Granskning av intern kontroll avseende debitering av barnomsorgsavgifter

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll avseende debitering av barnomsorgsavgifter Halmstads kommun Rebecca Andersson Revisionskonsult Kerstin Sikander Certifierad kommunal revisor

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga och revisonskriterier Metod Resultat av granskningen Riktlinjer Administrativa rutiner Betalningsbevakning Internkontroll Verifiering av barnomsorgsavgifter Vidtagna åtgärder efter revisionsrapporten Revisionell bedömning... 9 Halmstad kommun

3 1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun genomfört en granskning av avgiftsdebitering inom barnomsorgen. Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns ändamålsenliga rutiner för debitering av avgifter som säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Granskningen innefattar även en uppföljning av vilka åtgärder som barn- och ungdomsnämnden vidtagit med anledning av tidigare genomförd granskning. Efter genomförd granskning ger vi följande sammanfattande slutsatser och bedömningar utifrån kontrollmålen: Vår samlade bedömning är att system och rutiner för debitering av barnomsorgsavgifter är ändamålsenliga och ger förutsättningar för att säkerställa en tillräcklig intern kontroll. Vår bedömning grundar vi på att det finns tillämpade riktlinjer som är ändamålsenliga. I den stickprovskontroll som genomförts kan vi konstatera att de riktlinjer och rutiner som finns tillämpas. De avvikelser som påträffades var av mindre karaktär och hade ingen påverkan på debiteringen. En förutsättning för korrekt debitering är att de förändringar som påverkar debiteringsunderlaget löpande uppdateras. Nämnden har på flera sätt utvecklat rutiner och system för att stärka den interna kontrollen. Vi bedömer att barn- och ungdomsnämnden i huvudsak har beaktat de rekommendationer som lämnades i revisionsrapporten Sedan inkomståret 2008 sker årligen en jämförelse med inlämnad inkomstuppgift och hushållets totala årsinkomst enligt skatteverkets register. Under jan-maj 2014 har barn- och ungdomsförvaltningen kontrollerat inkomstuppgifter som vårdnadshavare med barn inom barnomsorgen år 2012, lämnade för det året. Halmstads kommun 1 av 10

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Halmstads kommun tillhandahåller och utför en mängd olika tjänster för vilka avgift debiteras till kommuninvånarna. God intern kontroll i debiteringsprocesserna är viktig både för att säkra kommunens intäkter och säkerställa att avgifterna blir korrekt debiterade. Redovisningsrevisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Debitering av barnomsorgsavgifter uppgår årligen till väsentliga belopp. Det finns dessutom risker förknippade med faktureringsadministration, exempelvis bristande avstämningsrutiner mellan försystem och redovisningen som kan leda till att faktureringen inte sker eller sker på ett felaktigt sätt. Syftet med granskningen är att bedöma den interna kontrollen avseende debitering. I granskningen ingår även att göra en uppföljning av tidigare genomförd granskning, Avgiftsrutinen inom barnomsorgen i Halmstads kommun Granskningen visade på brister i kontrollen av anmälda inkomster mot taxerade inkomster. Granskningen har tillkommit som en del av revisorernas bedömning av väsentlighet och risk. Ansvarig nämnd i denna granskning är barn- och ungdomsnämnden Revisionsfråga och revisonskriterier Revisionsfråga Finns ändamålsenliga rutiner för debitering av avgifter som säkerställer en tillräcklig intern kontroll? Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Kommunallagens regler för intern kontroll Nämndens anvisningar avseende intern kontroll Kommunens riktlinjer och anvisningar för debitering Vedertagna principer för vad som kännetecknar god intern kontroll Med utgångspunkt från dessa har följande kontrollområden formulerats: Det finns tillämpade riktlinjer/anvisningar för debitering Alla avgifter faktureras Underlag för fakturering baseras på beslutat avgiftsuttag Upprättade fakturor överensstämmer med underlag (anmälda inkomstuppgifter och tillsynsgrad) Det sker tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna Halmstads kommun 2 av 10

