RIKTLINJER FÖR HANTERING AV PERSONUPPGIFTER

Transkript

1 RIKTLINJER FÖR HANTERING AV PERSONUPPGIFTER

2 Inledning Jan Wigren Entreprenad AB (nedan WIGRENs) värnar om den personliga integriteten för kunder, tänkbara kunder, underleverantörer och partners som direkt eller indirekt är kopplade till eller engagerade i våra verksamhetsområden. Vi tillhandahåller dessa riktlinjer för att informera dig om WIGRENs hantering av personuppgifter i samband med att du konsulterar oss i din egenskap av representant för beställaren; vid köp av våra tjänster eller motsvarande; vid faktainsamling kopplade till våra tjänster; vid kontakt via vår hemsida www. wigrensab.se; för att kunna nyttja funktioner på hemsidan; vid marknadsföring via digitala och analoga kanaler samt vid möten arrangerade av WIGRENs. Vidare reglerar riktlinjerna hur vi hanterar personuppgifter för personal anställda hos de underleverantörer vi anlitar för uppdragens fullföljande. Insamlande av personuppgifter Jan Wigren Entreprenad AB (org. nr ) Vevaxelgatan 16, MALMÖ är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas inom ramen för verksamheten och inom ramen för dessa riktlinjer. WIGRENs behandlar dina personuppgifter i enlighet med gällande regler. Definition Med personuppgifter avses följande: - uppgifter du som representant för beställaren uppger till WIGRENs i samband med köp av våra tjänster eller motsvarande. Det vill säga personnamn, e-postadress, befattning, arbetsgivare, postoch besöksadress, telefon-nummer, IP-nummer på teknisk utrustning, ev. bilder på dig, betalningsinformation samt annan information du förser WIGRENs med vid köp eller nyttjande av våra tjänster eller motsvarande. - uppgifter du som representant för beställaren uppger till WIGRENs i samband med att du förser oss med fakta och/eller underlag inför och under uppdrag; vid möten kopplade till kommande eller pågående uppdrag; vid uppföljning av genomförda uppdrag. Det vill säga personnamn, e-post-adress, befattning, arbetsgivare, post- och besöksadress, telefonnummer, IP-nummer på teknisk utrustning samt annan information du förser WIGRENs med i samband med faktainsamling och uppdragens genomförande. - personuppgifter som kommit oss till del via uppdragsgivare för att kunna genomföra och fullfölja faktainsamlingsuppdrag enligt ovan. - personuppgifter som kommit oss till del via underleverantör eller 2

3 samarbetspartner vi anlitar för att kunna genomföra eller fullfölja uppdrag. Datatyp och ändamål WIGRENs samlar in, registrerar, behandlar och lagrar personuppgifter i elektronisk form och i pappersform för nedanstående situationer och ändamål: - vid köp av WIGRENs tjänster eller motsvarande kan insamling, registrering, bearbetning och lagring ske av; b) ditt telefonnummer fast telefoni...och mobil telefoni c) Skype-adress eller motsvarande d) e-postadress e) företagsnamn f) verksamhetsadress g) postnummer h) ort i) fakturaadress j) referensnummer, ev. inköpsorder k) organisationsnummer l) IP-nummer m) uppgifter som krävs för vårt...fullgörande enligt lag n) uppgifter för säkerhets-, sekret-...ess- och administrationsfrågor - vid kontakt via wigrensab.se kan insamling, registrering, lagring och bearbetning av följande personuppgifter ske; b) ditt företags namn c) din titel eller befattning d) din e-postadress e) telefonnummer fast telefoni,...mobil telefoni f) postadress g) leveransadress h) postnummer i) ort j) uppgifter som krävs för vårt fullgörande enligt lag - vid marknadsföringsaktiviteter till företag har WIGRENs samlat in följande uppgifter; b) din befattning c) företag d) adress e) telefonnummer f) e-postadress g) postadress h) postnummer i) ort j) webbadress - i samband med att WIGRENs anlitar underleverantör eller samarbetspartner kan insamling, registrering, bearbetning och lagring av uppgifter om leverantörens eller partnerns personal ske enligt följande; b) ditt telefonnummer fast telefoni...och mobil telefoni c) Skype-adress eller motsvarande d) e-postadress e) företagsnamn f) verksamhetsadress g) postnummer h) ort i) fakturaadress j) referensnummer, ev. inköpsorder k) organisationsnummer l) IP-nummer m) uppgifter som krävs för vårt... ffulfullgörande enligt lag 3

