Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2015,

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (2) Datum Vår referens Yvonne Gustafsson Administrativ chef yvonne.gustafsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2015 FRI Sammanfattning Förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete ska årligen följas upp och redovisas för nämnden. Uppföljningen visar på ett tillfredsställande resultat, med behov av mindre justeringar. Förbättringar inom områdena rutiner, kunskaper och riskbedömningar ska fortsatt prioriteras under Förslag till handlingsplan är framtagen. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2015, att fastställa förvaltningens förslag till handlingsplan avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet 2016, samt att godkänna redovisningsblanketten för vidaresändning till Stadskontoret. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse fritidsnämnden Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2015 Redovisningsblankett årlig uppföljning av SAM 2015 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Malmö stad har en beslutad process för ett gemensamt arbetssätt för arbetsmiljö. Vidare finns ett beslut om en kommungemensam rutin för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enligt beslutad rutin ska uppföljningen göras i dialog i samverkansgrupperna på förvaltningen. Handlingsplan ska tas fram för de identifierade förbättringsområdena. Uppföljningen ska redovisas för nämnden. Förvaltningen har gjort en uppföljning och tagit fram en handlingsplan i samråd med samverkansparterna. Se bifogad uppföljning.

2 Ansvariga [Här kommer namnet på de chefer som i systemet har godkänt ärendet inför nämnd att hämtas in automatiskt. Du behöver bara skriva något under denna rubrik om du INTE kommer att få ärendet godkänt digitalt.] 2 (2)

3 Uppföljning av Systematiskt arbetsmiljöarbete 2015 Fritidsförvaltningen Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Yvonne Gustafsson Fritidsförvaltningen Administrativa avdelningen

4 Innehållsförteckning Uppföljning av Systematiskt arbetsmiljöarbete Inledning Samverkan Samverkansavtal Medarbetarsamtal Arbetsplatsträffar Samverkansforum Systematiskt arbetsmiljöarbete SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete Årlig uppföljning av systemet avseende SAM Uppföljning 2015 års handlingsplan Kunskaper Riskbedömningar Enkät Handlingsplan Rutiner Rutiner kopplade till årshjulet Strukturering av rutiner och åtgärder Kunskaper Arbetsmiljöutbildning chefer / skyddsombud Kompetensutveckling skyddskommittén Frukostmöten chefer Checklistor Riskbedömningar Utbildning i riskbedömning Riskbedömningar på APT/i samverkan Inledning Att arbetsgivare ska arbeta för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt uppnå en god arbetsmiljö är lagstadgat enligt arbetsmiljölagen. Malmö stads samverkansavtal tydliggör att detta arbete även ska ske i samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare. Utöver detta tillkommer Malmö stads personalpolicy som tillsammans med arbetsmiljöprocessen utgör Malmö stads arbetsmiljöpolicy. Malmö stads gemensamma arbetsmiljöprocess beslutades för några år sedan. Samtidigt beslutades om en kommungemensam rutin för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, ofta kallat SAM. Syftet med uppföljningen 2 Fritidsförvaltningen Uppföljning av Systematiskt arbetsmiljöarbete 2015

