Dokumenthanterings- och gallringsplan

Transkript

1 Dokumenthanterings- och gallringsplan för 1

2 Innehåll Sid Inledning - om LKF:s dokumenthanterings- och gallringsplan 3 Förkortningar 4 LKF-allmänt, kansli, direktion 5 Styrdokument, överordnade riktlinjer 5 Policydokument 5 Protokoll, politisk nivå 6 Handlingar inför direktionssammanträde 6 Revisorernas handlingar 6 Mål, uppföljning 7 Ekonomi 7 Personal 8 Avtal 10 Upphandling, inköp 10 Projekt med extern finansiering 11 Personuppgiftsombud 12 Övriga handlingar 13 Lapplands Gymnasium, gymnasienämnd 15 Lapplands Gymnasium, gymnasieskola, gymnasiesärskola 19 Lapplands Gymnasium, antagning 34 Lapplands lärcentra 36 Bilaga, Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Bilaga, kommunernas rutiner för överlämning till centralarkiv 2

3 Inledning om LKF:s dokumenthanterings- och gallringsplan Denna dokumenthanterings- och gallringsplan är antagen av LKF:s direktion att gälla från Direktionen fungerar i sin roll som förbundets högsta beslutande organ också som arkivmyndighet för alla verksamheter som hör till förbundet. Det överordnade syftet med planen är att fastslå vilka typer av handlingar som ska bevaras i närarkiv respektive centralarkiv samt efter vilka tidsperioder dessa skall överföras till respektive arkiv och/eller i förekommande fall gallras ut. Planen är också avsedd att fungera som ett stöd till all LKF-verksamhet och ett hjälpmedel som kvalitetssäkrar dokumenthanteringen i enlighet med gällande lagar. Närarkiv och centralarkiv respektive enhet inom förbundet våra fyra gymnasieskolor, våra fyra lärcentra samt vid centrala kansliet - finns närarkiv. För dessa närarkiv och de lokala rutinerna kring dessa ansvarar respektive chefer. Som centralarkiv för LKF fungerar respektive medlemskommuns centralarkiv. Av denna plan framgår att ett stort antal handlingar som exempelvis personalakter och betyg för elever vid överlämning till centralarkiv skall skickas till centralarkiv i den kommun där enheten är belägen. LKF har också en särskild överenskommelse med Kiruna kommun vilket innebär att planen föreskriver att vissa typer av handlingar som exempelvis styrdokument och direktionsprotokoll skall överlämnas till centralarkivet i Kiruna kommun. OBS: överlämning av handlingar till centralarkiv i någon av medlemskommunerna gäller den aktuella kommunens rutiner/blanketter för detta. Se även bilaga till denna plan. Gallringsfrist och tid för överföring till arkiv Om inte annat uttrycks explicit i texten, räknas samtliga tidsangivelser i denna plan från det datum då den aktuella handlingen upprättats. Om handlingar med nära koppling till respektive verksamhet En stor del av de handlingar/dokument som hanteras vid gymnasieskolorna och inom lärcentraorganisationerna är specifika för dessa verksamheter och har ofta bäring mot den speciallagstiftning och de förordningar som reglerar de olika utbildningsformerna. Detsamma gäller för delar av verksamheterna inom LKF:s kansli. I denna plan har därför merparten av dokumenten samlats i särskilda avsnitt för respektive verksamhet. En rekommendation till alla handläggare är att inledningsvis söka efter den aktuella typen av handling i det avsnitt som behandlar den aktuella verksamheten. Om skrivningarna i dessa avsnitt inte ger tillräcklig ledning går man därefter över till annat avsnitt i dokumenthanteringsplanen. Om allmänna handlingar och ev. sekretess Alla tjänstemän som har tillgång till LKF:s dokument ska utan oskäliga dröjsmål lämna ut allmänna handlingar till den som efterfrågar detta. Denna plan ger ingen information om huruvida vissa typer av handlingar innehåller personkänsliga uppgifter eller är belagda med sekretess. Detta kan förekomma inom exempelvis dokument kopplade till elev-/studerandeärenden och personalärenden. Handläggande måste alltid i det enskilda fallet kontrollera detta. Eventuella beslut om att belägga handling med sekretess fattas av ansvarig chef enligt aktuell delegationsordning. (Ett undantag utgörs av absolut sekretess under anbudstid inom pågående upphandlingar.) 3

