Dokumenthanteringsplan Barn- och utbildningsnämnden

Transkript

1 Sida 1 av 20 Bilaga BUN 67, Dokumenthanteringsplan Barn- och utbildningsnämnden Protokoll/anteckningar/planer/policydokument Barn- och utbildningsnämnden BUN -ordn/år Bevaras 1 år Förvaltningssekreterare Arbetsutskottet BUN -ordn/år Bevaras 1 år Förvaltningssekreterare Samverkansgrupp, förvaltningsnivå BUN -ordn/år Bevaras 2 år Förvaltningssekreterare Skyddskommitté, förvaltningsnivå BUN -ordn/år Bevaras 2 år Förvaltningssekreterare Samverkansgrupp, enhetsnivå Resp område Kronologisk Bevaras 3 år /Förskolechef Skyddskommitté, enhetsnivå Resp område Kronologisk Bevaras 3 år /Förskolechef Protokoll/minnesanteckningar från konferenser, samrådsmöten, elevråd eller liknande Resp område Kronologisk Bevaras 3 år /Förskolechef/Adm. Diarieförda handlingar BUN Kronologisk Bevaras 3 år Förvaltningssekreterare Organisationsplaner BUN Kronologisk Bevaras 3 år Förvaltningssekreterare Planer mot kränkande behandling Resp område Diarieförs Bevaras 3 år SFS 2010:800 6:8 /Förskolechef Likabehandlingsplaner Resp område Diarieförs Bevaras 3 år SFS 2008:567 3:16 /Förskolechef Klagomålshantering BUN Diarieförs Bevaras 3 år SFS 2010:800 4:8 Förvaltningssekreterare Krisplan BUN Diarieförs Bevaras 3 år Förvaltningssekreterare Enkäter (egenupprättade) Resp område Kronologisk Bevaras Sammanställning av svar /Förskolechef Enkäter (inkommande) samt svar Resp område Diarieförs Bevaras /Förskolechef rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg BUN Diarieförs Bevaras 3 år Utvecklingsledare BUN/Resp Förvaltningssekreterare, Informationsbroschyrer/skrifter, egna område Kronologisk Bevaras 3 år /Förskolechef Kvalitetsarbete/redovisningar, årliga BUN Kronologisk Bevaras 1 år SFS 2010:800 4:3,5,6 BUNprotokoll Överklaganden, beslut och handlingar BUN Diarieförs Bevaras 3 år Förvaltningssekreterare Kallelser och dagordningar (BUN, BUN au, samverkansmöten och skyddskommitté) BUN Kronologisk 2 år Förvaltningssekreterare Korrespondens av tillfällig betydelse BUN Kronologisk Vid inaktualitet Ex. kursinbjudningar Statistik till andra myndigheter BUN Kronologisk Vid inaktualitet Ex. till SCB, Skolverket

2 Sida 2 av 20 Ekonomi Ansökningar och beslut från Skolverket, Migratonsverket m fl BUN Diarieförs Bevaras 3 år Ekonom Förteckning över grundskoleelever som undervisas i Mönsterås kommun men som tillhör en annan kommun. BUN Kronologisk Bevaras 3 år Förvaltningssekreterare Förteckning över grundskoleelever skrivna i Mönsterås kommun men har sin skolgång i annan kommun. BUN Kronologisk Bevaras 3 år Förvaltningssekreterare Förteckningar över fördelning av premier och stipendier BUN Kronologisk Bevaras 3 år Förvaltningssekreterare rörande bidrag till enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg. BUN Diarieförs Bevaras 3 år Centralt placerad rektor rörande bidrag till fristående skolor m. m. BUN Diarieförs Bevaras 3 år Ekonom Ansökningar och beslut om inackoderingstillägg. BUN Diarieförs 3 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett. Stadsbidragsansökningar och rekvisitioner BUN Kronologisk 10 år Ekonom

