DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR UTBILDNINGS- OCH KULTURNÄMNDEN I MARKARYDS KOMMUN

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR UTBILDNINGS- OCH KULTURNÄMNDEN I MARKARYDS KOMMUN Dokumenthanteringsplanen är kommunens sätt att hålla en god ordning och överblick över sina allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper som förekommer på förvaltningen, om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras) och var handlingarna är förvarade. Dokumenthanteringsplanen avser förbättra personalens och allmänhetens möjligheter att söka och återfinna information. Den ska alltid överensstämma med verkligheten på förvaltningen och uppdateras vid behov. Fastställd av utbildnings- och kulturnämnden Gäller från Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sida 5 1. Utbildnings- och kulturnämnden 5 Styrning och ledning 9 Ekonomi Förskoleverksamhet och skolbarnomsorg Grundskola 17 Övergripande planering 20 Elevregistrering 22 Studieorganisation 23 Undervisningsplanering 25 Elevutveckling och lärande Särskola 29 Grundsärskola 31 Gymnasiesärskola och särskild utbildning för vuxna (särvux) Antagning Gymnasieskola Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

3 37 Övergripande planering 39 Elevregistrering 40 Studieorganisation 41 Undervisningsplanering 43 Elevutveckling och lärande Det kommunala ansvaret för uppföljande studie- och yrkesorientering Utbildning för vuxna 46 Övergripande planering 47 Elevregistrering 48 Studieorganisation 49 Undervisningsplanering 50 Elevutveckling och lärande Elevhälsa Övrig skolrelaterad verksamhet 54 Skolskjutsar 55 Skolbibliotek 56 Skolmåltid Kultur- och fritid 58 Fritidsverksamhet 58 Administrativ verksamhet Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

4 62 Allmän fritidsverksamhet inkl ungdomsverksamhet 64 Bidrag till föreningar 65 Anläggningar, drift och underhåll 66 Lotterier 67 Kulturverksamhet 67 Administrativ verksamhet 70 Allmänkulturell verksamhet 72 Bidrag till kulturföreningar, studieförbund och privatpersoner 73 Museum och konsthall 74 Bibliotek 76 Vaktmästeri- och städverksamhet Användarmanual Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

5 1. UTBILDNINGS- OCH KULTURNÄMNDEN Källa: Bevara eller gallra? Allmänna råd för kommunernas och landstingens utbildningsväsende. Gallringsråd nr 2. (4:e upplagan, 2011) OMRÅDE: STYRNING OCH LEDNING MARKARYDS KOMMUN MYNDIGHET UKN Serie, handlingsslag Arkivläggning Medium Placering Beslut om upptagningsområden Förteckning över förtroendevalda/nämnd och utskott Handlingar rörande förtroendevalda och sammanträden Organisationsplaner/scheman Protokoll personalkonferenser Protokoll från nämnd Kronologisk Kronologisk /elektroniskt Förvaringsplats Förvaltningens kopieringsrum 224 Registrator Rum 223 Registrator Rum 223 Registrator Rum 223 Registrator Rum 223 Förvaltningens kopieringsrum 224 FÖRSTA GILTIGHETSDAG VERKSAMHET Utbildnings- och kulturförvaltningen Överföring till närarkiv Vid full pärm Vid full pärm Överföring till centralarkiv Gallring Anmärkning 5 år Del av nämndens protokoll 10 år 2 år Avser underlag för registrering och arvodesutbetalning 5 år Augusti och januari. 5 år 1 år 5 år Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

6 Diarieförda handlingar. Arkivskåp Rum år 5 år Register till diarierna, diariekort 4 år 5 år Arkiveras tillsammans med varje årgång diarier Diarieplaner. 4 år 5 år Ett exemplar arkiveras tillsammans med varje årgång diarier Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Protokoll från samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare. Enkäter egenupprättade med svar Enkäter inkommande med svar Betygsdokument Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska Sammanställningar över resultat i nationella prov utom i Skåp Kronologisk /elektroniskt Registrator Rum 223 Registrator Rum 223 Vid full pärm 2 år 5 år MBL-protokoll Handläggare 5 år Om dessa är omfattande räcker det att en sammanställning bevaras Handläggare 5 år Registrator Rum 223 Registrator Rum 223 Registrator Rum 223 svenska Postlistor (alt diarielistor) Elektroniskt Winess Hemsidor Elektroniskt Närarkiv 5 år Se Bevara eller Gallra 10 år 10 år 10 år Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

7 nr 1/ Minst en gång per termin bör en kopia av hemsidan tas ut och bevaras på lämpligt sätt Informationsbroschyrer/skrifter, Registrator 10 år egna Rum 223 Kvalitetsredovisning /elektroniskt Utvecklingsledaren 5 år Årsberättelser /elektroniskt Ekonomen Tas fram som en del i uppdraget från kommunstyrelsen vid bokslut. Överklaganden, beslut och handlingar Ansökan om extra resurs för elev Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Underlag från rektorsområden och skolor för ansökan om statsbidrag Akt/ Arkivskåp Rum 221 Arkivskåp Närarkiv 4 år 5 år 3 år efter /Elektroniskt Utvecklingsledaren 10 år Ansökan till central förvaltning (Se Elevhälsan) /Elektroniskt Utvecklingsledaren 2 år T ex lärarförteckningar och tjänstgöringsplaner. Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats Ordningsstadgor Innehåller allmänna föreskrifter om ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

8 Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen och som saknar betydelse för den egna verksamheten Korrespondens av tillfällig betydelse Handlingar inkomna för kännedom samt allmän information Vid Vid Vid och utbildningsmaterial. Utfärdas av styrelsen och återfinns vanligen i handlingarna till protokollen. Ger en god bild av skolenheternas resurser och skolmiljö. Bör bevaras centralt. T ex protokollskopior, inkomna remissunderlag, begäran om synpunkter på detaljplaner innehållande planbestämmelser, genomförandeplan, kartor m m från miljö- och byggnadsnämnden Cirkulär, rutin korrespondens, kursinbjudningar, interna meddelanden m m Statistik till andra myndigheter Vid Beställda återkommande från SCB, Skolverket m m Skolkataloger/fotokataloger Närarkiv 10 år Uppgifter om lärare Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

