Intern årsrapport avseende förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete

Transkript

1 Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 (7) Datum Vår referens Ewa Blaufuks ewa.blaufuks@malmo.se Tjänsteskrivelse Intern årsrapport avseende förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete 2013 Ärende 4 Dnr GyVF Sammanfattning I januari 2014 lämnade förvaltningen en Redovisning av årlig uppföljning av system för systematiskt arbetsmiljöarbete 2013 som togs fram enligt anvisningar från stadskontoret och som fokuserade på uppföljning av systemet för systematiskt arbetsmiljöarbete. Föreliggande interna årsrapport avseende förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete 2013 fokuserar i huvudsak på innehållet i förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete. Förslag till beslut Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna årsrapporten. att förvaltningen ges i uppdrag att till nästkommande årsredovisning medta redovisning av analys och åtgärder. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Översikt av enheternas checklistor med avseende på uppföljning av SAM 2013 Beslutsplanering Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens arbetsutskott Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Ärendet

2 I januari 2014 lämnade förvaltningen en Redovisning av årlig uppföljning av system för systematiskt arbetsmiljöarbete 2013, som fokuserade på uppföljning av systemet för systematiskt arbetsmiljöarbete. Denna redovisning togs fram enligt anvisningar från stadskontoret enligt samma mall som gällde för alla förvaltningar i Malmö. Föreliggande Intern årsrapport avseende förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete 2013 fokuserar i huvudsak på uppföljning av innehållet i förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete. Upplägget på denna årsrapport liknar till största delen tidigare årsrapporter, som baserades på tidigare beslutade rutiner för förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete. 2 (7) Införande av Malmö stad arbetsmiljöprocess Genom övergången till Malmö stads arbetsmiljöprocess har förvaltningen fått väsentligt ändrade förutsättningar för sitt systematiska arbetsmiljöarbete. De tidigare sedan flera år etablerade och inarbetade rutiner dokumenterade i förvaltningens arbetsmiljöhandbok slutade gälla i april 2013 och ersattes av de rutiner som gäller för alla Malmö stads verksamheter dokumenterade i Malmö stads arbetsmiljöprocess. Denna övergång har inneburit en stor omställning, där bland annat nya anpassningsrutiner för t.ex. rapportering av tillbud och arbetsskador (elever omfattas inte av arbetsmiljöprocessen) fick tas fram av förvaltningen. Den samordning av rutiner som förvaltningen tidigare haft för personal och elever har därmed splittrats. En annan väsentlig omständighet som påverkar tillämpningen av arbetsmiljöprocessen är att den är on-line publicerad på Komin, Malmö stads intranät. Användningen av Komin på förvaltningens skolor är omstridd, då flera skolor använder andra IT-plattformar för interkommunikation. Därmed försvåras och fördröjs det faktiska användande av arbetsmiljöprocessen i skolornas arbetsmiljöarbete. Elevskyddsombuden har inte heller åtkomst till Komin och kan inte ta del av arbetsmiljöprocessen. Förändringar och förbättringar i den fysiska arbetsmiljön (lokaler och utrustning) Universitetsholmens gymnasium: Anpassningar av lokaler för att ta emot vård och omsorgsprogrammet från Rönnen. Omflyttning till universitetsholmen under sommaren. Kompletteringar hösten 2013 och våren Värnhemsskolan: Anpassning i hus C och E för att kunna ta emot Barn och Fritidsprogrammet från Rönnen. Omflyttning till Värnhemsskolan sommaren Norra Sorgenfri gymnasium: Med anledning av de problem med inomhusluft samt markgifter som detekterades i hus C och L under sommaren, flyttades skolans verksamhet till tillfälliga lokaler enligt följande: A/ GySär: Särskolans flyttades till tillfälliga lokaler på Valdermarsro i väntan på att provtagningar av mark/luft blev klara. En stor omflyttning av verksamheten med omfattande anpassningar i tillfälliga lokaler genomfördes. Arbetet med att ta fram nya lokaler har startat. B/ Bygg gymnasiet: Byggutbildningen flyttades under hösten till tillfälliga lokaler i U-båtshallen i Västra hamnen. Endast teoretisk undervisning bedrivs i dessa lokaler. En omfattande om-

