Revidering av kommunledningskontorets dokumenthanteringsplaner

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marie Johansson KS 2014/ s arbetsutskott Revidering av kommunledningskontorets dokumenthanteringsplaner Förslag till beslut s arbetsutskott beslutar godkänna upprättade förslag till dokumenthanteringsplaner. Bakgrund s arbetsutskott beslutade den 2 februari 2010 om kommunledningskontorets dokumenthanteringsplaner. Kommunledningskontoret har efter det omorganiserats och nya verksamhetssystem tagits i drift varvid brandkåren, kansli- och omvärldsenheten, kommunhälsan och projektoch exploateringsenheten tagit fram förslag på nya dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Exempel på tillägg i dokumenthanteringsplanerna är införandet av ärendehanteringssystemet Public 360, blankett om bisysslor och gallring av anställningsbevis. Förslagen har tagits fram i samråd mellan berörda enheter och kommunarkivarien. Marie Johansson Kommunarkivarie Bilagor Dokumenthanteringsplaner Kommunledningskontoret Kansli- Och Omvärldsenheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatran 18 Tel vx Fax Marie.a.Johansson@kalmar.se

2 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Björn Strimfors 1 (9) Projekt- och exploateringsenhetens dokumenthanteringsplan Läsanvisning Bevaras/Gallras: B=Till kommunarkivet efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. GIA=gallras vid inaktualitet. G=Gallras efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Ärende 360: Tomträtt Tomträtt fastighetsbeteckning (del av, m fl.) Tomträttsavtal Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Beräkning ny tomträttsavgäld Papper Handläggare Kronologisk GIA Brev om ny avgäld Papper Närarkiv Diariekod GIA Datum ska finnas i brevet Skriftlig acceptans från tomträttshavare Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Undertecknat tillägg tomträttsavtal Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Stämning till domstol Papper Närarkiv Diariekod GIA Dom från domstol Papper Närarkiv Diariekod B=5 år

3 2 (9) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Ärende 360: Försäljning Försäljning av anläggningstillgång anläggningstillgång fastighetsbeteckning (del av, m fl) populärnamn. Försäljning: se Försäljning av fastighet, diariekod Förslag till beslut KS/KF Papper Närarkiv Diariekod GIA Beslut om försäljning KS/KF Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Uppsägning av hyresgäst Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Förmedlingsuppdrag Papper Handläggare Kronologisk GIA Värdering Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Sekretess eventuellt möjligt Besiktning Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Mottagna anbud Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Diariekod Försäljning av fastighet Ärende 360: Försäljning fastighetsbeteckning (del av, m fl) område/populärnamn Värdering Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Förslag till beslut KS/KF Papper Närarkiv Diariekod GIA Beslut om försäljning KS/KF Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Reservation av tomtköpare villatomt Papper Handläggare Kronologisk GIA För företag: se markreservation Godkännande av tomtköpare Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Original lämnas till köparen, arkivera kopia Köpekontrakt, original Papper Kassaskåp Kronologisk B=5 år Två original skrivs, parterna tar var sitt Kvitto inbetald handpenning Papper Handläggare Kronologisk GIA Beslut om bygglov Papper Handläggare Kronologisk GIA Köpebrev Papper Kassaskåp Kronologisk B=5 år Original lämnas till köparen, arkivera kopia Kvitto inbetald köpeskilling Papper Handläggare Kronologisk GIA Krav om årligt vite Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Godkänt slutbesked för huvudbyggnad Papper Närarkiv Diariekod B=5 år

