PROTOKOLL Dokumenthanteringsplan för kommunal vuxenutbildning och det kommunala aktivitetsansvaret UN-2017/108

Transkript

1 Utbildningsnämndens arbetsutskott 23 Utdrag ur PROTOKOLL Dokumenthanteringsplan för kommunal vuxenutbildning och det kommunala aktivitetsansvaret UN-2017/108 Beslut Utbildningsnämndens arbetsutskott beslutar att anta Dokumenthanteringsplan för kommunal vuxenutbildning och det kommunala aktivitetsansvaret , samt att handlingstyper som omnämns även i tidigare dokumenthanteringsplan ska behandlas enligt Dokumenthanteringsplanen för kommunal vuxenutbildning och det kommunala aktivitetsansvaret Ärende Tjänsteskrivelse , Dokumenthanteringsplan för kommunal vuxenutbildning och det kommunala aktivitetsansvaret har varit utsända

2 Sida 1 av 3 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Carin Dahlberg, nämndsekr./utredare Datum UN-2017/108 Hanna Borgman, kommunarkivarie Utbildningsnämnden Dokumenthanteringsplan för kommunal vuxenutbildning och det kommunala aktivitetsansvaret UN-2017/108 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att anta Dokumenthanteringsplan för kommunal vuxenutbildning och det kommunala aktivitetsansvaret , samt att handlingstyper som omnämns även i tidigare dokumenthanteringsplan ska behandlas enligt Dokumenthanteringsplanen för kommunal vuxenutbildning och det kommunala aktivitetsansvaret Sammanfattning Allmänna handlingar, både inkommande och upprättade, skall enligt 5 kap. 1 offentlighets och sekretesslagen (2009:400) registreras eller hållas ordnade på ett sådant sätt så att de kan återfinnas utan svårighet. Kommunala förvaltningar och bolag leva måste leva upp till kraven i offentlighetslagstiftningen, främst tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingar, offentlighets- och sekretesslagens krav på registrering av allmänna handlingar samt arkivlagen. Den dokumenthanteringsplan som nu gäller är inte uppdaterad och inte komplett, bland annat på grund av att det har tillkommit handlingar inom verksamheter som tidigare inte hanterades av Knivsta kommun. För att underlätta administrationen inom verksamheterna för kommunal vuxenutbildning och det kommunala aktivitetsansvaret har förvaltningen tagit fram ett förslag till dokumenthanteringsplan för dessa verksamheter i väntan på att dokumenthanteringsplanen för samtliga av utbildningsnämndens verksamheter färdigställs. Bakgrund En dokumenthanteringsplanplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar. Genom att utarbeta en dokumenthanteringsplan med instruktioner och hanteringsanvisningar kan myndigheten kvalitetssäkra sin dokumenthantering och åstadkomma en medveten och organiserad informationsförvaltning. En dokumenthanteringsplan som uppfyller lagkrav som berördes inledningsvis bör nu i enlighet med riksarkivets föreskrift RA-FS 2008:4, även redovisa alla sina allmänna handlingar i deras processuella sammanhang. I förslaget till dokumenthanteringsplan för kommunal vuxenutbildning och det kommunala aktivitetsansvaret som tagits fram, har en

3 Sida 2 av 3 klassificeringsstruktur som SKL och Riksarkivet utvecklat, och som vänder sig till kommuner och landsting, använts som referens. Av dokumentanteringsplanen bör det således framgå vilka verksamheter och processer som existerar och vilka allmänna handingar som hanteras i dessa, hur de hanteras, i vilket format de finns, dess sökvägar samt vilka handlingar som gallras (får kastas) och vilka som bevaras för framtiden. Dokumenthanteringplanens gallringsfrister grundar sig på skriften Gallringsråd för kommuners, landstings och regioners utbildningsväsende som ges ut av SKL och Riksarkivet. Ekonomisk konsekvensanalys Kostnaden för att framställa en ny dokumenthanteringsplan för utbildningsnämndens verksamheter belastar inte utbildningsnämndens budget. Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Hans Åhnberg Beslutet ska expedieras till: Akten Samtliga rektorer och kommunala förskolechefer Utbildningskontoret

4 Sida 3 av 3 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej x Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Barn påverkas inte av hur kommunen hanterar dokument förutsatt att hanteringen följer de lagar som finns. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Barn tillfrågas vid övergripande fleråriga planer/styrdokument. Har så skett? Ja Nej x Inte aktuellt. Beslutet rör inte övergripande flerårig plan/flerårigt styrdokument. Om ja, förklara på vilket sätt barn varit delaktiga i beslutet, vilka åsikter barnen lyft fram samt hur dessa åsikter beaktats i beslutet. Om nej, förklara varför barn inte tillfrågats.