3 Sida 3 av 20 Förskoleverksamhet Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogisk omsorg, etc BUN Kronologisk Bevaras Bevaras digitalt Förteckning över förskolor m fl. BUN Kronologisk Bevaras 1 år Kan ingå i verksamhets- /årsberättelserna. Kan ingå i verksamhets- Beläggningsstatistik område Kronologisk Bevaras 1 år /årsberättelserna. Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet. område Kronologisk Bevaras Förskolechef Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten. område Kronologisk Bevaras Förskolechef och beslut rörande barn med särskilda behov. BUN Diarieförs Vid inaktualitet Se även "Elevhälsa" rörande skador och /eller tillbud. område Diarieförs Vid inaktualitet Förskolechef Korrespondens med vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för barn eller förskolan. område Diarieförs Vid inaktualitet Förskolechef Lokala arbetsplaner område Kronologisk Bevaras Förskolechef Verksamhetsberättelser, årsberättelser från de olika omsorgsformerna. område Kronologisk Bevaras Förskolechef Inkomstuppgifter BUN Kronologisk 3 år Adm assistent Närvarolistor BUN Kronologisk 3 år Förskolechef Uppsägning av plats inom förskola/pedagogisk omsorg BUN Kronologisk 3 år Adm assistent

4 Sida 4 av 20 Grundskola och särskola Organisationsplaner Statistik, egen upprättad enhetsspecifik Förteckning över fördelning av premier och stipendier. Informationsmaterial skolenhet Kronologisk Bevaras 3 år skolenhet Kronologisk Bevaras 3 år skolenhet Kronologisk Bevaras 3 år skolenhet Kronologisk Bevaras Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan. skolenhet Diariförs Bevaras skolenhet Kronologisk Bevaras skolenhet Kronologisk Bevaras Ordningsregler Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten. Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor m fl. skolenhet Kronologisk Vid inaktualitet Statistik till andra myndigheter (t.ex. SCB, Skolverket) skolenhet Kronologisk Vid inaktualitet Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse. skolenhet Kronologisk Vid inaktualitet Klasslistor. Slutgiltig med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. BUN Kronologisk Bevaras 3 år Förvaltningssekreterare Skol- (elev-) kataloger, t.ex. fotokataloger eller motsvarande. BUN Kronologisk Bevaras 3 år Förvaltningssekreterare rörande val av skola Anhörigblanketter Ansökan om att få gå om årskurs eller uppflyttning till högre årskurs. Underlag för registrering Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett skolenhet Kronologisk 1 år Skolvalsblanketter skolenhet Klassvis Vid inaktualitet Ansvarig lärare skolenhet Diarieförs Vid inaktualitet skolenhet Diarieförs Vid inaktualitet skolenhet Diarieförs Vid inaktualitet Meddelanden om skol- eller klassbyten, in- och avflyttning, frånvaro m.m. Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som person bär skydd runt personuppgift.

5 Sida 5 av 20 rörande samtycken enligt PUL skolenhet Klassvis Vid inaktualitet För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång. Ansökan och beslut till särskola. BUN Elevmapp Bevaras Förvaltningssekreterare Förteckningar över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning. skolenhet Kronologisk Bevaras Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering (PRAO). som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval. Disciplinära åtgärder, handlingar rörande (avstängning/förvisning av elev, varning etc). skolenhet Kronologisk Bevaras Studie och yrkesvägledare skolenhet Kronologisk Bevaras skolenhet Diarieförs Bevaras Anmälan/avanmälan om modersmålsundervisning skolenhet Alfabetisk Vid inaktualitet När eleven slutat skolan Anmälan och beslut om svenska som andraspråk. skolenhet Alfabetisk Vid inaktualitet Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål skolenhet Alfabetisk Vid inaktualitet Ledighet för elev, ansökan skolenhet Klassvis Vid inaktualitet Då elev slutat skolan Närvaro- frånvarouppgifter skolenhet Kronologisk Vid inaktualitet Digitalt Rutinkorrespondens skolenhet Kronologisk Vid inaktualitet med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från idrott m.m. Språkval skolenhet Klassvis Vid inaktualitet Digitalt Överenskommelse om t.ex. lån av dator, Ipad m.m. skolenhet Elevmapp Vid inaktualitet Då eleven slutat Schema, klass- (slutligt för varje läsår och skolenhet). skolenhet Läsår Bevaras 3 år rörande studieresor, skolresor och lägerskolor. skolenhet Kronologisk Bevaras Ansökan och beslut m fl handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång. skolenhet Elevmapp Bevaras Gallras när eleven fyller 20 år Ansökan och beslut m fl handlingar rörande särskild undervisning,t.ex. på sjukhus, specialpedagog m.m. skolenhet Diarieförs/ elevmapp Bevaras Gallras när eleven fyller 20 år