3 flyttning av inredning och teknik från NSG genomfördes. För den praktiska delen av undervisningen har Mölledalskolans lokaler iordningställts. Dessa lokaler tas i bruk i början på Arbetet med att ta fram nya lokaler för verksamheten har startat. Malmö latinskola: Byggnaderna blev klara för inflyttning i november Kompletterande arbeten kommer att pågå under Omflyttning av skolans verksamhet från Heleneholm är genomförd. 3 (7) Förebyggande och stödjande åtgärder - förvaltningsövergripande Arbetsmiljöutbildning för chefer, skyddsombud och fackliga företrädare Grundläggande arbetsmiljöutbildning för chefer och skyddsombud/fackliga representanter med deltagande av externa konsulter och förvaltningens egna medarbetare genomfördes under hösten. Omfattningen var fyra halvdagar, cirka 25 medarbetare deltog. Utbildning i Malmö stads arbetsmiljöprocess gavs vid fem tillfällen under våren. Omfattningen var en halvdag. Målgruppen var alla förvaltningens chefer - cirka hälften deltog. Arbetsmiljöutbildning för elevskyddsombud med medverkan av en extern konsult. Omfattning var en heldag, cirka 30 elever deltog. Introduktion för nya medarbetare Under hösten anordnades en förvaltningsgemensam introduktionsdag för alla nyanställda medarbetare. Inbjudan gick ut till medarbetarna via deras chefer. 18 medarbetare deltog. Introduktionen bestod av övergripande information om: Malmö stads personalpolicy, jämställdhet och mångfald i Malmö stad, offentlighetsprincipen och övergripande förvaltningsinformation. I samband med införande av karriärtjänster genomfördes en förvaltningsgemensam introduktion för förstelärare i form av en två-dagars internat. Omställning Nya metoder för arbete med omställning har introducerats med kontinuerliga uppföljningsmöten en gång i månaden med medarbetare under omställning. Intervjuer har genomförts med den personal där omställningen är löst, med syftet att ytterligare utveckla omställningsarbetet. Utvecklingsinsatser Vägledningscentrum: Individuellt stöd och utveckling för arbetsledare/samordnare på Vägledningscentrum. Insats med syfte att skapa fungerande grupper inom den öppna vägledningen, öka kunskapen om gruppers utveckling och öka effektivitet och gott samarbete i alla existerande arbetsgrupper inklusive samordnings/ledningsgruppen. Omfattningen var sex halvdagar per grupp, därutöver utvecklingsdagar med hela VLC. Handledning och stödinsatser i grupp och enskilt har förekommit under hela 2013 utifrån de behov och uppdrag som har kommit in från arbetsledare på olika enheter och även i arbetslag. Både i intern- och extern regi. Hållbart ledarskap. Ett utvecklingsprogram för ledare, 9 halvdagar, i samarbete med fem förvaltningar i Malmö stad. Fem ledare från GyVux-förvaltningen deltog. Nya vägar. Ett utvecklingsprogram för medarbetare. Omfattning 8 halvdagar, 9

