Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden. Antaget

Transkript

1 Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan för Bygg och miljönämnden Antaget av Bygg- och miljönämnden Antaget Giltighetstid Dokumentansvarig tillsvidare Anna-Karin Bergvall

2 Håbo kommuns styrdokumentshierarki Diarienummer Ciceron 2018/00042» nr 20 Gäller för Bygg- och miljöförvaltningen Tidpunkt för aktualitetsprövning Ersätter tidigare versioner Dokumenthanteringsplan för miljöavdelningen 434/2010, byggavdelningen 27/2007 samt kart/mät 28/2007 Relaterade styrdokument KS 1995/158, KF

3 Arkivbeskrivning 3(31) Innehållsförteckning Håbo kommuns styrdokumentshierarki... 2 Inledning... 4 Omfattning och giltighet... 4 Revidering och uppföljning... 4 Disposition... 4 Arkivbildare... 5 Historik... 6 Arbetsuppgifter... 6 Sökingångar... 8 Bygglov... 8 Miljö... 8 Bostadsanpassningsbidrag... 8 Kart/Mät/GIS... 9 Verksamhetsspecifik lagstiftning Sekretess Bevarande och gallring Arkivansvar Begreppsdefinitioner Dokumenthanteringsplan... 13

4 Arkivbeskrivning 4(31) Inledning Denna arkivbeskrivning är upprättad i enlighet med 6 arkivlagen(1990:782) samt punkt 4 i Håbo kommuns arkivreglemente (KS2016/00250, KF ), den fullgör även kravet på beskrivning av en myndighets allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 4 kapitlet 2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Arkivbeskrivningen ska på ett kortfattat sätt ge en tydlig bild av vilka verksamheter som bygg- och miljönämnden har och för vilka det finns arkiv. Den ska beskriva hur verksamheten/arkiven har utvecklats under åren, och ange sökvägar till akterna/ärendena. Samtidigt ska det framgå vem/vilka som är arkivansvariga respektive arkivredogörare. Enligt Håbo kommuns arkivreglemente ska respektive nämnd upprätta och anta en dokumenthanteringsplan. I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om sortering, förvaring och sökvägar till alla handlingstyper som nämnden hanterar i sin verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är även nämndens gallringsbeslut som reglerar vilka handlingar som ska bevaras och vilka handlingar som ska förstöras och när i tid. Denna arkiv- och dokumenthanteringsplan ska tillsammans ge en fullständig bild av vilka handlingstyper som förvaras inom bygg- och miljönämnden. Omfattning och giltighet Bygg- och miljönämndens arkiv- och dokumenthanteringsplan: gäller för bygg- och miljönämnden och omfattar därmed alla handlingar som uppkommer inom bygg- och miljönämndens verksamheter, ersätter tidigare dokumenthanteringsplan om dokumenthantering för bygg- och miljönämnden, samt gäller från och med att en handling inkommit eller upprättats till och med då handlingen levereras till centralarkivet. Revidering och uppföljning Arkiv- och dokumenthanteringsplanen bör ses över årligen och revideras vid behov. Ansvar för revideringen ligger hos bygg- och miljönämndens förvaltningschef och utförandet hos förvaltningsadministrationen. Det är dock upp till varje enskild tjänsteman att meddela om fel och brister samt nya handlingstyper etcetera. Det pågår en processkartläggning inom förvaltningen och när den är färdigställd kommer en processorienterad dokumenthanteringsplan ersätta denna dokumenthanteringsplan. Disposition Bygg- och miljönämndens arkiv- och dokumenthanteringsplan inleds med arkivbeskrivningen och efterföljs av dokumenthanteringsplanen. Arkivbeskrivningen reder bland annat ut arkivansvaret och förvaltningens arbetsuppgifter enligt reglementet, reder ut begrepp samt redovisar de verksamhetsspecifika sökingångar som finns för de handlingar som presenteras i dokumenthanteringsplanen. Dokumenthanteringsplanen inleds med bygg- och miljönämndens nämndadministration, därpå följer en förvaltningsövergripande del som sedan övergår till verksamhetsspecifika uppdelningar. I den förvaltningsövergripande delen återfinns de generellt förekommande handlingar som finns i de flesta av verksamheterna. I den verksamhetsspecifika delen är utgångspunkten de handlingarna som finns inom en specifik verksamhet.

5 Arkivbeskrivning 5(31) Arkivbildare Håbo kommuns arkivmyndighet är kommunstyrelsen. Bygg- och miljönämnden är ansvarig för sina handlingar fram till dess att de överlämnas till arkivmyndigheten. Därefter ansvarar arkivmyndigheten för handlingarnas fortsatta vård samt för utlämnande av handlingar och eventuell sekretessbedömning. Ansvarig politisk instans för bygg- och miljöförvaltningens verksamheter är bygg- och miljönämnden. Kommunens övergripande nämnd- och förvaltningsstruktur framgår nedan: Figur 1, Kommunens organisation augusti 2018.

