INFORMATION OM BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER VID REKRYTERING

Transkript

1 INFORMATION OM BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER VID REKRYTERING Varför får du detta dokument? Attendo bryr sig om och prioriterar din integritet. Det är därför en självklarhet för oss att alltid sträva efter att skydda dina personuppgifter på bästa möjliga sätt och att följa gällande dataskyddslagstiftning. I detta dokument vill vi informera dig om hur vi samlar in och använder (behandlar) dina personuppgifter när du söker en tjänst hos Attendo eller lämnar in en spontanansökan. Vilka personuppgifter behandlar Attendo? De personuppgifter som Attendo behandlar om dig är den information du har gett till oss i samband med att du sökt en tjänst hos oss eller som en tredje part har tillhandahållit oss under rekryteringsförfarandet. Personuppgifter som du tillhandahåller oss när du ansöker om anställning i Attendo och under rekryteringsförfarandet I samband med att du söker en tjänst hos oss tillhandahåller du oss information om dig själv. Sådan information är typiskt sett ditt namn, dina kontaktuppgifter såsom telefonnummer, hemadress och mailadress. Vi behandlar även de uppgifter som framgår av ditt personliga brev och CV och däribland även ditt personnummer om du har angett det. Om du söker en tjänst som sjuksköterska lämnar du även information om ditt födelseår, land samt om du har en sjuksköterskelegitimation från Socialstyrelsen. Söker du en tjänst för att arbeta vid något av Attendos hem för vård eller boende som tar emot barn eller verksamhet som omfattar stöd- och serviceinsatser åt barn med funktionshinder, lämnar du även in ett utdrag från belastnings- och misstankeregistret till oss. Detsamma gäller om det av någon annan anledning är motiverat för oss att göra en bakgrundskontroll av dig, se mer om detta nedan under avsnittet för vårt berättigade intresse. Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer Attendo även att behandla personuppgifter om dig i form av uppgifter som framkommit vid intervjuer med dig eller genom dokument som du ger in för att komplettera din ansökan. Om du genomför ett personlighetstest under rekryteringsprocessen kommer Attendo att behandla personuppgifter om dig i form av resultatet från ett sådant test. Personuppgifter om dig som har tillhandahållits Attendo genom en tredje part (utomstående) Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer Attendo att behandla personuppgifter om dig som tillhandahållits oss genom dina referenser. Personuppgifter om dig som dina

2 referenser tillhandahåller oss är till exempel information om dig som person, hur du sköter dina arbetsuppgifter och dina kvalifikationer. Varför behandlar Attendo dina personuppgifter? När du söker jobb hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna administrera din jobbansökan i syfte att säkerställa att vi anställer en person som är lämplig för en viss tjänst. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter i detta sammanhang är att det är nödvändigt för ändamål som rör våra berättigade intressen. I vissa situationer kan vi även komma att behandla dina personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse eller efter att du har lämnat ditt samtycke till behandlingen. Vi förklarar och ger dig mer information om den lagliga grunden för vår behandling nedan. I samband med att du söker anställning hos oss kommer vi att behandla ditt personnummer. Vi behandlar endast ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen. För att fullgöra en rättslig förpliktelse Söker du en tjänst för att arbeta vid något av Attendos hem för vård eller boende som tar emot barn eller verksamhet som omfattar stöd-och serviceinsatser åt barn med funktionshinder har Attendo en skyldighet enligt lag att kontrollera ditt belastnings- samt misstankeregister innan du erbjuds anställning eller på annat sätt tas emot i vår verksamhet. Kontroll av ett sådant registerutdrag utgör en del av bedömningen om du är lämplig för arbete vid sådan verksamhet. För Attendos berättigade intressen Attendo behandlar dina personuppgifter om det är nödvändigt för ändamål som rör våra berättigade intressen. Attendos berättigade intressen kommer endast utgöra en laglig grund för behandling av dina personuppgifter om dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter inte väger tyngre. I vissa fall har vi gjort bedömningen att våra berättigade intressen utgör laglig grund för personuppgiftsbehandling, nämligen: för att administrera och behandla din ansökan. När du lämnar in en jobbansökan till oss på Attendo behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna bedöma om du är lämplig för en viss tjänst; vid bakgrundskontroller av dig (såsom kontroll av belastningsregistret). I fall då Attendo inte har en skyldighet enligt lag att göra sådan bakgrundskontroll kan vi ändå be om att få se ett utdrag ur ditt belastningsregister. I de situationer vi ber om ett utdrag ur belastningsregistret behöver uppgifterna för att kunna bedöma om du är lämplig för en viss tjänst. Det är frivilligt att låta Attendo ta del av uppgifterna i ditt belastningsregister; när du skickar in en spontanansökan till oss utan att söka en specifik tjänst. Attendo kommer då behandla dina personuppgifter, som du lämnat till oss i samband med 2 / 7

