Den här informationen omfattar inte den behandling av personuppgifter som sker inom Vaxholms stads rent administrativa verksamhet.

Transkript

1 Sammanfattande beskrivning över personuppgiftsbehandlingar Behandlingar av personuppgifter inom Stadsbyggnadsnämnden, Vaxholms stads bygglov- och GISenhet, org. nr , Vaxholms stad. I detta dokument beskrivs ovanstående personuppgiftsansvarigas personuppgiftsbehandlingar på en övergripande nivå. Information finns om ändamålet med behandlingen, vilken behandling som, kategorier av personuppgifter och på vilken laglig grund. Gallring och bevaring sker enligt Vaxholms stads dokumenthanteringsplaner. Den här informationen omfattar inte den behandling av personuppgifter som sker inom Vaxholms stads rent administrativa verksamhet. För att lättast kunna hjälpa dig att begära information om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar så läs gärna igenom detta dokument för att sedan lättare kunna specificera vad du önskar begära för registerutdrag. Har du frågor om Vaxholms stads personuppgiftshantering? Du som registrerad kan kontakta kommunens personuppgiftsansvariga om du (1) har frågor om en behandling; (2) vill begära rättelse av din information; (3) vill begära att bli raderad; (4) vill invända mot behandlingen; eller (5) vill begära ett registerutdrag över våra behandlingar av dina personuppgifter. I de fall Vaxholms stad behandlar personuppgifter med stöd av ditt samtycke finns det alltid möjlighet att återkalla samtycket. Kontakta i sådana fall dataskyddsombud. Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsförordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen, besök Har du har mer allmänna frågor om personuppgiftsarbetet i Vaxholms stad är du välkommen att kontakta Vaxholms stads personuppgiftsansvariga och dataskyddsombud. För behandlingar inom stadsbyggnadsnämndens verksamhetsområde: bygglov@vaxholm.se Dataskyddsombud: Beata Östergren, dataskyddsombud@vaxholm.se För till övriga nämnder se Allmän administration Post: Vaxholm Besök: Eriksövägen 27 Telefon: Fax: E-post: kansliet@vaxholm.se Webb: Org nr: Plusgiro:

2 2 av 11 Kategorier av personuppgifter Avisering och lagring av fastighets- och invånarinformation Inhämtande av förändringar i fastighets- och invånarinformationen från Lantmäteriet och Skatteverket Information lagras i en databas som används för att tillhandahålla informationen i kommunens handläggarsystem Laglig grund: Myndighetsutövning art 6.1 e GDPR Personnummer Mantalsskrivningsadress Ägande av fastigheter belägenhetsadr ess Taxeringinformation Kön Civiltillstånd Födelseplats Relationer (släktskap, vårdnadshavare mm) Medborgarskap Flyttar och andra invånarförändringar Marknadsföra och sprida information kring Vaxholms stad Hemsida och sociala nätverk för marknadsföring och informationsspridning Artiklar om verksamheter/evenemang; marknadsföring med bilder Filmer, bilder och aktiva sociala medier för att sprida information Kategorier av personuppgifter Bild, ljud och film Bild, ljud och film Laglig grund: Samtycke och allmänt intresse, art 6.1a och 6.1e GDPR Synpunkter, frågor och rådgivning Personuppgifter används för kommunikation internt och för Kontaktuppgifter

3 3 av 11 återkoppling; hantering av frågor från kommuninvånare Rådgivning enligt 12 kap. 2 plan- och bygglagen Laglig grund: Allmänt intresse samt myndighetsutövning, art 6.1 e GDPR Fakturering och betalning av beslutade avgifter Användning av uppgifter för att kunna ta betalt för utförd handläggning eller levererad produkt/tjänst i enlighet med taxa fastställd av kommunfullmäktige Adress- och Laglig grund: Uppgifter av allmänt intresse, art 6.1 e GDPR Enkäter och intervjuer Samla in och lämna information till andra myndigheter, media, högskola och universitet samt till privatpersoner i syfte att undersöka kommuninvånarnas och övriga berördas åsikter i olika sammanhang. Även i utbildningssyfte för elever och studenter. Personnummer Laglig grund: Uppgifter av allmänt intresse, art 6.1 e GDPR Systemhantering och nämndadministration

4 4 av 11 System för e- posthantering, kontakthantering och kalender Kommunikations- och planeringsverktyg med adressregister. Fritextfält för meddelanden I princip kan alla kända typer av direkta och indirekta personuppgifter förekomma Laglig grund: Myndighetsutövning och rättslig förpliktelse, art. 6.1 c och e GDPR Digitala system för diarieföring, ärendehantering och kundtjänst Handläggning och diarieföring av merparten av nämndens verksamhet I princip kan alla kända typer av direkta och indirekta personuppgifter förekomma Laglig grund: Myndighetsutövning och rättslig förpliktelse, art. 6.1 c och e GDPR Administration nämnden Nämndadministration kring sammanträdesprotokoll, kallelser med tillhörande handlingar, beställningar och arvode Adresslistor, närvarolistor m.m. för sammanträden och förtroendemannaregister I princip kan alla kända typer av direkta och indirekta personuppgifter förekomma Laglig grund: Myndighetsutövning och rättslig förpliktelse, art. 6.1 c och e GDPR Upphandling och avtal Anlitande av konsult Avtal med konsulter för att utföra arbete åt kommunen. Uppgifterna används för att skriva avtal, diarieföra i ärende samt för att utföra uppdraget hos Vaxholms stad Organisationsnummer, (personnummer vid enskild firma)