5 är att ta reda på hur arbetsmiljöarbetet fungerat under det senaste året, identifiera eventuella förbättringsområden samt att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Enligt beslutad rutin ska uppföljningen göras i dialog i samverkansgrupperna på förvaltningen. 2. Samverkan 2.1 Samverkansavtal Den 1 januari 2013 började ett nytt samverkansavtal att gälla i Malmö stad. Avtalets syfte är att utveckla och förstärka samverkan samt att integrera arbetsmiljöarbetet i samverkan. Om verksamheten har en väl fungerande samverkan och ett systematiskt arbetsmiljöarbete skapar detta förutsättningar för mer givande delaktighetsprocesser. På så vis kan arbetsmiljöaspekterna bli mer integrerade i det dagliga arbetet. Alla medarbetare på fritidsförvaltningen förväntas vara delaktiga, ta ansvar och använda sitt inflytande i samverkansarbetet. Detta då det ger möjlighet till en mer utvecklad verksamhet, god hälsa, bra arbetsmiljö, ökad jämställdhet och mångfald. Rutiner för medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar och samverkan har därför tagits fram mellan chefer, medarbetare, skyddsombud och samverkansrepresentanter. Genom samverkan, arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal och olika nätverk ska medarbetaren ges möjlighet att vara delaktig i skapandet av sin egen arbetssituation och i förändrings- och utvecklingsfrågor som rör verksamheten och medarbetarens eget arbete. I ett väl fungerande samverkanssystem pågår en ständig dialog mellan medarbetarna och chefen samt mellan de fackliga organisationerna och arbetsgivaren. 2.2 Medarbetarsamtal Varje medarbetare på förvaltningen har medarbetarsamtal en gång om året samt ett uppföljningssamtal ca 6 månader efter med sin närmaste chef. En samtalsmall finns för dessa samtal, som stöd för chefer och medarbetare att samtala om både arbetsuppgifter och rådande arbetsmiljösituation, såväl den fysiska som den psykosociala. 2.3 Arbetsplatsträffar På förvaltningen ska samtliga arbetsplatser ha regelbundna arbetsplatsträffar. Dessa ska planeras med god framförhållning i början av året. Samtliga medarbetare ska ha schemamässiga möjligheter att deltaga på dessa möten. På arbetsplatsträffarna ska fysiska och psykosociala arbetsmiljöfrågor kontinuerligt diskuteras. Mötena ska protokollföras, för att säkerställa att alla medarbetare får information om de frågor som varit uppe till dialog. 3 Fritidsförvaltningen Uppföljning av Systematiskt arbetsmiljöarbete 2015

6 Samverkansrepresentanter har påtalat att det under 2015 förekommit arbetsplatser där framförhållningen inte varit god beträffande arbetsplatsträffar, likaså att det inte kontinuerligt förts dialog om arbetsmiljön. För att säkerställa att alla medarbetare får möjligheten till att vara delaktiga och använda sitt inflytande vid kontinuerliga APT, ska planeringen av årets arbetsplatsträffar framöver läggas in i förvaltningens årshjul. Protokoll från samtliga arbetsplatsträffar skall skickas in till HR, för att diarieföras. 2.4 Samverkansforum På förvaltningen finns ett gemensamt verksamhetsråd för drift- och rekreationsavdelningarna. Där träffas representanter för de fackliga organisationerna och avdelningscheferna samt en representant för HR. På verksamhetsrådet informeras och diskuteras övergripande frågor som berör verksamheterna och medarbetarna på de båda avdelningarna. Arbetsmiljöfrågorna är en viktig del i samverkan. På förvaltningen finns även ett verksamhetsråd för Plan 5, dvs huvudkontoret där föreningsavdelningen och de administrativa stabsavdelningarna har sin hemvist. Detta verksamhetsråd har under året träffats oregelbundet, endast i samband med specifika frågeställningar som endast berör plan 5. Målsättningen är att skapa en mer kontinuerlig mötesstruktur för detta verksamhetsråd. Deltagare är representanter för Vision och Saco samt representanter för arbetsgivaren, oftast direktör, ekonomichef och administrativ chef. Vid behov även andra berörda avdelningschefer. Förvaltningsövergripande samverkansforum är förvaltningsrådet som tillika är skyddskommitté fyra gånger per år. Förvaltningsrådet träffas en gång i månaden. Deltagare är representanter för Kommunal, Vision och Saco samt representanter för arbetsgivaren. Till skyddskommittén inbjuds, förutom de ordinarie samverkansrepresentanterna, även samtliga skyddsombud på förvaltningen. Övergripande arbetsmiljöfrågor diskuteras kontinuerligt, både på skyddskommittéerna och på förvaltningsråden. Alla parter har möjlighet att lyfta angelägna frågor. 3. Systematiskt arbetsmiljöarbete 3.1 SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att arbetsgivaren ska undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sätt som gör att ohälsa i arbetet förebyggs. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Den ska omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för medarbetarnas hälsa och trygghet (AFS 2001:1). Det systematiska arbetsmiljöarbetet beskrivs i SAM-cirkeln där undersökning, riskbedömning, åtgärder och kontroll utgör de olika stegen. 4 Fritidsförvaltningen Uppföljning av Systematiskt arbetsmiljöarbete 2015

