Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Rapport om internkontrollarbetet för år 2013 Bilaga: Intern kontrollplan 2013 Bilaga: Rapport internkontroll 2013

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (5) Datum Vår referens Ekonomiavdelningen Tjänsteskrivelse Rapport om internkontrollarbetet för år 2013 FRI Sammanfattning Internkontrollplan 2013 omfattar sju granskningsområden. Alla granskningarna är genomförda och där det noterades brister och risker har förslag till åtgärder tagits fram. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna förvaltningens rapport och överlämna densamma till kommunstyrelsen Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Rapport om internkontrollarbetet för år 2013 Bilaga: Intern kontrollplan 2013 Bilaga: Rapport internkontroll 2013 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Fritidsnämnden beslutade om internkontrollplan för 2013 (se bilaga). Den innehåller följande granskningsområden: Intern kontroll och riskanalyser (kommungemensamt kontrollmål) HR-system (kommungemensamt kontrollmål) Evenemangsverksamhet Systematiskt säkerhetsarbete Nyttjande av idrottsanläggningar Inköp och upphandling Avtalshantering Intern kontroll och riskanalyser Momenten som har kontrollerats är: att rutiner finns för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet SIGNERAD

2 att rutiner finns för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen 2 (5) Resultat av kontrollen Dokumenterade rutiner finns för framtagande av granskningsområden men det finns ett behov av stöd i genomförandet av riskanalys på avdelningsnivå. Rutinen för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen är under uppbyggnad. I detta arbete ingår även att klargöra syftet med internkontroll och de förtroendevaldas ansvar. Åtgärder Informera alla chefer om syftet med internkontroll och därmed öka förståelsen för riskanalysens betydelse. Ge avdelningscheferna mer stöd i riskanalysarbetet. Genomföra utbildningsinsatser för nämndens ledamöter vad gäller internkontroll HR-system Momenten som har kontrollerats är: att kontrollera att det finns rutiner för att följa upp att medarbetaren har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplatsen. att det finns rutiner för att följa upp att semesterutläggning sker enligt semesterlagen och AB (Allmänna bestämmelser). Resultat av kontrollen När det gäller uppföljning av frånvaroregistrering har förvaltningen inte tagit fram egna dokumenterade rutiner utan de rutinbeskrivningar som finns är HRutans manualer. I introduktionsprogrammet för nyanställda ingår genomgång av hur frånvaroanmälan ska göras. Intervjuade chefer har olika rutiner (ej dokumenterade), vilket till stor del beror på att de har olika många medarbetare. Stickprovskontrollerna visade inte på några felaktigheter. Uppföljningen av semesterförläggningen sker manuellt av förvaltningens HR-funktion. Uppföljningen omfattar en kontroll av att medarbetarna har tagit ut minst 20 semesterdagar och om någon medarbetare har mer än 40 sparade semesterdagar. Denna kontroll sker i oktober månad. Även förvaltningens direktiv om fyra veckors sammanhängande sommarsemester följs upp manuellt. Kontrollen avseende 2013 års semesterförläggning visade på ett stort antal medarbetare som hade mindre än fyra veckors sammanhängande sommarsemester. Åtgärder Inga konkreta förbättringsåtgärder är framtagna utan HR-funktionen ska först pröva möjligheten att ha gemensamma rutiner för förvaltningen när det gäller frånvaroregistreringen. Rutinen för uppföljning av semesterförläggningen kommer att kompletteras med att HR-funktionen granskar alla upprättade semesterplaner och att dessa följer förvaltningens direktiv. Evenemangsverksamhet Inom stadionområdet genomförs en rad evenemang, oftast i samarbete med en extern arrangör. Ersättningen från den externa arrangören är olika stor beroende på evenemangens inriktning från lokalt idrottsevenemang till mer kommersiellt evenemang såsom en konsert. Värdet av de olika evenemangen kan inte bara mätas utifrån vad arrangören erlägger i ersättning till nämnden utan ett evenemang har även icke-monetära värden. Dessutom måste det beaktas vilka konse-

