Dokumenthanteringsplan för samhällsbyggnadskontoret

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för samhällsbyggnadskontoret Antagen: Reviderad: Dokumentkategori: Dokumenttyp: Dnr SBN 2016/ Styrdokument Regel

2 Samhällsbyggnadskontoret Dokumenthanteringsplan Datum Diarienummer SBN 2016/9 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för samhällsbyggnadskontoret... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet... 2 ar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling... 2 Gallringsråd... 2 ar som är av tillfällig betydelse... 3 Administration... 5 Remisser och enkäter... 7 Arkiv och diarier... 8 Personaladministration... 8 Budget och ekonomisk uppföljning... 8 Planverksamhet... 9 Överklagande Laga kraft Övrigt Bygglov, anmälan och tillsyn Påföljder och ingripanden vid olovligt byggande Strandskydd Överklaganden och beslut från högre instans Mark och exploatering Kartor och geografisk informationsverksamhet Bostadsanpassningsbidrag Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

3 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 2(24) Dokumenthanteringsplan för samhällsbyggnadskontoret Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Arkivansvarig ansvarar för att kontoret uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. På samhällsbyggnadskontoret är produktionschef/enhetschef de som är arkivansvariga. Arkivredogörare utses av produktionschef/enhetschef. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2017, kan alltså gallras tidigast i januari Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för instruktioner. Leverans till arkivet Leverans till kommunarkivet bör ske efter tio år eller när arkivansvarig gör bedömningen att leverans bör ske tidigare. Se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. ar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling ar som uppkommer inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling redovisas i egna dokumenthanteringsplaner. Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra.

4 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 3(24) ar som är av tillfällig betydelse A. ar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. ar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. ar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 9. ar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion. B. ar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. ar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper. 2. som inkommit till myndigheten i icke autentiserad form, till

5 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 4(24) exempel fax, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit senare. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt. 3. som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar.

6 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 5(24) /gallras Anmärkning Administration Protokoll från byggnadsnämnden Protokollsutdrag Delegeringsbeslut Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Tjänsteskrivelser till nämnd Organisationsutredni ngar Arbetsordning, reglementen Kvalitetsdokumentsb eskrivning/ miljöledningssystem, process- och organisationsbeskriv ningar MBL-protokoll/ Samverkansprotokoll Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt tillsammans med ärendet Förvaras tillsammans med ärendet K:\NämnderBeva ras på resp. nämnd och årsvis Original bevaras i pärmar, årsvis och kronologiskt Använd Arkiv 100 papper Protokoll binds in i böcker löpande Kopieras på Arkiv 80 papper

7 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 6(24) /gallras Anmärkning Protokoll/mötesantec kningar från ledningsgrupp, avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och liknande som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten Diarieförda handlingar Undantag: om man diariefört handlingar av tillfällig eller ringa karaktär kan dessa gallras efter särskilt beslut Korrespondens av tillfällig betydelse Gallras efter 2 år Avtal, överenskommelser och kontrakt av stor vikt och/eller långvarig karaktär Avtal och kontrakt av kortvarig karaktär Gallras två år efter upphörd giltighet T.ex. avtal med konsulter, kontrakt och leasingavtal ar, slutrapport, protokoll etc. från utredningar och projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad

8 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 7(24) /gallras Anmärkning Informationsskrifter och broschyrer som framställs inom den egna verksamheten Pressklipp som har direkt anknytning till verksamheten Beskrivningar av ITsystem (ADB-register) Erinringar mot förslag till föreläggande Gallras efter 10 år Inventarieförteckning Ansökningar om externa medel Remisser och enkäter Remisser, egna upprättade med sammanställning Remisser, svar på inkommande Enkäter, egenproducerade av långsiktig betydelse Enkäter av tillfällig betydelse Gallras vid inaktualitet Även svar på inkommande Inkommande och egenproducerade Enkätsvar, inkomna Gallras Om sammanställning finns

9 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 8(24) /gallras Anmärkning Arkiv och diarier Arkivredovisningar, arkivbeskrivningar och arkivförteckningar Dokumenthanterings plan Diarier och övriga register som ger sökingångar till handlingar Diarieplan diabas Personaladministration Kompetensutvecklingsplaner Utvecklingsplaner, individuella Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser Utvecklingssamtal, övriga anteckningar Övriga personalärenden Gallras när anställning upphört Gallras när anställning upphört Gallras när anställning upphört Gallras vid inaktualitet Se separat dokumenthanteringsplan för personaladministration Budget och ekonomisk uppföljning Budgetförslag Underlag gallras vid inaktualitet Budget och flerårsplan Internbudget Ekonomisk uppföljning med helårsprognos, t.ex. kvartalsrapport

