Redovisning av årlig uppföljning av system för systematiskt arbetsmiljöarbete

Transkript

1 Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 (2) Datum Vår referens Ewa Blaufuks ewa.blaufuks@malmo.se Tjänsteskrivelse Redovisning av årlig uppföljning av system för systematiskt arbetsmiljöarbete 2013 Ärende 4 Dnr GyVF Sammanfattning Samtidigt med beslut om Malmö stads gemensamma arbetsätt för arbetsmiljö arbetsmiljöprocessen, beslutades även om en kommungemensam rutin för årlig uppföljning av Malmö stads system för systematiskt arbetsmiljöarbete. Enligt denna rutin ska uppföljningen göras i samverkansgrupper varje år under hösten. Förvaltningens resultat för 2013 redovisas i Bil 1-3. Förslag till beslut Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna redovisningen och senast överlämna den till stadskontoret Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Bil 1. Redovisning av årlig uppföljning av system för SAM Bil 2. Systematiskt arbetsmiljöarbete sammanställning av enheternas självskattning Bil 3. Handlingsplan Årlig uppföljning av systemet för SAM och Utveckling av samverkan Beslutsplanering Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Ärendet Ärendet har handlagts enligt anvisningar från stadskontoret och bygger på den självskattning som förvaltningens enheter har lämnat in. Resultaten redovisas i Bil 1 3. Enligt anvisningar ska de åtgärder och förbättringsbehov som identifierats i Bil. 1 och gäller den lokala hanteringen av det systematiska arbetsmiljöarbetet redovisas i en handlingsplan. Förvaltningens handlingsplan i Bil. 3 utgörs av en sammanställning av enheternas lokala handlingsplaner.

2 Ärendet har handlagts på följande sätt: Genomgång av Bil 1-3 samt en preliminär skattning i förvaltningens arbetsmiljögrupp. 2 (2) Diskussion utifrån de preliminära underlagen i Bil 1 3 i förvaltningens Centrala samverkansgrupp Justering av underlaget utifrån diskussionen i Centrala samverkansgruppen och enheternas korrigerade handlingsplaner. Ansvariga Eva Ahlgren Gymnasie- och vuxenutbildningsdirektör

3 Malmö stad HR strategiska avdelningen Redovisning av årlig uppföljning av system för SAM Bil. 1 Nämnd: Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Tid för genomförande: Årlig uppföljning av system för SAM har genomförts och resultater bedöms vara: Obs. kryss sätts antingen i ruta för Helt tillfredsställande, Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande. Vid kryss i alternativen Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande ska även kryss sättas för de områden där det finns behov av mindre justeringar eller åtgärder. Helt tillfredsställande Uppföljningen har inte visat på behov av åtgärder. Tillfredsställande Endast behov av mindre justeringar inom nedan ikryssade områden. Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp Inte tillfredsställande Uppföljningen har visat på behov av åtgärder inom nedan ikryssade områden. Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp De åtgärder/förbättringsbehov som identifierats ovan och gäller lokala hanteringen av det systematiska arbetsmiljöarbetet dokumenteras i handlingsplan samt redovisas för nämnden i enlighet med arbetsmiljöprocessens rutin för Årlig uppföljning av system för systematiskt arbetsmiljöarbete. Om ni identifierat åtgärder/förbättringsbehov som avser den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen ska dessa specificeras på sidan 2 i detta dokument. Forts nästa sida -> STADSKONTORET August Palms plats Malmö Tel Org.nr