4 Förkortningar CA i GJKP = Centralarkiv hos respektive kommun Gällivare, Jokkmokk, Kiruna, Pajala. Förkortningen anges som anmärkning i de fall en handling ska arkiveras i centralarkiv på den ort enheten är belägen. CA i Kra = Kiruna kommuns centralarkiv Förkortningen anges för de handlingar som ska arkiveras i Kiruna kommuns centralarkiv oavsett på vilken ort inom förbundet den aktuella enheten är belägen. Publik =Handlingen ska finnas tillgänglig på LKF:s publika hemsida hemsida Intranät =Handlingen ska finnas tillgänglig på LKF:s intranät LC LG Yh PUO =Lärcentra =Lapplands Gymnasium =Yrkeshögskola =Personuppgiftsombud 4

5 LKF-allmänt, kansli, direktion Kommun Kansli, Direktion Serie, handlingar Medium Förvaring/ IT-system Styrdokument, överordnade riktlinjer Överföring till närarkiv Överföring till Centralarkiv Kansli, Direktion Gallras/ Arkivformat/ bevaras databärare Anmärkning Förbundsordning Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, publik hemsida Direktionens arbetsordning Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, intranät Delegationsordning, direktion Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, intranät Attestreglemente Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, intranät Reglemente för gymnasienämnd Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, intranät Riktlinjer för intern kontroll Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, publik hemsida Internkontrollplaner Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, intranät Dokumenthanteringsplan, gallringsplan Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, intranät Riktlinjer för investeringar Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, intranät Ansvarsfördelning nyttigheter Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, publik hemsida Rutinbeskrivningar nyttigheter Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, publik hemsida Policydokument Personalhandbok Papper PA-strateg 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, intranät Telefonpolicy Papper Pärm kansli Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, intranät Representationspolicy Papper Pärm kansli Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, intranät Policy för tjänstebilar, bränslekort Papper Pärm kansli Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, intranät Policy mot bestickning/mutor Papper Pärm kansli Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, intranät Upphandlingspolicy Se Upphandling, inköp 5

6 Kansli, Direktion Serie, handlingar Medium Förvaring/ IT-system Överföring till närarkiv Överföring till Centralarkiv Kansli, Direktion Gallras/ Arkivformat/ bevaras databärare Anmärkning Protokoll politisk nivå Direktionens sammanträdesprotokoll med bilagor Vuxenutbildningsutskottets protokoll med bilagor Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, publik hemsida Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, publik hemsida Handlingar inför direktionssammanträde, utskott, förteckning förtroendevalda Kallelser, dagordningar Papper Pärm Omgående 10 år Beslutsunderlag, utskickade Papper Pärm Omgående 10 år Förteckning förtroendevalda Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra Revisorernas handlingar Revisorernas protokoll Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra Revisionsrapporter, Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra revisionsberättelser Fördjupade granskningar Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra Övriga allmänna handlingar revisorer Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 6

7 Kansli, Direktion Serie, handlingar Medium Förvaring/ IT-system Överföring till närarkiv Överföring till Centralarkiv Kansli, Direktion Gallras/ Arkivformat/ bevaras databärare Anmärkning Mål/uppföljning splaner Papper Pärm Omgående 5 år BEVARAS Papper CA i Kra Kvalitetsredovisningar, Papper Pärm Omgående 5 år BEVARAS Papper CA i Kra huvudmannanivå Se även enhetsnivå Riktade uppföljningar/utvärderingar IT/Papper Pärm Omgående 5 år BEVARAS Papper CA i Kra Enkäter, egenproducerade IT/Papper IT/Pärm Ekonomi Delårsredovisning, bokslut Papper Pärm 3 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra ekonom Årsredovisning, bokslut Papper Pärm 3 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, publik hemsida ekonom Ekonomiska verifikat, underlag IT Agresso 10 år bokföring Ekonomiska verifikat, underlag Papper Pärm I samband med 10 år bokföring årsredovisning Budgetunderlag IT Agresso 10 år Momsredovisningar Papper Pärm 3 år 10 år ekonom Deklarationer Papper Pärm 3 år 10 år ekonom Statistik till andra myndigheter IT/ IT/ Beställda från SCB, Skolverket m fl 7