9 och elever Tidningsurklipp och fotografier Assistent Rum år Som belyser den egna verksamheten Handlingar rörande skolmåltider Hanteras av socialförvaltningen. Handlingar av tillfällig Vid Hanteras av betydelse om skolmåltider socialförvaltningen Mer utförliga uppgifter om handlingar från allmän administrativ verksamhet finns i Gallringsråd nr 1. OMRÅDE: EKONOMI MARKARYDS KOMMUN MYNDIGHET UKN Serie, handlingsslag Arkivläggning Medium Placering Förvaringsplats Budgetförslag till fullmäktige. /elektroniskt Arkivskåp Rum 221 Förvaltningsekonom Budgetunderlag, års- och flerårsbudget Årsredovisning (bokslut) FÖRSTA GILTIGHETSDAG Överföring till närarkiv Överföring till centralarkiv /elektroniskt Förvaltningsekonom 2 år /elektroniskt Arkivskåp Rum 221 Förvaltningsekonom VERKSAMHET Utbildnings- och kulturförvaltningen Gallring Anmärkning 5 år Skickas till och bevaras på ekonomienheten i en kommunövergripande sammanställning. 5 år Skickas till och bevaras på ekonomienheten i en kommunövergripande sammanställning. Interkommunala ersättningar, /elektroniskt Närarkiv Vid full Del av samverkansavtal överenskommelser pärm och protokoll Bidragsbelopp till friskolor /elektroniskt Tjänsterum år Som underlag till Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

10 Ansökningar och beslut från Skolverket el Myndigheten från Yrkeshögskolan Yttranden från elevers hemkommuner kring vårdnadshavares/elevers önskemål om utbildningsplats i annan kommun samt beslut att ta emot elev från annan kommun Förteckningar över barn/elever som är folkbokförda i annan kommun och har sin förskola/ i kommunen Förteckningar över barn/elever som går i förskola/skola i annan kommun Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunala ersättningar Bilagor till utgiftsverifikationer /elektroniskt Tjänsterum år Elevpärm Så länge eleven är aktiv 5 år /Elektroniskt Förvaltningsekonom 5 år /Elektroniskt Förvaltningsekonom /elektroniskt Utvecklingsledaren 10 år nämndens protokoll 2 år Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts Tjänsterum år T ex fraktsedlar, följesedlar. Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats och att det av fakturan framgår vad Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

11 Statistiska uppgifter som lämnats till statlig myndighet som köpts in. Förvaltningsekonom 2 år Till t ex Statistiska Centralbyrån Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

12 2. FÖRSKOLEVERKSAMHET OCH SKOLBARNOMSORG MARKARYDS KOMMUN MYNDIGHET FÖRSTA VERKSAMHET UKN GILTIGHETSDAG Serie, handlingsslag Arkivläggning Förvaringsplats Överföring Överföring Gallring Anmärkning Medium Placering till närarkiv till centralarkiv Förteckning över förskolor Elektroniskt Winess Då pärmen Dras ut vid förändring och dagbarnvårdare /pärm Handläggare ukf är full Minnesanteckningar från Elektroniskt Rektor 2 år veckomöten Minnesanteckningar från Elektroniskt Rektor arbetsplatsträffar (APT) Bilagor till Elektroniskt Rektor protokoll/minnesanteckningar Protokoll från föräldraråd Elektroniskt Rektor Original till ukf / Registrators rum ukf 10 år Protokoll från skyddsrond Elektroniskt / Rektor Registrators rum ukf 10 år Original till ukf Avdelningens /avdelning Vid planeringskalendrar Avdelningens dokumentation av verksamheten, Elektroniskt CD/extern hårddisk Avdelningen 5 år Ex projekt/temaarbeten, redovisning/sammanställning av barnens arbeten Lokala arbetsplaner Elektroniskt Rektor 10 år Handlingsplaner Elektroniskt Rektor 10 år Plan mot kränkande behandling inklusive Rektor 10 år Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

13 utredningar och uppgifter om vidtagna åtgärder. Personalschema eller motsvarande som redovisar personaltäthet m.m. Förteckning över barnens faktiska närvaro Förteckningar över barn i förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem. Schema över barns planerade vistelse Inkomstuppgift Statistik över - kösituation - beläggning Ansökningar om förskoleeller fritidshemsplats Yttranden från barnets hemkommuner kring vårdnadshavares önskemål om förskoleplats i annan kommun samt Beslut att ta emot elev från annan kommun Elektroniskt Centrala PA-systemet Enligt uppgifter från personalenheten Avdelningen 10 år Eller efter inrapportering till central förvaltning Elektroniskt 24sju 10 år 15 mars, 15 oktober Elektroniskt 24sju Sparas i 24sju Utgör debiteringsunderlag Elektroniskt 24sju Sparas i 24sju 3 år efter inkomståret Elektroniskt 24sju Sparas i 24sju Kan ingå i verksamhets- /årsberättelse kvalitetsredovisning Elektroniskt 24sju Sparas i 24sju Ansökan är inaktuell när barnet är placerat, när köplatsen är uppsagd eller när förnyelse av ansökan inte gjorts Rektor 5 år Rektor 5 år Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

14 Förteckning över barn som hör hemma i kommunen men går i förskola i annan kommun Elektroniskt Rektor 24sju Uppgift om kommun bör finnas i förteckningen eftersom uppgifter som rör barnet kan behöva eftersökas. Rektors delegation Fakturor Elektroniskt /papper 24sju/Ekonomikontoret 10 år Placeringsmeddelande Elektroniskt 24sju Sparas i 24sju När barnet är placerat Svar på Elektroniskt 24sju Sparas i 24sju När barnet är placerat placeringsmeddelande Inför nyanställning av dagbarnvårdare Tidrapporter från dagbarnvårdare Rektor 5 år efter att pedagogisk omsorg upphört Rektor 10 år Under förutsättning att uppgifter om arbetad tid finns någon annanstans Byte av omsorgsform Elektroniskt 24sju Sparat i 24 sju Uppsägning av plats Elektroniskt 24sju Sparat i 24sju Anteckningar från utvecklingssamtal samt övrig korrespondens Avdelning 3 år efter i Anteckningar från enskild barnkonferens med vårdnadshavare grundskolan Rektor 3 år efter eleven slutat grundskolan Fr.o.m hanteras sådana ärenden enligt Skollagen. Dessförinnan av föreskrifter i socialtjänstlagen om gallring och bevarande Enkäter, egenupprättade med svar Elektroniskt Säg vad du tycker Sparas i systemet Vid omfattande enkäter kan sammanställning av svar bevaras Enkäter, egenupprättade med Rektor 10 år Vid omfattande enkäter Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