10 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 9(24) Bokslut och verksamhetsberättelse Övriga ekonomiärenden Se separat dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration /gallras Anmärkning Planverksamhet Bebyggelseinventering, dokumentation av Beslutsunderlag och protokollsutdrag Dokument tillhörande miljöbedömning enligt miljöbalken Planakt Planakt Fastighetsförteckning Planakt Granskat planförslag Planakt Granskningsutlåtande Planakt Granskningsyttrande Planakt Grundkarta Planakt ar som enbart visar hur planprocessen genomförts (administrativ hantering), t.ex. utskick/underrättelse r till berörda, kallelser, kungörelser/annonser, förteckning över remisser Handläggarblad/ checklistor Vid inaktualitet, tidigast efter 2 år Gallras 2 år efter antagande eller då ett överklagat ärende slutligt har avgjorts Kopia till planakt, som gallras vid inaktualitet

11 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 10(24) /gallras Anmärkning Initiativ/ansökan + planavtal Inventeringar, dokumentation av Länsstyrelsens granskningsyttrande över översiktsplan Miljökonsekvensbesk rivning enligt planoch bygglagen Mötesanteckningar från startmöte Planbeskrivning och genomförandebeskri vning Planförslag/versioner som varit på samråd Plankarta och bestämmelser Planakt Planakt Planakt Planakt Planakt Planakt 10 år Bedömning görs om de därefter fortfarande är aktuella. Kan vara historiskt intressanta att bevara 10 år Planprogram Planakt Planuppdrag och 10 år versioner Samrådsredogörelse Planakt Samrådsyttranden Planakt Tjänsteskrivelse, förslag till beslut. Underlag för planavgift Underlagsmaterial som tagits fram i anslutning till ett planarbete och som kan tänkas vara till nytta för arbete med andra ärenden 10 år om det anses relevant för planbeslutet Gallras vid inaktualitet efter minst 10 år

12 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 11(24) /gallras Anmärkning Utredningar Exempelvis tekniska utredningar Planförslag/versioner som varit på samråd Planakt Översiktsplan Planakt Övrigt material i avbrutna planärenden Gallras efter 10 år Kan ha kulturhistoriskt värde Överklagande Avvisningsbeslut till för sent inkomna överklaganden Mark- och miljödomstolen följebrev med inkomna besvärshandlingar Mark- och miljödomstolens beslut Mark- och miljööverdomstolens beslut Planakt + Planakt + Planakt + Planakt + Laga kraft Laga kraftbevis Planakt + Original finns i planakt och digitalt i Övrigt Beslut från andra myndigheter avseende mark och byggnader inom kommunen t.ex. områdesskydd enligt miljöbalken, byggnadsminne Planakt

13 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 12(24) Kulturhistoriska inventeringar Planakt Bygglov, anmälan och tillsyn /gallras Anmärkning När ärenden om bygglov, marklov, rivningslov och förhandsbesked är avslutat skickas det till Arkiva för inskanning och mikrofilmning för bevarande. Anmälan, blankett eller motsvarande Anmälan som återtagits/inte fullföljts Anmälningar till byggnadsnämnden i enlighet med kontrollplan Ansökan om förhandsbesked, lov och dispens (med tillhörande handlingar) Beslut i ärenden om förhandsbesked, lov, dispens (beviljande, avslag, anstånd, avvisning) med samtliga handlingar som är nödvändiga för att förstå beslutets innebörd: protokollsutdrag respektive delegationsbeslut godkända ritningar, avgränsning av plats som får tas i anspråk vid strandskyddsdispens tjänsteskrivelse/- utlåtande och illustrationer från handläggare Förvaras i pärm Nämndbeslut diarieförs även i 2 år Gallras 2 år efter att ärendet avskrivits/avslutat s Skickas inte till Arkiva

14 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 13(24) /gallras Anmärkning Bygglovsritningar, Arkitektritningar Gäller även rivna byggnader Fakturaunderlag 5 år Gallras 5 år efter beslut om lov, avslag, anstånd eller då överklagat ärende slutligt har avgjorts Färdigställandeskydd, dokumentation av Delgivningskvitto Geotekniska undersökningar/ Markmiljöunder sökningar Grannhörande, dokumentation av ar som visar byggfelsförsäkring ar som varit underlag för tekniskt samråd och för beslut om kontrollplan Vid inaktualitet Gallras då ärendet vunnit laga kraft Pärm i tjänstemans rum Akt 2 år Till fastighetsägare eller sökande 5 år Intyg från sakkunnig Gallras då ärendet om bygglov avslutas Gallras då ärendet om bygglov avslutas Inkomna skrivelser/ förfrågnin gar avseende bygglov som inte utgör formella ansökningar om lov eller förhandsbesked Granskningsblad, handläggningsblankett Konstruktionshandlingar Förvaras i pärm Vid inaktualitet, dock tidigast efter 10 år Skickas inte till Arkiva i ärendet av vikt