5 5 av 11 Laglig grund: Avtal, art. 6.1 b GDPR Upphandling och avtal Upphandling av varor och tjänster inom nämndens verksamhetsområde Avtal med leverantörer, organisationer och myndigheter Kategorier av personuppgifter Kontaktpersoner Organisationsnummer, (personnummer vid enskild firma) Laglig grund: Rättslig förpliktelse och avtal, art. 6.1 b och 6.1 c GDPR Begäran om allmänna handlingar som kräver fakturering Uppgifter som behandlas för att kunna lämna ut allmänna handlingar. Uppgifter sparas endast i den längd som krävs för att kunna leverera begärda handlingar samt för att kunna ta ut en avgift. Kategorier av personuppgifter Handläggning och rådgivning kring lov- och anmälansärenden, tillsynsärenden och strandskyddsdispenser Registrering och handläggning av ärende Personuppgifter på klagande, sökande, fastighetsägare och ombud behandlas för att kunna fatta beslut om att bevilja eller avslå en ansökan/anmälan och för att kunna

6 6 av 11 följa upp ärendet samt för fakturering Personuppgifter på berörda parter, sakägare och remissinstanser, t ex grannar, behandlas för att kunna fatta beslut Då dispens eller tillstånd krävs, eller anmälan måste göras, till annan myndighet skickas personuppgifter till denna myndighet Ritningar och kartor Bild, ljud och film Personuppgifter på representanter ifrån företag och myndigheter behandlas för att kunna ge startbesked, kalla till arbetsplatsbesök samt att ge slutbesked Tillsynsärenden enligt miljöbalken. Tillkommande uppgifter utöver registrering och handläggning ovan. Åtalsanmälan enligt miljöbalken om brott mot lagens paragrafer görs till polisen. Kategorier av personuppgifter Åtalsanmälan Vittnesmål i ärendet Laglig grund: Rättslig förpliktelse, art. 6.1 c GDPR Grannyttrande Personuppgifter på sakägare behandlas för att ge dessa en möjlighet att yttra sig enligt plan- och bygglagens bestämmelser. Detta utgör en del av underlaget till lovbeslut

7 7 av 11 Expediering Personuppgifter på klagande, sökande, fastighetsägare, ombud samt representant för företag och myndighet behandlas för att delge beslut till sökande, fastighetsägare samt berörda sakägare och myndigheter Ritningar och kartor Bild, ljud och film Kungörelse i Post och inrikes tidningar Personuppgifter på sökande, ombud, fastighetsägare samt representanter för företag och myndighet behandlas för att delge beslut i ärenden enligt plan- och bygglagen Kategorier av personuppgifter Överklagade ärenden Personuppgifter på klagande, sökande, ombud, fastighetsägare samt representant för företag/myndighet behandlas för att hantera överprövning av kommunala beslut Personnummer och

8 8 av 11 Laglig grund: Rättslig förpliktelse, art. 6.1 c GDPR Bild, ljud och film Underlag till NKIundersökning och SCB Personuppgifter på sökande, ombud, fastighetsägare samt representant för företag och myndigheter behandlas för att lämna ut information om ärenden som används som underlag till statistiska undersökningar kommuner emellan eller för statlig statistik Kategorier av personuppgifter Besiktningsprotokoll, hiss och OVK Personuppgifter på fastighetsägare, representanter för företag och myndigheter samt privatpersoner behandlas för att kunna fullgöra nämndens tillsynsansvar Kategorier av personuppgifter Förrättningsärenden Personuppgifter från Lantmäteriet gällande pågående och avslutade förrättningar Kategorier av personuppgifter

9 9 av 11 Ritningar och kartor Bilder, filmer Förrättningshandlingar Bokning av rådgivningsmöten Personuppgifter på intressenter för att boka tid för allmän rådgivning med handläggare hos Vaxholms stad Fastighetens Kartor, mätning och GIS Beställning av kartor och kartunderlag Personuppgifter behandlas för att privatpersoner och företag ska kunna beställa kartor ifrån Vaxholms stad. Kartorna krävs som underlag bland annan handläggning av lov eller anmälansärenden Mätuppdrag Personuppgifter behandlas för att kunna utföra mätningar gällande

10 10 av 11 utvisning av fastighetsgräns, byggnaders läge, storlek och höjd, utstakning av byggnads läge samt övriga mätuppdrag Laglig grund: Myndighetsutövning och avtal, art. 6.1 b och e GDPR Tillfälligt nyttjande av kart- och geodatamaterial Vid upplåtelse att använda kommunalt kartmaterial samt flygfotografier för visst ändamål Bild Laglig grund: Myndighetsutövning och avtal, art. 6.1 b och e GDPR Beslut om adress, vägoch kvartersnamn samt lägenhetsnummer Personuppgifter behandlas för att kunna fatta beslut samt sprida beslut till berörda företag och myndigheter Lägenhetsnummer

11 11 av 11