Dnr 2044/ Arbetsmiljönämnden

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Dnr 2044/2010-204 2010-02-24. Arbetsmiljönämnden"

Transkript

1 Dnr 2044/ Arbetsmiljönämnden Delegering av arbetsmiljöuppgifter. PM Ersätter 5678/ Anvisningar för arbetsmiljöarbetet vid institutionen. Arbetsmiljönämnden fastställde detta dokument Ansvaret för arbetsmiljön regleras i Arbetsmiljölagen (AML 3 kap 2 ). Lagens ändamål är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö. Inom KI gäller lagen samtliga personer som finns vid institutionen oavsett om man är anställd, anknuten eller genomgår utbildning. Stipendiater genomgår utbildning och omfattas därmed av lagen. Organisation av arbetsmiljöarbetet. Uppgiftsfördelning. Rektor har det yttersta formella ansvaret för arbetsmiljön. För att arbetsmiljöarbetet skall fungera har rektor fördelat (delegerat) arbetsuppgifterna med åtföljande ansvar inom arbetsmiljöområdet till prefekterna, som en del av övriga arbetsuppgifter (Dnr 456/09-010). Denna delgering görs i särskild ordning och skall undertecknas av rektor och prefekt. Prefekten skall, som arbetsgivare inom sin verksamhet svara för att kraven och intentionerna i arbetsmiljölag med tillhörande föreskrifter och anvisningar uppfylls, liksom KI:s lokala arbetsmiljöavtal, policy och riktlinjer efterlevs och genomförs. Särskilt bör nämnas AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete. Prefekten bör i sin tur fördela arbetsmiljöuppgifter vidare inom sina respektive enheter. All vidarefördelning skall vara skriftlig och undertecknas av båda parter. Riktlinjer för uppgiftsfördelning -fördelningssamtal samt mall på arbetsuppgifter finns i bilaga 1 och 2. Delegeringen sker på blankett Mall för delegering av arbetsmiljöuppgifter inom institutionen. Bilaga 2b i Besluts- och delegationsordningen Dnr 456/ Uppgiftsfördelning kan göras till en person som: Har kompetens för de uppgifter som har fördelats Har befogenheter och resurser för att lösa uppgifterna Företräder arbetsgivaren i sin funktion Med befogenheter avses rätt att fatta beslut och vidta arbetsmiljöåtgärder. Med resurser avses förutom ekonomiska medel, tillgång till personal, utrustning och lokaler samt dessutom tid för att utföra uppgifterna. Den som delegerar har ansvar för att förvissa sig om att den som mottagit delgeringen har förstått vad denna innebär och att ovanstående punkter är uppfyllda. Att arbetsuppgifterna genomförs skall kontrolleras årligen.

2 Sid: 2 / 6 Returnering av delegerad arbetsuppgift inom arbetsmiljöområdet Den som mottagit en delegerad arbetsuppgift men som inte kan lösa uppgiften på grund av att tilldelade resurser eller befogenheter inte är tillräckliga, ska returnera arbetsuppgiften till den som delegerat. Returneringen sker på blankett Mall för returnering av arbetsmiljöuppgifter inom institutionen. Bilaga 2c i Besluts- och delegationsordningen Dnr 456/ Resurser i arbetsmiljöarbetet vid KI Arbetsmiljönämnden har en skyddskommittés uppgifter enligt arbetsmiljölagen. Arbetsmiljönämnden är också rådgivande organ till rektor och tar fram regler, riktlinjer och anvisningar inom arbetsmiljöområdet. Dessa skall ses som ett stöd och en hjälp i arbetsmiljöarbetet och finns på KI:s intranät: intra.ki.se/personal/-arbetsmiljö Inom Universitetsförvaltningen finns Miljöenheten vid Fastighetsavdelningen som dels utgör en administrativ och samordnande resurs till Arbetsmiljönämnden dels en praktisk resurs i institutionernas arbetsmiljöarbete. Här finns miljösamordnaren som ger råd och stöd till institutionerna. Inom Personalavdelningen finns HR-konsulter och beteendevetare som kan stödja och hjälpa till framförallt i psykosociala arbetsmiljöfrågor. Företagshälsovården Previa har kompetens som kan utnyttjas av institutionerna i det systematiska och i det praktiska arbetsmiljöarbetet i form av arbetsmiljöingenjörer, beteendevetare, sjukgymnaster m fl. Studenthälsan är också en viktig resurs i arbetsmiljöarbetet. Här finns kuratorer, sköterskor och läkare som arbetar med förebyggande hälsovård, studiesociala frågor, studiemiljöfrågor mm. Huvudskyddsombuden och skyddsombuden, som har stora kunskaper inom arbetsmiljöområdet, kan bidra med råd och stöd i arbetsmiljöarbetet parallellt med sitt uppdrag att påtala brister och företräda de anställda. Friskvården inom KI utgör också en resurs inom arbetsmiljöarbetet genom sitt förebyggande arbete. Friskvården bidrar med råd och stöd i ergonomifrågor, hälsoprofiler mm.