3 kvenser ett evenemang har för föreningslivets dagliga verksamhet i berörda lokaler. Momentet som har kontrollerats är att det finns prioriteringsgrunder för genomförandet av evenemang, särskilt evenemang som inte har idrottslig inriktning. 3 (5) Resultat av kontrollen Dokumenterade prioriteringsgrunder saknas. Granskningen har i första hand avsett nyttjandet av Baltiska hallen som är en uttalad evenemangsanläggning. Två föreningar, HK Malmö och Malmö FBC, har Baltiska hallen som matcharena och dessa tider prioriteras i första hand. Åtgärder För att få bättre underlag för prioritering har evenemangsenheten tillsammans med ekonomiavdelningen uppdrag att ta fram en modell för resurs/kostnadsuppföljning av evenemangen som genomförs på stadionområdet. Modellen ska inkludera evenemangsenhetens nedlagda arbetstid på evenemangsobjektsnivå. Systematiskt säkerhetsarbete (SBA) Momentet som har kontrollerats är att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbetet i publika anläggningar och att egenkontrollerna utförs. Resultat av kontrollen En uppdaterad SBA-pärm, innehållande bl.a. rutiner för egenkontroll, finns vid samtliga anläggningar där fritidsförvaltningen är förstahandshyresgäst. Granskningen brister i den bemärkelsen att kontrollansvarig inte har gjort en systematisk stickprovskontroll av huruvida rutinerna efterföljs. Kontrollansvarigs uppfattning är dock att rutinerna inte är tillräckligt spridda och förankrade bland personalen. Åtgärder Informera berörd personal om rutinerna för egenkontroller Se över och förtydliga ansvarsfördelningen när det gäller SBA vid anläggningar där fritidsförvaltningen är andrahandshyresgäst Förslagsvis är kontrollmomentet med i internkontrollplanen för 2014 Nyttjande av idrottsanläggningar Momentet som har kontrollerats är att det finns rutiner för att hantera icke akuta driftstörningar vid idrottsanläggningar så att konsekvenserna för nyttjarna minimeras. Resultat av kontrollen Vid granskningstillfället fanns det inga tydliga rutiner. Dialogen mellan serviceförvaltningen, såsom ansvariga för planerat underhåll, och förvaltningens sektionschefer fungerade olika bra. Även den interna dialogen mellan driftsektionerna och bokningsfunktionen behöver utvecklas. Åtgärder Driftavdelningen och bokningsfunktionen har infört regelbundna avstämningsmöten Driftavdelningens dialog med serviceförvaltningen har strukturerats och underhållsplanen är en återkommande punkt vid avstämningsmöten med serviceförvaltningen Inköp och upphandling Momentet som har kontrollerats är:

4 att inköp sker hos de leverantörer som kommunen har ramavtal med att det finns ramavtal för varugruper och tjänster där förvaltningens årliga inköpsvolym överstiger beloppsgränsen för direktupphandling att inköp av tjänster i samband med evenemang sker enligt kommunens upphandlingspolicy 4 (5) Resultat av kontrollen Enligt tillgänglig inköpsstatistik har förvaltningens en hög ramavtalstrohet men det finns förbättringsområden. Avvikelserna beror oftast på att budgetansvariga/beställare inte har kunskap om att det finns ett ramavtal avseende den produkt eller tjänst som köps in. Informationen i avtalskatalogen om vilka produkter eller tjänster som ingår i vissa ramavtal upplevs otydlig. Genomgång av leverantörsreskontran visar på att det finns produktgrupper där förvaltningens årsinköp överstiger 270 tkr. Arbetskläder är ett exempel, men där finns en pågående upphandling som förvaltningen initierade för 2 år sedan. Även inköpet av gräsfrö och grus till fotbollsplanerna överstiger gränsvärdet för direktupphandling. Sedan har evenemangsenheten ramavtal med 5 olika företag avseende teknikleverans vid evenemang med krav på förnyad konkurrensutsättning inför respektive leveranstillfälle. Evenemangsenheten efterlyser dock ramavtal för tryckeri- och marknadsföringstjänster. Åtgärder Förbättra informationen till budgetansvariga om befintliga ramavtal; vilka ramavtal förvaltningen är berörd av och förtydliga vilka produkt eller tjänster som ingår i avtalen Kartlägga årliga inköpsvolymer som överstiger direktupphandlingsgränsen och initiera ramavtalsupphandling hos upphandlingsenheten Föra en diskussion med upphandlingsenheten om möjligheten att hänga på serviceförvaltningens förvaltningsspecifika ramavtal Föra en dialog med stadskontorets ekonomiavdelning (upphandlingsenhet och e- handelsfunktion) kring utveckling av e-handelsrutinerna i Raindance Avtalshantering Momenten som har kontrollerats är att det finns rutiner för bevakning av uppsägningsbara avtal och att det finns rutiner för att säkerställa att fakturering sker enligt avtal. Resultat av kontrollen Rutiner finns men de behöver utvecklas. Följande brister eller risker noterades: Digitalt avtalsregister är inte heltäckande och inte heller implementerat inom förvaltningen. Därför är bevakningen av avtals uppsägningstidpunkt beroende av enskilda medarbetares kunskap om avtalsvillkoren och deras komihåg-anteckningar. Avtalen scannas in i två system, diariesystemet Platina och avtalsregistret i Public 360, vilket är ett dubbelarbete. Rutinerna för uppdatering av faktureringsunderlaget är individberoende och därmed sårbara vid ordinarie handläggares frånvaro. Stickprovskontrollerna visade inte på några felaktigheter. Åtgärder