6 Arkivbeskrivning 6(31) Historik År 1952 utgjordes dagens bygg- och miljönämnd av en byggnadsnämnd och en miljö- och hälsoskyddsnämnden. År 1999 slogs byggnadsnämnden och miljö- och hälsoskyddsnämnden ihop och fick namnet tillståndsnämnden och fick så vara till Under första halvåret 2014 ansvarade dåvarande tillståndsnämnden, även för trafikliggaren och parkeringstillstånd för funktionsnedsatta, men genom beslut i kommunfullmäktige den 9 juni 2014 överflyttades ansvaret till miljö- och tekniknämnden. Tillståndsnämnden ändrade namn från och med år 2015 till bygg- och miljönämnden. Förvaltningen består för närvarande av 26 stycken tillsvidareanställda. Förutom förvaltningschefen finns två avdelningschefer, en för bygglovavdelningen och en för miljöavdelningen. Inom förvaltningen finns tre avdelningar; Bygglov, Miljö och Stab. I bygglov ingår verksamhetsområdet bostadsanpassningsbidrag och i staben ingår verksamhetsområdena Kart, Mät och GIS (Geografiska Informationssystem). Organisationsstrukturen framgår nedan: Figur 2, Bygg- och miljöförvaltningens organisation augusti Arbetsuppgifter Bygg- och miljönämnden har enligt gällande reglemente daterat (KF ) till uppgift att fullgöra kommunens myndighetsutövande uppgifter inom bygg- och miljöområdet samt ansvara för de kart- och mättekniska uppgifterna i kommunen, geografiska informationssystem, adressärenden, lägenhetsregister samt handläggning av bostadsanpassningsbidrag. Inom ramen för uppdraget arbetar nämnden dels för att uppnå en hållbar utveckling genom att minska påverkan på miljön och människors hälsa och dels med att säkra livsmedel i kommunen. Inom byggnadsväsendet ansvarar nämnden för bygglov, förhandsbesked, anmälan och strandskydd, obligatorisk ventilationskontroll och hissar inom ramen för gällande lagstiftning inom plan- och

7 Arkivbeskrivning 7(31) bygglagen, miljöbalken och angränsande lagstiftning. Inom miljöområdet ansvarar nämnden för prövning och tillsyn enligt en mängd olika lagar, tillexempel miljöbalken, livsmedelslagstiftningen, strålskyddslagen, smittskyddslagen. I miljöbalken ingår miljöfarlig verksamhet, hälsoskydd, kemiska produkter, förorenad mark, områdesskydd, avfall och producentansvar med mera. Tillsyn och kontroll är en stor del av nämndens uppgifter inom såväl bygg- som miljöområdet. Tillsyn och kontroll innefattar alla typer av åtgärder som tillsynsmyndigheten har rätt och ibland också skyldighet att vidta, i syfte att säkerställa att lagens mål och grundläggande bestämmelser efterlevs och att domar och beslut som meddelats med stöd av lagen följs. Tillsynen är förebyggande, kontrollerande och uppföljande. Inom nämndens ansvar ligger även medverkan i kommunens fysiska planering, allmän intressebevakning inom verksamhetsområdena samt information och rådgivning till invånare, byggherrar, företag och verksamheter.

8 Arkivbeskrivning 8(31) Sökingångar Bygg- och miljöförvaltningen har fyra verksamhetsområden, bygglov, miljö(miljö- och hälsoskyddsfrågor och livsmedel), kart/mät och GIS samt bostadsanpassningsbidrag. För vart och ett av dessa redovisas nedan de arkiv som finns, var och hur de förvaras samt vem som är ansvarig för dessa. För handlingar i centralarkivet svarar kommunantikvarien. Inget av verksamhetsområdena utnyttjar fjärrarkiv. Bygglovsavdelningen Verksamheten har ett ärendehanteringssystem, Bygg-R, som hanterar ärendeflödet. Avsikten är att alla handlingar ska vara scannade och lagras digitalt. I dagsläget finns en e-tjänst för bygglovsansökan. Utvecklingen av e-arkiv bedrivs kommunövergripande och införandet av e-arkiv beräknas starta under hösten I närarkiv förvaras: Förhandsbesked, bygganmälan och bygglovsärenden, pågående (ansvarig, bygglovadministratör) Dispens från strandskydd (ansvarig bygglovadministratör, från 1 januari 2019 övergår ansvaret till miljöavdelningen och miljöadministratör) Obligatorisk ventilationskontroll (ansvarig, bygglovinspektörer) Tillsynsärenden (ansvarig, bygglovadministratör) I centralarkiv förvaras: Förhandsbesked, bygganmälan och bygglovsärenden, avslutade tillsynsärenden samt: Originalprotokoll från bygg- och miljönämnden från 2015 Originalprotokoll från tillståndsnämnden från Originalprotokoll från byggnadsnämnden från Miljöavdelningen Verksamheten har ett ärendehanteringssystem, ECOS, som hanterar ärendeflödet. Avsikten är att alla handlingar ska vara scannade och lagras digitalt. I närkarkiv förvaras: Tillsynsärenden livsmedel, avlopp, hälsoskydd, miljöskydd, tillståndsärenden avlopp, miljöskydd, värmepumpar (ansvarig, miljöadministratör). Anmälningsärenden hälsoskydd, miljöskydd och radonprotokoll (ansvarig, miljöadministratör). I centralarkiv förvaras: Tillsynsärenden livsmedel, avlopp, hälsoskydd, miljöskydd, anmälningsärenden hälsoskydd, miljöskydd, tillståndsärenden avlopp, miljöskydd, värmepumpar och radonprotokoll samt: Originalprotokoll från bygg- och miljönämnden från 2015 Originalprotokoll från tillståndsnämnden från Originalprotokoll från miljö- och hälsoskyddsnämnden från Bostadsanpassningsbidrag Verksamheten har ett särskilt ärendehanteringssystem, BAB för Windows, som hanterar ärendeflödet. I närkarkiv förvaras: Ärenden inom bostadsanpassningsbidrag (ansvarig, handläggare av bostadsanpassningsbidrag).