8 Kansli, Direktion Serie, handlingar Medium Förvaring/ IT-system Överföring till närarkiv Överföring till Centralarkiv Kansli, Direktion Gallras/ Arkivformat/ bevaras databärare Anmärkning Personal Personalakter för anställda under kansliet Personalakter för anställda vid övriga enheter Anställningsavtal för anställda under kansliet Anställningsavtal för anställda vid övriga enheter Pärm Omgående Efter avslutad anställning BEVARAS Papper CA i Kra Hanteras av personalavdelning i den kommun där enheten är belägen. Personalakt Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra Se vidare om personalakt ovan Personalakt Hanteras av personalavdelning i den kommun där enheten är belägen. Ledighetsansökan IT Personec Ledighetsansökan Papper Personalakt BEVARAS Papper Se vidare om personalakt ovan Beslut om bidrag från Af Papper Personalakt BEVARAS Papper Se vidare om personalakt ovan Handlingar i rehabiliteringsärende Papper Personalakt BEVARAS Papper Se vidare om personalakt ovan Utmätningsbeslut för anställda Papper Personalakt 10 år Kopia till löneavdelning i den kommun enheten är belägen. Se vidare om personalakt ovan Disciplinära åtgärder för anställda Papper Personalakt BEVARAS Papper Se vidare om personalakt ovan Reseräkningar för anställda IT Personec Reseräkningar, kvitton, utlägg Papper Pärm 5 år 10 år 8

9 Kansli, Direktion Kansli, Direktion Serie, handlingar Medium Förvaring/ Överföring till Överföring till Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning IT-system närarkiv Centralarkiv bevaras databärare Uppsägning, avgång, entledigande Papper Personalakt BEVARAS Papper Se vidare om personalakt ovan Protokoll från överläggning eller Papper Pärm PAstrateg 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra förhandling enligt MBL, samverkan, övergripande nivå Information enligt MBL, övergripande Papper Pärm PAstrateg 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra nivå Pensionsbesked för anställda under kansliet Papper Personalakt 10 år BEVARAS Papper Se vidare om personalakt ovan Lönekartläggning Papper Pärm PAstrateg 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra Tidrapporter IT/ Arbetstidscheman IT/ Ansökningshandlingar IT HR-support Offentliga jobb För enheter i Jokkmokk nyttjas systemet Offentliga jobb Övriga: HR-support Handlingar, dokumentation, protokoll Papper Pärm 3 år 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP inom systematiskt arbetsmiljöarbete Delegation arbetsmiljöuppgifter Papper Personalakt BEVARAS Papper Se vidare om personalakt ovan. Kopia ska förvaras hos överordnad chef. Handlingar i tillsynsärende från Arbetsmiljöverket Kollektivavtal med bilagor Papper Pärm PAstrateg Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 9