5 Det digitala avtalsregistret har implementerats under hösten och verksamhetsansvariga har informerats om avtalsregistret. Översyn av rutinerna för avtalsfakturering Tillsammans med systemansvarig för diariesystemet Platina utreda om Platina kan fungera som ett avtalsregister. 5 (5) Ansvariga Bo Sjöström Direktör

6 Uppdragsuppföljning budget 2013 Fritidsnämnden

7 Fritidsnämnden, Uppdragsuppföljning budget (11)

8 Innehållsförteckning 1 Trygghet och kvinnofrid Samarbetsavtalet ska brytas ner till lokala avtal (geografiska områden/prioriteringar) Personalpolitik Samverkan (parterna) i Malmö stad ska stödja utveckling av verksamheten så att den uppfyller medborgarnas krav på effektivitet, service och kvalitet Flera metoder för inflytande på arbetsplatsen ska utvecklas under året Implementering av rekryteringsprocessen Upphandling, konsument och livsstil Särskild fokus på främjande av ekologiskt certifierade produkter och motverka barnarbete Kultur och fritid Implementering av den reviderade mötespolicyn Kommuncentrala riktlinjer för hur kommunala lokaler kan användas kvällar och helger Fler konstgräsplaner och bättre brandskydd i idrottsanläggningar Prioritering av åtgärder som bidrar till att flickor och pojkar ska få samma möjlighet till en meningsfull fritid Utbildning i praktiskt jämställdhetsarbete ska erbjudas till föreningar Malmö i sin omgivning Öresundsregionen ska lyftas fram som modellregion i sin egenskap av en av världens mest hållbara regioner I samarbete med föreningsliv och näringsliv öka medvetenheten om globala frågor i Malmö Översyn av taxor och avgifter Fritidsnämnden, Uppdragsuppföljning budget (11)

9 Fritidsnämnden, Uppdragsuppföljning budget (11)

10 1 Trygghet och kvinnofrid 1.1 Samarbetsavtalet ska brytas ner till lokala avtal (geografiska områden/prioriteringar) Fritidsförvaltningen medverkar inte i arbetet med att bryta ner samarbetsavtalet med polisen till lokala avtal. Däremot deltar förvaltningen i den centrala samverkansgruppen för trygg och säker stad (SSP). Grunden för deltagandet är fritidsnämndens mål om trygga och säkra anläggningar och verksamheter, där kunskap om andra verksamheternas arbete kan påverka nämndens insatser. Fritidsförvaltningens tjänsteman presenterar fritidsförvaltningens olika insatser och problem för gruppen. Exempelvis tidigare ordningsproblem på Rosengårds idrottsplats konstgräsplan i samband med spontanidrottens nyttjande av planen samt ordningsproblem på Aq-va-kul. Förutom att arbeta med säkerhet och trygghet på fritidsförvaltningens anläggningar, ansvarar förvaltningen för samordning av det dopingförebyggande arbetet i Malmö utanför idrottsvärlden, d.v.s. med fokus på gym. Fritidsförvaltningen deltar i Malmö stads nätverk för lokala samordnare som arbetar med brottsoch drogförebyggande arbete. Fritidsnämnden, Uppdragsuppföljning budget (11)