3 Sid: 3 / 6 Fördelning av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet Arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön regleras i Arbetsmiljölagen (AML 3 kap 2 ). Rektor har det yttersta formella ansvaret för arbetsmiljön. För att arbetsmiljöarbetet ska fungera behöver arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet delegeras till den eller de personer som i praktiken har möjlighet att överblicka verksamheten organisatoriskt och ekonomiskt. Dessa arbetsuppgifter ingår i ansvarsområdet, på samma sätt som övriga personal- och verksamhetsuppgifter. Arbetsuppgifterna ska genomföras i samverkan med medarbetare, skyddsombud och de lokala fackliga organisationerna i enlighet med gällande arbetsmiljölagstiftning, avtal, regler och riktlinjer. Arbetsmiljöarbetet leds av chefer i linjeorganisationen och skall vara en integrerad del av den ordinarie dagliga verksamheten. Resurs- och stödpersoner fungerar i sin funktion som stöd för chefer i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Prefekt Prefekt ansvarar för att: - Det systematiska arbetsmiljöarbetet är en integrerad del i verksamheten och att resurser tilldelas för att underhålla och utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet. - Ge ekonomiska och personella förutsättningar för att arbetsmiljöarbetet ska fungera inom ansvarsområdet. - Medverka och vidta åtgärder för att uppnå KI:s och institutionens mål i arbetsmiljöarbetet. - Riktlinjer i arbetsmiljöarbetet blir kända av forskargruppsledare/ enhetschefer/motsv. - Aktivt arbeta för att förebygga trakasserier och diskriminering enligt KI:s riktlinjer. - God beredskap finns för att möta konflikter och relationsproblem - Beredskap och rutiner finns för första hjälpen och krisstöd - Riskbedömningar upprättas vid planerade ändringar i verksamheten inom ansvarsområdet. - Erforderliga tillstånd finns för den verksamhet som bedrivs t.ex. radioaktiva ämnen, genmodifierade ämnen, hälsofarliga ämnen. - Handlingsplaner för institutionens arbetsmiljöarbete upprättas årligen. - Delegera arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet till forskargruppsledare/- enhetschefer/motsv och förvissa mig om att de utför arbetsuppgifterna samt att de har kunskaper, befogenheter och resurser de behöver för att utföra uppgifterna. - Följa upp i planeringssamtal/utvecklingssamtal att forskargruppsledare/ enhetschefer/motsv genomför delegerade arbetsuppgifter.

4 Sid: 4 / 6 - Avstämning sker av arbetsmiljöarbetet i enlighet med föreskiften om Systematisk arbetsmiljöarbete och att detta dokumenteras. Forskargruppsledare/enhetschef/motsv Forskargruppsledare/enhetschef/motsv har huvudansvaret för arbetsmiljön inom sitt ansvarsområde. För att skapa bra förutsättningar för en god arbetsmiljö, delegeras nedanstående arbetsuppgifter till dig. Forskargruppsledare/enhetschef/motsv och arbetsgivarrepresentant ska: - Ansvara för att KI:s riktlinjer i arbetsmiljöarbetet blir kända av samtliga medarbetare. - Sätta mål för enhetens arbetsmiljöarbete och följa upp målen. - Bedriva verksamhet i enlighet med och skaffa kunskap om gällande arbetsmiljölagstiftning. - Ansvara för att medarbetarna har erforderlig kompetens och får den kompetensutveckling, som behövs för att undvika olyckor och ohälsa. - Ansvara för att det finns rutiner för att instruera nyanställda om risker i arbetsmiljön - Ansvara för att rutiner/utbildad personal finns att tillgå vid behov av första hjälpen, krisstöd och krishantering. - Tillse att god beredskap finns för att möta konflikter och relationsproblem - Genomföra arbetsplatsträffar där arbetsmiljöfrågor tas upp - Tillse att anskaffningen av och användningen av teknisk utrustning överensstämmer med gällande lagar och föreskrifter - Tillse att erforderliga tillstånd finns för den verksamhet som bedrivs, t.ex. radioaktiva ämnen, genmodifierade ämnen, hälsofarliga ämnen. - Upprätta en handlingsplan (ständigt aktuell) inom arbetsmiljöområdet. Till vardags: - Följa upp arbetet så att brister upptäcks och åtgärdas så snabbt som möjligt. - Fråga hur medarbetarna mår så att signaler om psykisk och fysisk påfrestning eller ohälsa kan fångas upp i ett tidigt skede. - Hjälpa medarbetarna med att prioritera arbetsuppgifter, ge stöd och återkoppling. - Samarbeta med berörda skyddsombud och medarbetare i arbetsmiljöfrågor - Lyssna och ta vara på goda idéer. Då det sker/vid behov: - Följa upp sjukfrånvaro eller ohälsa. - Hålla en tidig och kontinuerlig kontakt med medarbetare under sjukperioder. - Genomföra rehabilitering, anpassnings- eller omplaceringsutredningar där så krävs samt att den anställdes behov klarläggs och att erforderliga åtgärder vidtas. - Följa upp och utreda arbetsskador/besvär/tillbud och vidta åtgärder med målsättning att liknande skador/besvär/tillbud inte ska inträffa igen.