10 Kansli, Direktion Serie, handlingar Medium Förvaring/ IT-system Avtal Överföring till närarkiv Överföring till Centralarkiv Kansli, Direktion Gallras/ Arkivformat/ bevaras databärare Anmärkning Samarbetsavtal med kommuner, Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra universitet, företag, organisationer Genomförandeavtal med universitet Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra Avtal inom ramen för Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper Se även under Projekt externfinansierade projekt/eu-projekt Avtal gällande upphandlade varor och tjänster Se under Upphandling och inköp Kollektivavtal, anställningsavtal Papper Se under Personal Avtal, övriga Papper Pärm 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP Upphandling och inköp Förfrågningsunderlag (LKF:s egna samt vid samordnade upphandlingar) IT-system Visma TendSign Förfrågningsunderlag (LKF:s egna Papper Skåp samt vid samordnade upphandlingar) upphandl. samordnare Frågor/svar pågående upphandling IT-system Visma TendSign Tilldelningsbeslut, utvärdering IT-system Visma TendSign Tilldelningsbeslut, utvärdering Papper Skåp upphandl. samordnare Avtal gällande upphandlade varor och tjänster, Ej antagna anbud, avböjande att delta i upphandling, anteckningar referenstagning, skattekontroll Papper Skåp upphandl. samordnare Papper/IT Visma TendSign/ Pärm 10 år BEVARAS IT/Papper CA i Kra Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 10 år BEVARAS IT/Papper CA i Kra 10 år BEVARAS IT/Papper Absolut sekretess under anbudstid CA i Kra Omgående 10 år BEVARAS Papper Absolut sekretess under anbudstid CA i Kra Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 4 år 10

11 Kansli, Direktion Kansli, Direktion Serie, handlingar Medium Förvaring/ Överföring till Överföring till Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning IT-system närarkiv Centralarkiv bevaras databärare Upphandlingspolicy Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra intranät Förteckning LKF:s ramavtal Papper Pärm intranät Dokumentation direktupphandlingar på respektive enhet Papper Ansvarig chef 3 år 10 år Projekt med extern finansiering Projektansökan, projektbeskrivning, projektdirektiv Papper Pärm projektledare Beslut från utbetalande myndighet Papper Pärm projektledare Delredovisningar, rekvisitioner Papper Pärm projektledare Slutredovisningar, rekvisitioner Papper Pärm projektledare Ekonomiska verifikat inom Papper Pärm projektredovisning projektledare Protokoll, möten inom Papper Pärm projektorganisation projektledare Rutinmässig korrespondens, Papper Pärm minnesanteckningar, projektledare tjänsteanteckningar inom projekt Ansökningar, beslut Skolverket, Yhmyndigheten, övergripande nivå LC Efter avslutad projekttid Efter avslutad projekttid Efter avslutad projekttid Efter avslutad projekttid Efter avslutad projekttid Efter avslutad projekttid 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 18 år 18 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 18 år 18 år Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 11

12 Kansli, Direktion Serie, handlingar Medium Förvaring/ IT-system Överföring till närarkiv Överföring till Centralarkiv Kansli, Direktion Gallras/ Arkivformat/ bevaras databärare Anmärkning Personuppgiftsombud (PUO) Anmälan om behandling av personuppgifter till PUO Anmälan om PUO till Datainspektionen Entledigande av tidigare anmält PUO Förordnande av PUO Papper Pärm omgående 10 år BEVARAS CA i Kra Information till PUO från Datainspektionen Inrättande av PUO Papper Pärm omgående 10 år BEVARAS CA i Kra Registerförteckning Papper Pärm PUO 10 år BEVARAS CA i Kra Registerutdrag, begäran och svar Papper Aktuell 1 år handläggare Personuppgiftsbiträde, avtal och instruktioner Förs in i de avtal där personuppgifter behandlas - se respektive typ av avtal. Personuppgifter inom LKF - lathund Papper Pärm PUO 5 år 10 år intranät. 12