4 3 (9) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Ärende 360: Köp fastighetsbeteckning Förvärv av fastighet (del av/ m fl) område/populärnamn Värdering Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Förslag till beslut KS/KF Papper Närarkiv Diariekod GIA Beslut om köp KS/KF Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Köpekontrakt Papper Kassaskåp Kronologisk B=5 år Två original skrivs, parterna tar var sitt Köpebrev Papper Kassaskåp Kronologisk B=5 år Original Ansökan lagfart Papper Närarkiv Diariekod GIA Lagfartshandling Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Samhällsplanering utanför PBL Handlingsplan Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Utredningar/sammanställningar Inte bara stora utredningar utan även Siffror om Kalmar, PM om bostadsmarknaden, studenters boende, kärnverksamhet mm. Såväl interna rapporter som från andra förvaltningar eller konsulter Bygglov Ärende 360: Bygglov fastighetsbeteckning (del av, m fl) Underrättelse om bygglovsansökan Papper Närarkiv Diariekod G=2 år Registrator skapar ärende i 360, stämplar och scannar underrättelsen och sätter in det i närarkiv Yttrande om bygglovsansökan Papper Närarkiv Diariekod G=2 år Underrättelse om beslut om bygglov Papper Handläggare Kronologisk G=2 år Detaljplan Detaljplanebeställning/projektdirektiv Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Ärende 360: Detaljplan fastighetsbeteckning (del av, m fl) område/populärnamn

5 4 (9) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Uppdragsbekräftelse, kopia från annan Papper Handläggare Kronologisk GIA Från detaljplane enhet Förfrågningsunderlag Papper Närarkiv Diariekod B=5år Upphandling av konsult Offert/anbud Papper Närarkiv Diariekod B=5år Upphandling av konsult. Sekretess fram tills tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Upphandling av konsult Uppdragsbekräftelse/avtal Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Upphandling av konsult Utredningar Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Ex arkeologi, kulturmiljö, markmiljö, geo, buller m m Avtal med fastighetsägare/exploatör Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Om ej reglering i markanvisning Plankostnadsavtal Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Gatukostnadsersättning Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Samrådshandling Papper Närarkiv Diariekod G=5 år Original hos SBK Samrådsyttrande till SBK Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Utställningshandling Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Lagakraftshandling Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Kommunikation Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Synpunkter från och kontakt med allmänhet. Genomförande detaljplan Diariekod Ärende 360: Genomförande detaljplan fastighetsbeteckning (del av, m fl) område/populärnamn Ansökan om förrättning Papper Närarkiv Diariekod GIA Skickas till lantmäteriet Beslut om förrättning från lantmäteriet (akt) Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Beslut från lantmäteriet Gatukostnadsersättning Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Exploateringsbeställning Papper Närarkiv Diariekod GIA Worddokument Ritningar, illustrationer med mera Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Ärende 360: Markanvisningstävling Markanvisningstävling fastighet (del av, m fl) område/populärnamn Tävlingsunderlag Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Förutsättningar för tävlingen.

6 5 (9) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Tävlingsbidrag Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Utvärdering Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Beslut Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Information till tävlande om beslut Papper Närarkiv Diariekod GIA Kommunikation Papper Närarkiv Diariekod B=5 år /GIA Markreservation Kommunikation av vikt för ärendets gång bevaras, övrigt gallras vid inaktualitet Ärende 360: Markreservation fastighet (del av, m fl) område/populärnamn Ansökan Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Svar om handläggning Papper Närarkiv Diariekod GIA Svarsbrev Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Besked om kommunen vill gå vidare eller avböjer Kommunikation Papper Närarkiv Diariekod B=5 år /GIA Förslag till politiskt beslut Papper Närarkiv Diariekod GIA Politiskt beslut Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Diariekod Tomtkö Kommunikation av vikt för ärendets gång bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Ärende 360: Tomtkö dokumentnamn Regler för tomtkön Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Allmän information Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Ej information om nya tomter Ansökningar Digitalt Capitex Kronologisk GIA Grävtillstånd Ärende 360: Grävtillstånd ledningstyp adress företag Underrättelse ansökan Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Registrator skapar koppling till tidigare ärende i 360, stämplar och scannar underrättelsen och sätter in det i närarkiv