5 Sid: 5 / 6 - Anmäla arbetsskador till Försäkringskassan, anmäla svårare personskador och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket. - Genomföra riskbedömningar vid planerade ändringar i verksamheten. - Ansvara för att nyanställda får introduktion och utbildning - Aktivt arbeta för att förebygga trakasserier och diskriminering enligt KI:s riktlinjer - Erbjuda personer som skall arbeta med försöksdjur läkarundersökning innan arbetet påbörjas. Regelbundet: - Kartlägga och analysera arbetsmiljörisker, såväl fysiska som psykosociala och vidta förebyggande åtgärder för att utveckla och förbättra arbetsmiljön. - Tillse att riskbedömning görs vid allt laboratoriearbete med kemikalier. - Tillse att brandskyddsutrustning och annan säkerhetsutrustning finns tillgängliga och är funktionsdugliga och att personalen har erforderlig kunskap om hur utrustningen används. - Tillse att utrymningsvägar hålls fria i enlighet med Räddningstjänstens anvisningar. - Följa upp aktiviteter i handlingsplanen. Årligen: - Genomföra planeringssamtal/utvecklingssamtal med alla medarbetare. - Tillse att teknisk utrustning underhålls, kontrolleras och besiktigas - Tillse att besiktning av ventilerade arbetsplatser sker (AFS 2009:2) - Tillse att kemikalieförteckning uppdateras (KLARA). - Utvärdera de arbetsmiljöinsatser som genomförts under året. - Följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och genomföra de förbättringar som erfordras. Forskargruppsledare/enhetschef/motsv ska ha de resurser och befogenheter som krävs för att kunna fullgöra Dina arbetsuppgifter enligt denna delegation. Anmälan till närmaste chef när vissa arbetsmiljöinsatser inte kan genomföras inom ramen för tilldelade befogenheter eller resurser, eller på grund av bristande kunskaper. Befogenheter Ur ekonomiskt hänseende enligt gällande attesträtt.

6 Sid: 6 / 6 Fördelningssamtal, Riktlinjer för uppgiftsfördelning inom arbetsmiljöområdet I samband med att Du delegerar arbetsuppgifter ska Du ha ett samtal med mottagaren, där ni tillsammans går igenom innehållet i uppgiftsfördelningen. Nedanstående punkter skall gås igenom. Genomfört Kontrollera arbetsmiljökunskap och erfarenhet av arbetsmiljöarbete Kom överens om ev komplettering av utbildning i t ex systematiskt arbetsmiljöarbete. Den som inte har gått utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete ska gå utbildning i samband med att uppgifterna delegeras. Utbildningen bör regelbundet repeteras. Gå noggrant tillsammans igenom samtliga uppgifter, som skall fördelas Förvissa Dig om att den som mottagit delegationen har förstått vad denna innebär och har tillräckliga kunskaper, befogenheter och resurser som är för de uppgifter du fördelar. Informera om möjligheten att returnera en uppgift tillbaka till Dig, om mottagaren anser sig sakna kunskap/befogenheter/resurser för en viss uppgift. Då återgår den uppgiften till Dig till dess att mottagaren har fått tillräckliga kunskaper/ befogenheter/resurser. Informera om intranätet och var regler, riktlinjer, rutiner, verktyg och checklistor finns samt uppmana att ta del av informationen. Informera om Arbetsmiljöverkets hemsida och möjligheten att ladda ner aktuella föreskrifter, broschyrer, checklistor mm. Uppföljning av hur arbetsuppgifterna genomförs sker i planeringssamtalet/ utvecklingssamtalet. Fördelningssamtal är genomfört den mellan och Sign (den som fördelar) Kopia protokollet från fördelningssamtalet arkiveras hos administrativ chef.