Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum Mapp på server Gallras vid inaktualitet Senast aktuella register bevaras OBLIGATORISK VENTILATIONSKONTROLL (OVK) Besiktningsprotokoll Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum/ mapp på server Gallras vid inaktualitet När nytt godkänt protokoll har upprättats Föreläggande från myndighetsnämnden Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum/ mapp på server Gallras vid inaktualitet När ärendet avslutats och tvist ej pågår DETALJPLANER HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Ansökan om planbesked Bebyggelseinventeringar, dokumentation av Sida 7 av 17

8 Beslut Fastighetsförteckning/markägarförteckning Genomförandebeskrivning Granskningsutlåtande Granskningsyttrande Grundkarta Laga kraftbevis Miljökonsekvensbeskrivning Områdesbestämmelser Planavtal Planbesked Planbeskrivning Plankarta Planprogram, Program Samrådsredogörelse Samrådsyttrande Startavtal Tjänsteskrivelse, förslag till beslut Underlagsmaterial Bevaras om det anses relevant för planbeslutet. Exempelvis bilder. Utredningar Översiktsplan Finns även digitalt i diariet W3D3 Administrativa handlingar Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum Vid inaktualitet, tidigast efter 2 år Handlingar som enbart visar hur planprocessen genomförts t ex utskick, kungörelser/annonser, förteckningar över följebrev, underrättelser, kallelser, enskilda remissvar Avbrutna planer Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 10 år Kan ha kulturhistoriskt värde Inventeringar, dokumentation av Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 10 år Bedömning görs om de därefter fortfarande är aktuella. Kan vara av historiskt intresse och bör då bevaras Sida 8 av 17

9 Planuppdrag och versioner Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 10 år Underlag för planavgift Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum 10 år Återkallanden av plan Digitalt/Papper Bygg-R/arkivrum Vid inaktualitet Kan ha kulturhistoriskt värde MILJÖ OCH HÄLSOSKYDD HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ADMINISTRATION ANMÄRKNINGAR TILL KOMMUN- ARKIVET Delgivningskvitto/Mottagningsbevis Underskrivet delgivningskvitto/mottagningsbevis som inkommit till oss Delgivningskvitto/Mottagningsbevis Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv Gallras vid inaktualitet Ej mottagen försändelse som återkommer till oss (delgivningskvitto/mottagningsbevis inklusive brev) *Gallras då försändelsen blivit mottagen AVLOPP Analysrapport/protokoll Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 10 år Exempelvis utgående från avloppsanläggning. Ej kontinuerlig mätning. Projekt Inkl. beskrivning och resultat t ex LOVA HÄLSOSKYDD Analysrapport/protokoll Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 10 år Exempelvis badvattenprover, provtagning av inomhusmiljö m.m. Markradon Sida 9 av 17

10 Mätningar av radon i dricksvatten Inkl. uppföljningsmätningar. Alla handlingar bevaras på grund av ständigt nya kunskaper om utvärderingen. Mätningar av radon i inomhusluft Inkl. uppföljningsmätningar. Alla handlingar bevaras på grund av ständigt nya kunskaper om utvärderingen. Polismyndighetens beslut om tillstånd för jakt inom planlagt område Projekt, inventeringar, sammanställningar, besvärsundersökningar Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv Gallras vid inaktualitet Gäller för kommunjägare Inkl. beskrivning och resultat LIVSMEDEL/DRICKSVATTEN Analysrapport/protokoll/protokoll dricksvatten Analysrapport/protokoll/protokoll livsmedel Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 3 år Gallras efter 3 år eller tidigast när verksamheten upphör Anmälan Inkl. bilagor Anmälan till myndighetsnämnden om smittsam sjukdom vid livsmedelshantering Av livsmedelsverket meddelade villkor eller saluförbud för kännedom Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 5 år Gallras efter 5 år eller tidigast när verksamheten upphör. Observera att uppgifter om enskild persons hälsa kan omfattas av sekretess Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv Gallras då saluförbudet upphävs Beslut om att begränsa eller förbjuda utsläppande på marknaden Beslut om begränsande och förbud mot utsläppande på marknaden Beslut om ersättning vid förstörande av ägodelar för att hindra spridning av samhällsfarliga sjukdomar Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 10 år Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 10 år Sida 10 av 17