15 svar kan sammanställning av svar bevaras Enkäter, inkommande med svar Rektor 10 år Vid omfattande enkäter kan sammanställning av Sammanställning enkäter Elektroniskt Fakturanr månadsvis Säg vad du tycker Rektor 10 år svar bevaras Debiteringslistor Handläggare ukf 2 år Därefter till ekonomienheten Kvalitetsredovisning Elektroniskt Rektor Avvaktar övergripande beslut Registrators rum ukf 5 år Till ukf i original Blankett Anmälan av elevskada/tillbud Blankett Anmälan av Registrators rum ukf 5 år Till ukf i original arbetsskada/tillbud Avtal med privata Handläggare ukf 10 år efter förskoleentreprenörer. avtalets avslut Handlingar rörande Avdelningen 5 år efter Friliggarna egenkontroll av livsmedelshantering Hemsida Elektroniskt Minst en gång per termin bör en kopia av hemsidan tas ut och bevaras på lämpligt sätt Sekretessbevis Rektor Till personalakt. Utdrag ur belastningsregistret Handläggare ukf Till personalakt. Delegationsbeslut Registrators rum ukf 5 år Del av nämndens Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

16 protokoll och underlag Anställningsbeslut Rektor I original till personalenheten Övriga personalhandlingar Rektor I original till personalenheten. T ex ledighetsansökningar, tjänstgöringsrapporter, pedagogiska måltider Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

17 3. GRUNDSKOLA OMRÅDE: UNDERVISNING MARKARYDS KOMMUN Serie, handlingsslag Protokoll, elevråd Protokoll, lokala samverkansgrupper Protokoll, föräldraråd Protokoll, skyddsrond Protokoll, elevvårdskonferenser Blankett för anmälan till elevvårdsteamet Beslut om att upprätta/inte upprätta åtgärdsprogram Anteckningar/protokoll från enheternas elevvårdsteam MYNDIGHET FÖRSTA UKN GILTIGHETSDAG Arkivläggning Förvaringsplats Överföring till Överföring Medium närarkiv till Placering centralarkiv Närarkiv 3 år efter grundskola VERKSAMHET Gallring Anmärkning 5 år Åk 7-9 förs via ungdomsinskottet Kontor SYV 5 år T ex skola-fritid, skolanäringsliv Registrator 5 år På arkivbeständigt papper. Tjänsterum 223 Original till ukf. Registrator 5 år Original till ukf. Tjänsterum 223 Avvaktar höstens utbildning/direktiv arbete pågår Följer elevakt Närarkiv Följer elevakt Närarkiv 3 år efter grundskola 3 år efter grundskola Avvaktar höstens utbildning/direktiv arbete pågår Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

18 Protokoll, mitterminskonferenser. Elevkort Anteckningar från APT Avvaktar höstens utbildning/direktiv arbete pågår /Bok Rektor/Arbetsrum 5 år /Bok Rektor/Arbetsrum 1 år /elektroniskt Rektor 5 år Lokalt utarbetad Anteckningar från personalmöten Plan mot kränkande behandling Planer för skolans arbete Rektor 5 år Lokala arbetsplaner, kurseller timplaner som visar tillämpningen av läroplaner. (Inte läroplaner och nationella kursplaner vilka fastställs och bevaras centralt av regeringen eller Skolverket.) Statistik, betyg Förteckning över fördelning av premier och stipendier Informationsmaterial 5 år Egen upprättad enhetsspecifik 5 år /elektroniskt Registrator 5 år T ex Skolverket, Tjänsterum 223 Skolinspektionen Informationsmaterial Vid Av ringa värde Korrespondens /elektroniskt Rektor 10 år Gäller korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt. Ex med elev/vårdnadshavare/annan Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

19 Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Kvalitetsredovisning, årligen upprättad. Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor m fl Statistik från andra myndigheter (t e SCB, Skolverket) Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse /elektroniskt Registrator Tjänsterum 223 med uppgifter väsentliga för elev/skola 10 år Ger en god bild av skolenhetens resurser och skolmiljö. Bör bevaras centralt. /elektroniskt Rektor 5 år Försvinner fr o m /elektroniskt Vid /elektroniskt Vid Statistiken sammanställs ur verksamhetssystemet, varför varje enskild rapport kan återupprepas /elektroniskt Vid Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

20 ELEVREGISTRERING MARKARYDS KOMMUN Serie, handlingsslag Elevhistorik (elevkort) Klasslistor/gruppförteckningar. Slutgiltigt med dokumenterade förändringar under året. exemplar, med uppgifter om in- och utflyttning. MYNDIGHET UKN Arkivläggning Förvaringsplats Medium Placering Elektroniskt IST/Extens Elektroniskt IST/Extens FÖRSTA GILTIGHETSDAG Överföring till Överföring närarkiv till VERKSAMHET Gallring Anmärkning centralarkiv Uppgifter om elevs studieplan, tillval eventuellt studieavbrott och (klasstillhörighet, skolor etc) Vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas ur uttaget. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnr och adress Skolkatalog Närarkiv 10 år Ett ex på varje enhet samt ett ex på ukf Fotokataloger Närarkiv 10 år Ett ex på varje enhet samt ett ex på ukf Hemsida Elektroniskt Minst en gång per termin bör en kopia av hemsidan tas ut och bevaras på lämpligt sätt Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

21 Handlingar rörande val av skola Anhörigblanketter Ansökan om att få gå om en årskurs eller uppflyttning till högre årskurs Beslut att bevilja/avslå 1 år Skolvalsblanketter Elektroniskt Vid IST/ Extens Rektor Vid Elevakt 10 år ansökan, se ovan Underlag för registrering Vid Meddelande om skol- eller klassbyten, in- och avflyttning, frånvaro m m Skydd av personuppgifter i verksamhetssystemet, blankett Handlingar rörande samtycken enligt PuL Elektroniskt Vid Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som person bär skydd runt personuppgift Akutlappen Läraren Vid För t ex bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