7 6 (9) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Yttrande om ansökan Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Handläggare skriver yttrande som e-post och checkar in i 360 samt sätter kopia i närarkiv Övriga markärenden Gatukostnadsutredning Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Om ej inom detaljplan/genomförande: Ärende 360: Gatukostnadsutredning fastighetsbet. (del av, m fl.) område/populärnamn Diariekod Markundersökning Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Om ej inom detaljplan/genomförande: Ärende 360: Markundersökning fastighetsbet. (del av, m fl.) område/populärnamn Ansökan om förrättning Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Om ej inom detaljplan/genomförande/ försäljning: Ärende 360: Lantmäteriförrättning fastighetsbet. (del av, m fl.) område/populärnamn Beslut om förrättning (akt) Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Om ej inom detaljplan/genomförande: Inom ärende ovan. Miljö förorenad mark Ärende 360: Förorenad mark fastighet (del av, m fl) område/populärnamn Kommuniceringsbrev Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Föreläggande Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Slutrapport Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Protokoll

8 7 (9) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anteckningar från enhetsmöten Digitalt dok. Gemensam mapp, PEX Kronologisk GIA Personalhandlingar Arbetsskadeanmälningar, kopior Papper Skyddsombud Personnamn GIA Original till Kl-kontoret Personalenheten Anställningsbeslut, kopior Papper Assistent Personnamn GIA Original till Kl-kontoret Personalenheten Förtydligande av anställningskontrakt Enhetschef Personnamn G 2 år efter anställnings upphörande Medgivandeblankett, post och e-post Papper Assistent Personnamn G=När e- postkontot avslutas Introduktion av nyanställd, checklista Papper Assistent Personnamn G=2 år Bisyssla blankett Papper Enhetschef Personnamn G Kan gallras när anställning avslutats Ansvarsförbindelse Papper Enhetschef Personnamn G Kan gallras när anställning avslutats informationssäkerhetspolicy Tjänstgöringsbetyg/intyg Original till berörd. Kopia till Klkontoret Personalenheten Kompetensutvecklingsplaner Papper Enhetschef Personnamn G Efter upphörd anställning Medarbetar-, lönesamtal Papper Enhetschef Personnamn GIA Medarbetarsamtalet kan innehålla sekretessbelagda uppgifter Uppsägningar, kopior Papper Assistent Personnamn GIA Original till Kl-kontoret Personalenheten Ledighetsansökningar Papper/personec Assistent Personnamn G=2 år Flexlista Papper/personec G=2 år Läkarintyg Enhetschef G=2 år Sekretess om diagnos anges Körjournaler, bilersättning egen bil Rehabiliteringsärenden Adato Personnumm erordning G=6 år B=5 Se kommungemensam dokumenthanteringsplan - Rehabiliteringsärenden

9 8 (9) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Reseräkningar Personec Självservice/per sonalredogörare G=2 Ekonomihandlingar Följesedlar bilaga till fakturor Papper Närarkiv Kronologisk G=10 år Kundfakturor/deb- och avstämningslistor Papper Närarkiv Kronologisk G=10 år Debiteringsunderlag/rapporter från Inköp Papper Assistent Kronologisk G=10 år Internfakturor/avstämningslistor Papper Närarkiv Kronologisk G=10 år Bokföringsorder/avstämningslistor Papper Närarkiv Kronologisk G=10 år Övriga avtal Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär, t ex hyres- och städavtal Papper Närarkiv Diariekod G=2 år efter upphörande Övriga kontrakt och avtal Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Avtal av vikt bevaras Serviceavtal Papper Närarkiv Diariekod GIA Garantibevis Papper Närarkiv Diariekod G=Efter utgång Förteckningar Inventarieförteckningar Digitalt dok. Diariekod G=10 år Övrigt Rapporter från internrevisionen Papper Närarkiv Diariekod GIA Enkäter Papper Närarkiv Diariekod G Kan gallras när sammanställning gjorts Sammanställning av enkäter Papper Närarkiv Diariekod B=5 år