15 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 14(24) /gallras Anmärkning Kontrollplan med ev. bilagor Kontroller och intyg som inkommit enligt krav i kontrollplan Korrespondens som är relevant för beslut såsom begäran om komplettering, information till angränsande fastighetsägare, kungörelser, övrig korrespondens Korrespondens som inte ligger till grund för beslut (Brev, e- post eller tjänsteanteckning) Lista/karta för grannhörande ByggR Vid inaktualitet 5 år Gallras 5 år efter beslut om lov, avslag, anstånd eller då överklagat ärende slutligt har avgjorts Lägesintyg Mottagningsbevis från klagoberättigade Nybyggnadskarta Ofullständig ansökan som avvisats 2 år Gallras 2 år efter beslut om avvisning, (vid eventuellt överklagande sker gallring, då avvisningsärendet slutligt har avgjorts)

16 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 15(24) /gallras Anmärkning Protokoll från arbetsplatsbesök, byggsamråd, tekniskt samråd, slutsamråd, kompletterande samråd Remisser ByggR Relationshandlingar avseende planer, fasader och situationsplaner Rivningsplan Slutbesked Startbesked Utredningar Underrättelser om beslut (enligt 9 kap. 41 planoch bygglagen) Underlagsmaterial i lovärenden utöver utlåtanden eller tjänsteskrivelser. 5 år Gallras 5 år efter beslut om lov, avslag, anstånd eller då överklagat ärende slutligt har avgjorts Vid inaktualitet, dock tidigast efter 10 år T ex. beräkningar av ytor, yttranden från grannar och remissorgan Villkorsbesked 5 år Återtagen ansökan om lov 2 år Gallras 2 år efter att ärendet avskrivits/avslutat s Skickas inte till Arkiva, förvaras i pärm

17 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 16(24) /gallras Anmärkning Påföljder och ingripanden vid olovligt byggande Begäran om förklaring Beräkning av ytor 5 år Gallras 5 år efter beslut eller då överklagat ärende slutligt har avgjorts Byggnadsnämndens beslut (med tillhörande ritningar/fotodoku mentation) ar som initierat ärendet (inkommen skrivelse/anmälan protokoll/ anteckning/foton efter besiktning) Inkommen förklaring, ansökan om lov i efterhand, med övrig dokumenterad efterlevnad av föreläggandet Inventering/doku mentation av platsen Mottagningsbevis från klagoberättigad Notering om expediering av beslut Nämndbeslut diarieförs även i 5 år Gallras 5 år efter beslut eller då överklagat ärende slutligt har avgjorts 5 år Gallras 5 år efter beslut eller då överklagat ärende slutligt har avgjorts

18 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 17(24) /gallras Anmärkning Tjänsteskrivelse/- utlåtande och särskilt redigerat material till nämndsammanträde Utskickade brev/epost, kommunicering Nämndbeslut diarieförs även i 5 år Gallras 5 år efter beslut eller då överklagat ärende slutligt har avgjorts Strandskydd Ansökningar om strandskyddsdispens (med tillhörande handlingar) Beslut i ärenden om strandskyddsdispens (beviljande, avslag, anstånd, avvisning) med samtliga handlingar som är nödvändiga för att förstå beslutets innebörd: protokollsutdrag respektive delegationsbeslut tjänsteskrivelse/- utlåtande och illustrationer från handläggare ByggR ByggR Hemställan hos länsstyrelsen Karta m.m. Länsstyrelsens beslut ByggR ByggR

19 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 18(24) /gallras Anmärkning Överklaganden och beslut från högre instans Avvisningsbeslut till för sent inkomna överklaganden Beslut från: Länsstyrelsen Mark- och miljödomstolen, Mark- och miljööverdomstolen Högsta förvaltningsdomstolen Till Länsstyrelsen, följebrev med inkomna besvärshandlingar Till Mark- och miljödomstolen, följebrev med inkomna besvärshandlingar ByggR ByggR ByggR Mark och exploatering Principer för markanvisning Geotekniska undersökningar Planer och program, t.ex. markförvärvsprogram Lantmäteriförrättningar Geotekniska arkivet Lantmäteriet Kopior hos förvaltningen gallras vid inaktualitet Ledningsrätter Lantmäteriet Kopior hos förvaltningen gallras vid inaktualitet Servitutsavtal Arkivskåp Avtal om markupplåtelser för t.ex. kabeldragning i kommunens mark