11 2 Personalpolitik 2.1 Samverkan (parterna) i Malmö stad ska stödja utveckling av verksamheten så att den uppfyller medborgarnas krav på effektivitet, service och kvalitet Fritidsförvaltningen och fackliga parter har tecknat en överenskommelse om lokal anpassning av samverkansavtalet i Malmö stad. Chefer, lokala skyddsombud och fackliga samverkansrepresentanter har utbildats i det nya samverkansavtalet samt i arbetsmiljöprocessen. Förvaltningen har fungerade förvaltningsråd och verksamhetsråd på avdelningsnivå varje månad. Förvaltningsrådet är tillika skyddskommitté 4 gånger per år. Samtliga arbetsplatser har 11 arbetsplatsträffar om året. 2.2 Flera metoder för inflytande på arbetsplatsen ska utvecklas under året Fritidsförvaltningen har fokuserat på att få fungerande arbetsplatsträffar och att dessa ska bl.a. innehålla dialog kring arbetsmiljö, verksamhetsplanering, budget och delårsuppföljning. Förvaltningen har utarbetat en mall för medarbetarsamtalet och där ingår samtal kring hur medarbetaren ser på sitt ansvar i förhållande till arbetsplatsens mål, krav och förväntningar för innevarande och kommande verksamhetsår. Samtliga medarbetare deltar i minst ett internat per år där det förs en dialog kring viktiga frågor rörande arbetsplatsens utveckling, verksamhetsinnehåll samt arbetsmiljö. 2.3 Implementering av rekryteringsprocessen Malmö stads rekryteringsprocess är implementerad och används inom fritidsförvaltningen. Förvaltningens HR-funktion är delaktig i samtliga rekryteringar och kan därmed kvalitetssäkra rekryteringen. Fritidsnämnden, Uppdragsuppföljning budget (11)

12 3 Upphandling, konsument och livsstil 3.1 Särskild fokus på främjande av ekologiskt certifierade produkter och motverka barnarbete Förvaltningens interna mål om att öka andelen ekologiska och etiskt certifierade varor till 25 % respektive 55 % har uppnåtts. Detta är ett resultat av en noggrann genomgång av alla enheters inköp och återkoppling till enhetsansvariga om inköp där det finns ett produktalternativ som är ekologiskt och etniskt certifierat. Förvaltningens andel ekologiska inköp är fortfarande låg i förhållande till snittet för Malmö stads verksamheter beroende på att utbudet av upphandlade ekologiska produkter inte är anpassat till mindre caféverksamhet som finns vid förvaltningens rekreationsanläggningar. Fritidsnämnden, Uppdragsuppföljning budget (11)