6 Sida 6 av 20 rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse. skolenhet Kronologisk Bevaras rörande friluftsdagar och utflykter skolenhet Kronologisk Vid inaktualitet rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter. skolenhet Kronologisk Vid inaktualitet Ansvarig lärare Lärarschema skolenhet Alfabetisk 3 år Klasschema bör dock bevaras (se ovan), Ansvarig lärare Betygskatalog, betygssammanställningar. Eventuella förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass. Skall vara ett pappersdokument. Åtgärdsprogram skolenhet Årsvis Bevaras 5 år SKOLFS 2011:123 Resp skolenhet Elevmapp Bevaras Digitalt/InfoMentor Intyg om anpassad studiegång. Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg, och åtföljer detta. skolenhet Betygskatalog Bevaras 5 år Resultat av prövning, med anteckning om betyg. Har samma betydelse som betygskatalog och bör förvaras tillsammans med denna. Individuella utvecklingsplaner med omdömen och eventuella extra anpassningar. skolenhet Betygskatalog Bevaras 5 år skolenhet Elevmapp Gallras IUP gäller åk 1-5, görs digitalt,, när eleven fyllt 20 år Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan. Nationella prov i svenska och svenska som andra språk, elevlösningar, samtliga delar. Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska. Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska. Sammanställningar av resultat från nationella prov utom svenska. skolenhet Diarieförs Bevaras skolenhet Alfabetisk/ läsår Bevaras 3 år skolenhet Kronologisk Bevaras 3 år skolenhet Alfabetisk/ läsår 5 år skolenhet Kronologisk 5 år Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska bevaras, se ovan, Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras, se ovan,

7 Sida 7 av 20 Överklaganden (gäller beslut om placering i särskild undervisningsgrupp). Omprövning av betyg, beslut och handlingar. Intyg om avgång från grundskola (utfärdas om elev avgår utan slutbetyg). Bör förvaras tillsammans med betygskatalog. Anteckningar från utvecklingssamtal eller motsvarande. Kunskapsprofiler Diagnostiska prov, elevlösningar Skriftliga tester och prov, elevlösningar skolenhet Diarieförs Bevaras skolenhet Betygskatalog Bevaras 5 år, när eleven fyllt 20 år skolenhet Betygskatalog Bevaras 5 år Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m.m. dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram, ansvarig skolenhet Klassvis Vid inaktualitet lärare skolenhet Elevmapp Vid inaktualitet skolenhet Klassvis Vid inaktualitet Ansvarig lärare skolenhet Klassvis Vid inaktualitet Ansvarig lärare