10 9 (9) Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Förbättrings/avvikelserapporter Papper Enhetschef Kronologisk GIA Till KL-kontorets kvalitets- och miljösamordnare Uppdragsbekräftelser Papper Närarkiv Diariekod GIA Egenproducerat informationsmaterial Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Protokollskopior, protokollsutdrag Papper Handläggare Kronologiskt GIA Cirkulär Papper Handläggare - GIA Handlingar inkomna endast för kännedom Papper Handläggare Kronologisk GIA In- och utgående skrivelser av rutinmässig karaktär Papper Handläggare Kronologisk GIA Se även kommungemensam dokumenthanteringsplan - Handlingar av ringa och tillfällig betydelse Remissyttranden till kommunala nämnder Papper Närarkiv Diariekod B=5 år och kommunala bolag Remisser Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Yttrande Papper Närarkiv Diariekod B=5 år

11 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Enhetschef Carina Hertzberg 1 (5) Kommunhälsans Dokumenthanteringsplan Läsanvisning Bevaras/Gallras: B=Till kommunarkivet efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. GIA=gallras vid inaktualitet. G=Gallras efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. Diariekod/s t Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering B (B)/ Gallras (G) Avtal Avtal anslutna bolag Elektr./Papper G:/Skrivrum Alfabetisk G=5 Efter upphörande Garantibevis Papper Skrivrum Kronologisk GIA Kontrakt och avtal av rutinmässig Papper Skrivrum Kronologisk G=2 Efter upphörande karaktär, t.ex. hyres- och städavtal Serviceavtal Papper Skrivrum Kronologisk GIA Ekonomihandlingar Bokföringsorder med avstämningslistor Papper Arkivskåp Ver.nr G=10 Sista utgallring 2017 Debiteringslistor, patientavgifter Papper Arkivskåp Månadsvis G=10 Debiteringsunderlag från Papper Arkivskåp Kronologisk G=10 inköpskontoret Följesedlar (bilagor till fakturor) Papper Arkivskåp Kronologisk G=10 Internfakturor med avstämningslistor Papper Arkivskåp Ver.nr G=10

12 2 (5) Diariekod/s t Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering B (B)/ Gallras (G) Kundfakturor med underlag, Papper Arkivskåp Kronologisk G=10 debiteringslistor och avstämningslistor Leverantörsfakturor med Papper Arkivskåp Ver.nr G=10 avstämningslistor Listor över direktbokförda fakturor Papper Arkivskåp Ver.nr G=10 Sista utgallring 2016 Listor över preliminärbokförda fakturor Papper Arkivskåp Ver.nr G=10 Sista utgallring 2015 Förteckningar Förteckning över konst Elektronisk G:/ Reg.nr GIA Inventarieförteckningar Elektronisk G:/ Kronologisk G=10 Journal - företag Avtal anslutna bolag Elektronisk 3Q Alfabetisk B (Miljödata AB) Dokument, sammanställning, Elektronisk 3Q Alfabetisk GIA Original till beställaren mätprotokoll, ergonomirond Uppdragsbekräftelse Elektronisk 3Q Alfabetisk GIA Journal - patient Audiogram Brev och intyg Journalanteckning Journalkopior annan vårdinrättning Provsvar Remissvar från sjukvårdsinrättning Sjukintyg Vaccinationsjournal Elektronisk 3Q P.nr B Bevaras på enheten i system 3Q

13 3 (5) Diariekod/s t Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering B (B)/ Gallras (G) Arbetsskador, kopior Audiogram Brev och intyg EKG Journalanteckning t.o.m Journalkopior annan vårdinrättning Provsvar Remissvar från sjukvårdsinrättning Sjukintyg Synjournal t.o.m Vaccinationsjournal Journal - tidbok Papper Arkivskåp P.nr B Till kommunarkivet årsvis vid pension Tidbokningssystem Elektronisk 3Q Kronologisk B Bevaras tills vidare på enheten i 3Q Personalhandlingar Anställningsbeslut Till Kl-kontoret Personalenheten Förtydligande av anställningskontrakt Enhetschef Namn G 2 år efter anställnings upphörande Flex Elektronisk Självservice Kronologisk G=2 Introduktion av nyanställd, checklista Papper Enhetschef Alfabetisk GIA Efter upphörd anställning Kompetensutvecklingsplaner Papper Enhetschef Alfabetisk GIA Efter upphörd anställning Körjournaler för bilersättning Elektronisk Självservice P.nr G=6 Ledighets- och semesteransökan Elektronisk Självservice P.nr G=2 Läkarintyg, sjukintyg Papper Enhetschef P.nr G=2 Medarbetar-/lönesamtal Papper Enhetschef Alfabetisk GIA Medgivandeblankett, post och e-post Papper Enhetschef Alfabetisk GIA Efter upphörd anställning Rehabiliteringsärenden Adato Personnum merordning B=5 Se kommungemensam dokumenthanteringsplan - Rehabiliteringsärenden