13 Kansli, Direktion Serie, handlingar Medium Förvaring/ IT-system Överföring till närarkiv Överföring till Centralarkiv Kansli, Direktion Gallras/ Arkivformat/ bevaras databärare Anmärkning Övriga handlingar Tillsyn, granskning från Skolinspektionen, Yh-myndighet,huvudmannanivå Papper Pärm 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra Se även avsnitt för Lapplands Gymnasium och Lapplands lärcentra gällande tillsyn, granskning av enhet och enskilda elevärenden Papper Pärm kansli 5 år 10 år BEVARAS Papper CA Kra Tillsyn, granskning Länsstyrelse, Energimyndighet Överklagande,/ överprövning av beslut Papper Pärm 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP till förvaltningsrätt, kammarrätt, annan ansvarig instans eller nämnd Tjänsteskrivelser Papper Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP Fullmakter Papper Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP Övriga allmänna handlingar till/från Papper Pärm kansli 5 år 10 år BEVARAS Papper CA Kra LKF som juridisk person/huvudman Allmän information IT/Papper Korrespondens, e-post, rutinmässig IT/Papper Outlook Korrespondens, rutinmässig Papper Tjänsteanteckningar, rutinmässiga IT/Papper Minnesanteckningar från interna IT/Papper arbetsgrupper Minnesanteckningar, ledningsgrupper, styrgrupper E-post kan lagras i e- postlåda/dator fram till gallring. Sms kan lagras i telefon fram till gallring. IT/Papper Resp chef 5 år 10 år BEVARAS Papper Om de innehåller beslut som påverkar ärende/verksamhet. 13

14 Kansli, Direktion Serie, handlingar Medium Förvaring/ IT-system Försäkringsbesked, information kring Papper Ansvarig försäkringar, elever, studerande, personal Listor för e-post eller andra listor som inte behövs för att hitta handlingar som ska arkiveras Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunalförbundet eller hos andra myndigheter Hemsidor IT Ansvarig Kansli, Direktion Överföring till Överföring till Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning närarkiv Centralarkiv bevaras databärare 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 5 år 10 år BEVARAS Papper Startsida/webbplatsens struktur tas ut på en gång/år samt vid större förändring. Tillfällig information gallras fortlöpande. CA Kra 14

15 Lapplands Gymnasium, Kommun Serie, handlingar Medium Förvaring Överföring Överföring till Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning till närarkiv Centralarkiv bevaras databärare Protokoll, gymnasienämnd Papper Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, publik hemsida Protokoll arbetsutskott, kommittéer Papper Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra mm där förtroendevalda ledamöter ingår Minnesanteckningar, ledningsgrupp Papper Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS Papper Övriga protokoll och minnesanteckningar där planeringsfrågor eller admin.frågor behandlas Papper Ansvarig Protokoll, personalkonferenser Papper Ansvarig Övriga minnesanteckningar och Papper Ansvarig protokoll rörande verksamheten Föredragningslistor, dagordningar Papper Ansvarig och kallelser till sammanträden CA i Kra 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 5 år 10 ÅR BEVARAS Papper CA i Kra 2 år Om de fungerar som register till protokoll bör de bevaras Läsårsdata, LG Papper Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra, publik hemsida Enkäter, egenproducerade LG IT/ Gallras när sammanställning gjorts Enkäter (inkommande samt svar) IT/ Gallras när sammanställning gjorts 15

16 Serie, handlingar Medium Förvaring Överföring till Överföring till Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning närarkiv Centralarkiv bevaras databärare Enkäter, sammanställning LG IT/ Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS IT/ CA i Kra Statistik, LG IT/ Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS IT/ CA i Kra Statistiska rapporter, LG IT/ Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS IT/ Upprättade rapporter av vikt för att visa verksamheten bevaras, övriga gallras vid. CA i Kra Statistik till andra myndigheter IT/ Beställda återkommande från SCB, Skolverket m.fl Ansökningar och beslut från IT/ Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS Papper Ca i Kra Skolverket Avskrifter och kopior som har IT/ tillkommit för att underlätta arbetet Klagomål och överklaganden, handlingar och beslut, övergripande LG Tillsyn, granskning från Skolinspektionen, övergripande, LG Papper Papper Ansvarig Ansvarig Beslut övriga, skriftliga Papper Ansvarig Arbetsmaterial och utkast IT/ Informationsmaterial/skrifter Kvalitetsredovisning, övergripande LG, årligen upprättad IT/ Ansvarig Papper Gymnasiechef Efter avslutat ärende 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 5 år 10 år BEVARAS IT/ CA i Kra Om informationen är av tillfällig betydelse och inte innehåller viktiga sakuppgifter 5 år 10 år BEVARAS Papper Innehåller en bedömning av i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts samt vilka åtgärder som behöver vidtas om målen ej uppnåtts. CA i Kra 16