11 Beslut om omhändertagande av livsmedel Följesedlar laboratorieprov Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv Gallras vid försäkran om att proverna har anlänt till laboratoriet Föreläggande/förbud för att hindra spridning av samhällsfarliga sjukdomar Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 10 år Projekt inriktad kontroll Inkl. beskrivning och resultat Sammanställningar av t ex vatteneller livsmedelsburen smitta Även handlingar gällande smittskydd Skadedjurssaneringsbevis Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 10 år Tillfälligt eller permanent upphävande av verksamhet Utredningar misstänkta matförgiftningar Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv Gallras när verksamheten upphör Årsrapporter T ex årsrapporter från vattenverk MILJÖFARLIG VERKSAMHET OCH KEMISKA PRODUKTER INKLUSIVE LANTBRUK OCH VÄRMEPUMPAR Analysrapport/protokoll Exempelvis mark- och vattenprover samt luftmätningar (ej kontinuerliga mätningar). Provtagning enligt egenkontrollprogram gallras. Anmälan från försäkringsgivare om betalningsförsummelse, miljöskadeförsäkring Anmälan/avanmälan om vissa cisterner i mark samt ovan mark Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 10 år Bevaras med anledning av eventuella framtida utredningar om misstänkt förorenade områden. Med vissa cisterner menas oljecisterner som rymmer mer än 1 m 3 och är förlagda i mark, oljecisterner som rymmer 1-10 m 3 och är förlagda ovanmark, cisterner/behållare som rymmer mer än 250 liter och hanteras inom vattenskyddsområde. Enligt NFS 2003:24. Sida 11 av 17

12 Ansökan/anmälan/avanmälan Inkl. bilagor och kompletteringar samt anmälan om ändring. Även intyg om slutbesiktning t ex bilder Bedömningsunderlag i tillståndsärenden och andra handlingar (22 kap 3,11-13 MB) Dokumentation av samråd och besiktningar Framställningar till Länsstyrelsen om överlåtelse av tillsyn och Länsstyrelsens beslut om överlåtelse av tillsyn enligt 26 kap. 3 MB och 10 FTM samt täkttillstånd T ex kungörelser, samrådsanteckningar, besiktning, inkomna yttranden, synpunkter från enskilda, organisation samt myndigheter Förprövning djurstall Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 5 år Originalhandlingar finns hos Länsstyrelsen Inventering och åtgärdsplan för PCB i byggnader och anläggningar (26 kap. 9,21 22 MB och Förordning om PCB) Kontrollprogram som vunnit laga kraft (26 kap. 19 MB) Kontrollrapport för inomhuscisterner Kungörelser vid anmälningsärenden Bevaras med anledning av eventuella framtida utredningar om misstänkt förorenade områden. Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 2 år Köldmedier, årlig rapportering Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 5 år Enskilda årsrapporter Miljö- och hälsoskyddsnämndens föreläggande om betalningsskyldighet (33 kap. 4 MB) Miljökonsekvensbeskrivningar ( 6 kap. MB) Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 10 år Originalhandling som krävts in av myndighetsnämnden ska bevaras. MKB som inkommit för kännedom och finns bevarad hos annan myndighet kan gallras vid inaktualitet. Sida 12 av 17

13 Miljöprövningsdelegations och miljödomstols beslut om förbud eller upphävda villkor (24 kap. 3 och 5 MB) Miljörapporter (26 kap. 20 MB) Lämnas in årligen från tillståndspliktiga verksamheter via SMP (Svenska miljörapporteringsportalen). Miljörapporter/årsrapporter Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 10 år Miljö eller årsrapporter som frivilligt lämnats in av vissa anmälningspliktiga verksamheter. Projekt Inkl. beskrivning och resultat. Regeringsbeslut om miljöskyddsområde (7 kap MB) Underlag för nedgrävning av död häst Inklusive kartunderlag RENHÅLLNING OCH AVFALL Analysrapport/protokoll Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 10 år Anmälan om eget omhändertagande av latrin (lokala föreskrifter) Anmälan om kompostering av matavfall (lokala föreskrifter) Anmälan om uppehåll av slamtömning eller hushållssopor Anmälan om ändrat tömningsintervall enskilt avlopp (lokala föreskrifter) Redovisning från Länsstyrelsen av transporterad mängd farligt avfall Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet eller när tillståndet upphör Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet eller när tillståndet upphör Digitalt/Papper ECOS/Närarkiv 10 år Övriga ansökan/anmälningar Inkl. bilagor och kompletteringar samt anmälan om ändring. Sida 13 av 17