9 Arkivbeskrivning 9(31) I centralarkiv förvaras: Originalprotokoll från de olika nämnderna från År 1959 infördes på försök det första bidraget i Sverige för personer med funktionsnedsättning. Det var ett statligt bidrag till specialinredda lägenheter för rörelsehindrade personer. Verksamheten permanentades den 1 januari 1963 och kom att kallas invalidbostadsbidraget. Den 1 juli 1973 infördes bostadsanpassningsbidraget som begrepp genom kungörelsen (1973:327) om bostadsanpassningsbidrag. Ansökan skickades till kommunen men det var länsbostadsnämnden som beslutade i ärendet. Den 1 januari 1984 tog kommunerna över beslutanderätten i de så kallade rena bidragsärendena där länsbostadsnämnderna blev överklagandeinstans. Länsbostadsnämnderna fortsatte dock att besluta som första instans i ärenden där bidraget kombinerades med ett statligt lån i någon form och i sådana ärenden där kommunen var sökande. Den 1 januari 1992 avvecklades den statligt reglerade bostadslånegivningen. Den nuvarande lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag med mera trädde i kraft den 1 januari Med med mera åsyftas återställningsbidraget. Gamla ärenden tillhörande nedanstående nämnder får bevaras/gallras av nuvarande nämnd för bostadsanpassning: Länsbostadsnämnden Kommunstyrelsen Socialnämnden Biståndsnämnden Socialnämnden 2002 Miljö- och tekniknämnden Tillståndsnämnden 2014 Bygg- och miljönämnden 2015 Kart/Mät/GIS Merparten av verksamhetens produkter som karttjänster, mätarkiv, nybyggnadskartor hanteras digitalt varifrån särskilda utskrifter kan göras utefter det aktuella behovet. I närkarkiv förvaras: Gatuadresser för landsbygden och yttranden (ansvarig, kartingenjör). I centralarkiv förvaras?

10 Arkivbeskrivning 10(31) Verksamhetsspecifik lagstiftning För den verksamhet som bygg- och miljöförvaltningen bedriver är det många lagar och föreskrifter som utgör det regelverk inom vilken handläggningen sker. De större lagstiftningskomplex som berör förvaltningens verksamhet återges nedan: Plan- och bygglagstiftningen Miljöbalken Livsmedelslagstiftningen Strålskyddslagen Smittskyddslagen Lagen om bostadsanpassningsbidrag Sekretess Huvudregeln är att förvaltningens ärenden inte är föremål för sekretess. Den ärendetyp inom förvaltningens verksamhetsområden som har handlingar som kan vara känsliga är de läkarintyg och liknande som förekommer i samband med ansökningar om bostadsanpassningsbidrag. Vissa av dessa intyg kan bedömas vara i behov av sekretess. Därutöver kan ett fåtal bygglovsärenden rörande till exempel Försvarsmaktens anläggningar, vissa lokaler i banker och liknande vara i behov av sekretess. Även miljöavdelningen kan i vissa fall hantera ärenden där sekretess blir aktuellt. I vissa flygbilder och kartprodukter kan Försvarsmaktens anläggningar behöva döljas. Bevarande och gallring Handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen ska bevaras, förvaras hos bygg- och miljönämnden till dess de levereras till centralarkivet. Det är nämnden som ansvarar för handlingarna och att de hanteras enligt arkivbestämmelserna som antagits i kommunens arkivreglemente. När en handling sedan överlämnats till centralarkivet övertar arkivmyndigheten handlingen och därmed även ansvaret för den fortsatta arkivvården. Handlingar som inte ingår i dokumenthanteringsplanen får inte gallras. I särskilda fall kan nämnden fatta beslut om gallring av handlingar som inte ingår i dokumenthanteringsplanen. För att undvika att behöva fatta särskilda gallringsbeslut samt för att upprätthålla en god dokumenthanteringsplan bör planen uppdateras kontinuerligt.

11 Arkivbeskrivning 11(31) Arkivansvar För bygg- och miljönämndens verksamheter är förvaltningschefen arkivansvarig. Den arkivansvarige ansvarar för att: Ansvara för att nämnden uppfyller bestämmelserna i arkivlagen och arkivreglementet Ansvara för att arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan upprättas Utse arkivredogörare Ansvara för att nämndens arkiv förvaras betryggande och att beslutad gallring sker Bevaka arkivfrågorna i budget- och planeringsarbete Bevaka arkivfrågorna vid organisationsförändringar Informera berörd personal om gällande bestämmelser Mot bakgrund av bredden av bygg- och miljöförvaltningens verksamheter är det naturligt att personal som i sin tur är ansvariga för verksamhetsområden också har ett visst ansvar för att verksamhetens arkiv är i tillfredsställande god ordning. Liksom handläggare har ett ansvar för att rensa i akten när ärendet är avslutat, till exempel att slänga extra kopior, anteckningar som inte är aktuella. För det praktiska arbetet med arkiven svarar så kallade arkivredogörare. Det handlar om uppgifter som att: Gallra Ordna och förteckna Leverera arkivhandlingar till centralarkivet Medverka vid upprättande av dokumenthanteringsplaner Vara kontaktperson i arkivfrågor framförallt åt kommunarkivaren Inom bygg- och miljöförvaltningen är det administratörerna på bygg- och miljöavdelningen som ansvar för delarkiven.