4 2 (2) Ifyllt dokument skickas via mail till på stadskontorets HR strategiska avdelning senast den 19 feb Frågor om genomförande av uppföljning samt redovisning av resultat besvaras av Anette Stachowicz Jönsson på HR strategiska avdelningen, tfn Identifierade förbättringsbehov som avser den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen: Allmänna synpunkter: 1/ Det största problemet som förvaltningens verksamheter upplever är Komins och därmed arbetsmiljöprocessens otillgängliget. För de flesta ledare, medarbetare och skyddsombud inom förvaltningen är arbetsmiljöprocessen otillgänglig pga. att den tekniska plattformen som den bygger på inte harmonierar med den IT-teknik som skolorna använder. Detta påverkar negativt delaktigheten och insynen och delaktigheten och utgör ett allvarligt hinder för förvaltningens arbetsmiljöarbete efter arbetsmiljöprocessens införande. 2/ Arbetsmiljöprocessens presentation i HRutan upplevs inte som användarvänlig 3/ Det saknas rutiner för aviseringar när ändringar i arbetsmiljöprocessen genomförs. Eftersom det på förvaltningsnivå måste finnas anpassningar till arbetsmiljöprocessen så är denna funktion nödvändig. Samverkan Policy och rutiner Det saknas anvisningar för vilka dokument och rutiner som ska finnas lokalt, på förvaltnings- och enhetsnivå. Det saknas överblick över vilka dokument som finns i arbetsmiljöprocessen. Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Det saknas rutin för uppföljning av arbetsmiljöarbete på förvaltningsnivå måste finnas om en nämnd som ytterst ansvarig för förvaltningens arbetsmiljöarbete ska kunna ta sitt arbetsmiljöansvar. En sådan rutin bör t.ex. omfatta redovisning av sjuktal, arbetsskade- och tillbudsrapportering, friskvårdssatsningar, fortbildningssatsningar, status för den fysiska miljön, med mera. En sådan rutin bör lämpligen integreras med uppföljning av systemet för SAM som görs i denna redovisning, eftersom frågeställningarna i många delar överlappar. Extern sakkunnig hjälp

5 () 1(2) Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Bil Systematiskt arbetsmiljöarbete sammanställning av enheternas självskattning 4 Samverkan 5 6 Arbetsmiljöpolicy Rutiner Uppgiftsfördelning Uppgiftsfördelning och kunskaper Arbetstagarnas kunskaper (A) FRÅGESTÄLLNING/SKOLA AFG BVG MB NML NSG PA SP UH VH KMS VGL 1/ I vår verksamhet får arbetstagare och skyddsombud möjlighet att regelmässigt medverka vid alla de olika aktiviteter som systematiskt arbetsmiljöarbete består av. De får även den information som de behöver för att kunna medverka effektivt. 2/ I vår verksamhet finns en konkret arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena ska vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet ska förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. 3/ I vår verksamhet finns fastställda rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas. I våra rutiner finns beskrivet när, hur och av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras. 4/ I vår verksamhet fördelas uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet mellan en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare som också har de befogenheter och resurser som krävs för dessa uppgifter. 5/ I vår verksamhet har de som tilldelats uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet tillräckliga kunskaper för uppdraget beträffande regler, förhållanden som innebär risker i arbetsmiljön samt åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall. 6/ I vår verksamhet har arbetstagarna kunskaper om arbetsmiljön och vilka risker i arbetet är. Kunskaperna, som bland annat innefattar rutiner och instruktioner för att ohälsa och olycksfall i arbetet ska kunna förebyggas, hålls aktuella och kompletteras vid förändringar i verksamheten. 4,6 3,4 5,0 1,1 4,3 4,2 5,0 4,2 4,2 3,1 3,9 4,4 3,0 5,0 1,1 4,4 4,7 5,0 4,1 4,0 5,0 4,1 4,4 3,0 5,0 1,1 4,3 4,6 5,0 3,7 4,6 3,5 3,9 4,4 5,0 5,0 1,1 3,7 5,0 5,0 3,7 4,7 4,2 4,2 4,5 5,0 4,4 2,8 3,8 4,2 5,0 3,9 4,2 4,2 4,2 4,4 2,3 3,6 1,6 4,2 3,9 3,9 3,6 4,9 2,8 3,5 ME- DEL 7 Arbetstagarnas kunskaper (B) Arbetstagarnas kunskaper (C) 7/ I vår verksamhet få nyanställda, eller de som har varit borta från arbetet länge, en introduktion som ger arbetstagaren en uppfattning om hur verksamheten i stort fungerar inklusive det systematiska arbetsmiljöarbetet samt om vilka risker som finns i verksamheten och hur man skyddar sig mot riskerna. 5,0 2,3 3,7 1,0 3,0 4,7 4,3 3,3 4,3 2,9 3,5 8/ I vår verksamhet finns skriftliga lättillgängliga instruktioner för sådant arbete som är förenat med allvarliga risker så arbetet kan utföras utan risk för ohälsa eller olycksfall. 5,0 2,2 5,0 4,4 4,1 4,8 5,0 3,6 4,9 3,0 4,2

