Svar på revisionsrapport Granskning av intern kontroll debiterade avgifter

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Emad Soukiyh BUN 2013/ Barn- och ungdomsnämnden Svar på revisionsrapport Granskning av intern kontroll debiterade avgifter Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att överlämna svaret till kommunens revisorer. Bakgrund PwC, kommunal sektor, har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av intern kontroll debiterade avgifter på bland andra Barn- och ungdomsnämnden. Rapporten har överlämnats till Barn- och ungdomsnämnden för beaktande och begäran om svar till den 14 februari Svaret nedan består av nämndens redogörelse för vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av rapporten. Svaret är strukturerat utifrån revisorernas revisionella bedömning. Revisionell bedömning Revisorerna skriver: "Vi anser att den interna kontrollen avseende debiteringsfiler kan stärkas. Det externa företaget som hanterar utskick av fakturor borde lämna en skriftlig kvittens på antal fakturor och fakturerat belopp. Detta bör sedan stämmas av mot kommunens debiteringsfiler för att säkerställa att samtliga fakturor skickats iväg till rätt belopp. Vi rekommenderar att rätten till denna kvittens skrivs in i avtalet med det externa företaget. Barn och ungdomsförvaltningen har varit i kontakt med ekonomienheten i ärendet och diskuterat en sådan lösning med kvittens för att säkerställa rätt fakturaunderlag och att samtliga fakturor skickas iväg. Förvaltningen kommer att framföra önskemål till ekonomienheten om att en sådan kvittens ska skrivas in i nästa avtal med det externa företaget. Revisorerna skriver: I dagsläget görs ingen kontroll avseende familjesammansättningen i samband med fakturering av barnomsorgsavgifter. Vi bedömer att det finns en viss risk att när ensamstående Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Fax Emad.Soukiyh@kalmar.se

2 BUN 2013/ (2) under löpande år blir sammanboende görs ingen anmälan om förändring av familjens totala bruttoinkomster. Risk finns att för låg avgift debiteras. Vi rekommenderar att en kontroll införs där stickprov tas gällande familjesammansättningen under löpande år, som exempelvis uppföljning mot folkbokföring. Kontroller görs idag enbart av anmäld bruttoinkomst mot den senaste taxerade inkomst som inhämtas från skatteverket. Enheterna kommer från och med 2014 att göra regelbundna stickprovskontroller. Revisorerna skriver: Vi bedömer att ytterligare en kontroll behöver införas för att säkerställa hela kedjan och det är kontroll av att rätt avgiftsunderlag är registrerat. Omsorgsförvaltningens personal genomför ibland kontroller av varandras registrerade avgifter. Detta sker inte på barn- och ungdomsnämnden. Enligt uppgift från förvaltningen finns inget incitament för skolsekreterarna att registrera för lite vistelsetid då resursfördelning sker utifrån rapporterat antal timmar. Vi frågar oss om det istället är en risk att för många timmar registreras och att enheten blir överkompenserad i resursfördelningen. Vi rekommenderar att en intern kontroll införs för att säkerställa att rätt avgiftsunderlag är registrerat. På fakturan till vårdnadshavaren framgår antalet timmar/vecka. Vid avvikelse utgår vi från att vårdnadshavaren kontaktar enheten. Vidare har skolsekreterarna och pedagogerna löpande dialog för att registrera rätt schema för varje barn. Dessa naturliga kontroller fungerar som självreglerande moment som gör att enheter inte blir överkompenserade i resursfördelningen. Barn- och ungdomsförvaltningen ser inget behov av ytterligare en kontrollfunktion i processen. Mats Linde Förvaltningschef Emad Soukiyh Administrativ chef

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14