12 Arkivbeskrivning 12(31) Begreppsdefinitioner Nedan presenteras och definieras de begrepp som används i dokumenthanteringsplanen och dessa är: Medium Den plats där handlingen återfinns. Ett medium kan vara både digitalt och i pappersform. Håbo kommunen har idag inget elektroniskt arkiv (e-arkiv) och därför behöver de handlingar som ska bevaras lagras på papper eller annat analogt format. Struktur/System Ger information om hur handlingen är strukturerad (ordnad). Antingen i vilket system eller exempelvis efter personnummer, i bokstavsordning, i akt etcetera. Gallringsfrist Den tid som måste ha gått innan handlingen får gallras. Anges i antalet år. Handlingen får gallras först efter att angivet antal kalenderår löpt ut. Till exempel ska handlingar från 2010 med en gallringsfrist på 10 år gallras tidigast den 1 januari Gallra Att förstöra en allmän handling eller uppgifter i allmänna handlingar. Att gallra innebär att handlingen förstörs och inte kan återskapas eller eftersökas. Vid inaktualitet Handlingen ska gallras vid bedömningen att den inte längre behövs i verksamheten. Bevara Handlingen ska bevaras för alltid. Närarkiv Den plats där handlingen förvaras innan den överlämnas till centralarkivet för slutarkivering eller att den gallras. Centralarkiv Kommunens slutarkiv. I dokumenthanteringsplanen finns det en kolumn som heter Till centralarkiv, i den kolumnen anges tidsfrist innan handlingen ska levereras till centralarkivet. Anges i antalet år. Förvaring Där handlingen förvaras, tillexempel elektroniskt eller i närarkiv.

13 Arkivbeskrivning 13(31) Dokumenthanteringsplan Handling Medium Struktur/System Förvaring Bevaras/Gallras Nämndadministration Bevis om protokollsjustering Delegationsbeslut Digitalt/ papper Digitalt/ papper Till centralarkiv Ärendehanteringssystem Sker via hemsidan. Bevaras genom originalprotokoll Originalet sparas i akten på arkivpapper Ärendehanteringssystem Kommunens digitala anslagstavla En kopia sparas i pärm hos administratören. Gallras vid inaktualitet Originalet bevaras och kopian gallras efter 2 år Vid överlämning av ärende Anmärkning Föredragningslistor, dagordningar och kallelse till sammanträden Protokoll inklusive register, innehållsförteckning, redovisning av delegationsbeslut och nämnd Förvaltningsövergripande handlingar Digitalt/ papper Digitalt/ papper Ärendehanteringssystem Digitalt/Närarkiv Bevaras Efter 2 år Arkivpapper Närarkiv Bevaras Efter 2 år Arkivpapper Ärendehanteringssystem Avtal Digitalt/pappesystearkiv Ärendehanterings- Närarkiv Bevaras Vid inaktualitet Förvaras i kansliets nära- Anhörighetslista/allergilista Digitalt Katalogstrukturen Katalogen Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt Arbetsrutiner Digitalt Ärendehanteringssystem Katalogen Bevaras/vid inaktualitet Delegationsordningen Digitalt/pappesystem Ärendehanterings- Katalogen Bevaras Delgivningskvitto och mottagningsbevis Papper Verksamhetssystem Akten/administratöre Vid inaktualitet n Enkäter Digitalt Mailsystem Mailsystem Vid inaktualitet Enkätsammanställning Digitalt Ärendehanteringssystem Digitalt Bevaras Uppdateras kontinuerligt Gallras när ärendet avslutas

14 Enkätsvar Inkomna cirkulär och meddelanden av tillfällig och rutinmässig karaktär Kommuniceringar av förslag till beslut samt yttranden till följd av kommuniceringar Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen Korrespondens av tillfällig betydelse Meddelande om förenklad delgivning brev nummer 2 Mötesanteckningar och korrespondens av tillfällig eller uppenbart rutinartad karaktär Remisser, egna upprättade med sammanställning samt svar på inkommande remiss Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad sammanställning Handlingar som inte tillför ärenden någon information Arkivbeskrivning 14(31) Digitalt/pappening Akten Akten Gallras Gallras när sammanställ- är klar Digitalt Mailsystem Digitalt Vid inaktualitet Verksamhetssystem Akten Bevaras Förvaras med ärendet Ärendehanteringssystem Verksamhetssystem, mailsystem Digitalt Vid inaktualitet Tillexempel protokollskopior och skrivelse för kännedom Digitalt/akten Vid inaktualitet Gallras vid aktrensning Papper Verksamhetssystem Akten Vid inaktualitet När beslutet inte går att överklaga Mailsystem Digitalt Vid inaktualitet Under förutsättning att de inte innehåller beslut el- ler information av bety- Verksamhetssystem Digitalt/akten Bevaras Digital Verksamhetssystem Digitalt Bevaras Överklaganden och beslut från högre instanser Besked från högre instanser att deras beslut överklagats i rätt tid Beslut att själv överklaga med tillhörande motivering (protokollsutdrag och tjänsteskrivelse/- utlåtande) Beslut från högre instanser Ärendehanteringssystem delse för verksamheten Digitalt/akten Vid inaktualitet Kan gallras när ärendet är avslutat Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet 10 år 10 år