4 medarbetare deltog. Ärliga och empatiska samtal. Ett utvecklingsprogram för medarbetare. Omfattar 8 halvdagar. Erbjudande om EQ-i test (emotional quotient inventory) till chefer och medarbetare. Ett test som mäter förmågor av betydelse för framgång och välbefinnande både i arbetet och på fritiden. Utvecklingsdagar för kanslipersonal med syfte att förbättra effektivitet och samverkan. Introduktion för nya ledare på börjades under hösten. Totalt 9 deltagare. Omfattar totalt 7 dagar. Halva tiden i form av olika tema med inbjudna resurspersoner och övrig tid i handledningsgrupp. Friskvård Arbetsgivaren subventionerade friskvårdsaktiviteter utifrån den enskilde medarbetarens behov (motionskort). Rehabilitering Förvaltningskansliet har en särskild HR-konsult som arbetar med rehabiliteringsärenden som kräver extra stöd och åtgärder. Detta arbetssätt innebär bland annat att HR konsulten, försäkringskassans personliga handläggare och förvaltningens företagsläkare har ett nära samarbete kring aktuella rehabiliteringsärenden. Lösningar för de sjukskrivna innebar bland annat återgång till ordinarie arbete, avgångsvederlag, utbildning, outplacement eller projekt i samarbete mellan försäkringskassan och arbetsförmedlingen. Vid utgången av året fanns ca 30 rehabiliteringsärenden, vilket är några fler än Företagshälsovård Förvaltningen har ett väl fungerande samarbete med företagshälsovården Avonova. Representanter från personalenheten och förvaltningens kontaktperson vid Avonova träffades regelbundet under året med syfte att vidareutveckla detta samarbete och finna nya vägar för ett väl fungerande friskvårds- och rehabiliteringsarbete. Kostnaden för företagshälsovården blev för 2013 ca tkr, vilket är högre än året innan. Den högre kostnaden beror främst på de extraordinära insatser som genomfördes med anledning av problem i den fysiska arbetsmiljön på Norra Sorgenfri gymnasium samt den psykosociala arbetsmiljöundersökning som genomfördes under våren på tre av förvaltningens skolor (MB, PA, VH). Tyngdpunkten beträffande utnyttjande av företagshälsovårdens tjänster ligger liksom tidigare år på rehabilitering och psykosocialt stöd. De tjänster som utbildningsförvaltningen främst utnyttjade under 2013 var liksom tidigare företagsläkare, beteendevetare och psykolog. Kostnaderna fördelades enligt följande: hälsofrämjande insatser 2,6 %, arbetsmiljöutveckling 28,5 %, ohälsa och rehabilitering: 68,9 %. 4 (7)

5 5 (7) Fördelning av kostnader per skola/enhet presenteras i tabellen nedan. Skola/enhet (hela 2013) Avonova (kr) Skola/enhet (VT 2013) Avonova (kr) AFG HE BVG MED 0 MB PARK ML RÖG NSG CPI PA SP UH VH KMS VLC KANSLI FÖRV. ÖVRIGT TOTALT Enheternas systematiska arbetsmiljöarbete baserad på enheternas checklistor I bilagan finns en översiktlig sammanställning av enheternas redovisning av sitt systematiska arbetsmiljöarbete med avseende på Sammanställningen bör tolkas med stor försiktighet eftersom uppgifterna som samlats in från enheterna har varit synnerligen svåra att sammanställa i en förkortad version. Anledningen till detta är utformningen av arbetsmiljöprocessens Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå som ligger till grund för denna sammanställning. Checklistan omfattar både uppföljning av föregående års arbetsmiljöarbete och planering för det kommande året och skrivs till största delen i löpande text. Det finns för närvarande ingen mall i arbetsmiljöprocessen för redovisning i denna del. Arbetsskador, tillbud och ohälsa Arbetsskador och tillbud Rutinerna för anmälan och avrapprotering av arbetsskador och tillbud ändrades under året i och med införande av arbetsmiljöprocessen. Övergången till de nya rutinerna har inte varit smärtfri. Olika rutiner måste numera användas för anmälan av personalens och elevernas arbetsskador och tillbud. Man kan i korthet konstatera att de nya rapporteringsrutinerna har ännu inte fullt ut börjat tillämpas på alla enheter. Det saknas också i arbetsmiljöprocessen mallar för sammanställning av enheternas inrapporterade arbetsskador och tillbud. Förvaltningen har samlat in från enheterna rapporter om tillbud och arbetsskador med av-