14 4 (5) Diariekod/s t Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering B (B)/ Gallras (G) Reseräkningar Elektronisk Självservice P.nr G=2 Bisyssla blankett Lilla Alfabetisk G Kan gallras när anställning avslutats arkivet/enhetsc hef Ansvarsförbindelse Papper Enhetschef Alfabetisk G Kan gallras när anställning avslutats informationssäkerhetspolicy Tjänstgöringsbetyg/intyg Original till berörd. Kopia i till Klkontoret Personalenheten Uppsägningar Till Kl-kontoret Personalenheten Bisyssla blankett Enhetschef Alfabetisk G Kan gallras när anställning avslutats Protokoll Anteckningar från arbetsplatsmöten Elektronisk G:/ Kronologisk GIA Mätprotokoll/arbetsplatsbesök/ Elektronisk G:/ Kronologisk GIA Original till beställaren arbetsplatsanalyser, kopia Upphandling/inköp Anbud/offerter, antagna Papper Skrivrum Kronologisk B=5 år Anbud/offerter, ej antagna Papper Skrivrum Kronologisk G=2 Beställningar/rekvisitioner Papper Skrivrum Kronologisk G=2 Orderbekräftelser Papper Skrivrum Kronologisk G=2 Övrigt Arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse GIA Se även kommungemensam dokumenthanteringsplan - Handlingar av ringa och tillfällig betydelse. Cookie- och globalfiler Elektronisk Respektive PC GIA

15 5 (5) Diariekod/s t Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering B (B)/ Gallras (G) E-post, sms och meddelanden i röstbrevlådor av tillfällig eller ringa betydelse E-post, sms och meddelanden i röstbrevlådor av betydelse Arbetsprofilbedömning (APB) Hälsoprofilbedömning (HPB) Klimatprofilbedömning (KPB) Ledarprofilbedömning (LPB) Elektronisk GIA Elektronisk 3Q P.nr B Patientjournal E-post tillhörande journal bifogas i journal som PDF. Elektronisk Kick Profildata Kronologisk B Original hos beställaren (Health Profile Institute AB) Brandskyddskontroll, checklista Elektronisk G:/ Kronologisk G=5 Ett ex till kommunledningskontorets brandskyddssamordnare Enkätsammanställning Elektronisk EsMaker Förvaltnings B Ett ex till beställaren (Entergate) vis Förbättrings-/avvikelserapporter Elektr./papper G:/Medicinskt Kronologisk G=5 ansvarig läkare Kalibreringsprotokoll Papper Laboratoriet Kronologisk GIA Kemikalielista Elektronisk VLS Uppdateras årligen, ett ex till kommunledningskontorets kvalitetsoch miljösamordnare Rapporter från internrevisionen Papper Skrivrum Kronologisk GIA Säkerhetsdatablad Papper Laboratoriet Kronologisk G=10 Efter byte av produkt Transport av farligt avfall Papper Laboratoriet Kronologisk G=5 Träningskontrakt Papper Sjukgymnast Alfabetisk 1 år