15 Handling som visar överlämnandet till länsstyrelsen och bygg- och miljönämndens prövning att överklagande kommit i rätt tid 10 år Arkivbeskrivning 15(31) Inkommen överklagandeskrivelse Yttrande till högre instans Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad, underlag Miljö- och hälsoskyddsavdelningen Beslut om kommunalt naturreservat Beslut om samordnad kontroll exempel, vatten eller luftvård Beslut om årlig avgift Hälsoundersökningar Inkomna yttranden av tillfällig och eller ringa art Kartläggning av: buller, trafik, industrier (utsläpp, föroreningar) vatten (påverkan, tillstånd) resursförbrukning (resursflöde) 10 år 10 år Digital Verksamhetssystem Digitalt Vid inaktualitet Gallras när sammanställningen är klar Ärendehanteringssystem Dokumentation av samrådsplikt med länsstyrelsen Handlingar tillhörande nedskräpningsärenden Handlingar, slutrapport, protokoll etcetera, av stor vikt och/eller långvarig karaktär Närarkiv Bevaras Forskningssyfte Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Gallras när nytt beslut fattas eller 10 år efter det att verksamheten upphört. Exempel bildande av naturreservat Exempel föreläggande Bevaras Undersökning/sammanställning Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Undersökning/sammanställning

16 Arkivbeskrivning 16(31) Verksamhet av allmän och övergripande natur tillexempel luftkvalitet och vattenkvalitet. Länsstyrelsebeslut om bildande av naturreservat Miljöövervakning Mätdata Ärendehanteringssystem Närarkiv Vid inaktualitet Mätdata som har sammanställts i en rapport eller har rapporterats till en annan datavärd, bedöms kunna gallras, detsamma gäller data som inte är validerat Naturvårdsinventeringar Digitalt Länsstyrelsen/kommunen Naturvårdsplan Skötselplaner av naturreservat Statliga beslut om bildande av nationalpark Återtagen eller avvisad ansökan Gallring vid uppdatering Verksamhetssystem Närarkiv 5 år Miljö- och hälsoskyddsverksamhetens tillsyns- och kontrollverksamhet Hälsoskydd Inspektionsrapporter Kan ha betydelse för framtida utredningar om skador på människors hälsa och miljön Ansökan och beslut om enskilt avlopp Gäller inte för återtagen eller avvisad ansökan, se ovan Ansökan och beslut om ändring av avloppsanläggning Gäller inte för återtagen eller avvisad ansökan, se ovan Ansökan och beslut om förmultnings- Digi- Gäller inte för återtagen

17 Arkivbeskrivning 17(31) /alternativa toaletter talt/papper eller avvisad ansökan, se ovan Anmälan, ansökan och beslut om tillstånd för värmepump Gäller inte för återtagen eller avvisad ansökan, se ovan Anmälan om vissa offentliga lokaler Digi- Förutsatt att verksamhet- Inventeringar, projekt, sammanställningar, besvärsundersökningar, resultat och beskrivning av kampanjer och liknande sammanställt material Mätning av radon i inomhusluft Mätning av radon i dricksvatten Utredningar om olägenhet för människors hälsa Obefogade anmälningar om olägenhet för människors hälsa Beslut om föreläggande, förbud och rättelse på annans bekostnad jämte förslag och erinringar över förslag talt/papper Remiss från polisen samt yttrande till polisen om tillstånd för jakt inom planlagt område Polismyndighetens beslut om tillstånd för jakt inom planlagt område Anmälan, ansökan och beslut som inte nyttjats en bedrivits Underlaget för sammanställning kan gallras Verksamhetssystem Närarkiv Gallras t.o.m senare protokoll Bevaras Inklusive uppföljningsmätningar. Mätningar gjorda fram till har gjorts med en gammal metod (radondöttrar) som inte används längre Kan även förekomma inom livsmedel Verksamhetssystem Närarkiv 2 år Verksamhetssystem Närarkiv 2 år Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Verksamhetssystem Närarkiv 5 år eller då tillståndet upphör Ansökan om tillstånd för viss djurhållning Digi- Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Beslutet bevaras

18 Ansökan om dispens från eldningsförbud (lokala föreskrifter) Analysrapporter och provtagningsplan för bassängbad Analysrapporter för strandbad Livsmedel och smittskydd Registrering av livsmedelsanläggning Tillfälligt eller permanent upphävande av registrering Sammanställning och utredning av exempel vatten- och livsmedelsburen smitta Beslut om att förbjuda eller begränsa utsläpp på marknaden talt/papper Verksamhetssystem Närarkiv 5 år De kommunala gallras efter två år och lagras enbart i verksamhetssystemet De kommunala gallras efter två år och lagras enbart i verksamhetssystemet Anmälan om mindre ändring av livsmedelsanläggning Beslut om risk- eller erfarenhetsklass Projektinriktad kontroll, beskrivning och resultat Analysprotokoll vattenanläggningar, kommunal Analysprotokoll vattenanläggningar, ej kommunal Handlingar tillhörande kontrollärenden som inte innehåller några beslut Arkivbeskrivning 18(31) Verksamhetssystem Närarkiv 2 år Beslutet bevaras Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Kan gallras när nytt beslut fattats Även handlingar gällande smittskydd Verksamhetssystem Närarkiv 2 år Bevaras hos VA-enheten Förvaras i akten Verksamhetssystem Närarkiv 5 år Kortsiktig betydelse för människors hälsa Verksamhetssystem Närarkiv 10 år

