Policy för personuppgifter externt Barn- och utbildningsförvaltningen

Transkript

1 Policy för personuppgifter externt Barn- och utbildningsförvaltningen

2 Innehåll: Gemensamma riktlinjer för alla behandlingar Barnomsorg Grundskola Gymnasieskola Vuxenutbildning Kultur Föreningsverksamhet Fritidsverksamhet Arbetsmarknadsenheten Simskola 2

3 Övergripande information Information om personuppgifter kan komma antingen från den registrerade eller från andra myndigheter t.ex. Statistiska centralbyrån, Skatteverket, Försäkringskassan etc. För att Tanums kommun ska kunna behandla dina personuppgifter i måste det finnas ett syfte med behandlingen och rättsliga skäl för att utföra den. De uppgifter om dig som vi behandlar är kan t.ex. vara namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, bilder. olika säkerhetsåtgärder som anges under respektive verksamhet. Dina personuppgifter sparas så länge kommunen har behov av att handlägga ditt ärende. Svenskt regelverk kring allmänna handlingar gäller så dina uppgifter kan komma bevaras för all framtid enligt tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen. Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du begära rättelse. Kontakta kommunen: kommun@tanum.se Du har rätt att få besked om vilka personuppgifter om dig som kommunen behandlar. Du kan antingen skriva till kommunen kommun@tanum.se eller använda kommunens e-tjänst som du hittar på Vi behöver uppgift om ditt namn och personnummer för att kunna söka i våra register. Du kan bara få besked om vilka personuppgiftsbehandlingar kommunen gör om dig. Om du har lämnat samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att ta tillbaka samtycket. Kontakta i så fall kommun@tanum.se. För en del behandlingar anlitar kommunen ett personuppgiftsbiträde som har tillgång till dina personuppgifter. Biträdet får inte använda personuppgifterna i strid med vad kommunen har bestämt. Om du eller ditt barn ska vara med i på bild/namn för publicering utanför verksamheterna, t.ex. på Tanums kommuns hemsida eller i tidningar och tidskrifter måste vi först be om ditt samtycke. 3

4 Barnomsorg Om du ansöker om barnomsorg i familjedaghem, förskola, fritidshem Tanums kommun behandlar dina personuppgifter i syfte att erbjuda ditt barn barnomsorg. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av avtal. De uppgifter om dig och ditt barn som vi behandlar är namn, personnummer, adress och telefonnummer även adress och telefonnummer till din arbetsplats. När du ansöker om plats anger du själv dina personuppgifter men vi kan även hämta uppgifter från folkbokföringsregistret. att endast behöriga i systemet hanterar dina personuppgifter med enkel inloggning. De system som används för att handlägga ditt ärende är Artvise och Procapita Barnomsorg. När du fått plats i förskola, fritidshem eller familjedaghem. Förutom hanteringen i systemen ovan tillkommer personuppgifter i form av inkomstuppgift som vi behöver för att kunna debitera dig, alltså med stöd av avtal. Det system som används är för ekonomihantering är Åhdata. Du fyller också i en blankett där du anger kontaktuppgifter och sådant som är särskilt viktigt för personalen att känna till om ditt barn, t.ex. allergier. Blanketten förvaras på enheten, uppdateras årligen och gallras när barnet slutar i verksamheten. Förskolorna i Tanum använder webbplattformen Pluttra där personuppgifter hanteras, namn, bilder och personnummer. Vårdnadshavare har tillgång till Pluttra genom enkel inloggning men kan bara se sitt eget barns sida samt gemensamma sidor. Ditt barns personuppgifter finns ofta på avdelningen genom namn och bild vid barnets plats i hallen och på närvarolistor på avdelningen. Dessa personuppgifter gallras när barnet slutar eller årligen (närvarolistor) Procapita barnomsorg Tieto Mikael Silvander