16 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Ann-Mari Nilsson 1 (9) Kansli- och omvärldsenhetens dokumenthanteringsplan Läsanvisning Bevaras/Gallras: B=Till kommunarkivet efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. GIA=gallras vid inaktualitet. G=Gallras efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. Handlingar Media/beskrivnin g Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallr as (G) Avtal Register till avtal och kontrakt tom 2012 Pärm Lilla arkivet Alfabetisk B Ej ärendebundna tom Avtal div. tom 2012 Pärm 1-65 Lilla arkivet Avtalsnr B Ej ärendebundna tom Avtal, ärendebundna Public 360 Lilla arkivet Diariekod B=5 Från Avtal ej ärendebundna Public 360 Lilla arkivet Diariekod B=5 Från 2013, årsvis. Avtal av rutinmässig karaktär, t ex hyres- Public/pärm Lilla arkivet Diariekod G 2 år efter upphörande- Registreras och städavtal, serviceavtal Garantibevis Pärm Resp. personal Ekonomi Kronologisk ordning Bokföringsorder/avstämn.listor Pärm Närarkiv Verifikationsnr G=10 år GIA from 2014 i Public.

17 2 (9) Handlingar Media/beskrivnin g Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallr as (G) Följesedlar ej bilagor till faktura Pärm Närarkiv Kronologisk G=2 år ordning Internfakturor inkl. avstämningslistor Pärm Närarkiv Verifikationsnr G=10 år Kundfakturor, avstämningslistor och underlag Pärm Närarkiv Kronologisk ordning G=10 år Leverantörsfakturor med bilagor (överfört till skanning) Östersund G=10 år Originalfakturor sparas och gallras i Östersund. Bilagor till leverantörsfakturor som inte skickas till Östersund Pärm Närarkiv Verifikationsnr G=10 år Portföljrapport Kalmar läns pensionskapitalförvaltning Public 360 Närarkiv Diariekod G=2 år Rapport juni och december bevaras övriga gallras. Inventarieförteckningar Pärm Enhetschef Kronologisk ordning G=10 år Förteckningar AlpIM Diarielistor Lilla arkivet Diariekod B=5 år T.o.m även digital backup. Bifogas årligen diarieförda handlingar. AlpIM Diarieplan Lilla arkivet B=5 år T.o.m gäller samtliga förvaltningar i Kalmar kommun och Kalmarsunds gymnasieförbund exkl. samhällsbyggnadskontoret. AlpIM Ärendelistor Lilla arkivet Kronologisk ordning B=5 år T.o.m även digital backup Bifogas årligen diarieförda handlingar. Diariekodplan Public 360 B Gäller för Public 360 användare. Dokumenthanteringsplaner, kommunens K-arkivet Förvaltningsvis B Arkivförteckningar, orig. K-arkivet Alfabetisk ordning/visual Arkiv B

18 3 (9) Handlingar Media/beskrivnin g Förtroendevaldas samtycke, Internet Pärm Troman ansvarig Förtroendevaldas uppdrag m.m. fr.o.m Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallr as (G) Troman lokal databas Alfabetisk ordning Postlista Pärm Postrum G=2 år Värdehandlingsliggare Vaktmästeri Kronologisk ordning G=10 år G=4 år Gallras efter varje mandatperiod B=8 år Efter varje mandatperiod uttag på papper samtliga uppdrag och avsägelser. Efter sista anteckning. Handlingar Diarieförda handlingar AlpIm Lilla arkivet Diariekod B=5 år Registrerade i AlpIM t.o.m Digital sökning. Diarieförda handlingar Public 360 Lilla arkivet Diariekod B=5 år Registrering fr.o.m Se bifogad förteckning exempel på ärendeslag per kod. Personal Anställningsbeslut Till Kl-kontoret Personalenheten. Förtydligande av anställningskontrakt Enhetschef Namn G 2 år efter anställnings upphörande. Anställningsbeslut politiska sekreterare Till Kl-kontoret Personalenheten. Arbetsskadeanmälningar Till Kl-kontoret Personalenheten. Arvodesblankett, Politiker Lilla arkivet G=2 år Efter mandatperioden. Flexlista Personec G=2 år Introduktion av nyanställd, checklista Enhetschef Alfabetisk G=2 år Kompetensutvecklingsplaner Enhetschef Alfabetisk G Efter upphörd anställning. Körjournaler för bilersättning Personec Självservice Personnummer G=6 år Ledighetsansökningar Personec Självservice G=2 år Läkarintyg, sjukintyg Enhetschef Personnummer G=2 år Sekretess. Medarbetar-, lönesamtal Enhetschef Alfabetisk GIA Sekretess dokument medarbetarsamtal.