3 ansökan, för att kunna matcha din profil till framtida tjänster hos oss. Om du inte längre är intresserad av ett jobb hos oss kan du naturligtvis meddela oss att du inte längre är intresserad. Attendo kommer då att stoppa behandlingen av dina personuppgifter för detta ändamål; och för att Attendo ska kunna bevaka sina rättsliga intressen vid en eventuell framtida tvist. För Attendo är det viktigt att främja lika rättigheter och lika möjligheter och vi arbetar ständigt med att motverka diskriminering. I händelse av en rättslig diskrimineringstvist kommer vi dock behöva viss dokumentation för att kunna bevaka våra rättsliga intressen och föra bevisning för vår syn på saken. Uppgifter som Attendo sparar för detta ändamål kan exempelvis vara ditt namn och dina kontaktuppgifter samt information som vi fått ta del av under rekryteringsprocessen, såsom ditt personliga brev, CV och uppgifter från dina referenser. Om du vill veta mer om hur vi har gjort den här bedömningen är du välkommen att kontakta oss. Om du har gett ditt samtycke Attendo kan komma att be om ditt samtycke för att för spara dina uppgifter för framtida tjänster och rekrytering. De personuppgifter som Attendo kommer att behandla för ändamålet att kunna matcha din profil mot framtida tjänster på Attendo och för att kunna kontakta dig, är information från din ansökan. För detta ändamål kommer Attendo även behandla personuppgifter om dig som har tillhandahållits oss genom en tredje part under rekryteringsprocessen. Sådana uppgifter kan till exempel vara resultatet från en personlighetstest, information från en intervju och information om dig som lämnats av dina referenser. Vilka har tillgång till dina personuppgifter? Överföring av dina personuppgifter inom EU/EES Om du söker en tjänst som innebär att chefer vid olika Attendo-bolag behöver vara med i rekryteringen kommer dina personuppgifter delas mellan de berörda bolagen i koncernen. Den lagliga grunden för överföringen av dina personuppgifter är vårt berättigade intresse av att dela uppgifterna för att kunna utvärdera om du är lämplig för tjänsten. För att kunna administrera och genomföra rekryteringen kommer Attendo även dela dina personuppgifter med det företag som tillhandahåller vårt rekryteringsverktyg. Attendo delar även dina personuppgifter med våra externa IT-leverantörer. I de fall Attendo är personuppgiftsansvarigt för dina personuppgifter, behandlar det företag som tillhandahåller vårt rekryteringsverktyg och våra IT-leverantörer dina personuppgifter på vårt uppdrag och de har endast tillgång till uppgifterna för att fullgöra sina skyldigheter gentemot oss. När vi överför personuppgifter görs detta endast då vi har en laglig grund för det i enlighet med gällande lagar och regler för dataskydd. 3 / 7

4 Överföring av dina personuppgifter utanför EU/EES Attendo överför inte dina personuppgifter utanför EU/EES. Hur länge sparar Attendo dina personuppgifter? Behandling av personuppgifter under rekryteringsprocessen De personuppgifter som Attendo behandlar i syfte att administrera din ansökan till en specifik tjänst sparar Attendo generellt under hela rekryteringsprocessen. Om du drar tillbaka din ansökan under rekryteringsperioden eller meddelar att du inte längre är intresserad av den tjänst du sökt kommer Attendo radera dina personuppgifter och upphöra med behandlingen av dem. Detsamma gäller om Attendo kontaktar dig under rekryteringsperioden och informerar dig om att du tyvärr inte gått vidare i rekryteringsprocessen för den aktuella tjänsten. I vissa fall behandlar Attendo dina personuppgifter efter att rekryteringsprocessen är avslutad eller efter att du har fått besked att du inte har gått vidare i rekryteringsprocessen. Du kan läsa mer om detta nedan. Behandling av personuppgifter när du lämnat in en spontanansökan till Attendo Om du har lämnat in en spontanansökan till oss, utan att söka en specifik tjänst, kommer vi behandla dina personuppgifter i 6 månader efter att du lämnat in din ansökan till oss. Vi kommer då att behandla dina personuppgifter i syfte att kunna matcha din profil till en eventuell framtida tjänst hos oss. Behandling av personuppgifter efter avslutad rekrytering När rekryteringsprocessen är avslutad kommer Attendo behandla dina personuppgifter för de syften som anges nedan. Om du har sökt en tjänst och anställs inom en verksamhet som kräver utdrag ur belastningsrespektive misstankeregistret kommer det att sparas under minst två år från det att anställningen påbörjats. Du kan läsa mer om vår behandling av dessa personuppgifter i Attendos Integritetspolicy för anställda, som du får i samband med att du anställs av oss. Om du inte blir anställd hos oss sparar Attendo inte uppgifter om dig ur belastnings- eller misstankeregistret. Om du sökt en annan tjänst än inom något av Attendos hem för vård eller boende som tar emot barn eller verksamhet som omfattar stöd- och serviceinsatser åt barn med funktionshinder och frivilligt har låtit Attendo ta del av uppgifterna i ditt belastningsregister sparar Attendo inte dessa uppgifter över huvud taget. Om du har lämnat ditt samtycke kommer Attendo att fortsätta behandla dina personuppgifter efter att rekryteringsperioden är avslutad. Detta i syfte att kunna matcha din profil till en eventuell framtida tjänst hos oss. För detta ändamål kommer Attendo behandla dina personuppgifter i 6 månader. Om du återkallar hela eller delar av ditt 4 / 7