13 4 Kultur och fritid 4.1 Implementering av den reviderade mötespolicyn Detta uppdrag har inte påbörjats eftersom det ännu inte finns en reviderad mötesplatspolicy. Det finns nytt politiskt beslut att revideringen ska vara klar i december Kommuncentrala riktlinjer för hur kommunala lokaler kan användas kvällar och helger Fritidsförvaltningen har inte deltagit i framtagande av kommuncentrala riktlinjer för hur kommunala lokaler, exempelvis skolor, ska kunna användas av föreningslivet på kvällar och helger. 4.3 Fler konstgräsplaner och bättre brandskydd i idrottsanläggningar Under 2013 utökades antalet konstgräsplaner med tre, Kirsebergs idrottsplats, Sorgenfri idrottsplats och Rosengårds Norra idrottsplats, och uppgår därmed till totalt 17 stycken. Projektering av konstgräsplan på Hyllie idrottsplats har påbörjats och kommer att slutföras under Översyn av brandskyddet i idrottsanläggningar pågår och under 2013 har de publika anläggningarna inom stadionområdet prioriterats. Förbättringsåtgärder har även vidtagits i ishallarna i Rosengård och Kirseberg. Därutöver har det vidtagits åtgärder för att förbättra det systematiska brandskyddsarbetet. 4.4 Prioritering av åtgärder som bidrar till att flickor och pojkar ska få samma möjlighet till en meningsfull fritid Eftersom stor del av fritidsutbudet tillhandahålls av föreningslivet, så är en hög måluppfyllelse beroende av fritidsnämndens möjlighet att få med föreningslivet i arbetet med jämställdhetsintegrering. Nämnden stödjer föreningslivet i deras jämställdhetsarbete genom att erbjuda utbildning i jämställdhetsarbete ( se avsnitt 4.5) och att bevilja föreningsbidrag till föreningar som driver jämställdhetsprojekt. Nämnden har beviljat särskilt bidrag till projektet "Tjejer i förening" som drivs av ABF Malmö. Syftet med projektet är att öka tjejers och unga kvinnors delaktighet och engagemang i befintliga föreningars verksamhet. Fritidsförvaltningen har, i samverkan med ABF-Malmö, under senaste två åren etablerat Kvinnocentrum på Rosengård. Det är en satsning på en mötesplats enbart för flickor/kvinnor inom områdesprogrammet. Flera kvinnoföreningar och andra aktörer, som bedriver olika former av verksamhet för flickor/kvinnor i ålder 4 år och uppåt, har Kvinnocentrums lokaler som mötesplats. I lokalen kan föreningar bedriva studiecirklar, kurser, föreläsningar samt föreningsmöten. Även möjlighet till spontan dans och bordtennis erbjuds i lokalerna. Utökade resurser har avsatt för att förbättra förutsättningarna för ridverksamhet som är en viktig fritidsaktivitet för många flickor. Två idrottshallar har utrustats med speglar för att kunna erbjuda fler ändamålsenliga lokaler för dansverksamhet. 4.5 Utbildning i praktiskt jämställdhetsarbete ska erbjudas till föreningar Sedan slutet av 2011 erbjuder fritidsförvaltningen föreningar utbildning i praktiskt jämställdhetsarbete och fram till och med 2013 har 44 föreningar fått denna utbildning. Under verksamhetså- Fritidsnämnden, Uppdragsuppföljning budget (11)

14 ret 2013 har sex av dessa föreningar inkommit med projektansökan avseende jämställdhetsarbete i förening och erhållit totalt 345 tkr i jämställdhetsbidrag. Fritidsnämnden, Uppdragsuppföljning budget (11)

15 5 Malmö i sin omgivning 5.1 Öresundsregionen ska lyftas fram som modellregion i sin egenskap av en av världens mest hållbara regioner I nuläget kan fritidsförvaltningen inte bidra med något starkt lokalt exempel på lösning inom området hållbar utveckling. Som medarrangör av JVM i ishockey 2013/2014 arbetade fritidsförvaltningen med att minska arrangemangets negativa påverkan på omvärlden så långt det var möjligt och såg till att det fanns hållbara valalternativ i alla utåtriktade aktiviteter. Några av uppmaningarna under JVMarrangemanget var: Vi åker kollektivt om vi kan Vi köper lokalproducerat när det går Vi dricker kranvatten Vi minimerar energiförbrukningen Vi sorterar avfall Vi har nolltolerans mot våld, mobbing och droger Vi möter alla på lika villkor 5.2 I samarbete med föreningsliv och näringsliv öka medvetenheten om globala frågor i Malmö För närvarande har fritidsförvaltningen inga utåtriktade aktiviteter inom området. Fritidsnämnden, Uppdragsuppföljning budget (11)

16 6 Översyn av taxor och avgifter Översyn av alla taxor och avgifter Fritidsnämnden fastställer årligen en prislista innehållande entréavgifter till nämndens anläggningar och priset för att boka en aktivitetsyta vid nämndens anläggningar. Prislistan är uppdelad i tre prisgrupper; ungdomsverksamhet inom registrerade föreningar har nolltaxa, övrig verksamhet inom registrerade föreningar har reducerade priser och priset för övriga kunder ska motsvara självkostnaden. Avgifterna sågs över inför fastställande av prislista för verksamhetsåret För att främja barn och ungdomars vattenvana/simkunnighet höjdes inte avgifterna för barn och ungdomar på nämndens badanläggningar. Fritidsnämnden, Uppdragsuppföljning budget (11)

