SAMMANFATTANDE BESKRIVNING ÖVER PERSONUPPGIFTSBEHANDLINGAR

Transkript

1 1 (8) SAMMANFATTANDE BESKRIVNING ÖVER PERSONUPPGIFTSBEHANDLINGAR Behandlingar av personuppgifter inom kultur- och fritidsnämnden i Täby kommun, ORG nr I detta dokument beskrivs ovanstående personuppgiftsansvarigs personuppgiftsbehandlingar på en övergripande nivå, ändamålet, vilken behandling som utförs, kategorier av personuppgifter samt vilken laglig grund den personuppgiftsansvarige har för behandlingen. För att lättast kunna hjälpa dig att begära information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig, läs gärna igenom dokumentet med våra behandlingskort. Specificera sedan önskat utdrag i vår e-tjänst för begäran om registerutdrag. Hur länge sparar vi dina personuppgifter? Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att hanteras den tid som det behövs för utföra rättsliga förpliktelser, myndighetseller avtalsåtaganden gentemot dig enligt fastställda gallringsrutiner och i vissa fall bevaras för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Klagomål Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina personuppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna, blir du inte nöjd med den åtgärd som vidtas kontaktar du Täby kommuns dataskyddsombud på e-post: dataskyddsombud@taby.se Om du fortfarande inte är nöjd med hur Täby kommun sköter ditt ärende har du rätt att skicka ett klagomål avseende behandlingen av personuppgifter till Datainspektionen, besök Kontakta oss Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- och dataskydd genom att kontakta Täby kommuns dataskyddsombud på e-post: dataskyddsombud@taby.se

2 2 (8) Kultur- och fritidsnämndens personuppgiftsbehandlingar kulturskoleverksamhet för barn och unga Vid ansökan om kulturskoleplats inklusive registrering av elevkonto, närvaroregistrering, kommunikation, planeringsunderlag och instrumentuthyrning behandlas personuppgifter i syfte att kunna erbjuda barn och unga frivillig undervisning i teater, konst och musik. I de fall undervisningen sker av privata musikskoleutförare är dessa personuppgiftsansvariga för de personuppgiftsbehandlingar som sker i deras verksamhet. Elevens namn, personnummer och kontaktuppgifter. Räkenskapshavares namn, personnummer och kontaktuppgifter. Laglig grund: Avtal.

3 3 (8) biblioteksverksamhet Vid låntagarregistrering, MTM, övertidsvarning, påminnelse, krav och inkassohantering samt inköpsförslag behandlas personuppgifter i syfte att kunna erbjuda utlåning av media till allmänheten. Personnummer Användar-ID Diarienummer Eventuella skulder på biblioteket Laglig grund: Kommunen är enligt bibliotekslagen ålagda att ha folkbibliotek. Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter är avtal. Samtycke krävs från vårdnadshavare för att erbjuda utlåning av media till barn och unga under 13 år. Vid inköpsförslag är den lagliga grunden allmänt intresse. inskriven fritidshemsverksamhet Vid ansökan om inskriven fritidsverksamhet inklusive närvarosystem, elev- och vårdnadshavarlista, anmälan av lov, aktiviteter, turneringar och läger samt kommunikation behandlas personuppgifter i syfte att kunna erbjuda frivillig fritidshemsverksamhet. Barnets namn, personnummer och kontaktuppgifter Vårdnadshavares namn, personnummer och kontaktuppgifter Uppgifter om allergi Laglig grund: Allmänt intresse enligt bestämmelser i skollagen med föreskrifter och beslut fattade med stöd av dessa. Undantag för behandling om allergi (känslig personuppgift) sker med stöd av dataskyddsförordningen artikel 9.2 g där det står att känsliga personuppgifter om hälsa får behandlas om det är nödvändigt för ändamålet med behandlingen och behandlingen inte innebär ett otillbörligt intrång i den registrerades personliga integritet.

4 4 (8) korttidstillsyn Vid ansökan om korttidstillsyn inklusive upprättande av sociala journaler och genomförandeplaner behandlas personuppgifter i syfte att kunna erbjuda korttidstillsyn för unga år. Hälsoinformation behandlas i syfte att kunna ge den bästa verksamheten för individen. Personnummer Anhörig/vårdnadshavare Information som omfattas av sekretess/tystnadsplikt Personliga omdömen Hälsoinformation Laglig grund: Myndighetsutövning enligt socialtjänstlagen och lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten. Undantag för behandling av känsliga personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen artikel 9.2 h där det står att känsliga personuppgifter får behandlas inom social omsorg eller förvaltning av social omsorg, hälso- och sjukvårdstjänster samt deras system.

5 5 (8) öppna mötesplatser för unga På öppna mötesplatser för unga erbjuds möjlighet till utlåning av teknisk utrustning, böcker, anmälan till aktiviteter samt lokaluthyrning som kräver personuppgiftshantering. Laglig grund: Avtal vid uthyrning. Allmänt intresse vid anmälan. Utbetalning av föreningsbidrag Vid utbetalning av föreningsbidrag inklusive kontroller, föreningsregister, lotteriverksamhet, årsredovisningar och protokoll behandlas personuppgifter när enskilda är representant från föreningen eller har roller såsom ordförande eller kassör. Barns personuppgifter behandlas vid närvarokortskontroller. Födelsedatum Laglig grund: Allmänt intresse.

6 6 (8) Foto och film i sociala medier, på affischer och i program Vid publicering av foto och film i sociala medier och på affischer samt i program behandlas personuppgifter i syfte att marknadsföra och informera om verksamheten. Foto Film Eventuellt namn Eventuellt ålder Laglig grund: Samtycke. publika evenemang Vid publika evenemang såsom föreställningar, konserter och litteraturkvällar behandlas personuppgifter i syfte att skapa deltagarlistor och skicka information kopplade till evenemanget. Laglig grund: Allmänt intresse.

7 7 (8) Utdelning av pris och stipendium Laglig grund: Allmänt intresse. Vid nominering av idrotts-, ungdomsledar- och kulturpris samt kulturstipendium inklusive utdelning behandlas personuppgifter i syfte att kunna motivera och dela ut pris och stipendium. Nominering innebär att du som nominerad inte får information om behandlingen förrän beslut är fastställt. Personliga omdömen Administrera lokaluthyrning Vid lokaluthyrning av exempelvis idrottshallar och Hörsalen i Täby kulturhus behandlas personuppgifter i syfte att kunna erbjuda uthyrning, skicka faktura, hantera nyckelkvittenser och kommunicera generellt kring uthyrningen. Personnummer Laglig grund: Avtal.

8 8 (8) Enkätundersökningar När kultur och fritid skickar ut enkätundersökningar behandlas personuppgifter i syfte att få veta vad invånare/kunder tycker om verksamheten. E-post Laglig grund: Allmänt intresse.