5 Grundskola Skolplacering/utbildning Tanums kommun behandlar dina och ditt barns personuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter att genomföra utbildning för alla barn. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av myndighetsutövning enligt Skollagen. De uppgifter om dig som vi behandlar är namn, personnummer, adress, telefonnummer, e- postadress. Personuppgifterna hanteras i Pro-Capita för registrering och hantering av elever. Även resultat på nationella prov och betyg registreras. Du fyller också i en blankett där du anger kontaktuppgifter och sådant som är särskilt viktigt för personalen att känna till om ditt barn, t.ex. allergier. Blanketten förvaras på enheten, uppdateras årligen och gallras när barnet slutar i verksamheten användarnas behörighet och inloggning. Skolskjutsar De elever som har rätt till skolskjuts registreras i Optiplan med namn, personnummer, adress, även namn och telefonnummer till vårdnadshavare. Behandlingen sker med stöd av Skollagen för att kunna tillgodose rätten till skolskjuts. Systemet hanteras av behöriga handläggare med inloggning, även vårdnadshavare har tillgång till systemet via inloggning med Bank-ID. Kommunikation med elever och vårdnadshavare I webbplattformen Unikum ges information om undervisningen och där visas även elevens kunskapsutveckling. Där behandlas bilder, filmer, omdömen, namn, personnummer och e- postadress. Inloggning med 2-faktor krävs. Personuppgifterna behandlas med stöd av myndighetsutövning. Samma personuppgifter behandlas också i Google-classroom. I Skolkatalogen behandlas personuppgifterna bild och namn. Skolkatalogen används t.ex. för att vikarier ska kunna identifiera elever. Personuppgifter behandlas med stöd av allmänt intresse. Schemaläggning och närvarokontroll av elever sker i Skola 24. Behandlingen sker med stöd av myndighetsutövning och Skollag. Där behandlas namn, personnummer och e-postadress. Enkel inloggning krävs. Barn- och elevhälsa Enligt Hälso- och sjukvårdslagen är skolan skyldig att föra journal över alla elever. Detta sker i systemet PMO. Personuppgifter som registreras är namn och personnummer, även längd, vikt, anteckningar om hälsa och eventuella funktionsnedsättningar. Åtgärdsprogram läggs in i PMO. Inloggning endast av behöriga användare som ät personal inom elevhälsan och rektor. Journalerna ägs av Regionen och återförs dit efter avslutad skolgång. Procapita Grundskola Tieto Mikael Silvander

6 Unikum Jonas Ryberg Skola 24 PMO Nova Software AB Storgatan 5a, Falköping Computer Group Medical Sweden AB, Box 1841, Uppsala 6

7 Gymnasium Utbildning Tanums kommun behandlar dina personuppgifter i syfte att erbjuda utbildning i gymnasieskola. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av Skollagen De uppgifter om dig som vi behandlar är namn, personnummer, adress, telefonnummer, e- postadress. Personuppgifterna hanteras i Pro-Capita för registrering och hantering av elever. Även resultat på nationella prov och betyg registreras. användarnas behörighet och inloggning. Kommunikation med elever och vårdnadshavare I Webbplattformen Unikum ges information om undervisningen och där visas även elevens kunskapsutveckling. Där behandlas bilder, filmer, omdömen, namn, personnummer och e- postadress. Inloggning med 2-faktor krävs. Personuppgifterna behandlas med stöd av myndighetsutövning. Schemaläggning och närvarokontroll av elever sker i Skola 24. Behandlingen sker med stöd av myndighetsutövning och Skollag. Där behandlas namn, personnummer och e-postadress. Enkel inloggning krävs. Bidragsansökningar Elever i gymnasieskola har enligt Skollagen rätt att söka bidrag för resor till skolan, alternativt inackorderingsbidrag. Ansökan innehåller personuppgifter, namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, kontonummer. Ansökan registreras i Procapita gymnasium, Artvise och faktureras i Åhdata. Barn- och elevhälsa Enligt Hälso- och sjukvårdslagen är skolan skyldig att föra journal över alla elever. Detta sker i systemet PMO. Personuppgifter som registreras är namn och personnummer, även längd, vikt, anteckningar om hälsa och eventuella funktionsnedsättningar. Åtgärdsprogram läggs in i PMO. Inloggning endast av behöriga användare, personal inom elevhälsan och rektor. Journalerna ägs av Regionen och återförs dit efter avslutad skolgång. Procapita Gymnasium Tieto Mikael Silvander Unikum Jonas Ryberg Skola 24 PMO Nova Software AB Storgatan 5a, Falköping Computer Group Medical Sweden AB, Box 1841, Uppsala 7

