Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333

Transkript

1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna samrådshandlingen och översända handlingen till bygg- och miljönämnden. Ärende Tjänsteskrivelse och samrådshandling har varit utsända. Exp till: Akten Expedierat av Siobhán Górny

2 Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen KS-2016/333 Huvudregistrator Kommunstyrelsen Samråd mellan Bygg och miljönämnden och arkivmyndigheten angående makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna samrådshandlingen och översända handlingen till Bygg och miljönämnden. Sammanfattning Bygg och miljönämnden har beslutat att medge makulering pappershandlingar för bygg och miljönämndens verksamheter med start när samrådssvar inkommit från arkivmyndigheten/ kommunstyrelsen, förutsatt att inga hinder anförts samrådssvaret. Ekonomisk konsekvensanalys Ingen ekonomisk konsekvens kommer att ske för kommunstyrelsen Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Lena Fransson Kommundirektör Beslutet ska expedieras till: Akten Bygg och miljönämnden

3 Sida 2 av 2 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej x Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Beslutet avser arkivmetod och då handlingarnas bevarande för framtida generationer säkras oavsett metod anses inte beslutet påverka barn. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej x Beslut att gallra pappershandlingar anses inte beröra barn.

4 Knivsta Samråd mellan kommunstyrelsen i egenskap av arkivmyndighet och Bygg och miljönämnden gällande makulering av pappershandling Bygg och miljönämnden har beslutat att medge makulering av pappershandlingar för bygg och miljönämndens verksamheter med start när samrådssvar inkommit från kommunstyrelsen, förutsatt att inga hinder anförts i samrådssvaret. Arkivlagstiftningens huvudregel är att allmänna handlingar ska bevaras, men den medger ändå att information får gallras under förutsättning att den inte längre behövs för att tillgodose arkivlagens (1990:782) bevarandeändamål avseende rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen. Arkivet ska organiseras på ett sätt som befrämjar sökning och tillgänglighet, bidrar till att skydda handlingarna från obehörig åtkomst och möjliggör en ändamålsenlig hantering och lagring genom strukturering med utgångspunkt i myndighetens verksamhet och klassificering i enlighet med i förväg bestämda kriterier. I praktiken innebär gallring att allmänna handlingar eller uppgifter i dessa aktivt avlägsnas och förstörs i enlighet med på förhand fastställda kriterier. Som gallring räknas också åtgärder som utförs med handlingar och som ger upphov till förlust av betydelsefull information, sök- och sammanställningsmöjligheter eller möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Handlingar som har tillkommit under handläggningen av ett ärende eller annan avgränsad process ska kunna presenteras och lämnas ut samlat. Vidare ska handlingarna organiseras så att processen så långt möjligt avspeglas. Handlingarna ska arkiveras på ett sådant sätt att det klart framgår vilket innehåll de hade när de inkom till myndigheten, upprättades där, eller användes som underlag för myndighetens handläggning eller övriga handlande. För en bedömning av arkivbildningens kvalitet behövs dokumentation av följande rutiner: - Hur omfattningen säkerställs, dvs. att inga handlingar faller bort eller delar av handlingar som dubbelsidiga dokument. - Hur medvetet bortfall t.ex. pga. formatet hanteras. - Konverteringen till elektronisk handling och val av format för att säkerställa informationskvalitet. - Ev. automatisk registrering av vissa uppgifter och hur dessa hanteras, t.ex. länkas eller infogas i valt format. - Kontroll av överensstämmelsen mellan ursprunglig handling och elektronisk handling. För att möjliggöra insyn, återsökning, rättsäkerhet och ev. gallring ska rutinerna för registrering/arkivredovisning med t.ex. märkning med beteckningar eller uppgifter beskrivas med avseende på både de

5 ursprungliga handlingarna och de framställda elektroniska handlingarna. Hur samband mellan ursprunglig handling och motsvarande skannad elektronisk handling dokumenteras måste framgå. Det bör särskilt beskrivas hur behörighetssystem, loggsystem, skydd mot skadlig kod och säkerhetskopiering ordnas för att bevara de elektroniska handlingarnas integritet. Rutiner för överföring till bevarande av de elektroniska handlingarna och val av format ska dokumenteras. Särskild vikt ska läggas vid hur kontroller genomförs vid överföringen och hur ev. brister som t.ex. informationsförluster åtgärdas samt hur samband mellan ev. andra handlingar upprätthålls. Under förutsättning att de elektroniska handlingarna fortlöpande framställs, överförs, dokumenters, hanteras, förvaras och vårdas enligt ovan, så att de kan presenteras upprepat under den tid om de ska bevaras, och de tekniska kraven i RA-FS 2009:2 uppfylls, ser arkivmyndigheten inga hinder att pappershandlingarna gallras. För arkivmyndigheten i Knivsta kommun Lisbeth Rye-Danjelsen Huvudregistrator och ansvarig för arkivfunktionen