19 Arkivbeskrivning 19(31) Av Livsmedelsverket meddelade villkor eller saluförbud för kännedom Föreläggande och förbud samt tillhörande handlingar Begäran om polishandräckning Beslut om omhändertagande av livsmedel Åtalshandlingar samt tillhörande handlingar i ärendet Villkorat godkännande Tidsbegränsat godkännande/registrering av livsmedelsanläggning Analysprotokoll livsmedel Anmälan till nämnden om smittsam sjukdom vid livsmedelshantering Råttsaneringsbevis, kopior Beslut om ersättning samt tillhörande handlingar vid förstöring av ägodelar för att hindra spridning av samhällsfarliga sjukdomar Föreläggande/förbud samt tillhörande handlingar i ärendet i enskilda fall för att förhindra spridning av samhällsfarliga sjukdomar Miljöskydd och kemiska produkter Anmälan från försäkringsgivare om betalningsförsummelse, miljöskadeförsäkring Verksamhetssystem Närarkiv Då saluförbudet upphävs Verksamhetssystem Närarkiv 10 år Beslutet ska bevaras Verksamhetssystem Närarkiv 10 år Beslutet ska bevaras Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Beslutet ska bevaras Verksamhetssystem Närarkiv 3 år eller när verksamheten upphört Papper Pärm i närarkivet Närarkiv Bevaras Verksamhetssystem Närarkiv 10 år För dricksvattenprotokoll vattenanläggning gäller andra regler, se under hälsoskydd Verksamhetssystem Närarkiv 10 år Beslut bevaras Verksamhetssystem Närarkiv 10 år Beslut bevaras Verksamhetssystem Närarkiv 10 år

20 Anmälan om installation av köldmedier Förelägganden angående köldmedier Köldmedier, enskilda årsrapporter samt begäran om årsrapporter Köldmedier, sammanställning över årlig rapportering Beslut om miljösanktionsavgifter angående köldmedier Anmälan om vissa cisterner i mark samt ovan mark Ansökan samt dispens om gödselspridning Bedömningsunderlag i tillståndsärenden och andra handlingar Beslut om miljösanktionsavgifter Dokumentation av samråd och besiktningar Enskilda årsrapporter över ozonnedbrytande ämnen Framställning till länsstyrelsen om överlåtelse av tillsyn och länsstyrelsens beslut om överlåtelse av tillsyn Anmälan och beslut om miljöfarlig verksamhet Inklusive ritningar, tekniska beskrivningar, miljökonsekvensbeskrivningar och samrådsredogörelse Verksamhetssystem Närarkiv 5 år Arkivbeskrivning 20(31) Verksamhetssystem Närarkiv 10 år Verksamhetssystem Närarkiv 10 år Bevaras med anledning av eventuellt framtida utredningar om misstänkt förorenade områden Verksamhetssystem Närarkiv 5 år Beslut bevaras Exempel kungörelser, samrådsanteckningar, besiktning, inkomna yttranden och synpunkter från enskilda, organisationer och myndigheter Verksamhetssystem Närarkiv 5 år

21 Föreläggande om undersökning Inspektionsrapporter Inventering och åtgärdsplan för PCB i byggnader och anläggningar Kontrollprogram som vunnit laga kraft Kontrollrapport för inomhuscisterner Kungörelse vid anmälningsärenden Länsstyrelsens beslut om överlåtelse av tillsyn av täkttillstånd Miljökonsekvensbeskrivningar Föreläggande om försiktighetsmått eller förbud Föreläggande om upplysning och undersökningar Förordnande om rättelse på annans bekostnad Arkivbeskrivning 21(31) Bevaras med anledning av eventuellt framtida utredningar om misstänkt förorenade områden Bevaras med anledning av eventuellt framtida utredningar om misstänkt förorenade områden. Bevaras med anledning av eventuellt framtida utredningar om misstänkt förorenade områden Bevaras med anledning av eventuellt framtida utredningar om misstänkt förorenade områden Kan ha betydelse för framtida utredningar om skador på människors hälsa och miljön Bevaras med anledning av eventuellt framtida utredningar om misstänkt förorenade områden Verksamhetssystem Närarkiv 2 år

22 Arkivbeskrivning 22(31) Miljökonsekvensbeskrivningar som inkommit för kännedom och finns bevarad hos annan myndighet Miljöprövningsdelegations och miljödomstols beslut om förbud eller upphävda villkor Miljörapporter Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Lämnas in årligen från tillståndspliktiga verksamheter Projektinriktad kontroll, inventeringar och annat sammanställt material Provtagning enligt kontrollprogram Regeringsbeslut om miljöskyddsområde Tillståndsbeslut Utredningar om luft- vatten- och markföroreningar samt kemikalier Åklagarens beslut med anledning av nämndens begäran om åtalsprövning Årlig sammanställning över ozonnedbrytande ämnen Nämndens föreläggande om betalningsskyldighet Yttranden till miljöprövningsdelegation och miljödomstol över den så kallade kompletteringsremissen Yttranden över ansökan till miljöprövningsdelegation och miljödomstol om tillstånd att bedriva miljöfarlig verksamhet Verksamhetssystem Närarkiv 5 år om sammanställning finns i miljörapport, annars 10 år Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Original förvaras hos länsstyrelsen