22 STUDIEORGANISATION MARKARYDS KOMMUN Serie, handlingsslag Anmälan/avanmälan om modersmålsundervisning Förteckning över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Förteckning över elevers placering under PRAO år 7-9 Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Disciplinära åtgärder, handlingar rörande MYNDIGHET UKN Arkivläggning Medium Placering Förvaringsplats FÖRSTA GILTIGHETSDAG Överföring till Överföring närarkiv till centralarkiv VERKSAMHET Gallring Anmärkning Chef elevhälsan Vid När elev slutat grundskolan Chef elevhälsan 10 år Chef elevhälsan Vid SYV 10 år Rektor/SYV 10 år Ex språkval och slöjdval Närarkiv 10 år Handlingar rörande avstängning/förvisning av elev, varning etc Rektor/närarkiv Vid Anmälan och beslut om svenska som andraspråk Elektroniskt Elevkort Handlingar rörande praktik SYV Vid T ex arbetsplats- Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

23 och praktikplatser kontakter, praktikbesked, omdömen. Under förutsättning att uppgifter om genomförd praktik dokumenteras i elevmatrikel el motsvarande Ledighet för elev, ansökan Läraren/Rektor Vid Då elev slutat skolan Närvaro- och frånvarouppgifter Elektroniskt Skola24 Lärare/skolsköterska Då eleven slutat skolan Rutinkorrespondens Vid Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik m m Språkval/Omval Då eleven slutat skolan Överenskommelser om t ex datoranvändning UNDERVISNINGSPLANERING IT/expeditionen Då eleven slutat skolan MARKARYDS MYNDIGHET FÖRSTA VERKSAMHET KOMMUN UKN GILTIGHETSDAG Serie, handlingsslag Arkivläggning Förvaringsplats Överföring till Överföring Gallring Anmärkning Medium Placering närarkiv till centralarkiv Läsårsdata Ukf 5 år Ingår i protokoll från nämnden Protokoll från klassråd Läraren Efter ett läsår 5 år Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

24 Lokala timplaner Läromedel, egenproducerade /elektroniskt Rektor 10 år Läraren med förnuft I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediapresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett ex av varje bevaras. Digitala läromedel, egenproducerade Elektroniskt Lärare med förnuft Läromedel, förteckning /elektroniskt Assistent 10 år Om sådan inte upprättas bör informationen finnas i protokoll från ämneskonferens. Schema, klass Elektroniskt Novaschem Slutligt för varje läsår och skolenhet Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Ansökan och beslut m fl handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t ex särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång. Ansökan och beslut m fl handlingar rörande /elektroniskt Lärare 10 år Elevakt Närarkiv 10 år Elevhälsoteam Rektor/elevjournal Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

25 särskild undervisning, t ex på sjukhus, hemundervisning, specialpedagog m m Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild/eller lokal betydelse SYV/läraren Ex skola-näringsliv Beställning av läromedel /läraren 2 år Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter Läraren Vid T ex medgivande från vårdnadshavare kring deltagande Läraren Vid Lärarschema Elektroniskt Novaschem 3 år Klasschema bör bevaras (se ovan) ELEVUTVECKLING OCH LÄRANDE MARKARYDS KOMMUN Serie, handlingsslag Protokoll, elevvårdskonferenser MYNDIGHET UKN Arkivläggning Medium Placering /elektroniskt Förvaringsplats FÖRSTA GILTIGHETSDAG Överföring till Överföring närarkiv till centralarkiv Närarkiv 3 år efter VERKSAMHET Gallring Anmärkning Särskilt stöd, särskild Rektor 3 år efter Kopia skickas till vårdnadshavare Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

26 undervisning, ansökan och beslut Anpassad studiegång, ansökan och beslut Betygskatalog, betygssammanställning Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Intyg om anpassad studiegång Resultat av prövning, med anteckning om betyg. Individuella utvecklingsplaner med omdömen Rektor 3 år efter IST/Extens 5 år Eventuella /elektroniskt sifferkoder och förkortningar ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass. (SKOLFS 2007:27) Kopia av sammanställning skickas till ukf! Framgår av betygskatalogen (Se ovan) Rektor Skriftlig bedömning ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg och åtfölja detta. IST/Extens 5 år Har samma betydelse /elektroniskt som betygskatalog och ska förvaras tillsammans med denna Elektroniskt INFOMENTOR Korrespondens med Skolhälsovård/rektor Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

27 elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skola Åtgärdsprogram Elektroniskt/papper INFOMENTOR Så länge eleven finns i skolan Nationella prov i svenska och svenska som andra språk, elevlösningar samt delar Sammanställning över resultat i nationella prov i svenska Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska Omprövning av betyg, beslut och handlingar Intyg om avgång från grundskolan Kartonger Närarkiv 5 år Läs mer kap 13 Elevhälsa Elektroniskt/ Rektor 5 år Kopia skickas till ukf! Kartonger Närarkiv 5 år Gallras 5 år efter provtillfället. (Elevlösningar i svenska bevaras.) Elektroniskt/ Rektor 5 år Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras. /elektroniskt Innefattas i betygskatalogen (se ovan) Rektor Utfärdas om elev avgår utan slutbetyg. Bör förvaras tillsammans med betygskatalog (se ovan) Utvecklingssamtal, INFOMENTOR Vid Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

28 anteckningar från Diagnostiska prov, elevlösningar Skriftliga tester och prov, elevlösningar Lärare Vid Lärare Vid Då betyg är satta och då tiden för omprövning av betyg löpt ut Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

29 4. SÄRSKOLA OMRÅDE: GRUNDSÄRSKOLA MARKARYDS KOMMUN Serie, handlingsslag Ansökningar med underlag och beslut om mottagande Överklaganden Lokal arbetsplan MYNDIGHET UKN Arkivläggning Medium Placering Förvaringsplats /valvet Elevakt Elevakt Klassrum FÖRSTA GILTIGHETSDAG Överföring till närarkiv Vid i arbetet Överföring till centralarkiv 5 år efter 5 år efter VERKSAMHET Gallring Anmärkning Beslut om mottagande kan överklagas av vårdnadshavare 10 år Se ny skollag Fotografier Elektroniskt/ Klassrum 10 år Samlade för att belysa den egna verksamheten vid särskilda tillfällen Handlingar rörande elevens val Timplan Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Klassrum 10 år Klassrum 10 år /valvet Elevakt 5 år efter Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