8 Sida 8 av 20 Gymnasieskola Central- arkiv Protokoll med beslut om intagning Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år rörande överklaganden till skolväsendets överklagandenämnd. Gymnasiet Diarieförs Bevaras 3 år Informationsmaterial Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Intagningsstatistik, uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen. T.ex. antal intagna per utbildning och behörighet, kvoter etc. Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Ansökningshandlingar för ej intagna elever. Gymnasiet Alfabetisk 1 år Efter avslutad reservintagning, SYV Ansökningshandlingar för intagna elever. Gymnasiet Alfabetisk Vid inaktualitet Bekräftelse på intagning till gymnasieskolan. Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Intagningslistor Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet När eleven slutat sin skolgång kan handlingarna på intagningsenheten. SYV SYV Efter avslutad reservintagning, SYV Korrespondens Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Rutinmässig korrespondens av ringa betydelse rörande intagning, ansökningar etc. SYV Register och listor som används för sortering och kontroll. Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Tidplan med instruktioner Gymnasiet Kronologisk 1 år Yttrande/beslut över skolgång i annan kommun. Gymnasiet Diarieförs Vid inaktualitet Efter avslutad skolgång. Underlag/kontroll för interkommunal ersättning. /Ekonom Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten. Gymnasiet Kronologisk Bevaras Förteckningar över fördelning av premier och stipendier. Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Informationsmaterial, t.ex. handlingar som presenterar kurser och ämnen samt det som elever kan välja som tillval, fria aktiviteter, etc. Gymnasiet Kronologisk Bevaras Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan. Gymnasiet Diarieförs Bevaras Statistik, enhetsspecifik och egenupprättad Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år

9 Sida 9 av 20 Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor m fl. Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse. Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Statistik till andra myndigheter (t.ex. SCB, Skolverket) Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Statistiken sammanställs ur ITsystemet, varför varje enskild rapport kan återupprepas. Kursutvärderingar Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Elevhistorik ( elevkort ). Uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc). Vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas ur uttaget. Gymnasiet Personnummer Bevaras Klasslistor/gruppförteckningar. Slutgiltig med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. Gymnasiet Årsvis Bevaras Skol- (elev-) kataloger, t.ex. fotokataloger eller motsvarande. Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Rapporter till CSN kring behöriga elever Gymnasiet Kronologisk 3 år Studietid, frånvaro, resultat. Byte av skola, ansökan Gymnasiet Diarieförs 1 år Grupplistor,kurs Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Av tillfällig betydelse, Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett Gymnasiet Diarieförs Vid inaktualitet Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som person bär skydd runt personuppgift. För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och rörande samtycken enligt PUL Gymnasiet Klassvis Vid inaktualitet tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång. Individuellt val, utbudsbroschyr Gymnasiet Kronologisk Bevaras rörande befrielse från visst utbildningsinslag/undervisning. Gymnasiet Kronologisk Bevaras Överenskommelse om studiegång. Särskild överenskommelse för enskild elev. Gymnasiet Kronologisk Bevaras Intyg om avgång och reducerat program. Gymnasiet Kronologisk Bevaras Praktik, placering. Gymnasiet Kronologisk Bevaras