20 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 19(24) /gallras Anmärkning Avtal om parkeringsköp ar om uttag av gatukostnader Gatukostnader gatukostnadsutredning, som redovisar fördelningsområdet kostnadsunderlaget, kostnadsfördelning och debitering underrättelser till berörda fastighetsägare om samråd samrådsprotokoll slutligt förslag till uttag av gatukostnader underrättelser till berörda fastighetsägare om utställning beslut om debitering och anstånd Fastighetsakter. Följande handlingar bör bevaras: köpeavtal/ köpebrev/ köpekontrakt överenskommelse om fastighetsreglering kvitto på köpeskillingen lagfartsbevis lantmäteriförrättning Planakt Diariförs tillsammans med detaljplan Planakt Diariförs tillsammans med detaljplan I akt per fastighet I samband med försäljning av en fastighet ska vissa handlingar som har betydelse för köparen överlämnas till köparen, t.ex. kartor och ritningar, lantmäteriförrättni ngar, servitutsavtal samt pantbrev

21 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 20(24) karta servitutsavtal taxeringsbevis gravationsbevis inskrivningsbevis pantbrev, ej utnyttjade som ej är utnyttjade. Motsvarande dokumentation bör dock bevaras hos kommunen t.ex. i form av kopia av överlämnade handlingar /gallras Anmärkning Bemyndigande att företräda kommunen vid lantmäteriförrättningar Vid inaktualitet Bemyndigandet är tidsbegränsat Fastighetsdeklaration 5 år Efter ny fastighetstaxering Fastighetstaxering 5 år Efter ny fastighetstaxering Kartor och geografisk informationsverksamhet Databasobjekt i primärkartan som inte ingår under temat kommunikation och byggnader samt delar av markanvändning, t.ex. träd, slänter och buskage MapInfo, databas Gallras vid inaktualitet Vid ändring av grunddata Fotokartor MapInfo, databas Grunddata för varje nyframställt ortofoto Grunddata och produkter Kartor med naturvårdsförordn anden, t.ex. naturreservat, landskapsskydd samt skogs-, djur- och strandskydd. MapInfo, databas MapInfo, databas Grunddata

22 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 21(24) /gallras Anmärkning Kartor över fornlämningar och byggnadsminnen Kartor över mätningspunkter och höjdvärden för avvägning av trakter (motsvarande) Kartor utvisande gatunamn, adressnummer samt platsnamn Kartor över gatunamn, adressnummer och platsnamn Kommunens regelverkskarta MapInfo, databas Grunddata MapInfo, databas MapInfo, databas MapInfo, databas Grunddata Nybyggnadskartor ByggR Områdeskartor med gränser för administrativa beslut, t.ex. över valdistrikt, lokala ordningsregler eller vissa hälsoskyddsföresk rifter. Områdeskartor över församlingar, stadsdelar eller trakter Regionplan, detaljplan, översiktsplan, områdesbestämm elser, fastighetsplan Grunddata MapInfo, databas Grunddata MapInfo, databas MapInfo, databas

23 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 22(24) /gallras Anmärkning Tomtkartor och kartor över styckningar MapInfo, databas Avser kopior av fastighetsrättsliga kartor såsom lantmäteri-, tomt och avstyckningskartor som kommunen tagit emot Översiktskartor MapInfo, databas Grunddata till den tryckta översiktskartan, samt minst ett exemplar av den tryckta kartan samt varje nyproducerad turistkarta Bostadsanpassningsbidrag Beslut om bostadsanpassnin gsbidrag och återställningsbidrag Dokumentation om material och installationer som behövs för framtida reparation och underhåll Protokoll över beslut om bostadsanpassnin gsbidrag och återställningsbidrag Register över åtgärdade lägenheter/ fastigheter årsvis och kronologiskt i sekretessarkivet 10 år Gallras 10 år efter beslutsårets utgång Ingår i samhällsbyggnads nämndens protokoll

24 TROSA KOMMUN Dokumenthanteringsplan Sida 23(24) /gallras Anmärkning Övriga handlingar rörande bostadsanpassnin gsbidrag och återställningsbidrag 10 år Gallras 10 år efter beslutsårets utgång Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Register eller databas över ventilationskontroller K: Fastighet och i bokstavsordning Besiktningsprotokoll Pärm i tjänstemans rum Vid inaktualitet När nytt godkänt protokoll har upprättats Beslut om lokal behörighet för funktionskontrollant Vid inaktualitet När behörighet har upphört Föreläggande från byggnadsnämnden (har inte hänt tidigare men ifall det sker) Vid inaktualitet När ärendet avslutats och tvist ej pågår