17 Serie, handlingar Medium Förvaring Överföring till Överföring till Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning närarkiv Centralarkiv bevaras databärare splaner Papper Gymnasiechef 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra sberättelser, samtliga Papper Gymnasiechef 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra enheter i LG sberättelse, Papper Gymnasiechef 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra övergripande LG Policydokument, LG Papper Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra Tjänsteskrivelser Papper Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra Protokoll/minnesanteckningar, kopior från annan myndighet vilket föranleder åtgärd eller är av betydelse för verksamheten Papper Ansvarig 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra Protokoll/minnesanteckningar, kopior från annan myndighet vilket inte föranleder åtgärd eller är av betydelse för verksamheten Papper Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Papper Ansvarig Fullmakter Papper Ansvarig Cirkulär från SKL IT/ Rutinkorrespondens/skrivelser av IT/ tillfällig eller ringa betydelse 10 år 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra E-post lagras i e-postlåda, SMS i telefon fram till gallring 17

18 Serie, handlingar Medium Förvaring Överföring till Överföring till närarkiv Centralarkiv Handlingar rörande fördelning och Papper Ansvarig redovisning av premier och stipendier, LG Annonser, LG IT/ Fotografier, som belyser verksamheten i LG IT/ Författningstryck IT/ Produktkataloger IT/ Hemsidor IT Ansvarig Blanketter, gemensamma för LG Handlingar inkomna för kännedom och inte föranlett någon åtgärd samt allmän information Kopior av handlingar som i original förvaras på annat håll inom LKF eller hos andra myndigheter Logglistor för e-post, andra listor som inte behövs för att hitta handlingar som ska arkiveras IT/ Ansvarig IT/ IT/ IT/ Gallras/ Arkivformat/ bevaras databärare 3 år Anmärkning 5 år 10 år BEVARAS Papper Startsida/webbplatsens struktur tas ut på en gång/år samt vid större förändring. Tillfällig information gallras fortlöpande. CA i Kra 5 år 10 år BEVARAS Papper CA i Kra 18

19 Lapplands Gymnasium, gymnasieskola, gymnasiesärskola Kommun Serie, handlingar Medium Förvaring Överföring till närarkiv Gymnasieskolan Gymnasiesärskolan Överföring till Centralarkiv Gymnasieskolan, Gymnasiesärskolan Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning bevaras databärare Minnesanteckningar Papper Pärm Efter avslutat 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP personalkonferenser läsår Minnesanteckningar enhetsmöten Papper Pärm Efter avslutat 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP läsår Minnesanteckningar programmöten, Papper Pärm Efter avslutat 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP enhetsnivå läsår Minnesanteckningar programmöten, Papper Pärm Efter avslutat 10 år BEVARAS Papper CA i Kra övergripande LG läsår Minnesanteckningar ämnesmöten Papper Pärm Efter avslutat 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP läsår Minnesanteckningar Papper Pärm Efter avslutat 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP programråd/yrkesråd läsår Klassrådsprotokoll Papper Pärm, Efter avslutad 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP mentor skolgång Klasskonferensprotokoll Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper Anteckning som rör enskild elev noteras i elevakt. Se vidare om elevakt nedan. CA i GJKP Minnesanteckningar elevhälsoteam Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper Avser övergripande elevhälsa. CA i GJKP Minnesanteckningar lokal samverkan, enhetsnivå IT/ Papper IT/Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper Ex. skola-facklig org, skola-soc/polis, skola-föreningar. CA i GJKP Övriga originalprotokoll och minnesanteckningar som rör skolans verksamhet Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper Ex. Likabehandlingsgrupp, krisgrupp studentkommitté, elevråd stipendiekommitté CA i GJKP 19