10 Sida 10 av 20 Disciplinära åtgärder, handlingar rörande (avstängning/förvisning av elev, varning etc). Gymnasiet Kronologisk Bevaras Elevens val, inlämnad blankett Gymnasiet Klassvis Vid inaktualitet SYV Då eleven slutat Språkval Gymnasiet Klassvis skolan SYV Kan då anteckning gjorts i verksamhetssystem, Ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flytning etc. Gymnasiet Diarieförs Vid inaktualitet på "elevkort" eller motsvarande. Anhållan om byte av kurs Gymnasiet Diarieförs Vid inaktualitet SYV Ansökan om byte av program Gymnasiet Diarieförs Vid inaktualitet Får ske tidigast 1 okt det avslutande året. SYV Anmälan/avanmälan modersmålsundervisning Gymnasiet Diarieförs Då eleven slutat skolan SYV Anmälan till prövning Gymnasiet Diarieförs Vid inaktualitet SYV Avtal/överenskommelse om dator, datoranvändning mm Gymnasiet Klassvis Vid inaktualitet Då eleven har slutat skolan. Ansökan om ledighet för elev Gymnasiet Klassvis Vid inaktualitet Då eleven har slutat skolan. Närvaro- och frånvarouppgifter Gymnasiet Klassvis Vid inaktualitet Rutinkorrespondens Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från idrott m.m. Ansvarig lärare Individuella studieplaner Gymnasiet Klassvis Då eleven slutat skolan Uppgifter om studieväg, kursval, fullständigt eller utökat program. SYV Anteckningar från utvecklingssamtal Gymnasiet Klassvis Vid inaktualitet Under förutsättning att uppgifter för uppföljning dokumenterats i t.ex. åtgärdsprogram. Ansvarig lärare rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Klasschema, slutgiltigt Gymnasiet Årsvis Bevaras 3 år Lokala kursplaner Gymnasiet Årsvis/ämne Bevara 3 år rörande studieresor, skolresor och lägerskolor. Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Ansökan och beslut m fl handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång. Gymnasiet Elevmapp Bevaras 3 år Ansökan och beslut m fl handlingar rörande särskild undervisning,t.ex. på sjukhus, specialpedagog m.m. Gymnasiet Elevmapp Bevaras 3 å r Schema, lärar-, kurs Gymnasiet Årsvis 3 år Klasschema bör dock bevaras. Se ovan.

11 Sida 11 av 20 T.ex. medgivande från rörande friluftsdagar och utflykter Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet vårdnadshavare kring deltagande. Ansvarig lärare Ansökan och beslut om stödundervisning. Gymnasiet Elevmapp Bevaras Åtgärdsprogram Gymnasiet Elevmapp Bevaras Ansökan och beslut om särskilt stöd, särskild undervisning (med ev. underlag, t.ex. läkarintyg). Gymnasiet Elevmapp Bevaras rörande specialarbeten/projektarbeten. Gymnasiet Årsvis Bevaras Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar, samtliga delar. Alfabetisk/ läsår Bevaras 3 år Gymnasiet Sammanställning över resultat i nationella prov i svenska. Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Betygskatalog. Eventuella förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass. Gymnasiet Årsvis Bevaras 3 år SKOLFS 2011:123, Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter. Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Slutbetyg, kopia (avgångsbetyg) Gymnasiet Årsvis Bevaras 3 år Studiebevis, kopia. För elever som ej får slutbetyg. Gymnasiet Årsvis Bevaras 3 år Skriftliga bedömningar/intyg. Om skriftlig bedömning/intyg ges i stället för slutbetyg. Gymnasiet Årsvis Bevaras 3 år Resultat av prövning med anteckning om givet betyg. Har samma betydelse som betygskatalog. Bör förvaras tillsammans med betygskatalog eller individuella betyget. Omprövning av betyg, beslut och handlingar. Gymnasiet Gymnasiet Betygskatalog Bevaras 3 år Betygskatalog Bevaras 3 år Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska och sva. Gymnasiet Alfabetisk/ läsår 5 år Sammanställning över resultat i nationella prov utom svenska. Gymnasiet Kronologisk 5 år Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska/sva bevaras, se ovan. Sammanställning av resultat från nationella prov i svenska/sva bevaras, se ovan. Gäller samtliga ämnen. Ansvarig lärare Kunskapsprofiler Gymnasiet Elevmapp Vid inaktualitet Diagnostiska prov, elevlösningar Gymnasiet Klassvis Vid inaktualitet Ansvarig lärare Skriftliga tester och prov, elevlösningar. Gymnasiet Klassvis Vid inaktualitet Ansvarig lärare

12 Sida 12 av 20 Gymnasial lärlingsutbildning rörande ansökningar om att anordna gymnasial lärlingsutbildning. BUN Kronologisk Bevaras 3 år Förvaltningssekreterare Avtal mellan skolhuvudmannen och mottagande arbetsplatser. Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Utbildningskontrakt/avtal. Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Intyg från arbets-/praktikplatser. Om en elev avbryter den arbetsplatsförlagda delen av utbildningen ska rektorn utfärda ett intyg om eleven begär det med uppgifter om hur stor del av utbildningen som eleven har genomgått och innehållet i den genomgångna delen av utbildningen. Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Betyg med bilagor (beskrivning av de utbildningsavsnitt som genomförts på en arbetsplats). Gymnasiet Årsvis Bevaras 3 år