8 Vuxenutbildning Tanums kommun behandlar dina personuppgifter i syfte att erbjuda Vuxenutbildning och administrera studiegrupper. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av skollagens skyldighet att erbjuda vuxenutbildning samt avtal med dig som studerande. De uppgifter om dig som vi behandlar är namn, personnummer, bostadsadress, civilstånd, medborgarskap, modersmål. Dessa registreras i Pro-capita Komvux. Även resultat på nationella prov och betyg registreras. Uppgifterna skyddas genom användarnas behörighet och inloggning. Kommunikation med elever I Webbplattformen Unikum ges information om undervisningen och där visas även elevens kunskapsutveckling. Där behandlas bilder, filmer, omdömen, namn, personnummer och e- postadress. Inloggning med 2-faktor krävs. Personuppgifterna behandlas med stöd av avtal och skollag. Schemaläggning och närvarokontroll av elever sker i Skola 24. Behandlingen sker med stöd av myndighetsutövning och Skollag. Där behandlas namn, personnummer och e-postadress. Enkel inloggning krävs. Procapita Gymnasium Tieto Mikael Silvander Unikum Jonas Ryberg Skola 24 Nova Software AB Storgatan 5a, Falköping 8

9 Bibliotek och kultur Bibliotek Tanums kommun behandlar dina personuppgifter i syfte att administrera utlåning av böcker och andra media. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av avtal De uppgifter om dig som vi behandlar är namn, personnummer, adress och telefonnummer. De system som används för registrering är Axiell bibliotek och Book-it enkel inloggning. Uppgifter om lån raderas vid återlämnande. Axiell Education AB Box 24014, Lund Kultur Arrangemang För kulturevenemang kan listor på beställda biljetter upprättas som innehåller namn och telefonnummer. Dessa raderas efter föreställningen. Avtal med kulturutövare upprättas som innehåller namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress. Avtalen registreras i BUN-diarium. Bilder på kulturutövare kan publiceras på kommunens hemsida eller Facebooksida. Kulturskola Tanums kommun behandlar dina personuppgifter i syfte att erbjuda plats i kulturskolan och administrera enskild undervisning och grupper. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av avtal. De uppgifter om dig som vi behandlar är namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer i Pro-capita Kulturskola. Uppgifterna skyddas genom användarnas behörighet och inloggning. Procapita Kulturskola Tieto Mikael Silvander

10 Fritid Fritidsgårdar och ungdomsverksamhet Tanums kommun behandlar dina personuppgifter i syfte att erbjuda fritidsaktiviteter. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av allmänt intresse och avtal. De uppgifter om dig som vi behandlar är namn, adress, telefonnummer och bilder. Publicering av namn och bilder kräver samtycke. Registrering av adress och telefonnummer förekommer endast i samband med aktiviteter som arrangeras utanför fritidsgårdarna. Ung i Tanum har både Facebooksida och egen hemsida för kontakt och information om verksamheten. I Loggboken registreras besökare på fritidsgården med syfte att föra statistik och följa upp verksamheten. Personuppgifterna Kommer inte att föras över till tredje land. Uppgifterna skyddas genom att behörighet krävs för inloggning. Loggboken Jenny Andersson, jenny.andersson@keks.se, +46 (0) Föreningar Tanums kommun behandlar dina personuppgifter i syfte att administrera föreningsbidrag och informera om aktiviteter. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av avtal. De uppgifter om dig som vi behandlar är namn, adress, telefonnummer, e-postadress till de styrelsemedlemmar som registreras. Uppgifterna registreras i FRI. inloggning och lösenord. FRI Idavall data AB Gustav Torenstam

11 Arbetsmarknadsenheten Tanums kommun behandlar dina personuppgifter i syfte att erbjuda plats i arbetsmarknadsåtgärder. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av avtal och intresseavvägning. Kommunen har även lagstadgad skyldighet att erbjuda sysselsättning för ungdomar mellan år som varken arbetar eller studerar. Personuppgifter samlas in från den registrerade men kan även komma från Arbetsförmedlingen eller försäkringskassan som samverkar med Arbetsmarknadsenheten. De uppgifter om dig som vi behandlar är namn, personnummer, telefonnummer, e-post, adress. Unga under 24 år registreras i AMEa web. Övriga registreras lokalt. behörighet och inloggning. AMEa web INVID AB Magnus Ekros Simskola Tanums kommun anordnar sommarsimskola. Anmälan sker via Artvise. Syftet med behandlingen är att kunna erbjuda simundervisning och debitera deltagare. De uppgifter om dig och ditt barn som vi behandlar är namn, personnummer, telefonnummer, e-post och adress. Listor över deltagare och grupper upprättas som gallras efter avslutad säsong 11