7 Fritidsförvaltningens arbete följer det gemensamma arbetssätt inom arbetsmiljö som gäller för hela Malmö stad och som finns beskrivet i arbetsmiljöprocessen. Principen om ständiga förbättringar är en grundläggande utgångspunkt i arbetsmiljöarbetet och grundtanken är att arbetsmiljön ständigt kan och ska förbättras. 3.2 Årlig uppföljning av systemet avseende SAM Arbetsmiljöarbetet ska löpande följa SAM-cirkeln och uppföljning ska ske årligen som en del i den ordinarie verksamhetsuppföljningen. Syftet med uppföljningen är att ta reda på hur systemet har fungerat det senaste året, identifiera eventuella förbättringar och att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt de föreskrifter som finns. Enligt den kommunövergripande rutinen om uppföljning som beslutats i Malmö stad, ska uppföljning av systemet kring det systematiska arbetsmiljöarbetet ske i dialog med samverkansrepresentanter och skyddsombud. Som underlag för dialogen i samverkan ges samtliga samverkansrepresentanter och skyddsombud samt chefer på olika nivåer möjlighet att enskilt fylla i arbetsmiljöverkets enkät rörande systematiskt arbetsmiljöarbete. Resultatet av enkäten hanteras därefter i samverkan och parterna kommer gemensamt fram till en handlingsplan för att förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är i detta sammanhang viktigt att poängtera att denna enkät och uppföljning hanterar själva systematiken kring arbetsmiljöfrågor och samverkansformer. Den är generell och utformad för att bedöma systematiken på alla arbetsplatser. Hantering av enskilda arbetsmiljöproblem framgår inte specifikt i denna undersökning. 3.3 Uppföljning 2015 års handlingsplan I samband med den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2014 genomfördes enkäter enligt ovanstående beskrivning. Det kunde då konstateras att samtliga parter ansåg att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerade tillfredsställande. Cheferna var mer nöjda än arbetstagarrepresentanterna, men samtliga gjorde bedömningen att det fungerade tillfredsställande om än med behov av vissa förbättringsåtgärder inom områdena kunskap och riskbedömningar. En handlingsplan för 2015 togs fram med följande utvecklingsområden: 5 Fritidsförvaltningen Uppföljning av Systematiskt arbetsmiljöarbete 2015