13 Sida 13 av 20 Det kommunala aktivitetsansvaret Individuella elevplaner Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Akter över ungdomar i den uppföljande verksamhete kan bl.a. innehålla: avtal/överenskommelser, intyg/betyg, handlingsplaner. Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Protokoll från möten där undervisning eller elevhälsa behandlats. Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Statistik, typ av åtgärder, antal deltagare etc (kan även ingå i årsberättelser/årsredogörelser) Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Anvisningar och beslut från AF angående ungdomsplats Gymnasiet Kronologisk Efter upphörd placering Elevregister, förteckningar eller sammansättningar Gymnasiet Alfabetisk Vid inaktualitet Närvarorapporter Gymnasiet Alfabetisk 1 år Samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret. Kan ligga till grund för utbetalning genom t.ex. socialtjänsten. Rapporter/redovisning från arbetsgivare Gymnasiet Kronologisk 2 år Statistik till andra myndigheter (t.ex. SCB, Skolverket) Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten. Gymnasiet Kronologisk 2 år Under förutsättning att vederbörlig redovisning eller kontroll skett och att handlingarna inte längre behövs för förvaltningen.

14 Sida 14 av 20 Utbildning för vuxna Redovisning av statsbidrag Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Ekonom Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten. Gymnasiet Kronologisk Bevaras Informationsmaterial, t.ex. handlingar som presenterar kurser och ämnen. Gymnasiet Kronologisk Bevaras Statistik, enhetsspecifik och egenupprättad. Gymnasiet Kronologisk Bevaras Antagningslistor Gymnasiet Kronologisk Bevaras Klass/studerandelistor Gymnasiet Kronologisk Bevaras Elevhistorik (elevkort/studerandekort). Uppgifter om elevs genomförda kurser och studieavbrott. Vid ett elektroniskt bevarande bör säkerställas att dessa uppgifter kan sammanställas vid uttag. Gymnasiet Kronologisk Bevaras Skol-(elev-)katalog Gymnasiet Kronologisk Bevaras Anmälningar/Ansökningshandlingar Gymnasiet Diarieförs Vid inaktualitet Övriga register över elever som upprättas i syfte att underlätta intern kontroll och redovisning. Gymnasiet Kronologisk 2 år av rutinkaraktär rörande elever. Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet T.ex. för debitering av interkommunala avgifter. Underlag för planering, redovisning och kontroll. Grupplistor, kurslistor Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Av tillfällig betydelse. Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett Gymnasiet Diarieförs Vid inaktualitet Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som personen bär skydd runt personuppgift. För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och rörande samtycken enligt PUL. Gymnasiet Klassvis Vid inaktualitet tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång. rörande disciplinära åtgärder (t.ex. varning, avstängning/förvisning av elev) Gymnasiet Diarieförs Bevaras Prövning, resultat med anteckning om givet betyg. Har samma betydelse som betygskatalog. Bör förvaras tillsammans med betygskatalog eller individuella betyget. Gymnasiet Betygskatalog Bevaras 3 år