20 Gymnasieskolan, Gymnasiesärskolan Serie, handlingar Medium Förvaring Överföring till Överföring till Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning närarkiv Centralarkiv bevaras databärare Policydokument, enhetsspecifik Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper Ordningsregler, alkohol- och drogpolicy, publik hemsida CA i GJKP Policydokument, övriga Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP enhetsspecifika Plan mot diskriminering och Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP, publik hemsida kränkande behandling Arbetsmiljöplan Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP Beslut skriftliga, övriga Papper Pärm Efter avslutat 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP ärende Krisplaner Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP Utrymningsplan Papper Pärm När version ej längre är aktuell GJKP Dokument över rutiner Papper Pärm När version ej längre är aktuell Informationsmaterial IT/ IT/ Efter avslutat läsår 10 år BEVARAS Papper Uppdateras vid förändring. Aktuell version förvaras lättillgänglig. CA i 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP 10 år BEVARAS Papper Utbud individuellt val, valbara kurser, programblad, skoltidning m.m. CA i GJKP Gallras efter avslutad skolgång Valblanketter (individuella val, valbara kurser) IT/ Extens/ Material från utbildningar, IT/ konferenser och seminarier Fotografier, egen verksamhet IT/ Läromedel, egenproducerade IT/ IT/ 10 år BEVARAS IT/ CA i GJKP Undervisningsplanering IT/ IT/ Tidigast när elev/grupp avslutat skolgången 20

21 Gymnasieskolan, Gymnasiesärskolan Serie, handlingar Medium Förvaring Överföring till Överföring till Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning närarkiv Centralarkiv bevaras databärare Fotokataloger Papper Kartong Efter varje 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP läsår Annonser Produktkataloger IT/ Externt inkommande informationsmaterial Övrigt material som rollups, skyltar Förteckning över fördelning av IT/ Pärm Efter avslutat 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP premier och stipendier läsår Handlingar rörande Papper Pärm Efter avslutad 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP utbytesstipendiater skolgång Schema,klass-(slutgiltigt) IT IT/schemaprogram Gallras efter avslutad skolgång. Publik hemsida Schema, lärar-, kurs IT IT/schemaprogram 3 år Publik hemsida Gymnasiearbeten IT/ Överlämnas till elev efter betygsättning Kvalitetsredovisningar, enhetsnivå IT/ IT/ Efter avslutat läsår Statistik, enhetsspecifik och IT/ IT/ Efter avslutat egenupprättad läsår Statistik till andra myndigheter t.ex IT/ SCB, Skolverket 10 år BEVARAS IT/ CA i GJKP 10 år BEVARAS IT/ CA i GJKP Kursutvärderingar IT/ IT/ Statistiken sammanställs ur ITsystem, varför varje enskild rapport kan återupptas 21

22 Serie, handlingar Medium Förvaring Överföring till Överföring till närarkiv Centralarkiv Sammanställning, IT/ IT/ kursutvärderingar Enkäter, egenproducerade i respektive enhet Enkäter, egenproducerade sammanställning IT/ IT/ IT/ IT/ Läsårsdata/läsårskalendarium Papper Pärm Efter avslutat läsår Katalog med alla klasser IT/ Extens/ Grupp-, kurslistor IT IT/schem a- program Övriga register/sammanställningar över elever Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse Efter avslutat läsår IT/ IT/ IT/ IT/ Gymnasieskolan, Gymnasiesärskolan Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning bevaras databärare Sammanställningar som finns med som bilagor till protokoll/ minnesanteckningar arkiveras. Sammanställningar som finns med som bilagor i protokoll och minnesanteckningar arkiveras. 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP, intranät 10 år BEVARAS IT/ Klasslistor bör innehålla skola, läsår, klassbeteckning, namn, personnummer och adress. CA i GJKP 22