5 2.3. Metod Granskningen har skett genom dokumentstudier av styrdokument och rutinbeskrivningar. Intervjuer har skett med systemadministratör samt funktionschef ekonomi på barn- och utbildningsförvaltningen. Verifiering av att identifierade nyckelkontroller fungerar har skett genom stickprovskontroll av 49 utvalda poster. Rapporten är sakavstämd intervjuade tjänstemän. Halmstads kommun 3 av 10

6 3. Resultat av granskningen 3.1. Riktlinjer Halmstads kommun har kommungemensamma anvisningar för kommunens debiterings- och kravverksamhet ( KS 242). Specifikt för barnomsorgen beskriver anvisningarna fastställd rutin för avstängning av barnomsorgsplats om betalning inte sker. Vidare framgår av kommunens anvisningar att respektive förvaltning är ansvarig för att det finns fungerande administrativa rutiner för fakturering. För närvarande pågår att arbete inom barnoch ungdomsnämnden med att uppdatera anvisningar för kravhantering och avstängningar av barnsomsorgsplatser. Senaste beslut om barnomsorgstaxa togs av kommunfullmäktige i januari Beslutet innehåller riktlinjer för rätten till förskoleverksamhet, avgiftsdebitering, avgiftsnivåer, beräkningsgrunder och betalningsansvar. Förvaltningen har för egen del dokumenterat de rutiner som ska tillämpas vid barnomsorgsplaceringar. Rutinbeskrivningar och riktlinjer som finns tillgängliga för medarbetarna på kommunens intranät är: Information om vem som kan få erbjudande om förskola Ansökansförfarande Omsorgstid Kö och platserbjudande Ändring av omsorgstid/avgift Frånvaro och stängning Avslut och uppsägning Avgiftsinformation 3.2. Administrativa rutiner Barn- och undgomsförvaltningen använder två system som stöd för de administrativa rutinerna. Extens där all information om det placerade barnet finns samt Dexter som är ett webbaserat system där vårdnadshavare lägger in schema, inkomst samt andra uppgifter. Uppgifterna används i sin tur av personal på barnoch ungdomsförvaltningen och förskolor. Barnomsorg erhålls genom abonnemang på barnomsorgsplats. Abonnemanget bekräftas genom ett skriftligt placeringsavtal. Det som skall anges i avtalet är uppgifter om familjeförhållande samt placeringsnivån. Inkomstuppgifter lämnas inte i avtalet utan skall lämnas på särskild blankett eller i det webbaserade systemet Dexter som finns tillgängligt på kommunens hemsida. Avgiftsgrundande inkomst utgörs av hushållets sammanlagda lön före skatt och andra skattepliktiga inkomster samt överskott i näringsverksamhet enligt inkomstlagen (1999:1229) under bidragsåret. Detta gäller oavsett om barnen är Halmstads kommun 4 av 10