5 VERKSAMHETSOMRÅDE Kärnverksamhet VERKSAMHETSTYP Utbildning PROCESS Kommunal vuxenutbildning, Sfi, kommunala aktivitetsansvaret BESKRIVNING AV PROCESS Kommunal vuxenutbildning består av grundläggande vuxenutbildning, gymnasial vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna och Svenska för invandrare (Sfi). Utbildningarna anordnas i form av kurser och är avgiftsfri. En kommun eller ett landsting får uppdra åt annan att anordna komvux. I Knivsta kommun bedrivs Sfi i egen regi medan grundläggande och gymnasial vuxenutbildning samt särskild utbildning för vuxna är tjänster som köps in av andra kommuner eller av utbildningsföretag. Kommunala aktivitetsansvaret: Kommunerna har enligt skollagen ett aktivitetsansvar för ungdomar som är folkbokförda i kommunen och som har fullgjort sin skolplikt men som inte har fyllt 20 år och inte genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskolan eller gymnasiesärskolan eller motsvarande utbildning. Kommunen ansvar för att kontakta berörda ungdomar som erbjuds aktiviteter antingen inom eller utanför kommunen AKTIVITETER HANDLINGSTYP SEKRETESS GALLRINGSFRIST MEDIUM SÖKVÄG ANMÄRKNING INFORMATIONSÄGARE TILL KOMMUNARKIV ARKIVSIGNUM Ledning Leda Protokoll eller mötesanteckningar från lokal samverkan med facket Papper 5år Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar Digitalt Public 360 Eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå 5 år Mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten, interna verksamhetsmöten Vid inaktualitet Digitalt G: Protokoll eller mötesanteckningar med lokala samverkansgrupper Digitalt Public 360 Protokoll eller mötesanteckningar från övriga möten som är av väsentlig betydelse för verksamheten eller för ett ärende Digitalt Public 360 Länsgemensamma grupper, samarbeten skola, kommunala myndigheter mm 5 år Ämneskonferenser, eller möten som behandlar beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten 5 år Statistiska sammanställningar och rapporter framställda till andra myndigheter Vid inaktualitet Digitalt G: Till exempelvis SCB, Skolverket Styra Sammanställningar och rapporter gällande årlig verksamhetsstatistik, unik information om verksamheten Digitalt Public 360 Sammanställningar och rapporter behöver endast förvaras separat om de inte ingår i annat dokument, tex verksamhetsberättelse 5 år Delegationsbeslut Papper Förvaras med ursprungsärendet Beslut samt underlag förvaras tillsammans med övriga delar av underlaget. Beslutet ska föras upp på en förteckning över delegationsbeslut som anmäls till nämnd. 5 år Organisera Förteckning över delegationsbeslut Papper Närarkiv Förteckning över delegationsbeslut skickas kommunledningsko till registrator. På förteckningen ska ärendets ntoret diarie/löp- eller idnummer framgå. 5 år Verksamhetsplaner på enhetsnivå Digitalt G: 10 år Lärarscheman, tjänstgöringsplan Vid inaktualitet Digitalt G: Kursschema 3 år Digitalt G:

