Tjänsteskrivelse. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (2) Datum Vår referens Yvonne Gustafsson Avdelningschef Tjänsteskrivelse yvonne.gustafsson@malmo.se Fördelning av arbetsmiljöuppgifter FRI Sammanfattning Arbetsmiljölagen är grundläggande för allt arbetsmiljöarbete och kompletteras med arbetsmiljöförordnigen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter, AFS. Arbetsmiljölagen omfattar alla faktorer och förhållanden i arbetet. Arbetsmiljöansvaret kan inte delegeras, men regelverket anger att definierade uppgifter kan fördelas i linjeorganisationen, likväl att returneringsmöjlighet finns. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att fördela arbetsmiljöuppgifter till fritidsdirektör Bo Sjöström att fritidsdirektör Bo Sjöström kan vidareförmedla dessa arbetsmiljöuppgifter i linjeorganisationen till underställda chefer med kompetens och befogenheter samt med möjlighet att returnera arbetsmiljöuppgiften vid behov. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse fördelning av arbetsmiljöuppgifter Fördelningsblankett Beskrivning av arbetsmiljöuppgifter Beskrivning arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Arbetsmiljölagen är grundläggande för allt arbetsmiljöarbete och kompletteras med arbetsmiljöförordnigen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter, AFS. Arbetsmiljölagen omfattar alla faktorer och förhållanden i arbetet, fysiska, psykiska, sociala, organisatoriska och tekniska. Av arbetsmiljölagen framgår kraven på att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1, är en del av arbetsmiljöarbetet som innebär att verksamhetens arbetsmiljö kontinuerligt ska följas upp på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Grundtanken är att arbetsmiljön ständigt kan och ska förbättras. Arbetsordningen är att man kontinuerligt undersöker, ge- SIGNERAD

2 nomför och följer upp arbetsmiljön för att uppnå god arbetsmiljö och förhindra ohälsa och olycksfall. Arbetsgivaren ska fördela arbetsmiljöuppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att risker i arbetet förebyggs och att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Som stöd för att hantera fördelade arbetsmiljöuppgifter finns utförlig information i arbetsmiljöprocessen om kommungemensamma rutiner och dokument. 2 (2) Respektive nämnd är anställnigsmyndighet och har arbetsmiljöansvar. Det innebär att fritidsnämnden ska bedriva sin verksamhet enligt gällande arbetsmiljölagstiftning, Malmö stads personalpolicy och arbetmiljöprocessen. Nämnden har även ansvar för att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp. Ansvaret kan inte delegeras. Nämnden fördelar arbetsmiljöuppgifterna till fritidsdirektör Bo Sjöström som i sin tur fördelar till underställda chefer på det sätt som är lämpligt och praktiskt inom linjeorganisationen. Den som mottar arbetsmiljöuppgifter ska ha kompetens att utföra uppgiften, befogenhet att vidta erforderliga åtgärder när problem uppstår samt möjlighet att returnera fördelad uppgift. Målet är att det ska vara en så säker och bra arbetsmiljö som möjligt på Fritidsförvaltningen och i Malmö stad. Nämnden kommer att erhålla utbildning under hösten avseende arbetsmiljöansvaret. Ansvariga Bo Sjöström Direktör

3 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Namn (medarbetare/mottagare): Bo Sjöström Förvaltning: Fritidsförvaltningen Befattning: Fritidsdirektör Fritidsförvaltningen Arbetsplats: I egenskap av din chef/uppdragsgivare fördelar jag arbetsmiljöuppgifter till dig inom ditt ansvarsområde och i enlighet med Malmö stads riktlinjer för Arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning. Bifogad bilaga anger vad som ingår i fördelningen av arbetsmiljöuppgifter. Målet är att vi skall få en så säker och bra arbetsmiljö som möjligt. Detta mål uppnås bäst om eventuella problem löses på den nivå där de uppkommer. Har åtgärd vidtagits för att lösa en arbetsmiljöuppgift men problem ändå kvarstår i arbetsmiljöhänseende eller du inte anser dig ha kompetens, befogenhet eller resurser att vidta erforderliga åtgärder ska arbetsmiljöuppgiften returneras till mig på Mall Returnering av arbetsmiljöuppgift. Befogenheter att fatta beslut som medför ekonomiska åtaganden för förvaltningen begränsas av det budgetansvar som fastställts för befattningen. Undantag gäller för akut uppkommen arbetsmiljörisk då brist på agerande kan medföra fara för anställdas liv eller hälsa. Upptäcks en arbetsmiljörisk där det ekonomiska ansvaret vilar på någon annan ska detta omedelbart rapporteras till den person som har det ekonomiska ansvaret Genomgång av arbetsmiljöuppgifterna har skett. Vi är överens om vad som ingår i uppgifterna, att kompetens finns och vad som krävs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera väl. Datum: Underskrift (den som fördelat uppgifterna) Underskrift (den som uppgifterna fördelats till) Namnförtydligande och befattning Kopia på detta dokument lämnas till HR-avdelningen alternativt förs in i förteckning enligt förvaltningens rutiner. 1 1 Arbetsmiljö Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