30 Rutinkorrespondens Vid Pedagogiska /valvet 5 år efter utredningar/journaler med Elevakt bilagor (Skolpsykolog) Individuella utvecklingsplaner med omdömen Studieomdömen, kopia Slutbetyg, kopia Intyg om genomgången utbildning Betygskataloger Övriga utredningar Kopior av handlingar som i original bevaras någon annanstans inom kommunens utbildnings-verksamhet Elektroniskt/papper Klassrum 5 år efter /valvet Elevakt /valvet Elevakt /valvet Elevakt /valvet Elevakt /valvet Elevakt 5 år efter 5 år efter 5 år efter 5 år efter 5 år efter Vid Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse För de som önskar betyg Avgångsbetyg. Betygssammanställningar (förkortningar och sifferkoder förklaras). Tas fram årsvis efter klass Se kap 8, Särskilt om IT-stöd inom skolan Ex kopior från annan kommun/verksamhet ex BUP. Diarieföras? Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

31 OMRÅDE: GYMNASIESÄRSKOLA OCH SÄRSKILD UTBILDNING FÖR VUXNA (SÄRVUX) MARKARYDS KOMMUN MYNDIGHET FÖRSTA VERKSAMHET UKN GILTIGHETSDAG Serie, handlingsslag Arkivläggning Förvaringsplats Överföring Överföring Gallring Anmärkning Medium Placering till närarkiv till centralarkiv Protokoll, beslutskonferenser Förvaring på ukf Protokoll från klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor 1 år 5 år T.ex. arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser eller Protokoll/minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skola eller annan avgränsning Ansökningar med underlag och beslut om mottagande motsvarande. 1 år 5 år T ex skola-fritid, skolanäringsliv gymsek SYV Överklaganden gymsek Efter Efter 3 år efter 3 år efter Beslut om mottagande kan överklagas av vårdnadshavare Arbetsplaner 1 år 5 år Fotografier Elektroniskt Samlade för att belysa den egna verksamheten Individuella studieplaner Elektroniskt Extens Då eleven slutat skolan Gymnasiesär. Uppgifter om studievägar, kursval, fullständigt el utökat program Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

32 Individuella utvecklingsplaner med omdömen Individuella undervisningsplaner med omdömen 1 år 5 år Lärare Vid Under förutsättning att sammanfattning gjorts i pedagogisk journal eller motsvarande som bevaras Scheman, individuella Elektroniskt/papper Novaschem Handlingar rörande elevens val 1 år 5 år Handlingar rörande särskild 1 år 5 år T ex på sjukhus undervisning Kursplaner 1 år 5 år Timplaner 1 år 5 år Psykologiska utredningar, med bilagor Efter 3 år efter Pedagogiska utredningar/journaler med bilagor Övriga utredningar Åtgärdsprogram Intyg om genomgången utbildning Betygskataloger Efter Efter Efter Efter Efter 3 år efter 3 år efter 3 år efter 3 år efter 3 år efter Behov av rutin! Se även kap 13 elevhälsa Betygssammanställningar (förkortningar och sifferkoder förklaras). Tas fram årsvis efter klass Se Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

33 Samlat betygsdokument Slutbetyg, kopia Efter Efter Studieomdömen SYV/ Efter 3 år efter 3 år efter 3 år efter kap 8, Särskilt om IT-stöd inom skolan I de fall det getts i stället för slutbetyg. Avgångsbetyg. Gäller främst gymnasiet Hälsokort/elevhälsovårdsjournaler Skolsköterskans hantering Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Efter 3 år efter Rutinkorrespondens Vid Testprotokoll 2 år Yrkesvalshandlingar Lärare/SYV Vid Ordningsregler Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse Under förutsättning att anteckningar gjorts i pedagogisk journal eller motsvarande som bevaras. T.ex. handlingar om prao, provlönebidrags- eller samhällsanställningar, inskolningsplatser, rapporter från arbetsplatser 5 år Handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

34 Kopior av handlingar som i original bevaras någon annanstans inom kommunens utbildningsverksamhet Vid utbildningsmaterial Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

35 5. ANTAGNING MARKARYDS KOMMUN Serie, handlingsslag Protokoll med beslut om antagning Överklagande, handlingarna rörande Överklagande, handlingarna rörande Informationsmaterial, riktlinjer för antagning Antagningsstatistik Ansökningshandlingar och kvittenser för antagna elever Ansökningshandlingar för ej antagna elever MYNDIGHET UKN Arkivläggning Medium Placering /elektroniskt Förvaringsplats FÖRSTA GILTIGHETSDAG Överföring till Överföring närarkiv till centralarkiv Närarkiv ukf 5 år 1 år efter reservantagning 1 år efter reservantagning 1 år efter reservantagning /elektroniskt Närarkiv ukf 5 år /elektroniskt /elektroniskt VERKSAMHET Gallring Anmärkning 5 år 5 år 5 år Endast hantering på ukf Bilaga till protokoll i arbetsutskott Vid När eleven slutat sin 1 år Efter reservintagning Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

36 Bekräftelse på antagning till gymnasieskolan Antagningslistor Diarieförda handlingar eller annan korrespondens /elektroniskt /elektroniskt Övrig korrespondens Register och listor som används för sortering och kontroll Tidplan med instruktioner Yttrande/beslut över i annan kommun Personlistor på sökande Svarskort 1 år efter reservantagning 5 år Vid Vid Innehåller statistiska uppgifter om antalet sökande per utbildning, 1 år efter reservantagning Vid 1 år behörighet m. m Ex korrespondens av långvarig betydelse rörande verksamhet, organisation eller personal. Rutinmässig korrespondens av ringa betydelse rörande antagning, ansökningar etc. Vid När eleven slutat sin kan handlingarna gallras på antagningsenheten Underlag/kontroll 1 år efter reservintagning för interk ersättningar Innehåller uppgifter om samtliga sökande persondata. ort, klass, sökta studievägar, behörighet, sammanfattningsbetyg och ansökan om antagning Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

37 6. GYMNASIESKOLA OMRÅDE: ÖVERGRIPANDE PLANERING MARKARYDS KOMMUN MYNDIGHET UKN FÖRSTA GILTIGHETSDAG VERKSAMHET KCM Serie, handlingsslag Arkivläggning Förvaringsplats Överföring till Överföring till Gallring Anmärkning Medium Placering närarkiv centralarkiv Protokoll 1 år 5 år elevrådsmöten Protokoll 1 år 5 år klassråd Protokoll 1 år 5 år skolkonferens Protokoll 1 år 5 år utvecklingsgruppen Rektor Protokoll 1 år 5 år arbetsplatsträff Protokoll 1 år 5 år ämneskonferens programgruppsmöte Rektor Protokoll/minnesanteckning /elektroniskt 1 år 5 år Näringslivet lokal samverkansgrupp Protokoll 1 år 5 år stipendiekommittén Skolassistent Protokoll yrkesråd /elektroniskt 1 år 5 år Plan mot kränkande behandling /elektroniskt Rektor 1 år 5 år (Likabehandlingsplan) Övriga planer/rutiner, lokalt /elektroniskt Rektor/expeditionen 1 år 5 år Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