6 () 2(2) Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Bil Undersökning och riskbedömnig FRÅGESTÄLLNING/SKOLA AFG BVG MB NML NSG PA SP UH VH KMS VGL 9/ I vår verksamhet undersöks och bedöms arbetsförhållandena regelbundet med avseende på risker i arbetsmiljön som kan leda till att någon arbetstagare kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Riskbedömningen dokumenteras skriftligt. 5,0 2,3 5,0 1,0 4,0 4,5 5,0 3,9 4,3 2,2 3,7 ME- DEL 9 Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud 10/ I vår verksamhet utreds orsakerna om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar, så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas framöver. 5,0 3,0 5,0 3,2 4,3 5,0 5,0 4,6 4,9 4,4 4,4 10 Åtgärder och handlingsplan Uppföljning av åtgärder 11/ I vår verksamhet förs de åtgärder som inte behöver genomföras omedelbart för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet in i en skriftlig handlingsplan. I planen anges när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ska se till att de genomförs. 4,5 2,2 5,0 1,0 3,8 2,7 5,0 3,5 4,5 1,7 3,4 12/ I vår verksamhet kontrolleras de förebyggande åtgärder som genomförts för att se om de gett förväntat resultat. 4,5 2,2 5,0 1,0 3,3 4,7 4,1 3,7 4,0 2,9 3,5 11 Uppföljning av SAM arbetet 13/ I vår verksamhet görs en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet för att undersöka om det bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete, samt förbättra det som inte fungerat bra. 4,5 2,3 5,0 1,0 4,3 4,8 5,0 3,9 3,9 3,1 3,8 12 Extern sakkunnig hjälp 14/ I vår verksamhet avser vi att anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån för det systematiska arbetsmiljöarbetet när kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker till. 5,0 4,2 5,0 5,0 4,4 4,9 5,0 3,7 4,7 5,0 4,7 Medelvärde per skola/enhet 4,7 3,0 4,8 1,9 4,0 4,5 4,8 3,8 4,4 3,4 3,9

7 Bil. 3 Sid 1(4) Handlingsplan Årlig uppföljning av systemet för SAM och Utveckling av samverkan Samverkansgrupp: GyVF.. Upprättad: Enhet Områden att utveckla eller bevara Aktivitet/åtgärd Ansvarig Tidplan BVG 4 Välj ut områden Vad ska vi utveckla eller bevara? Planera konkreta aktiviteter/ åtgärder för hur vi ska arbeta med utvecklingsområdet. Vem ansvarar för aktiviteten? Deadline för när aktivitet ska vara klar. Tydliggöra beslut och när beslut fattas Stå i protokollet använda ordet Beslut Rektor Så fort nästa samverkan Tid för uppföljning Tid för uppföljning fastställs. Ht 14 BVG 4 BVG 4 MB 4 NML 4 KMS 4 KMS 4 KMS 4 VGL 4 4 Protokoll från APT Stå i protokollet använda ordet Beslut Rektor Nästa APT Ht 14 Gemensamt arbete t.ex. lönekrit + lokaler Tillf. Arb.grupp utifrån behov Arb.gr. + rektor Fr.o.m. nu Ht 14 Arbetspaltsträffar (APT) Vi skall utveckla medinflytandet och delaktighet i beslutsprocesser ytterligare. Vi är på god väg och det har varit vårt huvudsakliga fokus under det här halvåret. Vi skall bevara den informella lärarfackliga samrådsgrupp som vi träffar varje vecka för att ta tempen på arbetsmiljön. Gemensam dagordning och förhållningssätt vid APT som hålls av respektive rektor. Gärna fler gemensamma APT för att alla ska få samma information Vi vill ytterligare utveckla APT så att det blir ett kraftfullt forum för medinflytande i samtliga arbetsgrupper. Det har varit mycket fokus på lärarfrågor hittills. Utbildningschef SAM 2014 Ledningsgruppen Fortlöpande Maj 2014 Hjultänk samverkan-apt-ämneslag-samverkan APT en vecka efter samverkan Utbildningschef Augusti 2013 Augusti 2013 Utförligare kallelser Förbättrad utformning av kallelser Utbildningschef Augusti 2013 Augusti 2013 Protokoll Snabbare utskick. Ny protokollförare Utbildningschef Augusti 2013 Augusti 2013 Mer av gemensamt arbete och dialog kring SAM Arbeta för att alla samverkansgruppens deltagare är aktiva och engagerade i vår gemensamma arbetsmiljö. Skapa ett årshjul för systematiskt arbetsmiljöarbete Gå igenom fasta rutiner,vad som bör ingå i årshjulet. HR avdelningen tillsammans med fackliga företrädare. Sammankallande: Hanna Engberg ABF / /4 2014