7 gemensamma eller ej. Betalningsansvarig är den vårdnadshavare som är platsinnehavare enligt placeringsavtalet. Om vårdnadshavaren inte lämnar in inkomstuppgifter debiteras maxtaxa. Vid ändring av grundschema eller inkomst ska detta meddelas av platsinnehavaren som är ansvarig för att rätt uppgifter lämnats, antingen direkt till barn- och ungdomsförvaltningen eller via Dexter. Kortvarig schemaändring behöver inte registreras i systemet. Enligt intervjuerna är det oklart vart gränsen går för vad som kan anses vara kortvarig schemaändring. Fakturering av barnomsorgsavgifter hanteras av barn- och ungdomsförvaltningen inom Halmstads kommun. Varje månad skickas cirka fakturor ut. Intäkterna avseende barnomsorg uppgår årligen till ungefär 60 mnkr. Kundförlusterna för barnomsorgsavgifter ligger årligen på tkr, vilket motsvarar cirka 0,5 %. Fakturering sker innevarande månad, 12 månader per år. Fakturorna når kund runt den 10:e till 13:e varje månad med förfallodag 28:e. Detta innebär att betalningen sker i efterskott. Filintegration sker mellan Extens och kommunens ekonomisystem Agresso. Utskrift av kundfakturor sker av kommunens fakturautställare. Innan filen sänds görs en preliminär utdebitering för kontroll. Månadsavgift debiteras med en viss procent som beräknas på hushållets avgiftsgrundande bruttoinkomst och med hänsyn till barnets vistelsetid. Den högsta avgiftsgrundande inkomsten fastställs av riksdagen. Är den avgiftsgrundande inkomsten lägre än 20 % av basbeloppet, kr (2014) debiteras ingen avgift. Beslut om avgiftsbefrielse tas 6 månader i taget. Fakturereringen styrs av systemet Extens som beräknar debiteringen efter vistelsetid, syskon, inkomst, familjeförhållande samt allmän förskola mellan 1 september 31 maj. Vid flera barn i hushållet räknas det yngsta barnet som första barn, från och med det fjärde barnet debiteras ingen avgift. Nedan tabell visar avgift för förskola/familjedaghem: Omsorgstid per vecka Barn 1 Barn 2 Barn 3 Nivå 1 <= 15 timmar 2,5 % 1 % 1 % Nivå 2 >= 16 timmar 3 % 2 % 1 % En gång i veckan erhåller systemadministratör på barn- och ungdomsförvaltningen en fil från stadskontoret avseende folkbokföring som läses över i Extens, i och med detta uppdateras systemet med den senaste informationen. Kontroller görs, av systemadministratör, på avlidna personer samt förändringar i skyddad identitet. Detta medför att uppgifterna alltid är aktuella. Avgiftsberäkningen ändras inte efter inläsningen utan görs efter meddelande från vårdnadshavare då det åligger dem att meddela förändring. Som rutin har administratörerna att vid varje förändring i uppgifter om placeringen samtidigt göra en sambo kontroll i Extens. Årligen genomför barn- och ungdomsförvaltningen kontroll av inkomstuppgifter mot föregående års taxerade inkomster från skatteverket. Avstämningen görs för att Halmstads kommun 5 av 10

8 kontrollera att rätt taxa debiterats vårdnadshavare det senaste året. Det sker en retroaktiv justering i de fall en högre eller lägre taxa har debiterats. Om en högre taxa har debiterats återbetalas mellanskillnaden till kund. Om en lägre taxa har debiterats skickas en faktura på mellanskillnaden till kund. I de fall som vårdnadshavaren inte klarar att betala hela beloppet kan det bli aktuellt med en avbetalningsplan. Vid kontrollen gör handläggarna en rimlighetskontroll på de som erhåller/får betala mer än 500 kr. Manuella justeringar i systemet kan göras av administratörer på barn- och ungdomsförvaltningen. Det kan handla om förändringar i nivå, inkomst eller annat som behöver justeras mellan faktureringstillfällena. Kontroll av debitering görs genom felloggar. En lista över alla kreditposter gås månatligen igenom av systemadministratör via en överdebiteringslista som tas ut ur Extens. Blanketten skall signeras av administratör och även orsak skall anges. Om en manuell justering sker gör handläggaren en simulering i systemet så att rätt belopp justeras. Veckovis tar personlen på förskolorna ut scheman ur Dexter för sin verksamhet. Under året har barn- och ungdomsförvaltningen informerat förskolorna om betydelsen av återrapportering till förvaltningen om någon förändring sker i familjeförhållande, arbete/studier eller nivåer Betalningsbevakning Betalningsbevakning av barnomsorgsavgifter sker av stadskontoret, där kravverksamheten sköts. Om en barnomsorgsfaktura inte blir betald erhåller vårdnadshavaren en påminnelse efter åtta dagar. Ränta på fordran utgår från förfallodagen om betalning inte sker i rätt tid. Har fakturan inte betalts efter tjugofem dagar går ärende över till inkassoföretag. Sker inte betalning eller om ingen betalningsplan upprättas skickas ett brev ut till vårdnadshavaren med information om avstängning. Vårdnadshavaren hamnar då på en avstängningslista som upprättas av barn- och ungdomsförvaltningen i början av varje månad. Listan skickas till barn- och ungdomsnämnden som fattar beslut om avstängning. Kommunikation sker mellan stadskontoret och barn- och ungdomsförvalnitningen i avstängningsärendena. Om vårdnadshavaren betalar hela sin skuld inklusive ränta och kostnader tas beslut om avstängning tillbaka. En förutsättning för avstängningen är att de inte rör sig om barn med så kallade särskilda behov enligt socialtjänstlagen Internkontroll Sedan flera år tillbaka och fram till och med år 2013 har det funnits tre kontrollmoment som berör debiteringsrutinerna i nämndens internkontrollplan. Då förvaltningen gjort bedömningen att rutinerna nu fungerar väl och risken för fel är låg har kontrollmomenten tagits bort ur internkontrollplanen för Rutinkontroller sker alltjämt i det dagliga arbetet. Halmstads kommun 6 av 10