38 framtagna Förteckning över fördelning av stipendier Handlingar rörande utbytesstipendiater Informationsmaterial valbara kurser Korrespondens gällande elever /elektroniskt Kvalitetsredovisning Egenproducerade läromedel t ex projektarbeten Ordningsregler Statistik, enhetsspecifik och egenupprättad Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Underlag för ansökan om statsbidrag Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor m fl Statistik till andra myndigheter t ex SCB, CSN, Skolverket /elektroniskt /elektroniskt Skollassisten SYV Rektor 1 år 5 år 1 år 5 år 1 år 5 år Så länge eleven är aktiv 5 år Korrespondens som inte är rutinmässig eller finns bevarad centralt bör bevaras på skolan eller inom rektorsområdet. 1 år 5 år /elektroniskt /elektroniskt SYV 10 år SYV 2 år /elektroniskt Direkt 5 år I den mån kompendier, foton, videoinspelningar eller multimediapresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras. 1 år 5 år Handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial 1 år 5 år Vid Vid Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

39 Kursutvärderingar Rektor Vid OMRÅDE: ELEVREGISTRERING MARKARYDS KOMMUN Serie, handlingsslag Arkivläggning Medium Placering MYNDIGHET UKN Förvaringsplats Elevregister Elektroniskt Klasslistor Överföring till närarkiv FÖRSTA GILTIGHETSDAG Överföring till Gallring centralarkiv VERKSAMHET KCM Anmärkning Uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuella studieavbrott och (klasstillhörighet, skolor etc) 1 år 5 år Slutgiltig med dokumenterade förändringar under året. Bö innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, persnr och adress 1 år 5 år Förteckning över elever som går i skola i annan kommun Skolkatalog och studentfoton /elektroniskt 10 år PM Byte av skola, ansökan Grupplistor Elektroniskt Handlingar rörande samtycken enligt PuL Inackorderingstillägg, ansökan och beslut 10 år 1 år Vid Vid 3 år Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

40 Reseersättning, ansökan och beslut Busskort, förteckning /elektroniskt 3 år 3 år OMRÅDE: STUDIEORGANISATION MARKARYDS KOMMUN Serie, handlingsslag Valbara kurser, utbud Befrielse från visst utbildningsinslag/undervisning, handlingar rörande Överenskommelse om studiegång, enskild elev Intyg om avgång MYNDIGHET UKN Arkivläggning Medium Placering Elevpärm Förvaringsplats SYV FÖRSTA GILTIGHETSDAG VERKSAMHET KCM Överföring till Överföring till Gallring Anmärkning närarkiv centralarkiv Så länge eleven är aktiv Så länge eleven är aktiv Elevpärm Så länge eleven är aktiv Så länge Elevpärm eleven är aktiv APU/APL, placering Mentor Så länge eleven är aktiv Disciplinära åtgärder Så länge Rektor eleven är aktiv Valbara kurser inklusive språkval, valblankett SYV Ansökan om studieavbrott, ändrat val, flyttning etc Byte av kurs, anhållan om SYV Byte av program, ansökan 5 år 5 år Bl a reducerat program 5 år 5 år 5 år 5 år Vid Gallras Vid Vid Kan gallras då anteckningar gjorts i verksamhetssystemet Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

41 Anmälan/avanmälan Till ukf för vidare handläggning modersmålsundervisning Chef för elevhälsan Anmälan till prövning Vid SYV Avtal om t ex datoranvändning Vid Skolassistent Avtal om leasingdatorer Vid Elevpärm Ansökan om ledighet för elev Vid Elevpärm Närvaro- och frånvarouppgifter Elektroniskt Webben Vid Individuella studieplaner / Elektroniskt Vid SYV Utvecklingssamtal, anteckningar / Elektroniskt Mentor Vid Under förutsättning att uppgifter från för uppföljning dokumenterats t ex i åtgärdsprogram OMRÅDE: UNDERVISNINGSPLANERING MARKARYDS KOMMUN MYNDIGHET UKN FÖRSTA GILTIGHETSDAG VERKSAMHET KCM Serie, handlingsslag Arkivläggning Förvaringsplats Överföring till Överföring till Gallring Anmärkning Medium Placering närarkiv centralarkiv Läsårsplanering /elektroniskt Webben 1 år (i pappersform) 5 år Läromedelsförteckning Skolassistent 1 år 5 år Om sådana inte upprättas bör informationen finnas i protokoll från ämneskonferenser. Protokoll, ämneskonferens 1 år 5 år Original Protokoll, klassråd 1 år 5 år Original Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

42 Handlingar rörande /elektroniskt Handläggare 1 år 5 år undervisningsprojekt, temadagar Klasschema, slutgiltigt Elektroniskt Schemaläggare Läromedel, egenproducerade 5 år I den mån kompendier, foton, videoinspelningar eller multimediapresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett ex av varje bevaras Kursplaner, lokala /elektroniskt 5 år Handlingar rörande studieresor, /elektroniskt 5 år T ex program, platser, skolresor och lägerskolor Ansökan och beslut m fl handlingar om särskilda utbildningsinsatser Ansökan och beslut m fl handlingar rörande särskild undervisning t ex på sjukhus, specialpedagog m m Elevpärm Elevpärm Så länge eleven är aktiv Så länge eleven är aktiv inrättningar,, studiebesök 5 år T ex särskild undervisningsgrupp 5 år Schema, lärare-, sal /elektroniskt 3 år Handlingar rörande friluftsdagar /elektroniskt Lärare Vid Arbetsmaterial och underlag för upprättande av verksamhetsplaner m.m. rörande tjänstgöring och undervisning samt kopior av sådana handlingar /elektroniskt Schemaläggare Så snart slutligt exemplar har upprättats Tjänstefördelning vid skolstart /elektroniskt Schemaläggare 1 år 5 år T ex medgivande från vårdnadshavare Madelen Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