8 3.3.1 Kunskaper En arbetsmiljöutbildning skulle ges till samtliga chefer, samverkansrepresentanter och skyddsombud i ett led att öka på kunskaperna om arbetmiljö i allmänhet och om det systematiska arbetsmiljöarbetet i synnerhet. Denna utbildning innehöll fem olika block. Utbildningstillfällena var genomförda i februari En ny kommungemensam riktlinje rörande kränkande särbehandling togs fram under I ett led att öka samtliga medarbetares kunskaper om psykosocial arbetsmiljö och kränkande särbehandling skulle den nya riktlinjen förankras i samtliga verksamheter. En HR-konsult besökte alla verksamheters arbetsplatsträffar för att säkerställa att samma kunskaper spreds till alla medarbetare. APT-besöken var genomförda i mars En ny kommungemensam riktlinje rörande hot och våld togs fram under I ett led att öka samtliga medarbetares kunskaper kring hot och våld i arbetet skulle den nya riktlinjen förankras i samtliga verksamheter. Cheferna utbildades om den nya riktlinjen. De hade därefter ansvaret att föra kunskaperna vidare till samtliga medarbetare via verksamheternas APT. I valda verksamheter besöktes APT av en HR-konsult för att säkerställa att medarbetarna fick kunskap om den nya riktlinjen. Åtgärden var genomförd i september För att även nya medarbetare ska få goda kunskaper om arbetsmiljö och säkerhet krävs en god introduktion. Introduktionen för nya medarbetare skulle förbättras. Under året som gått har nytt introduktionsmaterial samt nya checklistor tagits fram för att säkerställa att varje ny medarbetare får en god introduktion samt kunskaper om sådant i verksamheten som är av vikt för en god arbetsmiljö och en god säkerhet. Det är varje enskild chef som är ansvarig för att nya medarbetare får en bra introduktionsperiod under de första månadernas anställning. HR säkerställer att förvaltningsövergripande information ges på regelbundet återkommande introduktionsdagar Riskbedömningar I ett led att undersöka arbetsmiljön ska riskbedömningar göras vid förändringar i arbetsuppgifter, arbetsmiljö eller organisation. Det är respektive chefs ansvar att göra detta i dialog med skyddsombud. Riskbedömningarna skall dokumenteras enligt kommungemensam mall och diarieföras. Detta är ett område som tidigare varit kraftigt eftersatt, särskilt dokumentationen av riskbedömningarna. Likaså behövde dialogen med respektive skyddsombud förbättras. Under hösten har HR startat upp en utbildningsinsats för cheferna och skyddsombuden på driftaavdelningen för att påbörja arbetet med skriftliga riskbedömningar. En skriftlig rutin avseende riskbedömningar på enhet Malmö och enhet Stadion har tagits fram. Process och dokumentation kring riskbedömningarna skulle ses över i samverkan med företagshälsovården. Då det under året ägt rum en större förändring på företagshälsovården (de har blivit uppköpta av en konkurrent), har samarbetet kring förebyggande arbetsmiljöfrågor och riskbedömningar i 6 Fritidsförvaltningen Uppföljning av Systematiskt arbetsmiljöarbete 2015

9 viss mån stannat av. Riktade insatser kring rutiner och riskbedömningar kommer att göras under Enkät 2015 Även i årets uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbete har arbetsmiljöverkets enkät använts enligt ovanstående beskrivning. Liksom tidigare år kan det på förvaltningen konstateras att samtliga parter anser att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar tillfredsställande. Cheferna är mer nöjda än arbetstagarrepresentanterna. Högre chefer är mest nöjda med en genomsnittlig siffra på 4,4 på en femgradig skala. Lägre chefer ger i genomsnitt 4, 1 i betyg på den femgradiga skalan, medan de fackliga samverkansparterna och skyddsombuden gör bedömningen 3,7 i genomsnitt. Samtliga parter gör bedömningen att det fungerar tillfredsställande om än att vissa områden fungerar något mindre bra. De områden som bedöms lägre är som tidigare år kunskaper, riskbedömningar och rutiner samt introduktion. En handlingplan för att förbättra dessa områden har tagits fram. 5. Handlingsplan Rutiner Rutiner kopplade till årshjulet Aktivitet: Regelbundna åtgärder rörande det systematiska arbetsmiljöarbetet kopplas till årshjulet för att säkerställa kontinuitet och förankring hos alla chefer, skyddsombud och medarbetare på arbetsplatsen. Ansvarig: Respektive chef. Tidplan: Kontinuerligt under Uppföljning: December Strukturering av rutiner och åtgärder Aktivitet: Stöd till förvaltningens chefer att upprätta och genomföra rutiner och åtgärder inom det systematiska arbetsmiljöarbetet via extern resurs. Ansvarig: Administrativ chef. Tidplan: Första halvåret Uppföljning: December Kunskaper Arbetsmiljöutbildning chefer / skyddsombud Aktivitet: Samtliga nya chefer och skyddsombud ska genomgå den kommunövergripande arbetsmiljöutbildningen. Befintliga chefer ska erbjudas att repetera sina kunskaper via den kommunövergripande utbildningen, antingen helt eller valda områden. Ansvarig: Avdelnings- och enhetschefer. Med stöd av HR. Tidplan: Kontinuerligt under Uppföljning: På skyddskommittéerna under Fritidsförvaltningen Uppföljning av Systematiskt arbetsmiljöarbete 2015