5 samtycke till vår behandling av dina personuppgifter kommer Attendo att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för ändamålet att matcha din profil till en framtida tjänst hos oss. Attendo kommer att behandla dina personuppgifter även i tiden efter att rekryteringsprocessen är avslutad om det är nödvändigt för att Attendo ska kunna bevaka sina rättsliga intressen vid en eventuell framtida diskrimineringstvist. För detta ändamål sparar Attendo dina personuppgifter i enlighet med gällande diskrimineringslag i två år och två månader efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Vid händelse av en diskrimineringstvist med dig kommer Attendo att spara dina personuppgifter längre än två år och två månader, dock inte längre än till dess att tvisten är slutligt avgjord. Vilka rättigheter har du att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter? Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter och dessa kommer att beskrivas för dig i det närmaste. För att ställa frågor om eller utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår nedan. Rätt till tillgång Du har rätt att få en bekräftelse på huruvida dina personuppgifter behandlas av Attendo samt rätt att få tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas. Detta kan till exempel vara ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som är under behandling. Rätt till rättelse Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade samt, genom att tillhandahålla oss information om dina personuppgifter, komplettera ofullständiga personuppgifter (exempelvis om du har bytt adress). Rätt till radering (rätten att bli bortglömd) Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att dina personuppgifter raderas hos Attendo. Det kan till exempel vara om: personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för; du återkallar det samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen; du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för Attendo att fortsätta med behandlingen, som väger tyngre än ditt berättigade intresse av att behandlingen inte ska fortsätta; personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som Attendo omfattas av 5 / 7

6 Rätt till begränsning av behandling Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Sådana förutsättningar föreligger om: du bestrider uppgifternas korrekthet (begränsning gäller dock endast under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera detta); behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning; du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk trots att vi inte längre behöver personuppgifterna för det angivna syftet med behandlingen; eller om du har invänt mot behandlingen och vi inte utfört en kontroll av om vårt berättigade intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt berättigade intresse av att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Rätt att invända mot behandling Du kan när som helst invända mot personuppgiftsbehandling som grundar sig på en intresseavvägning. Detta gäller dock inte om vi kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Rätt att återkalla samtycke Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Återkallande av samtycke kan dock inte påverka lagligheten av behandlingen som grundar sig på samtycke för tiden innan samtycket återkallats (ett återkallande av samtycke har alltså inte en retroaktiv verkan). Rätt att inge klagomål Du har rätt att lämna klagomål över vår behandling av dina personuppgifter till en behörig tillsynsmyndighet. Rätten att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet påverkar inte dina möjligheter att vidta andra administrativa eller rättsliga åtgärder. Ett klagomål lämnas med fördel till myndigheten i den medlemsstat inom EU/EES där du har din vanliga hemvist, där du arbetar eller där en överträdelse av gällande lagar och regler för dataskydd påstås ha förekommit. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen. Rätt till dataportabilitet Du har rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet föreligger när behandlingen grundar sig på ditt samtycke och behandlingen sker automatiserat. Du har rätt till överföring av personuppgifterna direkt från oss till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt. 6 / 7

7 Vem är ansvarig för dina personuppgifter? Inom Attendokoncernen är det Attendo AB (publ), organisationsnummer , med adress Box 715, Danderyd, telefonnummer , som är ansvarigt för behandlingen av dina personuppgifter eller dess dotterbolag som du har en relation med (t.ex. Attendo Sverige AB, Attendo Individ och Familj AB, Attendo LSS AB), som är personuppgiftsansvarig. Frågor och funderingar? Du är även välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud genom att skicka till om du har några frågor eller funderingar kring hur Attendo behandlar dina personuppgifter. Denna information fastställdes av Attendo AB den 10 juli / 7