4 Arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning Med arbetsgivaransvar menas en skyldighet att vara aktiv och vidta åtgärder för att ta bort eller minska riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetet så att arbetsmiljön blir sund och säker. Enligt arbetsmiljölagen (AML) kan arbetsgivaren inte göra sig av med sitt arbetsmiljöansvar genom att lägga ut uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra. Det är bara arbetsuppgifter som kan fördelas och inte ansvar. De personer som får uppgifter i arbetsmiljöarbetet får däremot en intern skyldighet gentemot arbetsgivaren att utföra uppgifterna på ett sådant sätt som var meningen. Ansvarsfördelning Kommunfullmäktige är högsta företrädare för arbetsgivaren i Malmö stad, däremot är respektive nämnd/styrelse anställningsmyndighet och har arbetsmiljöansvar. Det innebär att nämnderna ska bedriva sin verksamhet enligt gällande arbetsmiljölagstiftning, Malmö stads personalpolicy och arbetsmiljöprocess samt ansvara för att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar på förvaltningsnivån och ute på arbetsplatserna. Enligt kommunfullmäktiges reglemente ska kommunstyrelsen ha uppsikt över nämndernas verksamhet. Nämnderna/kommunstyrelsen fördelar sedan arbetsmiljöuppgifterna vidare till respektive förvaltningschef som fördelar till underställda chefer på det sätt som är lämpligt och praktiskt. Även om uppgifterna i arbetsmiljöarbetet är tydligt fördelade från nämnden till chefer och nyckelpersoner i verksamheten har nämnden fortfarande ett ansvar. De beslut som fattas i nämnden, till exempel när det gäller resurstilldelning, kan få konsekvenser för tjänstemännens möjligheter att utföra sina arbetsmiljöuppgifter och leva upp till lagstiftningen. Chefer Respektive chef ansvarar för att analysera behovet av insatser och ha goda kunskaper i systematiskt arbetsmiljöarbete för att systematiskt planera, genomföra och följa upp rutiner för arbetsmiljöarbetet. Medarbetarna Den enskilde medarbetaren ska medverka och delta aktivt för att skapa en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö i enlighet med befintliga riktlinjer och det 1 4 Arbetsmiljö Arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning

5 systematiska arbetsmiljöarbetet. Bland annat genom att rapportera risker, ge förslag på åtgärder, lämna synpunkter på det som åtgärdats samt anmäla skador och tillbud till närmsta chef. Medarbetaren ska också följa de föreskrifter som utfärdats och iaktta den försiktighet som behövs för att undvika ohälsa och olycksfall. Se mer i dokumentet Beskrivning av roll Medarbetare. Eventuellt ansvar fastställs i domstol Den rättsliga grunden för fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns i Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). Uppgiftsfördelningen innebär inte att den som får uppgifterna automatisk blir straffad vid en arbetsplatsolycka. Detta ansvar fastställs av domstol i efterhand. Det kan ha stor betydelse om den åtalade fått tydlig uppgiftsfördelning, haft tillräckliga kunskaper, kompetens och befogenheter samt resurser för sina uppgifter. Straffansvar Om arbetsgivaren inte lever upp till sitt ansvar kan Arbetsmiljöverket besluta om föreläggande eller förbud, med eller utan vite, mot arbetsgivaren. Beslutet utan vite kan leda till straff, normalt böter och i undantagsfall fängelse. Både tjänstemän och nämndpolitiker kan drabbas av straff. Om ett olycksfall inträffar på en arbetsplats kan polis och åklagare kopplas in och åtal så småningom väckas mot en eller flera enskilda personer. Vid fällande dom är straffpåföljden normalt böter, i undantagsfall fängelse. Både tjänstemän och nämndpolitiker kan drabbas av straffpåföljd. Exempel på uppgiftsfördelning Kommunfullmäktige Nämnd/styrelse Nivå 1 Förvaltningschef Nivå 2 Avdchef/Verksamhetschef Nivå 3 Enhetschef/Områdeschef Nivå 4 Sektionschef/Rektor/Arbledare Medarbetare Fler eller färre nivåer kan förekomma. Inte bara för medarbetare Arbetsmiljölagen gäller där medarbetare utför arbete för arbetsgivarens räkning. Lagen likställer bland annat de som genomgår utbildning, det vill 2 4 Arbetsmiljö Arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning

6 säga elever med medarbetare. Den som driver (skol)verksamhet har alltså ett arbetsmiljöansvar för eleverna. Deltagare i praktik, arbetsmarknadsprogram eller som på annat sätt utför uppgifter som liknar förvärvsarbete, omfattas också av lagen. Viktigt att tänka på vid uppgiftsfördelning Uppgifterna ska fördelas på tillräckligt många. Uppgifterna ska fördelas på personer eller funktioner inte på en grupp. Den/de som får uppgifterna ska ha en självständig ställning och en egen rimlig arbetssituation, tillräckliga befogenheter och resurser samt tillsträckliga kunskaper. Uppgiftsfördelningen ska ske genom dialogsamtal där uppgifterna och eventuella frågetecken kring detta diskuteras. Fördelningen görs skriftligt och undertecknas både av den som fördelar och den som tar emot uppgiften. En kopia på det undertecknade dokumentet lämnas till HR-avdelningen på förvaltningen alternativt förs in i en förteckning enligt förvaltningens rutiner. Det ska framgå vad som ska göras när kunskaper, resurser och befogenheter inte räcker till. Då har den som har tilldelats en uppgift möjlighet att returnera arbetsmiljöuppgiften samtidigt som detta ska ske med en skriftlig motivering. Den som har gjort fördelningen ska fortlöpande följa upp hur det fungerar exempelvis vid medarbetarsamtal och andra tillfällen. Medarbetare i speciell arbetsmiljö kan tilldelas speciella arbetsmiljöuppgifter, exempelvis till idrottslärare. Att ha fått en arbetsmiljöuppgift innebär en skyldighet att utföra uppgiften själv eller att låta någon underställd medarbetare att utföra uppgiften och själv bedöma resultatet. Befogenheter och resurser Med befogenheter avses rätt att fatta beslut och vidta åtgärder. Med resurser avses ekonomiska medel, tillgång till kompetenta medarbetare, utrustning och hjälpmedel, lokaler, tid och personer som kan ge stöd, internt och externt (exempelvis företagshälsovården). Om inte tillräckliga befogenheter och resurser finns för att lösa en arbetsmiljöuppgift, är det viktigt att återkoppling sker till den som har fördelat uppgiften för att få stöd och diskutera hur uppgiften ska utföras. Det kan bl a resultera i utökade befogenheter och resurser. Arbetsmiljöuppgiften kan också returneras till den som har delat ut den. Det innebär att arbetsmiljöansvaret för den returnerade uppgifter går över till en överordnad chef i ansvarskedjan. Övriga arbetsmiljöuppgifter kvarstår som tidigare. Balansen mellan ansvar för uppgifter och befogenheter/resurser är synnerligen viktig för att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska leda till god hälsa och bra arbetsmiljö. Den högsta ledningen nämnd och förvaltningschef bär det 3 4 Arbetsmiljö Arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning

7 yttersta ansvaret för att förvaltningens linjeorganisation uppfyller kravet på god balans och oklarheter i uppgiftsfördelningen faller ytterst tillbaka på den högsta ledningen. Kompetens Att ha uppgifter inom det systematiska arbetsmiljöarbetet kräver kompetens. Arbetsmiljökunskaper är en grundläggande del av de resurser som chefen/medarbetaren förfogar över. Kompetensområden: regelverket inom arbetsmiljöområdet samt gällande policys och riktlinjer Malmö stads arbetsmiljöprocess och samverkansavtalet fysiska och psykosociala förhållanden som främjar hälsa och förebygger risker för ohälsa och olycksfall innehållet i det systematiska arbetsmiljöarbetet och hur ett väl fungerande arbetsmiljöarbete bedrivs Den individuella kunskapsnivån är utgångspunkten och måste vägas mot de uppgifter som chefen/medarbetaren har ansvar för. Särskilda arbetsmiljöfaktorer i chefens/medarbetarens verksamhet, exempelvis arbete i brukarens hem eller arbete på vägar och gator, måste också beaktas i sammanhanget. Exempel på fördelning av arbetsmiljöuppgifter I dokumentet Fördelning av arbetsmiljöuppgifter med exempel finns förslag på olika arbetsuppgifter som kan fördelas. Mall för fördelning av arbetsmiljöuppgifter För att det ska vara tydligt vilken eller vilka arbetsmiljöuppgifter som fördelas finns en mall för fördelning där parterna skriver under på att man är överens om vad som ingår i uppgifterna och vad som krävs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera väl, se dokumentet Mall Fördelning arbetsmiljöuppgift. Mall för returnering av arbetsmiljöuppgifter För att det ska vara tydligt vilken eller vilka arbetsmiljöuppgifter som returneras finns en mall för returnering, se dokumentet Mall Returnering av arbetsmiljöuppgift. Läs mer Läs mer om uppgiftsfördelning i Arbetsmiljöverkets skrift Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet (H385). 4 4 Arbetsmiljö Arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning

8 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Enligt arbetsmiljölagen (AML) kan arbetsgivaren inte göra sig av med sitt arbetsmiljöansvar genom att lägga ut uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra. Det är bara arbetsuppgifter som kan fördelas och inte ansvar. De personer som får uppgifter i arbetsmiljöarbetet får däremot en intern skyldighet gentemot arbetsgivaren att utföra uppgifterna på ett sådant sätt som var meningen. Uppgiftsfördelningarna 1-4 kan vid behov ändras eller kompletteras för att anpassas till aktuell verksamhet. Skriv ut aktuell uppgiftsfördelning samt Mall Fördelning arbetsmiljöuppgifter. Gällande befogenheter, resurser och kompetens se dokumentet Arbetsmiljöansvar och uppgiftsfördelning. Kommunfullmäktiges uppgifter Fastställa personalpolicyn som gäller för hela Malmö stad. Fördela arbetsmiljöuppgifterna till respektive nämnd/styrelse och ta in uppgifterna i reglementen för nämndernas verksamhet och arbetsformer. Ge nämnderna ekonomiska resurser för arbetsmiljöarbetet i fullmäktiges årliga budgetbeslut. I de fall det inte uttryckligen anges i nämndens reglemente att nämnden har arbetsmiljöansvar följer att nämnden har ansvar för att lagar och avtal följs. (se SKL cirk 1991:147) Kommunstyrelsens uppgifter Ha uppsikt över nämndernas verksamhet. Nämnderna/kommunstyrelsens uppgifter Se till att verksamheten bedrivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön. Verkställa kommunfullmäktiges beslut. Se till att förvaltningschefen får uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser och kompetens för att kunna driva arbetsmiljöarbetet. 1 4 Arbetsmiljö Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

9 Ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen att det systematiska arbetsmiljöarbetet kan drivas ute på arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser och kompetens följer med. Se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid förändringar. Se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att ta upp arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget. Se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar både på förvaltningsnivå och ute på arbetsplatserna. 2 4 Arbetsmiljö Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

10 1. Uppgiftsfördelning från nämnd till förvaltningschef Nämnden är i egenskap av arbetsgivare huvudansvarig för förvaltningens arbetsmiljö. Arbetsmiljöansvaret kan inte delegeras, men nämnden fördelar arbetsmiljöarbetsuppgifter till förvaltningschefen, som i sin tur fördelar arbetsmiljöarbetsuppgifter till avdelningschef/verksamhetschef eller motsvarande. Avdelningschef/verksamhetschef eller motsvarande fördelar vidare arbetsmiljöarbetsuppgifter till enhetschef/områdeschef eller motsvarande osv. Arbetsmiljöarbetsuppgifter kan även vid behov fördelas till lämplig medarbetare. Förvaltningschefens uppgifter Systematiskt arbetsmiljöarbete: Systematiskt undersöka, planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö i enlighet med föreskriften om det systematiska arbetsmiljöarbetet (AFS 2001:1). Ansvara för att Malmö stads samverkansavtal, Malmös stads policys och riktlinjer samt förvaltningens policys och riktlinjer inom arbetsmiljöområdet genomsyrar arbetsmiljöarbetet inom förvaltningens samtliga verksamheter. I budgetarbetet beakta de investeringar som är nödvändiga för att bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete inom förvaltningen. Beakta arbetsmiljöaspekter i det dagliga arbetet med ledning, styrning och beslutsfattande. Bedriva hälso- och arbetsmiljöarbetet i samverkan med medarbetare, skyddsombud/elevskyddsombud och fackliga organisationer. Stimulera initiativ på hälso- och arbetsmiljöområdet. Se till att det inom förvaltningen finns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet. Uppgiftsfördelning och kunskaper: Fördela arbetsmiljöuppgifter så att det klart visar vem i organisationen som ansvar för vilka arbetsmiljöuppgifter. Se till att tydliggöra då medarbetare arbetar på flera arbetsställen eller vid gemensamma arbetsställen vilken chef som är ansvarig (samordningsansvar). Se till att samtliga chefer och andra berörda har den kompetens som krävs för att kunna utföra sina arbetsmiljöarbetsuppgifter. Se till att det finns ekonomiska och personella förutsättningar för ett i praktiken fungerande hälso- och arbetsmiljöarbete. Returnera till nämnden de arbetsmiljöfrågor vilken förvaltningschefen saknar befogenheter/resurser för. 3 4 Arbetsmiljö Fördelning av arbetsmiljöuppgifter

11 Riskbedömning, åtgärder och uppföljning: Se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp årligen och att fortlöpande åtgärda brister i arbetsmiljö genom direktåtgärder, handlingsplan eller genom att returnera frågan till nämnden. Ansvara för att det vid större organisationsförändringar genomförs riskbedömningar som en del av planeringsarbetet. 4 4 Arbetsmiljö Fördelning av arbetsmiljöuppgifter