15 Sida 15 av 20 Överenskommelse om studiegång. Särskild överenskommelse för enskild elev. Gymnasiet Kronologisk Bevaras 3 år Ansökning, kursbyten Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Ansökningar, studieavbrott, ändrat tillval, flyttning etc. Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Anmälningar till prövning. Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Kan då anteckning gjorts på elevkort eller motsvarande. När prövning är genomförd. När uppgiften är dokumenterad. Meddelande om genomförd prövning. Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Avtal/örenskommelse om t.ex. datoranvändning, lån av dator. Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Då elev slutat skolan. Uppgifter om studieväg, Då eleven slutat kursval, fullständigt eller Individuella studieplaner. Gymnasiet Kronologisk skolan. utökat program. Ledighetsansökningar Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Närvaro- och frånvarouppgifter. Gymnasiet Kronologisk Vid inaktualitet Läsårsdata Gymnasiet Årsvis Bevaras Arbetsplaner, lokala Gymnasiet Kronologisk Bevaras Timplaner, lokala Gymnasiet Kronologisk Bevaras Kursplaner, lokala Gymnasiet Kronologisk Bevaras Orienteringskurser, lokala Gymnasiet Kronologisk Bevaras Schema, lärar-, kurs- Gymnasiet Årsvis 3 år Betygsdokument, samlat. Utbildningsbevis. Den som vill ha ett samlat betygsdokument får själv bestämma vilka kurser eller delkurser som ska ingå i dokumentet. Gymnasiet Alfabetisk Bevaras 3 år Betygskatalog. Betyg och intyg ska kunna sammanställas för varje enskild deltagare. Gymnasiet Årsvis Bevaras 3 år SKOLFS 2012:8, Betygskopior av slutbetyg. Gymnasiet Årsvis Bevaras 3 år rörande lokala, individuella kurser och projektarbeten. Gymnasiet Kronologisk Bevaras Intyg, kopior. Från genomförda individuella kurser och orienteringskurser. Gymnasiet Alfabetisk Bevaras Korrespondens med elev med uppgifter väsentliga för elev eller skolan. Gymnasiet Kronologisk Bevaras Nationella slutprov (Sfi)/ämnesprov i svenska, elevlösningar, samtliga delar. Gymnasiet Årsvis Bevaras 3 år Sammanställning över resultat i nationella prov i svenska. Gymnasiet Årsvis Bevaras 3 år

16 Sida 16 av 20 Specialarbeten/projektarbeten. Originalet behålls av författaren. En kopia av arbetet bör bevaras i likhet med bevarandet av uppsatser inom den statliga högskolan. Gymnasiet Årsvis Bevaras Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska. Gymnasiet Årsvis 5 år Sammanställning av resultat från nationella prov utom svenska. Gymnasiet Årsvis 5 år Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska bevaras, se ovan. Sammanställning av resultat från nationella prov i svenska bevaras, se ovan. Gäller samtliga ämnen. Ansvarig lärare Kunskapsprofiler Gymnasiet Årsvis Vid inaktualitet Diagnostiska prov, elevlösningar. Gymnasiet Ämne Vid inaktualitet Ansvarig lärare Skriftliga tester och prov, elevlösningar. Gymnasiet Ämne Vid inaktualitet Då betyg är satt och då tiden för omprövning har löpt ut. Ansvarig lärare

17 Sida 17 av 20 Musik & kulturskolan Kataloger eller annat informationsmaterial kring kursutbud BUN Kronologisk Bevaras 3 år Musikledare Kursprogram och informationsmaterial, per läsår. BUN Kronologisk Bevaras 3 år Musikledare Program eller motsvarande som visar egna konserter eller andra aktiviteter. BUN Kronologisk Bevaras 3 år Musikledare Organisationsplaner. BUN Kronologisk Bevaras 3 år Musikledare Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten. BUN Kronologisk Bevaras Musikledare Inventarieförteckningar. BUN Kronologisk Bevaras. Musikledare Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt bör bevaras på skolan. BUN Kronologisk Bevaras Musikledare Uppgifter om lokalbokningar BUN Kronologisk Vid inaktualitet Musikledare Elevregister BUN Alfabetisk Bevaras Musikledare Deltagaranmälningar BUN Kronologisk 3 år Ny- ändringsanmälningar. Musikledare Närvarolistor BUN Kronologisk 3 år Musikledare Hyresavtal BUN Kronologisk Vid inaktualitet Hyra av instrument. Musikledare Ensemblelistor BUN Kronologisk Bevaras Musikledare Scheman. Ett exemplar med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras om sådana upprättas. BUN Årsvis Bevaras Musikledare