6 AKTIVITETER HANDLINGSTYP SEKRETESS GALLRINGSFRIST MEDIUM SÖKVÄG ANMÄRKNING INFORMATIONSÄGARE TILL KOMMUNARKIV ARKIVSIGNUM Kursplaner Digitalt Public 360 Skickas årsvis till nämndsekreterare som skapar ett ärende per verksamhet och år. 5 år Beslutsunderlag gällande avtal Aktuell delegationslista anger vem som har rätt att fatta beslut om att ingå avtal 5 år Avtal med tillfällig betydelse för den egentliga verksamheten 2 år efter upphörd giltighet digitalt budgetansvarig chef Besluta om att ingå övriga avtal inom ramen för ekonomiansvarig chefs budget. Till exempel städavtal, serviceavtal för maskinell utrustning mm. Ansökan, beslut, rekvisition gällande stadsbidrag 10 år Digitalt Public 360 Hantera ordning och disciplinåtgärder Varning/avstängning av elev Papper G: 5 år Ordningsregler Besluta om aktuella ordningsstadgar som innehåller allmänna föreskrifter om ordningen vid skolenheter 5 år Polisanmälan Skapa/hantera informationsmaterial Foldrar, häften, broschyrer Fotografering/videoinspelning som dokumenterar verksamheten/skolbyggnader/ skolmiljöer Pressklipp kopplade till verksamheten/skolbyggnader/ skolmiljöer Bedriva vuxenutbildning och SFI Antaga och placera Registrera närvaro Undervisa Ansökningar med eventuella bilagor 5 år Ett arkivex. bevaras Ett arkivex. bevaras Ett arkivex. bevaras För antagna elever: vid inaktualitet, för ej antagna elever: 1 år digitalt ansvarig chef Material av ringa/tillfällig betydelse kan gallras vid inaktualitet. Ubildningschef 5 år digitalt/ Public 360 i ett samlingsärende i årsvis. Ubildningschef 5 år digitalt/ Public 360 i ett samlingsärende i årsvis. Ubildningschef 5 år Papper Beslut om antagande/avslag Papper Förteckning över delegationsbeslut skickas till nämndsekreterare. 5 år Yttrande till annan, mottagande kommun Vid inaktualitet Papper Handlingar och korrespondens gällande Överklagan överklagan 5 år Elevregister Digitalt Extens 5 år Närvarolista Vid inaktualitet Papper G: Egenproducerat läromedel Underlag till närvarorapport för Sfi. Vuxenutbildning bedrivs på distans - närvarorapport finns ej. Hantera individuella utvecklingsplaner (1 arkivex) Tex kompendier, foton, videoinspelningar, multimediapresentationer som skapats i undervisningssyfte skickas läsårsvis till registrator och sparas i ett samlingsärende. 5 år

7 AKTIVITETER HANDLINGSTYP SEKRETESS GALLRINGSFRIST MEDIUM SÖKVÄG ANMÄRKNING INFORMATIONSÄGARE TILL KOMMUNARKIV ARKIVSIGNUM Studieplan Vid inaktualitet Papper Se anm. Grundläggande och gymnasial vuxenutbildning: administrativ tillsammans med ansökan SFI: lärare Examensplan Vid inaktualitet Papper I pappersakt hos studievägledare Individuell utvecklingsplan Vid inaktualitet Digitalt G: Beslut och underlag gällande avbrott av kurs/utbildning Papper administrativ 5 år Ge prov, sätta betyg och validera Betygskriterier Digitalt Public år Prov och provresultat (elevlösningar) Nationella prov samt elevlösningar Vid inaktualitet Nationella slutprov SFI/ämnesprov i svenska bevaras. Övriga nationella prov gallras efter 5 år digitalt Papper Betygsdokument Papper Pärm/G: I dokumentskåp hos Gallras då betyg är satt och omprövningstiden har löpt ut Nationella prov SFI - för kurser som hålls på entreprenad ansvarar respektive lärosäte. Nationella prov för elever som läser vid Hermods skickas till administrativ. 10 år Original skickas till eleven, kopia sparas i pärm 10 år Betygskatalog Papper I dokumentskåp hos 10 år Kommunala aktivitetsansvaret Register över personer som omfattas Vid inaktualitet Digitalt Extens Anteckning om kontakt om erbjudande Vid inaktualitet Digitalt G: Anteckning påbörjad och genomförda åtgärder Vid inaktualitet Digitalt G: Anmälningsblankett Vid inaktualitet Papper Pärm Hantera övriga frågor Remiss från Efter upphörd Remiss från arbetsförmedligen till SFI. arbetsförmedlingen placering Papper Pärm Förvaras tillsammans med amälningsblankett Kallelse inskrivningssamtal Sfi Vid inaktualitet Digitalt H: Handlingar gällande korrespondens med väsentliga uppgifter Inlåst skåp hos Orosanmälan Ja 3 år Papper rektor administrativ Postlista Vid inaktualitet Papper Endast korrespondens med väsentliga uppgifter för elev eller skolan ska bevaras, övrigt gallras vid inaktualitet. 5 år