23 Årsrapporter, ozonnedbrytande ämnen Åtalsanmälningar angående köldmedier Övrig provtagning Renhållning och avfall Anmälan om kompostering av matavfall Anmälan om latrinkompost Ansökan och beslut om befrielse eller uppehåll från avfalls- och latrinhämtning Förfrågningar och klagomål av rutinartad karaktär Inspektionsrapporter Redovisning från länsstyrelsen av transporterad mängd farligt avfall Tillstånd för transport av avfall Tillstånd för transport av farligt avfall Bygglovadelningen Bygglovärenden Ansökan och beslut om ändrat tömningsintervall för enskilda avlopp (lokala föreskrifter) Beslut om föreläggande/förbud Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Efter giltighetstidens utgång Arkivbeskrivning 23(31) Verksamhetssystem Närarkiv 5 år Sammanställning bevaras Verksamhetssystem Närarkiv 10 år Beslutet ska bevaras Verksamhetssystem Närarkiv 10 år Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Verksamhetssystem Närarkiv Efter giltighetstidens utgång eller om förhållandena ändras Verksamhetssystem Närarkiv 2 år Kan ha betydelse för framtida utredningar om skador på människors hälsa och miljön Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Kopior på beslut av länsstyrelsen Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Kopior på beslut av länsstyrelsen

24 Ansökningsblankett om bygglov Beslut om bygglov, avskrivning, avslag, avvisning Bygglovritningar, arkitektritningar Debiteringsbeslut Förfrågningar Förhandsbesked, Strandskydd Grannhörande Information om kontrollansvarig Information till angränsande fastighetsägare, kungörelser övrig korrespondens som är relevant för ärendet Arkivbeskrivning 24(31) Närarkiv Bevaras Verksamhetssystem 10 år Närarkiv Bevaras Verksamhetssystem 10 år Närarkiv Bevaras Verksamhetssystem 10 år 10 år Inkomna förfrågningar som inte utgör formell ansökan. Skannas in i Bygg-R och läggs som en fristående händelse Närarkiv Bevaras Verksamhetssystem 10 år Närarkiv Bevaras Verksamhetssystem 10 år Närarkiv Bevaras Verksamhetssystem 10 år 10 år Lista grannhörande Digitalt Lista eller karta över grannhörande Lista med övrig expediering av ärende Digitalt Verksamhetssystem Närarkiv 5 år Nybyggnadskarta Ofullständig ansökan Tjänsteskrivelser till nämnd Underlagsmaterial i lovärenden utöver utlåtanden eller tjänsteskrivelser Underrättelser om beslut Närarkiv Bevaras Verksamhetssystem Verksamhetssystem Närarkiv 2 år Ärendehanteringssystem Närarkiv Bevaras 10 år Exempel beräkningar av ytor, yttranden från grannar och remissorgan 10 år

25 Upplysning om möjlighet till återkallande av ansökan Utlåtanden Utredningar Villkorsbesked, beslut Återtagen ansökan Anmälningsärenden Anmälan Beslut Brandskyddsdokumentation Geotekniska undersökningar/markmiljöundersökningar Information till angränsande fastighetsägare och övrig korrespondens som är relevant för ärendet Intyg från sakkunnig Kontrollplan Lägesintyg Protokoll från arbetsplatsbesök, byggsamråd, tekniskt samråd, slutsamråd och kompletterande samråd Relationsritningar, konstruktionsritningar, VVS-ritningar och ventilation Arkivbeskrivning 25(31) Verksamhetssystem Närarkiv 2 år Gallras efter 2 år efter att ärenden har avslutats eller avskrivits Närarkiv Bevaras Verksamhetssystem 10 år Närarkiv Bevaras Verksamhetssystem 10 år Verksamhetssystem Närarkiv 2 år Gallras 2 år efter ärendets avslut 10 år 10 år Exempel användningsförbud, fortsatt arbete och kontrollplan 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år Efter 10 år till kommunens centrala arkiv 10 år Efter 10 år till kommunens centrala arkiv 10 år Efter 10 år till kommunens centrala arkiv

26 Arkivbeskrivning 26(31) Återtagen anmälan Tillsynsärenden Beräkning av ytor Handlingar som initierat ärendet. Inkommen skrivelse eller anmälan, protokoll, anteckningar och foton efter besiktning Slutbesked/slutbevis 10 år Efter 10 år till kommunens centrala arkiv Utstakning eller lägeskontroll 10 år Efter 10 år till kommunens centrala arkiv Fakturaunderlag Digitalt Verksamhetssystem Närarkiv 10 år Gallras 10 efter att ärendet slutligen avgjorts Fakturaunderlag Papper Pärm hos administratör Närarkiv Vid inaktualitet Färdigställandeskydd Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Gallras då ärendet vunnit laga kraft Ofullständig anmälan Verksamhetssystem Närarkiv 2 år Gallras 2 år efter att ärendet har avslutats eller Beslut om föreläggande eller byggsanktionsavgift, med tillhörande ritningar och fotodokumentation Förklaringar, ansökan om lov i efterhand, övrig dokumenterad efterlevnad av föreläggandet Granskningsblad/ handläggningsblankett avskrivits Verksamhetssystem Närarkiv 2 år Gallras 2 år efter att ärendet har avslutats eller avskrivits Verksamhetssystem Närarkiv 5 år Efter beslut eller då överklagat ärende slutligen har avgjorts 10 år Efter 10 år till kommunens centrala arkiv 10 år Efter 10 år till kommunens centrala arkiv Verksamhetssystem Närarkiv 5 år Efter beslut eller då överklagat ärende slutligen har avgjorts 10 år Efter 10 år till kommunens centrala arkiv Ingripandebesked Närarkiv Bevaras Verksamhetssystem Beslut med avgift Inventering och dokumentation av platsen Digi- 10 år Efter 10 år till kommu-