14 MILJÖÖVERVAKNING Beslut om samordnad kontroll t ex vatten- eller luftvård Inventering av arter, ekosystem och grönområden Mätdata Validerad mätdata som inte rapporterats till annan datavärd eller sammanställt i en rapport eller liknande. Mätdata som är ärendeknutet sparas på respektive ärende. Undersökningar/sammanställningar Inkl. analysrapporter/protokoll NATURVÅRD Beslut om kommunalt naturreservat Dokumentation av samrådsplikt med Länsstyrelsen vid t ex bildande av naturreservat Länsstyrelsebeslut om bildande av naturreservat Naturvårdsinventeringar, Länsstyrelsen, t ex naturgrusplan Naturvårdsinventeringar, Länsstyrelsen/kommun Samrådshandlingar Skötselplaner Statliga beslut om bildande av nationalpark Sida 14 av 17

15 TILLSTÅNDSGIVNING OCH TILLSYN ENLIGT ALKOHOLLAGEN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL CENTRAL- ARKIV Utredning och förslag till beslut i ärende rörande stadigvarande serveringstillstånd Tillståndsbevis, stadigvarande servering Domar rörande tillstånds- och tillsynsärende Överklaganden från sökande Utredning och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelse av serveringstillstånd Återkallelse av serveringstillstånd Utredning och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varning och sanktioner Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd Papper Närarkiv 3 år efter att verksamheten upphört Om besluten kan förstås utan underlagen. T ex ansökan och övriga yttranden från sökande, bevis över godkännande av livsmedelslokal, bolagsbevis, F-skattebevis, finansieringsplan, hyreskontrakt, konkursfrihetsbevis, meritförteckning, momsregistreringsbevis, personbevis, verksamhetsbeskrivning, yttranden från andra förvaltningar Anmälan om utsedd serveringsansvarig personal Papper Vid inaktualitet Gallras när tillståndet gått ut Restaurangrapporter Papper Närarkiv 10 år Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap Papper Närarkiv 5 år Samtliga handlingar i ärendet Papper Närarkiv 5 år Samtliga handlingar i ärendet Sida 15 av 17

16 Tillsynsrapport vid restauranginspektion Korrespondens rörande alkoholtillstånd Papper Närarkiv 5 år, med angivet undantag Papper Närarkiv 5 år, med angivet undantag Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd Anmälan om detaljhandel med öl Papper Närarkiv 5 år Gallras 5 år efter att verksamheten upphört Tillsyns rapporter vid kontroll av detaljhandel med öl Papper Närarkiv 5 år Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning TILLSYN ÖVER FÖRSÄLJNING AV TOBAK SAMT KONTROLL AV FÖRSÄLJNING AV RECEPTFRIA LÄKEMEDEL HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL CENTRAL- ARKIV Anmälan om försäljning av tobak Tillsynsrapporter, försäljning av tobak Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av tobak Anmälan om försäljning av receptfria läkemedel Kontrollrapporter, försäljning av receptfria läkemedel Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av läkemedel. Korrespondens med näringsidkaren i ärenden rörande försäljning av tobak och receptfria läkemedel Papper Närarkiv 5 år Bör bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite Papper Närarkiv 5 år Bör bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite Papper Närarkiv 5 år Bör bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite Sida 16 av 17

17 BOSTADSANPASSNING HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL CENTRAL- ARKIV Ansökan och beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag Papper Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll. Om den sökande bor kvar i lägenheten kan gallringsfristen förlängas. Protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag Dokumentation om material och installationer som behövs för framtida reparationer och underhåll. Papper Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Register över åtgärdade lägenheter och hus Papper Bevaras Statistiska sammanställningar Papper Bevaras Övrig information, t ex läkarintyg, åtgärdsförslag från terapeuter Papper Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Sida 17 av 17