43 OMRÅDE: ELEVUTVECKLING OCH LÄRANDE MARKARYDS KOMMUN Serie, handlingsslag Stödundervisning, ansökan och beslut om Åtgärdsprogram Elevvårdskonferenser, protokoll Projektarbeten/examensarbeten, handlingar rörande Nationella prov, elevlösningar, i svenska och svenska som andraspråk Sammanställning över resultat i nationella prov i svenska Nationella prov utom i svenska och svenska som andraspråk Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska Resultat av prövning, betygskatalog Skriftliga tester och prov, elevlösningar MYNDIGHET UKN Arkivläggning Medium Placering Förvaringsplats FÖRSTA GILTIGHETSDAG Överföring Överföring till till centralarkiv närarkiv VERKSAMHET KCM Gallring Anmärkning Se åtgärdsprogram Rektor 1 år 5 år Utgår fr o m ny skollag Rektor 1 år 5 år Utgår fr o m ny skollag /elektroniskt Direkt 5 år Direkt 5 år Elevlösningar samtliga delar Elektroniskt/ Rektor 5 år Kopia skickas till ukf! Direkt 5 år Elevlösningar samtliga delar Elektroniskt/ Rektor 5 år efter provtillfället /elektroniskt 1 år 5 år Lärare Vid Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras. Då betyg är satt. Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

44 7. DET KOMMUNALA ANSVARET FÖR UPPFÖLJANDE STUDIE- OCH YRKESORIENTERING Eleverna är antingen inskrivna i gymnasieskolan (IV-programmet) eller ingår i Af:s program. Eventuella ändringar efter nya skolreformernas inträde MARKARYDS KOMMUN MYNDIGHET FÖRSTA VERKSAMHET UKN GILTIGHETSDAG Serie, handlingsslag Arkivläggning Förvaringsplats Överföring Överföring Gallring Anmärkning Medium Placering till närarkiv till centralarkiv Individuella elevplaner Akter över ungdomar i den uppföljande verksamheten Protokoll från möten där undervisning eller elevhälsa behandlats Kan bl a innehålla avtal/överenskommelser, intyg/betyg, handlingsplaner Statistik Typ av åtgärder, antal deltagare etc Anvisningar och beslut från Af angående ungdomsplats Efter upphörd Elevregister, förteckningar eller sammanställningar placering Vid Samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

45 Närvarorapporter 1 år Rapporter/redovisning från 2 år arbetsgivare Statistik till andra myndigheter Vid Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten Till ex SCB, Skolverket 2 år Under förutsättning att vederbörlig redovisning el kontroll skett och att handlingarna inte längre behövs för förvaltningen. Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

46 8. UTBILDNING FÖR VUXNA OMRÅDE: ÖVERGRIPANDE PLANERING MARKARYDS KOMMUN Serie, handlingsslag Protokoll, med bilagor. MYNDIGHET UKN Arkivläggning Medium Placering Förvaringsplats FÖRSTA GILTIGHETSDAG Överföring till Överföring till närarkiv centralarkiv VERKSAMHET Gallring Anmärkning Ukf 1 år 5 år Centralt på ukf Protokoll/minnesanteckningar från 1 år 5 år T ex personalkonferenser, sammanträden/ möten Mötesanteckningar från 1 år 5 år programrådsmöten Redovisning statsbidrag 1 år 5 år Fotografier Elektroniskt Samlade för att belysa den egna verksamheten. Inväntar direktiv för digital arkivering Ordningsregler Handlingar rörande ordningen vid skolenheten samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial. Informationsmaterial /elektroniskt SYV 1 år 5 år T ex handlingar som presenterar kurser och ämnen PM 10 år Läromedel, egenproducerade 1 år 10 år I den mån kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

47 Statistik, enhetsspecifik och egenupprättad Kvalitetsredovisning /elektroniskt /elektroniskt SYV 1 år 5 år eller multimediapresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett ex av varje bevaras Rektor 1 år 5 år Ingår i den övergripande för KCM OMRÅDE: ELEVREGISTRERING MARKARYDS KOMMUN MYNDIGHET UKN FÖRSTA GILTIGHETSDAG VERKSAMHET Serie, handlingsslag Arkivläggning Förvaringsplats Överföring till Överföring till Gallring Anmärkning Medium Placering närarkiv centralarkiv Antagningslistor Inte aktuellt. Sker genom löpande antagning Elevregister. Elektroniskt Personuppgifter om samtliga elever som deltagit i undervisningen (även om de avbrutit studierna utan betyg bör bevaras, i form av t.ex. elevkort, dataregister eller annan förteckning). Övriga register kan gallras när de inte längre behövs i det praktiska arbetet. Klass/studerandelistor Elevhistorik (elevkort/studerandekort) Elektroniskt IST Uppgifter om elevs genomförda kurser och studieavbrott. Skolkatalog 1 år 5 år Anmälningar/Ansökningshandlingar Vid Tidigast efter att eleven avslutat Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

48 sin utbildning Elevlistor SYV 2 år Upprättade i syfte att underlätta intern kontroll och redovisning t ex för debitering av interkommunala avgifter Handlingar av rutinartad karaktär Vid Underlag för planering, rörande elever redovisning och kontroll Grupplistor, kurs- Vid Av tillfällig betydelse Skydd av personuppgifter i verksamhetssystem, blankett Handlingar rörande samtycken enligt PuL OMRÅDE: STUDIEORGANISATION Vid Vid Bör bevaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som personen bär skydd runt personuppgift För t ex bilder på hemsidan. Bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat MARKARYDS KOMMUN MYNDIGHET UKN FÖRSTA GILTIGHETSDAG VERKSAMHET Arkivläggning Förvaringsplats Överföring till Överföring till Gallring Anmärkning Medium Placering närarkiv centralarkiv Disciplinära åtgärder, handlingar rörande Rektor 1 år 5 år T ex varning, avstängning/förvisning Resultat av prövning, betygskatalog 1 år 5 år Har samma betydelse som betygskatalog. Överenskommelse om studiegång SYV 1 år 5 år Särskild överenskommelse för enskild elev. Ingår i studieplanen Ansökningar, kursbyten SYV Vid Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