18 Sida 18 av 20 Elevhälsan Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering. Olycksfalls-/incidentrapporter rörande arbetsskada (elev), t.ex. vid PRAO Barnhälsovårdsjournaler (tillhör normalt landstingen) Skolhälsovårdsjournaler. I skolhälsovårdsjournalen ingår bl.a. remisser,kostintyg, läkarintyg, vaccinationstillstånd. Register/förteckning över journaler/journaluppgifter som har överlämnats till annan huvudman. område Kronologisk Bevaras /Förskolechef område Kronologisk Bevaras /Förskolechef område Kronologisk Bevaras område Alfabetisk Bevaras Skolsköterska område Alfabetisk Bevaras Bevaras digitalt via PMO sedan pappersdokument skannats. Skolsköterska område Kronologisk Bevaras Skolsköterska som rör skolkuratorns verksamhet, t.ex. kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar. område Diarieförs/ elevmapp Bevaras Skolkurator som rör skolkuratorns verksamhet, t.ex. kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar. område Diarieförs/ elevmapp Bevaras Skolkurator Skolpsykologjournaler med underlag som t.ex. testmaterial. BUN Elevmapp Bevaras Skolpsykolog Övrig utrednings- /kartläggningsdokumentation avseende enskilda elever (t.ex. pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa). område Elevmapp Bevaras /Förskolechef

19 Sida 19 av 20 Skolskjutsar Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende. BUN Diarieförs Bevaras Ansökan och beslut om skolskjuts som blivit överklagade. BUN Diarieförs Bevaras Planeringsassistent, när eleven fyllt 20 år Planeringsassistent/ Förvaltningssekreterare Planeringsassistent/ Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall. BUN Diarieförs Bevaras Förvaltningssekreterare, när eleven fyllt 20 år Skolskjutsreglementen BUN-prot Kronologisk Bevaras Förvaltningssekreterare Ansökan och beslut om skolskjuts. BUN Diarieförs 2 år Avtal BUN Kronologisk 2 år För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. BUN Kronologisk Vid inaktualitet rörande buss-/skolkort. BUN Kronologisk 2 år Skolskjutsregister BUN Kronologisk 3 år efter senaste antecknin gen Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten. BUN Kronologisk Vid inaktualitet Om ansökan ej gäller vid växelvis boende eller om ärendet överklagats, se ovan. Förvaltningssekreterare Med utförare. Efter att avtalet upphört. Planeringsassistent Med uppgift om till kommunen inkomna bidrag, vad kommunen betalat ut och eventuellt vad som är återbetalningspliktigt. Planeringsassistent Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett. Planeringsassistent T.ex. med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. Kan under förutsättning att statistik bevaras. Planeringsassistent Med undantag av räkenskapsinformation. Planeringsassistent

20 Sida 20 av 20 Skolbibliotek Beståndsregister. Kan tas ut med viss periodicitet, t.ex. vart tredje år. Elektroniskt uttag är att föredra om omfattningen är stor. Inköp/prenumerationer. Förteckning över nyinköpta böcxker, prenumerationer på tidskrifter etc. Statistik; låntagare, antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok etc. Uppgift om lån per elev. Register över låntagare Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort. enhet Kronologisk Bevaras Digitalt/Skolbibliotekarie enhet Kronologisk Bevaras Digitalt/Skolbibliotekarie enhet Kronologisk Bevaras Digitalt/Skolbibliotekarie Vid återlämnande. enhet Kronologisk Vid inaktualitet Skolbibliotekarie enhet Alfabetisk Vid inaktualitet Skolbibliotekarie Efter upphörd giltighet. enhet Alfabetisk 2 år Skolbibliotekarie