19 4 (9) Handlingar Medgivandeblankett, e-post Bisyssla blankett Media/beskrivnin g Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallr as (G) Lilla arkivet/enhe tschef Lilla arkivet/enhe tschef Alfabetisk G När e-postkontot avslutas. Alfabetisk G Kan gallras när anställning avslutats. Ansvarsförbindelse Papper Enhetschef Alfabetisk G Kan gallras när anställning avslutats. informationssäkerhetspolicy Rehabiliteringsärenden Adato Personnummer B=5 år Se kommungemensam dokumenthanteringsplan - Rehabiliteringsärenden. Reseräkningar Personec Självservice/ personalredogörare Tjänstgöringsbetyg/intyg G=2 år Uppsägningar Rekrytering Public 360 Offentliga Diariekod jobb/public 360 Protokoll Kommunfullmäktige inkl voteringslistor Public 360 Närarkiv Kronologisk B=5 år Bindes. Kommunfullmäktiges valberedning Närarkiv Kronologisk B=5 år Public 360 Närarkiv Kronologisk B=5 år Bindes. s arbetsutskott Public 360 Närarkiv Kronologisk B=5 år s planutskott Public 360 Närarkiv Kronologisk B=5 år Planberednings protokoll Närarkiv B=5 år Original till berörd. Kopia i till Klkontoret Personalenheten. Till Kl-kontoret Personalenheten B=5 år Bevaras i diarieförda handlingar, annonsmanus, lista över sökande samt anteckning om beslut om anställning.

20 5 (9) Handlingar Media/beskrivnin g Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallr as (G) Protokoll Donationsstiftelsen Närarkiv Kronologisk B=5 år Handläggs av socialförvaltningen original skickas till kansli- och omvärldsenheten inför beslut i kommunfullmäktig. Styrelseprotokoll för vuxenutbildningen i Kalmar-Mörbylånga-Torsås Närarkiv Kronologisk B=5 år Stadssekreteraren är sekreterare. Original arkiveras av kansli- och omvärldsenheten. Kommuncentrala samverkansgruppens Sekreterare Kronologisk B=5 år protokoll Lokala samverkansgruppens protokoll Sekreterare Kronologisk B=5 år Tillgänglighetsrådets protokoll Handläggare Kronologisk B=5 år Pensionärsrådets protokoll Handläggare Kronologisk B=5 år Ledningsgrupp Förvaltningschefer Sekreterare Kronologisk B=5 år Anteckningar från personalmöten Fil Kronologisk G=2 år Kvalitets- och miljönätverk dagordning Kvalitetssam Kronologisk G=5 år och minnesanteckningar ordnaren Protokoll övrigt Anslag om protokollsjustering Anslagsbevis Närarkiv Årsvis/nämnd B=5 år Efter nedtagning från anslagstavla. Handlingar för kännedom till kommunstyrelsen Närarkiv Omg. G 3 år. Sista utgallringsår Från 2012 finns kännedomsärenden i Public. Kallelser till sammanträden Public 360 Närarkiv Årsvis G=3 år Kungörelser Kansli- och omvärld Årsvis G=2 år Efter nedtagning från anslagstavla. Styrdokument Kalmar kommuns författningssamling (KKFS) Styrande dokument (reglementen): som inte ingår i kommunledningskontorets verksamhetssystem Public 360 Närarkiv/Pu blic 360 Diariekod B=5 år Kalmar.se bilaga i KF (public 360.