4 n) uppgifter för säkerhets-,...sekretess- och administrations-...frågor Förvaring och hantering av personuppgifter WIGRENs sparar och kan behandla dina personuppgifter bara så länge som vi behöver för att kunna tillhandahålla köpta tjänster eller motsvarande samt fullfölja våra åtaganden i enligt med vad det enskilda uppdraget kräver, dock inte längre än vad som är tillåtet enligt Datainspektionens riktlinjer avseende lagring och gallring av personuppgifter, eller vad som är WIGRENs lagliga skyldighet. Personuppgifter som samlas in för att WIGRENs ska kunna fullfölja sina åtaganden gentemot köparen av en tjänst eller motsvarande, förvaras i våra egna servrar och är endast tillgänglig för WIGRENs egen personal. WIGRENs kan komma att överföra dina personuppgifter till tredje part för ett köps eller en beställnings fullgörande. Vid sådan överföring säkerställer WIGRENs alltid att adekvat skyddsnivå kan upprätthållas enligt gällande personuppgiftslagstiftning. Personuppgifter till land utanför EU kan endast överföras om parten tillämpar EU:s regelverk för hantering av personuppgifter. WIGRENs har rätt att lämna ut och kontrollera dina personuppgifter för att verifiera din befattning hos beställare, underleverantör eller samarbetspartner. Med undantag av vad som anges ovan kommer WIGRENs inte att överföra dina personuppgifter till tredje part. WIGRENs kan komma tillhandahålla funktioner som låter dig dela information i dina sociala nätverk, samt interagera med oss. Återkalla givet samtycke Har du lämnat ditt samtycke till personuppgiftsbehandling i enlighet med ovan redovisade principer har du när som helst rätt att återkalla lämnat samtycke (dock ej retroaktivt). Du kan när som helst meddela att du inte längre vill erhålla information från oss. Du har rätt att begära att vi efter erhållet återkallande av samtycke, tar bort alla personuppgifter som kan härledas till dig som fysisk person, genom att uppgifterna förstörs eller avidentifieras. Endast uppgifter som krävs för att vi ska kunna uppfylla lagstadgade krav avseende ex bokföring mm sparas. Du kan när som helst begära ut information om de personuppgifter som WIGRENs har sparade om dig. Om någon uppgift är felaktig eller måste ändras, låt oss veta det genom mail eller ett telefonsamtal. Du kan också be oss avidentifiera eller förstöra personuppgifter som kan härledas till dig som person under 4

5 förutsättning att avidentifieringen eller destruktionen inte strider mot gällande lag alternativt gör det omöjligt för WIGRENs att följa lagen. Du har även rätt att göra invändningar mot WIGRENs personuppgiftsbehandling. Alla förfrågningar eller begäran om ändringar, begränsningar, invändningar, information, klagomål etc skickas till Therese Pedersen, Jan Wigren Entreprenad AB, Vevaxelgatan 16, MALMÖ. Du kan också maila Eventuella klagomål avseende vår hantering av dina personuppgifter kan du även sända till Datainspektionen, se datainspektionen.se Malmö den 21 maj 2018 Jan Wigren Entreprenad AB Jan Wigren VD Jan Wigren Entreprenad AB Vevaxelgatan 16, MALMÖ 5