6 sikten att ta fram en statistik på dessa. Det har dock visat sig att den stora variationen i enheternas sätt att rapportera dessa uppgifter gör det omöjligt att sammanställa i en rättvisande statistik. Det som kan redovisas här är enheternas egna uppgifter om antalet tillbud och arbetsskador redovisade i enhetens Checklista för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå, vilka presenteras i nedanstående tabell. 6 (7) Skola/enhet Antal arbetsskador Antal tillbud Antal allvarliga tillbud AFG BVG MB ML PA SP UH VH KMS VLC KANSLI Sjukfrånvaro Förvaltningens totala ackumulerade sjukfrånvaro under 2013 blev 3,51 % (3,44 % för 2012), betydligt lägre än Malmö stads 5,54 %. Liksom tidigare är kvinnornas sjukfrånvaro (4,13 %) högre än männens (2,50 %). Fördelningen mellan förvaltningens enheter finns i tabellen nedan. Ackumulerad sjukfrånvaro 2013 Kvinna Man Summa Agnesfrids gymnasium 3,70% 3,71% 3,71% Bellevue gymnasium 4,11% 0,62% 2,51% Förvaltningsledning mm 0,21% 1,03% 0,54% HR-avdelning 1,17% 2,10% 1,48% Komvux Malmö Södervärn 6,31% 2,85% 5,61% Malmö Borgarskola 2,51% 2,55% 2,53% Norra Sorgenfri gymnasium 4,62% 1,48% 3,33% Nya Malmö latin 2,76% 0,87% 1,93% Parkskolan AVSLUTAD Pauliskolan 2,90% 2,76% 2,84% S:t Petri skola 4,68% 3,35% 4,28% Universitetsholmens gymnasium 7,25% 2,90% 5,73%

7 Värnhemsskolan 3,80% 2,65% 3,40% Centrum pedagogisk inspiration 4,59% 1,56% 3,61% Frans S o Jörgen K gymn 3,68% 2,21% 3,12% Heleneholms gymnasium 2,90% 1,64% 2,30% Malmö latinskola 1,00% 3,80% 1,94% Mediegymnasiet 0,64% 0,25% 0,46% N Sorgenfri Rönnen Univ holm 3,54% 1,95% 2,96% Pauli gymnasium 2,58% 3,83% 3,06% Vägledningscentrumavdelning 9,55% 19,84% 11,49% Gymnasie- och vuxenutbildn totalt 4,13% 2,50% 3,51% Malmö Stad 6,08% 3,70% 5,54% 7 (7) Ansvariga Eva Ahlgren Gymnasie- och vuxenutbildningsdirektör

8 () 1(3) Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Bilaga ÖVERSIKT AV ENHETERNAS CHECKLISTOR MED AVSEENDE PÅ UPPFÖLJNING AV SAM 2013 FRÅGESTÄLLNING/SKOLA AFG BVG MB ML (HT) PA SP UH VH KMS VLC KANSLI Arbetspaltsträffar Medarbetarsamtal Genomgång av policys, rutiner och riktlinjer Fysisk skyddsrond Psykosocial skyddsrond Antal APT under året 3 Hur fungerar APT? Har alla haft medarbetarsamtal? Hur har de fungerat? Har policys, rutiner och riktlinjer tagits upp i arbetsgruppen? Finns behov av ändringar i arbetsplatsens rutiner och riktlinjer? Har skyddsronden genomförts? Har skyddsronden förankrats med alla medarbetare? Har alla åtgärder vidtagits? Hur har arbetet med skyddsronden fungerat? Har psykosocial skyddsrond genomförts? Har resultat och handlingsplan tagits fram? Har uppföljning av handlingsplan gjorts? Hur har arbetet med skyddsronden fungerat? i stort Varje vecka Mer delaktighet krävs 4 APT stor, 3 liten Utv. pågår 6 Dialog 6 APT stor, ca 3 APT liten Nej Ska rev. Rutiner ändras 7 Dialog ska förbättras Stor en per månad Liten varannan vecka Bättre dialog i mindre APT Planering för Ca Alla kan komma till tals Delvis Planeras Mer förankring Utv. pågår Nya skapas Rev. fortlöpande rutin HT o VT 2014 Dokument ska publiceras Bättre info På APT, dock ej hot och våld Hot och våld bör tas upp Blir 2014 Feb 2014 n 2014 Svårt få skyddsombud Mars 2014 Olika på rektorsområden, APT Nej Bättre Nej Vid APT Samtal med personal Kontinuerlig Planeras 2014 Nej Personal anmälde ärenden Planeras våren 2014 Förbättringsområde APT och medarbetarsamtal Förbättringsområde