21 6 (9) Handlingar Media/beskrivnin g Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallr as (G) Upphandling/Inköp Direktupphandlingsprotokoll Public 360 Public 360 Diariekod B=5 år Gäller över kronor. Kopia till Serviceförvaltningen Enhet Upphandling. Anbudssammanställningar Kronologisk Respektive B=5 år Anbud/offerter, antagna Kronologisk Respektive B=5 år Anbud/offerter, ej antagna Kronologisk Respektive G=2 år Orderbekräftelser Kronologisk Respektive G=2 år Följesedlar (ej bilaga till fakturan) Kronologisk Respektive G=2 år Fraktsedlar Kronologisk Respektive G=2 år Beställningar/rekvisitioner Kronologisk Respektive G=2 år Gäller även till Centralförrådet. Annonsbeställningar Kronologisk Respektive G=2 år Synpunkter på leverantör efter leverans av t.ex. varor eller konsulttjänster Utredningar och projekt Kronologisk Respektive Skickas till Serviceförvaltningen Enhet Upphandling Projektdirektiv Public 360 Diariekod B=5 år Bevaras i diarieförda handlingar Handlingar av vikt för ärendets belys- Public 360 Diariekod B=5 år ning

22 7 (9) Handlingar Övrigt utredningsmaterial EU-projekt, ansökan och utvärdering EU-projekt, ekonomiska transaktioner, aktivitetsrapporter, tid-rapporter, övriga handlingar Projektansökningar, avslagna Media/beskrivnin g Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallr as (G) Respektive Respektive / diariet Respektive Respektive Utredningens namn GIA Projektets namn B=5 år Se Kommungemensam verksamhetshandbok; Dokumenthantering i EU-projekt. Projektets namn Efter revisionstidens utgång Se Kommungemensam verksamhetshandbok; Dokumenthantering i EU-projekt. Projektets namn GIA Verksamhetsledningssystemet Verksamhetshandboken Public 360 Public 360 Vid uttag på papper Kontorsövergripande kundenkäter Rapporter från interna revisioner Rapporter från externa revisioner Kvalitetsoch miljösamord naren Kvalitetsoch miljösamord naren Kvalitetsoch miljösamord naren G/B= 5 år B=5 år B=5 år 1:a upplagan bevaras i pappersformat vart 3:e år med början dec 2003 Ajourhålles. Enkäterna kan gallras efter sammanställning som bevaras om sådan görs.

23 8 (9) Handlingar Förbättrings- och avvikelserapporter Kontorsövergripande enkät från psykosocial skyddsrond Kontorsövergripande enkät från fysisk skyddsrond Kemikalielista, sammanställning kommunledningskontoret Miljölagslistan Transport av farligt avfall, sammanställning Brandskyddskontroll, sammanställning Digitala system AlpIM diariesystem (lanserat 1995) Media/beskrivnin g Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallr as (G) Kvalitetsoch miljösamord naren Personalchef en Enhetschef Kvalitetsoch miljösamord naren Kvalitetsoch miljösamord naren Kvalitetsoch miljösamord naren Kvalitetsoch miljösamord naren Server Kalmar kommun G/B= 5 år B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år B Sammanställning bevaras om sådan görs. Backup som Excelfil Används inte som diarieföringssystem efter 2011.

24 9 (9) Handlingar Troman förtroendemannasystem (lanserat 1988) Public 360 Visual Arkiv Övrigt Kalmarsalen, godkännande av fridagar Leveranskvitton, till arkivet Skadeståndsärenden, original Uppdragsbekräftelser Egenproducerat informationsmaterial Protokollskopior, protokollsutdrag Cirkulär Arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse Media/beskrivnin g Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallr as (G) Server Kalmar kommun Server Kalmar kommun Server Kalmar kommun Kommunalrå dssekr. Kommunarki vet Respektive Respektive Respektive Respektive Respektive Kronologisk Förvaltningsvis Kronologisk Alfabetiskt register Kronologisk Kronologisk Kronologisk B B B G=2 år B B GIA B=5 år GIA GIA GIA Digital ärende- och dokumenthantering. Digitalt arkivförteckningssystem. Se även kommungemensam dokumenthanteringsplan - Handlingar av ringa och tillfällig betydelse.