9 1. Kontroll att regler och rutiner följs. Kontrollmomentet innebar att kontrollera att alla förändringar av uppgifter i Extens beaktats vid debiteringen. 5 familjeakter per handläggare (sammanlagt 40 akter) granskades. I kontrollrapporten framgår att inga avvikelser påträffats i akterna för I samma kontrollmoment 2012 fanns en avvikelse. 2. Kontroll av öppna debiteringsavvikelser. Varje månad har kontrollerats att det inte finns felaktiga debiteringsavvikelser utan slutdatum. Enligt kontrollrapporten har det inte påträffats några avvikelser varken 2013 eller Kontroll av att rätt antal fakturor/belopp läses in från Extens till Agresso. Varje månad har genomförts kontroller att inläsning av filer i Agresso överensstämt med underlaget från Extens Verifiering av barnomsorgsavgifter Alla uppgifter om det placerade barnet finns i Extens. Som underlag för faktureringen används systemet Dexter, där vårdnadsinnehavaren lämnar in uppgifter om inkomst, placeringsnivå, familjeförhållande osv. Om vårdnadsinnehavaren har gjort en förändring i Dexter syns det automatiskt i Extens genom att ett meddelande kommer upp om förändrade uppgifter. Det är den gemensamma inkomsten på den folkbokförda adressen som styr avgiften. Utöver vårdnadshavaren inkomst påverkar även antal barn avgiften samt en reducerad avgift för barn (3-5 år) i allmän förskola. För samtliga barns som under året fyllt tre år, blir det en reducerad avgift mellan den 1 september 31 maj aktuellt år 30 %. Som ett led i granskningen har verifiering skett av 49 akter med tillhörande underlag. Kontroll har skett utifrån följande kontrollmål: att rätt avgift (kommunens barnomsorgstaxa) har debiterats utifrån vårdnadshavarens lämnade inkomstuppgifter, nivå samt familjeförhållande. att kundfakturorna i ekonomisystemet Agresso överensstämmer med underlag för fakturering i Extens. De avvikelser som hittats har varit följande: Vid ett fall, enligt placeringsavtalet skulle barnet börja på förskola den 5/9. Debiteringen för barnet började den 22/8, vilket är två veckor tidigare. Det fanns ingen anteckning i anmärkningsfliken i systemet om varför detta var gjort. Vårdnadshavaren har inte bestridit fakturan. Vid ett fall hade vårdnadshavarna angett fel inkomst på den ena vårdnadshavaren. Inkomsten som angavs var den sammanlagda för hushållet, detta påverkar inte debiteringen då hushållets gemensamma Halmstads kommun 7 av 10