9 () 2(3) Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Bilaga FRÅGESTÄLLNING/SKOLA AFG BVG MB ML (HT) PA SP UH VH KMS VLC KANSLI Malmö stads medarbetarenkät (2011) Hälsofrämjande insatser Kompetensutveckling inom arbetsmiljöområdet Arbetstid Tillbud och arbetsskador Hot och våld Hur arbetar arbetsgruppen med handlingsplanen som är framtagen i samband med den senaste medarbetarenkäten? Vad har gjorts under året? Vilket resultat har insatserna fått Vilken kompetensutveckling har genomförts? Hur fungerar arbetstid och arbetstidsmodellen Antal tillbud som anmälts Antal allvarliga tillbud som anmälts Antal anmälda arbetsskador Hur fungerar anmälningar, utredningar och uppföljningar? Kunde varit bättre Lyfts i arbetslag Stress, omfördelning av arb.uppgif ter. Delegerat till alla chefer Flera Flera Flera Flera Flera Flera Flera Flera Flera Flera Flera Personalen trivs o mår bra Översyn kont. Nej 8 11 Bör ses över Uppskatttas, flera rektorer Fler önskar flex 4 incidenter Förv., HLR, brand, stress Gladare personal HLR/alla SAM bitr.rektor Lära känna, samvaro Utv. skyddsrond mm med konsult Positivt Många olika Bör utvecklas betr. lärare SAM GyVF Fungerar Trivsel, rörlighet HLR, mm Flex-info ska förbättras Rapporteringen minskat Ej helt Allt rapporteras o tas i SVG Enl. rutiner Rutinerna är bra Enligt rutin Enligt rutin Har anmälda tillbud/arbetsskador gällande hot och våld utretts, åtgärdats och följts upp? Nej Enl. rutin Ej aktuellt Finns rutiner på arbetsplatsen för hot och våld? Genomgång av rutiner behövs För få medarbetare per grupp Trivsel, gemenskap, mm Stressföreläsning, HLR Flex - tillfredsställande Fanns inga Nej, planeras Hur fungerar rutinerna? Rev. behövs

10 () 3(3) Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Bilaga FRÅGESTÄLLNING/SKOLA AFG BVG MB ML (HT) PA SP UH VH KMS VLC KANSLI Kränkande särbehandling Har anmälda tillbud/arbetsskador gällande kränkande särbehandling utretts, åtgärdats och följts upp? Nej Enl. rutin Inga anmälda Hur fungerar rutinerna? Utbildning planeras Sjukfrånvaro Introduktion av nya medarbetare Riskbedömning Analys av sjukfrånvarostatistik (HRutan) Låg Ej stor Relativt låg Låg Stress - problem Antal nya medarbetare under senaste året Finns tydliga rutiner för introduktion av nya medarbetare? Har dokumenterade riskbedömningar genomförts på arbetsplatsen under året? Ett par långtidssjuka, ej arbetsrel. Nej Nej, ej anledning Används Ca 74 inkl.rög, BF Hög Förbättringsarbete pågår Främst korttid Nej, inga stora förändringar