49 Ansökningar, studieavbrott, ändrat tillval, flyttning etc Anmälningar till prövning Meddelande om genomförd prövning Avtal/överenskommelse om t e x datoranvändning Individuella studieplaner Ändring av studieplan Ledighetsansökningar Närvaro- och frånvarouppgifter SYV Vid SYV Vid SYV Vid SYV Vid SYV Då eleven slutat skolan SYV Efter kurs SYV Vid SYV Vid Kan gallras då anteckning gjorts på elevkort eller motsvarande När prövning är genomförd När uppgiften är dokumenterad Då elev slutat skolan Uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program Underskriven av både elev och SYO OMRÅDE: UNDERVISNINGSPLANERING MARKARYDS KOMMUN Läsårsdata Arbetsplaner, lokala Timplaner, lokala MYNDIGHET UKN Arkivläggning Medium Placering Förvaringsplats FÖRSTA GILTIGHETSDAG Överföring till Överföring till närarkiv centralarkiv 1 år 5 år 1 år 5 år 1 år 5 år VERKSAMHET Gallring Anmärkning Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

50 Kursplaner, lokala Orienteringskurser, lokala Schema, lärar-, kurs 1 år 5 år 1 år 5 år 3 år OMRÅDE: ELEVUTVECKLING OCH LÄRANDE MARKARYDS KOMMUN Betygsdokument, samlat Betygskatalog Betygskopior av slutbetyg Begäran från elever om samlat betyg/samlat betygsdokument Betygskriterier, lokalt utarbetade Handlingar rörande lokala, individuella kurser och projektarbeten Intyg, kopior MYNDIGHET UKN Arkivläggning Medium Placering Förvaringsplats FÖRSTA GILTIGHETSDAG Överföring till Överföring till närarkiv centralarkiv VERKSAMHET Gallring Anmärkning SYV 1 år 5 år Utbildningsbevis. Den som vill ha ett samlat betygs-dokument får själv bestämma vilka kurser eller delkurser som ska ingå SYV 1 år 5 år Betyg och intyg ska kunna sammanställas för varje enskild deltagare SYV 1 år 5 år Se motivering under kap 3, Särskilt om IT-system inom skolan SYV Vid läsårets Skrivs ut av SYV slut 1 år 5 år 1 år 5 år SYV 1 år 5 år Från genomförda individuella kurser och projektarbeten Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

51 Korrespondens med elev SYV Rektor Nationella slutprov (Sfi)/ämnesprov i svenska, elevlösningar samtliga delar Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska Specialarbeten/projektarbeten. 1 år 5 år Med uppgifter väsentliga för elev eller skola 1 år 5 år 1 år 5 år 1 år 5 år Originalet behålls av författaren. En kopia bevaras i likhet med bevarande av uppsatser på högskolan 5 år I den mån de förekommer Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska Kunskapsprofiler Lärare Vid Diagnostiska prov, elevlösningar Lärare Vid Skriftliga tester och prov, elevlösningar Lärare Vid 5 år I den mån de förekommer Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

52 9. ELEVHÄLSA MARKARYDS KOMMUN Serie, handlingsslag Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering MYNDIGHET UKN Arkivläggning Medium Placering /elektroniskt /akt FÖRSTA GILTIGHETSDAG Förvaringsplats Överföring till närarkiv Elevakt Överföring till centralarkiv Från dag ett 3 år efter Anmälan till socialtjänsten /kopia Elevakt Från dag ett 3 år efter Beslut om att upprätta/inte upprätta åtgärdsprogram Åtgärdsprogram och kartläggningsdokument Protokoll, elevvårdskonferenser Anmälan om behov av särskilt stöd /elektroniskt /elektroniskt Elevakt/Rektor Från dag ett 3 år efter Elevakt/PODB Från dag ett 3 år efter Närarkiv 3 år efter Elevakt Från dag ett 3 år efter Ansökan om extra resurs för elev Elevakt Från dag ett 3 år efter VERKSAMHET Gallring Anmärkning Underskrift krävs av vårdnadshavare och elev för åtgärdsprogrammet. Diarieförs. Kopia skickas till vårdnadshavare Ansökan till central förvaltning Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

53 Elevskada-/incidentrapporter Närarkiv 3 år efter Skolhälsovårdsjournaler Register/förteckning över journaler som har överlämnats till annan huvudman. Handlingar som rör skolkurators verksamhet Skolpsykologjournaler med underlag Övrig utrednings- /kartläggningsdokumentation avseende enskilda elever Elektroniskt papper Skolsköterskan 3 år efter Skolsköterskan Från dag ett 1 år efter Skolkurator Skolans arkiv där eleven går 3 år efter Elektroniskt Skolpsykolog Från dag ett 3 år efter Elektroniskt/ Elevakt Från dag ett 3 år efter Skickas kopia till ukf T ex remisser, kostintyg, läkarintyg, vaccinationstillstånd. Se även Bevara eller gallra 6. Slutarkiveras på den plats där eleven slutar skolan Om original överlämnats ska beslut om avhändande (Arkivlagen, SFS 1990:782, 15) fattas av fullmäktige.. Se vidare SKL:s cirkulär 2009:44 T ex kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar T ex testmaterial T ex pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden

54 10. ÖVRIG SKOLRELATERAD VERKSAMHET OMRÅDE: SKOLSKJUTSAR MARKARYDS KOMMUN Serie, handlingsslag Ansökan och beslut om skolskjuts Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilda fall Skolskjutshandledning (tidigare skolskjutspolicy) MYNDIGHET UKN Arkivläggning Medium Placering /digitalt /digitalt Diariet /digitalt Diariet /digitalt Diariet /digitalt Förvaringsplats Plåtskåp Rum 221 Plåtskåp Rum 221 Plåtskåp Rum 221 Plåtskåp Rum 221 FÖRSTA GILTIGHETSDAG Överföring till närarkiv Överföring till centralarkiv 4 år 5 år 4 år 5 år 4 år 5 år VERKSAMHET Gallring Anmärkning 2 år Om ansökan inte gäller växelvis boende eller om ärendet överklagats Handläggare ukf Med uppgifter om max min-avstånd för rätt till skolskjuts Kostnadsredovisningar Ekonomisystemet Årsstatistik över skolskjutsverksamheten /Digitalt Handläggare ukf 4 år 5 år Bland handlingarna till protokollen. Redovisas vid terminsstart. Avtal Närarkiv Dokumenthanteringsplan fastställd av utbildnings- och kulturnämnden