10 inkomst överstiger maxbeloppet. Blanketten var ifylld och underskriven av vårdnadshavarna. Vid ett fall skedde en förändring i familjeförhållandet den 1/11, förändringen registrerades inte förrän den 1/1 i Extens. I historikfliken fanns en anteckning om förändringen den 1/11, dock hade det missats av handläggaren.detta påverkar inte avgiften då inkomsten understiger 20 % av basbeloppet Vidtagna åtgärder efter revisionsrapporten 2005 Utifrån tidigare granskning av avgiftsrutinen inom barnomsorgen i Halmstads kommun 2005, visade att det fanns brister i avstämning mellan avgiftsuttaget och angiven inkomst. Icke anmälda inkomstförändringar exempelvis vid lönerevisioner kan medföra väsentliga inkomstbortfall för kommunen. Barn- och ungdomsförvaltningen kontrollerade vid granskningstillfället inte de lämnade inkomstuppgifterna mot deklarerade inkomster eller mot arbetsgivare. Sedan inkomståret 2008 sker en årlig kontroll av angivna inkomstuppgifter mot taxerade inkomster från Skatteverket. Vid avvikelser sker en korrigering av årets debitering. Senaste kontroll visade på tkr i ej debiterade avgifter. Halmstads kommun 8 av 10

11 4. Revisionell bedömning Vår samlade bedömning är att system och rutiner för debitering av barnomsorgsavgifter är ändamålsenliga och ger förutsättningar för att säkerställa en tillräcklig intern kontroll. Vår bedömning grundar vi på att det finns tillämpade riktlinjer som är ändamålsenliga för debitering. I den stickprovskontroll som genomförts kan vi konstatera att de riktlinjer och rutiner som finns tillämpas. En förutsättning för korrekt debitering är att de förändringar som påverkar debiteringsunderlaget löpande uppdateras. Nämnden har på flera sätt utvecklat rutiner och system för att stärka den interna kontrollen. Vår bedömning är att alla avgifter faktureras, underlag för fakturering baseras på beslutat avgiftsuttag samt att upprättade fakturor överensstämmer med underlag. Vi grundar vår bedömning på den stickprovskontroll som genomförts av placeringsakterna. De avvikelser som påträffades var av mindre karaktär och hade ingen påverkan på debiteringen. Nämnden har även utvecklat rutiner och system som säkerställer att debitering sker utifrån korrekt underlag. Vidare har Halmstads kommun under 2013 infört en webbaserad e-tjänst, Dexter. Via Dexter kan vårdnadshavare göra ändringar av inkomstuppgift, göra schemaändringar, ansöka om plats inom förskola och fritidshem och beräkna preliminär avgift för sin barnomsorg. För personalen innebär Dexter ett effektivt sätt säkerställa förändringar i scheman men också givit utökade möjligheter för uppföljning och kontroll. Vi bedömer att det sker tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna Vi grundar vår bedömning på att Halmstads kommun har kommungemensamma anvisningar för kommunens debiterings- och kravverksamhet. Kundförlusterna för barnomsorgsavgifter ligger årligen på tkr, vilket motsvarar cirka 0,5 % av de totala intäkterna. Vi bedömer att barn- och ungdomsnämnden i huvudsak har beaktat de rekommendationer som lämnades i revisionsrapporten Sedan inkomståret 2008 sker årligen en jämförelse med inlämnad inkomstuppgift och hushållets totala årsinkomst enligt skatteverkets register. Under jan-maj 2014 har barn- och ungdomsförvaltningen kontrollerat inkomstuppgifter som vårdnadshavare med barn inom barnomsorgen år 2012, lämnade för det året. Rätt barnomsorgsavgift blir debiterad efterhand då det sker justering för om lämnad inkomstuppgift varit högre/lägre än den faktiska inkomsten. Halmstads kommun 9 av 10

12 Förvaltningen saknar till sin hjälp modulen sambokontroll i Extens. För att ändå kunna följa upp vårdnadshavares samboskap sker en uppdatering av folkbokföringsadresser varje vecka. Dock är det ett manuellt arbete som genomförs och för att ytterligare stärka den interna kontrollen rekommendera vi att systemstöd införs. Vi anser att dokumentationen i systemet ytterligare kan förbättras, vid stickproven framkom att anmärkningsfliken i systemet inte alltid används för att anteckna de förändringar som handläggaren genomfört. Vi bedömmer att gränsen för vad som kan anses vara kortvarig schemaändring är oklar. För att säkerställa en enhetlig hantering rekommenderar vi att begreppet definieras. Kerstin Sikander Projektledare Carl-Magnus Stenehav Uppdragsledare Halmstads kommun 10 av 10