17 Fs.ghd sgdgsdghfgfd Uppföljning av intern kontroll 2013 Nämnd: Fritidsnämnden Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Internkontroll och riskanalyser Att det finns rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet. Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Genomgång av rutiner och dokumentation samt intervjuer. Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Dokumenterade rutiner finns, men det finns förbättringsområden. Informera alla chefer om syftet med internkontroll och därmed öka förståelsen för riskanalysens betydelse. Ge avdelningscheferna mer stöd i riskanalysarbetet. Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Att det finns rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen. HR-system Att det finns rutiner för att följa upp att medarbetare har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplats. Genomgång av rutiner och dokumentation samt intervjuer. Genomgång av rutiner och dokumentation, stickprovskontroller samt intervjuer Rutinen är under uppbyggnad. Genomföra utbildningsinsatser för nämndens ledamöter vad gäller internkontroll Rutiner finns, men de är inte dokumenterade och är olika för olika arbetsplatser. Inga konkreta förbättringsåtgärder är framtagna utan HR-funktionen ska först pröva möjligheten att ha gemensamma rutiner för förvaltningen när det gäller frånvaroregistreringen Att det finns rutiner för att följa upp att semesterutläggning sker enligt semesterlagen och AB (Allmänna bestämmelser). Genomgång av rutiner och dokumentation, stickprovskontroller samt intervjuer Dokumenterad rutin finns, men behöver utvecklas. Rutinen för uppföljning av semesterförläggningen kommer att kompletteras med att HR-funktionen avser granska alla upprättade semesterplaner och att dessa följer förvaltningens direktiv

18 Fs.ghd sgdgsdghfgfd Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Evenemangsverksamhet Att det finns prioriteringsgrunder för genomförandet av evenemang, särskilt evenemang som inte har idrottslig inriktning. Systematiskt säkerhetsarbete Att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbetet i publika anläggningar och att egenkontrollerna utförs Nyttjande av idrottsanläggningar Att det finns rutiner för att hantera icke akuta driftstörningar vid idrottsanläggningarna så att konsekvenserna för nyttjarna minimeras. Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Genomgång av rutiner och dokumentation, stickprovskontroller samt intervjuer Genomgång av rutiner och dokumentation samt intervjuer Genomgång av rutiner och dokumentation samt intervjuer. Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Dokumenterade prioriteringsgrunder saknas För att få bättre underlag för prioritering har evenemangsenheten tillsammans med ekonomiavdelningen uppdrag att ta fram en modell för resurs/kostnadsuppföljning av evenemangen som genomförs på stadionområdet. Modellen ska inkludera evenemangsenhetens nedlagda arbetstid på evenemangsobjektsnivå. Dokumenterade rutiner finns, men de behöver förankras bland berörd personal. Informera berörd personal om rutinerna för egenkontroller Se över och förtydliga ansvarsfördelningen när det gäller SBA vid anläggningar där fritidsförvaltningen är andrahandshyresgäst Förslagsvis är kontrollmomentet med i internkontrollplanen för 2014 Rutiner behöver utvecklas. Driftavdelningen och bokningsfunktionen har infört regelbundna avstämningsmöten Driftavdelnings dialog med serviceförvaltningen har uppstrukturerats och underhållsplanen är en återkommande punkt vid möten med serviceförvaltningen Återrapportering (datum för rapport i nämnden)

19 Fs.ghd sgdgsdghfgfd Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Inköp och upphandling Att inköp sker hos de leverantörer som kommunen har ramavtal med. Att det finns ramavtal för varugrupper och tjänster där förvaltningens årliga inköpsvolym överstiger beloppsgränsen för direktupphandling. Att inköp av tjänster i samband med evenemang sker enlig kommunens upphandlingspolicy Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Genomgång av rutiner och leverantörsreskontra, intervjuer och stickprovskontroller. Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Dokumenterade rutiner finns och förvaltningen har en hg ramavtalstrohet, men det finns förbättringsområden. Förbättra informationen till budgetansvariga om befintliga ramavtals innehåll. Kartlägga årliga inköpsvolymer som överstiger direktupphandlingsgränsen och initiera ramavtalsupphandling hos upphandlingsenheten. Föra en dialog med stadskontorets ekonomiavdelning kring utveckling av e-handelsrutinerna i Raindance. Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Avtalshantering Att det finns rutiner för bevakning av uppsägningsbara avtal. Att det finns rutiner för att säkerställa att fakturering sker enligt avtal. Genomgång av rutiner och dokumentation, intervjuer samt stickprovskontroller. Rutiner finns, men de behöver utvecklas. Digitalt avtalsregister har implementerats under hösten. Översyn av rutinerna för avtalsfakturering med syfte att minimera sårbarheten vid frånvaro