8 Sid 2(4) Enhet Områden att utveckla eller bevara Aktivitet/åtgärd Ansvarig Tidplan BVG 5 BVG 5 Lokala planer (riskanalys m.m.) Tydliga rutiner Tillf. arb.grp. Under Vt 14 Ht 14 Arbetsgång för syst.arb.för BVG Genomgång av system arb.miljö arb. Rektor + skyddsombud Vt 14 Ht 14 Tid för uppföljning NML 5 ML 5 PA 5 VGL 5 5 AFG 6 NML 6 PA 6 SP 6 VGL 6 Vi skall utveckla en bra arbetsmiljöpolicy och plan för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vi skall bygga vidare på det arbetssätt vi använt när vi arbetat med vårt förhållningssätt gentemot varandra (ordningsregler) och vår likabehandlingsplan. Vi skall utveckla våra rutiner Policy och rutiner. Skolans handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet behöver anpassas efter nya arbetsmiljöprocessen. Vi vill ha en bred delaktighet, arbetas igenom under klassråd, elevskyddsombudsutbildningar, APT, samverkansgrupp Så fort vi flyttat in i våra nya lokaler skall vi göra en plan som vi sedan diskuterar på APT och beslutar i samverkansgrupp Skyddsombud och utbildningschef tar fram ett förslag till reviderad arbetsmiljöpolicy, som föreläggs samverkansgruppen för beslut. Utbildningschefen Februari 2014 Februari 2013 Utbildningschefen Februari 2014 Februari 2013 Utbildningschefen Mars 2014 Följs upp årligen i samverkansgruppen, lämpligen inför årsrapporten till förvaltningen. Arbetsmiljöplan Bör implementeras snarast. Annika BF Mer information till medarbetare policys och rutiner för arbetsmiljöarbete. Information på fredagsfikan på tema arbetsmiljö. Lars Silverberg Kontinuerligt Kontinuerligt Uppgiftsplanering och kunskaper Förtydliga fördelning av en arbetsmiljöuppgift Skyddsombuden V 9 V 22 Vi skall göra en uppgiftsfördelning Fördelning av uppgifter och kunskaper. Uppgiftsfördelningen mellan aktörerna i arbetsmiljöprocessen behöver tydliggöras Uppgiftsfördelning Backup för nyckelpersoner för att undvika avstannande SAMarbete När vi flyttat in i våra nya lokaler skall vi fördela uppgifter på rektorer och kemiansvarig utifrån gjord riskbedömning Utbildningschefen och rektorerna upprättar skriftliga uppgiftsför-delningar till berörda. Tydligare arbetsfördelning Korrekt delegation Utbildningschefen Februari 2014 Februari 2013 Utbildningschefen och rektorerna Under 2013 Redovisning i samverkansgruppen i början av 2014 Rektor På samverkansmötet Ersättare för skyddsombud? ABF