27 Arkivbeskrivning 27(31) Mottagningsbevis från klagoberättigad Tjänsteskrivelser eller utlåtande och särskilt redigerat material till nämndsammanträde Övriga utskickade brev/e-post, kommunikation av mindre betydelse Motordrivna anordningar (exempelvis hiss) Besiktningsprotokoll från kontrollorgan (vid allvarligare anmärkning) Beslut om att godta mindre avsteg från föreskrifter om hissar Beslut om att motordriven anordning ska kontrolleras Föreläggande Register över kontrollerade hissar Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Besiktningsprotokoll Beslut om lokal behörighet för funktionskontrollant Föreläggande talt/papper Intyg från besiktningsorgan att brist har åtgärdats nens centrala arkiv Verksamhetssystem Närarkiv 5 år Efter beslut eller då överklagat ärende slutligen har avgjorts Efter 10 år till kommunens 10 år centrala arkiv Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Efter beslut eller då överklagat ärende slutligen har avgjorts När ärendet har avslutats och tvist inte pågår 10 år 10 år När ärendet har avslutats och tvist inte pågår När nytt godkänt protokoll Verksamhetssystem Register hålls lagrat elektroniskt Vid inaktualitet har upprättats Senast aktuella register bevaras Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet När nytt godkänt protokoll har upprättats Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet När behörighet upphör När ärendet avslutats och tvist inte pågår När ärendet avslutats och tvist inte pågår

28 Arkivbeskrivning 28(31) Bostadsanpassningsbidrag Ansökan om bostadsanpassningsbidrag Ansökan om återställningsbidrag Avskrivet ärende. Beslut Beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag, när innehållet i beslutet framgår av en myndighets protokoll eller annan diarium till bostadsanpassningsbidrag Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll Beslut samt senaste beslutet taget i ärendet, ändringsbeslut Beställning på uppdrag av sökande Bilagor till ansökan Delgivningskvitto Enkätsvar, inkomna Bevaras så länge det behövs för driften av objektet. Finns hos sökande i vissa fall Intyg av arbetsterapeut, läkare eller annan sakkunnig om att de åtgärder, som bidrag söks för, är nödvändiga med hänsyn till funktionsnedsättningen Förslag till åtgärder utfärdat av arbetsterapeut, läkare eller annan sakkunnig Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Enkätsvar sparas hos handläggare i 2 år

29 Fastighetsägarens medgivande Hissregister digitalt i BAB för Windows Installationsbeskrivning och materialdokumentation, avancerad teknisk utrustning, som kan behövas vid reparation och underhåll Komplettering till ansökan. Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Uppgifter nyinstallerade hissar tillförs registret kontinuerligt samt löpande kostnader för service, kontrollbesiktning samt reparationer för befintliga hissar Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets Bevaras så länge det behövs utgång för driften av objek- tet Kopia av anbud/offert eller kostnadsberäkning Arkivbeskrivning 29(31) Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll Offerter som utgör enda installationsdokumentation för avancerad teknisk utrustning sparas med beslutet för framtida reparationer och underhåll Personakt Gallras Personakter anses avslutade som tidigast 10 år efter beslutsåret, annars då personen avlider, flyttar eller då åtgärden på annat sätt inte längre är aktuell, exempelvis vid avinstallation eller avskrivet ärende Plan och uppställningsritningar, om det är fråga om omfattande inredningsarbeten. Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Plan och uppställningsritningar, om det är fråga om omfattande inredningsarbeten, bevaras så länge det behövs för driften av objektet

30 Arkivbeskrivning 30(31) Serviceavtal Tidigare beslut om statliga lån samt tidigare beslut om övertagande av statliga lån. Ritningar över bostaden före respektive efter ändringen, om det är fråga om ändrad planlösning. Ritningar över bostaden före respektive efter ändringen, om det är fråga om ändrad planlösning, bevaras så länge det behövs för driften av objektet Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Befintliga serviceavtal, så länge hissen finns kvar och används av sökande sparas de hos handläggare Tjänsteanteckningar Återkallande av beslut. Överklaganden och beslut från högre instans Övriga handlingar rörande bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Verksamhetssystem Närarkiv Gallras omgående Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Verksamhetssystem Närarkiv Vid inaktualitet Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Verksamhetssystem Närarkiv 10 år efter beslutets utgång Original finns hos Förvaltningsrätten och högre instanser. Kopior av överklagan gallras Till exempel ritningar, skisser, offerter och offertunderlag, mail, brev, orderbekräftelse, foton (digitalt/papper), kopia av tjänsteskrivelse till nämnd, kopia på beslut av nämnd, fullmakt till kommunen, fakturor, kopia på redovisning av kvitton för eget utlägg och utanordning eller utbetalning till ekonomiavdelningen, ärendeblad,

31 Arkivbeskrivning 31(31) fakturor som utgör enda installationsdokumentation för avancerad utrustning bevaras med beslutet vid t ex reparationer, felanmälan, domar, kopia inklusive kopia överklagan Kart och mät Adressättning Digitalt LINA (Lantmäteriets insamlingsapplikation) Beställningar Pärm hos kart- och mät, verksamhetssytem Närarkiv Gallras vid inaktualitet Flygfoto, ortofoto Kartavtal Finns i arkivet Lägesredovisning Digitalt Nybyggnadskartor Digitalt Primärkartutdrag Digitalt