23 Serie, handlingar Medium Förvaring Överföring till närarkiv Meddelande och information av IT/ IT/ tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor m.fl Handlingar rörande samtycken enligt PuL Överföring till Centralarkiv Papper Pärm Gymnasieskolan, Gymnasiesärskolan Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning bevaras databärare För t.ex bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter avslutad skolgång. Gallras efter avslutad skolgång Avtal/överenskommelse med elev/vårdnadshavare Papper Pärm Handlingar rörande studieresor, Papper Pärm T.ex medgivande från skolresor och lägerskolor vårdnadshavare kring deltagande E-post/sms IT Pärm Efter avslutat 10 år Se Papper Meddelanden i ärenden som tillför ärende anmärkning något i sak ska skrivas ut och bevaras med ärendehandlingar. Meddelanden som rör enskilda elever och är av vikt skrivs ut och bifogas elevakt, se vidare om elevakt nedan. CA i GJKP Handlingar rörande projekt av IT/ IT/ 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP särskild och/eller lokal betydelse Elevens val, inlämnad blankett Språkval Anmälan/avanmälan modersmålsundervisning Efter projektet avslutats Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång 23

24 Gymnasieskolan, Gymnasiesärskolan Serie, handlingar Medium Förvaring Överföring till Överföring till Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning närarkiv Centralarkiv bevaras databärare Byte av program, ansökan Papper Pärm Får ske senast 1 oktober det avslutande året Byte av kurs, anhållan om Papper Pärm Gallras efter avslutad skolgång Ledighet för elev, ansökan Papper Pärm Efter avslutad skolgång Rutinkorrespondens/skrivelser av kortvarig betydelse för verksamheten IT/ E-post kan lagras i e-postlådan fram till gallring. Sms kan lagras i telefon fram till gallring Närvaro- och frånvarouppgifter IT Extens Efter avslutad skolgång Studieredovisning till CSN IT Extens Efter avslutad skolgång Information från CSN IT/ IT/ Kursplaner med betygskriterier, Papper Pärm Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP lokalt utarbetade Beskrivningar, specialkurser eller kurser som kan läsas med olika innehåll Nationella prov i svenska och svenska som andra språk, elevlösningar, samtliga delar Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska och svenska som andra språk Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska Diagnostiska prov, elevlösningar Papper Pärm Omgående 20 år BEVARAS Papper Kopia biläggs examensbevis, gymnasieintyg samt studiebevis. CA i GJKP Papper Kartong Omgående 10 år BEVARAS Papper Klassvis i personnummerordning. CA i GJKP Papper Pärm/ kartong Omgående 10 år BEVARAS Papper CA i GJKP Papper Kartong Omgående 5 år Gallras 5 år efter provtillfället Papper IT/ Kartong/ IT/ Omgående 5 år Gallras 5 år efter provtillfället Efter avslutad skolgång 24

25 Serie, handlingar Medium Förvaring Överföring till Överföring till närarkiv Centralarkiv Svar på prov från eleverna, IT/ IT/ elevernas arbeten och liknande Underlag för betygsättning IT / IT/ Gymnasieskolan, Gymnasiesärskolan Gallras/ Arkivformat/ Anmärkning bevaras databärare Återlämnas till eleven, när det rättats och bedömts/betygsatts och betyg Anmälan till prövning Papper Pärm Resultat av prövning med anteckning om givet betyg Betygskataloger Papper Kartong/ Betyg, kopior Papper Kartong/ Studiebevis, kopior Papper Kartong/ Gymnasieintyg, kopior Papper Kartong/ inte kan omprövas Då betyget är satt och inte kan omprövas. Elevarbeten återlämnas till elev. Papper Pärm Omgående 20 år BEVARAS Papper Betyg ska framgå av betygskatalog. Rättelser och ändringar ska göras i befintlig betygskatalog, där det gamla betyget framgår. CA i GJKP Omgående 20 år BEVARAS Papper Kursvis. CA i GJKP Omgående 20 år BEVARAS Papper Examensbevis. Klassvis i bokstavsordning med en klasslista först med notering om elev ej erhållit examen. CA i GJKP Omgående 20 år BEVARAS Papper Elever som ej uppfyllt kraven för gymnasieexamen. Klassvis i bokstavsordning. CA i GJKP Omgående 20 år BEVARAS Papper Elever som avslutat ett Introduktionsprogram. CA i GJKP 25