9 Sid 3(4) Enhet Områden att utveckla eller bevara Aktivitet/åtgärd Ansvarig Tidplan Tid för uppföljning BVG 7 PA 7 SP 7 Bevara Hälsodagen Lägga 2 Hälsodag. i kalenderåret Behov utreds i arb.lag formar Hälsodagen Kunskaper och instruktioner. Den reviderade planen för Resp. arbetsledare följer upp sina nyanställningar Utbildningschefen och introduktion av nyanställda behöver följs upp. under ht 2014 enl. anvisningarna i skolans rektorerna introduktionsplan Kunskaper Inventering av behovet av fortbildning kring arbetsmiljö Rektor Läsåret 14/15 Läsåret 14/15 Under 2013 På samverkansmötet Resultatet av ledningens uppföljning redovisas i samverkansgruppen i början av 2014 Under första samverkansmötet HT14 VH VH KMS 7A 7B 7A I vår verksamhet har arbetstagarna kunskaper om arbetsmiljö och vilka riskerna i arbetet är. Kunskaperna, som bland annat innefattar rutiner och instruktioner för att ohälsa och olycksfall i arbetet ska kunna förebyggas, hålls aktuella och kompletteras vid förändringar i verksamheten. I vår verksamhet får nyanställda, eller de som har varit borta från arbetet länge, en introduktion som ger arbetstagaren en uppfattning om hur verksamheten i stort fungerar inklusive det systematiska arbetsmiljöarbetet samt om vilka risker som finns i verksamheten och hur man skyddar sig mot riskerna. Arbetstagarnas kunskaper Medarbetarna informeras på en APT. Diskussion kring befintligt material på HRUT Medarbetarna informeras på APT. Frågan tas upp i dialog en gång per termin under punkten Arbetsmiljö på APT. A012 Naturkunskapssal Rutiner kring olycksfall behövs samt riskbedömningar Rektor/Närmaste chef v. 7, 2014 En av junidagarna 2014 Rektor/Närmaste chef v. 7, 2014 En av junidagarna 2014 Rektor (Mia) + NKlärare (MT) KMS 7B SP 8 Arbetstagarnas kunskaper Konsekvensanalys samt åtgärder Misstanke finns att det finns brister i informationen till nyanställda. Skolledningen genomför en enkät bland de som har anställts de senaste åren för att därigenom identifiera förbättringsområden i informationen. Konsekvensanalys av vilka konsekvenser sjukskrivningar inom ensamyrkena får Handlingsplaner utifrån det som framkommer Utbildningschef Rektor På samverkansmötet VGL 8 Psykosocial skyddsrond Samverkansmöte ang detta AZ V

10 Sid 4(4) Enhet Områden att utveckla eller bevara Aktivitet/åtgärd Ansvarig Tidplan Tid för uppföljning PA 10 VH AFG Åtgärder, handlingsplan och kontroll. Svårt att tolka punkten att förbättra uppföljning-en av förebyggande åtgärder, Kanske handlar det om att följa upp arbetet med den psyko-sociala arbetsmiljön. I vår verksamhet kontrolleras de förebyggande åtgärder som genomförts för att se om de gett förväntat resultat. Punkten analyseras vidare på skolan. Vi avvaktar resultatet av Utbildningsnämndens beslut att ta fram förbättringsåtgärder ang. medarbetarsamtal, verktyg för uppföljningen av den psykosociala arbetsmiljön och lärares arbets-belastning. Åtgärder skall helst utvärderas på bestämda datum. Utvärderingsdatum skall bestämmas vid upprättandet av riskbedömningen/handlingsplanen. Om exakta datum inte kan fastställas skall veckonummer anges. Skolledningen Den eller de personer/funktioner som är ansvariga för att genomföra planerade åtgärder. Fysiska arbetsmiljön i lokalerna. Skriva handlingsplaner för arbetsmiljöåtgärder. Lokala samverkansgruppen Följa upp förebyggande åtgärder Skapa en rutin för hur vi hanterar och följer upp förebyggande åtgärder. Lokala samverkansgruppen Så snart nämnden fattat beslut ang förbättringsåtgärder, tas beslutet upp i Pauliskolans samverkansgrupp. Snarast, d.v.s. med start v. 49, Arbetsmiljöfrågor är en stående punkt på samverkansgruppens dagordning. En av junidagarna / / / / Uppföljning av SAM-arbetet Ta fram ett hjul där det framgår när vi sätter fokus på olika arbetsmiljöområden. Bli bättre på att analysera och följa upp våra utvärderingar. Trygg och säker skola (personal) och lå utvärderingar Samverkansgruppen V 9 V 24 Skapa rutin för årlig uppföljning av systemet för SAM Gå igenom fasta rutiner,vad som bör ingå i årshjulet. HR avdelningen 28/ / tillsammans med fackliga företrädare. Sammankallande: Hanna Engberg