10 5.2.2 Kompetensutveckling skyddskommittén Aktivitet: Mötestiden för skyddskommittén utökas och vid varje tillfälle ska någon form av kompetensutvecklande inslag finnas med. Ansvarig: Administrativ chef. Tidplan: Kontinuerligt under Uppföljning: På skyddskommittéerna under Frukostmöten chefer Aktivitet: Regelbundna frukostmöten för förvaltningens samtliga chefer med kompetenshöjande inslag rörande arbetsmiljö och ledarskap. Ansvarig: Administrativ chef. Tidplan: Kontinuerligt under Uppföljning: December Checklistor Aktivitet: Verksamhetsanpassade checklistor för introduktion av nyanställda medarbetare. Läggs ut på Komin. Används av chef och ny medarbetare för att kvalitetssäkra en god introduktion under de tre första månadernas anställning och säkerställa att även nya medarbetare får goda kunskaper om det systematiska arbetsmiljöarbetet. Checklistorna sänds undertecknade till HR efter genomförd introduktion. Ansvarig: Respektive chef med stöd av HR. Tidplan: Checklistorna klara mars Används kontinuerligt under Uppföljning: På skyddskommittéerna under Riskbedömningar Utbildning i riskbedömning Aktivitet: HR utbildar samtliga chefer och skyddsombud i att göra riskbedömningar samt dokumentation av demsamma. Ansvarig: Administrativ chef / HR-konsult. Tidplan: Våren Uppföljning: På skyddskommittéerna under Riskbedömningar på APT/i samverkan Aktivitet: Dialog på APT skapar genomtänkt underlag för riskbedömningar samt förankrar gjorda riskbedömningar. Dialog i samverkan förankrar att riskbedömningar görs och följs upp. Ansvarig: Respektive chef. Tidplan: Kontinuerligt under Uppföljning: På skyddskommittéerna under Fritidsförvaltningen Uppföljning av Systematiskt arbetsmiljöarbete 2015

11 . 9 Fritidsförvaltningen Uppföljning av Systematiskt arbetsmiljöarbete 2015

12 Malmö stad HR strategiska avdelningen Redovisning av årlig uppföljning av system för SAM Nämnd: Fritidsnämnden Tid för genomförande: Okt dec 2015, redovisning i nämnd januari 2016 Årlig uppföljning av system för SAM har genomförts och resultater bedöms vara: Obs. kryss sätts antingen i ruta för Helt tillfredsställande, Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande. Vid kryss i alternativen Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande ska även kryss sättas för de områden där det finns behov av förbättringar eller åtgärder. Helt tillfredsställande Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs helt tillfredsställande utifrån föreskriften om SAM (AFS 2001:1). Tillfredsställande Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs tillfredsställande utifrån föreskriften om SAM (AFS 2001:1) men vissa områden kan förbättras, markera i listan nedan vilka. Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp Inte tillfredsställande Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs inte tillfredsställande utifrån föreskriften om SAM (AFS 2001:1), behov av åtgärder finns. Markera i listan nedan inom vilka områden åtgärder krävs. Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp De åtgärder/förbättringsbehov som identifierats enligt ovan ska dokumenteras i handlingsplan samt redovisas för nämnden i enlighet med anvisningar för Årlig uppföljning av system för systematiskt arbetsmiljöarbete. Identifierade åtgärder/förbättringsbehov som avser den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen ska specificeras på sidan 2 i detta dokument. OBS, forts nästa sida -> STADSKONTORET August Palms plats Malmö Tel Org.nr

13 2 (2) Identifierade förbättringsbehov som avser den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen: Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp Ifyllt dokument skickas via mail till på stadskontorets HR strategiska avdelning i enlighet med tidplanen för den årliga uppföljningen. Frågor om genomförande av uppföljning samt redovisning av resultat besvaras av Anette Stachowicz Jönsson på HR strategiska avdelningen, tfn